勤怠管理を無料で始める方法｜Excelと無料のシステムの違い

2026年10月26日

＠SOHO編集部

この記事のポイント

✓勤怠管理を無料で始める方法を
✓無料の勤怠管理システムの3つに分けて比べます
✓法律で求められる労働時間の記録と保存期間

勤怠管理は、従業員が少ないうちなら無料で始められます。結論から言うと、5人前後までで勤務の形が単純ならExcelでも回りますが、打刻の記録を客観的に残したい、締めの集計を楽にしたいという段階に来たら、人数の上限つきで無料になる勤怠管理システムを使うのが現実的です。どの方法を選んでも、法律で求められる「始業と終業の時刻の記録」と「記録の保存」は避けて通れません。

「勤怠管理 free」と検索する人の多くは、会計ソフトで知られるfreeeの勤怠管理のことを調べているか、無料（フリー）で使える勤怠管理の方法を探しているかのどちらかです。この記事では両方の疑問に答えるため、まず会社に求められる勤怠管理の中身を整理し、そのうえで紙、Excel、無料のシステムを比べます。freee勤怠管理の料金と特徴、無料から有料へ切り替える目安も紹介します。人事労務のサービスを広く比べたい人は、人事労務SaaS比較2026｜SmartHR vs freee人事労務 vs ジョブカン労務もあわせて読んでみてください。

勤怠管理で会社がやらなければならないこと

無料で済ませる方法を選ぶ前に、勤怠管理で何を満たせばよいのかを押さえておきます。ここを外すと、道具をいくら安くしても、労働基準監督署の調査や従業員との未払い残業のトラブルで、かえって高くつくことになります。

始業と終業の時刻を記録する

厚生労働省は、労働時間をどう把握するかについてガイドラインを出しています。中心にあるのは、日ごとの始業と終業の時刻を確かめて記録することです。記録の方法は、原則として次のどちらかとされています。

使用者が始業・終業時刻を確認し、記録する方法としては、原則として次のいずれかの方法によること。ア使用者が、自ら現認することにより確認し、適正に記録すること。イタイムカード、ＩＣカード、パソコンの使用時間の記録等の客観的な記録を基礎として確認し、適正に記録すること。出典: 労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン（厚生労働省）

つまり、従業員が自分で書いた時刻をそのまま受け取るだけの方法は、原則ではありません。ガイドラインでは、自己申告によらざるを得ない場合には、従業員と管理する人への十分な説明、実際の労働時間と合っているかの調査、申告できる残業時間に上限を設けないことなどを求めています。無料で勤怠管理をするときに一番つまずきやすいのがここで、「各自がExcelに手で時刻を打ち込むだけ」という運用は、自己申告の扱いになります。

記録を保存する

記録は付けるだけでなく、保存する必要があります。労働基準法第109条は、労働者名簿や賃金台帳のほか、労働関係に関する重要な書類を保存するよう定めています。条文上の期間は5年間ですが、第143条の経過措置により、当分の間は3年間とされています。厚生労働省のガイドラインでも、出勤簿やタイムカードなど労働時間の記録に関する書類はこの保存の対象だと明記されています。条文そのものは労働基準法（e-Gov法令検索）で確かめられます。

紙の出勤簿なら紙のまま、Excelならファイルのまま、システムならデータとして、少なくとも3年はさかのぼって出せる状態にしておくことが必要です。無料のシステムの中には、過去のデータを見られる期間が限られているものもあるので、選ぶときの確認項目になります。

勤怠管理の対象になる人

ガイドラインが労働時間の把握を求めている対象は、労働基準法第41条に定める管理監督者などと、みなし労働時間制が適用される人を除く、すべての労働者です。正社員だけでなく、パートやアルバイト、在宅勤務の従業員も含まれます。「アルバイトは時給で払っているから、シフト表があれば十分」という考え方は通りません。シフト表はあくまで予定であり、実際に何時から何時まで働いたかの記録とは別物です。

また、ガイドラインは、対象から外れる人についても健康を守るために適正な労働時間の管理を行う責務があるとしています。管理職だから記録しなくてよい、とはならない点に注意が必要です。在宅勤務の従業員については、パソコンの起動と終了の記録や、業務用のチャットへの書き込みの時刻など、客観的な記録で働いた時間を確かめられるようにしておくと、自己申告だけに頼らずに済みます。

