不在時のメールの対応｜自動返信と代わりの連絡先

メールの不在対応で迷ったときの結論は、「休む前に知らせる」「自動返信で不在の期間を伝える」「急ぎの用件の行き先を決めておく」の3つをそろえることです。どれか1つだけでは足りません。自動返信だけを設定しても、代わりの連絡先が書かれていなければ、相手は戻る日まで待つしかなくなります。

この記事では、不在になる前の連絡、自動返信に書く項目と場面別の例文、OutlookとGmailでの設定手順、戻ったあとの返信までを順に説明します。不在中に届いた社外からの問い合わせを、ほかの人が担当と状況を付けて引き継ぐ方法として、Halictのような受付の道具を使うやり方も後半で紹介します。

結論：不在時のメール対応は3つの準備で決まる

不在時のメール対応は、メールソフトの設定の話だと思われがちです。実際には、設定よりも前に決めておくことのほうが多くあります。整理すると、次の3つです。

1. 事前の連絡：休暇や出張の予定が決まった時点で、やりとりの多い相手に不在の期間を伝えておく
2. 自動返信：不在の期間中に届いたメールに、戻る日と代わりの連絡先を自動で返す
3. 代わりの連絡先：急ぎの用件を受け止める人や窓口を決め、その人に引き継ぎを済ませておく

この3つは、役割が少しずつ違います。事前の連絡は、相手が予定を組み直すための時間を作ります。自動返信は、事前の連絡が届いていない相手や、初めて連絡してきた相手に向けたものです。代わりの連絡先は、待てない用件を止めないための仕組みです。

よくある失敗は、2つ目の自動返信だけを設定して安心してしまうことです。自動返信は相手のメールが届いたあとに動くので、相手は「メールを送ってから不在を知る」ことになります。見積もりの締め切りや納品日が不在の期間に重なっている相手にとっては、送ったあとに知らされても手遅れのことがあります。

逆に、事前の連絡を丁寧にしていても、自動返信を設定し忘れると、事前の連絡を受け取っていない相手は返事を待ち続けます。取引先の担当者が交代していた、同じ会社の別の部署から連絡が来た、といった場面では、事前の連絡が届いていないのが普通です。

正直なところ、不在の対応で一番手間がかかるのは文面ではなく、代わりの連絡先を誰にするかを決めて、その人に話を通すことです。ここを飛ばして「急ぎの場合は〇〇までご連絡ください」と書くと、名前を書かれた人が何も知らないまま問い合わせを受けることになります。この記事では、文面の例文だけでなく、この引き継ぎの段取りにも触れます。

不在のメール対応が大事になっている背景

不在時のメール対応が改めて問われるようになった背景には、働き方の変化があります。テレワークや時差出勤が広がり、同じ職場にいても、相手が今日いるのかどうかを顔を見て確かめる機会が減りました。電話より先にメールやチャットで連絡するのが当たり前になり、メールの返事が来ないことが、そのまま仕事の遅れにつながりやすくなっています。

もう1つは、休暇の取り方の変化です。年10日以上の年次有給休暇がある人に年5日を取らせることが会社の義務になってから、まとまった休みを取る人は増えました。休暇そのものは良いことですが、メールの窓口が1人に集まっている職場では、その人が休むと問い合わせが止まります。

フリーランスや副業で仕事を受けている人にとっては、さらに事情が切実です。会社員なら同じ部署の誰かが代わりに受けてくれますが、1人で仕事をしている場合、代わりはいません。数日返事をしないだけで、クライアントから「連絡がつかない人」と見られることがあります。不在の期間と戻る日を先に伝えておくことは、仕事の信用を守るための手段でもあります。

メールソフトの側も、不在のための機能を備えています。Outlookには「自動応答」、Gmailには「不在通知」という名前で、不在の期間中に届いたメールへ自動で返事を送る機能があります。ただし、この機能には細かな決まりがあり、どの相手に何回送られるのか、どのアカウントで使えるのかが、サービスごとに違います。設定の前にその違いを知っておかないと、思わぬ相手に自動返信が届いたり、肝心の相手に届かなかったりします。

