メールのIMAPとPOPの違い｜複数の端末で読むときの選び方

2026年10月1日

＠SOHO編集部

この記事のポイント

✓メールのIMAPとPOPの違いを
✓バックアップの観点で比べました
✓スマートフォンとパソコンの両方で読むならIMAPが基本です

結論から書くと、スマートフォンとパソコンの両方でメールを読むなら、IMAPを選ぶのが基本です。IMAPはメールをメールサーバーに残したまま読む方式で、どの端末から見ても同じ受信箱が見えます。POPはメールを端末に取り込む方式で、1台のパソコンでメールを管理し、手元に記録を残したい場合に向いています。

IMAPとPOPの違いは、ひとことで言えば「メールの本体がどこにあるか」です。IMAPではメールの本体はサーバーにあり、端末はそれを見に行く窓の役割をします。POPではメールの本体は端末に移り、サーバーはいったん受け取って渡す中継の役割をします。この違いが、複数の端末で読めるか、端末が壊れたときにメールが残るか、容量がどこで足りなくなるかの違いになって表れます。

この記事では、IMAPとPOPの違いを、MicrosoftとGoogleの公式ヘルプの記載に沿って整理し、どちらを選べばよいかを使い方の場面ごとに比べます。設定を切り替えるときにメールを失わないための注意点や、複数の人で同じアドレスを読むときの落とし穴も扱います。社外からの問い合わせを複数の担当で受ける場合の管理の方法として、Halictにも後半で触れます。

Halictは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

IMAPとPOPは、メールを受け取るための方式

メールを送るときと受け取るときでは、使われる仕組みが違います。送るときに使われるのがSMTPで、受け取ったメールを端末から読むときに使われるのがIMAPかPOPです。メールアプリの設定画面で「受信メールサーバー」の欄に「imap」や「pop」と入る部分が、この選択にあたります。

Microsoftのサポートページでは、2つの方式の位置づけを次のように説明しています。

IMAP と POP は電子メールにアクセスするための方法です。 IMAP は、携帯電話、ノート PC、タブレットなど、さまざまなデバイスからメールを確認する必要があるときに推奨される方法です。出典: Microsoft サポート

ここで押さえておきたいのは、IMAPとPOPはメールアドレスの種類ではなく、同じアドレスのメールをどう読むかの方式だという点です。多くのメールサービスは両方に対応しており、同じアドレスでも、端末ごとにIMAPで読むかPOPで読むかを選べます。

Webメールとの関係

Gmail、Outlook.com、iCloudメールのように、ブラウザでサインインして読むメールを、Webメールと呼びます。Webメールをブラウザで読んでいるときは、IMAPもPOPも使っていません。サービスのサーバーにあるメールを、そのままブラウザで見ている状態です。

IMAPやPOPが登場するのは、パソコンのOutlookやApple Mail、Thunderbirdのようなメールアプリ、あるいはスマートフォンの標準のメールアプリで、メールを読む設定をするときです。Microsoftのサポートページでは、メールアプリにアカウントを追加するとき、通常はIMAPでの設定が自動で試され、それができない場合はアカウントがPOP用に設定されていることが多い、と説明しています。

IMAPとPOPの違いを比べる

2つの方式の違いを、項目ごとに並べます。

項目	IMAP	POP
メールの本体がある場所	メールサーバー	取り込んだ端末
複数の端末で読む	どの端末でも同じ受信箱が見える	取り込んだ端末でしか読めない（設定による）
既読やフォルダの状態	端末の間で同じになる	端末ごとにばらばら
送信済みのメール	サーバーに残り、どの端末でも見える	送った端末にだけ残る
容量が足りなくなる場所	メールサーバーの容量	端末の記憶装置
端末が壊れたとき	サーバーに残っているので読める	取り込んだメールは端末と一緒に失われる
通信がないとき	取り込み済みのもの以外は読めないことがある	取り込んだメールはすべて読める

