メールで申しますと名乗る書き方｜初回と二回目の違い

2026年10月28日

＠SOHO編集部

この記事のポイント

✓メールで「申します」と名乗るのは
✓初めて連絡する相手に対してが基本です
✓二回目以降は「です」「でございます」に切り替えます

ビジネスメールの冒頭で「株式会社〇〇の田中と申します」と書くか、「田中です」と書くか。毎日のように書くのに、意外と迷う部分です。初めての相手には「申します」が丁寧なのは分かっていても、二回目以降も使い続けてよいのか、担当が替わったときはどうするのか、はっきり説明できる人は多くありません。

結論から書くと、メールで「申します」と名乗るのは、初めて連絡する相手に対してが基本です。二回目以降は「です」か「でございます」に切り替えます。ただし、相手が自分のことを覚えていない可能性が高い場合や、担当が替わった直後などは、二回目以降でも「申します」を使うのが自然な場面があります。

この記事では、「申します」の意味と敬語としての位置づけを確かめたうえで、初回と二回目以降の違い、場面ごとの使い分け、よくある誤用を比較しながら整理します。件名から署名までの例文も、場面ごとに1通の形で紹介します。問い合わせへの返信で、担当者として初めて名乗る場面の回し方にも、後半でHalictのような受付の道具とあわせて触れます。

「申します」はどんな敬語か

「申します」は、「言う」をへりくだって表す「申す」に、丁寧の「ます」が付いた形です。「田中と申します」は、「田中と言います」を改まった言い方にしたものです。

敬語の分類については、文化審議会が答申した「敬語の指針」が詳しく整理しています。この指針では、敬語を5つに分け、「申す」を「謙譲語Ⅱ（丁重語）」に位置づけています。

謙譲語Ⅱ（丁重語）（「参る・申す」型）自分側の行為・ものごとなどを，話や文章の相手に対して丁重に述べるもの。出典: 文化庁「敬語の指針」（文化審議会答申）

ここで大切なのは、「申す」が、話題にしている人物を高めるのではなく、メールを読んでいる相手に対して、自分のことを丁重に述べる言葉だという点です。つまり「田中と申します」は、読み手に対して改まった姿勢で名乗る表現です。

よく似た言葉に「申し上げる」があります。こちらは「謙譲語Ⅰ」に分類され、「お礼を申し上げます」のように、行為の向かう先の人物を高める働きがあります。名乗るときに「田中と申し上げます」とは言わないのは、名乗る行為が誰か特定の人物に向かうものではないためです。

言葉	分類	使う場面の例
申します	謙譲語Ⅱ（丁重語）	田中と申します
申し上げます	謙譲語Ⅰ	お礼申し上げます、お詫び申し上げます
です	丁寧語	田中です
でございます	丁寧語（より改まった形）	田中でございます

このように並べると、「申します」と「です」の違いは、丁寧さの度合いの違いだと分かります。「申します」は相手との距離を保った改まった名乗り、「です」は丁寧ではあるものの、ある程度やり取りを重ねた相手向けの名乗りです。この差が、初回と二回目以降の使い分けにつながります。

初回と二回目以降の違いを比較する

初めての相手と、二回目以降の相手で、メールの書き出しがどう変わるのかを比べます。

項目	初めて連絡する相手	二回目以降の相手
挨拶	初めてご連絡いたします、突然のご連絡失礼いたします	いつもお世話になっております
名乗り	株式会社〇〇の田中と申します	株式会社〇〇の田中です
自己紹介	部署や役割、連絡した経緯を書く	省略する
本題への入り方	連絡した理由を先に説明する	すぐ本題に入る

二回目以降に「です」へ切り替える理由について、学生向けのビジネスマナーの記事では次のように説明されています。

これ以上「申します」を使うと不自然かも…そんな風に感じた時が「です」「ございます」に変えていくベストタイミングです。出典: マイナビ学生の窓口フレッシャーズ

同じ記事では、二回目以降も「申します」を続けると、よそよそしい印象を与えかねないとも指摘されています。初対面の挨拶を毎回繰り返しているように見えるためです。何度もやり取りしている相手から、毎回「田中と申します」と届くと、読む側は「まだ距離を置かれているのかな」と感じることがあります。

