社内への退職の挨拶メール｜例文

社内への退職の挨拶メールは、最終出社日に、件名だけで退職の挨拶と分かる形で送り、本文は感謝と退職日、今後の連絡先を短く伝えるのが基本です。全体に送る1通と、特にお世話になった人に送る個別の1通を分けると、形式的になりすぎず、相手ごとに気持ちが伝わります。この記事では、送る時期と宛先の決め方、件名と本文の型、相手別の例文、書いてはいけないこと、返信への返し方までを順に紹介します。例文は会社名や名前を入れ替えるだけで使える形にしているので、送る直前に読み返して仕上げてください。

社内への退職の挨拶メールを送る時期

挨拶メールで最初に迷うのが、いつ送るかです。社内向けと社外向けでは考え方が違うので、ここでは社内向けに絞って説明します。

基本は最終出社日

社内への挨拶メールは、最終出社日に送るのが一般的です。転職情報サイトのタウンワークマガジンも、次のように説明しています。

社内に向けた退職の挨拶メールは一般的には最終出社日に送ります。これまでの会社の慣例で送信のタイミングが決まっている場合もあるので、迷う場合は上司や先輩などに確認してみましょう。 出典: タウンワークマガジン

最終出社日より前に送ると、送った後も社内で顔を合わせることになり、受け取った側もどう反応してよいか迷います。逆に退職日を過ぎてから送ろうとしても、会社のメールアカウントが止まっていて送れないことがあります。

有給休暇を消化してから辞める場合

退職日の前に有給休暇をまとめて使う場合、最終出社日と退職日が離れます。この場合も、送るのは最終出社日です。有給休暇の期間に入ると社内の人と顔を合わせる機会がなくなり、会社のパソコンを返却していることも多いため、出社している最後の日に送っておくのが確実です。

1日のうちのいつ送るか

最終出社日の中では、終業の1時間から2時間前に送る人が多くいます。朝一番に送ると、その日の仕事のやり取りの中で挨拶メールが埋もれたり、何度も声をかけられて引き継ぎの時間がなくなったりします。終業間際すぎると、相手が帰ってしまい、返信をもらっても自分が読めないことがあります。夕方の少し早い時間に送ると、受け取った人が直接声をかけに来てくれることもあり、最後の挨拶の機会になります。

会社の慣例があればそれに合わせる

会社によっては、人事や上司から全社に退職の案内が出た後で本人が挨拶メールを送る、全体へのメールは送らず部署内だけにとどめる、といった慣例があります。送る前に上司か先輩に「挨拶メールはどの範囲に、いつ送るのが通例ですか」と確かめると、慣例から外れずに済みます。

宛先の決め方と送り方

挨拶メールの宛先を決めるときは、誰に送るかと、どの欄に入れるかの2点を考えます。

送る範囲を決める

送る範囲は、大きく分けて次の3つです。

• 所属している部署やチームの全員
• 仕事で関わりのあった他部署の人
• 特にお世話になった上司や先輩、同期

全社員に送る必要はありません。面識のない人にまで送ると、受け取った側が困ることもあります。部署やチームの全員には全体向けの1通を、特にお世話になった人には個別の1通を送る、という形に分けるのがおすすめです。

一斉に送るときはBCCを使う

複数の人にまとめて送るときは、宛先を「BCC」に入れます。BCCとは、受け取った人に他の宛先が表示されない送り方です。TOやCCに全員を入れると、受け取った人が「全員に返信」を押してしまい、関係のない人にまで返信が届くことがあります。TOには自分のアドレスを入れ、BCCに送りたい相手を入れると、受け取った側にも自分あてのメールとして届きます。部署のメーリングリストがある場合は、そのアドレスをTOに入れても構いません。

一斉送信でも相手を意識した文面にする

一斉に送るメールは、どうしても誰にでも当てはまる文面になりがちです。文化庁の文化審議会が示した「敬語の指針」も、電子メールで多人数に送る場合について、次のように注意を促しています。

新しい媒体は，一人対一人の伝達と同じような手軽さで，一人から多人数に向けて同時に通信することも可能にしているが，その場合に，多人数に向けた通信であることに対する自覚に欠けた画一的な言語表現や敬語使用をしがちであることへの批判や注意喚起である。 出典: 文化審議会答申「敬語の指針」