複数の端末で読むならIMAP

Googleのヘルプ「POP を使用して他のメールクライアントで Gmail のメールを読む」では、IMAPは複数の端末で使え、メールがリアルタイムで同期される一方、POPは1台のパソコンでのみ使え、リアルタイムには同期されないと説明しています。

IMAPでは、スマートフォンで読んだメールはパソコンでも既読になり、パソコンでフォルダに移したメールはスマートフォンでも同じフォルダに入ります。削除も同じで、どこかの端末で削除すれば、すべての端末から消えます。外出先ではスマートフォン、事務所ではパソコンという使い方なら、どちらで作業しても状態がそろうIMAPのほうが迷いません。

1台のパソコンで管理するならPOPも選べる

POPでは、メールを端末に取り込んだあと、そのパソコンの中だけで管理します。Microsoftのサポートページでは、POPでメールがパソコンにダウンロードされるとメールサービスから削除され、ダウンロード後は同じパソコンからしかアクセスできない、と説明しています。送信済みのメールも、サーバーではなくパソコンに保存されます。

メールを読む端末が1台に決まっていて、サーバーの容量を気にせずに長年のメールを手元に残したい場合は、POPにも利点があります。取り込んだメールは通信がなくても読めるため、移動中に通信が不安定な環境で過去のメールを探すことが多い人にも向いています。

「どちらがよいか」より「どこにメールを残したいか」

比べてみると、IMAPとPOPの優劣というより、メールをどこに残したいかの違いだと分かります。サーバーに残して、どこからでも同じ状態で見たいならIMAP。手元のパソコンに残して、そのパソコンで完結させたいならPOP。迷ったら、まずこの問いに答えてみるのが近道です。

正直なところ、スマートフォンでメールを読むのが当たり前になった今、あえてPOPを選ぶ理由がある人は多くありません。それでもPOPが使われ続けているのは、プロバイダーのメールでPOPが標準になっていたり、昔から使っているパソコンの設定をそのまま引き継いでいたりするためです。

POPで複数の端末から読みたいとき

POPのまま、パソコンとスマートフォンの両方でメールを読みたい場合もあります。このときに鍵になるのが、取り込んだあともサーバーにメールを残す設定です。

多くのメールアプリには、POPで取り込んだあとにサーバーからメールを消すか残すかを選ぶ設定があります。Googleのヘルプでは、Outlook、Apple Mail、Thunderbirdのそれぞれについて、サーバーにメッセージのコピーを残す設定の場所を案内しています。たとえばApple Mailでは、詳細設定にある「メッセージ受信後にメッセージのコピーをサーバーから取り除く」のチェックを外し、Thunderbirdでは「サーバーにメッセージを残す」のチェックを入れます。

この設定をしておけば、1台目のパソコンで取り込んだメールも、2台目の端末で改めて取り込めます。ただし、既読やフォルダの状態は端末の間でそろいません。どの端末で返信したかも、ほかの端末からは分かりません。POPで複数の端末を使う形は、あくまで「両方で受け取れる」だけで、「両方で同じ状態を見られる」わけではない点に注意が要ります。

Gmailでは、POPで複数のメールアプリから読む必要がある場合に「最新モード」を使う方法も案内されています。メールアプリの設定でユーザー名の先頭に「recent:」を付けると、過去30日間のメールが取り込まれる仕組みです。それでもGoogleのヘルプ自体が、複数のメールアプリでGmailを使うならIMAPのほうが簡単だと案内しています。

IMAPを選ぶときの注意点

IMAPは便利な一方で、POPにはない注意点もあります。

サーバーの容量が足りなくなると受け取れない

IMAPではメールの本体がサーバーに残り続けるため、メールサービスの容量の上限に近づくと、新しいメールを受け取れなくなります。添付ファイルの多い仕事のメールを何年も残していると、気づかないうちに上限に近づいていることがあります。Gmailの場合、容量はGoogleドライブやGoogleフォトと共有されるため、写真の保存でもメールの容量が減ります。

