移転通知の書き方｜取引先への案内文と送る時期

2026年11月9日

＠SOHO編集部

この記事のポイント

✓取引先への挨拶状とメールの例文つきで解説します
✓移転後に届く問い合わせへの対応
✓登記などの手続きの期限まで整理しました

事務所や店舗の移転が決まったら、取引先や顧客に新しい住所を知らせる移転通知を送ります。移転通知は、ただ住所が変わったことを伝えるだけの文書ではありません。郵便物や請求書の送り先、来社の方法、電話がつながらなくなる時間など、相手の業務に関わる変更をまとめて伝える役割があります。伝え漏れがあると、旧住所に書類が届いたり、取引先が迷って来社できなかったりと、移転直後の業務に支障が出ます。

この記事では、移転通知の書き方を、送る時期の目安、必ず入れる項目、挨拶状とメールの構成、相手別の例文の順に整理します。移転の後に取引先から届く問い合わせへの対応や、登記などの手続きの期限にも触れます。移転の後に届く問い合わせを担当者で分けて返信まで回したい場合は、フォームと問い合わせ管理のツールのHalictを使う方法もあります。

移転通知を送る時期の目安

移転通知は、移転日の1か月前から2週間前までに相手に届くように送るのが一般的です。早すぎると相手が忘れてしまい、遅すぎると相手が請求書の送付先や来社の予定を直す時間が取れません。

送る時期を決めるときは、相手の業務の流れを考えます。毎月決まった日に請求書を送ってくる取引先なら、その月の請求書を発送する前に通知が届いている必要があります。月末締めの請求書が翌月の初めに届く取引先に対して、月の半ばに移転するなら、前の月のうちに通知を届けておくと、新しい住所あての請求書を受け取れます。

移転の準備のなかで、移転通知に関わる作業の流れは次のようになります。

時期	やること
移転の2か月前から1か月半前	新しい住所、電話番号、業務開始日を確定させる
移転の1か月半前	通知を送る相手の一覧を作り、挨拶状とメールの文面を決める
移転の1か月前から2週間前	挨拶状の発送とメールの送信
移転の2週間前	郵便局に転居届を出す。ホームページの会社情報を直す準備をする
移転日	ホームページ、メールの署名、各種サービスの登録情報を新しい住所に直す
移転の後	届いた問い合わせに返信し、通知が届いていない相手に個別に連絡する

郵便局の転居届は、旧住所あての郵便物を新住所に無料で転送してもらうための手続きです。法人も届け出ることができ、届出日から1年間転送されます。登録まで数日かかるので、移転の2週間前ごろまでに出しておきます。転送の期間が終わると旧住所あての郵便物は届かなくなるため、転送の期間中に届いた郵便物の差出人には、改めて新しい住所を知らせます。

年末年始や大型連休をまたぐ移転では、時期の決め方にさらに注意が必要です。取引先の多くが休業に入る期間に通知が届くと、相手が読むのは休み明けになり、その時点では移転日が目前に迫っています。12月の後半に移転する場合は、11月中に通知を届けておくと、相手は年内のうちに登録を直せます。年明けすぐに移転する場合も、年末の休業の前に通知が届くように送ります。

年賀状の時期と重なる場合、年賀状に移転の案内を添える会社もあります。ただし、年賀状は新年の挨拶が主な目的なので、移転の案内は短く添える程度にとどめ、詳しい情報は別に送る通知で伝えるほうが確実です。年賀状だけで移転を知らせると、相手が住所の変更に気付かないまま保管してしまうことがあります。

移転日が決まっていない段階で通知を送ると、日付の訂正の連絡が必要になり、相手に手間をかけます。新しい住所と業務開始日が確定してから送ることを原則にします。

移転通知に必ず入れる項目

移転通知に入れる項目は、相手が自分の業務の情報を直すために必要なものです。相手は通知を見ながら、取引先の一覧や請求書の送付先を書き換えます。項目が欠けていると、相手から問い合わせが来て、双方の手間が増えます。

