Numbersで在庫管理表を作る｜Macでの作り方と関数

Mac で在庫管理表を作ろうとして、Excel ではなく Numbers を使いたいと考える人は少なくありません。ハンドメイド作品の材料、ネットショップの商品、サークルの備品、店のバックヤードの消耗品。Excel の入っていない Mac でも、Numbers なら今日から在庫の記録を始められます。ところが、検索して出てくる在庫管理表の作り方は Excel 向けのものがほとんどで、Numbers の画面ではボタンの場所も考え方も少し違います。

この記事では、Numbers で在庫管理表を作る方法を、Mac での手順に沿って整理します。Numbers ならではの「1枚のシートに複数の表を並べる」作り方、入力を楽にするポップアップメニュー、在庫数を出す SUMIFS と XLOOKUP の関数、在庫が少ない商品に色を付ける条件付きハイライト、iPhone や iPad との共有、Excel とのやり取りで気をつける点まで扱います。在庫の補充や発送の準備を複数人で分担し、担当と期限と進み具合を共有したい場合は、国産のプロジェクト管理ツールPinateca（ピナテカ）のような道具を組み合わせる方法にも触れます。

Numbersで在庫管理をする前に知っておきたい考え方

Numbers は、Apple が Mac、iPhone、iPad 向けに用意している表計算のアプリです。Excel と同じように表を作り、関数で計算できますが、画面の考え方に1つ大きな違いがあります。

Excel では、1枚のシート全体が1つの大きな方眼紙です。Numbers では、シートは白い作業台のようなもので、その上に「表」を何個でも並べられます。Apple のユーザガイドにも、1つのシートには表をいくつでも追加できると書かれています。

この違いは、在庫管理表を作るときに役立ちます。たとえば1枚のシートの上に、次の3つの表を並べられます。

• 商品の一覧の表（品番、品名、発注点）
• 入出庫の記録の表（日付、区分、品番、数量）
• 在庫数の表（品番ごとの在庫数）

Excel ならシートを3枚に分けるところを、Numbers では1枚の画面で見渡せます。記録を書き込んだ瞬間に、隣の在庫数の表の数字が変わるのを目で確かめられるので、関数が正しく動いているかの確認も簡単です。もちろん、表の数が増えて見づらくなったら、シートを分けても構いません。

もう1つ知っておきたいのは、Numbers の表には「見出し行」と「見出し列」という特別な行と列があることです。見出し行に「品番」「品名」のような項目名を入れておくと、関数の中で列を項目名で指し示せるようになり、数式が読みやすくなります。新しく表を追加すると、たいてい1行目が見出し行になっているので、そのまま項目名を入れて使います。

在庫管理表の基本の考え方は、Excel でも Numbers でも同じです。在庫数を直接書き換えるのではなく、入ってきた数と出ていった数を1行ずつ記録し、その合計から在庫数を計算します。こうしておけば、数が合わなくなったときに、どの日のどの記録でずれたのかを後からたどれます。

在庫管理表に入れる項目

項目は、最初から多くしすぎないことが続けるコツです。次の表は、Numbers で在庫管理表を始めるときの最小限の項目です。

表	項目	入れ方の例
商品の一覧	品番	A-001
商品の一覧	品名	刺しゅう糸 赤
商品の一覧	単位	束
商品の一覧	発注点	5
商品の一覧	在庫数	関数で計算
入出庫の記録	日付	2026/11/04
入出庫の記録	区分	入庫、出庫、調整
入出庫の記録	品番	A-001
入出庫の記録	品名	関数で表示
入出庫の記録	数量	10
入出庫の記録	増減	関数で計算
入出庫の記録	メモ	仕入先、使った作品など

品番は、品名とは別に必ず付けます。品名は「刺しゅう糸赤」「赤の刺しゅう糸」のように書き方が揺れやすく、関数で集計するときに別の商品として数えられてしまいます。品番を英数字の短い記号にしておけば、書き方の揺れで集計がずれることはなくなります。

発注点は、その数を下回ったら補充を考える目安です。最初は感覚で決めて構いません。1か月ほど記録を続けると、1週間あたりにどれくらい減るのかが見えてくるので、そこから見直します。

在庫数の列は、商品の一覧の表に設けて、入出庫の記録から関数で計算します。在庫数の表を別に作ってもよいのですが、商品の一覧の表に在庫数があると、品名と発注点と在庫数を1行で見比べられて便利です。