正直なところ、「申します」を使い続けて失礼だと怒られることはまずありません。丁寧すぎるだけで、誤りではないからです。ただ、メールの冒頭は毎回読まれる部分なので、相手との関係に合った名乗りにしておくほうが、やり取りは滑らかになります。

切り替えの目安は、相手から一度返信をもらったときです。相手が返信をくれた時点で、互いに名前を認識したと考えられます。次のメールからは「いつもお世話になっております。株式会社〇〇の田中です」と書き出せば十分です。

二回目以降でも「申します」を使う場面

二回目以降は「です」に切り替えるのが基本ですが、例外もあります。相手がこちらを覚えていない可能性が高い場面では、二回目以降でも「申します」を使うほうが自然です。

前回の連絡から時間がたっている（数か月以上）
前回は営業の案内を送っただけで、相手から返信をもらっていない
展示会や名刺交換で一度会っただけで、メールは初めて
相手が多くの人とやり取りしていて、こちらを覚えていない可能性が高い（大学の教員、採用担当者など）

このような場合は、「先日の展示会でご挨拶させていただきました、株式会社〇〇の田中と申します」のように、前回の接点を添えて名乗ると、相手が思い出しやすくなります。

反対に、二回目以降なのに「申します」を使うと不自然になるのは、次のような場面です。

何度もやり取りしていて、相手もこちらの名前で呼びかけている
同じ日に、同じ件で何度かメールを往復している
社内の、ふだん一緒に仕事をしている相手

判断に迷ったときは、相手がこちらの名前を見てすぐに誰だか分かるかどうかを考えます。分かるなら「です」、分からないかもしれないなら「申します」と考えると、ほとんどの場面で迷わずに済みます。

就職活動のメールも、この考え方で整理できます。採用担当者は多くの応募者とやり取りしているため、面接の日程調整の段階では、二回目以降でも「〇〇大学の田中と申します」と名乗るのが一般的です。内定が出て、担当者と個別にやり取りするようになったら、「〇〇大学の田中です」に切り替えても失礼にはなりません。

担当が替わったとき、取引のある会社に初めて送るとき

迷いやすいのが、会社としては取引があるものの、自分がその相手に初めてメールを送る場面です。前任の担当者から引き継いだときや、上司の代わりに連絡するときがこれにあたります。

この場合は、会社同士の関係を示す「いつもお世話になっております」で書き出し、自分の名乗りには「申します」を使います。「初めてご連絡いたします」から書き出すと、取引がまるで新しく始まるかのように受け取られることがあるためです。

場面	挨拶	名乗り
会社として取引がなく、自分も初めて	初めてご連絡いたします	申します
会社として取引があり、自分は初めて	いつもお世話になっております	申します
会社として取引があり、自分も二回目以降	いつもお世話になっております	です

担当の引き継ぎで名乗るときは、誰から引き継いだのかも書き添えます。「前任の佐藤に代わり、本日より御社を担当させていただくことになりました田中と申します」のように書くと、相手は事情をすぐに理解できます。社外の人に社内の人を紹介するときは、前任者の名前に「さん」や役職の敬称を付けず、「前任の佐藤」と書くのが基本です。

上司の代わりに連絡するときも同じ考え方です。「部長の佐藤に代わりご連絡いたしました、営業部の田中と申します」と書けば、相手は誰の代わりなのかが分かります。

社内と社外での名乗り方の違い

社外と社内では、名乗りに含める情報も変わります。

社外の相手には、会社名、部署名、名前の順で名乗ります。「株式会社〇〇営業部の田中と申します」のように書くのが一般的です。会社名は「(株)」のように略さず、正式な名称で書きます。