不在の連絡の書き方に迷う人が多いことは、ビジネスメールの解説を出しているサイトでも触れられています。

ビジネスの現場で「不在」となる場面、意外と多くありませんか？突然の出張や急な私用で、不在となりますメールを送らなければならない瞬間、正しい書き方に迷う方は少なくありません。 出典: taishokudaikou-service.com

書き方に迷うのは、伝えるべき項目が決まっていないからです。項目さえ決まれば、文面は短くて済みます。次の節から、その項目を順に見ていきます。

不在になる前にやること：事前の連絡と引き継ぎ

休暇や出張の予定が決まったら、まず不在の前にやることを片付けます。目安として、1週間以上の不在なら2週間前、数日の不在なら1週間前には始めておくと、相手も予定を組み直せます。

事前に知らせる相手を選ぶ

すべての取引先に一斉に知らせる必要はありません。知らせる相手は、次の3つに当てはまる人に絞ります。

• 不在の期間に締め切りや納品日、打ち合わせが入っている相手
• ふだんから毎日のようにやりとりがある相手
• 不在の期間に返事を求めるメールを送ってくる見込みが高い相手

これ以外の相手には、自動返信で対応すれば足ります。必要のない相手にまで不在の連絡を送ると、受け取った側は「なぜ自分に」と戸惑いますし、休みの予定を広く知らせることになります。

事前の連絡の例文

取引先に事前に知らせるときの例文です。〇〇の部分は自分の情報に書き換えてください。

件名：不在期間のお知らせ（12月26日から1月5日まで）

株式会社〇〇 営業部　〇〇様

いつもお世話になっております。株式会社△△の□□です。

誠に勝手ながら、12月26日（土）から1月5日（火）まで休暇をいただきます。この期間はメールを確認できないため、お返事は1月6日（水）以降となります。

期間中にお急ぎのご用件がございましたら、同じ部署の〇〇（メールアドレス、電話番号）までご連絡ください。現在進めております〇〇の件は、〇〇にも内容を共有しております。

ご不便をおかけしますが、どうぞよろしくお願いいたします。

株式会社△△　営業部 □□ 電話：00-0000-0000 メール：[email protected]

この例文で大事なのは、戻る日だけでなく「返事が何日から」かを書いている点です。休暇明けの初日は届いたメールの確認で終わることが多いので、余裕を見て翌日以降と書いておくと、相手の期待とずれません。

引き継ぎで渡すもの

代わりの人に引き継ぐときは、口頭で頼むだけでなく、次のことを書いて渡します。

• 不在の期間と、期間中に連絡がつくかどうか（まったくつかないのか、緊急時だけ電話に出られるのか）
• 進行中の案件の一覧と、それぞれの次の締め切り
• 不在中に届きそうな問い合わせと、その答え方（見積もりの再送、日程の変更の受け方など）
• 判断を待ってもらうべき用件（値引きの相談、契約の変更など、自分が戻ってから決める用件）

最後の「判断を待ってもらうべき用件」を書いておかないと、代わりの人が良かれと思って返事をし、戻ってから話が食い違うことがあります。代わりの人に任せる範囲と任せない範囲を、先に線引きしておきます。

不在時の自動返信に書く6つの項目

自動返信の文面は、短く、必要な項目だけにするのが基本です。相手は用件があってメールを送ってきているので、長い挨拶は読まれません。書く項目は次の6つです。

1. 件名：「不在のお知らせ」「自動返信」など、自動で送られたものだと分かる言葉を入れる
2. メールを受け取ったことへのお礼：「メールをいただきありがとうございます」の一文
3. 不在の期間：開始日と終了日を、曜日まで入れて書く
4. 返事ができる日：戻る日と、返事を送れる見込みの日
5. 代わりの連絡先：急ぎの用件の行き先として、名前とメールアドレスか電話番号
6. 署名：会社名、部署名、名前