Numbersで在庫管理表を作る手順

ここからは、Mac の Numbers で在庫管理表を作る手順を順に説明します。

1. Numbers を開き、テンプレートの選択画面で「空白」を選ぶ
2. 最初からある表の名前を「商品」に変える（表をクリックし、表の名前を表示する設定にして書き換える）
3. 商品の表の見出し行に、品番、品名、単位、発注点、在庫数を入れる
4. ツールバーの「表」ボタンからもう1つ表を追加し、名前を「記録」にする
5. 記録の表の見出し行に、日付、区分、品番、品名、数量、増減、メモを入れる
6. 商品の表に、扱っている品物を1行ずつ入力する

表の名前は、関数の中で別の表を指し示すときに使われます。「表 1」「表 2」のままだと、数式を見たときにどの表のことか分かりにくいので、最初に「商品」「記録」のような短い名前を付けておきます。

行が足りなくなったら、表の左下にあるハンドルを下にドラッグすると行を追加できます。記録の表は日々の入力でどんどん長くなるので、最初から50行ほど確保しておくと、入力のたびに行を追加する手間が省けます。

表の見た目は、「フォーマット」サイドバーの「表」タブで変えられます。「1行おきに色を付ける」を選ぶと、横に長い記録の表でも行を読み間違えにくくなります。見出し行の色を濃くして、入力する列と関数で計算する列で背景の色を変えておくと、どこに手で入力すればよいのかが一目で分かります。

日付の列は、「フォーマット」サイドバーの「セル」タブで、データフォーマットを「日付と時刻」にしておきます。日付として入力しておくと、あとで期間を絞り込んだり、月ごとに集計したりできます。

ポップアップメニューとチェックボックスで入力を楽にする

在庫管理表で数が合わなくなる原因の多くは、手入力の打ち間違いです。Numbers には、セルにポップアップメニューやチェックボックスを付ける機能があり、入力を選ぶだけにできます。Apple のユーザガイドでは、表のセルにチェックボックス、星印の評価、スライダ、ステッパー、ポップアップメニューなどのコントロールを追加できると説明されています。

記録の表の「区分」の列は、ポップアップメニューにするのがおすすめです。

1. 記録の表の区分の列のセルを選ぶ
2. 「フォーマット」サイドバーの「セル」タブを開く
3. 「データフォーマット」のメニューから「ポップアップメニュー」を選ぶ
4. 項目を「入庫」「出庫」「調整」の3つにする

これで、区分の列はクリックして選ぶだけになり、「入荷」「入庫」「仕入」のような書き方の揺れがなくなります。区分の書き方が1つにそろっていないと、次の節で説明する IF の数式が正しく働かないので、この設定は特に大切です。

品番の列もポップアップメニューにできますが、商品が30を超えるとメニューが長くなり、かえって選びにくくなります。その場合は品番は手入力にして、隣の品名の列に関数で品名を表示し、打ち間違いにその場で気づけるようにします。

チェックボックスは、たとえば「発注済み」の列に使えます。発注点を下回った商品のうち、すでに注文したものにチェックを入れておけば、同じ商品を二重に注文するのを防げます。ユーザガイドによると、チェックボックスのあるセルの値は、選択がTRUE（1）、未選択がFALSE（0）に限られるので、関数で「チェックが入っていない商品だけを数える」といった使い方もできます。

在庫数を出す関数（SUMIFS、XLOOKUP、IF）

Numbers には、在庫管理でよく使う関数がそろっています。Apple の「数式および関数ヘルプ」には、SUMIFS、COUNTIF、XLOOKUP、FILTER、UNIQUE なども並んでいます。在庫管理表で使うのは、主に次の4つです。

関数	使う場所	役割
IF	記録の表の増減の列	出庫ならマイナス、それ以外はそのままの数にする
XLOOKUP	記録の表の品名の列	品番から品名を表示する
SUMIFS	商品の表の在庫数の列	品番が一致する増減を合計する
COUNTIF	点検用の列	品番の重複を数える

記録の表の増減の列には、区分が出庫ならマイナスにする数式を入れます。区分が B 列、数量が E 列なら、増減の列の2行目に IF(B2="出庫",-E2,E2) のように入れます。Numbers では、セルに「=」を入力すると数式エディタが開き、そこに関数を入力します。入力したら、その列の下の行にもドラッグでコピーします。