社内の相手には、会社名は要りません。部署名と名前だけで十分です。初めてメールを送る社内の相手にも「申します」は使えますが、同じ会社の人どうしなので、「営業部の田中です」と書いても失礼にはなりません。部署が離れていて、ほとんど面識のない役員などに送る場合は、「営業部の田中と申します」と書くほうが改まった印象になります。

相手	名乗りに含める情報	初回の名乗りの例
社外	会社名、部署名、名前	株式会社〇〇営業部の田中と申します
社内（面識のない人）	部署名、名前	営業部の田中と申します
社内（ふだん一緒に働く人）	名前、または部署名と名前	田中です、営業部の田中です

社内のチャットでは、名乗り自体を省くことも多くなっています。チャットは送り主の名前が画面に表示されるため、毎回名乗る必要がないからです。ただし、メールでは差出人の表示名が設定によって英字やアドレスだけになっていることもあるため、本文の冒頭で名乗る習慣は続けておくほうが安全です。

よくある誤用と、気をつけたい言い回し

「申します」の周辺には、間違えやすい言い回しがいくつかあります。

1つ目は、「申されます」です。「申す」はへりくだる言葉なので、相手の行為に使うのは誤りです。「部長が申されたとおり」ではなく、「部長がおっしゃったとおり」とします。取引先の担当者の発言を書くときも「〇〇様がおっしゃっていた件」とします。

2つ目は、「申しております」の使い方です。社外の人に、社内の人の発言を伝えるときは「担当の佐藤がそのように申しております」と使えます。これは正しい使い方です。一方で、社内の上司に向けて、その上司の発言を「部長が申しておりました」と書くのは誤りです。

3つ目は、名前の前に「わたくし」を付けるかどうかです。「わたくし、株式会社〇〇の田中と申します」という言い方は誤りではありません。電話ではよく使われますが、メールでは省くことが多くなっています。書き言葉では、名乗りが短いほうが読みやすいためです。

4つ目は、「〇〇と申す者です」という言い方です。電話で使われることがありますが、メールでは「〇〇と申します」のほうが自然です。

5つ目は、名乗りを本文の途中に書いてしまうことです。用件を先に書き、そのあとで「申し遅れましたが、田中と申します」と書くと、相手は最後まで誰からのメールか分からないまま読むことになります。メールでは、挨拶のすぐ後に名乗るのが基本です。

学生時代に初めてインターンの応募メールを送ったとき、宛先の担当者の名前と、自分の名乗りの両方に「申します」を混ぜてしまい、ちぐはぐな文になったという話はよく聞きます。名乗りの言葉は自分にだけ使い、相手には「様」と尊敬語を使う、という区別を一度整理しておくと、こうした誤りは減らせます。

初回と二回目以降の例文

ここからは、場面ごとの例文を、件名から署名までの1通の形で紹介します。会社名や名前は、自分の内容に置き換えて使ってください。

初めて連絡する相手への例文

件名：Webサイト制作のご相談（株式会社〇〇田中）

株式会社△△ 制作部山本様

初めてご連絡いたします。株式会社〇〇総務部の田中と申します。御社のWebサイトで制作事例を拝見し、ご連絡いたしました。

現在、弊社の採用ページの新設を検討しており、制作をご相談できないかと考えております。ページの数は5ページほどを予定しており、来年3月の公開を目指しております。お見積りと進め方について、一度お話を伺うことはできますでしょうか。

ご多用のところ恐れ入りますが、ご検討のほどよろしくお願いいたします。

株式会社〇〇総務部田中一郎電話：03-0000-0000 メール：[email protected]

二回目以降の相手への例文

件名：Re: Webサイト制作のご相談（株式会社〇〇田中）

株式会社△△ 制作部山本様

いつもお世話になっております。株式会社〇〇の田中です。

お見積りをお送りいただき、ありがとうございます。社内で確認し、内容に問題はございませんでした。つきましては、来週中に打ち合わせの機会をいただけますでしょうか。 11月18日（水）か19日（木）の午後でしたら、いつでも調整いたします。

