無料のタスク管理ツールでできることと、チームで使うときの制限の見方

タスク管理のツールは、無料で使い始められるものが多くあります。個人で自分の作業を管理するだけなら、無料の範囲で十分なことも少なくありません。ところが、チームで使い始めると、「人数の上限に達した」「ボードを追加できなくなった」「見たい表示が有料だった」と、無料の範囲の制限に後から気づくことがあります。

この記事では、無料のタスク管理ツールでできることを、個人で使う場合とチームで使う場合に分けて整理します。Trello、Asana、Notion、GoogleのToDoリストについて、無料のプランの人数、ボードやプロジェクトの数、ファイルの容量、使える表示の制限を、2026年10月時点の公式の料金ページで確かめた内容で説明します。チームで使うときに見落としやすい点と、有料のプランに切り替える目安にも触れます。チームで使える無料の選択肢の1つとして、5人まで無料で使えるPinatecaも紹介します。

無料のタスク管理ツールでできること

無料のタスク管理ツールでも、仕事の管理に必要な基本の機能は多くの場合そろっています。マネーフォワードの解説記事では、次のように説明されています。

タスク管理ツールのなかには、無料で使えるものもあります。進捗の表示、スケジュール作成、情報共有、通知などは、無料プランでも多くのサービスで使えます。有料プランとの差が出やすいのは、人数の上限と自動化機能です。 出典: biz.moneyforward.com

引用にあるとおり、無料と有料の差は、タスクを登録して期限を付ける、といった基本の機能よりも、何人で使えるか、どれだけ自動化できるか、どんな表示で見られるかに出やすくなっています。無料のツールを選ぶときは、「何ができるか」よりも、「どこで止まるか」を先に確かめるほうが、あとで困りません。

無料のタスク管理ツールで、多くの場合にできることは次のとおりです。

• タスクを登録し、期限と担当者を付ける
• タスクを一覧やカードの形で並べ、進み具合を見る
• タスクにコメントやファイルを付ける
• 期限が近づいたら通知を受け取る
• スマートフォンのアプリから見たり書き足したりする

一方で、無料の範囲で制限がかかりやすいのは、次のような点です。

• 一緒に使える人数
• 作れるボードやプロジェクトの数
• 1つのファイルの大きさや、保存できる容量
• ガントチャートやタイムラインなどの表示
• 定型の作業を自動で行う機能の回数
• 過去の変更の履歴を見られる期間

個人で使うなら、無料で十分なことが多い

自分ひとりの作業を管理するだけなら、無料のツールで足りることがほとんどです。人数の上限は関係がなく、ボードやリストの数も、個人で使う範囲なら上限に届きにくいからです。

例えば、GoogleのToDoリスト（Google ToDo リスト）は、Googleのアカウントがあれば使えるタスク管理の機能です。Googleのヘルプ（Google ToDo リストの概要）によると、どのデバイスからでもタスクを記録でき、タスクに詳細を加えたりサブタスクを作ったりできます。期限の設定と通知で進み具合を管理でき、GmailやGoogleカレンダーからタスクを作ることもできます。Gmailの画面の横にある欄からToDoリストを開けるので、メールを見ながらその場でタスクにする、といった使い方に向いています。

スマートフォンに最初から入っているリマインダーのアプリや、紙のノートと手帳でも、個人の作業の管理には十分です。個人で使う場合は、機能の多さよりも、毎日開く場所にあるか、思いついたときにすぐ書き込めるかで選ぶほうが、続けやすくなります。

ただし、個人で使っていたツールを、そのままチームで共有しようとすると、制限に当たることがあります。次の節からは、チームで使う場合に見ておきたい制限を、ツールごとに整理します。

個人の作業の管理を無料で続けるコツ

無料のツールで個人の作業を管理する場合、つまずきやすいのは機能の不足ではなく、使わなくなることです。続けるために、次の点を意識します。

1. 書き込む場所を1つに決める：ToDoリスト、メモ、手帳、付箋と、書く場所が分かれると、どれが最新か分からなくなる
2. 1日の始めに、今日やることを3つから5つ選ぶ：一覧の全部を毎日見ると疲れるので、今日の分だけを目立たせる
3. タスクは動作で書く：「見積書」ではなく「見積書のひな形に今月の単価を入れる」のように、すぐ手を動かせる書き方にする
4. 期限は本当に決まっているものだけに付ける：全部に期限を付けると、通知が多すぎて大事なものが埋もれる
5. 週に1回、一覧を見直す：終わったものを消し、古くなったものを直す

