フォームの自動返信メールの設定方法と、受付の文面に入れておく項目

問い合わせや申し込みのフォームを公開したら、送信した人に「受け付けました」と知らせるメールを自動で送りたくなります。送信ボタンを押したあと何の連絡もないと、相手は届いたのかどうか分からず、同じ内容をもう一度送ったり、電話で確かめてきたりするからです。

フォームの自動返信は、設定そのものは難しくありません。ただ、使うフォームの道具によって、文面を自由に書けるか、1日に送れる数に上限があるか、送信元のアドレスがどう見えるかが変わります。この記事では、Googleフォームの標準機能、Google Apps Script、アドオン、フォーム作成サービスの4つの方法を順に説明し、受付の文面に入れておく項目と文例、届かないときの確かめ方、自動返信を送ったあとの対応の回し方までを整理します。届いた回答の担当決めや返信まで1つの画面で扱いたい場合の選択肢として、フォームと回答の管理を1つにまとめたHalictにも触れます。

フォームの自動返信メールとは何か、何のために送るのか

フォームの自動返信メールとは、フォームが送信された直後に、送信した人のメールアドレスへ自動で送られる確認のメールのことです。「サンクスメール」「受付完了メール」と呼ばれることもあります。受け付ける側が手で送るメールではなく、フォームの道具が送信のたびに決まった文面を送ります。

自動返信には、大きく3つの役割があります。

届いたことを相手に伝える

いちばんの役割は、送信が届いたことを相手に知らせることです。フォームの画面に「送信しました」と表示されても、その画面を閉じてしまえば記録は残りません。メールで控えが届けば、相手はあとから見返せます。届いたことが分かれば、同じ内容を二度送る人も減ります。

次に何が起きるかを伝える

「2営業日以内に担当者からご連絡します」「日程が決まり次第、改めてご案内します」のように、このあと何が起きるのかを書いておくと、相手は待つあいだに不安になりません。返信の目安が書かれていないと、翌日には「まだ連絡がない」と問い合わせが来ることもあります。

入力の誤りに相手が気づける

自動返信に回答内容の控えを添えておくと、相手は自分が送った内容を確かめられます。日付や人数を間違えて入力していた場合に、相手のほうから気づいて訂正の連絡をくれることがあります。メールアドレスを間違えて入力した人には自動返信が届かないため、「届かない」ことで誤りに気づくきっかけにもなります。

逆に言えば、自動返信の文面が「送信ありがとうございました」の一言だけだと、この3つの役割のうち1つしか果たせません。設定の方法と同じくらい、文面に何を書くかが大切です。この記事の後半で、受付の文面に入れておく項目を具体的に挙げます。

自動返信を送る方法は大きく4つ

フォームの自動返信を送る方法は、使うフォームの道具によって大きく4つに分かれます。

方法	文面の自由度	費用	向いている場面
Googleフォームの標準機能（回答のコピーを送信）	文面は変えられない	無料	控えを送れれば十分な社内アンケートや簡単な申し込み
Google Apps Script（GAS）	自由に書ける	無料（送信数に上限あり）	文面を整えたいが、道具は増やしたくない
Googleフォームのアドオン	自由に書ける	無料版と有料版がある	スクリプトは書きたくないが、文面は変えたい
フォーム作成サービス	自由に書ける	無料から有料まで	問い合わせや申し込みを継続して受け付ける

どれを選ぶかは、「文面を自由に書く必要があるか」と「1日にどれくらいの回答が届くか」の2つでほぼ決まります。社内のアンケートで控えさえ届けばよいなら標準機能で足ります。お客様からの問い合わせや申し込みで、会社名や返信の目安、問い合わせ先を書いた文面を送りたいなら、標準機能では足りません。

また、自動返信はあくまで受付の入り口です。届いた回答に誰が対応するのか、返信は済んだのかを管理する仕組みは、自動返信とは別に考える必要があります。4つの方法のうち、フォーム作成サービスの中には、この管理まで含めて1つにしたものもあります。以下、方法ごとに手順と注意点を説明します。

Googleフォームの標準機能で回答のコピーを送る手順

Googleフォームには、送信した人に回答の控えをメールで送る機能が最初から入っています。公式ヘルプでは「回答のコピーを送信する」として説明されています。追加の道具は要らず、無料で使えます。