引き続きよろしくお願いいたします。

株式会社〇〇総務部田中一郎電話：03-0000-0000

担当が替わったときの例文

件名：担当者変更のご挨拶（株式会社〇〇田中）

株式会社△△ 営業部山本様

いつもお世話になっております。株式会社〇〇営業部の田中と申します。

このたび、前任の佐藤に代わり、11月から御社を担当させていただくことになりました。佐藤から引き継いだ案件は、これまでどおりの体制で進めてまいります。近いうちに、あらためてご挨拶に伺えればと存じます。

至らない点もあるかと存じますが、何卒よろしくお願いいたします。

株式会社〇〇営業部田中一郎電話：03-0000-0000 メール：[email protected]

3つの例文を並べると、名乗りの部分だけでなく、挨拶や自己紹介の量も変わっていることが分かります。初回は、自分が誰で、なぜ連絡したのかを丁寧に書きます。二回目以降は、それを省いてすぐに本題に入ります。

問い合わせへの返信で、担当者として名乗るとき

Webサイトの問い合わせフォームや、求人への応募フォームから届いた連絡に返信するときも、名乗り方は同じ考え方で決めます。相手はフォームから会社に連絡しただけで、返信する担当者の名前はまだ知りません。最初の返信では「株式会社〇〇営業部の田中と申します」と名乗り、自分が担当になったことを伝えます。

問い合わせに初めて返信するときの例文

件名：お問い合わせへのご回答（株式会社〇〇）

山本花子様

このたびはお問い合わせいただき、ありがとうございます。株式会社〇〇営業部の田中と申します。本件は、田中が担当させていただきます。

お問い合わせいただいたサービスの料金について、資料をお送りいたします。ご不明な点がございましたら、このメールにご返信ください。

今後ともよろしくお願いいたします。

株式会社〇〇営業部田中一郎電話：03-0000-0000

二回目以降の返信では、「株式会社〇〇の田中です」に切り替えます。ここで困りやすいのが、複数の担当者で問い合わせに返信している会社です。同じ相手に、別の担当者が「申します」で名乗った返信を送ってしまい、相手が「担当は誰なのか」と戸惑うことがあります。

まずは、問い合わせを一覧表で管理し、「受付日」「相手の名前」「担当者」「状況（未対応・返信済み・完了）」を記録しておく方法で十分です。担当者が決まっていれば、同じ相手に別の人が名乗って返信することを防げます。

問い合わせの数が増え、複数の担当者で分けて返信するようになったら、問い合わせを1件ずつ管理できる道具を使う方法もあります。たとえばHalictは、フォームで受け付けた1件ごとに担当と状況（ステージ）を付けて管理し、返信も同じ画面から送れるフォームの道具です。送った返信は開封まで記録されるため、最初の返信が読まれたかどうかを確かめてから、次の連絡を考えられます。料金のページでは、メンバー1人までのフリーのプランが0円、3人までのスターターが1か月あたり2,980円、10人までのチームが1か月あたり7,800円（いずれも税抜）と案内されています。Halictは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

「です」と「でございます」はどう使い分けるか

二回目以降の名乗りには「です」と「でございます」の2つがあります。どちらも丁寧語ですが、「でございます」のほうが改まった響きになります。

名乗り	印象	向いている相手
田中です	丁寧で、やや親しみがある	何度もやり取りしている取引先、社内の人
田中でございます	より改まっている	目上の取引先、顧客、役員

日常の取引先とのメールでは「です」で十分です。相手が大切な顧客や、立場が大きく上の人である場合、またお詫びのメールのように改まった姿勢を示したい場面では、「でございます」を使うと丁寧さを保てます。

ただし、「でございます」を多用すると、文全体が重くなります。名乗りに「でございます」を使ったら、本文は「です」「ます」を中心にして、読みやすさを保つのがおすすめです。

お詫びのメールは、二回目以降の相手でも名乗りを改めることがあります。たとえば納期の遅れを知らせるときは、「いつもお世話になっております。株式会社〇〇の田中でございます。」と書き出し、続けて事実とお詫びを書きます。ふだん「田中です」と名乗っている相手でも、この場面では一段改まった名乗りのほうが、事態を重く受け止めていることが伝わります。

