出張報告書の書き方｜書く項目と所感の例文

出張から戻ると、疲れが残る中で出張報告書を書かなければなりません。何をどこまで書けばよいのか、所感の欄には何を書けばよいのか、日程を時間の順に並べるだけでよいのか、と迷う人も多いはずです。出張報告書は、出張に行かなかった人が、出張の成果と次にすべきことを短い時間で理解するための書類です。この記事では、出張報告書に書く項目、読み手に伝わる組み立て方、成果と課題と所感の書き分け、目的別の例文、提出の時期と旅費の精算との違い、提出前の確認点までを順に説明します。出張で決まった次の作業をチームで追いかける方法として、プロジェクト管理ツールのPinatecaにも触れます。

出張報告書とは何か

出張報告書とは、業務で出張した人が、出張の目的、行ったこと、成果、課題、今後の対応などを、上司や関係者に報告するための書類です。会社によっては、出張復命書、出張報告とも呼ばれます。復命とは、命じられた仕事の結果を報告するという意味です。

出張報告書には、主に次の3つの役割があります。

1. 報告：出張で何をして、どんな結果が出たのかを、出張に行かなかった人に伝える
2. 判断の材料：出張の結果を受けて、次に何をするかを上司や会社が判断する材料にする
3. 記録：出張の内容を残し、後で同じ取引先や同じ地域に出張する人が参考にできるようにする

出張には、交通費や宿泊費、出張した人の時間という費用がかかっています。出張報告書は、その費用に見合う成果があったかを示す書類でもあります。そのため、行ったことの一覧よりも、成果と次の行動を中心に書くことが大切です。

読みやすい書類の作り方を紹介する書式のサイトのコラムも、次のように書いています。

読み手に伝わりやすい出張報告書の書き方を紹介します。受け取った相手が「効果的な出張だった」と感じるような報告書を意識しましょう。 出典: journal.bizocean.jp

出張報告書に書く項目

会社に決まった様式があれば、それに従います。様式がない場合は、次の項目を入れておけば、読み手が必要な情報をそろえられます。

1. 表題：「出張報告書」と書く。件名に出張先と目的を入れてもよい
2. 提出日と提出先：いつ、誰に提出するか
3. 報告者：所属と氏名
4. 出張の期間：出発の日から帰着の日まで
5. 出張先：訪問した会社名、施設名、地域
6. 同行者：一緒に出張した人、先方で対応した人の名前と役職
7. 出張の目的：何のための出張か
8. 結論：出張の結果を2行から3行で
9. 内容：訪問ごと、日ごとに、行ったことと話し合ったこと
10. 成果：目的に対して何が得られたか
11. 課題と今後の対応：残った問題と、誰がいつまでに何をするか
12. 所感：出張を通じて気づいたこと、考えたこと
13. 添付資料：もらった資料、撮った写真、議事のメモなど

このうち、とくに大切なのが、7の目的、8の結論、10の成果、11の課題と今後の対応です。読み手は、この4つを読めば、出張の価値と次にすべきことが分かります。

項目ごとの書き方のポイント

出張の期間は、日付だけでなく曜日も書いておくと、読み手が予定と照らし合わせやすくなります。出張先は、会社名だけでなく、訪問した部署名まで書くと、後で同じ取引先を訪れる人の参考になります。先方の対応者は、名前と役職を正確に書きます。名刺をもらった場合は、名刺の表記どおりに書くと間違いがありません。同行者の欄には、社内の同行者だけでなく、現地で合流した協力会社の担当者なども書いておくと、後から経緯を確かめるときに役立ちます。

そのまま使える出張報告書のひな形

様式が決まっていない場合は、次のひな形を文書作成ソフトに写して使えます。〇〇の部分を書き換えます。

出張報告書

提出日：〇月〇日 提出先：〇〇部長　〇〇様 報告者：〇〇部　〇〇

1. 出張の期間：〇月〇日（〇）から〇月〇日（〇）
2. 出張先：〇〇株式会社　〇〇部（所在地）
3. 先方の対応者：〇〇部　〇〇様（役職）
4. 同行者：〇〇部　〇〇
5. 出張の目的：〇〇
6. 結論：〇〇（2行から3行）
7. 内容：日付、時間、場所、話し合ったこと
8. 成果：目的の項目ごとの結果
9. 課題と今後の対応：課題、担当、期限
10. 所感：気づいたこと、その理由、次にしたいこと
11. 添付資料：〇〇

