メールのフィルタの設定方法｜送り主と件名で振り分ける

取引先からの大切なメールが、通知やメールマガジンに埋もれて見落としてしまう。毎朝の受信箱の整理に、30分近くかかっている。こうした悩みは、メールのフィルタを設定すると大きく減らせます。フィルタは、届いたメールを条件で見分けて、ラベルを付けたり、フォルダへ移したり、既読にしたりする機能です。

メールフィルタ設定のポイントは、「どのメールを」という条件と、「どうするか」という動作の2つを決めることです。この記事では、送り主と件名を中心にした条件の書き方を軸に、Gmailのフィルタと、Outlookの仕分けルールの作り方を順に説明します。複数の条件の組み合わせ方、特定のメールを除く書き方、うまく動かないときの確かめ方まで、例を交えて整理しました。

メールのフィルタでできること

メールのフィルタは、届いたメールに対して、決めた条件に合うかどうかを自動で判断し、合ったものに決めた動作を行う機能です。Gmailでは「フィルタ」、Outlookでは「仕分けルール」または「ルール」と呼ばれますが、考え方は同じです。

Gmailのヘルプでは、フィルタで行える動作として、ラベルを付ける、アーカイブする、削除する、スターを付ける、自動で転送する、といったものが挙げられています。実務でよく使うのは、次のような組み合わせです。

• 特定の取引先からのメールに、取引先の名前のラベルを付ける
• 請求書や領収書の通知メールに「経理」のラベルを付けて、受信トレイから外す
• メールマガジンを既読にして、専用のラベルへ移す
• 自分が宛先に入っていない一斉送信のメールを、別のラベルにまとめる
• 上司からのメールにスターを付けて、見落とさないようにする

フィルタの効き目は、受信箱を開いたときに分かります。取引先のメールは取引先のラベルに、通知は通知のラベルに分かれて届くため、受信トレイに残るのは、自分が読んで対応すべきメールだけになります。外注先との連絡が多い会社を見ていると、フィルタを5つほど作っただけで、朝の受信箱の確認にかかる時間が半分ほどになる例も珍しくありません。

フィルタを作るときに最初に決めるのは、「どのメールを見分けたいのか」です。送り主で見分けるのか、件名で見分けるのか、宛先で見分けるのか。条件の決め方が、フィルタがうまく動くかどうかを左右します。次の節から、条件の書き方を詳しく見ていきます。

なお、メールのフィルタという言葉は、迷惑メールのフィルタを指して使われることもあります。迷惑メールのフィルタは、メールのサービスが自動で迷惑メールを見分ける仕組みで、利用者が条件を決めるものではありません。この記事で扱うのは、利用者が自分で条件と動作を決めるフィルタのほうです。迷惑メールのフィルタとの関係は、後の節で短く触れます。

Gmailでフィルタを作る手順

Gmailのフィルタは、パソコンのブラウザで作ります。スマートフォンのGmailのアプリでは、フィルタを新しく作ることはできませんが、パソコンで作ったフィルタは、スマートフォンで受け取るメールにも同じように効きます。

Gmailのヘルプ「フィルタを作成してメールを管理する」では、フィルタの作り方を次のように案内しています。

1. 画面上部の検索ボックスの右にある「検索オプションを表示」を押します。
2. 送り主（From）、宛先（To）、件名、含む言葉などの条件を入力します。
3. ［フィルタを作成］を押します。
4. ラベルを付ける、アーカイブするなど、行う動作を選びます。
5. もう一度［フィルタを作成］を押して保存します。

すでに届いているメールから作る方法もあります。フィルタを作りたいメールのチェックボックスを選び、上部の「その他」から［メールの自動振り分け設定］を選ぶと、そのメールの送り主が条件に入った状態でフィルタの画面が開きます。取引先のメールを振り分けたいときは、こちらの方法のほうが、アドレスを打ち間違えずに済みます。

動作を選ぶ画面では、「一致するスレッドにもフィルタを適用する」という選択肢があります。ここに印を付けると、すでに届いている過去のメールにも、同じラベルや動作が行われます。新しく作ったフィルタで過去のメールも整理したいときは、印を付けておきます。

