MacでPDFを結合できないときの原因と、プレビューでページをまとめる手順

請求書と領収書をまとめて1つのPDFにしたい。申請に必要な書類を1つのファイルにして送りたい。Macでは、追加のアプリを入れなくても、最初から入っている「プレビュー」でPDFを結合できます。ところが、手順どおりにやったつもりでも、ページが追加されない、別のウインドウで開いてしまう、保存できない、といったことが起きます。

PDFを結合できない原因の多くは、操作の細かな違いにあります。ドラッグする場所が違う、サムネールを表示していない、最初に画像のファイルを開いてしまった、PDFにパスワードやロックがかかっている、などです。この記事では、Appleの公式の説明に沿って、プレビューでPDFを結合する正しい手順と、結合できないときに確かめる点を順に整理します。Finderのクイックアクションで複数のファイルをまとめてPDFにする方法、結合したあとに元のファイルを残すための注意も説明します。書類のファイルを案件ごとに整理し、フォルダを行き来する手間を減らしたい場合の選択肢として、Macのファイル管理アプリのAtriensにも触れます。

プレビューでPDFを結合する正しい手順

まず、Appleのプレビューのユーザガイドに書かれている、PDFを結合する手順を確かめます。結合できないときの多くは、この手順のどこかが違っています。

結合する前に元のPDFの控えを作る

Appleのユーザガイドには、手順の前に次のような注意が書かれています。

プレビュー書類に加えた変更は自動的に保存されます。元のPDFを残したい場合は（結合した新しいものに加えて）、結合する前に「ファイル」＞「複製」と選択して各PDFのコピーを作成します。 出典: support.apple.com

プレビューでは、変更が自動で保存されます。結合した結果は、ページを追加した側のPDFそのものに保存されるため、元の状態のPDFが必要なら、先に控えを作っておきます。取引先から受け取ったPDFや、提出用に作ったPDFを結合するときは、特に大切な手順です。

結合する前にファイルの中身を確かめる

結合を始める前に、まとめるPDFの中身を1つずつ確かめておくと、あとでやり直す手間が減ります。Finderでファイルを選んでスペースキーを押すと、アプリを開かずに中身を確かめられます。似た名前のファイルが並んでいるときは、日付や金額を見て、正しい版かどうかを確かめます。古い版の請求書を結合してしまうと、送ったあとで訂正を出すことになります。

あわせて、どのPDFを土台にするかも決めておきます。ページを追加された側のPDFが、結合したあとのPDFになります。請求書のあとに領収書を付けるなら、請求書のPDFを土台にして、そこに領収書を追加します。土台のPDFを決めたら、そのPDFを複製し、複製したほうで作業します。

ページ単位で結合する手順

1. プレビューで、結合したいPDFをそれぞれ開く
2. 開いている各PDFで、「表示」メニューから「サムネール」を選び、サイドバーにページの小さな画像（サムネール）を表示する
3. 追加したいページのサムネールを、一方のPDFのサイドバーから、もう一方のPDFのサイドバーへドラッグする
4. 書類の最後や、ページとページの間に追加できるので、サムネールをドラッグして順番を整える

離れたページをまとめて移したいときは、Commandキーを押したままクリックして、サムネールを1つずつ選びます。

PDF全体をまとめて追加する手順

Appleのユーザガイドには、PDF全体を別のPDFに追加するときは、FinderからPDFのアイコンを、開いている書類のサイドバーにドラッグする方法も書かれています。ページ数の多いPDFを丸ごと後ろに付け足したいときは、この方法が早く済みます。

メニューからファイルのページを挿入する手順

ドラッグの操作が苦手な人は、メニューから追加する方法もあります。Appleのユーザガイドによると、新しいページの前に表示したいページを選び、「編集」メニューの「挿入」から「ファイルからのページ」を選ぶと、選んだPDFのページが、今のページの後ろに挿入されます。サムネールのサイドバーの下にあるボタンから「ファイルから挿入」を選ぶこともできます。