ひな形の番号は、出張の内容に合わせて入れ替えたり、不要な項目を省いたりして構いません。社内の研修への参加のように、先方の対応者がいない出張では、3の項目は省きます。毎回同じひな形を使うと、読み手はどこに何が書いてあるかを覚えるので、報告書を読む時間が短くなります。部署の中でひな形をそろえておくと、担当者が替わっても報告の質が保てます。

読み手に伝わる出張報告書の組み立て方

出張報告書でよくある失敗は、日程を時間の順に並べた日誌のような書き方になることです。「9時に出発し、11時に先方に到着した。11時から12時まで打ち合わせを行った。」と書いても、読み手は打ち合わせで何が決まったのかを知るまでに、何行も読まなければなりません。

結論から書く

出張報告書は、最初に結論を書きます。結論とは、出張の目的に対して、結果がどうだったかです。

• 目的を達成できたか、できなかったか
• もっとも大きな成果は何か
• 上司に判断してほしいこと、次にすべきことは何か

この3点を冒頭の2行から3行で書いておけば、忙しい読み手も、最初の数行で出張の結果をつかめます。

事実と意見を分ける

内容と成果の欄には、事実を書きます。先方が何と言ったか、何が決まったか、何を見たかを、自分の解釈を交えずに書きます。自分の考えや感想は、所感の欄にまとめて書きます。事実と意見が混ざっていると、読み手は、どこまでが確かなことなのかを判断できません。

数字と固有名詞を使う

「多くの来場者がいた」ではなく「ブースへの来場者は2日間で約150人だった」、「前向きな反応だった」ではなく「先方の部長から、来月中に見積もりを出してほしいと依頼があった」のように、数字と具体的な言葉で書きます。あいまいな表現は、読み手によって受け取り方が変わります。

余白を取って読みやすくする

先に紹介した書式のサイトのコラムは、読みやすさについても次のように注意しています。

また、出張報告書の文章を詰め込み過ぎると、読み手は読みづらいと感じます。読みやすさを意識するためには、適度に余白を持たせることも大切です。 出典: journal.bizocean.jp

1つの段落には1つの話題だけを書き、項目ごとに見出しを付けると、読み手は必要な部分だけを探して読めます。箇条書きを使うと、決まったことや今後の対応が一目で分かります。

成果と課題の書き分け方

出張報告書の中心は、成果と課題の欄です。経費精算のサービスを提供する会社のコラムは、成果と課題の整理について、次のように説明しています。

出張報告書の第4ステップでは、実際に得られた成果と直面した課題を整理し、次回以降の業務改善にどう結び付けるかを検討します。まず成果については、新規顧客を獲得できた、既存顧客との関係をより強固にできた、あるいは新たなビジネスチャンスを発見できたなど、達成度を具体的に示します。 出典: keihi.com

成果は目的と対応させる

成果は、出張の目的と対応させて書きます。目的が「新商品の提案と、導入の時期の確認」なら、成果の欄にも「新商品の提案を行い、先方の課長から前向きな評価を得た」「導入の時期は来年4月を目指すとの回答を得た」のように、目的の項目ごとに結果を書きます。目的に書いた項目のうち、達成できなかったものがあれば、それも正直に書きます。

課題は次の行動とセットで

課題の欄には、出張で分かった問題や、まだ解決していないことを書きます。課題だけを書くのではなく、「誰が」「いつまでに」「何をするか」をセットで書くと、読み手は次の行動を判断しやすくなります。

• 課題：先方から、他社の製品との価格の比較の資料を求められた
• 今後の対応：営業部の山田が、10月30日までに比較の資料を作り、先方に送る

今後の対応の担当と期限が書かれていないと、出張報告書を提出した後、誰も動かないまま時間が過ぎることがあります。

所感の書き方

所感の欄は、出張報告書の中で、もっとも書き方に迷う欄です。所感とは、出張を通じて感じたことや考えたことのことです。ただし、「勉強になった」「有意義な出張だった」といった感想だけでは、読み手にとって役に立ちません。

所感に書くとよいこと

• 出張で気づいた、取引先や市場の変化
• 自分たちの会社の商品やサービスについて、改善できそうな点
• 次に同じ出張をするときに、変えたほうがよいこと
• 出張で得た情報を、ほかの部署やほかの取引先にどう生かせるか

所感は、事実をもとにした自分の考えを書く欄です。「先方の担当者が3人とも在宅勤務の日だったため、資料はすべて画面で共有した」という事実から、「今後は、紙の資料より、事前に送れる電子の資料を厚く準備したほうがよい」という考えを導く、という書き方が理想です。