作ったフィルタは、右上の歯車の印から［すべての設定を表示］を開き、［フィルタとブロック中のアドレス］のタブで一覧できます。ここから、フィルタの編集や削除ができます。フィルタをまとめて書き出して、別のアカウントで読み込むこともできます。書き出したファイルはXMLの形式で、読み込むときは同じ画面の［フィルタをインポート］を使います。

ひとつ気をつけたいのは、転送の動作を含むフィルタは、新しく届くメールにだけ効くことです。過去のメールをまとめて転送することはできません。ヘルプにもそのように書かれています。

条件を入力する画面には、送り主、宛先、件名、含む言葉、含まない言葉、サイズ、添付ファイルの有無といった欄があります。それぞれの欄に入れた条件は、すべて満たすメールだけが対象になります。条件の欄を使うだけでも多くのフィルタは作れますが、「含む言葉」の欄に検索演算子を書くと、さらに細かい条件を作れます。

送り主で振り分ける条件の書き方

フィルタの条件として最もよく使うのが、送り主です。取引先ごと、上司ごと、通知のサービスごとにメールを分けたいときは、送り主のアドレスを条件にします。

Gmailでは、検索ボックスに「from:」と書いて送り主を指定できます。フィルタの「From」の欄に入力した内容も、この「from:」と同じ意味になります。

• from:[email protected]：特定の1人のアドレスからのメール
• from:@example.co.jp：その会社のドメインからのメールすべて
• from:([email protected] OR [email protected])：2人のどちらかからのメール

取引先の会社のメールをまとめて振り分けたいときは、2つ目のドメインの指定が便利です。アドレスの「@」から後ろだけを書けば、その会社の誰から届いたメールでも同じラベルが付きます。担当者が増えたり代わったりしても、フィルタを作り直す必要がありません。

複数の送り主をまとめたいときは、「OR」でつなぐか、波かっこ「{}」で囲みます。Gmailのヘルプでは、「OR」と「{}」はどちらも「いずれかに一致する」という意味の演算子として紹介されています。

• from:{[email protected] [email protected]}

送り主の名前、つまりメールソフトに表示される「田中太郎」のような名前で条件を作ることもできますが、おすすめはしません。名前は送る側が自由に変えられ、同じ名前の別人からのメールにも反応してしまうからです。送り主で振り分けるときは、アドレスかドメインを条件にするのが確実です。

通知のサービスからのメールは、送り主のアドレスが「noreply@」「no-reply@」「notification@」のような形になっていることが多くあります。同じサービスから複数のアドレスで届く場合は、ドメインで指定すれば1つのフィルタにまとめられます。

送り主での振り分けで迷いやすいのが、メーリングリストからのメールです。メーリングリストの場合、送り主の欄には投稿した人のアドレスが入り、リストのアドレスは別の項目に入っていることがあります。Gmailでは「list:」という演算子で、メーリングリストのアドレスを指定できます。送り主で振り分けようとしてうまくいかないメーリングリストは、「list:」を試してみてください。

件名と本文の言葉で振り分ける条件の書き方

送り主が同じでも、内容によって振り分け先を変えたいことがあります。同じ取引先から、見積りの連絡と請求の連絡が届く場合などです。このようなときは、件名の言葉を条件にします。

Gmailでは「subject:」で件名を指定します。

• subject:請求書：件名に「請求書」を含むメール
• subject:(請求書 OR 領収書)：件名に「請求書」か「領収書」を含むメール
• subject:"月次レポート"：件名に「月次レポート」という語句をそのまま含むメール

二重引用符「""」で囲むと、その語句がそのままの並びで含まれるメールだけが対象になります。言葉を区切らずに一続きで探したいときに使います。

送り主と件名を組み合わせると、条件をより絞り込めます。

• from:@example.co.jp subject:請求書

この例では、その会社のドメインから届き、かつ件名に「請求書」を含むメールだけが対象になります。Gmailでは、条件を空白で区切って並べると、すべてを満たすメールが対象になります。ヘルプでは「AND」という書き方も紹介されています。