電話や対面との違い

「申します」の使い分けは、電話や対面でも基本は同じです。ただ、メールならではの違いもあります。

項目	電話・対面	メール
名乗る位置	最初のひと言	挨拶の直後
「わたくし」	よく付ける	省くことが多い
二回目以降	声で分かるので名乗りを短くできる	毎回、本文で名乗る
会社名	省略することもある	社外には必ず書く

電話では、声やその場のやり取りから相手がこちらを判別できることがあります。メールは文字だけなので、二回目以降であっても、本文の冒頭で会社名と名前を書くのが基本です。差出人の欄に名前が出るとしても、本文での名乗りは省かないほうが、転送されたときにも誰からのメールかが分かります。

また、電話で一度話した相手に初めてメールを送るときは、「先ほどお電話で失礼いたしました、株式会社〇〇の田中です」のように書けます。直前に話しているので、「申します」でなく「です」でも不自然にはなりません。何日も間が空いた場合は、「先日お電話でご挨拶させていただきました、株式会社〇〇の田中と申します」と書くほうが丁寧です。

就職活動のメールで名乗るとき

就職活動のメールは、名乗りに迷いやすい場面の1つです。学生の側から企業に送るときは、大学名、学部名、名前の順で名乗ります。

採用担当者に初めて送る例文

件名：会社説明会の参加について（〇〇大学田中一郎）

株式会社△△ 人事部採用担当山本様

突然のご連絡失礼いたします。〇〇大学経済学部3年の田中一郎と申します。御社の採用ページを拝見し、11月に開催される会社説明会に参加したく、ご連絡いたしました。

申込みのフォームが見当たらなかったため、メールでのご連絡となりましたことをお詫び申し上げます。参加の可否と、申込みの方法をお教えいただけますでしょうか。

お忙しいところ恐れ入りますが、よろしくお願いいたします。

〇〇大学経済学部経済学科3年田中一郎電話：090-0000-0000 メール：[email protected]

採用担当者は多くの学生とやり取りしているため、日程の調整などで二回目以降のメールを送るときも、「〇〇大学の田中と申します」と名乗り続けるのが無難です。件名にも大学名と名前を入れておくと、担当者がメールを探しやすくなります。

名乗りの後に続ける一文を比べる

名乗りのすぐ後に続ける一文によっても、印象は変わります。場面ごとによく使われる一文を比べます。

場面	名乗りの後に続ける一文
初めて営業の連絡をする	御社のWebサイトを拝見し、ご連絡いたしました
紹介を受けて連絡する	〇〇様からご紹介いただき、ご連絡いたしました
展示会で会った相手に送る	先日の展示会ではありがとうございました
担当が替わった	このたび御社を担当させていただくことになりました
二回目以降	先日はお時間をいただき、ありがとうございました

初めての相手には、なぜ連絡したのかを名乗りのすぐ後に書くと、相手は警戒せずに本文を読み進められます。紹介を受けた場合は、紹介者の名前を最初に出すと、相手が返信しやすくなります。

社内の人に初めて送るときの例文

社内の人に初めてメールを送る場面も、名乗りに迷いやすいところです。部署が違い、面識のない相手に依頼をするときの例文を紹介します。

件名：来期の研修計画についてのご相談（営業部田中）

人事部山本課長

お疲れさまです。営業部の田中と申します。営業部の新人研修の担当として、来期の研修計画についてご相談したく、ご連絡いたしました。

営業部では、来年4月に入社する5名を対象に、商談の基本を学ぶ研修を予定しております。人事部で実施されている全社研修と日程が重ならないよう、来期の研修の予定を教えていただけますでしょうか。

お忙しいところ恐れ入りますが、よろしくお願いいたします。

営業部田中一郎内線：1234

社内のメールでは、「お世話になっております」ではなく「お疲れさまです」で書き出すのが一般的です。宛名も、社外向けの「様」ではなく、「山本課長」のように役職を付けるか、「山本さん」とするのが通例です。会社によって慣習が違うため、周りのメールを見て合わせるのが確実です。