必ず入れたい項目は次のとおりです。

項目	書く内容	注意点
新住所	郵便番号、都道府県からビル名と階数まで	部屋番号や階数を省かない
新しい電話番号とFAX番号	変わる場合は新しい番号、変わらない場合は「変更なし」	変わらない場合も明記する
移転日	引っ越しを行う日	業務開始日と分けて書く
新住所での業務開始日	新しい住所で業務を始める日	休業日がある場合はその日も書く
旧住所での業務終了日	旧住所で受け付ける最後の日	郵便や来社の受付の区切りになる
交通の案内	最寄り駅と出口、徒歩の分数	地図を添えると親切
変わらない項目	メールアドレス、ホームページのURLなど	「変更はございません」と書く

移転日と業務開始日は、分けて書くのが基本です。金曜日に引っ越しをして月曜日から新しい住所で業務を始める場合、移転日は金曜日、業務開始日は月曜日になります。この間に電話がつながらない時間がある場合は、その時間も書いておきます。

電話番号が変わる場合は、旧番号がいつまで使えるかも書きます。旧番号に電話をかけると新しい番号を案内する録音が流れるサービスを使う場合は、その期間も添えます。変わらない項目も書いておくのは、相手が「メールアドレスも変わったのでは」と迷わないようにするためです。

本文中に移転先の情報を記述すると、挨拶状を受け取った相手は読みづらく感じてしまいます。新住所や電話番号など、相手に伝えるべき情報をまとめ、末文の下の別記に箇条書きにしましょう。出典: bizushiki.com

本文には挨拶と移転の報告だけを書き、住所や電話番号などの情報は「記」の後に箇条書きでまとめると、相手が必要な情報をすぐに見つけられます。

挨拶状の構成と書き方

取引先に郵送する移転の挨拶状は、ビジネス文書の形式に沿って書きます。構成は次のとおりです。

頭語（拝啓、謹啓など）
時候の挨拶と、相手の繁栄を喜ぶ言葉
日ごろの取引への感謝
移転の報告（移転すること、業務開始日）
今後もよろしくという言葉
結語（敬具、謹白など）
日付と差出人（会社名、代表者の役職と氏名）
「記」の後に新住所、電話番号、業務開始日などの情報
「以上」で締める

頭語と結語は組み合わせが決まっています。「拝啓」には「敬具」、より丁寧な「謹啓」には「謹白」または「敬白」を合わせます。時候の挨拶は、送る月に合わせて選びます。11月なら「晩秋の候」、12月なら「師走の候」、4月なら「陽春の候」のように書きます。

移転の理由は、書かなくても失礼にはなりません。「業務拡張に伴い」「業務の効率化を図るため」のように、前向きな理由を短く添える会社が多く見られます。移転を機に何かが良くなる場合、たとえば駅から近くなる、打ち合わせのスペースが広くなるといった点は、相手にとっても役に立つ情報なので、1文で触れてもよいでしょう。

挨拶状は、はがきか封書で送ります。はがきは費用を抑えられ、受け取った相手がそのまま住所録と一緒に保管しやすい利点があります。封書は改まった印象を与えるため、主要な取引先や、長い付き合いのある相手に向いています。相手の重要度に応じて、はがきと封書、さらにメールを使い分ける会社も少なくありません。

挨拶状に地図を添える場合は、最寄り駅からの道順が分かる範囲に絞ると見やすくなります。駅の出口、目印になる建物、曲がる交差点を書き込み、建物の入り口の位置も示しておくと、初めて来社する相手が迷いません。地図の下に、駅からの所要時間と、車で来る場合の駐車場の有無を書き添えておくと、来社の手段を決める助けになります。