結合できないときに確かめること

正しい手順を確かめたうえで、それでも結合できないときは、次の点を順に確かめます。

サムネールのサイドバーを表示していない

もっとも多いのが、サムネールを表示しないまま、PDFのファイルをページの本文の上にドラッグしているケースです。本文の上にドラッグしても、ページは追加されず、別のウインドウで開いたり、何も起きなかったりします。「表示」メニューから「サムネール」を選び、左側に表示されたサイドバーの中にドラッグします。

ドラッグする場所がサイドバーの外になっている

サイドバーを表示していても、ドラッグしたファイルを離す位置がサイドバーの外だと、追加されません。サイドバーの中の、追加したいページの位置で離します。Appleのユーザガイドによると、書類の末尾にも、ページとページの間にも追加できます。サイドバーの幅が狭いと狙いにくいため、サイドバーとページの間の境目をドラッグして、サイドバーを広げておくと操作しやすくなります。

最初に画像のファイルを開いている

JPEGやPNGなどの画像のファイルを先に開き、そこにPDFを追加しようとすると、うまくいかないことがあります。結合できない原因をまとめた記事でも、次のように書かれています。

ファイルが結合できないときは、PDF以外の画像ファイルを最初に開いたことが原因です。PDFではない画像ファイルは、PDFファイルの後に挿入できます。 出典: poraggio.com

画像とPDFを1つにまとめたいときは、先にPDFを開き、そのサイドバーに画像を追加します。画像だけを集めて1つのPDFにしたいときは、後の節で説明するFinderのクイックアクションを使うほうが確実です。

複数のファイルを同時に開いてしまった

Finderで複数のPDFを選んで同時に開くと、設定によっては、1つのウインドウにまとめて表示されます。この状態は、表示がまとまっているだけで、1つのPDFに結合されたわけではありません。Appleのユーザガイドによると、画像のファイルを開くときに、同じウインドウで開くか別々のウインドウで開くかは、「プレビュー」メニューの「設定」の「画像」で選べます。

1つのウインドウに並んでいるだけの状態で保存しても、元のファイルが別々に保存されるだけです。結合したいときは、1つのPDFを開き、そのサイドバーにほかのPDFを追加する手順で行います。

PDFにパスワードがかかっている

取引先や役所から受け取ったPDFには、開くときのパスワードや、変更を制限するパスワードがかかっていることがあります。Appleのユーザガイドによると、プレビューでは、PDFを開くためのパスワードとは別に、プリントや変更などの操作に所有者のパスワードを求める設定ができます。こうした設定のあるPDFは、パスワードなしではページの追加や削除ができないことがあります。

パスワードを知っている場合は、「ファイル」メニューの「アクセス権を編集」で、設定を確かめられます。パスワードを知らない場合は、作った人に、制限のないPDFを送ってもらえないか頼みます。制限を外す方法を探すのではなく、作った人に相談するのが筋です。

PDFがロックされている

Appleのユーザガイドによると、PDFや画像は、編集や削除ができないようにロックできます。ロックされたPDFには、ページを追加できません。プレビューでは、タイトルバーの書類の名前の横にポインタを合わせ、表示された矢印をクリックして「ロック」のチェックを外します。Finderでは、ファイルを選んで「ファイル」メニューの「情報を見る」を開き、「ロック」のチェックを外します。

開いているPDFが別のアプリで開かれている

PDFをダブルクリックしたときに、プレビューではなく、ブラウザや別のPDFのアプリで開かれていることがあります。この記事で説明している手順は、プレビューでの操作です。PDFを選んでControlキーを押しながらクリックし、「このアプリケーションで開く」から「プレビュー」を選んで開き直します。

保存先に書き込めない

メールの添付ファイルを開いて、そのまま結合しようとすると、保存できないことがあります。添付ファイルが、書き込みのできない一時的な場所で開かれているためです。添付ファイルは、先に書類のフォルダなどに保存してから開き直し、結合します。共有のフォルダやクラウドの保存場所にあるPDFも、自分に書き込みの権限がないと保存できません。