設定の手順

Googleフォームの公式ヘルプに書かれている手順は次のとおりです。

1. Googleフォームでフォームを開く
2. 上部の［設定］をクリックする
3. ［メールアドレスを収集する］で、［確認済み］か［回答者からの入力］のどちらかを選ぶ
4. ［回答］の横にある下矢印をクリックする
5. ［回答のコピーを回答者に送信］の横で、［リクエストされた場合］か［常に表示］を選ぶ

［確認済み］は、回答者のGoogleアカウントのメールアドレスを集める設定です。回答者はGoogleアカウントにログインしている必要があり、フォームの各ページに、メールアドレスが集められることの確認が表示されます。［回答者からの入力］は、回答者が自分でメールアドレスを入力する設定で、Googleアカウントを持っていない人も回答できます。社外の人から問い合わせを受けるなら、［回答者からの入力］のほうが受け付けられる相手が広がります。

［リクエストされた場合］を選ぶと、回答者が送信の前に「回答のコピーを受け取る」を選んだときだけ控えが届きます。［常に表示］を選ぶと、すべての回答者に控えが届きます。受付の控えとして使うなら［常に表示］を選びます。

標準機能でできないこと

標準機能の回答のコピーは、送った内容をそのまま並べた控えです。件名や本文に、受け付ける側からのあいさつ、返信の目安、問い合わせ先などを書き加えることはできません。送信元もGoogleのアドレスから届くため、受け取った人には、どの会社から届いたメールなのかが分かりにくいことがあります。

公式ヘルプには、迷惑メールフィルタなどの不正使用対策によって、回答のコピーが届かない場合があるとも書かれています。

状況によっては、迷惑メールフィルタなどの不正使用対策により、回答のコピーが届かない場合があります。 出典: support.google.com

社内の研修アンケートや、参加者が少ないイベントの出欠のように、控えが届けば十分な場面では標準機能で困りません。お客様に向けた受付で、会社としての文面を送りたい場合は、次に説明する方法を選びます。

受け付ける側に届く通知も設定しておく

自動返信は回答した人に送るメールですが、受け付ける側が新しい回答に気づく仕組みも必要です。Googleフォームでは、［回答］のタブの［その他］から［新しい回答についてのメール通知を受け取る］をクリックすると、回答が届くたびにフォームの持ち主にメールが届きます。この通知を設定し忘れると、回答した人には控えが届いているのに、受け付ける側が何日も気づかない、ということが起きます。

Google Apps Scriptで文面を自由にした自動返信を送る手順

Google Apps Script（GAS）とは、Googleフォームやスプレッドシートなど、Googleのサービスを動かす小さなプログラムを書ける仕組みのことです。フォームが送信されたときにプログラムが動くように設定すれば、件名も本文も自由に書いた自動返信を送れます。費用はかかりません。

準備すること

GASで自動返信を送るには、フォームで回答者のメールアドレスを集めておく必要があります。前の節で説明した［メールアドレスを収集する］の設定をしておきます。そのうえで、Googleの開発者向けの説明に沿って、フォームを開き、［その他］のアイコンから［スクリプト エディタ］をクリックすると、そのフォームに結び付いたスクリプトの編集画面が開きます。

スクリプトの例

次は、送信した人のメールアドレスに、決まった件名と本文を送る短い例です。本文の会社名や返信の目安は、自分の受付に合わせて書き換えます。

function sendAutoReply(e) {
  const response = e.response;
  const email = response.getRespondentEmail();
  if (!email) return;
  const subject = '【受付完了】お問い合わせを受け付けました';
  const body = 'お問い合わせありがとうございます。\n'
    + '2営業日以内に担当者からご連絡します。\n\n'
    + 'このメールは送信専用です。';
  MailApp.sendEmail(email, subject, body);
}

Googleの開発者向けの説明によると、フォームの送信で動くトリガーには、回答全体を表す response が渡されます。上の例は、その回答から回答者のメールアドレスを取り出して、メールを送っています。

トリガーを設定する

スクリプトを書いただけでは、フォームが送信されても動きません。トリガーとは、決まった出来事が起きたときにプログラムを動かす設定のことです。公式の説明に沿うと、手順は次のとおりです。

1. Apps Scriptのプロジェクトを開く
2. 左側の［トリガー］をクリックする
3. 右下の［トリガーを追加］をクリックする
4. 実行する関数に sendAutoReply を選び、イベントの種類に「フォーム送信時」を選ぶ
5. ［保存］をクリックする