記録の表の品名の列には、品番から商品の表の品名を引く XLOOKUP を入れます。数式エディタで XLOOKUP と入力し、1つ目の引数に同じ行の品番のセル、2つ目に商品の表の品番の列、3つ目に商品の表の品名の列を、マウスでクリックして指定します。別の表の列をクリックすると、その表の名前の付いた参照が自動で入るので、書き方を覚えていなくても大丈夫です。4つ目の引数に "未登録" と入れておくと、商品の表にない品番を打ったときに「未登録」と表示されます。

商品の表の在庫数の列には、SUMIFS を入れます。SUMIFS の引数は、合計する値、条件を調べる値、条件の順です。1つ目に記録の表の増減の列、2つ目に記録の表の品番の列、3つ目に同じ行の品番のセルを指定すると、その商品の入庫と出庫と調整の合計、つまり今の在庫数が出ます。条件を追加して、日付が今月のものだけを合計すれば、今月の出庫数のような集計もできます。

Apple のヘルプには、条件を引数に使える関数をまとめたページもあります。

引数に条件とワイルドカードを使用できる関数 出典: Apple サポート「数式および関数ヘルプ」

このページを見ると、SUMIFS や COUNTIF の条件に「"A-*"」のようなワイルドカード（任意の文字を表す記号）を使えることが分かります。品番の先頭の文字でカテゴリを分けている場合、「A で始まる品番の在庫の合計」も1つの数式で出せます。

関数を使うときの注意は1つだけです。数式の入ったセルに、手で数字を上書きしないことです。在庫数を直したくなったら、記録の表に「調整」の行を1行追加します。上書きすると、数式が消えたことに誰も気づかないまま、表の数と実物の数が少しずつずれていきます。

在庫が少ない商品を色で知らせる（条件付きハイライト）

発注点を下回った商品に自動で色を付けると、補充の漏れが減ります。Numbers では、この機能を「条件付きハイライト」と呼びます。Apple のユーザガイドでは、セルの値が特定の条件を満たしているときに、セルやセルのテキストの外観を自動で変えられると説明されています。

商品の表の在庫数の列に、次の手順でルールを付けます。

1. 在庫数の列のセルを選ぶ
2. 「フォーマット」サイドバーの「セル」タブを開く
3. 「条件付きハイライト」をクリックし、「ルールを追加」を選ぶ
4. ルールの種類で「数字」を選び、「次より小さい」のルールを選ぶ
5. 値の欄で、セル参照のボタンを押し、同じ行の発注点のセルをクリックする
6. 塗りつぶしの色（たとえば赤）を選び、「完了」を押す

ユーザガイドには、セル参照を使えば、セルの値を別のセルと比べるルールを作れると書かれています。発注点を商品ごとに変えていても、同じ行の発注点と比べるので、1つのルールで全商品に対応できます。設定したルールは、「ハイライトルールを表示」から「ルールを結合」を選ぶと、ほかのセルにも広げられます。

在庫が0の商品は別の色にしたい場合は、もう1つルールを追加します。ユーザガイドによると、1つのセルに複数のルールがある場合は、リストの最初のルールに従って外観が変わります。「0と等しい」のルールを上に、「発注点より小さい」のルールを下に並べると、在庫切れの商品だけが別の色で目立つようになります。

フィルタ、カテゴリ、ピボットテーブルで集計する

記録の行が増えてきたら、見たい行だけを絞り込む機能が役に立ちます。

フィルタは、条件に合う行だけを表示する機能です。記録の表で「品番が A-001」「区分が出庫」のように絞り込めば、ある商品がいつ、いくつ出ていったのかを一覧できます。棚卸で数が合わなかった商品を調べるときに、まずフィルタで該当の品番の記録だけを表示すると、記録漏れや打ち間違いを見つけやすくなります。

カテゴリは、ある列の値ごとに行をまとめて、グループごとに合計などを表示する Numbers の機能です。記録の表を品番の列でカテゴリ分けすれば、品番ごとに記録がまとまり、グループごとの増減の合計を表示できます。関数を使わずに、品番ごとの在庫数をざっと確かめたいときに便利です。

ピボットテーブルは、元の表のデータを、行と列を入れ替えながら集計し直す表のことです。Numbers でもピボットテーブルを作れます。記録の表から、行に品番、列に月、値に出庫の数量を並べたピボットテーブルを作ると、どの商品が何月によく出ているのかが分かり、季節によって発注点を変える判断の材料になります。