所感の例文

例文1（営業の出張）：今回の訪問で、先方が商品の導入を判断するうえで最も重視しているのは、価格よりも導入後の支援の体制であると感じた。打ち合わせの時間の半分以上が、導入後の問い合わせの窓口と対応の時間についての質問だった。今後の提案資料では、支援の体制の説明から始める構成に改めたい。

例文2（展示会の出張）：来場者との会話の中で、競合の製品を使っている会社から、データの移行の手間を理由に乗り換えをためらっているという声を3件聞いた。移行の手順を説明する資料を用意できれば、乗り換えの検討を後押しできると考える。次回の展示会までに、移行の手順をまとめた資料の作成を提案したい。

例文3（研修の出張）：研修で紹介された、顧客からの問い合わせを分類して対応の手順を決める方法は、当部署の問い合わせの対応にもすぐに取り入れられると感じた。研修の資料を部署内で共有し、来月の部会で取り入れ方を検討したい。

どの例文も、「感じたこと」の後に、その理由となる事実と、次に何をしたいかが続いています。この3つがそろうと、所感が読み手の判断の材料になります。

目的別の出張報告書の例文

ここでは、よくある出張の目的ごとに、出張報告書の例文を紹介します。会社名や人名は架空のものです。

営業の出張の例文

表題：出張報告書（株式会社〇〇への新商品の提案）

提出日：10月23日 提出先：営業部長　佐藤様 報告者：営業部　山田

出張の期間：10月21日（水）から10月22日（木） 出張先：株式会社〇〇　大阪本社　購買部 先方の対応者：購買部　部長　田中様、課長　鈴木様 同行者：営業部　課長　高橋

出張の目的：新商品の提案と、導入の時期と数量の確認

結論：新商品の提案を行い、来年4月の導入に向けて見積もりの依頼を受けた。導入の判断には他社の製品との比較の資料が必要との回答で、10月30日までに資料を送る。

内容：10月21日の14時から16時まで、購買部の田中部長と鈴木課長に新商品の説明を行った。説明では、現在お使いの製品と比べた作業時間の短縮の効果を中心に紹介した。先方からは、導入後の支援の体制と、他社の製品との価格の比較について質問があった。

成果：来年4月の導入を目指すとの方針を確認できた。初年度の数量は約200台の見込みとの回答を得た。見積もりの依頼を受けた。

課題と今後の対応：

• 他社の製品との比較の資料の作成（担当：山田、期限：10月30日）
• 見積書の作成と送付（担当：高橋、期限：10月30日）
• 導入後の支援の体制の説明資料の見直し（担当：山田、期限：11月13日）

所感：先方は価格よりも導入後の支援の体制を重視している様子だった。今後の提案資料では、支援の体制の説明を充実させたい。

添付資料：提案資料、打ち合わせのメモ

展示会の出張の例文

表題：出張報告書（〇〇展への出展）

出張の期間：11月10日（火）から11月12日（木） 出張先：〇〇展（東京ビッグサイト） 同行者：営業部　山田、技術部　中村

出張の目的：新商品の認知の拡大と、見込み客の獲得

結論：3日間でブースに約300人が来場し、名刺の交換は120件。うち、具体的な商談に進む見込みがある会社は15社。12月中に15社への訪問を行う。

成果：来場者300人のうち、アンケートに回答した人は90人。関心の高かった機能は、作業の記録の自動化で、回答者の約6割が「関心がある」と答えた。

課題と今後の対応：

• 見込みの高い15社への連絡と訪問の日程の調整（担当：山田、期限：11月20日）
• アンケートの結果の集計と共有（担当：中村、期限：11月17日）

所感：来場者の多くが、競合の製品との違いを最初に尋ねてきた。次回の展示会では、違いを一目で示す掲示を用意したい。

研修やセミナーの出張の例文

研修やセミナーへの出張の報告書では、研修の内容の要約と、学んだことを業務にどう生かすかを中心に書きます。研修の内容を細かく書き写す必要はありません。研修の資料は添付し、本文には、自分の部署の仕事に関係する部分と、取り入れたいことを絞って書きます。研修の費用を会社が負担している場合は、その費用に見合う学びがあったかを、読み手が判断できるように書くことを意識します。

