Gメールの署名の作り方｜複数の署名の使い分け

Gメール（Gmail）の署名は、パソコンの設定画面で一度作っておけば、送るメールの末尾に自動で入るようになります。署名は1つだけでなく複数作ることができ、新しく書くメールと返信するメールで使い分けたり、送信元のアドレスごとに別の署名を付けたりできます。ただし、スマートフォンのGmailアプリには、パソコンとは別の「モバイル署名」という設定があり、ここを知らないと、スマートフォンから送ったメールだけ署名の形が違う、ということが起こります。この記事では、Gメールの署名の作り方をパソコンとスマートフォンに分けて整理し、複数の署名の使い分け方と、署名に入れる項目の例まで紹介します。

Gメールの署名とは

署名とは、メールの最後に入れる、送り手の名前や連絡先をまとめた数行の文章のことです。仕事のメールでは、相手が返信や電話をするときに必要な情報を、毎回の本文とは別にまとめて示す役割があります。Gmailのヘルプでは、署名について次のように説明されています。

メールの署名とは、連絡先情報やお気に入りの言葉などをまとめたテキストで、Gmail のメッセージの末尾にフッターとして自動的に追加されます。 出典: Gmail ヘルプ「Gmail の署名を作成する」

自動で追加されるという点が、署名を設定する一番の利点です。毎回手で名前や電話番号を打ち込んでいると、打ち間違いや入れ忘れが起こります。一度正しい内容で作っておけば、すべてのメールに同じ情報が入り、相手にとっても連絡先を探す手間が無くなります。

同じヘルプによると、署名には最大10,000文字まで入力できます。ただし、実際の仕事の署名は4行から6行ほどに収めるのが一般的です。長すぎる署名は、短い返信を重ねるやり取りの中で本文よりも目立ってしまい、読みにくさの原因になります。

パソコンで署名を作る手順

Gメールの署名は、パソコンのブラウザで開いたGmailの設定画面から作るのが基本です。Gmailのヘルプに沿った手順は、次のとおりです。

1. パソコンでGmailを開く
2. 右上にある設定アイコン（歯車の形）をクリックし、[すべての設定を表示] をクリックする
3. [全般] タブを下に進め、[署名] の項目を表示する
4. [新規作成] をクリックし、署名に名前を付ける
5. [署名] のボックスに署名のテキストを入力する
6. ページの下部にある [変更を保存] をクリックする

つまずきやすいのは、6つ目の [変更を保存] です。署名の入力欄に文字を入れただけでは保存されず、設定画面のいちばん下にあるこのボタンを押す必要があります。[全般] タブは項目が多く、画面を下まで進めないとボタンが見えないため、押し忘れたまま別の画面に移ってしまう人が少なくありません。保存したあとは、新しいメールの作成画面を開き、署名が入っているかを確かめておくと安心です。

署名の入力欄では、文字の太さや色、大きさを変えたり、リンクや画像を入れたりすることもできます。ただ、凝った書式は相手のメールソフトによって崩れて見えることがあるため、仕事の署名では、文字だけで組み立てるのが無難です。

4つ目で付ける署名の名前は、相手には表示されません。自分が複数の署名を見分けるための名前なので、「社外向け」「返信用」「英語」のように、用途が分かる名前にしておきます。

署名に入れる項目

仕事のメールの署名には、相手が連絡を取るために必要な情報を入れます。一般的には、次の項目が使われます。

• 氏名（読みにくい名前なら、ふりがなやローマ字を添える）
• 会社名や屋号、部署名、役職
• 電話番号
• メールアドレス
• 会社や事業のWebサイトのURL
• 住所（郵送のやり取りがある場合）

すべてを入れる必要はありません。相手が実際に使う情報だけを選びます。たとえば、郵送のやり取りが無い仕事なら住所は省いて構いませんし、電話を受けない働き方なら電話番号を入れずに、メールでの連絡を基本にしてもよいでしょう。反対に、電話での問い合わせを受けることが多い仕事なら、電話番号に加えて、電話を受けられる時間帯を添えておくと親切です。

氏名は、署名の中でもっとも大切な項目です。メールの差出人の名前は、相手の受信箱の表示によっては省略されたり、ローマ字になったりします。署名に漢字の氏名とふりがなを入れておけば、相手は宛名を書くときに迷いません。