Finderのクイックアクションで複数のファイルを1つのPDFにする

プレビューを開かずに、Finderから直接、複数のファイルを1つのPDFにまとめる方法もあります。Appleのサポートページの手順は次のとおりです。

1. Finderのウインドウかデスクトップで、まとめたいファイルを選ぶ
2. Controlキーを押しながら、選んだファイルをクリックする
3. 「クイックアクション」から「PDFを作成」を選ぶ

同じページによると、ファイルは選んだ順番でPDFに並び、最初に選んだファイルに似た名前で新しいPDFが作られます。Finderのウインドウのプレビューのパネルの下にある「PDFを作成」のボタンを使うこともできます。詳しくはAppleのファイルを PDF に結合する手順で確かめられます。

クイックアクションが向いている場面

クイックアクションは、元のファイルを変えずに、新しいPDFを作ります。プレビューでの結合のように、元のPDFに変更が保存されることはありません。そのため、次のような場面に向いています。

• スキャンした画像や、スマートフォンで撮った書類の写真を、1つのPDFにまとめたい
• 元のファイルをそのまま残したまま、提出用のPDFだけを作りたい
• PDFと画像が混ざったファイルを、まとめて1つにしたい

並び順は選ぶ順番で決まる

クイックアクションで作るPDFのページの順番は、ファイルを選んだ順番で決まります。順番を間違えたくないときは、あらかじめファイルの名前の先頭に「01」「02」のような番号を付け、名前の順に並べてから、上から順に選ぶと確実です。できあがったPDFの順番を直したいときは、プレビューでサムネールをドラッグして並べ替えます。

症状ごとの確かめる順番

ここまでの内容を、症状ごとに整理します。自分の状態に近い行から確かめると、早く原因にたどり着けます。

症状	最初に確かめること	次に確かめること
ドラッグしても何も起きない	サムネールのサイドバーを表示しているか	サイドバーの中で離しているか
別のウインドウで開いてしまう	サイドバーではなく本文の上にドラッグしていないか	同時に開いて1つのウインドウに並んでいるだけではないか
画像とPDFがまとまらない	先に画像を開いていないか	クイックアクションの「PDFを作成」を使う
ページを追加できない、保存できない	パスワードやロックがかかっていないか	書き込みのできる場所に保存されているか
元のPDFが変わってしまった	「バージョンを戻す」で戻せるか	次からは複製してから作業する

表の上から順に確かめれば、多くの場合、途中で原因が見つかります。どれにも当てはまらない場合は、PDFそのものが壊れている可能性があります。そのPDFだけをプレビューで開き直し、ページがすべて表示されるかを確かめます。表示されないページがあるなら、送ってきた相手に、もう一度作り直して送ってもらうよう頼みます。

結合の逆。PDFからページを取り出す・削除する

PDFを扱っていると、結合とは逆に、一部のページだけを取り出したい、いらないページを削除したい、という場面もあります。Appleのプレビューのユーザガイドには、ページの追加・削除・移動の手順がまとめられています。

いらないページを削除する

1. 「表示」メニューから「サムネール」か「コンタクトシート」を選ぶ
2. 削除したいページを選ぶ（複数のページも選べる）
3. キーボードのDeleteキーを押す（「編集」メニューの「削除」でもよい）

同じユーザガイドによると、PDFからページを削除すると、そのページに付けた注釈もすべて削除されます。メモや印を付けたページを削除するときは、必要な注釈がないかを先に確かめます。

一部のページだけを新しいPDFにする

ユーザガイドには、PDFのサイドバーからデスクトップにサムネールをドラッグすると、新しいPDFを作れるとも書かれています。複数の書類をまとめたPDFから、1つの書類のページだけを取り出して送りたいときに便利です。取り出したPDFの名前は、内容が分かるものに変えておきます。

ページの順番を入れ替える

「表示」メニューから「サムネール」か「コンタクトシート」を選び、ページを新しい場所にドラッグすると、順番を入れ替えられます。結合したあとで順番がずれていたときも、この方法で直します。