無料のツールは、気軽に始められる分、気軽にやめてしまいがちです。最初の2週間は、毎朝同じ時刻にツールを開くことだけを習慣にすると、使い続けやすくなります。

主な無料プランの制限（2026年10月時点）

チームでも使われる代表的なツールについて、無料のプランの主な制限を、各社の公式の料金ページの記載で整理します。料金や制限は変わることがあるので、使い始める前に公式のページで最新の内容を確かめてください。

ツール	無料プランの人数	数の上限	ファイル	主な注意点
Trello	ワークスペースあたり10コラボレーターまで	ワークスペースあたり最大10枚のボード	1ファイル10MBまで	カレンダーやタイムラインなどの表示は上位のプラン
Asana	2人まで（Personalプラン）	公式ページに記載なし	1ファイル100MBまで	タイムラインとガントの表示は有料のStarterプランから
Notion	個人での利用は無制限	メンバーが2名以上だとブロック数に制限	1ファイル5MBまで	ページの履歴は7日間、外部のゲストは10人まで
GoogleのToDoリスト	Googleアカウントで利用	公式ページに記載なし	なし	個人のタスク管理が中心

Trello

Trelloは、カードを列に並べて動かすボードの形のツールです。公式の料金ページ（Trelloの料金）によると、無料のFreeプランは、ワークスペースあたり10コラボレーターまで無料で、ボードはワークスペースあたり最大10枚、カードは無制限です。ファイルは1つあたり10MBまでで、自動化のコマンドの実行はワークスペースで1か月250回までです。担当者と期限の設定、スマートフォンのアプリは無料のプランでも使えます。

有料のStandardプランは、年払いで1ユーザーあたり月額5ドル（月払いなら6ドル）で、ボードの数が無制限になり、カスタムフィールドなどが加わります。カレンダー、タイムライン、テーブルなどの表示は、その上のPremiumプラン（年払いで1ユーザーあたり月額10ドル、月払いなら12.50ドル）に含まれています。

Asana

Asanaは、リスト、ボード、カレンダーの表示を切り替えて使えるツールです。公式の料金ページ（Asanaの料金）によると、無料のPersonalプランは、個人的なプロジェクトを管理する1人から2人のユーザー向けで、ユーザー2人まで無料で使えます。リスト、ボード、カレンダーの表示が使え、ファイルは1つあたり最大100MBまでです。

タイムラインとガントの表示、レポートのダッシュボード、無制限の自動化、フォーム、カスタムフィールドは、有料のStarterプランからです。Starterプランは、ユーザー1人あたり月額1,200円（年払い）、月払いの場合は1,475円と表示されています。

Notion

Notionは、文書とデータベースを組み合わせて、タスクの管理にも使えるツールです。公式の料金ページ（Notionの料金プラン）によると、無料のフリープランは、個人で使う場合はページとブロックを無制限に使えますが、メンバーが2名以上の場合はブロック数に制限があります。ブロックとは、文章の段落やToDoのチェックボックス、画像など、ページに追加する1つずつのまとまりのことです。料金ページの説明では、制限に達すると、既存のブロックは閲覧や編集ができるものの、新しいブロックは追加できなくなります。

フリープランでは、画像や添付ファイルは1つあたり最大5MBまで、ページの履歴は7日間、外部のゲストは10人までです。有料のプラスプランは1メンバーあたり月額1,650円、ビジネスプランは1メンバーあたり月額3,150円と表示されています。

チームで使うときに見落としやすい制限

チームで無料のツールを使うときに、あとから困ることが多い制限を整理します。

人数の数え方

「何人まで無料」と書かれていても、数え方はツールによって違います。Trelloはワークスペースあたりのコラボレーターの数で数え、Asanaの無料プランはユーザー2人まで、Notionはメンバーが2名以上になるとブロック数に制限がかかります。社外の人をゲストとして招く場合に、人数に数えるかどうかもツールによって違います。チームの人数に、業務委託のメンバーや取引先の担当者を加えると何人になるかを、先に数えておきます。