このうち、相手が一番知りたいのは3つ目と4つ目です。「しばらく不在にしております」のように期間をぼかすと、相手は返事を待つべきか、ほかの人に連絡すべきかを判断できません。日付は必ず具体的に書きます。

一方で、書かないほうがよいこともあります。

• 不在の理由の詳細：「家族旅行で海外に」「入院のため」などは書かない。「休暇のため」「出張のため」で十分です
• 自宅の電話番号や個人の携帯電話の番号：自動返信は、迷惑メールの送り主を含む、メールを送ってきた誰にでも届くことがあります
• 社内の事情：「担当者の退職に伴い」「人手不足のため」など、相手に関係のない社内の事情

2つ目の注意は特に大切です。後で説明するとおり、Outlookでは組織の外の人にも自動応答を送る設定にすると、広告や迷惑メールにも返事が届きます。不在であることと、その期間を、知らない相手に知らせることになるので、社外向けの文面には個人を特定できる情報を書きすぎないようにします。

場面別の不在の自動返信の例文

ここからは、場面ごとの自動返信の例文を紹介します。どの例文も、自分の状況に合わせて日付と連絡先を書き換えて使ってください。

社外向けの基本の例文

件名：不在のお知らせ（11月20日まで）

メールをいただき、ありがとうございます。

誠に勝手ながら、11月16日（月）から11月20日（金）まで不在にしております。いただいたメールは、11月24日（火）以降に順次確認し、お返事いたします。

お急ぎのご用件は、同じ部署の〇〇までご連絡ください。 メール：[email protected] 電話：00-0000-0000（平日9時から18時）

ご不便をおかけいたしますが、何卒よろしくお願いいたします。

株式会社△△　営業部 □□

社内向けの例文

社内向けは、社外向けよりも短くて構いません。代わりの人の名前と、どの案件を誰が見ているかを書いておくと、同僚が迷いません。

件名：不在（11月20日まで）

11月16日から11月20日まで休暇をいただいています。戻りは11月24日です。 〇〇の案件は△△さん、□□の件は〇〇課長が対応しています。緊急の場合は△△さんに連絡してください。

長期休暇（年末年始・夏季休暇）の例文

会社全体の休業と自分の休暇が重なるときは、会社の休業期間として書くと、相手にも分かりやすくなります。

件名：年末年始休業のお知らせ（1月5日まで）

メールをいただき、ありがとうございます。

株式会社△△では、12月27日（日）から1月5日（火）まで年末年始の休業をいただいております。いただいたメールは、1月6日（水）以降に順次お返事いたします。

休業期間中は、電話とメールの受付を停止しております。お急ぎのところ恐れ入りますが、ご了承ください。

株式会社△△ □□

出張の例文

出張中はメールを読めることもあります。読めるなら、返事が遅れる目安を書きます。まったく読めないなら、休暇と同じ書き方にします。

件名：出張のため返信が遅れます（11月19日まで）

メールをいただき、ありがとうございます。

11月17日（火）から11月19日（木）まで出張のため、メールの確認が1日1回程度になります。お返事に時間がかかる場合がありますが、ご了承ください。

お急ぎのご用件は、〇〇までご連絡ください。 電話：00-0000-0000

株式会社△△　□□

産休・育休などで長く不在になるときの例文

数か月にわたる不在では、自動返信だけに頼らず、後任の担当者を正式に決めて、取引先には事前に挨拶をしておくのが前提です。そのうえで、自動返信では後任の連絡先を案内します。

件名：担当者変更のお知らせ

メールをいただき、ありがとうございます。

□□は、2026年12月1日から長期で不在にしております。この期間の業務は、〇〇が担当いたします。

恐れ入りますが、今後のご連絡は下記までお願いいたします。 担当：〇〇 メール：[email protected] 電話：00-0000-0000

このメールアドレスに届いたメールは確認できませんので、お手数ですが、上記の担当者へ改めてお送りいただけますと幸いです。

英語の例文

海外の取引先とやりとりがあるなら、日本語の文面の下に英語を並べます。英語では、件名に「Out of Office」と書くのが一般的です。

Subject: Out of Office until November 20

Thank you for your email. I am out of the office from November 16 to November 20, with limited access to email. I will respond to your message after November 24. For urgent matters, please contact 〇〇 at [email protected].

