月謝管理をエクセルで行う方法｜教室の入金を一覧にする

2026年11月6日

＠SOHO編集部

この記事のポイント

✓月謝管理を無料のエクセルで行う方法を
✓生徒名簿と入金表の作り方
✓未入金を見つけるCOUNTIFとSUMIFS

ピアノ、英会話、学習塾、書道、ダンス、スイミング。個人や少人数で教室を運営していると、毎月の月謝の入金を確かめる作業が意外に重くなります。振込の明細と名簿を見比べ、まだ払っていない生徒を探し、保護者に声をかける。生徒が20人、30人と増えてくると、紙のノートや頭の中だけでは追いきれなくなります。

この記事では、無料で使えるエクセルで月謝を管理する方法を、表の作り方から関数、色分け、振替や割引の扱いまで順に説明します。生徒が数十人までの教室なら、エクセルの表1つで、誰が払っていて誰がまだかを毎月ひと目で確かめられるようになります。講師やスタッフが複数いて、保護者への連絡や教材の準備を担当と期限つきで共有したい場合は、Pinatecaのようなプロジェクト管理の道具を組み合わせる方法もあります。

月謝管理をエクセルで行うメリット

月謝の管理には、専用のアプリやサービスもあります。それでも、個人や小さな教室でエクセルを選ぶ人が多いのには理由があります。

追加の費用がかからない

エクセルは、パソコンにすでに入っていることが多く、追加の費用をかけずに始められます。Microsoftのアカウントがあれば、ブラウザで使えるExcel for the webも無料で使えます。Googleスプレッドシートでも、この記事で紹介する関数はほぼ同じ書き方で使えます。月謝管理のアプリには月額の料金や、決済ごとの手数料がかかるものもあるため、生徒が少ないうちは表計算で十分という判断はよくあります。

教室のルールに合わせて自由に作れる

教室によって、月謝の決め方はさまざまです。毎月同じ金額の生徒、月の回数によって金額が変わる生徒、兄弟で通っていて割引のある生徒が同じ教室に混ざっていることも珍しくありません。月謝管理のコラムでは、エクセルのこの柔軟さについて次のように書かれています。

Excelのメリットは、教室の運営に合わせて表を自由に作れることです。月謝だけを管理したい場合は、生徒名、請求月、請求額、入金日、入金状況だけでも始められます。教材費やイベント費も扱う場合は、費目の列を追加すればよいでしょう。出典: save-lane.jp

決まった画面のアプリでは、教室独自の割引や、季節の講習の追加料金に対応できないこともあります。エクセルなら、列を追加するだけで対応できます。

データが手元に残る

エクセルのファイルは、自分のパソコンや自分のクラウドの保存場所に残ります。サービスが終了したり、料金が変わったりしても、過去の入金の記録を失う心配がありません。確定申告の準備で1年分の売上を合計するときにも、同じファイルから数字を取り出せます。

エクセルの月謝管理表に入れる項目

月謝管理表を作る前に、どんな項目を残すかを決めます。項目を最初に決めておくと、途中で列を足して表が崩れることを防げます。

生徒名簿に入れる項目

生徒の基本的な情報は、月謝の表とは別の「名簿」のシートにまとめます。

生徒番号（S001のような通し番号）
生徒の名前とふりがな
保護者の名前（振込の名義と違うことが多いため）
振込の名義（カタカナ）
コース（週1回、週2回など）
月謝の金額
割引の有無と金額
支払い方法（振込、口座振替、現金など）
入会日、退会日

振込の名義の列は、特に大切です。銀行の明細には、生徒の名前ではなく、保護者の名前がカタカナで表示されることがほとんどです。名簿に名義を登録しておけば、明細を見ながら誰の入金かを迷わず判断できます。祖父母が代わりに振り込む家庭もあるため、名義は1人に1つと決めず、複数を登録できるようにしておくと安心です。