件名ではなく、本文の中の言葉で振り分けたい場合は、フィルタの画面の「含む言葉」の欄に言葉を書きます。この欄に書いた言葉は、件名と本文の両方から探されます。本文の言葉を条件にすると、引用や署名の中の言葉にも反応してしまうことがあるため、できるだけ件名や送り主で振り分け、本文の言葉は補助として使うと誤りが少なくなります。

件名で振り分けるときに気をつけたいのは、表記のゆれです。「お見積り」「お見積もり」「見積書」「御見積」のように、同じ内容でも送り主によって書き方が違います。件名の言葉を条件にするときは、「見積」のように、どの書き方にも共通する短い言葉を選ぶと、取りこぼしが減ります。

件名の頭に付く「Re:」や「Fw:」は、条件に含めないほうが無難です。返信や転送が重なると、件名の形が変わり、条件に合わなくなることがあります。

特定のメールを除く条件の書き方

フィルタを作っていると、「この送り主のメールは振り分けたいが、この件名のものだけは受信トレイに残したい」という場面が出てきます。このようなときは、除く条件を使います。

Gmailでは、言葉の前に半角の「-」（マイナス）を付けると、その言葉を含まないメールが対象になります。

• from:@example.co.jp -subject:至急：その会社からのメールのうち、件名に「至急」を含まないもの

この条件で「アーカイブする」動作を選ぶと、その会社からの通常のメールはラベルに振り分けられ、「至急」と書かれたメールだけが受信トレイに残ります。大事なメールを振り分けで見落とさないための工夫です。

フィルタの画面の「含まない」の欄を使っても、同じことができます。この欄に入れた言葉を含むメールは、フィルタの対象から外れます。

除く条件は、自分宛てかどうかで分けるときにも役立ちます。

• to:me：自分が宛先（To）に入っているメール
• -to:me：自分が宛先に入っていないメール（CCやBCCで届いたもの、一斉送信など）

「-to:me」でラベルを付けておくと、自分が中心の相手ではないメールを別にまとめられます。CCで共有されただけのメールが多い職場では、受信トレイを自分宛てのメールに絞れるため、返事の漏れを防ぎやすくなります。

Gmailでは「cc:」でCCに入っているアドレスを指定することもできます。「cc:me」と書けば、自分がCCに入っているメールを対象にできます。

除く条件を使うときは、範囲を広げすぎないことが大切です。除く言葉が多くなると、どのメールがどのフィルタに引っかかっているのかが分かりにくくなります。1つのフィルタで除く条件は1つか2つまでに抑え、それ以上必要な場合は、フィルタを分けて作るほうが管理しやすくなります。

添付ファイルや宛先を条件にする方法

送り主と件名のほかにも、フィルタの条件にできる項目があります。よく使うものを挙げておきます。

• has:attachment：添付ファイルのあるメール
• filename:pdf：PDFの添付ファイルがあるメール
• filename:請求書.pdf：特定の名前の添付ファイルがあるメール
• larger:10M：10MBより大きいメール
• deliveredto:[email protected]：特定のアドレスに届いたメール

添付ファイルを条件にすると、書類のやり取りを整理しやすくなります。たとえば「from:@example.co.jp has:attachment」でラベルを付ければ、その取引先から届いた添付ファイル付きのメールだけを集められます。見積書や請求書を探すときに、ラベルを開くだけで見つかります。

「deliveredto:」は、1つのGmailで複数のアドレスのメールを受け取っている場合に便利です。会社の問い合わせ用のアドレスと、個人のアドレスを同じGmailで受け取っているとき、届いた先のアドレスで振り分けられます。

Gmailのヘルプ「Gmail で使用できる検索演算子」には、ここで紹介したもの以外にも多くの検索演算子が載っています。カテゴリ（「category:」）やラベル（「label:」）、未読（「is:unread」）などもあります。フィルタの条件を作るときは、まず検索ボックスで演算子を試し、意図したメールが一覧に出ることを確かめてから、その条件でフィルタを作るのが確実です。

検索で確かめる手順は、次のようになります。

1. 検索ボックスに、作りたい条件を演算子で書きます。
2. 検索の結果に、振り分けたいメールだけが出ているかを確かめます。
3. 関係のないメールが混ざっていれば、条件を直します。
4. 結果がよければ、検索オプションを開いて［フィルタを作成］を押します。