どの機能も、元の記録の表をそのまま使って集計します。記録の書き方が1行1動作でそろっていれば、フィルタもカテゴリもピボットテーブルも正しく働きます。逆に、1行に入庫と出庫を両方書くような記録が混ざると、どの集計もずれてしまいます。記録の書き方をそろえることが、集計の機能を生かす前提です。

iPhoneやiPadと共有して使う

Numbers の在庫管理表は、iCloud を通して iPhone や iPad からも開けます。倉庫や作業部屋にパソコンを持ち込めなくても、スマートフォンから記録の行を追加できるのは大きな利点です。

ほかの人と一緒に在庫管理表を使う場合は、共同作業の機能を使います。Apple のユーザガイドでは、共同作業について次のように説明しています。

Numbersスプレッドシートを共有して、ほかのユーザとリアルタイムで共同作業ができます。共有スプレッドシートとその変更は iCloud に保存されるため、共同作業に関わるすべてのユーザが変更を確認できます。 出典: Apple サポート「Numbersでの共同作業の概要」

同じページには、スプレッドシートのオーナーが、編集できる人と閲覧だけの人を選べることや、共同作業に参加するにはApple Accountへのサインインや iCloud Drive の設定が必要になる場合があることも書かれています。Windows のパソコンからは、Web ブラウザで使う Numbers for iCloud で開けると案内されています。Android の端末や、必要な条件を満たしていない Apple の端末からは、閲覧はできても編集はできないとされているので、一緒に使う人の端末を先に確かめておきます。

共有して使うときは、次の2つを決めておくと数が崩れにくくなります。

• 記録の表は末尾に行を追加するだけにし、過去の行は直さない
• 商品の表の発注点や品名を直せる人を決めておく

同じセルを2人が同時に書き換えると、どちらかの入力が残りません。記録は追記だけ、直したいときは調整の行を追加する、という運用にしておけば、共同作業でも安心して使えます。

iPhone や iPad の Numbers には、表に行を追加するための「フォーム」という機能もあります。ユーザガイドの表の削除の説明には、iPhone または iPad 用の Numbers で追加されたフォームが表にリンクされていることがある、と書かれています。小さな画面で横に長い表に入力するのは大変なので、記録の入力をフォームから行うようにすると、現場での入力がぐっと楽になります。

Excelとのやり取りで気をつけること

取引先や家族の中に Excel を使う人がいる場合、Numbers の在庫管理表を Excel の形式で渡すことになります。Numbers では、「ファイル」メニューの「書き出す」から Excel の形式を選べます。Apple のユーザガイドによると、Excel に書き出すときは、ワークシートを表ごとに作るか、シートごとに作るかを選べます。

ここで、Numbers の「1枚のシートに複数の表」という作りが関係してきます。Excel にはこの考え方がないため、書き出し方によっては、1枚のシートにあった商品の表と記録の表が、Excel では別々のワークシートに分かれます。関数の参照も書き換えられるので、書き出したあとは、在庫数が正しく計算されているかを数行で確かめます。

逆に、Excel で作られた在庫管理表を Numbers で開くこともできます。ユーザガイドには Excel のファイルを読み込む方法の説明があります。ただし、Excel の一部の機能や関数の書き方は、Numbers で開くと形が変わったり、使えなかったりすることがあります。読み込んだら、まず関数の入った列の数字が元の Excel と同じかを確かめてから使い始めます。

CSV で書き出す方法もあります。CSV とは、表の値をカンマで区切った文字だけのファイルで、ネットショップの商品登録や会計ソフトへの取り込みによく使われます。ユーザガイドによると、CSV に書き出すときは、表ごとに1つのファイルを作るか、表を1つのファイルに結合するかを選べ、テキストエンコーディング（文字コード）も変えられます。取り込み先で日本語が文字化けする場合は、文字コードを取り込み先の指定に合わせて書き出し直します。

Numbersで棚卸をする方法

在庫管理表は、ときどき実物と突き合わせて初めて信用できる表になります。棚卸とは、手元にある品物を実際に数えて、表の数と比べる作業のことです。Numbers の在庫管理表なら、棚卸用の表を1つ追加するだけで、数えた結果をその場で記録できます。