全体向けのメールでも、その職場で過ごした時間に触れる一文を入れるだけで、印象は大きく変わります。そして、特にお世話になった人には、全体向けのメールとは別に個別のメールを送ると、相手を意識した挨拶になります。

挨拶メールの基本の型

社内への退職の挨拶メールは、次の順番で組み立てると、誰に送っても過不足のない内容になります。

1. 件名：退職の挨拶であることと、自分の名前
2. 宛名：「各位」または相手の名前
3. 名乗り：所属部署と氏名
4. 退職の報告：退職日、または最終出社日
5. 感謝の言葉：在籍中にお世話になったこと
6. 思い出や学んだこと：1文から2文
7. 今後の連絡先：個人の連絡先を伝える場合のみ
8. 結びの言葉：相手の活躍や会社の発展を願う一文

件名の書き方

件名は、開かなくても退職の挨拶だと分かるように書きます。「退職のご挨拶（営業部 山田）」のように、用件と部署、名前を入れるのが基本です。「ご挨拶」だけの件名は、何のメールか分かりにくく、仕事のメールに埋もれてしまいます。

退職の理由は書かなくてよい

挨拶メールに退職の理由を書く必要はありません。「一身上の都合により」と書くか、理由に触れずに退職日だけを伝えます。転職先の会社名も、書かないのが一般的です。社内に転職先の同業他社が知られると、取引上の配慮が必要になることもあるため、伝えたい相手には個別に口頭で伝えます。

長さの目安

全体向けのメールは、スクロールしなくても読み切れる長さ、おおよそ300字から400字程度にまとめると読みやすくなります。個別のメールは、相手との思い出に触れる分、少し長くなっても構いません。

署名の扱い

会社のメールには、部署名や内線番号、会社の住所が入った署名が自動で付く設定になっていることがあります。社内向けの挨拶メールでは、その署名をそのまま使っても問題ありません。ただし、退職後は内線番号や会社のメールアドレスが使えなくなるので、署名の連絡先を見て退職後に連絡してくる人が出ないよう、全体向けのメールでは署名を氏名だけにする人もいます。退職後も連絡を取りたい相手には、個別のメールで個人の連絡先を伝えます。

部署全体に送る例文

ここからは、相手別の例文を紹介します。まずは、部署やチームの全員に送る全体向けの例文です。

全体向けの基本の例文

件名：退職のご挨拶（営業部 〇〇）

営業部の皆さま

お疲れさまです。営業部の〇〇です。 突然のご報告となりますが、本日〇月〇日をもちまして最終出社となりました。 〇月〇日付で退職いたします。

在籍中は、皆さまに大変お世話になりました。 入社したばかりの頃は分からないことばかりでしたが、 皆さまに丁寧に教えていただいたおかげで、ここまで仕事を続けることができました。 心より感謝申し上げます。

本来であれば直接ご挨拶すべきところ、 メールでのご挨拶となりましたことをお許しください。

最後になりましたが、皆さまのますますのご活躍と、 営業部のさらなる発展をお祈りしております。 本当にありがとうございました。

〇〇（氏名）

短くまとめたい場合の例文

件名：退職のご挨拶（総務部 〇〇）

総務部の皆さま

お疲れさまです。総務部の〇〇です。 本日が最終出社日となりました。〇月〇日付で退職いたします。

在籍中は温かくご指導いただき、ありがとうございました。 皆さまと一緒に働けたことは、大切な経験です。

皆さまのご健康とご活躍をお祈りしております。 お世話になりました。

〇〇（氏名）

有給休暇の消化に入る場合の例文

件名：退職のご挨拶（開発部 〇〇）

開発部の皆さま

お疲れさまです。開発部の〇〇です。 本日〇月〇日が最終出社日となります。 明日から有給休暇をいただき、〇月〇日付で退職いたします。

担当していた業務は、〇〇さんに引き継いでおります。 今後のお問い合わせは、〇〇さんまでお願いいたします。

〇年間、多くのことを学ばせていただきました。 とくにプロジェクトの立ち上げで皆さまと議論を重ねた日々は、忘れられない経験です。 本当にありがとうございました。

皆さまのますますのご活躍をお祈りしております。

〇〇（氏名）

有給休暇の消化に入る場合は、業務の引き継ぎ先を書いておくと、受け取った人が退職後に困りません。

上司や先輩に送る例文

特にお世話になった上司や先輩には、全体向けのメールとは別に、個別のメールを送ります。具体的な思い出に触れると、形式的な挨拶ではなく、相手に向けた言葉になります。

直属の上司に送る例文

件名：退職のご挨拶とお礼（〇〇）

〇〇部長

お疲れさまです。〇〇です。 本日で最終出社となりましたので、改めてご挨拶申し上げます。

入社以来〇年間、大変お世話になりました。 初めて担当した案件で大きな失敗をしたとき、 部長が一緒に取引先に足を運んでくださったことは、今でも忘れられません。 あのとき教えていただいた「まず相手の話を最後まで聞く」という姿勢は、 これからもずっと大切にしていきます。