この手順を踏めば、作ったあとで「関係のないメールまでアーカイブされていた」ということが起きにくくなります。

Outlookで仕分けルールを作る手順

Outlookでは、フィルタにあたる機能を「仕分けルール」または「ルール」と呼びます。Outlookには、新しいOutlookと、以前からあるクラシックOutlookの2種類があり、画面が少し違います。

Microsoftのサポート「Outlook でルールを使用してメール メッセージを管理する」では、新しいOutlookでのルールの作り方を次のように案内しています。

1. 振り分けたいメッセージを右クリックし、［ルール］から［ルールの作成］を選びます。
2. 振り分け先のフォルダーを選び、［OK］を押します。
3. 細かく設定したいときは、［その他のオプション］を開きます。

ルールに必要なのは、名前、条件、アクションの3つです。条件には「差出人」「件名に含まれる」「宛先」などを選べ、アクションには「フォルダーに移動」「分類項目を付ける」などを選べます。例外を付けて、特定のメールを対象から外すこともできます。

作ったルールは、設定から［メール］の［ルール］を開くと一覧でき、編集や削除、順番の入れ替えができます。ルールごとに切り替えのスイッチがあり、一時的に止めることもできます。

クラシックOutlookでは、メッセージを右クリックして［ルール］から［ルールの作成］を選びます。「件名が次の文字を含む場合」などの条件に印を付け、「アイテムをフォルダーに移動する」を選んで移動先を指定します。［ファイル］の［仕分けルールと通知の管理］からは、用意されたテンプレートを使ってルールを作ることもできます。

Outlookのルールで気をつけたいのは、新しいOutlookとクラシックOutlookで、使えるルールに違いがあることです。Microsoftのサポートによると、新しいOutlookでは、Gmail、Yahoo、iCloudなど他社のアカウントのルールには対応していません。また、クラシックOutlookで作ったルールのうち、パソコンの中で動く種類のもの（クライアント側のルール）は、新しいOutlookでは動きません。クラシックOutlookから新しいOutlookに移ったときは、ルールが期待どおりに動いているかを一度確かめておくと安心です。

仕事でよく使うフィルタの条件の例

ここまでの書き方を組み合わせると、仕事でよく使うフィルタの多くを作れます。条件と動作の組み合わせの例を、場面ごとに挙げておきます。条件は検索ボックスにそのまま書ける形にしていますので、まず検索で試してから、フィルタとして保存してください。

1つ目は、取引先ごとにラベルを付けるフィルタです。条件は「from:@example.co.jp」、動作は「ラベルを付ける：取引先A」です。受信トレイからは外さずにラベルだけを付けておけば、受信トレイで新着を確かめつつ、あとで取引先ごとのやり取りを見返せます。

2つ目は、請求や支払いの通知をまとめるフィルタです。条件は「subject:(請求 OR 領収 OR 支払)」、動作は「ラベルを付ける：経理」と「受信トレイをスキップ」です。経理の担当者は、月末にラベルを開くだけで、その月の通知をまとめて確かめられます。

3つ目は、メールマガジンを読みたいときだけ読むフィルタです。条件は送り主のアドレス、動作は「既読にする」「受信トレイをスキップ」「ラベルを付ける：読みもの」です。受信トレイの未読の数が減り、本当に対応が必要なメールの数が見えやすくなります。

4つ目は、上司やお客さまからのメールを目立たせるフィルタです。条件は「from:(上司のアドレス OR 大事なお客さまのアドレス)」、動作は「スターを付ける」と「迷惑メールにしない」です。忙しい日でも、スターの付いたメールから先に読めば、大切な連絡を見落としません。

5つ目は、添付ファイル付きの書類を集めるフィルタです。条件は「from:@example.co.jp has:attachment filename:pdf」、動作は「ラベルを付ける：書類」です。見積書や契約書を探すときに、受信箱全体を検索する手間が省けます。

例を見ると分かるように、多くのフィルタは「送り主か件名で絞り込み、ラベルを付け、必要なら受信トレイから外す」という同じ形をしています。最初から細かく作り込まず、まずは3つから5つのフィルタを作って1週間ほど使い、困ったところを直していくと、自分の仕事に合った形に落ち着きます。

