Automatorでできることは何か｜ファイル名の変更や画像の変換を自動にする使い方

Automatorでできることを一言で言うと、Macで毎回同じ手順で繰り返している作業を、「アクション」と呼ばれる部品を並べるだけで自動にすることです。たとえば、選んだファイルの名前に日付と連番を付ける、画像をまとめてJPEGに変える、決まったフォルダに入れたファイルを自動で別の場所にコピーする、といった作業を、プログラムを書かずに組み立てられます。

この記事では、Appleの公式ガイドとMacに入っているAutomatorの画面の表記に沿って、Automatorで作れる8種類の書類の違いと、代表的な使い方を説明します。そのうえで、右クリックから画像をJPEGに変換するクイックアクションの作り方を手順で示し、元のファイルを残すための設定、フォルダアクションの使いどころ、ショートカットアプリとの関係、Automatorに向かない作業まで扱います。自動にしたあとのファイルの行き先を整える場面では、Macのファイル管理アプリAtriensにも触れます。

Automatorとは、Macの作業を自動にするアプリ

Automatorは、Macに最初から入っているアプリで、「アプリケーション」フォルダの中にあります。Appleの公式ガイド「Automatorユーザガイド」では、次のように紹介されています。

Automatorでは、自動化を設定するのに複雑なプログラミング言語やスクリプト言語の知識は必要ありません。カスタムワークフローを作成して、Macに作業をしてもらうことができます。 出典: Apple サポート「Automatorユーザガイド」

ここに出てくる「ワークフロー」とは、作業の流れのことです。Automatorでは、「ファイルを受け取る」「名前を変える」「別のフォルダにコピーする」といった1つずつの作業を「アクション」と呼び、アクションを上から順に並べてワークフローを作ります。

アクションはカテゴリごとに並んでいる

Appleのガイド「MacのAutomatorでワークフローを作成する」によると、Automatorのライブラリにあるアクションは、アプリやファイルの種類ごとのカテゴリに分けられています。使いたいアクションは、カテゴリから探すか、検索の欄に言葉を入れて探します。

代表的なアクションには、次のようなものがあります。名前は、Macに入っているAutomatorの日本語の表記です。

アクションの名前	できること
Finder項目の名前を変更	ファイルの名前に日付や番号を付ける、文字を置き換える
Finder項目をコピー	ファイルを指定した場所にコピーする
Finder項目にフィルタを適用	条件に合うファイルだけを選び出す
画像のタイプを変更	画像をJPEGやPNGなど別の形式にする
画像をサイズ調整	画像の大きさを変える
PDFページを結合	複数のPDFを1つにまとめる

これらを組み合わせると、「選んだ画像をコピーして、コピーのほうをJPEGにし、名前に日付を付ける」といった一連の作業を、1回の操作で済ませられます。

Automatorで作れる8種類の書類

Automatorで「ファイル」＞「新規」を選ぶと、作る書類の種類を選ぶ画面が出ます。Macに入っているAutomatorの表記では、次の8種類があります。種類によって、作ったワークフローを「どうやって動かすか」が違います。

種類	どうやって動かすか	向いている使い方
ワークフロー	Automatorの中で「実行」を押す	作ったワークフローを試す、たまに使う作業
アプリケーション	アイコンにファイルをドラッグするか、ダブルクリック	デスクトップに保存しておき、ファイルをドラッグするだけで処理
クイックアクション	Finderの右クリックやクイックアクションのメニュー	選んだファイルにその場で処理をかける
プリントプラグイン	プリントのダイアログのPDFのメニュー	印刷の代わりにPDFにして決まった場所に保存
フォルダアクション	指定したフォルダにファイルが入ったとき	ダウンロードやスキャンの受け口のフォルダ
カレンダーアラーム	カレンダーで決めた日時	毎週決まった時間の作業
イメージキャプチャプラグイン	イメージキャプチャで読み込むとき	カメラやスキャナから取り込んだ画像の処理
音声入力コマンド	声で呼び出す	手を使わずに作業を始める

