Googleフォームで出欠を管理する手順と、回答を一覧で確かめる方法

懇親会、研修、会議、地域の集まり。出欠を集める作業は、人数が増えるほど手間がかかります。メールの返信を1通ずつ数え、表に書き写し、未回答の人に声をかける。この作業を軽くする手軽な方法が、Googleフォームで出欠を管理することです。Googleのアカウントがあれば無料で使え、集まった回答は自動で一覧になり、スプレッドシートで集計もできます。

この記事では、Googleのヘルプで確かめた手順をもとに、出欠のフォームの作り方、質問の組み立て方、公開と共有の仕方、回答を一覧で確かめる方法、スプレッドシートでの集計、締め切りの設定までを順に説明します。出欠の回答のあとに、個別の返信や担当決めが必要になる場面の選択肢として、フォームと回答の管理を1つにしたHalictにも触れます。

Googleフォームで出欠を取るとよい理由

出欠を集める方法には、メールの返信、チャットでの挙手、紙の回覧などがあります。どれも少人数なら十分ですが、人数が20人、50人と増えると、集計の手間と数え間違いが目立ってきます。

Googleフォームを使うと、この手間が大きく減ります。Googleのヘルプ「Google フォームの使い方」は、Googleフォームでオンラインのアンケートやフォームを作って送り、回答をリアルタイムで分析できる、と説明しています。出欠に使ったときの主な利点は次のとおりです。

• 回答が自動で一覧になり、数え間違いがない
• 出席と欠席の人数がグラフで自動的に表示される
• 回答をスプレッドシートに保存すれば、名簿との突き合わせや集計ができる
• 回答する側は、スマートフォンからURLを開いて数回押すだけで済む
• 締め切りや回答数の上限を設定できる

実際に、Web担当の仕事をしている人のブログでも、次のような使い方が紹介されています。

Web担当のクライアント業務で、メールでイベント通知し、出欠をどう取るかという相談に対し、Googleフォームを作成しそのURLをメールに添えておくことが良いと回答しました。 出典: web-365.biz

案内のメールにフォームのURLを添えるだけで、出欠の受け付けが始められる。この手軽さが、Googleフォームが出欠の管理によく使われる理由です。

作る前に決めておくこと

フォームを作り始める前に、次のことを決めておくと、作り直しが減ります。

1. 何の出欠か（行事の名前、日時、場所）
2. 誰に答えてもらうか（社内の人だけか、社外の人もいるか）
3. 出欠のほかに聞くこと（食事の有無、参加の形式、同伴者の人数など）
4. いつまでに答えてもらうか（締め切りの日時）
5. 回答者を誰か特定する必要があるか（名前やメールアドレスを集めるか）

とくに5は大切です。出欠の管理では、ふつう「誰が出席するか」を知る必要があるので、名前を聞くか、メールアドレスを集めることになります。名前の書き方がばらばらだと、あとで名簿と突き合わせるときに困るので、聞き方を工夫します。この点は、後の節で詳しく説明します。

また、聞く項目は必要なものだけに絞ります。せっかくだからと質問を増やすと、回答する側の手間が増え、回答率が下がります。個人の情報を集める場合は、何のために使うのかをフォームの説明に書き、必要以上の情報を集めないようにします。

Googleフォームで出欠のフォームを作る手順

Googleのヘルプ「Google フォームの使い方」による、フォームの作り方は次のとおりです。

1. パソコンでforms.google.comを開く
2. 空白のフォームのアイコンをクリックする
3. 「無題のフォーム」に名前を付ける（例：「10月定例会 出欠確認」）
4. フォームの説明の欄に、行事の日時、場所、締め切りを書く

Googleドライブから作ることもできます。drive.google.comを開き、左上の「新規」から「Google フォーム」をクリックします。

フォームの説明に書く内容

フォームの説明の欄は、回答する人が最初に読む場所です。次の内容を書いておくと、問い合わせが減ります。

• 行事の名前と目的
• 日時と場所（オンラインならその旨）
• 回答の締め切り
• 集めた情報の使い道（例：「出欠の確認と当日の受付にのみ使います」）
• 問い合わせ先