入金表に入れる項目

毎月の入金を記録する「入金表」のシートには、次の項目を並べます。

生徒番号と名前
対象の月（2026年11月分など）
請求額
入金額
入金日
状態（入金済み、未入金、一部入金）
メモ（振替、休会、教材費の追加など）

入金表は、生徒を縦に、月を横に並べる形と、1回の入金を1行に入れる形の2通りの作り方があります。どちらが向いているかは、次の章で説明します。

個人情報の扱いに気をつける

名簿には、子どもの名前や保護者の連絡先といった個人情報が入ります。個人情報の扱いについては、個人情報保護委員会のサイトで事業者向けの案内が公開されています。ファイルにパスワードをかける、保存先を限られた人しか開けない場所にする、退会した生徒の情報をいつ消すかを決めておく、といった基本の対策は、教室の規模にかかわらず取っておきます。

月謝管理表の作り方を2つの形で比べる

エクセルの月謝管理表には、大きく分けて2つの作り方があります。教室の規模や月謝の決め方によって、向いている形が違います。

形	作り方	向いている教室
一覧の形	生徒を縦、月を横に並べ、入金した月に印を付ける	月謝が毎月同じで、生徒が30人程度まで
明細の形	1回の入金を1行に入れ、関数で集計する	月謝が月ごとに変わる、教材費などの追加が多い

一覧の形

一覧の形は、紙の月謝袋の記録をそのままエクセルにしたような作り方です。A列に生徒番号、B列に名前、C列に月謝の金額を入れ、D列から右に「4月」「5月」「6月」と月を並べます。入金があった月のセルに入金日か「済」を入れていき、空いているセルが未入金です。

作り方が単純で、表を開けば誰がどの月にまだ払っていないかがひと目で分かるのが利点です。一方で、月謝が月によって変わる生徒や、一部だけ入金があった場合の記録には向きません。

明細の形

明細の形は、入金があるたびに1行ずつ追加していく作り方です。A列に入金日、B列に生徒番号、C列に対象の月、D列に入金額、E列にメモを入れます。生徒ごと、月ごとの合計は、SUMIFS関数で集計します。

入力の手間は一覧の形とあまり変わりませんが、振替や追加の請求、一部入金といった例外を、行を追加するだけで記録できます。生徒が増えても表の形が崩れないので、長く使うなら明細の形のほうが扱いやすくなります。

迷ったら一覧の形から始める

どちらにするか迷ったら、まずは一覧の形で始めることをおすすめします。月謝の例外が増えて一覧の形では書ききれなくなったら、そのときに明細の形に移ればよいのです。最初から複雑な表を作るより、使いながら育てていくほうが続きます。一覧の形で入れた過去の記録は、明細の形に移すときにも、生徒番号と月の組み合わせで1行ずつ並べ直せば引き継げます。

一覧の形で月謝管理表を作る手順

ここでは、一覧の形の月謝管理表を、エクセルで実際に作る手順を説明します。30分ほどで使える形になります。

手順1. 見出しの行を作る

新しいブックの1行目に、見出しを入れます。A1に「生徒番号」、B1に「名前」、C1に「振込の名義」、D1に「月謝」、E1から右に「4月」「5月」から「3月」までの12か月を入れます。教室の年度が1月始まりなら、1月から並べます。12か月の右には「未入金の月数」「未入金の合計」の列を用意しておきます。

見出しの行は、「表示」タブの「ウィンドウ枠の固定」で固定しておくと、下に生徒が増えても見出しが見えたままになります。

手順2. 生徒を1行ずつ入れる

2行目から下に、生徒を1人1行で入れていきます。生徒番号は入会の順に付けると、あとで並べ替えたときにも元の順に戻せます。退会した生徒の行は消さずに残し、名前の横に「退会」と入れておくと、過去の入金の記録を確かめるときに困りません。

手順3. 入金があったら入金日を入れる

銀行の明細を確かめて入金があった生徒の、その月のセルに入金日を入れます。「済」と書く方法もありますが、入金日を入れておくと、あとで「いつ払ったか」を保護者に聞かれたときにすぐ答えられます。

金額が月謝と違う入金があった場合は、そのセルにメモを付けておきます。セルを右クリックして「新しいメモ」を選べば、セルに小さな印が付き、カーソルを当てると内容が表示されます。

手順4. 未入金の月を数える

未入金の月数の列には、空いているセルの数を数える式を入れます。ただし、まだ来ていない先の月まで数えてしまうと意味がないため、今月までの範囲を数えるようにします。たとえば11月の時点で、4月から11月までがE列からL列なら、次の式になります。