結合したPDFにパスワードを付けて送る

結合したPDFに、個人情報や取引の金額が含まれる場合は、パスワードを付けて送ることがあります。Appleのプレビューのユーザガイドの手順は次のとおりです。

1. プレビューでPDFを開く
2. 「ファイル」メニューから「書き出す」を選ぶ
3. 元のPDFにはパスワードを付けずに、パスワード付きの控えを作りたい場合は、新しい名前を入力する
4. 「アクセス権」のボタンをクリックし、「書類を開くときにパスワードを要求」を選んで、パスワードを2回入力する
5. 必要に応じて、プリントや変更を所有者のパスワードなしで許すかどうかを選び、所有者のパスワードを入力する
6. 「適用」をクリックしてから「保存」をクリックする

同じユーザガイドによると、変更はPDFを次に開いたときに有効になります。パスワードは、PDFを送ったメールとは別の経路で伝えるか、相手の会社の決まりに合わせます。

自分が作ったPDFにパスワードを付けると、あとで自分が結合や編集をしたいときにも、パスワードが必要になります。手元には、パスワードを付けていない元のPDFを残しておき、送る用のPDFにだけパスワードを付けると、作業がしやすくなります。

場面ごとのまとめ方

ここで、在宅の事務の仕事でよくある場面ごとに、PDFのまとめ方を整理します。

請求書と領収書をまとめて送る

取引先に、請求書と、立て替えた経費の領収書をまとめて送る場面です。請求書のPDFを複製し、複製したほうをプレビューで開いて、サイドバーに領収書のPDFや画像を追加します。領収書が紙なら、スキャンするか写真に撮ってから追加します。ページの順番は、請求書、領収書の順にそろえ、名前に日付と取引先の名前を入れて保存します。

申請の書類を1つのファイルで提出する

役所や団体への申請で、複数の書類を1つのPDFにまとめて提出するよう求められる場面です。提出先が指定する書類の順番に合わせて、ファイルの名前の先頭に番号を付け、Finderで番号の順に選んでから、クイックアクションの「PDFを作成」で1つにします。提出の前に、ページの向きと順番、ファイルの大きさが提出先の条件に合っているかを確かめます。

スマートフォンで撮った書類をまとめる

紙の書類をスマートフォンで撮って送る場面です。iPhoneで撮った写真は、Macに取り込むとHEICという形式のことがあります。AppleのFinderのクイックアクションの説明によると、「画像を変換」でHEICの写真をJPEGやPNGに変換できます。提出先がHEICを受け付けない場合は、変換してからPDFにまとめます。写真は、書類の四隅が写り、文字がはっきり読める明るさで撮ると、まとめたPDFも読みやすくなります。

クイックアクションに「PDFを作成」が出ないとき

Finderでファイルを選んでも、「クイックアクション」に「PDFを作成」が表示されないことがあります。Appleのサポートページによると、クイックアクションのメニューで使える操作の種類は、ファイルの種類と、Finderの機能拡張によって変わります。次の点を確かめます。

• 選んだファイルの中に、PDFにできない種類のファイルが混ざっていないか
• 「クイックアクション」の「その他」に入っていないか
• 「その他」の「カスタマイズ」から開く機能拡張の設定で、使う操作が外れていないか

同じページには、Finderのウインドウの右側のプレビューのパネルの下にも「クイックアクション」のボタンがあり、パネルが表示されていない場合は「表示」メニューから「プレビューを表示」を選ぶと書かれています。メニューから見つからないときは、こちらから試します。

プレビュー以外の方法を考える前に

プレビューやクイックアクションで結合できないとき、Webの上でPDFを結合できるサービスや、有料のPDFの編集アプリを探す人もいます。使う前に、次の点を考えておきます。

Webのサービスに書類をアップロードしてよいか

Webの上でPDFを結合するサービスは、書類のファイルを、そのサービスの運営者のサーバーに送ることになります。請求書や契約書、個人情報を含む書類を、知らない運営者のサーバーに送ってよいかは、慎重に考える必要があります。取引先から預かった書類なら、取引先の決まりで外部のサービスへの送信が禁じられていることもあります。

まず原因を確かめる

プレビューで結合できない原因の多くは、この記事で説明した操作の違いや、パスワード、ロック、保存先の問題です。別の道具に替えても、パスワードやロックの問題は解決しません。道具を替える前に、どこで止まっているのかを確かめるほうが、結局は早く片付きます。