Best regards, □□

代わりの連絡先の決め方と書き方

自動返信の文面で一番気を使うのが、代わりの連絡先です。ここが曖昧だと、自動返信を設定した意味が半分になります。

誰を代わりの連絡先にするか

代わりの連絡先にする人は、次の条件で選びます。

• 不在の期間中、ずっと出勤している人
• 自分の担当している案件の内容を、ある程度知っている人
• 自分より判断の権限が広いか、同じくらいある人（上司や同じ立場の同僚）

1人に絞れない場合は、用件ごとに分けて書くこともできます。たとえば「見積もりと納期のご相談は〇〇、請求と支払いのご相談は△△」のように書くと、相手は迷わず連絡先を選べます。ただし、分けすぎると自動返信が長くなるので、2つか3つまでにします。

個人の名前ではなく、部署の共有アドレスや代表電話を書く方法もあります。共有アドレスなら、誰か1人が休んでもほかの人が受けられます。代わりの人が急に休んだときにも対応が止まらないので、長い不在のときは特に向いています。

代わりの人に必ず伝えること

自動返信に名前を書く前に、必ず本人の了解を取ります。了解を取る際には、次のことを伝えておきます。

• 不在の期間
• 自動返信に名前と連絡先を書くこと
• 問い合わせが来たときに、どこまで答えてよいか
• 自分にしか判断できない用件が来たときの返し方（「担当者が戻り次第ご連絡します」と返してもらう、など）

1人で仕事をしている場合

フリーランスや個人事業で、代わりの人がいない場合もあります。そのときは、代わりの連絡先の代わりに「急ぎの用件の扱い」を書きます。たとえば「期間中も1日1回はメールを確認しています」「お急ぎの場合は件名に【至急】とお書きください」のように、相手が取れる手段を示します。何も書かないより、相手は安心できます。

まったく確認できない期間があるなら、正直にそう書き、戻る日を明記します。連絡がつかないことを隠すより、つかない期間をはっきり伝えるほうが、相手は予定を組み直せます。

Outlookで自動応答を設定する手順

Outlookの不在時の自動応答は、使っているOutlookの種類によって手順が違います。マイクロソフトの公式サポートでは、機能の仕組みを次のように説明しています。

この機能は、不在中にメールを送信する各ユーザーに、カスタマイズされたメッセージを 1 回自動的に送信します。 出典: support.microsoft.com

同じ人から何通届いても、自動応答は1回だけ送られるということです。相手にとっては、何度も同じ返事が届かないので煩わしくありません。

新しいOutlook for Windowsの場合

1. 画面上の［表示］タブから設定を開きます
2. ［アカウント］から［自動応答］を選びます
3. ［自動応答］のトグルをオンにします
4. ［一定期間のみ応答を送信する］を選び、開始時刻と終了時刻を入力します
5. 外部の人には連絡先に登録した相手だけに送りたい場合は、［連絡先にのみ返信を送信］を選びます
6. 文面を入力し、［保存］を選びます

従来のOutlook（クラシック）の場合

1. リボンの左端の［ファイル］を選びます
2. ［自動応答］を選びます
3. ［自動応答を送信する］を選び、必要なら日付の範囲を設定します
4. 職場や学校のアカウントなら、［自分の所属組織内］と［自分の所属組織外］の2つのタブに、それぞれの文面を入力します
5. ［OK］で保存します

