不採用通知の例文｜応募者に送る文面と注意点

不採用通知の例文を探している人の多くは、採用の担当になったばかりで、応募してくれた人を傷つけずに結果を伝える言葉が見つからずに手が止まっています。結論から言うと、不採用通知は「応募へのお礼」「結果」「今後の活躍を願う言葉」の3つを短く誠実に書けば足り、理由を細かく書く必要はありません。この記事では、送る方法の選び方と時期、書く項目と書かない項目、選考の段階ごとの例文、理由を聞かれたときの返し方、応募書類の扱いまでを順に説明します。応募者からの連絡が増えて、誰に何を返したかが分からなくなってきたときに使えるHalictのような道具の使いどころにも後半で触れます。

不採用通知を送る意味

不採用通知とは、選考の結果、採用を見送ることになった応募者に、その結果を知らせる連絡のことです。法律で送ることが義務づけられているわけではなく、求人の中に「合格者にのみご連絡します」と書いて、不採用の人には連絡しない会社もあります。それでも、多くの会社が不採用の人にも連絡を送っているのは、連絡があるかないかで、応募者が受ける印象が大きく変わるからです。

応募者の立場から見ると、結果の連絡が来ない状態は、次の会社に応募するかどうかを決められない状態です。転職活動をしている人は、複数の会社に同時に応募していることがほとんどで、ある会社の結果を待っている間は、別の会社の内定に返事をするかどうかで迷います。不採用であっても、結果が分かれば次へ進めます。連絡を送ることは、応募者の時間を大切にすることでもあります。

会社の立場から見ても、不採用通知には意味があります。採用の解説記事では、連絡を送らないことの影響を次のように説明しています。

その理由は、不採用の応募者に対する対応が「企業イメージ」に影響するためです。不採用通知がないと、応募者から見れば「無視された」ように感じられ、それが悪評となって広がると次回以降の採用活動や企業活動そのものにも影響が出る可能性があります。 出典: tracom.co.jp

応募者は、会社にとって将来のお客さまや取引先であることも少なくありません。小売や飲食、サービスの会社であれば、応募者がそのまま利用者であることもあります。選考で落ちたこと自体よりも、連絡がなかったこと、文面が冷たかったことのほうが記憶に残り、口コミの評価や知人への話につながります。反対に、丁寧な連絡をもらった人は、結果が不採用でも会社への印象を悪くしにくく、数年後に別の職種で応募してくれることもあります。

採用の考え方そのものについては、厚生労働省が公正な採用選考の基本を示しています。不採用の連絡も選考の一部なので、この考え方の上に立って文面を考えると迷いが減ります。

採用選考は、「人を人として見る」人間尊重の精神、すなわち、応募者の基本的人権を尊重すること、応募者の適性・能力に基づいた基準により行うことの2点を基本的な考え方として実施することが大切です。 出典: kouseisaiyou.mhlw.go.jp

結果を伝える一通の連絡も、応募者を一人の人として扱えているかどうかが表れる場面です。

不採用通知に書く項目と書かない項目

不採用通知の文面は、長くする必要はありません。むしろ、長い言い訳や遠回しな表現が続くと、結果が何なのかが読み取りにくくなります。書く項目は次の6つで足ります。

1. 宛名（応募者の氏名）
2. 応募してくれたこと、選考に時間を割いてくれたことへのお礼
3. 選考の結果、採用を見送ることになったという結果
4. 応募書類の扱い（返却するか、会社で責任をもって廃棄するか）
5. 今後の活躍を願う言葉
6. 会社名、部署名、担当者名、連絡先

このうち3の結果は、はっきり書きます。「慎重に検討いたしましたが、誠に残念ながら、今回は採用を見送らせていただくことになりました」のように、「見送る」という言葉で結論を示すのが一般的です。「ご期待に沿えない結果となりました」だけで終わらせると、本当に不採用なのか、保留なのかが分からず、応募者が問い合わせをしてくることがあります。