容量が足りなくなったときは、大きな添付ファイルの付いた古いメールを削除するか、メールサービスの容量を追加する契約に切り替えます。手元のパソコンにメールを書き出して保存してから、サーバーのメールを削除する方法もあります。

どの端末で削除しても全部から消える

IMAPでは、ひとつの端末での操作がすべての端末に反映されます。便利な反面、スマートフォンで間違えて削除したメールは、パソコンからも消えます。削除したメールはしばらくごみ箱に残るサービスが多いものの、ごみ箱を空にすると戻せません。大事なメールは、削除より「アーカイブ」やフォルダへの移動で片づけるほうが安全です。

同時に接続できる数に上限がある

Googleのヘルプ「Gmail を他のメールクライアントに追加する」では、1つのアカウントで同時に最大15個のメールアプリにGmailを追加でき、多数のメールアプリから同時にメールを取得すると「同時接続数が多すぎます」というエラーが出ることがあると説明しています。家族で使っていた古いタブレットや、使わなくなったパソコンにアカウントが残っていると、知らないうちに接続の数を使っていることがあります。使わなくなった端末からは、アカウントを削除しておくのが安全です。

パスワードを渡す古い接続のやり方が使えないことがある

Googleのヘルプでは、Gmailは、Googleのユーザー名とパスワードの共有を必要とするサードパーティ製のアプリや機器をサポートしなくなったと案内しています。代わりに「Google でログイン」のオプションを探すよう勧めています。個人のGoogleアカウントでは、2025年1月以降、IMAPを有効にするか無効にするかの選択肢がなくなり、IMAPは常に有効になっているとも説明されています。

古いメールアプリで、サーバー名とパスワードを手で入れてGmailを設定しようとすると、パスワードが拒否されることがあります。その場合は、メールアプリを新しい版に更新し、「Google でログイン」の手順で設定し直します。

通信の量と速さの違い

IMAPとPOPでは、メールを受け取るときの通信の仕方にも違いがあります。Microsoftのサポートページでは、IMAPではメッセージをクリックしたときにだけダウンロードされ、添付ファイルは自動ではダウンロードされないため、POPよりもはるかに速くメッセージを確認できる、と説明しています。

POPでは、新しいメールをまとめて端末に取り込みます。久しぶりにパソコンを開いたときや、大きな添付ファイルの付いたメールが何通も届いているときは、取り込みが終わるまで時間がかかります。Googleのヘルプでも、GmailでPOPを設定すると、メールがまとめてダウンロードされるため、すべてのメールが表示されるまでに時間がかかることがあると案内しています。

スマートフォンで外出先からメールを見る場合、必要なメールだけを開くIMAPのほうが、通信の量を抑えやすくなります。反対に、通信が不安定な場所で過去のメールを読む機会が多い場合は、あらかじめ端末に取り込んであるPOPのほうが困りません。IMAPのメールアプリにも、一定の期間のメールを端末に保存しておく設定を持つものがあるため、使っているアプリの設定を確かめてみてください。

よくある勘違い

IMAPとPOPについては、誤解されやすい点がいくつかあります。

IMAPなら自動でバックアップになる、は誤り

IMAPではメールがサーバーに残るため、端末が壊れてもメールは失われません。ただし、これはバックアップとは別のものです。IMAPでは削除の操作もすべての端末とサーバーに反映されるため、間違えて削除したメールや、乗っ取られたアカウントで消されたメールは、どこにも残らないことがあります。大事なやりとりは、定期的にメールアプリから書き出して、別の場所に保存しておくと安心です。

POPのほうが安全、とは言い切れない

POPではメールが手元のパソコンにあるため、サーバーが攻撃されても安全だと考える人がいます。しかし、パソコンが壊れたり、盗まれたり、ウイルスに感染したりすれば、手元のメールがそのまま失われたり、読まれたりします。サーバーとパソコンのどちらにメールがあっても、守るべきものがあることに変わりはありません。