会社名や屋号は、正式な名前で書きます。「株式会社」を「（株）」と略したり、前後を取り違えたりすると、相手が請求書や契約書を作るときに書き写して、正式な書類に誤りが残ることがあります。署名は相手が書き写す元になる情報だと考え、名刺と同じ正確さで書いておきます。

会社員とフリーランスの署名の例

ここでは、立場ごとの署名の例を紹介します。まずは、会社に勤めている人の社外向けの署名です。

株式会社〇〇
営業部 第二課
山田 太郎（やまだ たろう）
電話：03-0000-0000
メール：yamada@〇〇.co.jp
https://www.〇〇.co.jp/

会社員の署名では、会社名、部署名、氏名を上から順に並べ、その下に連絡先を並べる形が一般的です。会社によっては、署名の書式が決められていることもあるため、まずは社内の決まりを確かめます。

次は、フリーランスや個人事業主として仕事を受けている人の署名です。

Webデザイン 〇〇デザイン室
佐藤 花子
メール：hanako@〇〇.jp
ポートフォリオ：https://〇〇.jp/works/
連絡のつく時間：平日10時から18時

フリーランスの署名では、肩書きの代わりに、どんな仕事をしているかが分かる言葉を添えると、はじめて連絡する相手にも伝わりやすくなります。作品をまとめたページがあるなら、そのURLを入れておくと、署名がそのまま自己紹介の役割を果たします。在宅で働いていて返信の時間帯が決まっているなら、連絡のつく時間を書いておくと、相手は返事の遅れに不安を感じにくくなります。

区切りの線を入れる場合は、記号を並べるよりも、空行を1行入れて本文と分ける程度にとどめると、どのメールソフトで見ても崩れにくくなります。

署名に入れないほうがよい情報

署名は、送るすべてのメールに自動で付きます。便利な反面、一度入れた情報は、思っている以上に多くの相手に届きます。そのため、署名に入れる情報は、誰に見られても困らないものに限るのが基本です。

とくに気をつけたいのは、自宅の住所と、個人の携帯電話の番号です。在宅で働くフリーランスの場合、事務所の住所が自宅と同じになることがあります。郵送のやり取りがある相手には住所を伝える必要がありますが、署名に入れてしまうと、はじめて連絡する相手や、仕事につながらなかった相手にも届きます。住所は、必要になった相手にだけ本文で伝える形にしておくと、余計な心配を減らせます。

電話番号も同じです。個人の携帯電話を仕事に使っている場合、署名に入れると、時間を問わず電話がかかってくることがあります。電話を受けられる時間帯を添えるか、仕事用の番号を別に用意するか、メールでの連絡を基本にするかを決めてから、署名に入れるかどうかを判断します。

また、SNSのアカウントを署名に並べる人もいますが、仕事と関係の無い個人的な投稿が多いアカウントは、署名に入れないほうが無難です。相手が署名からアカウントを開き、仕事とは別の印象を持ってしまうことがあるからです。

英語の署名の作り方

海外の相手とやり取りすることがあるなら、英語の署名を1つ作っておくと便利です。英語の署名では、名前を「名、姓」の順に書くのが一般的で、会社名や肩書きも英語の表記にそろえます。

Taro Yamada
Sales Department
〇〇 Co., Ltd.
Phone: +81-3-0000-0000
Email: yamada@〇〇.co.jp

電話番号は、日本の国番号である81を付け、市外局番の最初の0を外した形で書きます。たとえば03で始まる番号なら、「+81-3」から始めます。時差がある相手には、日本時間で何時から何時まで連絡がつくかを添えておくと、返事を待つ側の不安を減らせます。

英語の署名を作ったら、先に紹介した方法で、英語の相手に書くときだけ切り替えるか、英語用の送信元のアドレスに結び付けておきます。日本語の署名と英語の署名を1つにまとめて両方を並べる人もいますが、署名が長くなりすぎるため、相手に合わせて切り替えるほうが読みやすくなります。

複数の署名を作って使い分ける

Gメールでは、署名を複数作っておき、場面によって使い分けることができます。Gmailのヘルプでも、新規メールや返信メールにデフォルトの署名を設定したり、送信するメールごとに異なる署名を指定したりできると案内されています。

複数の署名が役に立つのは、たとえば次のような場面です。

• 新しく書くメールには連絡先をすべて入れた署名、返信には名前だけの短い署名を使う
• 社外向けと社内向けで、入れる情報を変える
• 日本語の相手と英語の相手で、署名の言語を変える
• 本業と副業で、肩書きや連絡先を分ける