初めて使う人は、まず「クイックアクション」か「アプリケーション」から始めるのがおすすめです。どちらも、自分で選んだファイルにだけ処理がかかるので、思わぬファイルが書き換わる心配が小さく、動きを確かめながら使えます。反対に、フォルダアクションとカレンダーアラームは、自分が操作していないときにも動く仕組みです。便利な反面、設定を間違えたときに気づきにくいので、クイックアクションでワークフローの動きに慣れてから使うようにします。プリントプラグインやイメージキャプチャプラグインは、印刷やスキャナでの読み込みのように、決まったアプリの操作に組み込む使い方なので、そうした作業が多い人だけが覚えておけば十分です。

クイックアクションは、右クリックから呼び出せる

Appleのガイドによると、クイックアクションのワークフローは、Finderのウインドウ、「サービス」メニュー、クイックアクションのメニューから使えます。よく使う作業をクイックアクションにしておけば、ファイルを選んでcontrolキーを押しながらクリックし、メニューから選ぶだけで処理できます。

Automatorでできることの代表例

具体的に、在宅の仕事でよくある作業を、Automatorでどう自動にできるかを見ていきます。

ファイルの名前をまとめて変える

「Finder項目の名前を変更」のアクションを使うと、ファイルの名前に日付や時刻を加える、文字を加える、大文字と小文字を変える、連番付きの名前にする、名前の一部を置き換える、といった変更ができます。連番では、「1」を「001」のように0を付けて桁をそろえる選択肢もあります。

たとえば、撮影した現場の写真に、毎回「現場写真_001」「現場写真_002」のような名前を付けているなら、この作業をクイックアクションにしておくと、写真を選んで右クリックするだけで済みます。

なお、名前をまとめて変えるだけなら、Finderにも「名称変更」の機能があり、ファイルを選んで右クリックから「名称変更」を選べば、置き換え、追加、連番の3つの方法で変えられます。一度きりの作業ならFinderの機能で十分で、同じ条件で何度も繰り返すならAutomatorにしておく、と使い分けると無駄がありません。

画像の形式や大きさをそろえる

「画像のタイプを変更」のアクションを使うと、画像をJPEG、PNG、TIFF、HEIC、BMP、JPEG 2000のいずれかの形式に変えられます。「画像をサイズ調整」と組み合わせれば、「iPhoneのHEICの写真を、ウェブに載せる大きさのJPEGにする」といった作業を1回で済ませられます。

決まったフォルダに入れたファイルを自動で処理する

フォルダアクションを使うと、「このフォルダにファイルを入れたら、自動で別のフォルダにコピーする」「このフォルダに入れた画像は、自動でJPEGにする」といった仕組みが作れます。スキャナで読み取った書類を保存するフォルダや、取引先から受け取ったファイルを入れるフォルダに設定しておくと、手で移す作業がなくなります。

PDFをまとめる

「PDFページを結合」のアクションを使うと、複数のPDFを1つにまとめられます。毎月、請求書と明細のPDFを1つにして送っている、といった決まった作業があるなら、クイックアクションにしておくと便利です。

記録した操作を繰り返す

Appleのガイドには、「記録」ボタンを押して、自動にしたい作業を実際に行い、終わったら「中止」を押すと、その操作がアクションとしてワークフローに加わる方法も紹介されています。ぴったりのアクションが見つからないときの手段の1つです。ただし、画面の配置が変わると思ったとおりに動かないことがあるので、ほかのアクションで組めるなら、そちらを優先します。

どの作業から自動にするかの選び方

Automatorでできることが分かっても、いきなり何でも自動にしようとすると、作ること自体に時間を取られてしまいます。最初の1つは、次の3つの条件に当てはまる作業から選ぶと、効果を感じやすくなります。

条件1：同じ手順で、週に何回も繰り返している

1回の作業が3分でも、週に10回繰り返していれば、1か月で2時間近くになります。逆に、月に1回しかやらない作業は、自動にする手間のほうが大きくなりがちです。まずは1週間、自分が繰り返している作業を紙に書き出し、回数の多いものから候補にします。