賃金台帳に労働時間を書く

ガイドラインは、賃金台帳に労働日数、労働時間数、休日労働時間数、時間外労働時間数、深夜労働時間数を労働者ごとに正しく書くことも求めています。これを書かなかったり、うその時間を書いたりした場合は、労働基準法第120条により30万円以下の罰金の対象になると説明されています。勤怠管理は、この賃金台帳に正しい数字を書くための土台でもあります。

ほかにも、年に10日以上の年次有給休暇が付与される従業員には、年5日を取らせることが会社の義務になっており、取得の状況を年次有給休暇管理簿で管理する必要があります。勤怠管理の道具を選ぶときは、出勤と退勤の時刻だけでなく、有給休暇の残りと取得日を一緒に管理できるかも見ておくと、あとで困りません。

無料で勤怠管理をする3つの方法

費用をかけずに勤怠管理をする方法は、大きく分けて紙の出勤簿やタイムカード、Excelやスプレッドシート、無料で使える勤怠管理システムの3つです。それぞれに向いている会社の形があります。

紙の出勤簿とタイムカード

もっとも古くからある方法です。出勤簿に従業員が時刻を書き、管理する人が確認の印を押す形と、タイムレコーダーで紙のカードに時刻を印字する形があります。タイムレコーダー本体を買う費用はかかりますが、月々の利用料はかかりません。

よい点は、誰でも使い方が分かることと、パソコンやスマホを持たない従業員でも困らないことです。一方で、月末にカードを集めて電卓や表計算で集計する手間がかかり、書き間違いや計算の誤りが起きやすいという弱点があります。手書きの出勤簿は自己申告の扱いになるため、ガイドラインに沿うなら、管理する人が実際の勤務と照らし合わせる仕組みが別に要ります。

Excelとスプレッドシート

Excelやスプレッドシートで勤怠表を作り、日ごとの出勤と退勤の時刻を入れて、月の労働時間を計算する方法です。パソコンにExcelが入っていれば追加の費用はかからず、Googleのスプレッドシートなら無料のアカウントで使えます。計算式を組めば、残業時間や深夜の時間も自動で出せます。

ただし、Excelに時刻を手で入れる運用は、紙の出勤簿と同じく自己申告です。また、計算式を誰かがうっかり上書きすると、集計がずれたまま気づかないことがあります。作った人が辞めると誰も直せなくなる、というのもExcelの勤怠表でよく聞く話です。

無料で使える勤怠管理システム

インターネット上で使う勤怠管理システムの中には、人数や機能の上限つきで無料で使えるものがあります。スマホやパソコン、ICカードで打刻すると、その時刻がそのまま記録され、月の集計も自動で出ます。打刻の時刻が機械で残るので、ガイドラインでいう客観的な記録に近い形になります。

弱点は、無料の範囲を超えると有料になることと、サービスが終わったり料金が変わったりする可能性があることです。データの書き出しができるかどうかは、最初に確かめておくべき点です。

3つの方法の比べ方

3つの方法を、費用、記録の客観性、集計の手間、向いている会社で並べると次のようになります。

方法	月々の費用	記録の客観性	集計の手間	向いている会社
紙の出勤簿	かからない	自己申告	大きい	数人で全員が同じ場所で働く
タイムカード	本体の購入のみ	打刻の時刻が残る	大きい	店舗や工場など出勤場所が決まっている
Excel	かからない	自己申告	中くらい	数人で勤務の形が単純
無料のシステム	上限の範囲内は無料	打刻の時刻が残る	小さい	人数が増える見込みがある、在宅勤務がある

在宅勤務や直行直帰がある会社では、紙やタイムカードは使いにくくなります。従業員の手元のスマホで打刻できるシステムのほうが、記録の抜けが少なくなる傾向が見られます。

Excelで勤怠管理を始める手順

費用をかけずに今日から始めたい場合、もっとも手軽なのはExcelやスプレッドシートです。ここでは、最低限の項目と計算の考え方を紹介します。

勤怠表に入れる項目

勤怠表には、少なくとも次の項目を入れます。

日付と曜日
出勤の時刻
退勤の時刻
休憩の時間
実際に働いた時間（実働時間）
法定の時間を超えた時間（時間外労働）
22時から翌朝5時までに働いた時間（深夜労働）
休日に働いた時間
有給休暇や欠勤などの区分
本人の確認と管理する人の確認の欄

賃金台帳に書く項目と同じ並びにしておくと、月末に台帳へ写すときに迷いません。1枚のシートに1人の1か月を入れ、従業員ごとにシートを分ける形が、見やすく直しやすい作りです。