未入金の月数：=COUNTBLANK(E2:L2)
未入金の合計：=COUNTBLANK(E2:L2)*D2

月が進んだら、式の範囲を1列ずつ広げます。年度の途中で入会した生徒は、入会前の月に「入会前」と入れておけば、空のセルとして数えられません。

明細の形で関数を使って集計する方法

月謝が月によって変わる、教材費や発表会の費用など月謝以外の請求が多い、という教室では、明細の形で入金を記録し、関数で集計するほうが確実です。

入金の明細シートを作る

「入金明細」のシートを作り、A列に入金日、B列に生徒番号、C列に対象の月、D列に区分（月謝、教材費、発表会費など）、E列に金額、F列にメモを入れます。区分の列は、「データ」タブの「データの入力規則」で、決まった区分だけを選べるリストにしておくと、表記の揺れで集計が漏れるのを防げます。

対象の月は、「2026/11」のように年と月で入れ、入金日とは別に持ちます。11月分の月謝を10月の末に払う保護者もいるため、入金日だけで月を判断すると、どの月の分かが分からなくなります。

SUMIFSで生徒ごと、月ごとの入金額を出す

生徒ごと、月ごとの入金額は、SUMIFS関数で集計します。書式は「SUMIFS(合計対象範囲, 条件範囲1, 条件1, 条件範囲2, 条件2)」で、条件はいくつでも追加できます。Microsoftのサポートでは、次のように説明されています。

SUMIFS 関数 ( 数学/三角関数の 1 つ) は、複数の検索条件に一致するすべての引数を合計します。出典: support.microsoft.com

集計用のシートで、A列に生徒番号、1行目に対象の月を並べ、B2に次の式を入れます。

B2：=SUMIFS(入金明細!$E:$E,入金明細!$B:$B,$A2,入金明細!$C:$C,B$1,入金明細!$D:$D,"月謝")

この式を右と下にコピーすれば、生徒ごと、月ごとの月謝の入金額が一覧になります。区分の条件を「教材費」に変えれば、教材費の入金も同じように集計できます。

COUNTIFで未入金の人数を数える

各月の請求額と入金額を比べて、状態の列に「入金済み」「未入金」「一部入金」を入れておけば、COUNTIF関数で未入金の人数を数えられます。MicrosoftのCOUNTIF関数の説明では、COUNTIFは抽出条件を満たすセルの数を数える関数と案内されています。

未入金の人数：=COUNTIF(状態の列の範囲,"未入金")

状態の列は、請求額と入金額から自動で判定させることもできます。入金額が0なら「未入金」、請求額と同じなら「入金済み」、それ以外なら「一部入金」と表示する式を、IF関数を重ねて作ります。

状態：=IF(入金額=0,"未入金",IF(入金額=請求額,"入金済み","一部入金"))

実際の式では、「入金額」「請求額」の部分をセルの番地に置き換えます。

条件付き書式で未入金を色分けする

関数で集計した数字は、色を付けると格段に見やすくなります。毎月の確認で、未入金の生徒をひと目で見つけられるようにしておきます。

未入金のセルを赤くする

状態の列を選び、「ホーム」タブの「条件付き書式」から「セルの強調表示ルール」、「文字列」を選びます。「未入金」と入れて、書式を「濃い赤の文字、明るい赤の背景」にすると、未入金の生徒の行が目立ちます。「一部入金」には黄色を付けておくと、確かめる必要のある生徒が区別できます。

行全体に色を付ける

状態のセルだけでなく、行全体に色を付けたい場合は、「条件付き書式」の「新しいルール」から「数式を使用して、書式設定するセルを決定」を選びます。表の範囲を選んだうえで、状態の列を絶対参照にした式（たとえば状態がF列なら =$F2="未入金"）を入れれば、未入金の生徒の行全体に色が付きます。

色を付けすぎない

色分けは便利ですが、付けすぎると、どこが大切なのかが分からなくなります。使う色は、未入金の赤と、一部入金の黄色の2色程度に抑えます。入金済みの行には色を付けず、白いままにしておくと、確かめるべき行だけが浮かび上がります。