英語のメールで名乗るとき

海外の相手や、英語で連絡する機会がある場合は、名乗り方の考え方が少し変わります。英語のメールには「申します」と「です」のような区別はなく、初めての相手には「My name is Ichiro Tanaka, and I work in the sales department at 〇〇 Inc.」のように名乗るのが一般的です。

二回目以降は、日本語のメールと同じように名乗りを省き、「Thank you for your reply.」のように用件から入ります。署名に会社名と名前を入れておけば、本文で毎回名乗る必要はありません。

項目	日本語のメール	英語のメール
初回の名乗り	株式会社〇〇の田中と申します	My name is Ichiro Tanaka
二回目以降	株式会社〇〇の田中です	名乗りを省くことが多い
名前の順番	姓、名	名、姓のことも、姓、名のこともある
署名	会社名、部署、名前、連絡先	名前、役職、会社名、連絡先

日本語のメールに比べると、英語のメールは名乗りが短く、すぐに用件に入る傾向があります。日本語の丁寧な書き出しをそのまま英訳すると、長く回りくどい印象を与えることがあるため、英語では簡潔に書くことを意識します。

AIを使った業務の支援や、新しい仕組みの導入を提案する仕事では、初めての相手に連絡する機会が多くなります。こうした仕事の内容と始め方は、AIコンサルティングの仕事ガイドで紹介しています。

本文の名乗りと署名の関係

メールの最後には署名を入れますが、署名があるからといって本文の名乗りを省いてよいわけではありません。署名は、連絡先を確かめるための情報です。本文の名乗りは、読み手に「誰からの連絡か」を最初に伝える役割を持っています。

項目	本文の名乗り	署名
位置	挨拶の直後	メールの末尾
役割	誰からの連絡かを最初に伝える	連絡先を確かめてもらう
書く内容	会社名、部署名、名前	会社名、部署、名前、電話、メール、住所
二回目以降	短くする	毎回同じ内容を入れる

署名は、メールソフトに登録しておけば毎回自動で入ります。社外向けと社内向けで2種類を用意し、社内向けは部署名と名前、内線番号だけの短いものにしておくと、使い分けが楽になります。

初めての相手には、署名に会社の住所やWebサイトのURLも入れておくと、相手がこちらの会社を確かめやすくなります。二回目以降のやり取りが続く中で、返信のたびに長い署名が重なると読みにくくなるため、返信用の短い署名を別に用意しておく方法もあります。

名乗りに迷ったときの判断の順番

最後に、名乗り方に迷ったときに確かめる順番を整理します。

相手にメールを送るのは初めてか
初めてでなくても、相手はこちらを覚えているか
会社として取引のある相手か
改まった姿勢を示したい内容（お詫び、重要な依頼）か

1が「はい」なら「申します」です。1が「いいえ」でも、2が「覚えていないかもしれない」なら「申します」を使います。3は挨拶を「初めてご連絡いたします」にするか「いつもお世話になっております」にするかの判断に使います。4が「はい」なら、二回目以降でも「でございます」を選ぶと丁寧です。

この順番で考えても決めきれないときは、「申します」を選んでおけば失礼になることはありません。丁寧すぎる名乗りは、相手との関係が深まるにつれて自然に「です」へ移していけば十分です。反対に、初めての相手に「です」と名乗ると、軽い印象を与えることがあります。迷ったら丁寧な側に寄せる、と覚えておくと判断が速くなります。

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メールの書き方を身につける方法

「申します」の使い分けのような敬語の判断は、ルールを覚えるだけでなく、実際のメールで何度も使うことで身につきます。同じ記事では、次のような身につけ方も紹介されています。

自分が素敵だと感じたメールは、どこを素敵だと感じたのかを分析して、取り入れていくといいのではないでしょうか。出典: マイナビ学生の窓口フレッシャーズ

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