労働時間の計算の考え方

Excelでは時刻を「1日を1とした小数」として扱います。そのため、実働時間は「退勤の時刻から出勤の時刻を引き、さらに休憩の時間を引く」計算で出せます。時間の表示のまま合計すると、24時間を超えたところで表示が0に戻ることがあるので、月の合計のセルは表示形式を「[h]:mm」にしておきます。給与計算に使うために時間を数字に直すときは、時刻の値に24を掛けると「8.5時間」のような数字になります。

法定の労働時間は、原則として1日8時間、1週40時間です。1日の実働時間が8時間を超えた分を時間外労働として数えるには、「実働時間から8時間を引いた値と0のうち、大きいほう」を求めるMAX関数を使うと、残業がない日に負の数が出ません。深夜労働は、22時以降の時間を別の列で計算します。計算式に自信がなければ、手で数えた数字と1か月分を突き合わせてから使い始めるのが安全です。

Excelの勤怠表で起きやすい失敗

Excelの勤怠表でよくある失敗は3つあります。1つ目は、日をまたぐ勤務で退勤の時刻が出勤の時刻より小さくなり、計算が負になることです。夜勤がある職場では、退勤の時刻に1日を加えて計算する決まりを作っておきます。

2つ目は、計算式のセルに従業員が数字を直接打ち込んでしまうことです。入力する欄と計算する欄の色を分け、計算する欄はシートの保護で書き換えられないようにしておきます。

3つ目は、ファイルの持ち回りで版がいくつもできてしまうことです。メールで送り合うと、どれが最新か分からなくなります。共有のフォルダに1つだけ保存し、ファイル名に年月を入れて、締めたら書き換えない運用にします。

Excelで続けられる会社の目安

Excelで回し続けられるのは、従業員が少なく、全員が同じ時間帯に同じ場所で働き、残業や休日出勤がほとんどない会社です。パートやアルバイトのシフトが日ごとに変わる、在宅勤務と出社が混ざる、残業の計算が月に何度も発生する、という状態になると、集計の手間と間違いの危険が一気に増えます。表計算の扱いに慣れた人が社内にいない場合も、早めにシステムへ移ったほうが、結果として時間を節約できます。

無料で使える勤怠管理システムの種類

無料の勤怠管理システムは、無料になる条件で大きく3つの種類に分かれます。名前に「無料」と付いていても条件はさまざまなので、どの種類なのかを先に見分けることが大切です。

人数の上限つきで期間の定めなく無料

決まった人数までなら期間の定めなく無料で使える種類です。人数が増えたら有料に切り替わります。たとえばフリーウェイタイムレコーダーは、公式ページで「10人までずっと無料、11人以上は月額1,980円で定額」と案内しています。ICカード、パソコン、スマホでの打刻に対応していることも、同じページに書かれています。料金の条件は変わることがあるので、使い始める前にフリーウェイタイムレコーダーの公式ページで最新の内容を確かめてください。

この種類は、人数の少ない会社が長く無料で使い続けられる点が魅力です。ただし、機能はおおむね打刻と集計に絞られていて、細かい就業規則の設定や、ほかの給与ソフトとの連携は有料の製品に比べて限られる傾向があります。

無料の試用期間がある有料のシステム

本来は有料のシステムで、一定の期間だけ無料で試せる種類です。期間が終わると有料の契約に切り替えるか、使うのをやめることになります。勤怠管理の大手の製品の多くはこの形をとっています。

試用期間は、自社の勤務の形がそのシステムで設定できるかを確かめるために使うものです。シフト制、フレックスタイム制、変形労働時間制など、自社の制度を実際に入れてみて、月の集計が手で計算した結果と合うかを1回の締めで確かめるのがおすすめです。

機能の一部だけが無料

打刻だけ、勤務の記録の閲覧だけ、といった一部の機能を無料で開放している種類です。集計や書き出し、有給休暇の管理などは有料の範囲に入っていることが多く、勤怠管理を丸ごと無料で済ませるのは難しい場合があります。

正直なところ、「無料」の看板だけを見て選ぶと、締めの段階で必要な機能が有料だったと気づくことになりがちです。打刻、集計、書き出し、有給休暇の管理の4つが無料の範囲に入っているかを、最初に確かめてください。