退職に際しても、引き継ぎの段取りで多くのご配慮をいただき、 心より感謝しております。

部長のますますのご健康とご活躍をお祈りしております。 本当にありがとうございました。

〇〇（氏名）

お世話になった先輩に送る例文

件名：退職のご挨拶（〇〇）

〇〇さん

お疲れさまです。〇〇です。 本日が最終出社日となりました。

入社してからずっと、〇〇さんには助けていただいてばかりでした。 仕事の進め方が分からず悩んでいたとき、 昼休みに資料の作り方を一から教えてくださったことは、本当にありがたかったです。

〇〇さんのように、後輩に頼られる人になれるよう、新しい場所でも頑張ります。 今後とも、どうぞよろしくお願いいたします。

〇〇（氏名）

同期に送る例文

同期には、少しくだけた言葉で送っても構いません。ただし、会社のメールで送る以上、ほかの人に見られても困らない内容にします。

件名：退職のご挨拶（〇〇）

〇〇さん

お疲れさまです。〇〇です。 本日で最終出社になりました。

新人研修のころから、悩みを聞いてもらったり、励まし合ったりしてきたこと、 本当に心強かったです。ありがとう。

退職後も、ぜひ連絡を取り合えたらうれしいです。 個人の連絡先を下に書いておきます。

〇〇（氏名） 個人のメールアドレス：〇〇〇〇

他部署の人や役員に送る例文

仕事で関わった他部署の人や、社長や役員に送る場合は、相手の立場に合わせて言葉を選びます。

他部署の人に送る例文

件名：退職のご挨拶（営業部 〇〇）

経理部の皆さま

お疲れさまです。営業部の〇〇です。 本日をもちまして最終出社となり、〇月〇日付で退職いたします。

在籍中は、経費精算や請求書の処理で何度もご相談にのっていただき、 ありがとうございました。 締め日の直前に慌てて書類をお持ちしたこともあり、 ご迷惑をおかけしたことと思います。 いつも快く対応してくださったことに、心より感謝しております。

皆さまのますますのご活躍をお祈りしております。

〇〇（氏名）

社長や役員に送る例文

社長や役員に送るかどうかは、会社の規模や距離感によります。小さな会社で直接指導を受けた場合は送るのが自然ですが、大きな会社で面識がない場合は、送らなくても失礼にはあたりません。送るときは、丁寧な言葉で簡潔にまとめます。

件名：退職のご挨拶（営業部 〇〇）

代表取締役 〇〇様

営業部の〇〇でございます。 本日をもちまして最終出社となり、〇月〇日付で退職いたします。

在籍中は、全社会議でのお言葉や、新規事業の立ち上げの際のご指導など、 多くのことを学ばせていただきました。 貴重な機会をいただきましたことに、心より御礼申し上げます。

貴社のますますのご発展と、〇〇様のご健勝をお祈り申し上げます。

〇〇（氏名）

事情ごとの例文

退職の事情によっては、全体向けの基本の例文を少し書き換えたほうが、受け取る側に状況が伝わりやすくなります。ここでは、よくある5つの事情ごとに、書き換える部分の例を紹介します。

在籍期間が短い場合

入社から1年に満たないうちに辞める場合は、短い期間でもお世話になったことへの感謝を中心に書きます。期間の短さを詫びる言葉を重ねすぎると、かえって受け取る側が気をつかいます。

「短い期間ではありましたが、皆さまに温かく迎えていただき、多くのことを学ばせていただきました。十分にお役に立てないままの退職となり心苦しく思いますが、ここで教わったことを次の場所で活かしていきます。」