なかでもおすすめなのが、新規と返信の使い分けです。やり取りが何往復も続くと、そのたびに同じ長い署名が付き、スレッドが読みにくくなります。新しいメールには完全な署名を付け、返信には氏名と会社名だけの短い署名を付けるようにしておけば、必要な情報を渡しつつ、やり取りを読みやすく保てます。

使い分けの設定は、[全般] タブの [署名] の項目にある「署名のデフォルト設定」で行います。ここで、新規メール用と、返信や転送用のそれぞれに、どの署名を使うかを選びます。どちらかを「署名なし」にしておくこともできます。設定を変えたら、最後に [変更を保存] を押すのを忘れないようにします。

メールを書きながら署名を切り替える

デフォルトの署名を決めておいても、相手によっては別の署名を使いたいことがあります。そのときは、メールの作成画面の下部にある署名を挿入アイコンをクリックすると、作っておいた署名の一覧から選び直せます。Gmailのヘルプでも、メールの作成中に署名を変更する方法として、この操作が紹介されています。

たとえば、ふだんは日本語の署名を使っていて、海外の取引先にだけ英語の署名を付けたい場合は、英語の署名を作っておき、その相手に書くときだけ切り替えます。毎回の切り替えが面倒なほど英語のメールが多いなら、送信元のアドレスを分けて、アドレスごとに署名を決める方法もあります。この方法は次の章で紹介します。

送信元のアドレスごとに署名を変える

Gmailには、ひとつのアカウントから、別のアドレスを差出人にしてメールを送る機能があります。設定画面の [アカウントとインポート] タブにある [名前] の項目に、ほかのアドレスを追加して使うものです。この機能を使っている場合は、アドレスごとに異なる署名を付けられます。

Gmailのヘルプによると、アドレスを選ぶには、[設定] ページの署名のテキストボックスの上にあるプルダウンメニューを使います。プルダウンメニューが表示されない場合は、[アカウントとインポート] タブを開き、[名前] にアドレスが記載されているかを確かめるよう案内されています。

アドレスの追加の手順は、Gmailのヘルプの別のアドレスやエイリアスからメールを送信するのページにまとめられています。同じページでは、2027年1月から、@yahoo.comや@outlook.comなどのGmail以外のメールアドレスを差出人にして送る機能のサポートが終了すると案内されています。この変更はGoogle Workspaceのエイリアスや、所有しているほかのGmailアドレスには影響しないとされていますが、Gmail以外のアドレスを差出人にして使っている人は、今のうちに案内を確かめておくとよいでしょう。

アドレスごとの署名は、副業をしている人や、複数の屋号で仕事をしている人に特に便利です。本業の会社のアドレスで送るときは会社の署名、副業の屋号のアドレスで送るときは屋号の署名、と自動で切り替わるようにしておけば、うっかり別の署名で送ってしまうことを防げます。

差出人の名前と署名の違い

署名とよく混同されるのが、差出人の名前です。差出人の名前は、相手の受信箱でメールの一覧に表示される名前で、署名とは別の設定です。署名をいくら整えても、差出人の名前がローマ字の短い名前のままだと、相手の受信箱では誰からのメールか分かりにくくなります。

差出人の名前は、設定画面の [アカウントとインポート] タブにある [名前] の項目で確かめられます。仕事で使うアカウントなら、ここを「山田 太郎」のような漢字の氏名や、「山田 太郎（〇〇株式会社）」のように会社名を添えた形にしておくと、受信箱の一覧の段階で相手に用件の差出人が伝わります。署名と差出人の名前の両方を整えておくと、メールを開く前から開いたあとまで、相手は迷わずに済みます。

副業で署名を分けるときの注意

本業と副業の両方でGmailを使っている人は、署名の取り違えに特に気をつけます。副業の相手に本業の会社の署名でメールを送ってしまうと、本業の連絡先が知られるだけでなく、勤め先によっては副業の決まりに触れることもあります。

取り違えを防ぐには、本業と副業でアカウントそのものを分けるのがもっとも確実です。同じアカウントで送信元のアドレスを分けている場合は、アドレスごとの署名を必ず設定し、デフォルトの署名に本業の署名を選ばないようにしておきます。送る前に、差出人のアドレスと署名が合っているかを確かめる習慣を付けておくと、取り違えはほとんど起きなくなります。

