Googleフォームでファイル添付を受け付ける手順と、回答者側に必要な条件

2026年9月21日

＠SOHO編集部

この記事のポイント

✓Googleフォームでファイル添付を受け付ける手順を
✓ファイルの種類・数・サイズの設定
✓回答者にGoogleアカウントのログインが必要な条件

Googleフォームでファイルを添付してもらいたいとき、設定そのものは数分で終わります。つまずきやすいのは設定の後で、「回答者がファイルを選べない」「ログイン画面が出て離脱された」「集まったファイルがどこにあるか分からない」といった声が多く聞かれます。原因の多くは、回答者側にGoogleアカウントへのログインが必要という条件を、作る側が把握していないことにあります。

この記事では、Googleフォームでファイル添付を受け付ける手順を順に説明したうえで、回答者側に必要な条件、この機能が使えないケース、受け取ったファイルの保存先と管理の仕方までを整理します。最後に、ログインを求めずにファイルを集めたいときの選択肢も紹介します。

Googleフォームのファイル添付が使われる場面

Googleフォームは、Googleアカウントがあれば無料で使えるフォーム作成ツールです。アンケートや申し込みの受付に使われることが多いですが、ファイルのアップロードの質問を加えると、画像やPDF、動画などを回答と一緒に受け取れます。

仕事の現場では、次のような場面で使われています。

・採用の応募で、履歴書や職務経歴書、ポートフォリオを受け取る
・イベントやコンテストの応募で、作品の画像や動画を集める
・取引先や外注先から、請求書や納品物の控えを受け取る
・社内の申請で、領収書や証明書の写しを提出してもらう
・学校や講座で、課題のファイルを提出してもらう

メールの添付で受け取る方法と比べると、フォームを使う利点は、回答と添付ファイルが1件ずつひも付いた状態で集まることです。メールだと、誰からどのファイルが届いたかを受信箱から探し、手作業でフォルダに振り分ける必要があります。フォームなら、ファイルは自動で1つのフォルダに集まり、回答の一覧から誰が何を送ったかをすぐに確かめられます。

一方で、Googleフォームのファイル添付には、回答する側の条件があります。後で詳しく説明しますが、回答者はGoogleアカウントにログインしていないとファイルを送れません。社外の不特定多数から受け付けるのか、社内やGoogleアカウントを持っている相手だけなのかで、向き不向きが大きく変わります。設定の手順の前に、誰から受け取るのかを先に決めておくと、後から作り直す手間を避けられます。

設定の前に決めておく5つのこと

ファイルの受付でつまずく人の多くは、フォームを作りながら条件を考えています。先に次の5つを決めておくと、設定の迷いが減り、後から作り直すことも少なくなります。

誰から受け取るのか

社内の人、Googleアカウントを持っている取引先、不特定多数の応募者のどれに当たるかで、Googleフォームが向くかどうかが変わります。社内や、日頃からGoogleのサービスでやり取りしている相手なら、ログインの条件はほとんど問題になりません。初めて接点を持つ応募者や、年齢層の幅が広い一般の参加者から集める場合は、ログインを求めること自体が負担になりやすい点を考えに入れておきます。

何を、何点受け取るのか

書類の種類と点数を先に洗い出します。「履歴書1点と作品3点」のように具体的に決めると、質問をいくつに分けるか、それぞれの最大数をいくつにするかが自然に決まります。1つの質問に種類の違うファイルをまとめて受け取ると、後で振り分ける手間がかかるので、種類ごとに質問を分けるのが基本です。

いつまで受け付けるのか

締め切りを決めたら、その日時に「回答を受け付けていません」の状態に切り替えることも予定に入れておきます。締め切り後に届いたファイルを受け取るかどうかを、事前に説明欄で示しておくと、個別の問い合わせへの対応が楽になります。

誰がファイルを見るのか

選考や確認を何人で分担するかで、フォルダの共有範囲が決まります。見る必要のない人まで共有に入れないことが、個人情報を守るうえでの第一歩です。共同編集者を追加する前に、その人が回答とファイルを見る必要があるかを考えます。