出欠の質問の組み立て方

出欠のフォームの中心になるのは、出欠を聞く質問です。Googleのヘルプ「フォームの質問の形式を選択する」によると、質問の形式には、記述式、段落、ラジオボタン、チェックボックス、プルダウン、ファイルのアップロード、均等目盛、評価、選択式（グリッド）、チェックボックス（グリッド）、日付、時刻があります。出欠で使うのは、主に次の形式です。

聞くこと	向いている形式	例
名前	記述式	「お名前（フルネーム）」
所属	プルダウンかラジオボタン	部署や学年を選ぶ
出欠	ラジオボタン	「出席」「欠席」「未定」から1つ
複数日程の出欠	選択式（グリッド）	行に日付、列に「出席」「欠席」
食事の有無やアレルギー	ラジオボタンと記述式	「懇親会に参加する」「しない」
連絡事項	段落	「遅れて参加する場合はご記入ください」

ラジオボタンは、回答者が1つだけ選べる形式で、出欠のように答えが1つに決まる質問に向いています。出欠の質問は、右下の「必須」をオンにして、答えないと送信できないようにしておきます。

名前の書き方をそろえる

名前を記述式で聞くと、「山田太郎」「山田 太郎」「やまだ」のように書き方がばらばらになります。あとで名簿と突き合わせるときに困るので、次のような工夫をします。

1つめは、質問の説明に「姓と名の間に空白を入れずにフルネームで」のように書き方を指定することです。

2つめは、参加者が決まっている場合に、名前をプルダウンで選んでもらう方法です。名簿の名前を選択肢にしておけば、書き方が必ずそろい、名簿との突き合わせも簡単です。ただし、名前が一覧で見えるので、参加者どうしでも名前が見えてよい場合に限ります。

3つめは、メールアドレスを集める方法です。後の節で説明します。

出欠によって次の質問を変える

「欠席」を選んだ人に、懇親会や食事の質問を見せる必要はありません。Googleフォームでは、回答に応じて表示する質問を変えられます。Googleのヘルプ「フォームの質問の形式を選択する」によると、ラジオボタン、チェックボックス、プルダウンの質問では、回答者の回答に応じて、フォームの特定のセクションに移動するように設定できます。

たとえば、「出席」を選んだ人は懇親会の質問があるセクションへ、「欠席」を選んだ人は送信の画面へ進むようにしておくと、欠席の人の手間が減ります。

回答者のメールアドレスを集める設定

誰が回答したかを確実に知りたい場合は、メールアドレスを集める設定を使います。Googleのヘルプ「フォームの回答を表示、管理する」によると、設定の「回答」の「メールアドレスを収集する」で、次のどちらかを選べます。

• 「確認済み」：回答者のGoogleアカウントのメールアドレスを集める。回答者には、メールアドレスが集められることを知らせる表示が出る
• 「回答者からの入力」：回答者にメールアドレスを入力してもらう

社内の人だけが答える場合で、全員がGoogleアカウントでログインしているなら、「確認済み」が確実です。社外の人や、Googleアカウントを持っていない人も答える場合は、「回答者からの入力」を選びます。

メールアドレスを集めていれば、回答者に回答のコピーを送ることもできます。同じヘルプによると、設定の「回答」で「回答のコピーを回答者に送信」を「リクエストされた場合」か「常に表示」にします。回答した人が、自分が出席と答えたかを後から確かめられるので、問い合わせが減ります。

1人1回に限る、あとから変更できるようにする

出欠の受け付けでは、同じ人が何度も答えると集計が狂います。Googleのヘルプ「フォームを公開して回答者と共有する」によると、設定の「回答」で「回答を1回に制限する」をオンにすると、送信を1回に限れます。ただし、この設定にすると、回答者はGoogleアカウントにログインしないと答えられなくなります。社外の人が多い場合は、ログインを求めることが負担にならないかを考えて選びます。

予定が変わって出欠を変更したい人のために、「回答の編集を許可する」をオンにしておく方法もあります。送信した回答を、回答者があとから編集できるようになります。

フォームを公開して出欠の受け付けを始める

フォームができたら、公開して回答を受け付けます。Googleのヘルプ「フォームを公開して回答者と共有する」によると、回答者がフォームにアクセスできるようにするには、フォームを公開する必要があります。

1. 右上の「公開」をクリックする
2. 回答できるユーザーを選ぶには「管理」をクリックする
3. 「一般的なアクセス」で、リンクを知っているすべてのユーザーか、対象のグループに回答を許可する
4. 「公開」をクリックする