初めて保存するときは、スクリプトがメールを送ることを許可する画面が表示されます。許可したら、自分で一度フォームに回答して、自動返信が届くかを確かめます。

1日に送れる数に上限がある

GASでメールを送る場合、1日に送れる宛先の数に上限があります。Googleの開発者向けのページでは、MailAppなどで送るメールの宛先の数は、一般のGoogleアカウントで1日100件、Google Workspaceのアカウントで1日1,500件と示されています（詳しくはApps Scriptの割り当てのページ）。セミナーの告知直後のように回答が一度に集中する受付では、上限を超えた分の自動返信が送られません。回答が多く見込まれる場合は、この上限を前提に方法を選びます。

GASを選ぶときの注意

GASは自由度が高い反面、スクリプトを書いた人しか中身が分からない状態になりやすい方法です。担当者が異動したり、フォームを複製して別の受付に使ったりしたときに、自動返信が止まっていることに誰も気づかない、ということが起きます。スクリプトの中身と、トリガーの設定の場所を、受付の手順書に書き残しておきます。

アドオンを使う場合に確かめること

アドオンとは、Googleフォームに後から機能を追加する拡張機能のことです。Google Workspace Marketplaceから入れると、フォームの画面から自動返信の文面を設定できるようになります。スクリプトを書かずに、件名と本文を自由に書けるのが利点です。

アドオンを使う場合は、次の点を入れる前に確かめておきます。

• 無料版で1日に送れる数に上限があるか
• 有料版の料金と、支払いの単位（月払いか年払いか）
• アドオンにどのデータへのアクセスを許可するか
• 提供している会社と、サポートの窓口

アドオンの無料版には、1日に送れる数に上限があるものがあります。自動返信のアドオンを紹介している記事でも、次のように注意を促しています。

アドオンを使用し自動返信メールの設定を行っている場合、メール送信数の制限がかかっている可能性があります。無料版では1日最大20件（※）しかフォームの回答をメールで送信できないため、それ以上の回答があったとしても自動返信を送ることはできません。アドオンを使用しつつ1日に多くの自動返信を送りたい方は、プレミアムユーザーでの利用を検討してください。 出典: tayori.com

上限の数字はアドオンごとに違い、改定されることもあるため、使うアドオンの説明ページで今日時点の記載を確かめてください。また、アドオンを入れるときには、フォームや回答へのアクセスを許可する画面が表示されます。お客様の個人情報を受け付けるフォームでは、どの会社にどのデータを渡すことになるのかを、社内の決まりと照らして判断します。

受付の文面に入れておく項目

自動返信の設定ができたら、文面を作ります。受け付けた側の誠実さが伝わるかどうかは、文面で決まります。受付の文面には、次の8つの項目を入れておくと、相手が困ることがほとんどなくなります。

1. 件名に「受付完了」と何の受付かを書く

件名は、受信箱の一覧で見たときに何のメールか分かるように書きます。「【受付完了】お問い合わせを受け付けました（株式会社〇〇）」のように、受付が済んだことと、どこからのメールかを入れます。件名に会社名やサービス名がないと、迷惑メールと思われて開かれないことがあります。

2. 宛名とお礼

本文の冒頭に、送信した人の名前とお礼を書きます。GASやフォーム作成サービスでは、回答の名前の欄を差し込んで「〇〇様」と書けます。名前を差し込めない場合は、「お問い合わせいただいた方へ」のように書きます。

3. 受け付けた日時と受付番号

受け付けた日時を書いておくと、相手があとで問い合わせるときに「何日に送ったものか」を伝えやすくなります。受付番号を振れる道具なら、番号も書きます。電話で問い合わせがあったときに、番号で回答を探せます。

4. 回答内容の控え

送信された内容をそのまま本文に載せます。日付や人数、希望の内容などの誤りに、相手が気づけます。ただし、パスワードや詳しい健康の情報のように、メールに載せると困る項目は控えから外します。

5. このあとの流れと返信の目安

「内容を確認のうえ、2営業日以内に担当者からご連絡します」のように、次に何が起きるのか、いつまでに連絡するのかを書きます。土日や祝日、長期の休みの扱いも書いておくと、休み明けの問い合わせが減ります。

6. 返信が届かないときの案内

「〇日たっても連絡がない場合は、お手数ですがこちらまでご連絡ください」と、届かなかったときの連絡先を書きます。受け付ける側の返信が迷惑メールに振り分けられていることもあるため、迷惑メールのフォルダを確かめてもらう一文も入れておきます。