いつ削除するのか

受け取ったファイルをいつまで保存し、いつ削除するのかを決めます。期間を決めておかないと、ファイルはドライブに残り続け、容量も情報漏えいのリスクも積み重なっていきます。削除する日を決めて、回答者向けの説明欄にも書いておくと、回答者の安心にもつながります。

メール添付や共有フォルダとの比べ方

ファイルを受け取る方法はフォームだけではありません。メールへの添付、Googleドライブの共有フォルダ、フォームのそれぞれに向き不向きがあります。

メールへの添付で受け取る

最も手軽なのは、メールにファイルを添付して送ってもらう方法です。回答者は新しいサービスに登録する必要がなく、普段使っているメールソフトから送れます。ただし、Gmailのヘルプによると、個人用のGmailアカウントで送れる添付ファイルは合計25MBまでで、それを超えるとファイルはGoogleドライブのリンクに置き換えられます。動画や高解像度の写真は、メールでは送りにくいのが実情です。

受け取る側にとっての負担は、整理の手間です。誰から何が届いたかを受信箱から探し、ファイルを保存し、一覧表に記録する作業を、件数の分だけ繰り返すことになります。件数が10件を超えるあたりから、取りこぼしや二重の記録が起きやすくなります。

共有フォルダにアップロードしてもらう

Googleドライブのフォルダを「リンクを知っている全員が編集者」として共有し、そこにファイルを入れてもらう方法もあります。容量の大きいファイルも扱えますが、この方法では、提出した人がほかの人のファイルも見られてしまいます。応募書類のように、提出者どうしで見えてはいけないファイルには向きません。誤って削除されたり、上書きされたりする危険もあります。

フォームで受け取る

フォームは、回答とファイルが1件ずつひも付いて集まり、提出者がほかの人のファイルを見ることもありません。受け取る側の整理の手間が最も少ない方法です。その代わり、Googleフォームの場合は回答者のログインが必要という条件があります。

件数が少なく、相手も限られているならメール、社内での大きなファイルのやり取りなら共有フォルダ、件数が多く1件ずつ管理したいならフォーム、という使い分けが一般的です。

ファイル添付の質問を作る手順

ここからは、パソコンのブラウザでGoogleフォームを開いた前提で、ファイルのアップロードの質問を作る手順を説明します。

手順1：質問を追加して形式を選ぶ

Googleフォームで、ファイルを受け付けたいフォームを開く
右側に表示される追加のアイコン（丸に「＋」）をクリックして質問を追加する
質問のタイトルの右側にある形式の選択欄を開き、「ファイルのアップロード」を選ぶ

初めてこの形式を選ぶと、回答者がアップロードしたファイルがフォームのオーナーのGoogleドライブに保存されること、回答者にGoogleアカウントへのログインが求められることを知らせる確認が表示されます。内容を確かめて先へ進むと、質問の設定欄が開きます。

手順2：受け付けるファイルの種類を決める

設定欄の「特定のファイル形式のみ許可」をオンにすると、受け付ける種類を選べます。選択肢には、ドキュメント、プレゼンテーション、スプレッドシート、図形描画、PDF、画像、動画、音声があります。

履歴書を受け取るならドキュメントとPDF、作品の写真なら画像だけ、というように、目的に合う種類だけを選びます。種類を絞っておくと、回答者が間違ったファイルを選んだときにその場で受け付けられず、後から「別の形式で送り直してください」と連絡する手間が減ります。

手順3：ファイルの最大数を決める

1つの質問で受け付けるファイルの数は、1、5、10から選べます。履歴書と職務経歴書を別々に受け取りたいなら、質問を2つに分けてそれぞれ1個にするほうが、後で整理しやすくなります。作品の写真を何枚か送ってもらう場合は5や10を選びます。

手順4：ファイルの最大サイズを決める

1ファイルあたりの最大サイズは、1MB、10MB、100MB、1GB、10GBから選べます。初期値は10MBです。文書やPDFなら10MBで足りることが多く、写真なら10MBから100MB、動画なら1GB以上が目安になります。

サイズの上限を大きくしすぎると、回答者の通信環境によってはアップロードに時間がかかり、途中で失敗することがあります。フォームを作る側のドライブの容量も早く減ります。必要な画質を考えたうえで、余裕を持ちつつ大きすぎない上限を選ぶのがコツです。