無料のシステムを選ぶ前に確かめること

無料の勤怠管理システムを選ぶときは、料金の表示だけでなく、次の点を公式ページや利用規約で確かめておきます。

無料で使える人数の上限と、上限を超えたときの料金
打刻の方法（スマホ、パソコン、ICカード、共有の端末）
月の集計で、時間外労働、深夜労働、休日労働を分けて出せるか
有給休暇の付与と取得日、残りの日数を管理できるか
集計の結果や過去の記録を、CSVなどの形式で書き出せるか
過去の記録を何年さかのぼって見られるか
問い合わせの窓口がメールだけか、電話やチャットもあるか

特に大事なのは、書き出しと過去の記録の扱いです。勤怠の記録は3年間は保存する必要があるので、無料のサービスで記録を見られる期間が短い場合は、毎月の締めのあとに書き出したファイルを社内で保存する運用を決めておきます。こうしておけば、将来ほかのシステムに移るときにも、記録が途切れずに済みます。

もう1つ見落としがちなのが、打刻の修正の流れです。従業員が打刻を忘れた日に、誰がどう直すのか、直した記録が残るのかを確かめておきます。修正の履歴が残らない仕組みだと、あとから見たときに、本当の時刻なのか直した時刻なのかが分からなくなります。

freee勤怠管理は無料で使えるか

「勤怠管理 free」で調べる人の中には、freee株式会社の勤怠管理システムを探している人も多くいます。ここでは、公式ページで確かめられる内容を整理します。

freee勤怠管理の特徴

freee勤怠管理は、打刻から勤怠の締めまでを自動化することをうたうシステムです。公式ページは次のように説明しています。

freee勤怠管理は「打刻」から「勤怠締め」まで、一気通貫で自動化。手作業によるミスをなくし、はじめてでも使いやすい勤怠管理を実現します。出典: freee勤怠管理（freee株式会社）

同じページでは、LINEやLINE WORKSからの打刻、共有のパソコンやICカードでの打刻、入力の不備をグラフで示す勤怠モニター、有給休暇の自動付与、給与計算との連携が特徴として挙げられています。勤怠の締めが確定すると、同じfreeeの給与計算にそのまま数字が渡る作りになっている点が、ほかの無料の勤怠管理との大きな違いです。

freee勤怠管理の料金

公式ページの料金プランの欄には、初期費用無料で、1IDあたり月額300円と表示されています。また、「無料で試してみる」の案内があり、申し込む前に試すことができます。人数の上限の範囲で期間の定めなく無料になる種類ではなく、試してから有料で使う種類にあたります。税の扱いや、使える機能の範囲はプランによって違うことがあるので、契約の前に公式ページの料金の欄で確かめてください。

たとえば従業員が10人なら、1IDあたり300円の計算で月に3,000円程度が目安になります。紙やExcelに比べれば費用はかかりますが、締めの作業と給与計算の手間がどれだけ減るかと比べて判断することになります。

freee勤怠管理が向いている会社

freee勤怠管理が向いているのは、すでにfreeeの会計や人事労務を使っている会社、あるいはこれから給与計算もまとめてクラウドに移したい会社です。勤怠のデータを給与計算に手で写す作業がなくなるため、締め日から給料日までが短い会社ほど効き目が大きくなります。

反対に、従業員が数人で、給与計算は税理士や社会保険労務士に任せている会社なら、無料の勤怠管理システムで打刻と集計だけを済ませ、集計の結果を専門家に渡す形でも十分な場合があります。freeeとマネーフォワードのどちらにするか迷っている人は、freeeかマネーフォワードか？IT導入補助金2026を適用して実質半額で導入する比較検証で、補助金を使った場合の費用も含めて比べています。

無料の勤怠管理のメリットとデメリット

無料で勤怠管理をすることには、はっきりしたよい点と弱点があります。両方を並べてから選ぶと、あとで後悔しにくくなります。

メリット

最大のメリットは、言うまでもなく費用がかからないことです。開業したばかりの会社や、従業員を初めて雇う個人事業主にとって、月々の固定費を増やさずに済むのは大きな利点です。

次に、試しながら自社に合うやり方を探せることです。勤怠管理は、実際に運用してみないと何が困るのかが見えにくい仕事です。無料の範囲で1か月から2か月ほど回してみると、自社に必要な機能、たとえばシフトの管理が要るのか、在宅勤務の打刻が要るのかがはっきりします。

さらに、システム型の無料の勤怠管理なら、打刻の時刻が機械で残るため、紙やExcelの自己申告より記録の客観性が上がります。労働時間の記録をめぐる従業員とのトラブルを防ぐ意味でも、これは見逃せない点です。