7. このメールに返信できるかどうか

自動返信を送信専用のアドレスから送る場合は、「このメールは送信専用のため、返信いただいてもお答えできません」と書き、問い合わせ先を別に示します。返信できるアドレスから送る場合は、返信すれば担当者に届くことを書いておくと、相手は迷いません。

8. 送り主の名前と問い合わせ先

本文の最後に、会社名やサービス名、問い合わせ先のメールアドレスや電話番号、受付時間を書きます。個人で仕事を受けている場合も、屋号や名前、連絡先を書いておくと、相手は安心して待てます。

文面の例（問い合わせの受付）

上の項目を入れた文面の例です。〇〇の部分は自分の受付に合わせて書き換えます。

件名：【受付完了】お問い合わせを受け付けました（〇〇事務所）

〇〇様

このたびはお問い合わせいただき、ありがとうございます。 下記の内容で受け付けました。

受付日時：〇月〇日 〇時〇分 お問い合わせの内容：（回答の控え）

内容を確認のうえ、2営業日以内に担当者からご連絡します。 土日祝日にいただいたお問い合わせは、翌営業日以降の対応となります。 3営業日を過ぎても連絡がない場合は、迷惑メールのフォルダをご確認のうえ、下記までご連絡ください。

このメールは送信専用です。ご返信いただいてもお答えできません。

〇〇事務所　メール：〇〇　受付時間：平日10時から17時

申し込みと見積もりの依頼で変えるところ

セミナーや講座の申し込みでは、「このあとの流れ」に、参加費の支払い方法と期限、当日の案内をいつ送るかを書きます。定員がある場合は、「このメールは受付の控えで、参加の確定は別途ご案内します」のように、受付と確定の違いをはっきり書きます。

見積もりの依頼では、「内容を確認し、〇営業日以内にお見積もりをお送りします。確認のためにお電話する場合があります」のように、見積もりを出すまでの流れを書きます。見積もりに必要な情報が足りない場合に、追加で質問することがあると書いておくと、相手も心づもりができます。

文面で避けたい書き方

自動返信の文面で、受け取った人を困らせやすい書き方もあります。

• 「担当者より折り返しご連絡いたします」とだけ書き、いつまでに連絡するのかを書かない
• 「必ず24時間以内に返信します」のように、休みの日や担当者の不在を考えずに守れない約束を書く
• 回答内容の控えに、料金や日程を確定したように読める言い方を混ぜる
• 自動返信にキャンペーンの宣伝や別の商品の案内を長く書き、受付の案内が埋もれる

特に、返信の目安は「守れる長さ」で書くことが大切です。1人で受付をしているなら、出張や体調不良で返信できない日もあります。「2営業日以内」と書いて実際には1日で返すほうが、「当日中」と書いて翌日に返すより、相手の受け止め方はずっと良くなります。

文面を作ったら、受付に関わる人全員で読み合わせておくと、約束の中身についての認識のずれを防げます。自動返信で約束したことは、受け付ける側が相手と交わした最初の約束です。

件名と送信元の決め方

自動返信は、文面が整っていても、送信元と件名で損をすることがあります。

送信元の表示名とアドレス

自動返信を受け取った人がまず見るのは、送信元の名前です。表示名には、会社名やサービス名、教室の名前など、相手がフォームを送った先と一致する名前を入れます。Googleの標準機能やGASでは、送信元はフォームの持ち主のGoogleアカウントから送られるため、個人のアドレスで受付をしていると、個人名が表示されることがあります。受付用のGoogleアカウントを別に用意して、そのアカウントでフォームを作る方法もあります。

返信先のアドレス

相手が自動返信にそのまま返信したときに、どこに届くのかを決めておきます。送信専用のアドレスから送るなら、本文に問い合わせ先を書きます。返信を受け付けるなら、受付の担当者が毎日確かめるアドレスにします。誰も見ていないアドレスに返信が届き続けるのは、受付でいちばん避けたい状態です。

件名で迷惑メールと思われないために

件名を「ありがとうございました」だけにすると、何のメールか分からず、迷惑メールと見分けがつきません。「受付完了」「お問い合わせ」「お申し込み」など、相手がした行動と結び付く語を入れ、送り主の名前も件名か表示名に入れます。