有料のアプリを検討するなら

PDFの中の文字を直したい、たくさんのPDFを決まった手順でまとめて処理したい、といった、プレビューにない機能が必要な場合は、有料のPDFの編集アプリが役に立ちます。その場合も、提供している会社と、書類のデータをどこで処理するのかを確かめてから選びます。

結合したあとに確かめること

PDFを結合できたら、送ったり提出したりする前に、次の点を確かめます。

ページの順番と抜け

結合したPDFを最初から最後までめくり、ページの順番が正しいか、抜けているページがないかを確かめます。サムネールの一覧で全体を見ると、順番の誤りに気づきやすくなります。

文字が読めるか

スキャンした書類や写真から作ったページは、PDFにしたときに文字がかすれたり、小さくなったりしていることがあります。結合したPDFを拡大して、金額や日付、名前がはっきり読めるかを確かめます。読みにくいページは、スキャンや撮影をやり直してから差し替えます。提出先が書類の中身を読み取れないと、問い合わせや再提出の手間がかかり、手続きが遅れることもあります。

余計なページが入っていないか

複数のPDFをまとめると、白紙のページや、送り状、表紙など、提出に要らないページが混ざることがあります。サムネールの一覧で全体を見て、要らないページは削除します。

向きのそろい方

縦の書類と横の書類を結合すると、一部のページが横向きのままになることがあります。プレビューでは、ページを選んで回転できます。提出先によっては、すべてのページの向きをそろえるよう求められることがあります。

ファイルの大きさ

画像を多く含むPDFを結合すると、ファイルが大きくなり、メールに添付できないことがあります。Finderでファイルを選んで「情報を見る」を開くと、大きさを確かめられます。大きすぎる場合は、提出先が受け付ける方法（アップロードのページやクラウドの共有リンクなど）を確かめます。

ファイルの名前

結合したPDFは、提出先や送り先が見て中身が分かる名前に変えます。「20261015_請求書と領収書_〇〇.pdf」のように、日付と内容と自分の名前を入れておくと、受け取った側が整理しやすくなります。

元のファイルを守るための習慣

プレビューで結合すると、変更が自動で保存されるため、元のPDFが変わってしまうことがあります。次の習慣で、元のファイルを守ります。

結合用のフォルダを作る

結合の作業を始める前に、作業用のフォルダを作り、元のPDFをそこに複製してから作業します。元のPDFは別のフォルダに残っているので、結合で失敗しても、何度でもやり直せます。

複製してから作業する

Appleのユーザガイドのとおり、プレビューの「ファイル」メニューの「複製」で控えを作ってから結合します。複製したPDFに結合し、名前を付けて保存すれば、元のPDFはそのまま残ります。

変更を元に戻す

Appleのプレビューのユーザガイドによると、プレビューでは、PDFや画像の過去の状態（バージョン）が定期的に保存されています。結合を誤ったときは、「ファイル」メニューの「バージョンを戻す」から、「最後に開いたバージョン」や「最後に保存したバージョン」を選ぶと、その時点の状態に戻せます。「すべてのバージョンをブラウズ」を選ぶと、画面の右側の時間の目盛りで過去の状態を見比べ、「復元」で戻すこともできます。ただし、どこまで戻れるかは状況によって変わるため、大切なPDFは、結合の前に複製しておくのが確実です。

仕事で書類のPDFを扱うときの段取り

在宅で経理や事務の仕事を受けていると、請求書、領収書、契約書、申請の書類など、PDFを結合したり分けたりする作業が日常的に発生します。結合そのものよりも、どのファイルがどこにあるか、どれが最新の版か、を把握しておくことが、作業の速さと正確さを左右します。

受け取ったPDFは決まった場所に保存する

メールで受け取ったPDFは、受け取ったらすぐに、案件や取引先ごとのフォルダに保存します。ダウンロードのフォルダに置いたままにすると、同じような名前のファイルが増え、結合するときにどれを使えばよいか迷います。

提出用のPDFは別のフォルダに分ける

結合して作った提出用のPDFは、元の書類とは別の「提出済み」のようなフォルダに分けて保存します。提出したあとで内容を聞かれたときに、どのPDFを送ったかがすぐに分かります。