日付の範囲を設定しておくと、終了の日時に自動でオフになります。設定しない場合は、戻ったあとに自分でオフにする必要があります。戻った日にオフにし忘れて、数日たってから気づく失敗はとても多いので、日付の範囲は必ず設定しておくのがおすすめです。

自動応答のボタンが見当たらないとき

従来のOutlookで［ファイル］を開いても［自動応答］が見当たらない場合は、使っているメールアカウントがこの機能に対応していない可能性があります。公式サポートでは、Gmail、Yahoo、そのほかのPOPやIMAPのアカウントは自動応答に対応していないと案内されています。この場合は、Outlookを起動したままにしてルールで返信する方法か、メールのサービス側（Gmailならウェブ版の設定）で不在の返信を設定する方法を使います。

組織の外に送るときの注意

職場や学校のアカウントで、組織の外の人にも自動応答を送る設定にすると、ニュースレターや広告、迷惑メールなど、届いたすべてのメールに返事が送られると公式サポートに書かれています。迷惑メールの送り主に返事をすると、そのアドレスが使われていることを知らせることにもなります。外部への送信は、［連絡先にのみ返信を送信］や［個人用の連絡先のみ］に絞るのが無難です。

Gmailで不在通知を設定する手順

Gmailでは、この機能を「不在通知」と呼んでいます。パソコンのブラウザで設定する手順は次のとおりです。

1. パソコンでGmailを開きます
2. 右上の設定アイコンから［すべての設定を表示］をクリックします
3. ［全般］タブの［不在通知］の欄に移動します
4. ［不在通知ON］を選びます
5. 期間、件名、メッセージを入力します
6. 連絡先に登録した相手だけに返したい場合は、メッセージの下のチェックボックスをオンにします
7. ページの下にある［変更を保存］をクリックします

Gmailの不在通知には、送られる時間と回数に決まりがあります。公式ヘルプには次のように書かれています。

自動返信は、開始日の午前 0 時から終了日の午後 11 時 59 分までの間に送信されます（それより早く終了した場合を除く）。 通常、返信はメールを送信した相手に一度だけ送信されます。 出典: support.google.com

同じヘルプによると、自動返信を送ってから4日以上たって同じ相手からもう一度メールが届いた場合や、自動返信の文面を編集した場合には、同じ相手に複数回送られることがあります。また、迷惑メールのフォルダに振り分けられたメールや、登録しているメーリングリスト宛てのメールには、返信は送られません。

署名を設定している場合は、不在通知の下にも署名が付きます。不在通知の本文に署名を書いたうえで、ふだんの署名も付くと、署名が2回並んで見えることがあるので、どちらか一方にします。

不在通知がオンになっている間は、受信トレイの上にバナーが出て、［今すぐ終了］から止められます。予定より早く戻ったときは、ここで終了させます。

自動返信でよくある失敗と注意点

自動返信は、一度設定すると自分では目にしないため、失敗に気づきにくい機能です。よくある失敗を挙げます。

失敗1：オフにし忘れる

休暇から戻ったあとも自動返信が動き続け、相手から「まだお休みですか」と聞かれて気づく失敗です。日付の範囲を設定しておけば防げます。Outlookでは終了の日時を過ぎると自動でオフになり、Gmailでも終了日を入れておけばその日の終わりに止まります。

失敗2：日付や曜日が間違っている

「11月24日（月）」のように、日付と曜日が合っていない文面は意外と多く見かけます。相手はどちらが正しいのか迷います。カレンダーで曜日を確かめてから書きます。前の年の文面を使い回すと、曜日がずれたまま残りやすいので特に注意が必要です。