結婚や引っ越しで辞める場合

家庭の事情で辞める場合は、理由を書いても書かなくても構いません。書くなら、簡潔に一言で済ませます。

「このたび、家庭の事情により遠方へ転居することとなり、〇月〇日付で退職いたします。離れた土地に移っても、皆さまと過ごした日々のことは忘れません。」

介護や体調の事情で辞める場合

介護や体調の事情は、詳しく書く必要はありません。周りに心配をかけたくない場合は、「一身上の都合」とだけ書けば十分です。気にかけてくれた人には、感謝の言葉を添えます。

「在籍中、体調を崩した時期には、業務を調整していただくなど多くのご配慮をいただきました。皆さまの支えがあったからこそ、ここまで続けることができました。」

定年で退職する場合

定年退職の場合は、長い在籍期間への感謝と、後に続く人への言葉を添えると、送る側らしい挨拶になります。

「入社以来〇年、多くの先輩方や後輩の皆さんに支えられ、本日無事に定年の日を迎えることができました。これからの会社を担う皆さんのご活躍を、陰ながら応援しております。」

契約期間の満了で辞める場合

契約社員や派遣社員として働いていて、契約期間の満了で辞める場合は、「契約期間の満了に伴い」と書くと事情が伝わります。

「本日をもちまして契約期間の満了となり、こちらでの勤務を終えることとなりました。〇年間、同じチームの一員として迎えていただき、ありがとうございました。」

どの事情でも、退職日、感謝、結びの3つは基本の型のとおりに残し、事情に関わる部分だけを書き換えるようにすると、文章の形が崩れません。

よく使う言い回しと言い換え

挨拶メールでは、書き出しや結びの言葉が決まった形になりがちです。同じ言い回しが続くと、受け取る側には定型文に見えます。ここでは、よく使う言い回しと、その言い換えを場面ごとに整理します。

書き出しの言い回し

• 「本日をもちまして最終出社となりました」
• 「本日が最終出社日となります」
• 「〇月〇日付で退職することとなりました」

社内向けのメールでは、「お疲れさまです」と書き出してから名乗るのが一般的です。社外向けのような時候の挨拶は要りません。

感謝を伝える言い回し

• 「在籍中は大変お世話になりました」
• 「多くのことを学ばせていただきました」
• 「温かくご指導いただき、ありがとうございました」
• 「皆さまの支えがあったからこそ、続けることができました」

感謝の言葉は、1つの言い回しを何度も繰り返すより、具体的な出来事を1つ挙げるほうが伝わります。「新人の頃に〇〇を教えていただいた」「繁忙期に〇〇を手伝っていただいた」のように、相手が思い出せる場面を入れてください。

結びの言い回し

• 「皆さまのますますのご活躍をお祈りしております」
• 「皆さまのご健康とご多幸をお祈りしております」
• 「〇〇部のさらなる発展を心よりお祈り申し上げます」

上司や役員あてには「お祈り申し上げます」、同じ部署の人あてには「お祈りしております」と、相手との距離に合わせて言葉の重さを変えます。

避けたい言い回し

「ご苦労さまです」は、目上の人から目下の人へのねぎらいとして受け取られることがあるので、上司あてには「お疲れさまです」を使います。「とりあえず」「一応」など、軽く聞こえる言葉も挨拶メールには向きません。

テレワーク中心の職場での挨拶

在宅勤務が中心の職場では、最終出社日に全員と顔を合わせることが難しく、挨拶のほとんどがメールやチャットになります。対面で挨拶できない分、文面で気持ちを伝える工夫が必要です。

オンライン会議で一言挨拶する

部署の定例のオンライン会議があれば、最後の回の終わりに1分ほど時間をもらい、口頭で挨拶します。カメラをオンにして直接話すと、メールだけの挨拶よりも気持ちが伝わります。会議の後に、全体向けの挨拶メールを送ると、その場にいなかった人にも挨拶が届きます。

メールで顔の見えない分を補う

テレワークの職場では、挨拶メールに、一緒に取り組んだ仕事の具体的な場面を入れると、受け取った人が思い出しやすくなります。「オンラインでのやり取りが中心でしたが、〇〇の案件で何度も相談にのっていただいたことに感謝しています」のように、画面越しでも支えられたことを書きます。

機器の返却とメールの送信の順番

テレワークの場合、会社から貸し出されたパソコンを宅配便で返却することがあります。返却してしまうと会社のメールが使えなくなるので、挨拶メールの送信と返信の確認を済ませてから、パソコンを梱包するようにします。返却の日程は事前に人事や情報システムの担当者と決めておき、最終日に慌てないようにしてください。