公開すると、右上に「公開済み」と表示されます。

回答者にURLを送る

回答者に送るリンクは、右上の「公開済み」か「共有」から「回答者に送信するリンクをコピー」で取得できます。公開したあとは、「URLを短縮」にチェックを入れると短いリンクをコピーできます。

このリンクを、案内のメールやチャットに貼って送ります。案内の文面の例は次のとおりです。

「10月20日（火）の定例会の出欠を、下のフォームからお知らせください。回答の締め切りは10月16日（金）17時です。1分ほどで回答できます。」

締め切りと、回答にかかる時間を書いておくと、回答する側が後回しにしにくくなります。

回答を一覧で確かめる方法

回答が集まり始めたら、フォームの「回答」の画面で確かめます。Googleのヘルプ「フォームの回答を表示、管理する」によると、見方は次の3つです。

見方	開き方	分かること
概要	上部の「回答」から「概要」	質問ごとの集計とグラフ。出席と欠席の人数がすぐ分かる
質問	上部の「回答」から「質問」	1つの質問への回答をまとめて見られる
個別	上部の「回答」から「個別」	1人ずつの回答を、前後の矢印で順に見られる

同じヘルプには、「概要」のタブは回答が1つ以上ある場合にだけ表示されると書かれています。出欠の人数をすぐ知りたいときは「概要」、特定の人の回答を確かめたいときは「個別」を開きます。

新しい回答をメールで知らせてもらう

回答が届くたびにフォームを開いて確かめるのは手間です。同じヘルプによると、「回答」の画面のその他のアイコンから「新しい回答についてのメール通知を受け取る」をクリックすると、回答が届くたびにメールで知らせてもらえます。締め切りの直前に回答が集中する行事では、通知が多くなりすぎることもあるので、必要に応じて切り替えます。

スプレッドシートで出欠を集計する

回答をスプレッドシートに保存すると、名簿と突き合わせたり、条件を付けて数えたりできます。Googleのヘルプ「フォームの回答の保存先を選択する」による手順は次のとおりです。

1. フォームの上部の「回答」から「概要」をクリックする
2. 右上のその他のアイコンから「回答の送信先を選択」をクリックする
3. 「新しいスプレッドシートを作成」か「既存のスプレッドシートを選択」を選ぶ
4. 「作成」か「選択」をクリックする

保存したスプレッドシートには、1件の回答が1行として追加されていきます。1列目には回答の日時（タイムスタンプ）が入り、その後ろに質問ごとの列が並びます。

出席者の数を数える

出欠の列がC列なら、空いているセルに =COUNTIF(C:C,"出席") と入力すると、出席と答えた人の数が表示されます。「欠席」「未定」も同じように数えられます。概要のグラフでも人数は分かりますが、スプレッドシートで数えておくと、会場の手配や食事の注文の数字としてそのまま使えます。

未回答の人を見つける

出欠の管理で手間がかかるのが、まだ答えていない人を見つけることです。スプレッドシートに名簿のシートを作り、名前の横に =IF(COUNTIF(フォームの回答 1!B:B,A2)>0,"回答済み","未回答") のような式を入れると、名簿の名前が回答の中にあるかどうかで「回答済み」「未回答」を表示できます。ここでは、名簿の名前がA列に、回答の名前がB列にある場合を例にしています。シートの名前や列は、実際の表に合わせて書き換えます。

この方法は、名前の書き方がそろっていることが前提です。前の節で説明したように、名前をプルダウンで選んでもらうか、メールアドレスで突き合わせると、確実に判定できます。

回答をCSVで書き出す

スプレッドシートにつながない場合でも、回答はCSVの形式で書き出せます。Googleのヘルプによると、「回答」の画面のその他のアイコンから「回答をダウンロード（.csv）」をクリックします。Excelで集計したい場合や、記録として保存しておきたい場合に使います。

締め切りと回答数の上限を設定する

出欠の受け付けは、締め切りを過ぎたら止めます。Googleのヘルプ「フォームの回答を表示、管理する」によると、公開済みのフォームの右上にある公開のアイコンをクリックし、「回答を受付中」をオフにすると、回答の受け付けを止められます。回答者には、受け付けを終了したことを知らせるメッセージが表示されます。