自動返信が届かないときの原因と確かめ方

自動返信の設定をしたのに「届かない」と言われたときは、次の順で確かめます。

1. 自分で回答して届くかを試す

設定を変えたら、まず自分で回答して、届くかを確かめます。フォームの道具を紹介している記事でも、送信後の確認を勧めています。

実際にフォームに回答し、送信をクリック。そのあと自動返信メールが届いているかを確認するとともに、フォームの内容が反映されているかもチェックしておきましょう。 出典: tayori.com

試すときは、Gmailだけでなく、携帯電話会社のメールや会社のメールなど、受け取る側の環境が違うアドレスでも試しておくと、届きにくい宛先に気づけます。

2. メールアドレスを集める設定になっているか

Googleフォームの標準機能でもGASでも、回答者のメールアドレスを集める設定がないと、送り先が分からず自動返信は送られません。フォームを複製したときや、設定を見直したときに、ここが外れていることがあります。

3. 回答者のメールアドレスの入力誤り

相手がメールアドレスを1文字間違えて入力していると、自動返信は届きません。メールアドレスの欄に、形式の確認（@が入っているかなど）を設定しておくと、明らかな誤りは送信前に防げます。

4. 迷惑メールのフォルダや受信の設定

自動返信が、相手の迷惑メールのフォルダに入っていることがあります。携帯電話会社のメールでは、パソコンからのメールを受け取らない設定になっていることもあります。フォームの説明文に「送信後に確認のメールをお送りします。届かない場合は迷惑メールのフォルダをご確認ください」と書いておくと、相手が自分で確かめられます。

5. 1日に送れる数の上限

GASやアドオンには、前の節で説明したとおり、1日に送れる数に上限があります。回答が集中した日にだけ「届かない」という連絡が来るなら、上限を疑います。GASでは、残りの送信数を調べる仕組みも用意されています。

6. スクリプトやアドオンが止まっている

GASのトリガーは、エラーが続くと止まることがあります。アドオンも、無料期間の終了や許可の取り消しで動かなくなることがあります。月に一度は自分で回答して、自動返信が届くかを確かめる習慣にしておくと、止まったままの期間を短くできます。

自動返信のあとの対応を回す仕組み

自動返信で「2営業日以内にご連絡します」と書いたら、その約束を守る仕組みが要ります。回答が月に数件なら、フォームの通知メールとスプレッドシート、ふだんのメールソフトで十分回ります。Googleフォームは無料で使え、回答をスプレッドシートに集める機能も入っています。

ただ、問い合わせや申し込みが増えたり、複数人で対応したりするようになると、次のような行き来が負担になります。

• 回答が届いたらスプレッドシートを開き、担当者の列に名前を書く
• 返信はメールソフトで書いて送り、送ったら表に戻って「対応済み」と書く
• 誰がどの回答に返信したのかを、メールの送信済みフォルダとスプレッドシートを見比べて確かめる

この行き来の途中で、書き忘れや二重の返信が起きます。自動返信で約束した返信の目安を守れなかったときの信用の落ち方は、自動返信がなかったときより大きくなります。

フォームと回答の管理を1つにした選択肢

こうした場面の選択肢の1つが、Halictです。公式サイトによると、フォームを作り、届いた回答を担当・ステージ・タグつきで管理し、同じ画面から返信まで送れます。自動返信は、フォームの送信の直後に回答内容の控えを添えて送る形で、無料のプランから使えます。回答の一覧から選んでまとめてメールを送ることもでき、差し込み変数で宛名と回答内容を差し込めます。ステージの変更や担当の割り当て、メールの送信は対応の履歴として時系列で残るため、誰がどの回答に返信したのかを1つの画面で確かめられます。Halictは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

項目はテキスト、選択肢、評価、日付、メール、電話、住所、ファイル提出など12種類で、作りたいフォームを伝えるとAIが質問の下書きを組み立てる機能もあります。料金は人数で決まり、メンバー1人までのフリーは0円で、フォームの数と回答の数はどのプランでも無制限です。3人までのスターターは月額2,980円（税抜）でGoogleスプレッドシートへの追記とフォームの複製、10人までのチームは月額7,800円（税抜）でメールのひな形、一斉メールと開封・クリックの計測、Teams・Slack・Chatworkへの通知が使えます。

どの道具を使う場合でも、大切なのは、自動返信で約束したことを、受け付ける側の全員が見える形で守れることです。返信の目安と、担当者と、対応の状態が一覧で見えていれば、道具が何であっても受付は回ります。