手順5：必須にするかを決めて保存する

ファイルの提出が欠かせない申し込みなら、質問の右下にある「必須」をオンにします。必須にしておくと、ファイルを添付しないまま送信しようとした回答者に、その場で入力を促す表示が出ます。設定はその場で自動保存されるので、保存ボタンを押す必要はありません。

また、フォームの設定画面には、フォーム全体で受け付けるファイルの合計サイズの上限を選ぶ項目もあります。応募が多く集まりそうなフォームでは、ここも合わせて確かめておきます。

回答者側に必要な条件

Googleフォームのファイル添付で最も大事なのが、回答者の条件です。Googleのヘルプには、ファイルのアップロードの質問について次のように書かれています。

この質問に回答するには、回答者が Google アカウントにログインする必要があります。フォームのオーナーがアップロードしたファイルは、Google ドライブの新しいフォルダに保存されます。出典: support.google.com

つまり、ファイルのアップロードの質問が1つでも入ったフォームは、Googleアカウントを持っていない人、持っていてもログインしていない人には、ファイルを送れない状態になります。

ログインが必要なことを最初に伝える

Googleアカウントを持っていない回答者は、フォームを開いた時点、またはファイルを選ぶ時点でログインを求められ、そこで離脱しがちです。フォームの運用を紹介する記事でも、次のような対策がすすめられています。

回答者がGoogleフォームにファイルを添付するには、Googleアカウントへのログインが必須です。Googleアカウントを未所持もしくは未ログインの場合はファイルを添付できません。対策としては、フォームの説明文や質問文に「ファイルのアップロードにはGoogleアカウントへのログインが必要です」と明記。出典: tayori.com

フォームの冒頭の説明欄に、ログインが必要であることと、アカウントを持っていない人向けの別の提出方法（メールでの送付先など）を書いておくと、問い合わせと離脱の両方を減らせます。

スマートフォンから回答する場合

スマートフォンのブラウザからでも、Googleアカウントにログインしていればファイルを添付できます。端末の写真やファイルアプリから選ぶ形になります。ただし、iPhoneで撮った写真はHEICという形式で保存されていることがあり、受け付ける種類を「画像」に絞っていても、後で開くソフトによっては表示できない場合があります。写真を受け取ったあとに加工や印刷をするなら、受付の時点でJPEGを指定しておくと安心です。

会社や学校のアカウントで回答する場合

回答者が会社や学校のGoogleアカウント（Google Workspace）でログインしている場合、そのアカウントの管理者の設定によっては、外部のフォームへのファイル送信が制限されていることがあります。社外の相手から「ファイルを選べない」と連絡が来たときは、個人のGoogleアカウントでログインし直してもらうと解決することがあります。

回答者の名前が作成者に見えることも伝える

ファイルを添付するためにログインした回答者は、作成者側から見て、どのアカウントから送られたかが分かる状態になることがあります。匿名のアンケートのつもりでファイルの質問を入れると、回答者が「匿名ではなかったのか」と不安に思う原因になります。匿名性が大切なアンケートでは、ファイルの質問を入れない、または別のフォームに分けるのが無難です。

ファイルのアップロードが使えないケース

設定画面で「ファイルのアップロード」が選べない、選んでも保存できない、という場合は、フォーム側の条件に当たっていることがあります。Googleのヘルプでは、次の2つの場合はこの質問形式を使えないと説明されています。

・フォームが共有ドライブに保存されている
・管理者がデータ損失防止をオンにしている

共有ドライブとは、Google Workspaceで、個人ではなくチームが持ち主になるドライブのことです。チームで管理しやすいよう共有ドライブでフォームを作っていると、ファイルのアップロードは使えません。その場合は、フォームを個人のマイドライブに作り直すか、マイドライブにあるフォームのコピーを使います。

データ損失防止とは、機密情報が外部に出ないように、組織の管理者がファイルの扱いを制限する仕組みです。会社のアカウントでこの設定が有効になっていると、作成者側でもファイルのアップロードの質問を使えません。この場合は、社内のシステム管理者に相談するしかありません。