挨拶メールで書いてはいけないこと

挨拶メールは、退職後も会社に残る記録です。次のような内容は書かないようにします。

会社や職場への不満

退職の理由が職場への不満であっても、挨拶メールにそれを書くのは避けます。不満を書いたメールは、受け取った人の間で話題になり、退職後も悪い印象が残ります。業界が同じなら、転職先で元の会社の人と仕事をすることもあります。

転職先の詳しい情報

転職先の会社名や、待遇の話は書きません。とくに同業他社に移る場合、元の会社の情報を持ち出すのではないかと心配されることがあります。伝えたい相手には、個別に口頭で伝えるほうが安全です。

引き継ぎが終わっていないこと

「〇〇の件はまだ途中ですが」と、仕事が残っていることを書くと、受け取った人を不安にさせます。引き継ぎは挨拶メールより前に終わらせ、メールには引き継ぎ先だけを書くようにします。

個人の連絡先を全員に知らせること

個人のメールアドレスや電話番号は、全体向けのメールには書かないのが無難です。退職後も連絡を取りたい相手には、個別のメールか口頭で伝えます。会社によっては、私的な連絡先を社内のメールでやり取りすることを好まない場合もあります。

長すぎる思い出話

全体向けのメールに、特定の人との思い出を長々と書くと、ほかの人は読み飛ばしてしまいます。個人的な思い出は、その人あての個別のメールに書きます。

送る前の確認と返信への返し方

挨拶メールは送った後で取り消せません。送る前の確認と、返信が来たときの返し方も押さえておきます。

送る前に確かめること

• 件名に「退職のご挨拶」と自分の名前が入っているか
• 宛先がBCCになっているか（全員にアドレスが見えていないか）
• 退職日と最終出社日を取り違えていないか
• 相手の名前と役職に誤りがないか
• 引き継ぎ先の名前が正しいか
• 誤字や脱字がないか

送る前に、自分あてにテストで送ってみると、受け取った側でどう見えるかを確かめられます。とくに改行の位置は、送る側と受け取る側の画面で違って見えることがあるので、1行を短めにしておくと読みやすくなります。

返信が来たときの返し方

挨拶メールには、上司や同僚から返信が届くことがあります。全員に返信を返す必要はありませんが、特にお世話になった人や、上司からの返信には、短くお礼を返すと丁寧です。

件名：Re：退職のご挨拶（営業部 〇〇）

〇〇部長

温かいお言葉をいただき、ありがとうございます。 部長に教えていただいたことを忘れず、新しい場所でも頑張ります。 本当にお世話になりました。

〇〇（氏名）

返信を返すのは、最終出社日のうちが基本です。会社のメールが使えなくなる前に返し、返しきれない場合は、翌日以降に会社のメールを使わない形で、個別にお礼を伝えます。

会社のメールが止まった後

退職日を過ぎると、会社のメールアカウントは止まります。最終出社日の後に有給休暇を消化する場合でも、会社のパソコンを返却した後は、会社のメールを読めなくなります。挨拶メールへの返信を読みたい相手がいるなら、最終出社日のうちに返信が来やすい時間に送ることが、ここでも大切になります。

最終出社日の1日の流れ

挨拶メールは、最終出社日にやることの1つにすぎません。1日の流れを先に決めておくと、メールを送るタイミングを逃さずに済みます。ここでは、定時が18時の職場を例に、最終出社日の流れを示します。

1. 9時から10時：朝礼や部署の会議で、口頭で最後の挨拶をする。
2. 10時から12時：引き継ぎの最終確認をし、引き継ぎ先に資料の保存場所を伝える。
3. 13時から15時：他部署やお世話になった人の席を回り、直接挨拶する。
4. 15時から16時：全体向けと個別の挨拶メールを送る。
5. 16時から17時：届いた返信に目を通し、上司や特にお世話になった人に返信する。
6. 17時から18時：貸与品を返却し、パソコンのデータを整理して、退社する。

この流れのように、挨拶メールを送るのは、口頭での挨拶と引き継ぎを終えた後にします。先にメールを送ると、引き継ぎの途中で何人もの人から声をかけられ、最後の確認が終わらないことがあります。また、パソコンの返却やアカウントの停止の時刻が決まっている会社では、その時刻から逆算してメールを送る時間を決めてください。