棚卸の進め方は、次の順番が分かりやすいでしょう。

1. 商品の表を複製して、名前を「棚卸」にする
2. 棚卸の表に「実数」と「差」の列を追加し、「確認済み」の列をチェックボックスにする
3. 差の列に、実数から在庫数を引く数式を入れる
4. iPhone や iPad で棚卸の表を開き、品物を数えながら実数を入力して、確認済みにチェックを入れる
5. 差が0でない行に条件付きハイライトで色を付け、もう一度数え直す
6. それでも合わない分は、記録の表に「調整」の行を追加し、メモに理由を書く

複製した表の在庫数は、元の商品の表と同じ数式で動くので、棚卸の途中に入出庫があると数が動いてしまいます。棚卸をする日は、作業の間だけ入出庫の記録を止めるか、棚卸を始めた時刻をメモしておき、その後の記録は棚卸が終わってから入力するようにします。

数が合わない品物は、たいてい出庫の記録漏れか、品番の打ち間違いです。差が出た品番でフィルタをかけ、記録の表の行を1つずつ確かめると、原因が見つかることが多くあります。原因が分かったら、メモの列に「出庫の記録漏れ」「別の品番で記録」のように残しておきます。同じ原因が何度も出てくるなら、記録の手順そのものを見直す合図です。

棚卸の結果を紙で残したい場合は、棚卸の表を印刷するか、PDF に書き出します。Apple のユーザガイドによると、PDF のほかに Excel や CSV の形式でも書き出せます。日付を付けた控えを月ごとに残しておくと、前の月と比べて差の出た品物が減っているかどうかを確かめられます。

テンプレートから始める場合の注意

Numbers には、最初から用意されているテンプレートがあり、ネット上でも Numbers 用の在庫管理表のひな形が配られています。ゼロから作るのが不安なら、テンプレートから始めるのも1つの方法です。

ただし、テンプレートを使うときは、次の3点を先に確かめます。

• 在庫数が、入出庫の記録の合計から計算される形になっているか
• 品番の列があり、品名とは別に管理できるか
• 自分の扱う品物の単位（個、束、箱など）に合わせて項目を直せるか

在庫数を直接書き換える形のテンプレートは、見た目は簡単でも、数が合わなくなったときに原因を追えません。その場合は、テンプレートのデザインだけを生かし、記録の表と関数はこの記事の手順で作り直すと、見やすさと正確さを両立できます。

Numbersの在庫管理表のメリットと限界

Numbers で在庫管理表を作ることには、はっきりした向き不向きがあります。

メリットは次のとおりです。

• Mac に Excel が入っていなくても、すぐに作り始められる
• 1枚のシートに複数の表を並べ、記録と在庫数を同じ画面で見渡せる
• ポップアップメニューやチェックボックスで、入力を選ぶだけにできる
• iCloud で iPhone や iPad と共有し、外出先からも記録できる

限界は次のとおりです。

• 記録の行が数万行を超えると、動作が重くなりやすい
• 取引先が Excel を使っている場合、書き出すたびに数式の確認が必要になる
• バーコードの読み取りや、在庫が減ったときの自動の注文は、標準の機能だけでは難しい
• 複数の販売先の在庫を自動で合わせることはできない

目安として、品物が数百点まで、記録する人が数人までなら、Numbers で十分に回ります。ハンドメイド作品の材料や、小さなネットショップの商品、サークルや事務所の備品の管理なら、Numbers の在庫管理表がちょうどよい大きさです。

一方で、出荷の件数が増えて記録が毎日数十行を超えるようになったり、複数のネットショップの在庫をまとめて合わせる必要が出てきたりしたら、在庫管理のシステムを検討する時期です。その場合も、Numbers で決めてきた品番と記録の書き方は、新しい仕組みにデータを移すときの土台になります。CSV で書き出せば、ほとんどのシステムに取り込めます。

補充や発送の作業を複数人で分担するとき

在庫管理表そのものは Numbers で回せても、その周りの作業の段取りで困ることがあります。「来週のイベントまでに材料を補充する」「新作の写真を撮って出品する」「月末の棚卸を誰がやるか決める」といった仕事です。これらは在庫の数ではなく、担当と期限と進み具合の管理です。

在庫管理表のメモの列にこうした作業を書き込むと、記録の表がすぐに読みにくくなります。1人で運営しているうちはメモアプリでも足りますが、家族や仲間、外注先と作業を分け合うようになると、「誰がどこまで終えたのか」が見えにくくなります。