条件2：毎回の判断が要らない

「選んだ画像を全部JPEGにする」「入ったファイルに全部日付を付ける」のように、どのファイルにも同じ処理をかける作業は自動に向いています。「中身を見て、必要なものだけ」のように判断が要る作業は、判断のところだけ人が行い、その前後の機械的な部分だけを自動にします。

条件3：手でやるとミスが起きやすい

連番の付け間違い、保存先の取り違え、画像の大きさのばらつきなど、手作業で起きやすいミスがある作業は、自動にすると品質がそろいます。取引先から「名前の付け方が毎回違う」と指摘されたことがある作業は、とくに候補になります。

在宅の事務やデザインの仕事でよくある作業を、この3つの条件で整理すると、次のようになります。

作業	回数	判断	ミス	自動に向くか
納品前の画像をJPEGにそろえる	多い	要らない	起きやすい	向いている
スキャンした書類に日付を付けて保管	多い	要らない	起きやすい	向いている
請求書と明細のPDFを1つにまとめる	月に数回	要らない	ときどき	回数が多ければ向いている
取引先ごとにメールの文面を変えて送る	多い	要る	起きやすい	向いていない

表で「向いている」になった作業から、1つずつ自動にしていきます。1つ作るたびに、浮いた時間を実感できると、次の作業を自動にする意欲もわいてきます。

作ってみる：右クリックで画像をJPEGにするクイックアクション

ここからは、実際に1つ作ってみます。作るのは、「Finderで選んだ画像を、元の画像を残したまま、JPEGに変換したコピーを作る」クイックアクションです。

手順1：クイックアクションの書類を作る

Appleのガイドに沿って、次のように始めます。

1. 「アプリケーション」フォルダからAutomatorを開く
2. 「ファイル」＞「新規」を選ぶ
3. 「クイックアクション」を選び、「選択」をクリックする

手順2：受け取るものを決める

ワークフローの上部に、受け取るデータの種類などを指定する欄があります。ここで、受け取るものを画像のファイルにし、使う場所をFinderにします。こうしておくと、Finderで画像を選んだときだけ、このクイックアクションがメニューに表示されます。

手順3：アクションを並べる

左のライブラリで「写真」などのカテゴリを選ぶか、検索の欄に「画像のタイプ」と入力して、「画像のタイプを変更」のアクションを見つけ、ダブルクリックして加えます。

このとき、Automatorから次のような確認が表示されます。

「渡された画像ファイルの画像タイプを変更します。“Finder項目をコピー”アクションを追加して、オリジナルを変更しないでコピーを変更するようにしますか?」

ここでは「追加」を選びます。すると、「画像のタイプを変更」の前に「Finder項目をコピー」のアクションが自動で加わります。元の画像をまずコピーし、コピーのほうの形式を変える、という順番になるので、元の画像は書き換わりません。

手順4：設定を決める

「Finder項目をコピー」のアクションの「保存先」で、変換したファイルを保存するフォルダを選びます。デスクトップに「JPEG変換済み」のようなフォルダを作っておき、それを選ぶと分かりやすくなります。「画像のタイプを変更」のアクションの「変更後のタイプ」でJPEGを選びます。

手順5：保存して使う

「ファイル」＞「保存」を選び、「画像をJPEGにする」のような分かりやすい名前を付けて保存します。これで、Finderで画像を選んでcontrolキーを押しながらクリックし、「クイックアクション」から「画像をJPEGにする」を選ぶと、保存先のフォルダにJPEGのコピーができるようになります。Appleのガイドには、Finderのウインドウの「アクション」のポップアップメニューからも、作ったクイックアクションを使えると書かれています。

作ったら、まず数枚で試す

作ったばかりのワークフローは、思ったとおりに動くかをまず確かめます。Appleのガイド「MacのAutomatorでワークフローを実行する」によると、Automatorの中で「実行」をクリックすると、アクションが上から順に実行され、ウインドウの一番下の「ログ」の欄に、実行中のアクションと完了した時期が表示されます。完了したアクションには緑色のチェックマークが付き、問題があれば警告やエラーのメッセージが表示されます。いきなり大事な画像に使わず、試し用の画像を2枚か3枚用意して動きを確かめてから使いましょう。