スマートフォンのGmailアプリで署名を作る

スマートフォンのGmailアプリには、パソコンで作った署名とは別に「モバイル署名」という設定があります。モバイル署名は、Gmailアプリから送るメールにだけ付く署名です。Gmailのヘルプでは、Gmailアプリで署名を作らない場合は、パソコンで設定した署名が新しいメールに使われると案内されています。

iPhoneやiPadのGmailアプリでの手順は、次のとおりです。

1. Gmailアプリを開く
2. 左上のメニューアイコンをタップし、[設定] をタップする
3. [作成と返信] の [署名設定] をタップする
4. [モバイル署名] をオンにする
5. モバイル署名を入力する
6. 戻るアイコンをタップして保存する

AndroidのスマートフォンやタブレットのGmailアプリでは、次の手順になります。

1. Gmailアプリを開く
2. 左上のメニューアイコンをタップする
3. 下にスクロールして [設定] をタップする
4. 署名を追加するGoogleアカウントを選ぶ
5. [モバイル署名] をタップする
6. 署名のテキストを入力し、[OK] をタップする

Gmailアプリで複数のアカウントを使っている場合は、アカウントごとにこの設定が必要です。また、モバイル署名は文字だけで作る形になるため、パソコンで作った署名の書式や画像は反映されません。

スマートフォンから仕事のメールを送ることがあるなら、モバイル署名をどうするかを一度決めておきます。パソコンと同じ内容を文字で入れておく方法もありますし、モバイル署名を作らずに、パソコンで作った署名をそのまま使う方法もあります。どちらにしても、実際にスマートフォンから自分あてにメールを送り、相手にどう見えるかを確かめておくと安心です。

署名を読みやすく整えるこつ

署名の内容が決まったら、見た目も整えておきます。読みやすい署名には、いくつかの共通点があります。

1つ目は、行数を絞ることです。先に触れたとおり、仕事の署名は4行から6行ほどが目安です。入れたい情報が多いときは、本当に相手が使う情報かを見直し、使われにくいものから削ります。

2つ目は、1行に1つの情報を書くことです。電話番号とメールアドレスを1行に並べると、スマートフォンの画面では折り返されて読みにくくなります。項目ごとに改行しておけば、どの画面の幅でも崩れにくくなります。

3つ目は、項目の頭に「電話：」「メール：」のような見出しを付けることです。番号やアドレスだけを並べると、どれが何の情報かが一目で分かりにくくなります。短い見出しを付けるだけで、相手は必要な情報をすぐに見つけられます。

4つ目は、文字の大きさや色を本文とそろえることです。署名だけ文字を大きくしたり、色を変えたりすると、目立つ代わりに、本文より署名が主役のように見えてしまいます。書式を変えるなら、氏名を太字にする程度にとどめると、落ち着いた印象になります。

チームで署名の形をそろえる

何人かで同じ取引先とやり取りしている場合は、署名の形をそろえておくと、相手にとって分かりやすくなります。会社名の書き方、部署名の順番、電話番号の書き方が人によってばらばらだと、相手はどれが正しい情報か迷います。

そろえるには、ひな形を1つ作って共有し、各自が氏名と連絡先だけを書き換えて、自分のGmailの署名に登録する形が手軽です。会社によっては、署名の書式を社内の決まりとして定めていることもあります。新しく入った人が自己流の署名で送らないよう、入社のときに署名の設定もあわせて案内しておくと安心です。

署名に期間限定の案内を入れる会社もあります。たとえば、年末年始の休業の日程や、新しいサービスの案内を、署名の最後に1行添える方法です。相手に確実に届く便利な方法ですが、期間が過ぎたら必ず消すようにします。古い休業の案内が残ったままだと、相手を混乱させてしまいます。

署名を設定しないまま送るとどうなるか

署名を設定していないと、メールは本文の最後の結びの言葉で終わります。毎回手で名前を書いていれば困ることはありませんが、急いでいるときほど書き忘れが起こります。名前の無いメールを受け取った相手は、差出人のアドレスから誰なのかを推し量るしかなく、返信の宛名に迷ったり、別の人と取り違えたりします。署名の設定は数分で終わる作業ですので、仕事でGmailを使い始めたら、最初に済ませておきたい設定の1つです。

署名に画像を入れるときの注意

Gmailの署名には、会社のロゴなどの画像を入れることもできます。ただ、画像を入れた署名は、次のような理由から、仕事のメールではかえって扱いにくくなることがあります。