取引先に送る挨拶状の例文

取引先に郵送する挨拶状の例文です。社名や日付は、自社の情報に差し替えて使ってください。

拝啓　晩秋の候　貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。

さて、このたび弊社は業務拡張に伴い、下記へ事務所を移転することとなりました。
令和8年12月14日（月）より、新事務所にて業務を開始いたします。
これを機に、社員一同さらに業務に精励いたす所存でございます。
今後とも、変わらぬご支援ご愛顧を賜りますよう、お願い申し上げます。

まずは略儀ながら、書中をもちましてご案内申し上げます。
敬具

令和8年11月
株式会社〇〇
代表取締役　〇〇〇〇

記

新住所　　　〒000-0000　東京都〇〇区〇〇1-2-3　〇〇ビル5階
電話番号　　03-0000-0000（変更なし）
FAX番号　　 03-0000-0001（新番号）
移転日　　　令和8年12月11日（金）
業務開始日　令和8年12月14日（月）
最寄り駅　　〇〇線〇〇駅　北口より徒歩3分
※メールアドレス、ホームページのURLに変更はございません。

以上

例文の「移転日」と「業務開始日」は、曜日と合わせて確かめます。曜日の間違いは、受け取った相手に日付そのものを疑わせる原因になります。カレンダーで日付と曜日が合っているかを、発送の前に必ず確かめてください。

FAXの番号だけが変わる場合のように、一部の情報だけが変わるときは、変わったものに「新番号」、変わらないものに「変更なし」と添えておくと、相手が書き換える項目を間違えません。

メールで送る移転通知の例文

メールで移転通知を送る場合は、挨拶状よりも簡潔に書きます。件名だけで用件が分かるようにし、本文の冒頭で移転の報告をします。

件名：【事務所移転のお知らせ】株式会社〇〇（12月14日より新住所）

株式会社△△
総務部　〇〇様

いつもお世話になっております。
株式会社〇〇の〇〇です。

このたび弊社は、令和8年12月14日（月）より、下記の新事務所にて業務を開始することとなりました。
お手数をおかけいたしますが、郵便物や請求書の送付先のご変更をお願いいたします。

■新住所
〒000-0000　東京都〇〇区〇〇1-2-3　〇〇ビル5階

■電話番号
03-0000-0000（変更なし）

■業務開始日
令和8年12月14日（月）

■旧事務所での業務
令和8年12月11日（金）17時まで

■アクセス
〇〇線〇〇駅　北口より徒歩3分

メールアドレスとホームページのURLに変更はございません。
12月11日（金）の17時以降は、移転作業のため電話がつながりにくくなります。
ご迷惑をおかけいたしますが、ご了承くださいますようお願いいたします。

今後とも、どうぞよろしくお願いいたします。

株式会社〇〇
総務部　〇〇〇〇
〒000-0000　東京都〇〇区〇〇1-2-3　〇〇ビル5階（12月14日より）
電話：03-0000-0000

メールの移転通知では、件名に「移転のお知らせ」と会社名を入れます。件名が「ご連絡」だけでは、ほかのメールに埋もれて読まれないことがあります。宛名には、相手の会社名、部署、担当者の名前を書きます。多くの相手に同じ文面を送る場合も、宛先を全員に見える形で並べると、ほかの取引先のアドレスを知らせてしまうことになるので、1通ずつ送るか、宛先が互いに見えない方法で送ります。

署名の住所は、移転日を境に切り替えます。移転の前に送るメールでは、旧住所の後に「12月14日より下記に移転します」と添え、移転の後は新住所だけにします。

通知を送る相手を漏れなく洗い出す

移転通知でいちばん起きやすい失敗は、送るべき相手に送り忘れることです。普段からやり取りの多い取引先には自然と送れても、年に数回しか取引のない相手や、支払いだけの関係にある相手は、一覧から抜けやすくなります。通知を書き始める前に、相手の一覧を作ることから始めます。

