アルバイトの不採用通知の例文｜店長が送るメールの書き方

アルバイトの面接をしたあと、採用しない応募者にどう結果を伝えるかで手が止まっている店長や採用の担当者は多いはずです。結論から言うと、面接のときに伝えた期日までに、応募へのお礼、結果、今後の応募書類の扱いの3点を短く丁寧に書いたメールを送れば十分です。不採用の理由は書かず、相手を責めるような言葉や、期待を持たせる言葉も避けます。

この記事では、アルバイトの不採用通知を送るタイミング、メールの件名と本文の組み立て方、書類選考と面接後の場面別の例文、高校生や学生への伝え方、電話やSMSで伝える場合の言い方、理由を聞かれたときの返信、履歴書の扱いと個人情報の注意点を順に説明します。応募が多い時期に、誰に連絡したかが分からなくなりがちな店舗は、問い合わせと応募の管理ができるHalictで担当と状況を付けて回す方法もあります。

アルバイトの不採用通知はなぜ送るのか

アルバイトの採用では、採用する人には電話で連絡し、採用しない人には何も連絡しない、という運用をしている店舗も少なくありません。ただ、応募者の側から見ると、結果が届かない限り、ほかの応募先に進むかどうかを決められません。高校生や大学生であれば、学校や家族との予定も結果待ちで止まってしまいます。

連絡をしないことで店舗が受ける影響も小さくありません。アルバイトの応募者の多くは、その店舗の近くに住む人や、店舗のお客様でもあります。結果の連絡がないまま放っておかれた応募者は、「あの店は応募しても返事をくれない」と周りに話すこともありますし、口コミのサイトやSNSに書き込むこともあります。逆に、不採用であっても丁寧な連絡を受け取った人は、その後もお客様として来店してくれたり、次の募集でもう一度応募してくれたりします。

不採用通知の目的は、次の3つに整理できます。

• 応募者が次の行動に移れるように、結果をはっきり伝える
• 応募してくれたことへのお礼を伝え、店舗やブランドへの印象を守る
• 提出された履歴書などの扱いを伝え、個人情報についての不安をなくす

採用の担当者にとって、不採用の連絡は気の重い仕事です。だからこそ、例文を用意しておき、迷わず送れるようにしておくことが大切です。決まった文面があれば、店長が忙しい日でも、副店長やほかの社員が同じ品質で連絡できます。

不採用通知を送るタイミングと伝える手段

不採用通知を送るタイミングは、面接のときに「結果は〇日までにご連絡します」と伝えた期日までが原則です。期日を伝えていない場合は、面接の日から3日から1週間以内を目安にします。アルバイトに応募する人は、同時に何か所かに応募していることが多いので、結果が遅れるほど相手の予定を狂わせてしまいます。

採用する人と採用しない人への連絡の順番にも気をつけます。採用する人の承諾を待ってから不採用の連絡をしようとすると、不採用の人への連絡が大きく遅れます。採用の候補が辞退した場合に備えて補欠を残したいときは、補欠の人にも「〇日までに改めてご連絡します」と期日を伝えておき、その期日を守ります。

伝える手段は、応募者とやりとりしてきた手段に合わせるのが基本です。

手段	向いている場面	注意点
メール	求人サイトや店舗のフォームから応募があった場合	件名で用件が分かるようにする。送信先の打ち間違いに注意する
求人サイトのメッセージ機能	求人サイト経由の応募で、やりとりもその画面で行ってきた場合	サイトの決まった文面を使う場合も、お礼の一文は自分で加える
電話	面接で「電話で連絡します」と伝えた場合、メールアドレスが分からない場合	相手の都合のよい時間帯にかける。留守番電話に結果を残さない
SMS	電話がつながらず、メールアドレスも分からない場合	短い文で、店名と用件を最初に書く
郵送	履歴書を返送する場合	届くまでに日数がかかるので、先にメールか電話で結果を伝える

最近は、求人サイトや店舗のホームページの応募フォームから応募が届くことが多く、メールで結果を伝える場面がいちばん多くなっています。メールは、相手が都合のよいときに読めて、文面が残るので、伝えた内容の行き違いも起きにくい手段です。

面接の前に決めておくと連絡が楽になること

不採用の連絡で迷う理由の多くは、面接の前に決めておくべきことが決まっていないことにあります。連絡の文面を考える前に、次の4つを店舗の中で決めておくと、結果の連絡がずっと楽になります。

1つ目は、採用の基準です。シフトに入れる曜日と時間帯、働き始められる日、通勤の時間、接客の経験の有無など、仕事に必要な条件を先に書き出しておきます。基準がはっきりしていれば、面接のあとに迷う時間が減り、結果の連絡も早く送れます。仕事に関係のない事項を基準にしないことも、このとき確かめておきます。

2つ目は、結果を伝える期日と手段です。面接の最後に「結果は〇日までに、ご応募いただいたメールアドレスにお送りします」と伝えることを、面接の流れの中に入れておきます。期日を口頭で伝えるだけでなく、面接の日程を知らせるメールにも書いておくと、応募者も予定を立てやすくなります。

3つ目は、誰が連絡を送るかです。面接をした人が送るのが基本ですが、店長が忙しい店舗では、副店長や本部の担当者が送ることもあります。その場合も、署名には面接をした人の名前を入れるか、「採用担当」として店舗の名前で送るかを統一しておきます。