ボードやプロジェクトの数

案件ごとにボードを作る使い方をすると、数の上限にすぐ届きます。例えば、Trelloの無料プランでは、ワークスペースあたりボードは最大10枚です。10件の案件を同時に抱えると、それだけで上限に達します。終わった案件のボードをどう扱うか（アーカイブして数から外せるか）も確かめておきます。

ファイルの大きさ

デザインの素材や動画を扱うチームでは、1つのファイルの大きさの上限が問題になります。Notionの無料プランは1ファイル5MBまで、Trelloの無料プランは10MBまでなので、写真や資料のファイルを多く添付する仕事では、別の保存場所と組み合わせる必要が出てきます。

見たい表示が有料

チームで仕事を進めると、締め切りの重なりを横に並べて見るガントチャートやタイムラインが欲しくなります。Asanaではタイムラインとガントの表示は有料のStarterプランから、Trelloではタイムラインなどの表示はPremiumプランに含まれています。無料で始めるときは、チームが最終的にどの表示で進み具合を確かめたいのかを考えておきます。

履歴と記録の期間

誰がいつ何を変えたかを後から確かめたい場合、履歴を見られる期間も大切です。Notionの無料プランでは、ページの履歴は7日間です。取引先との合意の経緯などを残したい場合は、履歴の期間が足りるかを確かめます。

少人数のチームでの使い方の例

3人から5人のチームで、無料のツールを使って案件の進み具合を共有する場合の使い方の例です。ボード型のツールを想定しています。

列	入れるもの
未着手	担当と期限が決まったが、まだ始めていない作業
進行中	担当者が手をつけている作業
確認待ち	担当者の作業が終わり、ほかの人の確認を待っている作業
完了	確認が終わった作業

運用の決まりとして、次のようなものを最初に決めておきます。

• カードの名前は「何をするか」を動作で書く
• カードには必ず担当者を1人だけ付ける（2人以上付けると、誰が進めるのかがあいまいになる）
• 確認待ちに移したら、確認する人をコメントで呼ぶ
• 完了の列は、週に1回整理する（ボードの容量やカードの数を圧迫しないよう、アーカイブなどの機能を使う）
• 毎週決まった曜日に、全員でボードを見る時間を10分取る

この使い方なら、無料のプランの範囲でも十分に回ります。人数が増えたり、案件ごとにボードを分けたくなったりしたときが、無料の範囲の制限を見直す時期です。

個人の管理とチームの管理を分けて考える

チームでタスク管理ツールを使い始めると、個人の細かい作業まで全部をチームのボードに載せたくなることがあります。けれども、「メールを返す」「資料を印刷する」といった個人の細かい作業まで共有のボードに並べると、カードの数が増えすぎて、チームとして見るべき案件の進み具合が埋もれてしまいます。

そこで、チームのボードには、ほかの人と関わる作業や、進み具合を共有したい作業だけを載せ、個人の細かい作業は、それぞれが自分のToDoリストや手帳で管理する、という分け方が役立ちます。例えば、チームのボードには「A社のLPの初稿を作る」というカードを置き、その中の「見出しを決める」「写真を選ぶ」といった細かい手順は、担当者が自分のリストで管理します。

この分け方にすると、チームのボードのカードの数が抑えられるので、無料のプランのボードの数や容量の上限にも当たりにくくなります。個人で使う道具は、GoogleのToDoリストのように無料で十分なものを選び、チームで使う道具だけを人数と表示の制限で比べる、という選び方ができます。

会議で決まったことをタスクにつなげる

タスク管理ツールを入れても、会議で決まったことがツールに載らなければ、作業は漏れていきます。会議の最後の5分を、決まったことをツールに登録する時間にあてると、漏れが減ります。

1. 会議の中で決まった作業を、議事録の担当が書き出す
2. 会議の最後に、作業ごとに担当者と期限をその場で決める
3. 決まった作業を、その場でツールのカードやタスクにする
4. 次の会議の最初に、前回のカードの進み具合を確かめる

この流れを続けると、会議とツールがつながり、「あの件は誰がやることになっていたか」という確認の連絡が減ります。無料のツールでも、この使い方なら十分に効果があります。