安全かどうかを左右するのは、IMAPかPOPかよりも、通信が暗号化されているか、パスワードが使い回されていないか、2段階認証を使っているか、といった点です。Googleのヘルプでも、GmailをPOPで読む場合の設定として、受信と送信の両方でSSLやTLSを使う設定を案内しています。

設定を変えると、すでに届いたメールも変わる、は誤り

メールアプリの受信の方式をIMAPからPOPに、あるいはその逆に変えても、それまでに届いたメールの置き場所が自動で入れ替わるわけではありません。POPで取り込んでサーバーから消えたメールは、IMAPに変えても戻ってこず、IMAPでサーバーにあるメールは、POPで取り込んでも、設定によってはサーバーに残ったままです。切り替えるときは、このあとの章で説明する手順のように、今どこにメールがあるかを先に確かめます。

メールアプリの設定画面で見る項目

メールアプリにアカウントを追加するとき、自動で設定できない場合は、サーバーの名前などを手で入れることになります。Microsoftのサポートページでは、受信メールのサーバー名は、IMAPなら「imap.」、POPなら「pop.」、送信メールのサーバー名は「smtp.」で始まるものが一般的だと案内しています。

Gmailの場合、Googleのヘルプでは、POPで読むときの受信メールのサーバーをpop.gmail.com、ポートを995、SSLを使う設定とし、送信メールのサーバーをsmtp.gmail.com、TLSやSTARTTLSのポートを587とする設定を案内しています。プロバイダーや会社のメールでは、サーバーの名前やポートが違うため、契約しているサービスの案内を確かめてください。

ここで迷いやすいのが、受信の方式と送信の方式が別の設定になっていることです。IMAPかPOPかを選ぶのは受信の側だけで、送信はどちらの場合もSMTPを使います。受信は正しく設定できたのに送れない、という場合は、SMTPのサーバー名、ポート、認証の設定を見直します。

POPで取り込みの回数が多すぎるときのエラー

Googleのヘルプでは、「アカウントが POP コマンドまたは帯域幅の制限を超えました」というエラーについて、通常はPOPのメールアプリからGmailのアカウントへのアクセスの頻度が高すぎることが原因だと説明しています。新着を確かめる間隔を短くしすぎていたり、複数のパソコンで同じアカウントを頻繁に取り込んでいたりすると起きやすくなります。取り込みの間隔を長めに変えるか、複数の端末で読むならIMAPに切り替えることを考えます。

プロバイダーのメールと会社のメールの場合

インターネットのプロバイダーから提供されるメールアドレスでは、今もPOPが標準になっていることがあります。Microsoftのサポートページでも、インターネットサービスプロバイダーの多くがPOPを使うメールアカウントを提供していると説明しています。プロバイダーのメールでもIMAPに対応していることは多いものの、サーバーの容量が小さく設定されている場合があるため、IMAPに切り替える前に容量の上限を確かめておくと安心です。

会社のメールでは、会社の情報システムの担当者が方式を決めていることがほとんどです。Microsoft 365やGoogle Workspaceのような会社向けのサービスでは、専用のアプリやブラウザで読むことを前提にしている場合もあり、個人の判断でPOPに切り替えると、会社のメールの保存の決まりから外れてしまうことがあります。会社のアドレスの設定を変えるときは、先に担当者に確かめてください。

GmailをIMAPで読むときのラベルとフォルダ

GmailをOutlookやApple MailなどのメールアプリでIMAPで読むと、Gmailのラベルはメールアプリの中でフォルダとして表示されます。Googleのヘルプでも、Gmailを他のメールアプリに追加すると、メッセージとラベルがそのメールアプリと同期されると説明しています。

ここで戸惑いやすいのが、Gmailではひとつのメールに複数のラベルを付けられる点です。メールアプリの側では、ラベルごとのフォルダに同じメールが並んで見えるため、同じメールが何通もあるように見えます。実際にはサーバーにあるメールは1通で、見え方が違うだけです。片方のフォルダで削除すると、設定によってはほかのフォルダからも消えることがあるため、整理の操作はGmailのブラウザの画面で行うほうが確実です。