元のファイルを守るための考え方

Automatorは、一度に多くのファイルを処理できる分、設定を間違えると多くのファイルを一度に書き換えてしまいます。作業を自動にするときは、元のファイルを守る仕組みを最初に組み込んでおきます。

「Finder項目をコピー」を先頭に入れる

前の節で見たように、「Finder項目の名前を変更」や「画像のタイプを変更」のように、ファイルそのものを書き換えるアクションを加えると、Automatorは「Finder項目をコピー」を加えるかどうかを尋ねてきます。迷ったら必ず「追加」を選びます。コピーを作ってから処理すれば、うまくいかなかったときでも、元のファイルから何度でもやり直せます。

保存先を、元のフォルダと分ける

コピーの保存先を元のファイルと同じフォルダにすると、同じ名前のファイルがぶつかって処理が止まったり、どちらが元のファイルか分からなくなったりします。保存先は、必ず別のフォルダにします。「Finder項目をコピー」には「既存のファイルを置き換える」という選択肢もありますが、慣れないうちはオンにしないでおくと、うっかりの上書きを防げます。

フォルダアクションは、受け口専用のフォルダに設定する

フォルダアクションは、フォルダにファイルが入るたびに自動で動きます。普段使っている書類のフォルダに設定すると、意図しないファイルまで処理されることがあります。「スキャン受け口」のような、その処理のためだけのフォルダを作り、そこに設定するのが安全です。

使い方の例：フォルダアクションでスキャンした書類を整える

クイックアクションに慣れたら、次はフォルダアクションを試してみます。ここでは、スキャナで読み取った書類のPDFを「スキャン受け口」というフォルダに保存すると、自動で日付付きの名前にして「書類保管」のフォルダへコピーする仕組みを例にします。

1. Finderで、デスクトップなどに「スキャン受け口」と「書類保管」の2つのフォルダを作る
2. Automatorで「ファイル」＞「新規」を選び、「フォルダアクション」を選んで「選択」をクリックする
3. ワークフローの上部で、フォルダアクションを設定するフォルダとして「スキャン受け口」を選ぶ
4. 「Finder項目をコピー」のアクションを加え、保存先に「書類保管」を選ぶ
5. 「Finder項目の名前を変更」のアクションを加え、日付を名前の前に付ける設定にする
6. 「ファイル」＞「保存」を選び、「スキャン整理」のような名前を付けて保存する

この順番にしておくと、受け口に入ったPDFはそのまま残り、「書類保管」にコピーされたほうの名前だけが変わります。名前の変更を加えるときにも「Finder項目をコピー」を加えるかを尋ねられますが、この例ではすでに先頭でコピーしているので、重ねて加える必要はありません。

保存したら、試しに古いPDFを1つ「スキャン受け口」にコピーしてみます。少し待って「書類保管」に日付付きの名前のPDFができていれば成功です。うまく動かないときは、Automatorでワークフローを開き、「実行」でログを確かめます。

受け口のフォルダは、定期的に空にする

フォルダアクションは、新しくファイルが入ったときに動く仕組みです。受け口のフォルダに処理済みのファイルがたまっていくと、どれが処理済みか分かりにくくなります。週に1回など時間を決めて、処理が終わったファイルを受け口から削除するか、別のフォルダへ移しておきましょう。

アプリケーションとして保存して、ドラッグで処理する

同じワークフローを、Finderのメニューではなく、アイコンへのドラッグで動かしたい場合は、「アプリケーション」の種類で作ります。作り方はクイックアクションとほとんど同じで、最初に選ぶ種類を「アプリケーション」にし、アクションを並べて保存します。

保存したアプリケーションのアイコンをデスクトップやDockに入れておけば、処理したいファイルをそのアイコンの上にドラッグするだけで、ワークフローが動きます。ファイルを選んでメニューを開く操作より手早く、何人かで同じMacを使っている場合も、「このアイコンに写真を落とすとJPEGになる」と伝えるだけで使ってもらえます。

ただし、アプリケーションとして保存したワークフローは、ほかのアプリと同じように、初めて開くときに確認が表示されることがあります。自分で作ったものなら、内容を確かめたうえで進めてかまいません。人から受け取ったAutomatorのアプリケーションは、中身が分からないまま開かないようにします。