このほか、フォームの「回答を組織内のユーザーに限定する」設定がオンになっていると、社外の人はそもそもフォームに回答できません。社外から受け付けるフォームを会社のアカウントで作るときは、設定画面でこの項目がオフになっているかも確かめます。

受け取ったファイルの保存先と確認方法

回答者がアップロードしたファイルは、フォームのオーナーのGoogleドライブに、フォームの名前が付いたフォルダとして自動で作られた場所に保存されます。質問ごとにさらに下のフォルダが分かれます。

フォームの回答画面から確かめる

フォームの編集画面の上部にある「回答」タブを開くと、集まった回答を確認できます。ファイルのアップロードの質問には、受け取ったファイルの一覧と「フォルダを表示」のリンクが出ます。リンクを開くと、ドライブ上の保存先に直接移れます。「個別」に切り替えると、回答者ごとに、どのファイルを送ったかを確かめられます。

スプレッドシートで一覧にする

「回答」タブから回答をスプレッドシートに連携すると、ファイルの列には、ドライブ上のファイルへのリンクが入ります。回答者の名前や連絡先と、ファイルのリンクを1行で見比べられるので、応募の選考や提出物のチェックをチームで分担するときに便利です。

ドライブの容量に注意する

受け取ったファイルは、オーナーのドライブの保存容量を使います。Googleのヘルプによると、各Googleアカウントには、Gmail、Googleドライブ、Googleフォトで共有する最大15GBの保存容量が提供されています。動画の応募を受け付けるフォームでは、数十件で容量が埋まることもあります。

容量がいっぱいになると、フォームはファイルを受け付けられなくなります。応募の締め切りまでに容量が足りるかを見積もり、足りない場合は、処理が済んだファイルを別の場所に移すか、保存容量を追加するプランを検討します。ファイルの保存先のフォルダを移動したり名前を変えたりすると、フォームとのつながりが切れて、新しい保存先が作られることがあるので、締め切りまではフォルダを動かさないのが安全です。

公開前に必ず送信テストをする

設定を終えたら、公開する前に自分で回答してみることが欠かせません。フォーム作成の解説記事でも、次のように強くすすめられています。

設定が完了したら、必ず送信テストを実施しましょう。画面上部の「プレビュー」をクリックし、自分自身でフォームに回答してファイルを添付し、送信してみます。これにより、実際にファイルが正しくアップロードされるか確認できます。出典: blog.form-mailer.jp

テストでは、次の点を確かめます。

・指定した種類以外のファイルが選べないこと
・上限サイズを超えるファイルを選ぶと、受け付けられないこと
・送信後、ドライブのフォルダにファイルが保存されていること
・スプレッドシートに連携している場合、ファイルのリンクが入っていること
・スマートフォンからも同じように送れること

自分のアカウントで試すだけでは、ログインしていない人の見え方が分かりません。ブラウザのシークレットウインドウ（ログイン情報を使わない窓）でフォームのURLを開くと、ログインしていない回答者に何が表示されるかを確認できます。説明文の書き方を決めるうえで、この確認はとても役に立ちます。

実際の運用でよくあるのが、作成者のアカウントで何度もテストしたため問題なく見えていたのに、公開した途端に「ファイルの欄が押せない」という問い合わせが続く、というケースです。原因はたいてい、回答者がログインしていなかったことでした。シークレットウインドウでの確認を手順に入れておけば、こうした行き違いはほぼ防げます。

ファイルの種類ごとの注意点

受け付けるファイルの種類によって、回答者がつまずく点は違います。説明欄に書く内容を決める参考にしてください。

PDF

申込書や証明書の写しはPDFで受け取るのが一般的です。スマートフォンで紙の書類を撮影してPDFにしてもらう場合、写真のままでは文字が読みにくいことがあります。iPhoneならメモアプリの書類スキャン、Androidならカメラやドライブアプリのスキャン機能を使うと、傾きを補正した読みやすいPDFになります。こうした方法を説明欄で一言案内しておくと、読めない書類が届く回数が減ります。