締め切りの日時を前もって決めておくこともできます。「回答を受付中」で「終了日または回答数の上限を設定」をクリックし、日時を選ぶと、その日時に受け付けが自動で止まります。

定員のある行事では、回答数の上限も設定できます。同じ画面で「回答数で終了」を選び、上限の数を入れます。ただし、同じヘルプには、複数のユーザーが同時に回答した場合は、上限に関係なく回答が受け付けられると書かれています。定員ちょうどで締めたい場合は、上限に達したあとに回答を確かめ、超えた分には個別に連絡する段取りも考えておきます。

複数の日程の出欠をまとめて聞く

研修が3回に分かれている、候補日が複数ある、といった場合は、日程ごとの出欠を1つの質問でまとめて聞けます。Googleのヘルプ「フォームの質問の形式を選択する」によると、選択式（グリッド）は、1行につき回答を選べる表の形の質問で、回答のカテゴリを評価する際によく使われる形式です。

出欠に使うときは、次のように作ります。

1. 質問を追加し、形式に「選択式（グリッド）」を選ぶ
2. 行に日程を入れる（例：「10月20日」「11月17日」「12月15日」）
3. 列に「出席」「欠席」「未定」を入れる
4. 全部の日程に答えてほしい場合は「各行で1つの回答を必須にする」をオンにする

こうすると、回答者は日程ごとに出欠を1つずつ選べます。概要のグラフでも、日程ごとの出席の人数が並んで表示されます。

日程の候補が多い場合や、日程ごとに聞く内容が違う場合は、日程ごとにセクションを分けるほうが答えやすくなります。どちらの形にするかは、回答者がスマートフォンで答えることを考えて決めます。表の形の質問は、画面の小さいスマートフォンでは見にくくなることがあるため、列の数を3つ程度に抑えるのがこつです。

会場とオンラインの両方で開く行事の出欠

会場とオンラインの両方で参加できる行事では、出欠に加えて、参加の形も聞く必要があります。質問の組み立ては、次のようにすると集計しやすくなります。

1. 出欠の質問の選択肢を「会場で出席」「オンラインで出席」「欠席」の3つにする
2. 「会場で出席」を選んだ人だけを、食事や駐車場の質問があるセクションに進ませる
3. 「オンラインで出席」を選んだ人には、接続の案内を受け取るメールアドレスを聞く

選択肢を「出席」と「欠席」の2つにして、別の質問で参加の形を聞く方法もありますが、答え忘れや矛盾した回答が出やすくなります。1つの質問で選べるようにしておくと、概要のグラフを見るだけで、会場の人数とオンラインの人数がすぐに分かります。

会場の人数は、会場の手配や食事の注文に直結します。締め切りの数日前に一度人数を確かめ、会場の担当に途中の人数を伝えておくと、締め切り後の手配が慌ただしくなりません。

未回答の人への声かけの段取り

出欠の管理でいちばん手間がかかるのは、答えていない人への声かけです。段取りを決めておくと、声かけの漏れや、同じ人への重複した連絡を防げます。

1. 案内を送った日に、名簿のシートに「案内を送った日」を書いておく
2. 締め切りの3日前に、スプレッドシートで「未回答」の人を確かめる
3. 未回答の人に、フォームのURLを添えて1回だけ声をかける
4. 締め切りの当日に、もう一度「未回答」の人を確かめる
5. それでも未回答の人は、出欠の扱いを決めて担当者に伝える

声かけの文面は、責める調子にしないのが大切です。「お忙しいところ恐れ入ります。10月20日の定例会の出欠を、16日17時までにこちらのフォームからお知らせいただけますでしょうか」のように、締め切りとURLだけを簡潔に伝えます。

全員に向けて再度案内を送ると、すでに答えた人には余計な連絡になります。名簿で未回答の人を見分けられるようにしておくと、答えていない人にだけ連絡できます。

出欠のフォームで集めた個人の情報の扱い

出欠のフォームでは、名前やメールアドレス、所属、場合によってはアレルギーの有無など、個人の情報を集めることになります。集めた情報は、使い道を決めたうえで、必要な人だけが見られるようにします。