メールの数が多いアカウントでは、すべてのラベルを同期するとメールアプリの動きが重くなることがあります。Googleのヘルプでは、メールアプリが落ちる、ダウンロードに時間がかかりすぎるといった場合の対処として、特定のフォルダを同期しないようにする方法や、メールの数が1万通以下のフォルダだけを同期するように設定する方法を案内しています。

新しい端末に替えるときの違い

パソコンやスマートフォンを買い替えるときにも、IMAPとPOPの違いがはっきり表れます。

IMAPでは、新しい端末のメールアプリに同じアカウントを追加するだけで、受信箱もフォルダも送信済みのメールも、前の端末と同じ状態で見られます。古い端末から何かを移す必要はほとんどありません。買い替えのたびにメールの引っ越しに悩まされないことは、IMAPのいちばん分かりやすい利点です。

POPでは、メールが古いパソコンの中にあるため、新しいパソコンに移す作業が必要です。メールアプリの書き出しと読み込みの機能を使うか、メールアプリのデータの保存先をまるごと移すことになります。メールアプリの種類や版が変わると、うまく読み込めないこともあります。古いパソコンを処分する前に、新しいパソコンで過去のメールが開けることを必ず確かめてください。

買い替えをきっかけにPOPからIMAPに切り替える人も多くいます。その場合も、古いパソコンのメールを先に書き出しておき、新しい環境でIMAPを設定してから必要なメールを移す、という順番は同じです。

POPからIMAPに切り替えるときにメールを失わない手順

長くPOPで使ってきたパソコンを、IMAPに切り替えたいという相談は少なくありません。このとき気をつけたいのは、POPで取り込んだメールの多くが、すでにサーバーから消えている可能性があることです。IMAPで設定し直しても、サーバーに残っていないメールは表示されません。

切り替えの前に、次の順で進めると安全です。

今のメールアプリで、取り込み済みのメールを書き出すか、パソコンごとバックアップを取る
メールアプリに、同じアドレスをIMAPで新しく追加する（POPのアカウントはまだ消さない）
IMAPのアカウントに、必要な過去のメールをPOPのアカウントからフォルダごと移す
スマートフォンなど別の端末から、移したメールが見えることを確かめる
最後に、POPのアカウントをメールアプリから削除する

3つ目の手順で過去のメールをIMAPのアカウントに移すと、メールはサーバーに送られます。メールの量が多いと時間がかかり、サーバーの容量も使うため、移すのは必要な期間や相手のメールに絞るのが現実的です。

いきなりPOPのアカウントを削除してIMAPで設定し直すと、パソコンにだけあったメールが、どこにも残らなくなるおそれがあります。順番を守ることが何より大切です。

仕事のメールで選ぶときの判断の目安

実際の場面に当てはめると、選び方は次のように整理できます。

スマートフォンとパソコンの両方で読む：IMAP
外出先から返信し、事務所でも同じやりとりを見返す：IMAP
家族や同僚と共有のパソコン1台だけで受け取る：POPも選べる
メールサーバーの容量が小さく、古いメールを手元に移したい：POPか、IMAPでの書き出し
退職や契約の終了でアドレスが使えなくなる前に、メールを手元に残したい：POPで取り込むか書き出す

どれにも当てはまらず迷う場合は、まずIMAPで設定し、容量や通信の点で困ったときにだけ見直す、という進め方で問題ありません。IMAPで始めておけば、端末を増やしたり替えたりしても設定をやり直す手間がほとんどなく、後からPOPに移る場合も、サーバーにメールが残っているため失うものがありません。反対に、POPで始めてからIMAPに移る場合は、手元にしかないメールの扱いを考える必要が出てきます。