書かないほうがよい項目もあります。

• 不採用の具体的な理由（「経験年数が足りないため」「面接での受け答えが」など）
• 他の応募者との比較（「より経験のある方を採用したため」など）
• 選考の点数や評価の内容
• 年齢、性別、家族の状況、出身地など、仕事の能力と関係のない事柄
• 「またの応募をお待ちしています」という、実際には採用する予定のない約束

理由を書かないのは、隠しごとをするためではありません。選考は複数の観点を合わせて判断するもので、一つの理由に言い切ると、事実と違う受け取られ方をしやすいからです。たとえば「経験が足りない」と書けば、応募者は「経験さえあれば受かった」と考えますが、実際には採用枠や配属先の事情が重なっていることも多くあります。また、書いた理由が仕事の能力と関係のない事柄に触れていると、公正な選考が行われていないと受け取られかねません。

再応募を歓迎する言葉は、本当に歓迎する場合にだけ書きます。たとえば、今回は採用枠が1名しかなかったが、半年後に同じ職種の募集を予定しているという場合です。予定がないのに書くと、応募者が同じ求人に何度も応募して、また不採用の連絡を受けることになります。

送る方法の選び方と送る時期

不採用通知を送る方法は、メール、郵送、電話の3つが中心です。どれが正しいということはなく、応募の経路と選考の段階で選びます。

方法	向いている場面	気をつけること
メール	書類選考、一次面接、Web応募	宛先の間違い、一斉送信での宛先の漏れ
郵送	応募書類を返却する場合、紙で応募を受けた場合	届くまでの日数、封筒の宛名
電話	最終面接まで進んだ人、社内の紹介で応募した人	相手の都合のよい時間、留守番電話への残し方

いま多くの会社が使っているのはメールです。Web上の求人サイトや採用ページから応募を受けた場合は、応募者もメールで連絡が来ると考えているので、メールで送るのが自然です。応募書類を紙で受け取って返却する場合は、書類と一緒に不採用通知を郵送します。

電話は、最終面接まで進んだ人や、知人の紹介で応募した人など、選考に多くの時間を割いてもらった相手に向いています。ただし、電話だけで済ませると、応募者の手元に記録が残りません。電話で結果を伝えた後に、同じ内容を短いメールで送っておくと、行き違いを防げます。

送る時期は、選考の結果が決まったらできるだけ早くが基本です。面接の場で「結果は1週間以内にご連絡します」と伝えたなら、その期限は必ず守ります。期限までに結論が出ないときは、結果を待たせていることを先に連絡しておきます。一般には、書類選考なら応募から1週間前後、面接なら面接から3日から1週間程度で結果を伝える会社が多いとされます。

一方で、面接の当日や翌朝すぐに不採用の連絡が届くと、「最初から決まっていたのでは」「ちゃんと検討してくれたのか」と受け取る人もいます。社内の確認を終えたうえで、伝えた期限の中で送るのが落ち着いた進め方です。送る時間帯は、夜遅くや早朝を避け、平日の日中にします。

書類選考の不採用通知の例文

書類選考で採用を見送る場合の、メールの例文です。面接に進んでいない段階なので、短く簡潔にまとめます。

件名は「選考結果のご連絡（株式会社△△）」とし、本文は次のように書きます。

〇〇 〇〇 様

株式会社△△ 人事部の□□です。

このたびは、当社の営業事務職の募集にご応募いただき、誠にありがとうございました。

お送りいただいた応募書類をもとに慎重に選考を進めてまいりましたが、誠に残念ながら、今回は採用を見送らせていただくことになりました。ご期待に沿えない結果となり、申し訳ございません。

お預かりした応募書類は、当社にて責任をもって廃棄いたします。

末筆ながら、〇〇様の今後のご活躍を心よりお祈り申し上げます。

株式会社△△ 人事部 □□ 電話 00-0000-0000 メール 〇〇〇@〇〇〇.co.jp

この例文で大切なのは、2段落目で結果をはっきり伝えていることです。お礼の言葉を何段落も重ねてから結果を書くと、応募者は読み進めるうちに合格の連絡だと思い込み、最後で落とされたように感じます。お礼は1文にとどめ、すぐに結果を書きます。