作ったワークフローを見直す、止める

ワークフローを作り続けていると、使わなくなったものや、似たものが増えてきます。半年に1回ほど、見直す時間を取ると、Finderのメニューがすっきりします。

使わないクイックアクションをメニューから外す

Appleのクイックアクションのガイドによると、Finderのクイックアクションのメニューで「その他」から「カスタマイズ」を選ぶと、「機能拡張」の設定が開きます。ここで、メニューに表示する項目を選べます。しばらく使わないクイックアクションは、ここで表示を外しておくと、よく使うものが探しやすくなります。

ワークフローの中身を書き出しておく

自分で作ったワークフローは、どんなアクションをどの順番で並べたかを、メモに書き出しておくと安心です。Macを買い替えたときや、同じ仕組みを別のMacにも作りたいときに、書き出したメモを見ながらすぐに作り直せます。取引先の作業のために作ったワークフローなら、どの案件のためのものかも書いておきます。

ショートカットアプリとの関係

Macには、Automatorのほかに「ショートカット」というアプリも入っています。Appleの「Automatorユーザガイド」には、Automatorのワークフローをショートカットアプリに読み込める、と書かれています。

「ショートカット」では、ほとんどのAutomatorワークフローを、同じ機能、イベント、およびオートメーションを実行するショートカットに変換できます。ワークフローファイルを「ショートカット」にドラッグするだけで、自動的に変換が行われます。 出典: Apple サポート「MacでショートカットアプリにAutomatorワークフローを読み込む」

ショートカットアプリは、iPhoneやiPadにもあるアプリで、作ったショートカットをほかのApple製の機器でも使えるのが特徴です。また、FinderのクイックアクションのAppleのガイドにも、ショートカットアプリを使って、よく使うショートカットをクイックアクションのメニューに追加できると書かれています。

どちらを使うか迷ったら、次のように考えます。

• すでにAutomatorで作ったワークフローがあり、問題なく動いている … そのまま使い続けてよい
• iPhoneやiPadでも同じ作業をしたい … ショートカットアプリで作る
• これから新しく作る … ショートカットアプリも候補に入れる。Automatorで作ったものは、あとから読み込める

Automatorに向かない作業

Automatorは便利ですが、何でも自動にできるわけではありません。向かない作業を知っておくと、作ってから困ることが減ります。

毎回判断が要る作業

「内容を見て、必要なものだけ送る」「文面を相手ごとに考える」のように、毎回の判断が必要な作業は、自動にしても結局は確認の手間が残ります。Automatorに任せるのは、条件がはっきり決まっている作業だけにします。

ウェブのサービスの画面の操作

ブラウザの中のボタンを順に押す、といった作業は、サービスの画面の配置が変わると動かなくなります。記録の機能で作っても、長く使い続けるのは難しいことが多いので、サービス側に用意されている書き出しや連携の機能があれば、そちらを使います。

取引先から預かった大事なデータの一括処理

個人情報を含むファイルや、取引先から預かった元のデータを、一括で書き換える処理は慎重に扱います。どうしても自動にする場合は、必ずコピーに対して処理し、処理の前後でファイルの数と中身を確かめます。

自動にしたあとのファイルの行き先を整える

Automatorで作業を自動にすると、処理されたファイルが決まったフォルダにどんどんたまっていきます。元のファイルのフォルダ、変換済みのフォルダ、受け口のフォルダ、外付けディスクの保管用のフォルダ。保存先が増えるほど、Finderのウインドウを何枚も開いて行き来することになり、「処理されたファイルはどこに行ったか」を探す時間が増えます。

離れた保存先を1つのサイドバーに並べられるAtriens

Atriensは、Macのファイル管理アプリです。公式サイトによると、外付けディスクやNAS、iCloud Driveなど、ばらばらの場所にあるフォルダを、1つのサイドバーの中で案件ごとにまとめて並べられます。サイドバーは「どこに何があるか」の見取り図で、並べ替えてもファイルそのものは元の場所から動きません。たとえば「写真の納品」という見出しの下に、元の写真のフォルダ、Automatorの保存先の「JPEG変換済み」のフォルダ、外付けディスクの保管用のフォルダを並べておけば、自動で処理されたファイルを確かめて納品するまでを1つの画面で行き来できます。