振替、休会、兄弟割引など例外の扱い方

教室の月謝管理で手間がかかるのは、毎月決まった金額の入金よりも、例外の扱いです。よくある例外の記録の仕方を決めておきます。

振替と欠席

レッスンの振替や欠席は、月謝の金額そのものは変わらないことが多いため、入金表ではなく、出欠の記録に残します。振替の回数に上限がある教室では、名簿のシートに「今月の振替の回数」の列を用意し、上限に近づいた生徒に色を付けておくと、保護者への案内がしやすくなります。

休会

休会の月は、請求額を0にするか、休会費の金額にします。一覧の形の表なら、休会の月のセルに「休会」と入れておき、未入金として数えられないようにします。明細の形なら、請求の行に区分「休会」と金額を入れておくと、あとで休会の期間を確かめやすくなります。

兄弟割引と家族の合算

兄弟や姉妹で通っている生徒は、保護者がまとめて1回で振り込むことがよくあります。振込の金額が、兄弟の月謝の合計から割引を引いた金額になっているかを確かめる必要があります。名簿に「家族番号」の列を用意し、兄弟に同じ番号を付けておけば、SUMIFS関数で家族ごとの請求額の合計を出せます。入金の明細には、家族のどの生徒の分かを分けて入れると、生徒ごとの記録が崩れません。

月の途中の入会と退会

月の途中で入会した生徒の月謝を日割りにするか、翌月から請求するかは、教室ごとに決まりが違います。決まりは名簿のシートの別の欄に書いておき、入会した月の請求額に反映させます。退会の場合も同じで、いつの分まで請求するかを入会のときに保護者に伝えておくと、あとで行き違いが起きません。

銀行の明細を取り込んで入金の確認を早くする

生徒が30人を超えてくると、銀行のアプリの画面を見ながら1件ずつ入金表に入れていく作業だけで、毎月1時間以上かかることがあります。多くのネットバンキングでは、入出金の明細をCSVのファイルで書き出せます。この明細をエクセルに取り込めば、手で打つ手間を大きく減らせます。

明細のCSVを別のシートに貼る

ネットバンキングから、その月の入出金の明細をCSVで書き出し、エクセルで開いて、月謝管理のファイルの「銀行明細」のシートに貼り付けます。列は銀行によって違いますが、たいてい「日付」「摘要（振込の名義）」「入金額」「出金額」が並んでいます。毎月、同じシートに上書きで貼り付けると決めておけば、式を作り直す必要がありません。

振込の名義から生徒を探す

名簿のシートに振込の名義を登録しておけば、XLOOKUP関数で、明細の名義から生徒番号を引けます。明細の摘要がB列にあるなら、隣の列に「=XLOOKUP(B2,名簿!振込の名義の列,名簿!生徒番号の列,"見つからない")」のような式を入れます。名義が見つかった行には生徒番号が、見つからなかった行には「見つからない」が表示されます。XLOOKUP関数が使えない古いバージョンのエクセルでは、VLOOKUP関数で同じことができます。

見つからない名義だけを手で確かめる

「見つからない」と表示されるのは、保護者が普段と違う名義で振り込んだ場合や、名簿に名義を登録し忘れた場合です。銀行によっては、名義の後ろに振込の手数料の区分などが付くこともあります。見つからなかった行だけを手で確かめ、名簿に新しい名義を追加しておけば、翌月からは自動で見つかるようになります。

この仕組みにすると、毎月の確認は「明細を貼る」「見つからない行を確かめる」「入金表に反映する」の3つの作業だけになります。慣れれば、30人規模の教室で10分ほどで終わるようになります。

月謝の記録を確定申告に生かす

個人で教室を運営している場合、月謝は事業の売上になり、毎年の確定申告で収入として申告します。月謝管理表をきちんと付けておけば、申告の準備がぐっと楽になります。

1年分の売上をすぐに出せる

明細の形で入金を記録していれば、SUMIFS関数で、1月から12月までの入金額を区分ごとに合計できます。月謝、教材費、発表会費などの区分ごとの合計が分かれば、帳簿の売上の数字と突き合わせて、計上の漏れがないかを確かめられます。確定申告は1月から12月までの暦年で行うため、教室の年度が4月始まりの場合でも、集計は暦年で別に出せるように、対象の月ではなく入金日での集計の式も用意しておきます。