WordやExcelのファイル

履歴書や見積書をWordやExcelで受け取る場合、受付の種類で「ドキュメント」「スプレッドシート」を選びます。受け取った後に中身を編集する予定がないなら、PDFに書き出してから送ってもらうほうが、レイアウトが崩れず、相手の環境に左右されません。

画像と動画

写真や動画は、端末によって保存形式が違い、容量も大きくなりがちです。動画を受け付ける場合は、1本あたりの長さの目安と、上限のサイズを説明欄に書いておくと、回答者が事前に書き出し方を選べます。容量の大きい動画をスマートフォンの通信回線で送ると時間がかかるため、Wi-Fiにつないでから送るよう案内するのも有効です。

回答者に伝える説明文の例

ファイルの受付で問い合わせを減らすには、フォームの説明欄と質問の説明欄に、条件をはっきり書いておくことが一番の近道です。次の例文は、そのまま使える形にしています。

フォームの冒頭の説明欄の例です。

このフォームでは、書類のファイルを添付していただきます。
ファイルの添付には、Googleアカウントへのログインが必要です。
Googleアカウントをお持ちでない方は、下記のメールアドレス宛てに直接お送りください。
送付先：（担当者のメールアドレス）

ファイルの質問の説明欄の例です。

PDFまたはWordのファイルを1点お送りください。
ファイルの大きさは10MBまでです。
ファイル名は「氏名_書類名」としてください（例：山田太郎_職務経歴書）。

ファイル名の付け方を指定しておくと、受け取った後にフォルダの中で並べたとき、誰の何のファイルかが一目で分かります。回答者側が「どんなファイルを送ればよいか」で迷う時間も減ります。

あわせて、提出されたファイルをどう扱うかも書いておくと、回答者の安心につながります。たとえば「お預かりした書類は選考の目的にのみ使い、選考終了後に削除します」と一文添えるだけで、個人情報を送ることへの不安はかなり和らぎます。

よくあるトラブルと対処

運用を始めてから出てきやすいトラブルと、その対処をまとめます。

回答者が「ファイルを追加」を押せない

ほとんどの場合、回答者がログインしていないことが原因です。ログインしてから開き直してもらいます。会社のアカウントでログインしていて押せない場合は、個人のアカウントで試してもらいます。

ファイルが大きすぎて送れない

上限サイズを超えている可能性があります。上限を引き上げるか、回答者にファイルを圧縮してもらいます。画像なら解像度を下げる、動画なら長さを分ける、PDFなら画質を落として書き出し直すといった方法を、説明欄に書いておくと親切です。

同じ人から何度も送られてくる

送信後に「回答を編集」を許可していると、回答者が修正のたびに新しいファイルを添付し直すことがあります。古いファイルもドライブには残るため、どれが最新か分からなくなります。必要に応じて、設定画面で回答の編集を許可するかどうかを見直します。

フォルダが見つからない

保存先のフォルダは、フォームの「回答」タブの「フォルダを表示」から開けます。ドライブの中で探すより確実です。誤ってフォルダを削除した場合は、ドライブのゴミ箱から復元できる期間内であれば戻せます。

受け取った後の管理を楽にする工夫

ファイルが集まり始めてからの作業を楽にする工夫も、最初に仕込んでおくと効果があります。

新しい回答の通知を受け取る

フォームの「回答」タブにあるメニューから、新しい回答が届いたときにメールで通知を受け取る設定ができます。応募の受付のように、届いたらすぐに確認の連絡をしたい場面では、通知をオンにしておくと対応の遅れを防げます。

スプレッドシートに確認用の列を追加する

回答をスプレッドシートに連携したら、右端に「確認済み」「担当者」「対応メモ」のような列を自分で追加しておくと、チームで分担するときに状況が共有しやすくなります。ファイルのリンクを開いて中身を確かめたら、確認済みの列に印を付ける、という流れにすると、二重のチェックや見落としが減ります。

ただし、件数が数十件を超え、担当者も増えてくると、スプレッドシートの列を手で埋める運用はどうしても崩れやすくなります。誰がどの応募に返信したか、返信したかどうか自体が分からなくなる、という状態になったら、受付から対応までを1つの画面で管理できる仕組みを検討する時期です。