出張の目的：顧客対応の品質の向上に関する研修への参加 結論：問い合わせの分類と対応の手順を決める方法を学んだ。当部署の問い合わせの対応にも取り入れられるため、来月の部会で導入の方法を提案する。 内容：研修は2日間で、1日目は問い合わせの分類の考え方、2日目は対応の手順書の作り方の演習だった。 成果：問い合わせの分類の手順と、手順書のひな形を得た。 今後の対応：研修の資料を部署内で共有する（担当：報告者、期限：今週中）。来月の部会で導入の方法を提案する。

メールで出張報告をする場合

会社によっては、正式な様式の報告書ではなく、メールで出張の報告をすることもあります。メールで報告する場合も、組み立ての考え方は同じです。件名で出張の内容が分かるようにし、本文の最初に結論を書きます。

件名：【出張報告】株式会社〇〇　新商品の提案（10月21日から22日）

佐藤部長

お疲れさまです。営業部の山田です。 10月21日から22日の株式会社〇〇への出張について報告します。

【結論】 新商品について、来年4月の導入に向けた見積もりの依頼を受けました。 導入の判断には、他社の製品との比較の資料が必要とのことです。

【決まったこと】

• 来年4月の導入を目指す
• 初年度の数量は約200台の見込み

【今後の対応】

• 比較の資料の送付（山田、10月30日まで）
• 見積書の送付（高橋、10月30日まで）

【ご相談】 見積もりの値引きの幅について、11月4日までにご相談させてください。

詳しい内容は、添付の打ち合わせのメモをご覧ください。 以上、よろしくお願いいたします。

メールの報告では、上司に判断してほしいことがある場合、それを「ご相談」のように独立した見出しにしておくと、見落とされにくくなります。長い経緯は本文に書かず、添付のメモに回すと、メールの本文を短く保てます。

海外出張の報告書で気をつけること

海外への出張の報告書では、国内の出張の項目に加えて、次の点を書いておくと、後で同じ国や地域に出張する人の参考になります。

• 現地の商習慣や、打ち合わせの進め方で気づいたこと
• 通訳や現地の協力者の手配の方法と、その評価
• 現地での移動の手段と、かかった時間
• 時差や気候など、出張の準備で役立つ情報
• 取引の条件で、国内と違う点（支払いの条件、契約の書式など）

金額を書くときは、どの通貨で、いつの時点の為替の水準で換算したのかを明記します。現地の通貨の金額と円に換算した金額を並べて書くと、読み手が判断しやすくなります。また、現地で得た情報のうち、取引先の内部の事情や個人の情報に関わるものは、社内で共有してよい範囲を確かめてから書きます。

出張報告書でよくある失敗

出張報告書は毎回書くものだけに、書き方の癖がそのまま残りがちです。よくある失敗と、直し方を紹介します。

日程の説明だけで終わる

移動の時刻、到着の時刻、打ち合わせの時間を並べただけで、何が決まったのかが書かれていない報告書です。日程は、必要なら内容の欄に短く書く程度にとどめ、成果と今後の対応を厚く書きます。

成果が「好感触」で止まる

「先方の反応は良好だった」「好感触を得た」と書いても、読み手は次に何をすればよいのか分かりません。好感触と感じた理由である、先方の具体的な発言や依頼を書きます。「見積もりを依頼された」「来月に社内で検討すると言われた」のように、相手の行動で書くと、成果の大きさが伝わります。

都合の悪いことを書かない

目的を達成できなかったことや、先方から指摘を受けたことを書かずに済ませてしまう失敗です。うまくいかなかったことこそ、会社が対策を考えるための大事な情報です。事実をそのまま書き、どう対応するかを添えます。

感想が長すぎる

所感の欄が長くなり、報告書の大半が感想になってしまう失敗です。所感は、事実をもとにした考えと、次にしたいことを数行で書く程度にします。

提出が遅れる

忙しさから提出が1週間以上遅れると、報告書の中身が古くなり、次の行動にも生かしにくくなります。出張中にメモを残し、帰りの移動の時間に下書きを作っておくと、遅れを防げます。

出張報告書の長さの目安

出張報告書の長さは、出張の期間と内容によって変わりますが、日帰りや1泊の出張ならA4で1枚、数日にわたる出張や複数の訪問先がある出張でもA4で2枚程度に収まるのが目安です。それ以上の情報は、添付資料に回します。

長さを決めるときは、読み手が報告書を読む時間を考えます。上司は、ほかの報告書や書類と一緒に、短い時間で目を通すことが多くあります。冒頭の結論と、成果、今後の対応の3つを読めば判断できる構成にしておけば、全体が多少長くなっても読み手の負担は小さくなります。