件名にも工夫が要ります。件名に「不採用」と書く会社もありますが、受け取った人が通知の一覧で件名だけを見て結果を知ることになるため、「選考結果のご連絡」とするのが一般的です。一方で、件名を「重要なお知らせ」のようにぼかしすぎると、迷惑メールと見分けがつかなくなります。会社名を入れて、何の連絡かが分かる件名にします。

郵送で送る場合は、同じ内容を文書の形に整え、頭語の「拝啓」と結語の「敬具」を入れます。時候のあいさつは「時下ますますご清祥のこととお喜び申し上げます」のように季節を問わない言い回しにしておくと、送る月ごとに書き換える手間がかかりません。

面接後の不採用通知の例文

面接まで進んだ応募者には、面接に来てくれたことへのお礼を加えます。応募者は、仕事を休んだり、交通費をかけたりして面接に来ています。その時間への感謝を一言添えるだけで、文面の受け取られ方は大きく変わります。

件名は「選考結果のご連絡（株式会社△△）」とし、本文は次のように書きます。

〇〇 〇〇 様

株式会社△△ 人事部の□□です。

先日はお忙しい中、当社の面接にお越しいただき、誠にありがとうございました。〇〇様のこれまでのご経験やお考えを直接うかがうことができ、弊社にとっても貴重な機会となりました。

社内で慎重に検討を重ねました結果、誠に残念ながら、今回は採用を見送らせていただくことになりました。ご期待に沿えず、大変申し訳ございません。

お預かりしております応募書類は、同封の返信用封筒にてご返却いたします。

〇〇様の今後のますますのご活躍を、心よりお祈り申し上げます。

株式会社△△ 人事部 □□ 電話 00-0000-0000

面接後の通知では、面接で聞いた話に触れる一文を入れると、定型文を送られたという印象が薄れます。ただし、面接の評価を思わせる書き方は避けます。「〇〇のご経験は大変魅力的でしたが」と書くと、「魅力的なのになぜ落ちたのか」という疑問を生み、理由の問い合わせにつながります。触れるのは「お話をうかがえたことへのお礼」までにとどめます。

最終面接まで進んだ人には、電話で先に伝えてからメールを送る会社も多くあります。電話で話す内容は、メールの内容と同じで構いません。お礼、結果、今後の活躍を願う言葉の順に、ゆっくり伝えます。相手が理由を尋ねてきた場合の返し方は、後の節で説明します。

郵送で送る不採用通知の文書の例文

応募書類を紙で受け取り、返却を兼ねて郵送する場合は、手紙の形に整えた文書を同封します。メールと違って文書には日付と頭語、結語が入り、宛名は本文の前に左寄せで書きます。

令和8年10月23日

〇〇 〇〇 様

株式会社△△ 人事部 □□

選考結果のご通知

拝啓 時下ますますご清祥のこととお喜び申し上げます。

このたびは、数ある企業の中から当社の総務職の募集にご応募いただき、誠にありがとうございました。また、先日はご多用の中、面接にお越しいただきましたこと、重ねて御礼申し上げます。

さて、慎重に選考を重ねました結果、誠に残念ではございますが、今回は貴意に添いかねる結果となりました。何卒ご了承くださいますようお願い申し上げます。

お預かりしておりました応募書類を同封にてご返却いたしますので、お受け取りください。

末筆ながら、〇〇様のますますのご健勝とご活躍を心よりお祈り申し上げます。

敬具

文書で使う「貴意に添いかねる」は、相手の希望に応えられないという意味の改まった言い回しで、不採用の通知でよく使われます。ただし、これだけでは結果が伝わりにくいと感じる人もいるので、迷うときは「今回は採用を見送らせていただくことになりました」と書いても失礼にはあたりません。