フィルタで付けるラベルの名前も、最初に決めておくと後が楽になります。Gmailのヘルプによると、ラベルは5,000個まで作れ、［次のラベルの下位にネスト］を選ぶと、ラベルの中に別のラベルを入れる階層の形にできます。「取引先」というラベルの下に会社ごとのラベルを作り、「経理」の下に「請求」「領収」を作るようにすれば、ラベルの数が増えても一覧が散らかりません。ラベルは、フォルダとは違い、使えるのは自分だけで、相手に送ったメールには付いていきません。ラベルの名前は自分に分かりやすいもので構いませんが、チームで同じアカウントを使う場合は、名前の付け方を全員でそろえておくと迷いません。

ラベルを作りすぎると、どのラベルに何が入っているのかが分からなくなります。フィルタとラベルは対で考え、使わなくなったラベルは、つながっているフィルタと一緒に見直します。

迷惑メールのフィルタとの関係

メールのフィルタを作るとき、迷惑メールのフィルタとの関係も知っておくと、振り分けのトラブルを防げます。迷惑メールのフィルタは、メールのサービスが、送り主の評判や本文の特徴から迷惑メールらしいものを見分けて、迷惑メールのフォルダへ移す仕組みです。

Outlookの迷惑メールのフィルタについて解説している記事では、次のように書かれています。

「迷惑メールが受信トレイに届いてしまう」「大切なメールが迷惑メールフォルダーに入ってしまう」といった経験はありませんか？クラシックOutlookの迷惑メールフィルターはデフォルトで「自動処理なし」に設定されているため、迷惑メールが受信トレイに届きやすい状態です。 出典: jo-sys.net

迷惑メールのフィルタは、利用者が作るフィルタとは別に動いています。取引先のメールが迷惑メールのフォルダに入ってしまう場合は、自分で作ったフィルタではなく、迷惑メールのフィルタが原因のことがあります。Gmailでは、フィルタの動作に「迷惑メールにしない」という選択肢があり、特定の送り主のメールが迷惑メールに入らないようにできます。取引先のドメインを条件にして、この動作を選んでおくと、大切なメールの見落としを防げます。

反対に、迷惑メールを自分のフィルタで削除しようとするのは、あまりおすすめできません。迷惑メールは送り主のアドレスや件名を次々に変えてくるため、条件を作っても追いつかないからです。迷惑メールは、メールのサービスの「迷惑メールを報告」の機能を使って知らせるほうが、サービス側の見分ける力が上がり、効果が出やすくなります。

不審なメールを見分ける力は、仕事でメールを扱う人にとって欠かせないものになっています。情報の守り方に関わる仕事に関心がある方は、AI・マーケティング・セキュリティのお仕事のページで、セキュリティの分野でどのような仕事があるかを紹介しています。

フィルタが動かないときの確かめ方

フィルタを作ったのに、メールが振り分けられない。関係のないメールまで振り分けられてしまう。このようなときは、次の順で確かめていきます。

1. 条件の書き間違いがないか：アドレスのつづり、ドメインの綴り、全角と半角の違いを確かめます。演算子の「from:」「subject:」や「-」「OR」は半角で書きます。
2. 検索で条件を試す：フィルタの条件を検索ボックスに入れて、意図したメールが出るかを確かめます。出なければ、条件がメールに合っていません。
3. 送り主の実際のアドレスを確かめる：表示されている名前とアドレスが違うことがあります。メールを開いて、送り主のアドレスを確認します。
4. ほかのフィルタと重なっていないか：Gmailでは、複数のフィルタに合うメールには、それぞれのフィルタの動作が行われます。あるフィルタでアーカイブされ、別のフィルタで削除される、ということも起こります。
5. 迷惑メールのフィルタに先に引っかかっていないか：迷惑メールのフォルダを見て、振り分けたいメールが入っていないかを確かめます。

Outlookでは、ルールの順番にも気をつけます。Outlookのルールは上から順に処理され、［仕分けルールの処理を中止する］を設定したルールに合うと、その下のルールは処理されません。振り分けたいメールが、上のルールで先に処理されていないかを確かめます。