出張の前に準備しておくこと

良い出張報告書は、出張の前の準備から始まります。出張の前に、次のことを決めておくと、報告書の目的と成果の欄が書きやすくなります。

• 出張の目的：何を確かめ、何を決めてくるのか
• 達成の基準：どうなれば出張の目的を達成したと言えるのか
• 確かめることの一覧：先方に聞くこと、確かめる資料
• 持っていく資料：提案資料、見本、名刺

出張の申請のときに目的を書く会社も多くあります。申請に書いた目的と、報告書の目的と成果を対応させると、出張の価値を説明しやすくなります。出張の前に上司と目的をすり合わせておけば、報告書を受け取った上司も、成果を判断しやすくなります。

出張報告書を提出する時期

出張報告書は、出張から戻ったら、できるだけ早く提出します。目安は、帰着の翌日から数日以内です。時間がたつほど、話し合った内容の細かい点を忘れ、次の行動に移るのも遅れます。会社の規程で提出の期限が決まっている場合は、それに従います。

急ぎの判断が必要な内容がある場合は、正式な出張報告書を待たずに、出張先から上司にメールやチャットで結論だけを先に伝えます。たとえば、先方から値引きの相談を受けた、契約の条件の変更を求められた、といった場合は、会社の判断が遅れると商談に影響するので、その日のうちに一報を入れます。そのうえで、帰ってから正式な報告書を提出します。

出張中にメモを残す

出張報告書を早く正確に書くための一番の方法は、出張中にメモを残しておくことです。打ち合わせの直後に、決まったこと、先方の発言、気づいたことを数行でメモしておけば、報告書を書く時間が大きく短くなります。移動の時間を使って、報告書の下書きを始めておくのも効果的です。

出張報告書の共有と保管

出張報告書は、上司に提出して終わりではありません。同じ取引先を担当する人や、次に同じ地域に出張する人にとって、過去の報告書は大切な情報源になります。

共有の範囲を決める

報告書を誰に共有するかは、内容によって決めます。取引の条件や価格、先方の内部の事情が書かれている報告書は、関係する部署の人だけに共有します。展示会の様子や業界の動きのように、社内で広く役立つ内容は、部署を越えて共有すると、ほかの部署の仕事にも生かせます。共有する前に、社外秘の情報や個人の情報が含まれていないかを確かめます。

探しやすい形で保管する

報告書のファイル名を「日付_出張先_目的」のように決まった形にそろえておくと、後から探すときに便利です。共有のフォルダに、取引先ごとや年度ごとのフォルダを作って保管すると、担当者が替わったときの引き継ぎにも使えます。

次の出張に生かす

同じ取引先に再び出張する前に、前回の出張報告書を読み返します。前回の課題と今後の対応がどうなったかを確かめておけば、打ち合わせの最初に「前回いただいたご指摘について、このように対応しました」と伝えられ、話をスムーズに進められます。報告書を残しておくことが、取引先との信頼を積み重ねることにつながります。

出張報告書と旅費の精算の違い

出張報告書とよく一緒に提出するのが、旅費の精算書です。2つは目的が違う書類なので、混同しないようにします。

• 出張報告書：出張の内容と成果を報告する書類
• 旅費の精算書：出張にかかった交通費や宿泊費を精算するための書類。領収書を添える

旅費の精算の方法は、会社の旅費の規程で決まっています。日当や宿泊費の上限なども、規程で定められていることが多いので、出張の前に確かめておきます。

旅費と税金の関係

会社から支給される出張の旅費については、税金の扱いにも決まりがあります。国税庁は、給与所得の説明の中で、原則として給与所得となる手当の例外として、次のものを挙げています。

（2）　転勤や出張などのための旅費のうち、通常必要と認められるもの 出典: 国税庁「No.2508 給与所得となるもの」

つまり、出張に通常必要な範囲の旅費は、受け取った人の給与として所得税がかかるものではない、という扱いです。どこまでが「通常必要と認められる」範囲かは、旅費の規程の内容や金額によって判断が変わるため、規程を作る会社の担当者や経理の担当者は、税理士や税務署に確かめて決めます。出張する人は、会社の規程に沿って精算すれば足ります。

提出前の確認リスト

書き上げた出張報告書は、提出する前に次の点を確かめます。

1. 冒頭の数行を読むだけで、出張の結果が分かるか
2. 目的に書いた項目のすべてに、成果の欄で結果が書かれているか
3. 課題のすべてに、担当と期限が書かれているか
4. 先方の会社名、部署名、氏名、役職に誤りがないか（名刺と照らし合わせる）
5. 日付と曜日、数字に誤りがないか
6. 事実と自分の意見が分けて書かれているか
7. 社外秘の情報の扱いに問題がないか（共有の範囲を確かめる）
8. 添付資料が付いているか