フリーランスや在宅ワークでは、外出先で打ち合わせの連絡を受け、事務所や自宅のパソコンで資料を作って送る、という使い方がふつうです。この形では、IMAPでどの端末からも同じ受信箱を見られることの価値が大きくなります。編集の仕事をしていると、移動中にスマートフォンで原稿の受け取りを確認し、自宅のパソコンで修正を返すという流れが毎日のようにあります。POPのままだと「スマートフォンで既に返信したか」がパソコンから分からず、同じ相手に二重に返信してしまうという失敗が起こりがちです。

複数の人で同じアドレスを読むときの落とし穴

問い合わせ窓口のように、ひとつのアドレスを複数の人で読む場合は、IMAPでもPOPでも別の問題が出てきます。

POPで各自のパソコンに取り込む形では、誰かが先に取り込んだメールが、ほかの人の手元には届かないことがあります。サーバーに残す設定にしていても、誰が返信したかはほかの人から見えません。IMAPで全員が同じ受信箱を見る形にすると、メールそのものは共有できますが、誰かが既読にしたメールは全員の画面で既読になり、「読んだけれど返信していない」問い合わせが埋もれます。

どちらの方式でも、「誰が受け持っているか」「返信したか」の情報はメールの仕組みの外にあるため、IMAPかPOPかを選び直すだけでは解決しません。件数が少ないうちは、表計算のシートに受け付けた日、相手、担当、返信した日を記録するだけでも、抜けに気づけます。

社外から届く問い合わせや応募を、担当と状況を付けて返信まで回したい場合は、Halictのような道具も選べます。Halictはフォームから届いた1件ごとに担当と状況が残り、返信も同じ画面から送れて、開封まで記録されます。公式の料金のページでは、メンバー1人まで使えるフリーのプランが0円、3人まで使えるスターターが月額2,980円、10人まで使えるチームが月額7,800円（いずれも税抜）と案内されています。ただし、開封の記録は相手のメールソフトの設定によっては残らないことがあり、記録がないことが届いていないことの証明にはなりません。

在宅ワークの現場から見たメールの受け取り方

ここからは、フリーランスと在宅ワークの仲介を2004年から続けてきた運営者の立場から、メールの受け取り方について見てきたことを書きます。

在宅で仕事を受ける人と依頼する会社のやりとりでは、メールの見落としがそのまま仕事の機会の取りこぼしになります。応募への返事を外出先で見逃し、家に帰ってパソコンを開いたときには、別の人で話が決まっていた。そうした話は、メールを1台のパソコンでしか読めない環境で特に起きやすいものです。

手数料0%で依頼する側と受ける側が直接やりとりする形では、受ける側の手取りが厚くなる一方、連絡の行き違いを間で拾ってくれる人はいません。どの端末からでも同じ受信箱を見られる環境を整えておくことは、地味ですが、仕事を続けるための基本の備えになります。

仕事の連絡を受けるアドレスを決めるときも、同じ考え方が役に立ちます。仕事の募集サイトや取引先ごとに別のアドレスを使い分けると、どの端末でどのアドレスを読んでいるのかが分からなくなり、見落としの原因になります。仕事用のアドレスはひとつにまとめ、そのアドレスをスマートフォンとパソコンの両方からIMAPで読めるようにしておくと、連絡の窓口がはっきりします。仕事を探すサイトの選び方そのものに迷っているなら、クラウドワークスとランサーズの違いを徹底比較｜2026年最新版で、それぞれの特徴を比べています。

在宅の仕事では、相手と顔を合わせることが少ないため、メールの返事の早さと確かさが信用の大部分を占めます。どの端末からでも同じ受信箱を開け、返信したかどうかがすぐ分かる環境は、その信用を支える土台です。

メールの設定やパソコンの困りごとに答える仕事は、在宅でも求められています。問い合わせの対応や事務の仕事については、カスタマーサポート・事務全般のお仕事で、仕事の内容と始め方を紹介しています。メールサーバーやネットワークの仕組みを体系立てて学びたいなら、CCNA（シスコ技術者認定）で、ネットワークの資格の内容と仕事での活かし方を説明しています。取引先へのメールの書き方そのものを磨きたい人には、ビジネス文書検定の紹介も参考になります。