フィルタの数が増えてきたら、ときどき一覧を見直します。使わなくなった取引先のフィルタや、条件が重なっているフィルタを整理しておくと、動かない原因を探すときに手間がかかりません。Gmailのフィルタは書き出しができるため、整理の前に書き出して保存しておくと、誤って消したときにも戻せます。

問い合わせの窓口でフィルタを使うときの注意

会社の問い合わせ窓口のアドレスにも、フィルタは役立ちます。「お問い合わせ」「資料請求」「見積り依頼」のように件名で種類を見分けてラベルを付けたり、フォームから届く通知のメールを1つのラベルにまとめたりできます。

ただし、フィルタで決められるのは、メールの振り分け先までです。誰がその問い合わせを担当するのか、返事をしたのか、解決したのかといった状況は、ラベルだけでは管理しきれません。問い合わせが1日に何十件も届き、複数の担当者で分けて対応するようになると、「誰かが返事をしただろう」と思ったまま返事が漏れたり、同じお客さまに2人が返事をしたりすることが起こります。

件数が少ないうちは、表計算のシートに受付の日時、お客さまの名前、内容、担当、状況（未対応・対応中・完了）を1行ずつ記録するだけでも十分に回ります。

問い合わせの数が増えてきたら、問い合わせを1件ずつ管理できる道具を使う方法もあります。たとえばHalictは、フォームで受け付けた1件ごとに担当と状況（ステージ）を付けて管理し、返信も同じ画面から送れるフォームの道具です。送った返信の開封も記録されるため、案内が読まれたかどうかを確かめてから次の連絡を考えられます。料金のページでは、メンバー1人までのフリーのプランが0円、3人までのスターターが1か月あたり2,980円、10人までのチームが1か月あたり7,800円（いずれも税抜）と案内されています。Halictは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

フィルタと検索演算子の考え方は、メールの整理だけでなく、データを条件で絞り込む仕事全般に通じます。業務の仕組みづくりに関心がある方は、AIコンサル・業務活用支援のお仕事のページで、業務の流れを見直してAIや道具を取り入れる支援の仕事を紹介しています。メールのフィルタのように、小さな自動化を積み重ねる考え方は、こうした仕事の基本になります。在宅での事務の仕事を増やしたい事業者の方は、テレワーク 助成金 2026の記事で、在宅勤務の導入に使える助成金の内容と申請の流れを紹介しています。

よくある質問

Q. Gmailのフィルタはスマートフォンのアプリでも作れますか？

スマートフォンのGmailのアプリでは、フィルタを新しく作ることはできません。パソコンのブラウザでGmailを開き、検索オプションからフィルタを作ります。パソコンで作ったフィルタは、アカウントに保存されるため、スマートフォンで受け取るメールにも同じように効きます。外出先で作りたい場合は、スマートフォンのブラウザでパソコン版の画面を開く方法もあります。

Q. 作ったフィルタを過去のメールにも効かせることはできますか？

Gmailでは、フィルタを作るときに「一致するスレッドにもフィルタを適用する」に印を付けると、すでに届いている過去のメールにも同じ動作が行われます。ただし、転送の動作は新しく届くメールにだけ効き、過去のメールは転送されません。Outlookでも、ルールの一覧から今あるメールに対してルールを実行できます。

Q. 送り主の名前で振り分けても大丈夫ですか？

送り主の名前は送る側が自由に変えられ、同じ名前の別人のメールにも反応してしまうため、おすすめできません。振り分けの条件には、メールアドレスか、「@」から後ろのドメインを使うのが確実です。会社のドメインを条件にすれば、担当者が増えたり代わったりしても、フィルタを作り直さずに済みます。

Q. フィルタを作ったのに振り分けられないのはなぜですか？

多いのは、条件の書き間違いと、送り主の実際のアドレスの違いです。まず、条件を検索ボックスに入れて、意図したメールが検索の結果に出るかを確かめます。出なければ、アドレスのつづりや全角と半角の違いを見直します。ほかのフィルタや迷惑メールのフィルタに先に処理されていないかも確かめます。