現金で受け取った月謝も記録する

振込の月謝は銀行の明細に残りますが、現金で受け取った月謝は、記録しなければどこにも残りません。現金で受け取ったときは、その場で入金表に入れるか、受け取った日に必ず入れる決まりにします。領収書の控えと入金表の記録を突き合わせられるようにしておくと、あとで数字を確かめるときに困りません。

会計ソフトとの役割を分ける

青色申告の帳簿付けに会計ソフトを使っている場合は、月謝管理表と会計ソフトの役割を分けて考えます。月謝管理表は、生徒ごとに誰がいつ払ったかを確かめるための表、会計ソフトは、教室全体のお金の出入りを記録するための帳簿です。毎月の締めのときに、月謝管理表の合計と会計ソフトの売上の合計が一致しているかを確かめる習慣をつけておけば、どちらかの入力漏れにすぐ気づけます。申告の手続きそのものについては、国税庁のサイトで最新の案内を確かめてください。

月謝管理アプリとエクセルを比べる

エクセルでの管理に慣れてくると、「アプリにしたほうが楽なのでは」と考える場面も出てきます。比べるときに見ておきたい点を整理します。

費用は月額料金だけで比べない

月謝管理のアプリやサービスを比べるとき、月額の料金だけに目が行きがちです。月謝管理のコラムでは、比べるべき費用について次のように書かれています。

月謝管理ツールを比較する際に、月額料金だけで判断すると、実際のコストが見えにくくなります。確認したいのは、初期費用、月額費用、決済手数料、1件ごとの固定手数料、口座振替の費用、入金サイクルなどです。出典: save-lane.jp

カード決済や口座振替に対応したサービスでは、入金のたびに手数料がかかるのが一般的です。たとえば月謝が8,000円の生徒が30人いれば、毎月の月謝の合計は240,000円になり、手数料の率が少し違うだけでも年間では大きな差になります。料金ページで、月額の料金と手数料の両方を確かめてから判断します。

アプリにしたほうがよい場面

次のような状態になってきたら、アプリやサービスを検討する目安になります。

生徒が50人を超え、毎月の入金の確認に半日以上かかる
保護者への請求や督促の連絡を、個別に送る手間が大きい
複数の教室や講師で、同じ名簿を同時に更新したい
口座振替やカード決済で、入金そのものを自動にしたい

反対に、生徒が数十人までで、銀行振込か現金が中心の教室なら、エクセルの表で十分に回せます。

エクセルから移るときの準備

アプリに移るときは、エクセルの名簿をCSVで書き出して読み込めるかどうかを、申し込む前に確かめます。名簿の項目名をアプリの項目に合わせておくと、移したあとの手直しが少なくなります。過去の入金の記録は、移したあともエクセルのファイルとして残しておくと、確定申告や保護者からの問い合わせのときに役立ちます。

月謝管理を続けるための運用の注意点

月謝管理表は、作ることよりも、毎月続けることのほうが難しい作業です。続けるための工夫をまとめます。

確かめる日を決める

月謝の入金の締め切りを、毎月27日など教室で決めている場合は、その翌営業日に入金を確かめる日を決めます。確かめる日を決めておくと、未入金に気づくのが遅れず、保護者への声かけも早めにできます。入金の確かめは、銀行のアプリやネットバンキングの入出金の明細を見ながら、上から順に入金表に入れていくと漏れません。

保護者への声かけは記録を残す

未入金の保護者に声をかけたときは、日付と方法（口頭、メール、LINEなど）をメモの列に残します。2回目の声かけをするときに、前回いつ伝えたかが分かれば、言い方を変えるなどの配慮ができます。声をかけるときは、責める言い方ではなく、「11月分の月謝のご入金がまだ確認できていないようです」のように、事実を伝える言い方にします。

ファイルの控えを取る

エクセルのファイルが壊れたり、パソコンが故障したりすると、入金の記録がすべて失われます。月に1回、確かめる日の作業が終わったら、ファイルの控えを別の場所に保存する習慣をつけます。OneDriveやGoogleドライブに保存しておけば、パソコンが壊れても記録が残り、過去の版に戻すこともできます。