封筒は、応募書類が折らずに入る角形2号を使い、表に「選考結果在中」と書いておくと、家族が誤って開封するのを防げます。応募者の自宅には家族と同居している人も多く、封筒の表に「不採用」と書くのは避けます。返却する書類の中に、面接官が書き込みをした評価のメモが紛れていないかも、封をする前に必ず確かめます。書き込みが残っていると、応募者に評価の内容がそのまま伝わってしまいます。

送料は会社が負担し、応募者が同封してきた返信用の封筒があればそれを使います。届くまでに数日かかるので、面接で伝えた連絡の期限から逆算して、余裕をもって投函します。期限ぎりぎりになる場合は、先にメールか電話で結果を伝え、書類は後から郵送する形にすると、応募者を待たせずに済みます。

場面ごとの不採用通知の例文

選考の段階だけでなく、採用の形や事情によっても、文面を少し変えると伝わりやすくなります。ここでは、よくある3つの場面の例文を紹介します。

アルバイト・パートの応募者への例文

アルバイトやパートの募集では、応募者が近所に住む利用者であることも多く、短くても温かい文面にします。

〇〇 〇〇 様

〇〇店 店長の□□です。

このたびは、当店のアルバイト募集にご応募いただき、また面接にお越しいただき、ありがとうございました。

検討いたしました結果、誠に残念ながら、今回はご希望の時間帯での採用を見送らせていただくことになりました。

今後とも〇〇店をご利用いただけましたら幸いです。〇〇様のご活躍をお祈りしております。

〇〇店 店長 □□

アルバイトの選考では、勤務できる曜日や時間帯が合わなかったことが理由になる場合がよくあります。その場合は「ご希望の時間帯での」と添えると、本人の能力の問題ではなかったことが伝わります。ただし、事実と違う理由を書いてはいけません。

採用枠が埋まったときの例文

選考の途中で、他の応募者の採用が決まり、枠が埋まってしまうことがあります。その場合も、比較の言葉を使わずに伝えます。

〇〇 〇〇 様

株式会社△△ 人事部の□□です。

このたびは、当社の経理職の募集にご応募いただき、誠にありがとうございました。

誠に勝手ながら、本募集は予定していた採用人数に達したため、受付を終了させていただくことになりました。〇〇様には選考の途中でのご連絡となり、大変申し訳ございません。

お預かりした応募書類は、当社にて責任をもって廃棄いたします。〇〇様の今後のご活躍をお祈り申し上げます。

株式会社△△ 人事部 □□

結果を保留していた候補者への例文

最終面接の後、第一候補の人の返事を待つ間、別の候補者の結果を保留にしておくことがあります。保留が長くなった候補者には、待たせたことへのお詫びを先に書きます。

〇〇 〇〇 様

株式会社△△ 人事部の□□です。

先日は最終面接にお越しいただき、誠にありがとうございました。また、選考の結果のご連絡が当初お伝えした時期より遅くなりましたこと、深くお詫び申し上げます。

社内で検討を重ねました結果、誠に残念ながら、今回は採用を見送らせていただくことになりました。長くお待たせしたうえでのご連絡となり、大変申し訳ございません。

〇〇様の今後のご活躍を心よりお祈り申し上げます。

株式会社△△ 人事部 □□

保留にしている間に、候補者が他社の内定を断ってしまうこともあります。保留が1週間を超えそうなときは、結論が出る前でも「現在も選考を進めており、〇日までにご連絡します」と途中の連絡を入れておくのが誠実な進め方です。

業務委託の応募者への例文

フリーランスや副業の人に、業務委託の仕事を依頼する目的で応募を受けた場合も、結果は同じように知らせます。業務委託の応募者は、提案の文面や見積もり、作品の資料を作るのに時間をかけていることが多いので、その手間へのお礼を書きます。