デメリット

デメリットの1つ目は、人数や機能の上限です。従業員が増えたとたんに有料になる、必要な集計が有料の範囲に入っている、ということが起きます。無料のまま使い続けられるかどうかは、今の人数だけでなく、1年後の人数の見込みで考える必要があります。

2つ目は、サポートの範囲です。無料の範囲では、電話の問い合わせが使えず、メールだけの対応になっていることがよくあります。締めの直前に設定で困ったとき、すぐに答えが得られないのは痛いところです。

3つ目は、データの持ち出しです。無料のサービスが終わったり、料金が変わったりしたときに、過去の記録を書き出せないと、保存の義務を果たせなくなるおそれがあります。保存の期間は当分の間3年なので、少なくとも3年間の記録を書き出せるかを確かめておきます。

有料にしたほうがよい場面

次のような場面では、無料にこだわらず有料の勤怠管理を検討する価値があります。

従業員が10人を超え、締めの集計に半日以上かかっている
シフト制、フレックスタイム制、変形労働時間制など、労働時間の計算が複雑
拠点が複数あり、在宅勤務や直行直帰も混ざっている
給与計算を社内で行っていて、勤怠の数字を手で写している
36協定の上限を超えないよう、残業時間を月の途中で見張る必要がある

時間外労働は、36協定を結んでいても、原則として月45時間、年360時間という上限があります。月の途中で残業時間が上限に近づいていることに気づけるかどうかは、無料と有料の差が出やすい機能の1つです。Excelや紙で管理している場合は、月の途中で集計しないかぎり、上限を超えたことに締め日まで気づけません。36協定で定めた時間を超える残業は法律違反になるため、残業が多い職場ほど、月の途中で残業時間を見られる仕組みを持つ意味が大きくなります。無料のシステムでも、日々の集計を画面で見られるものなら、週に1回確かめる運用で代わりになることがあります。

無料から有料へ切り替える目安

無料で始めた勤怠管理は、どこかで有料に切り替えるか、別の方法に移る判断をすることになります。ここでは、判断のための目安を紹介します。

締めの作業の時間で考える

もっとも分かりやすい目安は、月末の締めにかかる時間です。たとえば締めの作業に毎月5時間かかっていて、担当者の時給が2,000円なら、締めだけで毎月1万円の人件費を使っていることになります。有料の勤怠管理でこの時間が1時間に減るなら、月々の利用料がそれより安ければ、有料にしたほうが得という計算になります。

締めの時間には、打刻の漏れを従業員に確かめる時間、Excelの計算式を直す時間、給与ソフトに数字を写す時間も含めて考えます。思っていたより長くかかっていることが多いので、一度、1か月の締めにかかった時間を記録してみるとよいでしょう。

人数の上限で考える

人数の上限つきで無料のシステムを使っている場合は、上限に近づいた時点で次の手を考えます。上限の人数を1人超えただけで有料に切り替わる仕組みのものもあれば、月額の定額に切り替わるものもあります。採用の予定がある場合は、採用の前に料金を確かめておきます。

間違いの起きやすさで考える

集計の間違いが一度でも給与の未払いにつながったなら、それは切り替えの合図です。残業代の未払いは、従業員との信頼を損なうだけでなく、さかのぼって支払うことになれば、勤怠管理の利用料よりはるかに高くつきます。

切り替えの進め方

有料の勤怠管理に移るときは、いきなり全員を移さず、1か月は今の方法と並べて動かし、集計の結果が合うかを確かめるのが安全です。並行して動かす間は手間が増えますが、設定の誤りを本番の給与計算の前に見つけられます。

切り替えの前には、これまでの紙やExcelの記録を、保存の期間が終わるまで保管しておく段取りも決めておきます。新しいシステムに過去の記録を入れられない場合でも、元の記録を3年間は出せる状態にしておけば、保存の義務を果たせます。会計ソフトも一緒に見直したい場合は、フリーランス向け会計ソフト比較｜freee・マネーフォワード・弥生を徹底比較【2026年版】が参考になります。

勤怠の締めの作業をチームで回す工夫

勤怠管理で手間がかかるのは、打刻そのものより、月末の締めの作業です。打刻の漏れの確認、修正の申請の受け付け、有給休暇の残りの確認、給与担当への引き渡しといった作業が、毎月同じ順番で発生します。担当者が1人で抱えていると、その人が休んだ月に締めが止まってしまいます。