気をつけたい点は次のとおりです。

• フォームの説明に、集めた情報の使い道を書く
• 必要のない情報は聞かない（生年月日や住所は、出欠には要らないことが多い）
• アレルギーなど、人に知られたくない情報を聞く場合は、使う目的と見る人を説明に書く
• 回答の概要を回答者に見せる設定（結果の概要を表示する）をオンにしない

最後の点は見落とされがちです。Googleのヘルプ「フォームを公開して回答者と共有する」によると、「結果の概要を表示する」をオンにすると、フォームに回答できるすべてのユーザーが、各質問に対する回答の全文やグラフを見られるようになります。出欠のフォームでこれをオンにすると、ほかの人の名前や回答が見えてしまいます。

フォームを共同編集者と共有している場合は、つながっているスプレッドシートも共同編集者が見られます。同じヘルプは、共同編集者を外すときは、フォームとスプレッドシートの両方から外す必要があると注意しています。行事が終わったら、共有の範囲を見直し、不要になった回答は所属先の決まりに従って削除します。

スマートフォンで答えやすいフォームにする

出欠のフォームは、多くの人がスマートフォンで答えます。パソコンで作っていると気づきにくいのですが、スマートフォンの小さな画面では、長い説明文や選択肢の多い質問は読みにくくなります。

答えやすくするための工夫は次のとおりです。

• フォームの説明は5行程度に収め、詳しい案内は別の資料にする
• 質問の文は短くし、1つの質問で1つのことだけを聞く
• 選択肢は多くても5つ程度にする
• 公開する前に、右上の「プレビュー」で自分のスマートフォンからも開いて確かめる

Googleフォームには、入力途中の回答を自動で保存する仕組みもあります。Googleのヘルプ「フォームを編集する」によると、初期の設定では、回答の下書きは、回答者が最後に変更してから30日間、またはフォームへの記入が終わるまでのどちらか早いときまで自動で保存されます。途中で電話がかかってきて手が止まっても、あとから続きを答えられます。

次の行事でもフォームを使い回す

定例会や毎月の研修のように、同じ形の行事が続く場合は、一度作ったフォームを使い回すと手間が減ります。Googleドライブで前回のフォームのコピーを作り、日時と締め切りだけを書き換えれば、次回の受け付けをすぐに始められます。

使い回すときは、前回の回答が新しいフォームに混ざらないように気をつけます。コピーを作って新しいフォームとして公開し、回答の保存先も新しいスプレッドシートにすると、回ごとの記録がはっきり分かれます。フォームの名前には、行事の日付を必ず入れておきます。

出欠の管理でよくあるつまずき

Googleフォームで出欠を管理するときに、よくあるつまずきと対処を整理します。

回答者がフォームを開けない

「リンクを開いても回答できない」という連絡があった場合は、フォームが公開されているか、回答できる人の範囲が正しいかを確かめます。会社や学校のGoogleアカウントで作ったフォームは、初期の設定で組織の外の人が答えられないことがあります。社外の人にも答えてもらう場合は、公開の設定の「一般的なアクセス」を確かめます。

同じ人の回答が2件ある

「回答を1回に制限する」をオンにしていない場合、同じ人が2回答えることがあります。出欠を変えたくて答え直した場合は、新しいほうの回答を正とする、と決めておきます。スプレッドシートでは、タイムスタンプの列で並べ替えると、新しい回答を見分けられます。

回答の内容を受付で使いたい

当日の受付では、出席者の一覧を印刷して使うことが多いでしょう。スプレッドシートで「出席」の行だけを絞り込み、名前の順に並べ替えてから印刷すると、受付で探しやすい名簿になります。

出欠のあとに返信や担当決めが必要になったら

Googleフォームは、出欠を集めて数えるところまでなら十分な道具です。無料で使え、回答の一覧もスプレッドシートとの連携も備わっています。ただ、行事の規模が大きくなると、出欠を集めたあとの作業が増えていきます。

• 出席者に、当日の案内を個別に送りたい
• 欠席の人に、資料の送付や次回の案内をしたい
• 「質問あり」と書いた人に、担当を決めて返信したい
• 誰に案内を送り、誰がまだ返事をしていないかを記録したい