〇〇 〇〇 様

株式会社△△ 制作部の□□です。

このたびは、当社のWebサイト改修のご依頼に、丁寧なご提案をお送りいただき、誠にありがとうございました。

社内で検討いたしました結果、今回は別の方にお願いすることになりました。ご提案の作成にお時間をいただいたにもかかわらず、ご期待に沿えず申し訳ございません。

お送りいただいた資料は、本件の検討以外の目的には使用いたしません。

またの機会がございましたら、改めてご相談させていただけますと幸いです。

株式会社△△ 制作部 □□

業務委託では、受け取った提案や作品の資料を、断った後に勝手に使わないことを文面で約束しておくと、応募者の安心につながります。最後の「またの機会」は、本当に次の依頼を考えている場合にだけ書きます。

不採用の理由を聞かれたときの返し方

不採用通知を送った後、応募者から「不採用の理由を教えてほしい」と問い合わせが来ることがあります。今後の転職活動の参考にしたい、という前向きな理由で聞いてくる人がほとんどです。

ただ、理由を個別に伝えるかどうかは、会社として決めておくべきことです。担当者ごとに対応が違うと、ある人には詳しく話し、別の人には断る、という不公平が生まれます。一般には、選考の理由は個別には伝えないという方針を決め、次のように返す会社が多くあります。

〇〇 〇〇 様

株式会社△△ 人事部の□□です。

お問い合わせいただき、ありがとうございます。

大変恐縮ではございますが、選考の内容や理由につきましては、当社の方針により個別のお答えを控えさせていただいております。応募いただいた方の書類や面接の内容をもとに、募集した職務に求める要件と照らし合わせて総合的に判断しております。

ご期待に沿えるお返事ができず申し訳ございませんが、何卒ご理解いただけますと幸いです。

株式会社△△ 人事部 □□

この返し方のポイントは、「答えない理由」を短く添えていることです。「お答えできません」だけで終わらせると、何か隠しているように受け取られます。会社の方針であること、総合的に判断したことを伝えれば、多くの人は納得します。

電話で問い合わせを受けた場合も、同じ内容を落ち着いて伝えます。その場で面接官の感想を口にしたり、「正直に言うと」と前置きして個人的な見方を話したりするのは避けます。電話で話した内容は記録が残らず、後で「あのとき担当者がこう言った」と食い違いが生じたときに確かめようがありません。

まれに、選考の内容に強い不満を持って何度も問い合わせてくる人もいます。その場合は担当者一人で抱えず、上司や人事の責任者に相談し、会社としての回答を一つに決めて伝えます。差別的な扱いを受けたという訴えがあった場合は、その内容を記録し、社内で事実を確かめたうえで誠実に対応します。

応募書類と個人情報の扱い

不採用通知の文面で、意外と迷うのが応募書類の扱いです。履歴書や職務経歴書には、氏名、住所、電話番号、学歴、職歴など、多くの個人情報が書かれています。採用の担当は、これを業務の目的の範囲で扱う決まりの中にいます。

職業安定法には、求人をする会社が応募者の個人情報を集めたり保管したりするときの決まりがあります。業務の目的に必要な範囲で、目的を明らかにして集め、その目的の範囲で保管し、使うことが求められています。条文は職業安定法（e-Gov法令検索）の第5条の5で確かめられます。

また、個人情報保護法の第22条では、会社などが持つ個人データについて、利用する必要がなくなったときは遅滞なく消すよう努めることが定められています。不採用が決まった応募者の書類は、採用の目的では使う必要がなくなったものにあたります。条文は個人情報保護法（e-Gov法令検索）で読めます。

実務では、次のどれかに決めて、不採用通知に一言書いておくのが一般的です。

1. 返却する。郵送で応募を受けた場合に多い。送料は会社が負担する
2. 会社で責任をもって廃棄する。Web応募やメールでの応募に多い
3. 一定期間保管した後に廃棄する。再募集の連絡に使う場合は、本人の同意を得たうえで期間を示す