講師やスタッフと分担するときの決まり

講師やスタッフと入金の確認を分担する場合は、誰がどのシートを更新するかを決めておきます。全員が同じ表を自由に書き換えられる状態にすると、誰かが誤って式を消したり、同じ入金を二重に入れたりすることがあります。入金表を更新するのは1人に決め、ほかの人は見るだけにしておくと、記録の食い違いが起きにくくなります。

同じファイルを複数の人で開く場合は、OneDriveやGoogleドライブで共有し、編集できる人と閲覧だけの人を分けて設定します。式の入った列にはシートの保護をかけておくと、見るだけの人が誤って触ってしまう事故も防げます。

年度が変わったら新しいシートにする

1つのシートに何年分も入れていくと、表が横に長くなり、式の範囲の直し忘れも起きやすくなります。年度が変わったら、前の年度のシートを複製して、入金の欄を空にした新しいシートを作ります。前の年度のシートは、確定申告と保護者からの問い合わせに備えて、消さずに残しておきます。

月謝の入金とは別に、教室の仕事の担当と期限を共有する方法

月謝の管理はお金の記録ですが、教室の運営には、それ以外にもやることがたくさんあります。発表会の準備、教材の発注、体験レッスンの申し込みへの返事、保護者への季節の講習の案内など、担当と期限のある仕事が並行して進みます。講師が1人の教室なら、手帳やカレンダーで管理できます。

講師が2人か3人の教室なら、エクセルの月謝管理表と同じファイルに「仕事」のシートを追加し、「仕事の内容」「担当」「期限」「状態」の4つの列で一覧にする方法でも足ります。

講師やスタッフが増え、誰が何をいつまでにやるかを、その場で共有したくなった場合は、プロジェクト管理の道具を使う方法があります。たとえばPinatecaでは、「12月の発表会の会場を予約する」「冬期講習の案内を保護者に配る」のような仕事をカードにし、担当と期限を付けてボードに並べられます。カードを「未着手」「作業中」「確認待ち」「完了」の列に動かしていけば、誰がどの仕事を進めているかが1つの画面で分かり、カードのコメントでやりとりもできます。公式サイトの料金のページでは、5人までのチームならフリープランで無料で使え、6人目からはスタンダードプランで1人あたり月額500円（税抜）と案内されています。Pinatecaは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

月謝の入金はエクセルの月謝管理表で記録し、教室の仕事の担当と期限は別の道具で共有する、と役割を分けておくと、どちらも見やすい形に保てます。

運営者として見てきた、教室の事務を支える仕事

在宅ワークとフリーランスの仲介を20年以上続けてきた運営者として見てきた限りでは、個人の教室や小さな学習塾から、月謝管理表や名簿の整理を外部の人に頼む依頼が続いています。紙の月謝袋の記録をエクセルに移す作業、SUMIFS関数や条件付き書式を使って未入金がひと目で分かる表に作り直す作業、保護者向けの案内の文面を整える作業などが、在宅の事務の担当者に任されています。

長く続けて頼まれる人に共通しているのは、関数に詳しいことよりも、教室の先生が自分で使い続けられる単純な表を作れることです。複雑な式を組んだ表は、作った人がいなくなると誰も直せなくなります。先生が自分で列を追加できる程度の表を作れる人は、次の依頼にもつながりやすくなります。仲介の手数料がかからない直接の取引では、依頼する側は同じ予算でより多くの作業を頼め、受ける側は手取りが厚くなります。

表づくりや仕組みづくりの仕事に関わりたい人へ

エクセルやノーコードの道具で業務の仕組みを整える仕事に関心があるなら、アプリケーション開発のお仕事で、業務アプリの開発や仕組みづくりの仕事の内容と、求められる技術を確かめられます。生成AIを使って保護者向けの案内の文面を整えたり、名簿の整理を手早くしたりする支援に関心があるなら、AIコンサル・業務活用支援のお仕事で、AIを小さな事業の業務に取り入れる手伝いの仕事の進め方を紹介しています。