• 相手のメールソフトの設定によっては、画像が表示されず、空の枠や添付ファイルのように見える
• メールの容量が大きくなり、やり取りが重なるほど受信箱を圧迫する
• スマートフォンで読んだときに、画像が大きく表示されて本文が読みにくくなる

Gmailのヘルプでは、画像も署名の文字数制限に数えられると案内されています。画像を入れたときに保存でエラーが出る場合は、画像の大きさを変えてみるよう案内されています。

画像を使う場合は、小さめのロゴを1つだけにとどめ、画像が表示されなくても困らないよう、会社名や氏名は必ず文字でも書いておきます。会社の決まりでロゴを入れる必要がある場合を除けば、文字だけの署名のほうが、どの相手にも同じように届きます。

署名を直す、消すとき

部署が変わった、電話番号が変わった、といったときは、署名を直しておきます。署名の内容が古いままだと、相手が古い番号に電話をかけてしまうなど、思わぬ行き違いの原因になります。

署名を直す手順は、作るときとほぼ同じです。設定アイコンから [すべての設定を表示] を開き、[全般] タブの [署名] で直したい署名をクリックして、テキストボックスの内容を変更します。署名の名前を変えたいときは、編集アイコンをクリックします。最後に [変更を保存] を押せば、直した内容が反映されます。

使わなくなった署名を消すときは、同じ [署名] の項目で消したい署名をクリックし、削除アイコンを押して [削除] をクリックします。こちらも最後に [変更を保存] を押します。署名を複数作っていると、古い署名が残ったままになりがちです。年に一度など、時期を決めて見直す習慣を付けておくと、古い情報が相手に届くことを防げます。

なお、スマートフォンのモバイル署名は、パソコンの署名を直しても自動では変わりません。連絡先が変わったときは、パソコンとスマートフォンの両方の署名を直す必要があります。

返信で署名が見つからないとき

返信のメールを書いていると、署名が入っていないように見えることがあります。多くの場合、署名は入っているものの、引用された元のメールの下に隠れているか、返信用の署名が「署名なし」になっているかのどちらかです。

まず、[全般] タブの署名のデフォルト設定で、返信や転送用にどの署名が選ばれているかを確かめます。ここが「署名なし」なら、返信には署名が付きません。返信にも署名を付けたいなら、短めの署名を選んでおきます。

また、Gmailの設定には、返信のときに署名を元のメッセージの前に入れるかどうかを選ぶ項目もあります。この項目にチェックが無いと、署名は引用された元のメールのさらに下に入るため、画面上では見つけにくくなります。署名を本文のすぐ下に表示したいなら、この項目を確かめてみてください。

署名を作ったら確かめておくこと

署名を作ったら、送る前に次の点を確かめておきます。

• 氏名や会社名、電話番号に打ち間違いが無いか
• URLやメールアドレスが正しく、クリックしたときに目的のページや宛先が開くか
• 新規と返信のデフォルトの署名が、意図どおりに設定されているか
• スマートフォンから送ったときに、どの署名が付くか
• 自分あてにメールを送り、相手側でどう見えるか

いちばん確実なのは、自分の別のアドレスや、同僚にテストのメールを送って見てもらうことです。自分の画面ではきれいに見えていても、相手のメールソフトでは行の間隔が崩れていたり、画像が表示されなかったりすることがあります。特に、書式や画像を使った署名は、一度は相手側の見え方を確かめておきます。

確かめる作業は、署名を作ったときだけでなく、内容を直したときにも行います。電話番号の1桁の誤りは、自分では気付きにくいものです。直したあとに一度、自分の番号に電話をかけるつもりで署名の番号を読み上げてみると、打ち間違いに気付きやすくなります。URLも、実際にクリックして目的のページが開くかを確かめます。ページの場所が変わっていて、古いURLのままになっていることは珍しくありません。

会社の問い合わせ窓口から返信するときの署名

会社のWebサイトに問い合わせのフォームを設けている場合、届いた問い合わせに返信するときの署名も大切です。担当者が個人のアドレスと個人の署名で返信すると、相手は次の問い合わせを誰に送ればよいか迷います。問い合わせへの返信では、会社としての窓口の名前と、担当者の名前の両方が分かる署名にしておくと、相手は安心してやり取りを続けられます。