受付の確認メールを返す

ファイルを送った回答者は、「ちゃんと届いたのか」が気になります。Googleフォームの設定で回答のコピーを回答者に送る機能を使うか、手動で受付の連絡を返すと、回答者の不安を和らげられます。届いたファイルが開けない、内容が足りないといった場合も、早めに連絡すれば送り直しの依頼がスムーズに進みます。

個人情報を含むファイルを集めるときの注意

履歴書や身分証明書の写しなど、個人情報を含むファイルを集めるときは、受け取った後の扱いが特に大切です。

まず、保存先のフォルダの共有設定を確かめます。フォームの編集者として共同作業者を追加していると、その人もファイルを見られる場合があります。誰がフォルダを見られるのかを、ドライブの「共有」から一覧で確認しておきます。リンクを知っている全員が見られる設定になっていないかも、念のため見ておきます。

次に、保存する期間を決めておきます。選考が終わった応募書類、処理が済んだ申請書類を、必要以上に長く残すと、漏えいしたときの影響が大きくなります。締め切りや選考終了の時期に合わせて、削除の日を決めて予定表に入れておくと、削除し忘れを防げます。

さらに、受け取ったファイルを自分のパソコンにダウンロードして作業する場合は、作業が終わったら手元のコピーも削除します。ドライブ上で削除しても、手元に残ったファイルから情報が漏れることがあるためです。

ログインなしでファイルを受け付けたいときの候補

社外の不特定多数から書類を集める場合、回答者にGoogleアカウントのログインを求めることが、そのまま応募の減少につながることがあります。こうした場面では、ログインなしでファイルを提出できるフォームのサービスを使う方法があります。

その1つがHalictです。公式サイトのGoogleフォームとの比較によると、Halictのファイル受付は回答者のログインが不要で、提出されたファイルは認証付きのURLで保管されます。回答は一覧で管理でき、1件ごとに担当者と対応の状況を記録し、返信も同じ画面から送れる作りになっています。データは日本国内のサーバーに保存されると説明されています。

料金は利用する人数で決まり、フォームの数と回答の数はどのプランでも無制限です。1人で使うフリープランは0円から始められますが、ファイル提出の機能は、メンバー10人までのチームプラン（月額7,800円、税抜）から使える機能で、提出できる容量は10GBです。メンバー30人までのビジネスプラン（月額16,800円、税抜）では100GBになります。年払いにすると2か月分が無料になると公式の料金ページに記載されています。ファイルの受付を主な目的にするなら、Googleフォームで足りるか、ログインなしの受付が必要かを先に見極めてから比べるのがよいでしょう。

Halictは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

フリーランスの仕事から見たファイル受付の設計

フォームでファイルを集める仕組みは、企業の採用担当や事務局だけでなく、在宅で仕事を受ける人にとっても身近な道具です。取引先から素材を受け取る、受講生から課題を集める、アンケートの集計を代行する、といった場面で、フォームの設計を任されることも増えています。

20年この市場を見てきた立場から言えば、継続して依頼が続く人は、こうした受付の仕組みを「相手が迷わない形」で用意できる人です。ログインが必要なことを最初に伝える、ファイル名の付け方を指定する、受け取ったら確認の連絡を返す。どれも小さな工夫ですが、依頼する側からは「この人に任せると楽」という評価につながっています。

運営者として見てきた限りでは、仲介の手数料が乗らない直接取引では、依頼する側は同じ予算でより多くの作業を頼めて、受ける側は手取りが厚くなります。手数料0%で直接取引できる関係では、ファイルのやり取りも当事者どうしで決めることになるため、受付の仕組みを自分で整えられることが、そのまま仕事の質の評価になります。

フォームの設計や業務の自動化を仕事にしたい人は、企業の業務改善やAIの導入を手伝うAIコンサル・業務活用支援のお仕事が参考になります。フォームと外部のシステムをつなぐ開発まで手がけるなら、アプリケーション開発のお仕事で求められる技術と仕事の種類を確かめられます。報酬の水準はソフトウェア作成者の年収・単価相場で統計をもとに確認できます。集めたファイルを扱う事務の仕事に関心があるなら、医療事務技能審査試験（メディカルクラーク）のように、書類を正確に扱う力を証明する資格も選択肢になります。