失敗3：代わりの連絡先が古い

代わりの連絡先に書いた人が異動していた、退職していた、という失敗もあります。年末年始や夏季休暇の文面は毎年同じものを使い回しがちなので、連絡先は毎回確かめます。

失敗4：メーリングリストに自動返信が流れる

社内外のメーリングリストに入っていると、リストに投稿されたメールに自動返信が返り、全員に不在のお知らせが届いてしまうことがあります。Gmailはメーリングリスト宛てには返さない仕組みですが、すべてのメールの仕組みがそうなっているとは限りません。不在の前に、メーリングリストの設定や、自動応答の送り先を連絡先だけに絞る設定を確かめておきます。

失敗5：自動返信どうしが往復する

相手も自動返信を設定していると、こちらの自動返信に相手の自動返信が返り、それにまた返す、という往復が起きることがあります。OutlookもGmailも同じ相手には基本的に1回しか返さない仕組みなので、多くの場合は止まりますが、ルールで独自に返信を設定している場合は注意が必要です。

自動返信を設定したら自分で試す

設定が終わったら、別のアドレスから自分宛てにメールを送り、自動返信が届くかどうかを確かめます。件名、日付、連絡先が意図したとおりに表示されるか、スマホで見たときに読みやすいかもあわせて確かめておくと安心です。

戻ったあとの対応と返信の例文

不在から戻ったら、届いたメールに順に返事をします。このとき、すべてのメールに同じ速さで返すのは難しいので、順番を決めます。

1. 代わりの人から、不在中に受けた問い合わせと対応の報告を聞く
2. 締め切りが近い用件、相手が返事を待っている用件から返す
3. 確認だけで済む用件は、短い返事でまとめて返す
4. 広告や通知のメールは、最後にまとめて処理する

代わりの人がすでに返事をしている用件に、自分からも返事をすると、相手は二重に連絡を受けることになります。1つ目の報告を先に聞いておくのはそのためです。

不在中にもらったメールへの返事は、遅れたことへのお詫びを一言入れてから本題に入ります。

件名：Re：〇〇の件

株式会社〇〇 〇〇様

いつもお世話になっております。株式会社△△の□□です。

不在にしており、お返事が遅くなり申し訳ございません。〇〇の件、ご連絡ありがとうございます。

（本題）

引き続きどうぞよろしくお願いいたします。

不在中に代わりの人が対応してくれていた場合は、その人へのお礼も忘れずに伝えます。社外の相手にも「不在中は〇〇が対応いたしましたが、本日より改めて担当いたします」と一言添えると、担当が戻ったことがはっきり伝わります。

不在中の問い合わせを複数人で引き継ぐ方法

不在の対応で最後に残る課題は、自分宛てに届いたメールを、代わりの人が見られないことです。自動返信で代わりの連絡先を案内しても、相手が改めて送り直してくれなければ、用件は自分の受信箱で止まったままになります。

1人の受信箱にメールが集まる形のままでも、工夫はできます。

• 部署の共有アドレスを作り、問い合わせはそこに送ってもらうように取引先へ案内しておく
• 不在の期間だけ、届いたメールを代わりの人に転送する設定にする（転送は会社の規程で禁止されていることもあるので、先に確かめる）
• 問い合わせの一覧を表計算のシートで管理し、担当者と状況の列を作っておく

問い合わせが1日に数件なら、共有アドレスと表計算のシートで十分に回ります。担当者と対応の状況の列を作り、返事をしたら「完了」に変えるだけでも、誰が何を受けているかが分かります。

問い合わせの件数が増え、複数の人で手分けするようになると、メールソフトと表を行き来する手間が大きくなります。誰がどの問い合わせを担当しているのか、もう返事をしたのかが分からなくなり、二重に返事をしたり、誰も返事をしないまま日が過ぎたりします。こうした場面で使えるのが、社外から届く問い合わせを1件ずつ管理できる受付の道具です。たとえばHalictは、フォームから届いた1件ごとに担当者とステージ（対応の状況）を付けて管理でき、回答と対応の履歴、メモ、メールの送信が1つの画面にまとまるフォームの道具です。担当者が休んでいる間も、ほかのメンバーが同じ画面で状況を見て引き継げます。料金のページでは、無料のフリーのプランはメンバー1人まで、3人まで使えるスターターは月額2,980円、10人まで使えるチームは月額7,800円（いずれも税抜）と案内されています。Halictは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