自動返信を設定するときの段取り

最後に、これからフォームの自動返信を設定する人のために、段取りを順に整理します。

1. 受付の種類（問い合わせ、申し込み、見積もりの依頼など）と、1日に届く回答の見込み数を書き出す
2. 文面を自由に書く必要があるか、1日の上限に収まるかで、4つの方法から選ぶ
3. 受付の文面を、8つの項目に沿って作る
4. 送信元の表示名と返信先のアドレスを決める
5. 自分で回答して、自動返信が届くか、内容が正しいかを確かめる
6. 受け付ける側に届く通知と、対応の状態を記録する場所を決める
7. 月に一度、自分で回答して自動返信が届くかを確かめる

文面の作成で迷ったら、自分が相手の立場で受け取ったときに、「次に何をすればよいか」が分かるかを読み返します。返信の目安、問い合わせ先、届かなかったときの連絡先の3つが書かれていれば、受付の文面としては十分です。

フォームの受付を任される仕事と在宅の働き方

フォームの作成や自動返信の設定、届いた問い合わせへの一次対応は、在宅で請け負われることの多い仕事です。問い合わせの窓口、セミナーの運営事務、教室の受付など、受付まわりの仕事はパソコンとネットの環境があれば場所を選ばずに進められます。小さな事業者の中には、フォームを作ったものの自動返信の文面や通知の設定まで手が回らず、外部の人に整えてもらいたいと考えるところも少なくありません。

2004年から在宅ワークとフリーランスの仲介を続けてきた運営者として見てきた限りでは、受付の仕事を長く任される人は、フォームを作る技術よりも、自動返信で約束した返信の目安を依頼主と最初に決めておくことを大切にしています。何営業日以内に、誰が、どの文面で返信するのか。この取り決めがあると、依頼主も受け手も安心して仕事を続けられます。こうした仕事は、依頼主と直接やりとりできると、受付の文面の変更や急な休みの案内にもすぐ対応できます。手数料0%で直接取引できる形なら、受け手の手取りが厚くなり、依頼主も同じ予算でより多くの仕事を頼めます。

自動返信やメール配信の設定を仕事にしたい人は、CRM・メルマガ・自動化施策のお仕事で、メルマガの配信や顧客管理の自動化の仕事の内容と求められる力を整理しています。GASのような業務の自動化に関心がある人は、RPA・業務自動化ツールのお仕事で、定型の作業を自動化する仕事の種類を確かめられます。医療機関の受付や予約の窓口の仕事に関心がある人は、医療事務技能審査試験（メディカルクラーク）で、受付や会計の実務を問う試験の内容を見ておくと、求人を選ぶときの手がかりになります。

よくある質問

Q. Googleフォームの自動返信の文面は変えられますか？

Googleフォームの標準機能で送られるのは、回答内容をそのまま並べた控えで、件名や本文にあいさつや返信の目安を書き加えることはできません。文面を自由に書きたい場合は、Google Apps Scriptでフォームの送信時にメールを送る設定をするか、アドオンやフォーム作成サービスを使います。それぞれ1日に送れる数の上限が違うので、回答の見込み数と合わせて選びます。

Q. 自動返信が届かないと言われたら何から確かめればよいですか？

まず自分でフォームに回答し、自動返信が届くかを試します。届かなければ、メールアドレスを集める設定が外れていないか、スクリプトのトリガーやアドオンが止まっていないかを確かめます。自分には届くのに相手に届かない場合は、相手のメールアドレスの入力誤りや、迷惑メールのフォルダへの振り分けを疑い、相手に確かめてもらいます。

Q. 自動返信には回答内容をすべて載せたほうがよいですか？

日付や人数、希望の内容などは、控えとして載せておくと相手が入力の誤りに気づけます。一方で、パスワードや詳しい健康の情報など、メールに載せると困る項目は外します。メールは転送や誤送信で第三者の目に触れることがあるため、控えに載せる項目は、相手が確かめる必要のあるものに絞ると安心です。

Q. 自動返信を送信専用のアドレスから送っても問題ありませんか？

送信専用のアドレスから送ること自体はよく行われています。その場合は、本文に「このメールは送信専用です」と書き、返信の代わりに使える問い合わせ先を必ず示します。相手が自動返信にそのまま返信して、誰にも読まれないまま放置される状態を避けるためです。返信を受け付けるなら、担当者が毎日確かめるアドレスから送ります。