一覧を作るときは、社内のいくつかの記録を突き合わせると漏れを防げます。

会計ソフトの取引先の一覧（請求書を送る先、支払いをする先）
営業担当者の名刺の管理や顧客の一覧
直近1年間に届いた郵便物の差出人
メールの送受信の履歴に残る社外の相手
契約書の相手方（賃貸借、保守、リース、保険など）
年賀状や暑中見舞いを送っている相手

相手を洗い出したら、相手の種類ごとに、通知で特に伝えるべきことを整理します。相手によって、移転で困ることが違うからです。

相手の種類	特に伝えるべきこと	送り方の目安
主要な取引先	新住所、業務開始日、担当者の変更の有無	挨拶状とメールの両方
仕入先、外注先	納品先の住所、受け取りの時間、搬入の経路	メールと電話
請求書を送ってくる相手	請求書の送付先、切り替える日	メール
配送業者、運送会社	集荷先の住所、集荷の時間	電話とメール
顧客、店舗の利用者	営業開始日、休業の期間、アクセス	はがき、メール、店頭の掲示
金融機関、保険会社	登録住所の変更	所定の届出書

仕入先や外注先は、移転の前後に納品の予定がある場合が多く、旧住所に荷物が届いてしまうと受け取る人がいません。納品の予定がある相手には、メールで通知したうえで、電話でも念のため伝えておくと確実です。配送業者には、集荷の場所が変わることを早めに伝え、新しい住所での集荷の時間を決めておきます。

仕入先と外注先に送るメールの例文

仕入先や外注先には、取引先向けの挨拶よりも、納品や請求の実務に必要な情報を中心に伝えます。納品の切り替えの日をはっきり書くことが大切です。

件名：【納品先変更のお知らせ】株式会社〇〇　事務所移転に伴うお願い

株式会社□□
営業部　〇〇様

いつもお世話になっております。
株式会社〇〇　総務部の〇〇です。

弊社は令和8年12月14日（月）より、下記の新事務所に移転いたします。
つきましては、12月14日（月）以降の納品分より、納品先を新事務所にご変更いただけますでしょうか。

■新しい納品先
〒000-0000　東京都〇〇区〇〇1-2-3　〇〇ビル5階
株式会社〇〇　総務部　〇〇宛

■受け取りの時間
平日10時から17時まで

■搬入の経路
ビル1階の荷物用の入り口から、5階までエレベーターをご利用いただけます。

■旧事務所での受け取り
12月10日（木）の納品分までとなります。
12月11日（金）は移転作業のため、受け取りができません。

請求書の送付先も、12月分のご請求より新事務所の住所にご変更ください。
お手数をおかけいたしますが、どうぞよろしくお願いいたします。

株式会社〇〇
総務部　〇〇〇〇
電話：03-0000-0000
メール：〇〇@〇〇.co.jp

この例文では、受け取りができない日を明記しています。移転作業の日に荷物が届くと、受け取る人がいなかったり、作業の妨げになったりします。納品の予定がある相手には、受け取りができない日を個別に確かめ、必要なら納品の日をずらしてもらいます。

外注先が自社に書類や成果物を郵送している場合も、同じように送り先の変更を伝えます。デザインや翻訳、調査などの仕事を外部に依頼している会社では、外注先が旧住所に原稿や資料を送ってしまう例があります。調査の仕事を外部に依頼している場合は、リサーチャーの年収・単価相場で、調査の仕事を依頼するときの単価の目安も確かめておくと、移転を機に依頼先を見直すときの参考になります。

通知の内容を訂正するときの例文

移転通知を送った後に、移転日が延びたり、住所の表記に誤りが見つかったりすることがあります。訂正は、気付いた時点ですぐに送ります。訂正を送らずにいると、相手は誤った情報で登録を直してしまい、後から直す手間が二重にかかります。