どの方法を選ぶ場合も、決めておきたいのは「誰がいつ問い合わせを確かめるか」です。自動返信に書いた返事の目安を守れる体制があって、初めて自動返信は信頼の材料になります。

在宅ワーク市場から見た不在連絡の考察

ここからは、フリーランスと在宅ワークの仲介を長く続けてきた運営者の立場から、不在の連絡について見てきたことを書きます。

業務委託で仕事を受ける人の場合、不在の連絡の丁寧さが、そのまま次の依頼につながっていると感じる場面が多くあります。長く仕事が続く人ほど、休む前に「この期間は返事ができません」と先に伝え、戻る日を守っています。逆に、技術や実績があっても、連絡が途切れる期間を事前に知らせない人は、依頼する側から見ると予定が立てにくく、次第に声がかからなくなります。腕よりも先に、「この人に任せると予定が読める」という安心感が評価されているのが実感です。

仲介の手数料が乗らない直接取引では、この関係づくりの価値がさらに大きくなります。手数料0%で直接やりとりする形なら、依頼する側は同じ予算でより多くを頼め、受ける側は手取りが厚くなります。その代わり、間に入って連絡を取り持つ人はいません。不在の期間を自分で知らせ、代わりの手段を示すことは、直接取引で信用を積むための基本になります。

不在の連絡は、ビジネス文書の基本の1つでもあります。文書の形式や敬語の使い方を体系的に身につけたい人には、ビジネス文書検定が目安になります。社外向けの文書の書き方を問う検定で、メールの例文を自分で組み立てる力を確かめるのにも役立ちます。

チームで不在の引き継ぎを回す仕組みを考えるなら、承認や申請の流れを整える道具を比べたワークフローシステム比較2026｜承認業務のDX化で年間200時間を削減も参考になります。休暇の申請と引き継ぎの記録を1か所で扱えるようにすると、不在の前の準備が漏れにくくなります。

メールやチャットの運用を整える仕事は、在宅でも受けられる仕事の1つです。業務の進め方を見直し、道具の選び方や設定を手伝う仕事については、AIコンサル・業務活用支援のお仕事で仕事の内容と始め方を紹介しています。

よくある質問

Q. 不在の自動返信は社外の人にも送ったほうがよいですか？

取引先から届くメールに返事が遅れると困る場合は、社外にも送ったほうが親切です。ただし、Outlookの職場のアカウントで組織の外に送る設定にすると、広告や迷惑メールにも返事が届きます。連絡先に登録した相手だけに送る設定にし、文面に個人の電話番号などは書かないようにします。

Q. 自動返信の文面に不在の理由は書くべきですか？

理由は「休暇のため」「出張のため」程度で十分です。旅行先や病気、家庭の事情などの詳しい理由は書きません。相手が知りたいのは理由ではなく、いつ返事がもらえるかと、急ぎの用件をどこに送ればよいかです。不在の期間、返事ができる日、代わりの連絡先の3つを優先して書きます。

Q. 1日だけの不在でも自動返信は設定したほうがよいですか？

1日だけの休みなら、自動返信を設定しない人も多くいます。ただ、その日に返事を待っている相手がいる場合や、問い合わせの窓口を1人で担当している場合は、設定しておくと相手が安心します。期間を1日に絞って設定すれば、翌日には自動で止まるので、オフにし忘れる心配もありません。

Q. Outlookで自動応答のボタンが見つからないときはどうすればよいですか？

従来のOutlookで［ファイル］に［自動応答］が無い場合は、GmailやYahooなどのPOPやIMAPのアカウントを使っている可能性があります。これらは自動応答に対応していないため、メールのサービス側の設定で不在の返信を設定するか、Outlookを起動したままにしてルールで返信する方法を使います。