こうした場面の候補の1つがPinatecaです。公式サイトによると、Pinateca はカンバン、ガントチャート、カレンダー、リストなど8種類のボードと、チャット、カードごとのコメント、受信箱を備えた国産のプロジェクト管理ツールです。カードには担当者と期限を設定でき、担当者やラベルで絞り込むこともできると案内されています。料金のページでは、フリープランは5人まで、ボード10個までで、期限なく無料、クレジットカードの登録も要らないとされています。6人目、または11個目のボードからはスタンダードプランになり、料金は1人あたり月額500円（年払いなら1人あたり月額400円、税抜）です。Pinatecaは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

使い分けの例としては、在庫の数と入出庫の記録は Numbers の在庫管理表で持ち、「材料の補充」「新作の出品」「棚卸」といった作業はボードのカードにして、担当と期限を付けて動かす形が考えられます。Pinateca には在庫を数える機能はないため、数の記録は Numbers に残し、ボードは作業の段取りの共有に使います。

在庫管理の経験を仕事に生かす

在庫管理表を自分で作って回した経験は、在宅の仕事や副業でもそのまま生かせます。ネットショップの運営代行では、商品の登録や受注の処理と一緒に、在庫の数の管理を任されることがよくあります。表の作り方と記録の決まりを説明できる人は、作業だけを頼まれる人より、運営そのものを任されやすくなります。

在宅ワークの仲介を2004年から続けてきた運営者として見てきた限りでは、長く続く人ほど、言われた作業をこなすだけでなく、「この列を追加すると発注の漏れが減ります」といった提案を一言添えています。仲介の手数料がかからない直接のやり取りであれば、依頼する側は同じ予算で頼める範囲を広げられ、受ける側の手取りも厚くなります。小さな提案が、次の依頼につながる関係をつくります。

ネットショップの裏側の仕事に興味がある人は、EC運用代行・商品登録のお仕事で、商品登録や受注処理、在庫の管理といった仕事の内容と、求められるスキルを確認できます。商品写真やバナーづくりまで手がけたい人は、デザイナーの年収・単価相場で、デザインの仕事の単価の目安を見ておくと、自分の得意分野をどこまで広げるかを考えやすくなります。

在庫や販売の仕組みを、経営の目線から学びたくなったら、経営全般の知識を問う国家資格の中小企業診断士のページも参考になります。試験の概要と、資格を生かせる仕事の広がりが整理されています。

Numbers の在庫管理表は、商品の表と記録の表を同じシートに並べ、SUMIFS で在庫数を出し、条件付きハイライトで補充の時期を知らせる。この3つを押さえれば、Mac だけで十分に使える仕組みになります。最初は品物を10点ほどに絞って記録を始め、1か月続けてから項目や発注点を見直していくのが、長く使える表への近道です。

よくある質問

Q. Numbersの在庫管理表はExcelで開けますか？

開けます。Numbers の「ファイル」メニューの「書き出す」から Excel の形式を選ぶと、Excel で開けるファイルを作れます。ただし、1枚のシートに複数の表がある場合は、Excel では表ごとに別のワークシートに分かれることがあります。書き出したあとは、関数の入った列の数字が正しいかを確かめてから渡すと安心です。

Q. NumbersでもSUMIFSやXLOOKUPは使えますか？

使えます。Apple の数式および関数ヘルプには、SUMIFS、SUMIF、COUNTIF、COUNTIFS、XLOOKUP、FILTER、UNIQUE などが並んでいます。引数の順番は Excel とほぼ同じで、数式エディタで別の表の列をクリックすると、表の名前付きの参照が自動で入ります。

Q. iPhoneから在庫の記録を入力できますか？

iCloud で同じスプレッドシートを開けば、iPhone や iPad の Numbers からも入力できます。横に長い表は小さな画面では入力しにくいため、入力する列を少なくした記録の表を用意するか、iPhone や iPad の Numbers のフォームの機能を使うと入力しやすくなります。

Q. 在庫の数が実物と合わないときはどうすればよいですか？

在庫数のセルを手で直さず、記録の表に「調整」の行を追加して差を記録します。そのうえでフィルタで該当の品番の記録だけを表示し、出庫の記録漏れや数量の打ち間違いがないかを確かめます。原因をメモの列に残しておくと、同じずれが繰り返されているかどうかが分かります。