こうした作業を、フォームの回答の表と、メールソフトを行き来しながら回していると、送り漏れや二重の送信が起きやすくなります。

回答の管理と返信を1つの画面で行う選択肢

こうした場面の選択肢の1つが、Halictです。公式サイトによると、フォームを作り、届いた回答を一件ごとに担当、ステージ、タグを付けて管理し、同じ画面から返信まで送れます。フォームの送信の直後に回答内容の控えを送る自動返信があり、一覧から選んだ人に宛名や回答内容を差し込んだメールをまとめて送れます。送ったメールが開封されたか、リンクが押されたかも記録されます。参加意思、出欠、提出物のような、受け付けたあとに事務局が付ける情報を項目として決めておき、一覧とCSVに列として出すこともできます。回答者にログインを求めないので、URLを開いてそのまま答えてもらえます。

無料のフリープランは、メンバー1人まで、フォームの数と回答の数は無制限で、ステージの管理、自動返信、CSVの書き出しが使えます。Googleスプレッドシートへの追記はスタータープラン（月額2,980円・税抜）から、一斉のメールと開封の計測、TeamsやSlack、Chatworkへの通知はチームプラン（月額7,800円・税抜）から使えます。Halictは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

出欠を数えるだけならGoogleフォーム、出欠を受け付けたあとの連絡や記録まで1か所で回したいならHalict、というように、行事の規模と、受け付けのあとの作業の量で選ぶと判断しやすくなります。

出欠の管理は、事務の仕事の基本になる

出欠の受け付けは、事務の仕事の中でも多くの人が任される作業です。社内の会議、研修、取引先を招く行事、地域や学校の集まりまで、場面はさまざまですが、やることは共通しています。必要な項目を決めて聞き、漏れなく集め、正確に数え、必要な人に知らせる。この流れを道具で軽くできる人は、事務の仕事で重宝されます。

2004年から在宅ワークとフリーランスの仲介を続けてきた運営者として見てきた範囲では、事務の仕事を長く任される人ほど、こうした受け付けの段取りを型にしています。フォームの項目、案内の文面、締め切りの設定、未回答の人への声かけの時期。毎回同じ型で回せるので、依頼する側は安心して任せられます。仲介の手数料がかからない直接の取引では、依頼する側は同じ予算でより多くを頼め、受ける側は手取りが厚くなります。その分、段取りの確かさがそのまま次の依頼につながります。

業務の進め方を整える仕事に関心があれば、AIコンサル・業務活用支援のお仕事で、業務の見直しやITの道具の導入を手伝う仕事の内容と求められる力を確かめられます。小さな会社や団体が、どのような道具に費用をかけているかは、中小企業のSaaS費用管理術2026｜サブスクコストを30%削減する方法の記事で、月額の道具の費用の見直し方を整理しています。

まずは、次の行事の出欠をGoogleフォームで作ってみてください。名前、出欠、連絡事項の3つの質問だけでも、メールの返信を数える作業からは解放されます。

よくある質問

Q. Googleフォームで出欠を取るのに費用はかかりますか？

Googleのアカウントがあれば、Googleフォームは無料で使えます。フォームを作って公開し、集まった回答を一覧やグラフで確かめ、スプレッドシートに保存して集計するところまで、追加の費用はかかりません。会社や学校のアカウントでは、管理者の設定によって使える機能が変わることがあります。

Q. 誰が回答したかを確実に知るにはどうすればよいですか？

設定の「回答」で「メールアドレスを収集する」を使います。全員がGoogleアカウントでログインしているなら「確認済み」、社外の人も答えるなら「回答者からの入力」を選びます。名前で管理する場合は、参加者の名前をプルダウンの選択肢にしておくと、書き方がそろい名簿との突き合わせが確実になります。

Q. 出欠の締め切りを自動で設定できますか？

できます。公開済みのフォームの公開のアイコンから「回答を受付中」の設定を開き、「終了日または回答数の上限を設定」で日時を選ぶと、その日時に受け付けが自動で止まります。定員がある場合は回答数の上限も設定できますが、同時に回答があると上限を超えて受け付けられることがあります。

Q. 回答者があとから出欠を変更できるようにできますか？

設定の「回答」で「回答の編集を許可する」をオンにすると、回答者は送信した回答をあとから編集できます。編集を許可しない場合に答え直しがあったときは、スプレッドシートのタイムスタンプの列で並べ替え、新しいほうの回答を正とするなど、扱いを決めておくと集計が混乱しません。