件名：【訂正】事務所移転のお知らせ（業務開始日の変更）

株式会社△△
総務部　〇〇様

いつもお世話になっております。
株式会社〇〇の〇〇です。

先日お送りした事務所移転のお知らせにつきまして、業務開始日に変更が生じましたので、ご連絡いたします。

（誤）令和8年12月14日（月）
（正）令和8年12月21日（月）

内装の工事の日程が延びたことに伴い、新事務所での業務開始日を1週間延期いたします。
12月18日（金）までは、旧事務所で通常どおり業務を行っております。
新住所、電話番号に変更はございません。

ご迷惑をおかけいたしますことを、深くお詫び申し上げます。
今後とも、どうぞよろしくお願いいたします。

株式会社〇〇
総務部　〇〇〇〇
電話：03-0000-0000

訂正のメールでは、誤っていた点と正しい内容を、並べて分かるように書きます。件名の冒頭に「訂正」と入れると、相手は前に受け取った通知と見比べて直せます。変わっていない項目も「変更はございません」と書いておくと、相手が全部を確かめ直す手間を省けます。

挨拶状を郵送した後に誤りが見つかった場合は、全員に挨拶状を送り直す必要はありません。主要な取引先にはメールか電話で訂正を伝え、それ以外の相手には訂正のはがきを送るか、ホームページの「移転のお知らせ」のページに訂正を載せます。

多くの相手にメールで通知するときの注意

取引先が多い会社では、移転通知のメールを数十通から数百通送ることになります。同じ文面を一度に送ると手間は省けますが、送り方を誤ると、取引先の情報を漏らしてしまうおそれがあります。

もっとも避けたいのは、宛先の欄にすべての相手のアドレスを並べて送ることです。受け取った全員が、ほかの取引先のアドレスを見られる状態になり、取引先の一覧を社外に知らせたことになります。多くの相手に同じ文面を送るときは、相手のアドレスが互いに見えない欄を使うか、1通ずつ宛名を入れて送ります。

1通ずつ送る方法は手間がかかりますが、宛名に相手の会社名と担当者の名前を入れられるため、受け取った相手に丁寧な印象を与えます。主要な取引先には1通ずつ、それ以外の相手には宛先が見えない形でまとめて送る、という使い分けもできます。

まとめて送る場合も、送る前に必ず試しに社内のアドレスへ送って、文面の崩れや日付の誤りがないかを確かめます。送った後に誤りに気付くと、訂正のメールを全員に送り直すことになります。送信した日時と相手の一覧は記録しておき、通知が届いていないという問い合わせがあったときに、送ったかどうかをすぐに確かめられるようにしておきます。

社内に向けた移転のお知らせ

取引先への通知と並行して、社内に向けたお知らせも準備します。社員が移転の段取りを知らないと、取引先から聞かれたときに答えられず、移転の当日にも混乱が起きます。

社内向けのお知らせには、次のような内容を入れます。

新住所と業務開始日、旧事務所での最終日
荷造りの締め切りと、個人の荷物や書類の扱い
移転作業の日の勤務の扱い（出社するか、在宅で働くか）
新しい事務所の座席、入館の方法、鍵やカードの受け取り
取引先から聞かれたときの答え方と、問い合わせの窓口
メールの署名と名刺を切り替える日

移転作業の日は、事務所で仕事ができなくなるため、社員の一部が在宅で働く形にする会社もあります。在宅で働く社員がいる場合は、電話の取り次ぎや郵便物の受け取りを誰が担当するかも決めておきます。取引先から聞かれたときの答え方を社員全員にそろえておくと、通知の内容と社員の説明が食い違うことを防げます。

顧客や店舗の利用者に知らせる例文

店舗の移転では、取引先だけでなく、店舗を利用している顧客にも知らせる必要があります。顧客向けの通知は、ビジネス文書の形式にこだわらず、分かりやすさを優先します。

顧客に送るはがきやメール、店頭の掲示に使える例文です。

店舗移転のお知らせ

いつも〇〇をご利用いただき、誠にありがとうございます。
このたび〇〇は、令和8年12月14日（月）より、下記の新店舗にて営業を開始いたします。
旧店舗での営業は、12月6日（日）までとなります。
12月7日（月）から12月13日（日）までは、移転の準備のため休業いたします。