業務委託のメンバーを招くときの手順

社外の業務委託のメンバーをタスク管理のツールに招くときは、次の順で進めると、あとで困りません。

1. 招く前に、人数の上限に数えられるかを確かめる（メンバーとして数えるか、ゲストとして数えるか）
2. 見せてよいボードやプロジェクトだけに招く（ワークスペース全体に招かない）
3. できる操作を必要な範囲に絞る（削除や設定の変更ができない権限にする）
4. 最初に、カードの書き方や列の使い方の決まりを共有する
5. 契約が終わったら、すぐにメンバーから外す

特に5つ目は、無料のツールで見落とされがちです。契約が終わった人がメンバーのまま残っていると、人数の上限を無駄に使うだけでなく、終わった案件の情報を見られる状態が続きます。招いたときに、契約の終わりの日をメモしておくと外し忘れを防げます。

チームで無料から始められる選択肢

チームで使うことを前提に無料のツールを選ぶなら、人数の上限、ボードの数、使える表示の3つを、自分たちの使い方と照らし合わせて選ぶことが大切です。

そうした場面の選択肢の1つが、Pinatecaです。公式の料金ページによると、Pinatecaの無料のプランは5人まで、ボードは10個まで、ファイルの容量は1GBで、カンバン、ガント、カレンダー、リストなど全8種類のボードと、チャット、コメント、受信箱、カスタムフィールド、権限のロールが無料のプランから使えます。ガントのボードでは、カードの期間が横棒で並び、今日の線から遅れている作業が分かります。無料のプランに期限はなく、使い始めるのにクレジットカードの登録も要りません。ワークスペースは無制限に作れますが、人数とボードの数はワークスペースをまたいだ合計で数え、アーカイブしたボードは数に含めないとされています。6人目、または11個目のボードからはスタンダードプラン（1人あたり月額500円、年払いなら1人あたり月額400円、いずれも税抜）になり、人数とボードの数の上限がなくなります。スタンダードプランでは、閲覧だけのゲストは人数に数えません。Trelloを使っているチームは、Trelloのボードを移行する機能も用意されています。

Pinatecaは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

どのツールを選ぶ場合も、無料のプランで2週間から1か月ほど実際の仕事を回してみて、上限に当たりそうな点がないかを確かめてから、チーム全体で使い始めると安心です。

自動化の機能の回数にも上限がある

タスク管理ツールには、決まった条件で作業を自動で行う機能があります。例えば、カードを「完了」の列に移したら担当者に知らせる、毎週月曜日に定例の作業のカードを作る、といった使い方です。チームで使い始めると便利さに気づきますが、無料のプランでは、この自動化の回数や種類に上限があることが多い点に注意が必要です。

例えば、Trelloの無料プランでは、ワークスペースでの自動化のコマンドの実行は1か月250回までです。Standardプランでは1,000回、Premiumプランでは無制限とされています。Asanaでは、無制限の自動化は有料のStarterプランに含まれています。

自動化に頼った運用を組むと、上限に達した時点で、知らせが届かない、定例のカードが作られない、といった形で運用が止まります。無料のプランで自動化を使うときは、どの作業を自動にしているかを一覧にしておき、上限に近づいたら手作業に切り替えられるようにしておくと安心です。

職種ごとに見ておきたい制限の例

同じ無料のツールでも、仕事の内容によって、先に当たる制限は違います。在宅で働く人に多い職種を例に整理します。

職種の例	先に当たりやすい制限	確かめたいこと
デザインや動画の制作	1つのファイルの大きさ	素材や書き出したファイルを添付できるか。できない場合の保存場所
記事の執筆や編集	文書の履歴の期間、外部のゲストの数	修正の経緯を残せるか。取引先の担当者を招けるか
開発や技術の仕事	表示の種類（ガントやタイムライン）	作業の順番と依存の関係を見られるか
事務や運営の補助	自動化の回数、ボードの数	定例の作業を自動で作れるか。取引先ごとにボードを分けられるか

例えば、デザインの仕事では、画像や動画のファイルが数十MBになることも珍しくありません。1ファイル5MBや10MBの上限があるツールでは、素材そのものは別の保存場所に置き、タスク管理ツールにはリンクだけを貼る、という使い方になります。こうした使い方でも困らないかを、最初の数件の案件で確かめておきます。