書類のフォルダを行き来する手間を減らす道具

案件ごとのフォルダ、ダウンロードのフォルダ、クラウドの保存場所、外付けのディスク。書類があちこちに分かれていると、結合したいPDFを探して、Finderのウインドウを何枚も開くことになります。

こうした場面の選択肢の1つが、Atriensです。公式サイトによると、Macのファイル管理のアプリで、iCloudやGoogleドライブ、外付けディスクを同じサイドバーに並べられます。外付けディスクの資料を、書類のフォルダの案件の下に並べることもでき、サイドバーで並べ替えてもファイルの実体はもとの場所から動きません。タブで複数の場所を開いたまま行き来でき、スペースキーでファイルの中身を確かめるクイックルックも使えるため、結合したいPDFを探して選ぶまでの手間を減らせます。Atriensは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

公式サイトでは、Macの中でできることはすべて無料で使えると書かれており、アカウントの登録も要りません。対応しているのはmacOS 14以降です。PDFの結合そのものは、この記事で説明したプレビューやFinderのクイックアクションで行い、ファイルを探して整理する場面でAtriensを使う、という分け方が現実的です。

在宅の事務の仕事とPDFの扱い

PDFの結合や整理は、在宅の事務の仕事でよく求められる作業の1つです。小さな会社や個人事業の人の中には、書類の整理まで手が回らず、外部の人に任せたいと考えるところもあります。

2004年から在宅ワークとフリーランスの仲介を続けてきた運営者として見てきた限りでは、事務の仕事を長く任される人は、作業の速さに加えて、依頼主の元の書類を変えずに残すことを大切にしています。受け取った書類は複製してから作業する、提出した版は別に残す、名前の付け方を依頼主とそろえる。こうした決まりを最初に相談しておくと、作業のやり直しや取り違えが減ります。書類の扱いのような細かな決まりは、依頼主と直接やりとりできると相談しやすくなります。手数料0%で直接取引できる形なら、受け手の手取りが厚くなり、依頼主も同じ予算でより多くの仕事を頼めます。

業務の道具の使い方を整えたり、作業の流れを見直したりする仕事に関心がある人は、AIコンサル・業務活用支援のお仕事で、仕事の内容と求められる力を整理しています。医療機関の事務のように、書類を正確に扱う仕事を目指す人は、医療事務技能審査試験（メディカルクラーク）の内容も参考になります。書類のデザインを整える仕事に関わるなら、デザイナーの年収・単価相場で単価の目安を確かめられます。

よくある質問

Q. プレビューでPDFをドラッグしても結合されないのはなぜですか？

サムネールのサイドバーを表示しないまま、ページの本文の上にドラッグしていることが多い原因です。「表示」メニューから「サムネール」を選び、左側のサイドバーの中にドラッグします。サイドバーの中の、追加したい位置で離すと、そこにページが追加されます。サイドバーを広げておくと操作しやすくなります。

Q. 結合すると元のPDFはどうなりますか？

プレビューでは変更が自動で保存されるため、ページを追加した側のPDFそのものが結合された状態に変わります。Appleのユーザガイドでは、元のPDFを残したい場合は、結合する前に「ファイル」メニューの「複製」で控えを作るよう案内しています。Finderのクイックアクションの「PDFを作成」なら、元のファイルを変えずに新しいPDFが作られます。

Q. 画像とPDFを1つのPDFにまとめるにはどうすればよいですか？

Finderでまとめたいファイルを選び、Controlキーを押しながらクリックして「クイックアクション」から「PDFを作成」を選ぶと、選んだ順番で1つのPDFが作られます。プレビューで行う場合は、画像ではなくPDFを先に開き、そのサイドバーに画像を追加します。画像を先に開くと、うまく結合できないことがあります。

Q. パスワードのかかったPDFを結合できません。どうすればよいですか？

PDFには、開くためのパスワードとは別に、変更などの操作を制限するパスワードが設定できます。制限のあるPDFは、パスワードなしではページを追加できないことがあります。パスワードを知っていれば「ファイル」メニューの「アクセス権を編集」で設定を確かめられます。知らない場合は、作った人に制限のないPDFを送ってもらうよう頼みます。