新店舗　〒000-0000　〇〇市〇〇町1-2-3
電話　　000-000-0000（変更なし）
営業時間　10時から19時（変更なし）
アクセス　〇〇駅南口より徒歩5分。駐車場が5台分になりました。

ご予約の方には、新店舗の場所を改めてご案内いたします。
新しいお店でも、皆さまのお越しを心よりお待ちしております。

顧客向けの通知で特に大切なのは、休業の期間と、予約やポイントカードなどの扱いです。予約を受けている店舗では、移転の後の日付で予約している顧客に、新しい場所を個別に知らせます。顧客が旧店舗に来てしまうのを防ぐため、旧店舗の入り口には、移転先の地図と営業開始日を書いた掲示を一定の期間残しておきます。ホームページや地図サービスの店舗情報も、営業開始日に合わせて新しい住所に直します。

移転通知でよくある失敗と防ぎ方

移転通知は、文面そのものよりも、送り方や時期の段取りで失敗することが多い文書です。実際によく起きる失敗と、その防ぎ方を整理します。

1つ目は、住所の一部が抜けている失敗です。ビル名や階数、部屋番号が抜けていると、郵便物は届いても、宅配便の配達員や来社する人が迷います。通知の文面を作ったら、新住所を地図サービスで検索し、正しい建物が表示されるかを確かめます。番地の数字を全角と半角で混ぜて書くと、相手が住所録に入力するときに誤りの原因になるので、表記をそろえておきます。

2つ目は、業務開始日と移転日を取り違える失敗です。通知に「12月11日に移転します」とだけ書くと、相手は11日から新住所で業務をしていると考えるかもしれません。実際には11日は移転作業の日で、新住所での業務は14日からという場合、11日に来社した相手は誰にも会えません。日付は、移転作業の日、旧住所での最終日、新住所での業務開始日を分けて書きます。

3つ目は、社内での情報の食い違いです。総務部が送った通知と、営業担当者が個別に伝えた内容が違っていると、相手はどちらが正しいのか分からなくなります。通知の文面が決まったら、社員全員に共有し、取引先から聞かれたときに同じ内容を答えられるようにしておきます。社員のメールの署名を切り替える日も、全員でそろえます。

4つ目は、移転の後の確認を怠る失敗です。通知を送っても、相手の担当者が異動していたり、メールが迷惑メールのフォルダに入っていたりして、読まれていないことがあります。移転の後1か月ほどは、旧住所あてに届いた郵便物の差出人を記録しておき、その相手に個別に新しい住所を伝えます。郵便局の転送で届いた郵便物には、転送されたことを示す表示が付いているので、それを目印にします。

ホームページとネット上の情報を直す

移転通知を送るのと同じくらい大切なのが、ホームページやネット上に載っている会社の情報を直すことです。初めて取引する相手や、来社の前に場所を調べる相手は、通知ではなくホームページや地図サービスを見ます。

直しておきたいのは、次のような情報です。

ホームページの会社概要、アクセスのページ、お問い合わせのページ
地図サービスに登録している会社や店舗の情報
求人サイトや業界団体の名簿に載せている所在地
請求書、見積書、納品書のひな形の住所
名刺、封筒、社判、会社案内のパンフレット

ホームページには、移転の1か月ほど前から「移転のお知らせ」のページを設け、新住所と業務開始日を載せておきます。移転の後もしばらくは、トップページから「移転のお知らせ」へのリンクを残しておくと、旧住所を覚えている相手が気付きやすくなります。