どれを選んでも構いませんが、選んだ方法を応募の段階で示しておくと、後で問い合わせを受けにくくなります。求人票や応募フォームに「応募書類は返却いたしません。選考終了後に当社で責任をもって廃棄します」と書いておけば、不採用通知では同じ内容を確認として書くだけで済みます。

廃棄するときは、紙の書類はシュレッダーにかけるか溶解処理の業者に頼み、メールで受け取ったファイルや応募管理の画面の記録も消します。担当者の個人のパソコンや、共有フォルダの奥にファイルが残ったままになることがよくあるので、選考が終わった時点で、どこに書類が保存されているかを確かめます。税務や法務の個別の判断が関わる場合は、社内の担当部署や専門家に確認します。

送る前の点検と、ありがちな失敗

不採用通知は、送ってしまうと取り消しがききません。送る前に、次の点を確かめます。

1. 宛名の氏名の漢字が正しいか。応募書類の表記と照らし合わせる
2. 応募した職種の名前が正しいか。複数の募集を同時に出していると取り違えやすい
3. 合否が正しいか。採用の人に不採用の連絡を送っていないか
4. 宛先のメールアドレスが正しいか。複数人に送るときに、他の人のアドレスが見える形になっていないか
5. 応募書類の扱いが、実際の扱いと合っているか

とくに注意したいのが、3と4です。合否を取り違えて送ってしまう事故は、選考の人数が多い時期ほど起きやすくなります。表計算ソフトで合否を管理している場合、行がずれて隣の人の結果を見て送ってしまうことがあります。送る前に、結果の一覧と宛名を2人で読み合わせると防げます。

複数の応募者に同じ文面を送るときに、宛先の欄に全員のアドレスを並べて送ると、応募者同士にお互いのメールアドレスが見えてしまいます。これは個人情報の漏えいにあたり、会社として謝罪と報告が必要になる事態です。不採用通知は一人ずつ個別に送るのが原則です。

文面の失敗としては、次のようなものがよくあります。

• 「ご縁がなかった」という言葉を何度も使い、責任を相手に押しつけているように見える
• 「厳正な選考の結果」と書くことで、応募者の能力を否定されたように感じさせる
• 誤字や、前に送った人の名前が残ったままになっている
• 本文に「〇〇様」とひな形の記号が残っている

文面の印象は、ひな形の言い回しよりも、宛名や職種が正しく書かれているかで大きく変わります。正しく自分宛てに書かれた連絡は、それだけで丁寧に扱われたと感じてもらえます。

応募者の連絡を担当と状況つきで管理する方法

応募者が数人のうちは、メールソフトと表計算ソフトで十分に管理できます。応募者の名前、応募日、選考の段階、結果、連絡した日を一覧にしておけば、誰に何を伝えたかを確かめられます。

ところが、応募者が数十人になり、面接を担当する人が複数になると、表計算ソフトの管理では追いつかなくなります。面接官が結果を表に書き忘れる、二人の担当者が同じ人に別々に連絡してしまう、問い合わせのメールが個人の受信箱に埋もれて返事が遅れる、といったことが起きます。不採用通知を送り忘れた応募者が一人いるだけで、先に書いたような会社の印象の問題につながります。

こうした場面で検討できるのが、応募や問い合わせを受け付けて、一件ごとに担当と状況を残しながら返信まで進められる道具です。その1つがHalictです。公式サイトによると、Halictは受付から対応までのフォームの道具で、フォームで受け付けた一件ごとに担当と状況が残り、返信も同じ画面から送れて、開封まで記録されると案内されています。たとえば応募フォームをHalictで作り、届いた応募ごとに「書類選考中」「面接日程の調整中」「結果連絡済み」のような状況を付けておけば、どの応募者にまだ結果を伝えていないかを一覧で確かめられます。