ほかにも、タブと分割の表示、zipの作成と展開、重複したファイルの検出といった機能が公式サイトに載っています。同じ処理を何度も試しているうちにたまった似たファイルを探すときに、重複したファイルを探せる機能が役立ちます。対応しているのはmacOS 14以降で、無料でダウンロードでき、アカウントの登録は要りません。

作業の自動化そのものは、この記事で説明したとおりAutomatorやショートカットアプリで行います。そのうえで、処理されたファイルの行き先を整える手間を減らしたいときに、こうしたファイル管理アプリが役に立ちます。

Atriensは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

在宅で仕事をする人を見てきて分かること

@SOHO編集部が2004年から在宅ワークとフリーランスの仲介を続けてきた中で見てきた限りでは、長く仕事を続けている人ほど、繰り返しの作業を自分の手から外す工夫をしています。毎回同じ手順で名前を付ける、毎回同じ大きさに画像をそろえる。1回あたりは数分の作業でも、それが毎日続けば、月に数時間の差になります。浮いた時間を、取引先とのやり取りや、新しい技術を学ぶ時間に回している人ほど、仕事の幅を広げています。

取引先と直接やり取りする働き方では、作業の進め方も自分で決められます。仲介の手数料が引かれない分、同じ予算でも受け取る金額が厚くなり、依頼する側も同じ予算でより多くを頼めます。手数料0%で直接取引できる環境では、自動化で浮いた時間が、そのまま手取りの厚さや仕事の質につながりやすくなります。

作業を自動にする考え方は、会社の業務を整える仕事にもつながります。AIや道具を使って業務を整える仕事の中身はAIコンサル・業務活用支援のお仕事で、より本格的に仕組みを作る仕事はアプリケーション開発のお仕事で紹介しています。画像の加工を自動にしたいデザインの仕事の人は、デザイナーの年収・単価相場で相場も確かめておくとよいでしょう。在宅で働く環境を整える費用については、国の助成の仕組みがあるかをテレワーク 助成金 2026で確かめられます。

まずは、この記事の手順で「画像をJPEGにする」クイックアクションを1つ作り、試し用の画像で動かしてみてください。1つ作れば、ほかの繰り返し作業もアクションの組み合わせで考えられるようになります。

よくある質問

Q. Automatorを使うのに、プログラミングの知識は必要ですか？

必要ありません。Appleのガイドでも、自動化の設定に複雑なプログラミング言語やスクリプト言語の知識は要らないと説明されています。左のライブラリから「Finder項目の名前を変更」「画像のタイプを変更」といったアクションを選び、上から順に並べるだけでワークフローを作れます。

Q. Automatorで処理すると、元のファイルは書き換わってしまいますか？

アクションによっては書き換わります。「画像のタイプを変更」などのアクションを加えると、「Finder項目をコピー」アクションを追加して元のファイルを変更しないようにするかを尋ねられるので、「追加」を選びます。保存先を元のファイルとは別のフォルダにしておけば、元のファイルを残したまま処理できます。

Q. Automatorとショートカットアプリはどちらを使えばよいですか？

すでにAutomatorで作って問題なく動いているワークフローは、そのまま使い続けてかまいません。iPhoneやiPadでも同じ作業をしたいなら、ショートカットアプリが向いています。Appleのガイドによると、ほとんどのAutomatorワークフローは、ショートカットアプリにドラッグするだけでショートカットに変換できます。

Q. 作ったクイックアクションはどこから使えますか？

Finderでファイルを選び、controlキーを押しながらクリックして「クイックアクション」から選べます。Appleのガイドによると、Finderのウインドウの「アクション」のポップアップメニューや、「サービス」メニューからも使えます。メニューに表示されない場合は、ワークフローで指定した受け取るファイルの種類と、選んでいるファイルが合っているかを確かめます。