問い合わせが少ないうちは、窓口のアドレスで受けて、担当者を1人に決め、返信の内容を表計算のシートに記録していく形でも十分に回ります。署名も、窓口の名前を入れたものを1つ作っておけば、誰が返信しても同じ形になります。

一方で、問い合わせの数が増え、何人かで手分けして返信するようになると、誰がどの問い合わせに答えたのかが分かりにくくなります。たとえばHalictは、フォームから届いた1件ごとに担当者と対応の状況（ステージ）が記録され、返信も同じ画面から送れるフォームの道具です。送った返信が開かれたかどうかも記録されるので、答えを読んでもらえたかを確かめてから次の連絡をする、という使い方ができます。公式の料金のページでは、メンバー1人までのフリーのプランが0円、3人まで使えるスタータープランが月額2,980円（税抜）と案内されており、フォームの数と受け取る回答の数はどのプランでも無制限とされています。Halictは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

どの方法で返信するにしても、窓口としての署名の形を1つに決めておくことが、相手に安心感を与える近道です。

署名が仕事の印象を左右する

ここからは、在宅ワークとフリーランスの仲介を2004年から続けてきた運営者の立場から見えることを書きます。

仲介の場で多くのやり取りを見てきて感じるのは、署名がきちんと整っている人ほど、はじめての相手からも信頼されやすいということです。とくに在宅で働くフリーランスは、相手と顔を合わせる機会がほとんどありません。名刺を渡す場面が無い代わりに、メールの署名が名刺の役割を果たします。氏名、屋号、連絡先、作品のページがそろった署名は、それだけで「仕事を任せても大丈夫そうだ」という印象につながります。

反対に、署名が無いメールや、スマートフォンから送ったために署名が「iPhoneから送信」だけになっているメールは、内容がよくても、相手に少し不安を与えます。モバイル署名を一度設定しておくだけで防げることなので、外出先から仕事のメールを送る人は、早めに整えておくのがおすすめです。

業務の流れを整える仕事では、署名のような日々の小さな仕組みを見直すことも珍しくありません。AIコンサル・業務活用支援のお仕事では、AIを使って事務の手間を減らし、業務の流れを改善する支援の仕事が紹介されています。メールの作成や返信のように毎日繰り返す作業ほど、整えた効果が積み重なります。

経営や業務の改善を専門に相談に応じる立場としては、中小企業診断士の資格があります。中小企業の経営課題を診断し、改善の助言を行う国家資格で、社内の連絡の進め方も相談の対象になりえます。

デザインの仕事をしている人にとっては、署名に作品のページを入れることが、そのまま営業になります。デザイナーの年収・単価相場では、デザインの仕事の収入の目安がまとめられています。署名から作品を見てもらい、相場に見合った条件で仕事を受けられるようになれば、メールの最後の数行が、仕事を広げるきっかけになります。

よくある質問

Q. Gメールの署名は何文字まで入れられますか？

Gmailのヘルプによると、署名には最大10,000文字まで入力できます。画像も文字数の制限に数えられるため、画像を入れて保存でエラーが出る場合は、画像の大きさを変えてみるよう案内されています。仕事の署名は4行から6行ほどに収めるのが一般的で、長すぎると返信が続くやり取りの中で読みにくくなります。

Q. 署名を作ったのに、スマートフォンから送ったメールに入りません？

スマートフォンのGmailアプリには、パソコンとは別に「モバイル署名」の設定があります。アプリの設定でモバイル署名を有効にしている場合は、そちらの内容が使われます。アプリで署名を作っていない場合はパソコンの署名が使われると案内されているため、アプリの設定を開き、モバイル署名の状態を確かめてみてください。

Q. 新規のメールと返信で、別の署名を使えますか？

使えます。パソコンのGmailの設定画面で、[全般] タブの [署名] の項目にある署名のデフォルト設定から、新規メール用と、返信や転送用のそれぞれに使う署名を選べます。新しいメールには連絡先をすべて入れた署名、返信には名前だけの短い署名を選んでおくと、やり取りが続いても読みやすく保てます。

Q. 署名に会社のロゴを入れても問題ありませんか？

入れることはできますが、相手のメールソフトの設定によっては画像が表示されず、空の枠や添付ファイルのように見えることがあります。入れる場合は小さめのロゴを1つにとどめ、会社名や氏名は必ず文字でも書いておくと安心です。会社の決まりが無ければ、文字だけの署名のほうが、どの相手にも同じように届きます。