請求書や見積書のひな形は、移転日を境に切り替える必要があります。移転の前に新住所の請求書を送ると、相手が支払いの記録と住所を照らし合わせるときに混乱します。ひな形の切り替えの日を経理の担当者と決めておき、その日から新しいひな形を使います。名刺や封筒は印刷に日数がかかるので、新住所が確定した時点で発注しておくと、業務開始日に間に合います。

移転のお祝いをいただいたときのお礼

移転通知を送ると、取引先から祝電やお花、お祝いの品が届くことがあります。お祝いをいただいたら、なるべく早くお礼を伝えます。電話かメールでその日のうちに受け取ったことを伝え、改めてお礼状を送ると丁寧です。

お礼のメールでは、お祝いへの感謝、新しい事務所での業務の抱負、今後の取引へのお願いの順に書きます。たとえば「このたびは弊社の事務所移転に際し、心のこもったお祝いの品をお贈りいただき、誠にありがとうございました。新事務所にて、社員一同これまで以上に業務に励んでまいります。今後とも変わらぬご指導を賜りますよう、お願い申し上げます」といった文面です。お祝いの品の名前を具体的に書くと、形式だけのお礼ではないことが伝わります。

お祝いをいただいた相手は、一覧に記録しておきます。相手の会社が移転や開業をしたときに、同じようにお祝いを贈るための記録になります。

移転の後に届く問い合わせへの対応

移転通知を送ると、取引先から問い合わせが届きます。請求書の宛先の書き方、配送の受け取り時間、来社の際の受付の場所、駐車場の有無など、内容は相手によってさまざまです。移転の前後は社内も慌ただしく、問い合わせが届いたことに担当者が気付かなかったり、誰が返信するのかが曖昧になったりしがちです。

問い合わせへの対応を滞らせないために、次の点を決めておきます。

問い合わせを受け付ける窓口（電話、メール、フォーム）を1つにまとめて通知に書く
問い合わせの種類ごとに担当者を決める（請求は経理、配送は総務など）
届いた問い合わせに、担当者と「対応中」「返信済み」などの状況を付けて記録する
返信した内容を社内で見られるようにして、同じ質問への回答をそろえる

移転の前後は、同じ質問が何件も届くことがあります。よく届く質問への回答は、ホームページの「移転のお知らせ」のページに追記しておくと、問い合わせの数そのものを抑えられます。

問い合わせへの返信の例文

移転通知への問い合わせには、なるべくその日のうちに返信します。請求書の宛先や納品の日程など、相手の作業を止めている質問が多いからです。よく届く質問への返信の例文を示します。

件名：Re: 請求書の送付先について

株式会社□□
経理部　〇〇様

いつもお世話になっております。
株式会社〇〇　総務部の〇〇です。
お問い合わせいただき、ありがとうございます。

ご質問の請求書の送付先につきまして、ご案内いたします。
11月分のご請求書は、旧事務所の住所あてにお送りいただいて問題ございません。
12月分以降のご請求書は、新事務所の住所あてにお送りくださいますよう、お願いいたします。

■新事務所の住所
〒000-0000　東京都〇〇区〇〇1-2-3　〇〇ビル5階
株式会社〇〇　経理部　〇〇宛

なお、旧事務所あての郵便物は、郵便局の転送の手続きにより新事務所に届くようにしております。
ほかにご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。

株式会社〇〇
総務部　〇〇〇〇
電話：03-0000-0000

返信では、相手の質問に対する答えを最初に書きます。「11月分は旧住所で問題ない」「12月分から新住所に」と、いつの分をどちらに送ればよいかが分かれば、相手はすぐに作業を進められます。同じ質問が複数の相手から届く場合は、返信の文面を社内で共有しておき、担当者によって答えが変わらないようにします。

Halictは、社外から届く問い合わせや応募を、担当と状況を付けて返信まで回すためのツールです。Halictは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。届いた問い合わせの1件ごとに担当者と対応の状況を付けられ、同じ画面から返信できます。送った返信が開封されたかどうかの記録も残るので、移転の案内への質問に返信したのに相手が読んでいるか分からない、という不安を減らせます。