締めの作業を一覧にする

まず、締めの作業を一覧にしておきます。たとえば次のような並びです。

締め日の3日前に、打刻の漏れがある従業員へ確認の連絡をする
締め日の翌日までに、打刻の修正の申請を受け付けて反映する
締め日の2日後までに、残業時間と深夜の時間を確かめる
締め日の3日後までに、有給休暇の取得日と残りを確かめる
締め日の4日後までに、集計の結果を給与担当か社会保険労務士に渡す

この一覧を毎月同じ形で回すと、抜けが減ります。紙に書いた手順書でも構いませんが、複数の人で分担する場合は、誰がどこまで終えたかが見える形にしておくと便利です。

タスク管理のツールで担当と期限を共有する

締めの作業のように、担当と期限があって、進み具合を複数の人で見たい作業には、タスク管理のツールが向いています。たとえばPinatecaは、カードに担当と期限を付けて、カンバンの列でカードを動かしながら進み具合を共有できるサービスです。「未着手」「確認中」「完了」の列を作り、締めの作業を1枚ずつカードにしておけば、誰の作業が止まっているかが一目で分かります。カードごとにコメントを残せるので、「この従業員の修正は確認済み」といったやり取りもカードの中にまとまります。

公式ページによると、5人まで、ボード10個までは無料で使え、クレジットカードの登録も不要です。それを超える場合のスタンダードプランは、1人あたり月額500円（年払いなら月額400円、いずれも税抜）です。なお、Pinatecaは勤怠の打刻や集計をするサービスではないので、勤怠の記録そのものは勤怠管理システムやExcelで行い、締めの作業の分担だけをPinatecaで共有する、という使い分けになります。

Pinatecaは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

勤怠管理に関わる仕事と知識

勤怠管理の仕組みを整える仕事は、社内の総務や人事の担当者だけでなく、外部の専門家やエンジニアが請け負うこともあります。勤怠管理システムと給与ソフトをつなぐ仕組みを作るような仕事に関心がある人は、アプリケーション開発のお仕事で、どんな案件があるかを紹介しています。社内の手順書や従業員への案内文を分かりやすく書く力を身に付けたい人は、ビジネス文書検定の内容と受け方も参考になります。

運営者の視点で見た、勤怠管理と働き方

フリーランスと在宅ワークの仲介を20年あまり続けてきた運営者として見てきた限りでは、勤怠管理をきちんとしている会社ほど、外部のフリーランスとの仕事の頼み方も上手です。誰がいつ何時間働いたかを把握できている会社は、業務委託に出す仕事の量と予算を見積もるのも正確で、発注の条件がぶれません。

一方で、雇用の勤怠管理と、業務委託の仕事の管理は別物です。業務委託のフリーランスは会社の指揮命令の下で働くわけではないので、出勤と退勤の時刻で管理するものではなく、成果物と納期で約束を交わします。仲介の手数料が乗らない直接の取引なら、発注者は同じ予算でより多くの仕事を頼め、受け手の手取りが厚くなります。手数料0%の直接取引は、発注する側と受ける側の双方に効きます。社内の勤怠管理を無料の道具で整えて浮いた時間とお金を、外部の力を借りる仕事に回す、という考え方もできるでしょう。

よくある質問

Q. 勤怠管理はExcelでも法律上問題ありませんか？

Excelで勤怠管理をすること自体は禁じられていません。ただし、従業員が時刻を手で入れる運用は自己申告の扱いになり、厚生労働省のガイドラインでは、実際の労働時間と合っているかの確認などの措置が求められます。パソコンの使用時間の記録と照らし合わせるなど、客観的な記録で確かめる仕組みを一緒に用意しておくと安心です。

Q. 勤怠の記録は何年保存すればよいですか？

労働基準法第109条では、労働関係に関する重要な書類の保存期間は5年間と定められていますが、経過措置により当分の間は3年間とされています。出勤簿やタイムカード、勤怠管理システムのデータも対象です。無料のシステムを使う場合は、少なくとも3年間の記録を見たり書き出したりできるかを確かめておきましょう。

Q. freee勤怠管理は無料で使えますか？

freee勤怠管理は有料のシステムで、公式ページの料金プランの欄には初期費用無料、1IDあたり月額300円と表示されています。申し込む前に試せる案内もあるため、自社の勤務の形が設定できるかを試してから決められます。期間の定めなく無料で使いたい場合は、人数の上限つきで無料になる別の勤怠管理システムが候補になります。