とくに4の名前と役職の誤りは、報告書が社内で共有され、後で先方への連絡に使われることを考えると、大きな問題につながります。必ず名刺やメールの署名と照らし合わせます。

出張で決まった作業を追いかける方法

出張報告書の「今後の対応」に書いた作業は、報告書を提出した後に実行されて初めて意味を持ちます。ところが、出張から戻ると日々の仕事に追われ、出張で決まった作業が後回しになりがちです。

作業が数件なら、出張報告書の今後の対応の欄を、そのままやることの一覧として使い、終わったものに印を付けていけば十分です。何人かで出張し、作業を手分けして進める場合や、出張が多く、複数の取引先への対応が並行して動く場合は、作業の進み具合を共有できる道具を使う方法もあります。その選択肢の1つが、国産のプロジェクト管理ツールのPinateca（ピナテカ）です。公式サイトによると、カンバン、ガントチャート、カレンダー、リストなど8種類のボードとチャットが無料プランから使えます。出張で決まった作業を1つずつカードにして担当と期限を付け、出張報告書やもらった資料をカードに添付しておけば、作業の経緯と根拠を同じ場所で確かめられます。カレンダーのボードを使えば、取引先への資料の送付の期限が集中している週も一目で分かります。

公式の料金ページでは、5人までのチームなら期限なしで無料、ボードは10個まで、クレジットカードの登録は不要とされています。6人目、または11個目のボードからはスタンダードプランになり、料金は1人あたり月額500円（税抜）です。Pinatecaは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

なお、Pinatecaは出張報告書の様式を作ったり、旅費を精算したりする道具ではありません。報告書は会社の様式や文書作成ソフトで書き、精算は会社の経費精算の仕組みで行い、出張で決まった作業を最後まで追いかける段階で使う、という分担で考えると無理がありません。

報告書を書く力を仕事に生かす

在宅ワークの仲介を2004年から続けてきた運営者として見てきた範囲では、業務委託で長く仕事を任される人ほど、打ち合わせや作業の後に、短い報告を欠かしません。「決まったこと」「次にすること」「確認したいこと」を数行で送るだけで、発注者は状況を確かめる手間が省け、次の仕事も頼みやすくなります。出張報告書の書き方は、こうした日々の報告にもそのまま使えます。

報告書や議事録の作成、資料の整理を在宅で請け負う仕事もあります。AIコンサル・業務活用支援のお仕事では、会社の業務の進め方を見直し、報告や記録の仕組みを整える支援の仕事を紹介しています。報告を受け取る側の経営者に助言する専門家の資格もあり、中小企業診断士では、中小企業の経営を診断して改善を助言する国家資格の内容を紹介しています。

よくある質問

Q. 出張報告書はいつまでに提出すればよいですか？

会社の規程で期限が決まっていればそれに従い、決まっていなければ帰着の翌日から数日以内が目安です。時間がたつほど細かい内容を忘れ、次の行動も遅れます。急ぎの判断が必要な内容は、正式な報告書を待たずに、出張先からメールなどで結論だけを先に上司へ伝えておきます。

Q. 出張報告書の所感には何を書けばよいですか？

「勉強になった」などの感想だけでなく、出張で見聞きした事実をもとに、自分が考えたことと、次にしたいことを書きます。たとえば、先方が重視していた点から、今後の提案資料をどう変えたいかを書くと、読み手の判断の材料になります。事実、考え、次の行動の3つをそろえるのが目安です。

Q. 日帰りの出張でも出張報告書は必要ですか？

必要かどうかは会社の規程によります。規程で求められていなくても、取引先との打ち合わせで決まったことや、次の対応がある場合は、短い報告を残しておくと、関係者との共有や後からの確認に役立ちます。日帰りなら、結論、決まったこと、今後の対応の3点だけを書いた簡単な形でも構いません。

Q. 出張報告書と旅費の精算書は一緒に出してもよいですか？

一緒に提出する会社も多くありますが、2つは目的の違う書類です。出張報告書は出張の内容と成果を報告し、旅費の精算書はかかった交通費や宿泊費を精算するための書類で、領収書を添えます。提出の方法や日当、宿泊費の上限は会社の旅費の規程で決まっているので、規程を確かめて提出します。