料金は、メンバー1人で使うフリープランが0円です。複数の担当者で分担する場合は、3人までのスタータープランが月額2,980円、10人までのチームプランが月額7,800円、30人までのビジネスプランが月額16,800円です（いずれも税抜）。移転の時期だけ問い合わせが集中する会社でも、まずはフリープランで受付の流れを試せます。

登記と届出の期限も確かめる

会社の本店を移転する場合は、移転通知とは別に、法務局での登記の手続きが必要です。登記の期限は法令で決まっており、期限を過ぎると代表者に過料が科される可能性があります。

会社・法人の登記においては、登記すべき期間が法令で定められています。例えば、株式会社の役員変更登記の場合、登記の事由が発生した時から、本店の所在地において、２週間以内にしなければならないとされています（会社法第９１１条）。出典: 法務局「商業・法人登記の申請書様式」

本店の移転の登記も、移転した日から2週間以内に申請します。法務局は、期限を過ぎても申請が却下されることはないものの、代表者が裁判所から100万円以下の過料に処される可能性があると案内しています。登記の期限は会社法で定められています。管轄の法務局が変わる移転では、旧住所と新住所の両方の法務局に関わる手続きになるため、司法書士に相談する会社も多くあります。

登記のほかにも、移転に伴って届出が必要な先があります。主なものは、税務署、都道府県税事務所と市区町村、年金事務所、労働基準監督署とハローワークです。届出の様式と期限はそれぞれの機関が定めているので、移転の日程が決まった時点で、各機関のホームページで確かめておきます。銀行の口座、クレジットカード、契約している各種サービスの登録住所も、忘れずに変更します。

移転通知と手続きの予定は、1つの表にまとめて管理すると漏れを防げます。通知を送る相手の一覧と、届出の先と期限の一覧を並べておけば、移転日の前後に何をすべきかが一目で分かります。

移転通知の準備を社内の仕事として整える

移転は、会社にとって何年かに1度しかない出来事です。そのため、前回の移転で何をしたかが社内に残っておらず、毎回一から調べ直すことになりがちです。移転通知の文面、送った相手の一覧、届いた問い合わせとその回答をまとめて残しておくと、次の移転や、支店の開設のときにそのまま使えます。

挨拶状のデザインにこだわる場合は、外部のデザイナーに依頼する方法もあります。デザイナーの年収・単価相場では、デザイナーの年収と、仕事を依頼するときの単価の相場をまとめています。会社のロゴや色を生かした挨拶状を作れば、移転の報告と同時に会社の印象を伝える機会にもなります。

移転を機に、働き方そのものを見直す会社もあります。新しい事務所の広さを抑えて、社員の一部が在宅で働く形に切り替える場合は、国の助成金を使える可能性があります。テレワーク助成金 2026では、テレワークの導入に使える助成金の種類と、申請の流れを解説しています。事務所の移転と働き方の見直しを同時に進めると、移転の費用と毎月の賃料の両方を抑えられる場合があります。

移転の費用や賃料の見直しを含めて、事業の進め方を専門家に相談したい場合は、中小企業診断士に話を聞く方法もあります。中小企業診断士の資格では、中小企業診断士がどのような仕事をしているか、資格の取り方とあわせて解説しています。移転は、事務所の場所だけでなく、人の配置や設備の使い方、取引先との関係を見直すきっかけにもなります。通知の準備と並行して、移転の後にどのような働き方を目指すのかを社内で話し合っておくと、新しい事務所での業務を早く軌道に乗せられます。

移転通知は、相手の業務に必要な情報を、必要な時期に、読みやすい形で届けることが目的です。送る時期、入れる項目、文面の形式を押さえておけば、取引先との関係を保ったまま、新しい場所での業務を滞りなく始められます。