料金は、公式の料金ページによると、メンバー1人までのフリープランが0円で、フォームの数と回答の数はどのプランも無制限、ステージの管理と自動返信、CSVの書き出しが使えます。3人まで使えるスターターは月額2,980円、10人まで使えるチームは月額7,800円（いずれも税抜）で、チームのプランではメールのひな形も使えると案内されています。Halictは応募の受け付けと連絡の記録のための道具で、合否を判断する機能や面接の日程を自動で決める機能は案内されていません。Halictは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

道具を使う場合も、文面を一人ずつ確かめて送ることは変わりません。道具が助けてくれるのは、送り忘れや二重の連絡を防ぐところまでです。

仲介の現場から見た、結果の連絡が残すもの

2004年から在宅ワークとフリーランスの仲介を続けてきた運営者の立場から見ると、仕事を頼む側と受ける側の関係が長く続くかどうかは、最初の選考の連絡の丁寧さに表れることが多くあります。業務委託の募集では、一つの依頼に何人もの人が提案を送ります。選ばれなかった人に何も連絡しない依頼者もいれば、短くても一人ずつお礼を返す依頼者もいます。後者の依頼者は、次に募集をかけたときにも、前回提案してくれた人が再び応募してくれることが目立ちます。

仕事を受ける側の人も、結果の連絡をくれた依頼者のことはよく覚えています。不採用であっても、どの依頼者が誠実に対応してくれたかは、次にどこへ応募するかを決めるときの判断材料になります。仲介手数料を差し引かずに依頼者と受け手が直接やり取りできる場では、手数料0%で浮いた予算を報酬に回せるだけでなく、こうした一通の連絡がそのまま信頼の積み重ねになります。結果の連絡は、採用を見送った相手との関係を終わらせる手続きではなく、次の機会につなげるための連絡だと考えると、文面の言葉も自然に選べるようになります。

採用の連絡や面接の日程調整、応募者の管理を外部に任せたい会社も増えています。採用の事務を代わりに引き受ける仕事の内容や必要な経験は、採用・労務・人事代行のお仕事で紹介しています。会社の側で採用の進め方そのものを見直したい場合は、経営全体の課題を整理する専門家の資格である中小企業診断士の考え方も参考になります。また、採用を急がず、一定の期間試しに働いてもらってから本採用を決める方法を検討しているなら、国の助成金の仕組みを解説したトライアル雇用助成金 2026も確かめておくと、選考の段階で不採用を決める前に取れる選択肢が広がります。

よくある質問

Q. 不採用通知は必ず送らなければいけませんか？

法律で送ることが義務づけられているわけではなく、求人に「合格者にのみご連絡します」と書いて、不採用の人には連絡しない会社もあります。ただし、連絡がないと応募者は次の応募先を決められず、会社への印象も悪くなりやすいので、多くの会社は不採用の人にも結果を知らせています。送らない方針にする場合は、応募の段階で必ず明記しておきます。

Q. 不採用の理由は通知に書いたほうがよいですか？

一般には書かないのが基本です。選考は複数の観点を合わせて判断するもので、一つの理由に言い切ると事実と違う受け取られ方をしやすく、仕事の能力と関係のない事柄に触れてしまう危険もあります。理由を聞かれたときは、会社の方針で個別の回答を控えていること、募集した職務の要件と照らし合わせて総合的に判断したことを短く伝えます。

Q. 不採用通知はいつまでに送ればよいですか？

選考の結果が決まったら、できるだけ早く送るのが基本です。面接で「1週間以内に連絡します」と伝えたなら、その期限は必ず守ります。一般には書類選考なら応募から1週間前後、面接なら3日から1週間程度で送る会社が多いとされます。期限までに結論が出ない場合は、結果を待たせていることを先に連絡しておきます。

Q. 応募書類は返却しなければいけませんか？

返却するか、会社で責任をもって廃棄するかは会社が決めてよく、どちらでも構いません。大切なのは、選んだ方法を求人票や応募フォームで先に示し、不採用通知でも確認として書いておくことです。廃棄する場合は、紙の書類だけでなく、メールで受け取ったファイルや共有フォルダに保存した記録も忘れずに消します。