使い始めの2週間で確かめたいこと

無料のツールを試すときは、実際の仕事を2週間ほど回し、次の点を確かめます。

• チームの全員が、毎日1回はツールを開いているか
• カードやタスクの書き方が、人によってばらばらになっていないか
• 期限の通知が、必要な人に届いているか
• 上限（人数、ボードの数、ファイルの大きさ、自動化の回数）に近づいている項目はないか
• メールやチャットで同じ内容をやり取りする二重の連絡が残っていないか

2週間で、全員がツールを開く習慣ができていなければ、ツールの選び方より先に、使い方の決まりを見直します。上限に近づいている項目があれば、その時点で有料のプランや別のツールを検討します。この確認をしておくと、チーム全体に広げたあとで乗り換える手間を防げます。

有料のプランに切り替える目安

無料のまま使い続けるか、有料に切り替えるかは、次のような場面で判断します。

1. 人数の上限に近づいた：新しいメンバーを招けない状態は、仕事の進め方そのものを止めてしまう
2. 数の上限で、終わっていない案件のボードを消すかどうかで迷い始めた：管理の手間が増えている合図
3. 無料では使えない表示を、別の表計算ソフトで作り直している：二重の管理になり、更新の漏れが起きやすい
4. ファイルの大きさの上限で、別の場所に保存したファイルへのリンクが増えた：どこに最新のファイルがあるか分かりにくくなる
5. 履歴の期間が足りず、経緯を確かめられないことがあった

有料に切り替えるときは、1人あたりの料金に、実際に使う人数を掛けて、年間の費用を出してから判断します。例えば、1人あたり月額1,200円のプランを5人で使うと、1か月で6,000円、1年で72,000円です。この金額と、表計算ソフトとの二重の管理や、確認の連絡に使っている時間を比べると、判断しやすくなります。年払いにすると1か月あたりの料金が下がるツールも多いので、続けて使う見込みがあるなら、年払いの料金も比べます。

ドル建ての料金のツールは、為替によって円での支払いの額が変わる点にも注意が必要です。会社の経費として払う場合は、支払いの方法と、請求書の受け取り方も確かめておきます。

無料のツールを選ぶ前に決めておきたいこと

ツールを選ぶ前に、チームで次の点を決めておくと、選んだあとに使われなくなることを防げます。

• 何を管理するか：案件の進み具合か、日々の細かい作業か、問い合わせの対応か
• 誰が更新するか：全員が自分のタスクを更新するのか、まとめ役が更新するのか
• どの単位で分けるか：案件ごと、部署ごと、取引先ごと
• いつ見直すか：毎朝、週に1回など、全員で一覧を確かめる時間

この4つが決まっていないままツールを入れると、最初の数週間は使われても、更新する人が一部に偏り、やがて誰も見なくなります。ツールの無料の範囲よりも先に、使い方の決まりを作ることが、タスク管理を続けるための土台です。

表計算ソフトとの使い分け

無料のタスク管理ツールの代わりに、表計算ソフトで作業の一覧を管理しているチームも多くあります。表計算ソフトは、列を自由に作れ、集計や並べ替えがしやすい点が強みです。一方で、複数の人が同時に書き込むと、誰が何を変えたかが追いにくく、期限が近づいても通知はありません。

使い分けの目安は次のとおりです。

場面	向いている道具
作業の数が少なく、更新する人が1人か2人	表計算ソフト
作業ごとにやり取りが多く、経緯を残したい	タスク管理ツール
期限の通知や担当者への知らせが欲しい	タスク管理ツール
作業の数や時間を集計して報告したい	表計算ソフト（またはツールの書き出し機能）

両方を使う場合は、どちらを正とするかを決めておくことが大切です。タスク管理ツールで日々の作業を回し、月に1回、書き出したデータを表計算ソフトで集計する、という形にすると、二重の管理を避けられます。

別のツールに移るときの手順

無料のツールで始めて、制限に当たって別のツールに移ることもあります。移るときは、次の順で進めます。

1. 今のツールの書き出しの機能で、タスクとコメントのデータを保存しておく
2. 終わった作業は移さず、進行中と未着手の作業だけを新しいツールに移す
3. 移した日から、古いツールへの書き込みをやめる
4. 古いツールの共有の設定を解除し、メンバーを外す