送信予約を使う場合

メールソフトによっては、送信の日時を予約できる機能があります。最終出社日に外出の予定が入っている場合や、会議が続いて手が離せない場合は、前日のうちに文面を仕上げて送信を予約しておくと、送り忘れを防げます。ただし、予約した時刻より前に退職日や引き継ぎ先が変わることもあるので、当日の朝にもう一度文面を確かめてください。

下書きは数日前に作る

挨拶メールの文面は、最終出社日の数日前に下書きしておくと、落ち着いて推敲できます。個別に送る相手の一覧も、このときに作っておきます。当日に一から書こうとすると、引き継ぎに追われて、全体向けのメールだけで終わってしまいがちです。

挨拶の場面ごとの使い分け

退職の挨拶は、メールだけで済ませるものではありません。口頭での挨拶や、社内のチャットツールとの使い分けも考えておきます。

口頭での挨拶を優先する相手

同じ部署の人や、直属の上司には、メールを送る前に口頭で挨拶するのが基本です。メールは、口頭で挨拶できなかった人や、改めて感謝を伝えたい人に送るものだと考えると、内容も自然に決まります。朝礼や部署の会議で、最後に挨拶の時間をもらえることもあるので、その場合は1分程度で話せる内容を準備しておきます。

社内チャットとメールの使い分け

社内のチャットツールが中心の職場では、チャットで挨拶を済ませることもあります。チャットは気軽に送れる一方で、ほかの投稿に流されやすく、後から読み返されにくいという面があります。部署全体への挨拶はチャットで、上司や他部署の人へはメールで、と相手によって使い分けると、どちらの良さも活かせます。

菓子折りを配る場合

最終出社日に、部署の人へ菓子折りを配る職場もあります。必須ではありませんが、配る場合は個包装で日持ちするものを選び、人数より少し多めに用意します。メールの中で「ささやかですが、お菓子を休憩室に用意しましたので、よろしければお召し上がりください」と添えると、直接手渡しできなかった人にも気持ちが伝わります。

退職の挨拶を次の働き方につなげる視点

在宅ワークとフリーランスの仲介を20年続けてきた運営の立場から見ると、退職の挨拶を丁寧に済ませた人ほど、退職後に元の職場から仕事の相談を受けることがあります。挨拶メールで感謝を伝え、引き継ぎ先をはっきり書いて辞めた人は、「あの業務を手伝ってもらえないか」と声がかかりやすくなります。元の職場と業務委託で直接取引できれば、仲介の費用がかからない分、働く側の手取りは厚くなり、頼む側も同じ予算でより多くの仕事を任せられます。挨拶メールは、退職の手続きの最後の一通であると同時に、次の仕事の入口を残しておく一通でもあります。

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社内への退職の挨拶メールは、最終出社日に、感謝と退職日、引き継ぎ先を短く伝えれば、形式の面で困ることはありません。全体向けと個別のメールを分け、特にお世話になった人には具体的な思い出を一言添えると、相手の心に残る挨拶になります。この記事の例文をもとに、自分の言葉に置き換えて仕上げてください。

よくある質問

Q. 社内への退職の挨拶メールはいつ送ればいいですか？

最終出社日に送るのが一般的です。有給休暇を消化してから辞める場合も、出社している最後の日に送ります。1日の中では、終業の1時間から2時間前に送ると、仕事のメールに埋もれにくく、返信を読む時間も残ります。会社に慣例がある場合は、上司や先輩に確かめてそれに合わせてください。

Q. 退職の挨拶メールに退職理由を書く必要はありますか？

書く必要はありません。「一身上の都合により」と書くか、理由に触れずに退職日だけを伝えるのが一般的です。転職先の会社名や待遇の話も、全体向けのメールには書かないほうが無難です。伝えたい相手には、個別に口頭で伝えてください。

Q. 一斉送信するときは宛先をどう入れればいいですか？

複数の人に送るときは、相手のアドレスをBCCに入れ、TOには自分のアドレスを入れます。TOやCCに全員を入れると、受け取った人が「全員に返信」を押して、関係のない人にまで返信が届くことがあります。部署のメーリングリストがあれば、そのアドレスをTOに入れても構いません。

Q. 挨拶メールに返信が来たら返したほうがいいですか？

全員に返す必要はありませんが、上司や特にお世話になった人からの返信には、短くお礼を返すと丁寧です。会社のメールが使えなくなる前の、最終出社日のうちに返すのが基本です。返しきれなかった相手には、後日、個別の連絡先で改めてお礼を伝えてください。