ツールによっては、別のツールからデータを取り込む機能を用意しているものもあります。取り込みの機能があれば、手で書き写す手間が省けます。いずれの場合も、移したあとの2週間ほどは、移し漏れがないかをチームで確かめます。

無料のツールで情報を扱うときの注意

無料のツールでも、取引先の名前や案件の内容、個人の連絡先などの情報を登録することになります。次の点に気をつけます。

• 会社で使う場合は、社内の決まりで外部のサービスの利用が認められているかを確かめる
• 取引先から預かった情報を登録してよいかを、契約や取引先の決まりで確かめる
• ボードやページを「リンクを知っている人は誰でも見られる」設定にしていないかを確かめる
• 退職した人や契約が終わった業務委託のメンバーを、メンバーから外す
• 2段階の認証が使えるツールでは、オンにしておく

無料のツールは手軽に始められる分、設定を見直さないまま使い続けがちです。チームで使い始めるときに、共有の範囲とメンバーの管理の担当を決めておくと、情報の扱いで困ることが減ります。

在宅の仕事を長く見てきた立場から見る、タスク管理の道具の選び方

在宅ワークとフリーランスの仲介を2004年から続けてきた中で見えてきたのは、業務委託のメンバーと一緒に仕事をするチームほど、タスク管理の道具の無料の範囲の制限に早く当たるという傾向です。社内の数人で使い始めた道具に、外部のデザイナーやライターを招いた時点で、人数の上限を超えることがよくあります。最初から、社外のメンバーも含めた人数で道具を選んでおくと、途中で乗り換える手間が省けます。

中間の手数料がかからない直接取引で業務委託のメンバーと仕事をする場合、受け手の手取りが厚い分、発注する側と受ける側が同じ場所で進み具合を共有していることが、やり取りの手間を減らします。受ける側にとっても、発注する側のタスク管理の道具に慣れていることは、継続して仕事を頼まれるための力の1つです。

タスク管理の道具を使いこなす力は、業務の改善を支援する仕事でも求められます。生成AIを業務に取り入れる支援の仕事の内容は、AIコンサル・業務活用支援のお仕事で紹介しています。ツールの費用の見直しの考え方は、中小企業のSaaS費用管理術2026｜サブスクコストを30%削減する方法で整理しています。デザインの仕事のように、外部のメンバーと素材のやり取りが多い仕事の単価の目安は、デザイナーの年収・単価相場で紹介しています。無料のツールを選ぶときも、今の人数だけでなく、半年後に誰と一緒に仕事をしているかを思い浮かべて選ぶと、長く使える道具に出会いやすくなります。

よくある質問

Q. 個人で使うなら無料のタスク管理ツールで十分ですか？

自分ひとりの作業を管理するだけなら、多くの場合は無料の範囲で足ります。人数の上限は関係がなく、ボードやリストの数も個人の範囲なら上限に届きにくいからです。GoogleのToDoリストやスマートフォンのリマインダー、紙の手帳でも十分です。毎日開く場所にあり、すぐ書き込めるものを選ぶと続けやすくなります。

Q. チームで無料のツールを使うとき、最初に確かめることは何ですか？

人数の上限、ボードやプロジェクトの数、使える表示の3つです。人数は、業務委託のメンバーや取引先の担当者を含めて数えます。案件ごとにボードを作るなら、数の上限にすぐ届かないかも確かめます。締め切りを横に並べて見るガントチャートが無料の範囲で使えるかも、ツールによって違います。

Q. 有料のプランに切り替える目安はありますか？

人数の上限で新しいメンバーを招けない、無料では使えない表示を表計算ソフトで作り直している、ファイルの大きさの上限で別の保存場所が増えた、といった場面が目安です。1人あたりの料金に人数を掛けて年間の費用を出し、二重の管理や確認の連絡に使っている時間と比べると判断しやすくなります。

Q. 無料のツールに取引先の情報を登録しても大丈夫ですか？

会社の決まりで外部のサービスの利用が認められているか、取引先から預かった情報を登録してよいかを、先に確かめる必要があります。登録する場合も、共有の範囲を「リンクを知っている人は誰でも見られる」にしていないか確かめ、契約が終わったメンバーを外し、2段階の認証を使えるならオンにしておきます。