4つ目は、応募書類の保管の期間と、返却を受け付けるかどうかです。この決まりがあれば、不採用の連絡に書く一文も毎回同じになり、迷わずに済みます。

これらを1枚の紙にまとめて、面接をする社員全員で共有しておくと、誰が面接をしても同じ流れで結果を伝えられます。新しく入った社員が面接を担当するときも、この紙と例文があれば、店長に毎回確かめなくても連絡を送れるようになります。

不採用通知メールの組み立て方と書かないこと

アルバイトの不採用通知のメールは、次の順で書くと、誰が書いても失礼のない形になります。

1. 件名（店名と「選考結果のご連絡」）
2. 宛名（応募者のフルネームに「様」）
3. 名乗り（店名と自分の役職、名前）
4. 応募と面接へのお礼
5. 結果（今回は採用を見送ること）
6. 応募書類の扱い
7. 結び（応募者の今後を応援する言葉）
8. 署名（店名、住所、電話番号、担当者名）

件名は、受信箱の一覧で開く前に用件が分かるように書きます。「選考結果のご連絡（カフェ〇〇 駅前店）」のように、店名と用件の両方を入れておくと、応募者がほかの応募先からのメールと区別できます。件名に「不採用」とは書きません。受信箱の一覧で目に入っただけで結果が分かってしまうのは、相手にとって気持ちのよいものではないからです。

本文では、結果をあいまいにしないことが大切です。「前向きに検討しましたが」「残念ながら」を重ねすぎると、結果が伝わりにくくなります。「慎重に検討いたしました結果、誠に残念ながら、今回は採用を見送らせていただくことになりました」のように、結果をはっきり書きます。

逆に、次のことは書かないようにします。

• 不採用の理由：「経験が足りない」「シフトの希望が合わない」などの理由を書くと、応募者が反論したり、傷ついたりするきっかけになる
• 応募者の人柄や見た目に触れる言葉：評価に聞こえるので、どのような言葉でも書かない
• 期待を持たせる言葉：「また人が足りなくなったらご連絡します」のような約束は、守れなかったときに不信を招く
• 採用した人についての情報：「ほかに経験者がいたため」のような書き方は、他の応募者の情報にもなる

不採用の理由を書かない代わりに、「多数のご応募をいただき」「募集の人数に限りがあるため」のような、応募者本人の評価ではない事情を一言添えると、文面が冷たくなりすぎません。

書類選考で不採用にするときの例文

ここからは、そのまま使える例文を紹介します。店名や名前は自分の店舗に合わせて書き換えてください。まずは、応募フォームや求人サイトから届いた応募を書類で選考し、面接に進まない人に送る例です。

件名: 選考結果のご連絡（カフェみなと 駅前店）

青木 優花 様

このたびは、カフェみなと 駅前店のアルバイト募集にご応募いただき、誠にありがとうございました。 店長の山本と申します。

いただいた応募内容をもとに、慎重に検討いたしました。 その結果、誠に残念ながら、今回は面接にお進みいただくことを見送らせていただくことになりました。 多数のご応募をいただいたため、このような結果となりましたことをご了承ください。

ご応募の際にお送りいただいた情報は、当店の規定に従って責任を持って廃棄いたします。

ご期待に沿えず大変申し訳ございません。 青木様の今後のご活躍を心よりお祈り申し上げます。

カフェみなと 駅前店 店長 山本 健 電話 00-0000-0000

書類選考の段階では、応募者はまだ店舗の人と会っていません。そのため、面接後の通知よりも短く、事務的すぎない程度の文面で十分です。ただし、応募へのお礼は必ず最初に書きます。応募フォームの自動返信だけで終わらせず、結果の連絡を人の名前で送ることが、店舗の印象を守ることにつながります。

求人サイトのメッセージ機能で送る場合も、同じ文面が使えます。サイトによっては、不採用の連絡を一覧から一括で送る機能がありますが、決まった文面のまま送ると冷たい印象になりやすいので、少なくとも応募者の名前と店名は入れるようにします。

面接のあとに不採用を伝えるときの例文

次は、面接に来てもらった人に不採用を伝える場合の例です。面接に時間を割いてもらったことへのお礼を、書類選考のときより丁寧に書きます。

件名: 面接結果のご連絡（カフェみなと 駅前店）

佐々木 健太 様

先日は、お忙しいなかカフェみなと 駅前店の面接にお越しいただき、誠にありがとうございました。 店長の山本です。

面接でお話しいただいた内容をもとに、慎重に検討いたしました。 その結果、誠に残念ながら、今回は採用を見送らせていただくことになりました。 募集の人数に限りがあり、このようなご連絡となりましたことをお詫び申し上げます。

面接の際にお預かりした履歴書は、当店の規定に従い、責任を持って廃棄いたします。 返却をご希望の場合は、11月20日までにこのメールにご返信ください。

貴重なお時間をいただきましたことに、改めてお礼申し上げます。 佐々木様の今後のご活躍を心よりお祈りいたします。

カフェみなと 駅前店 店長 山本 健 住所 〒000-0000 〇〇県〇〇市〇〇町1-2-3 電話 00-0000-0000

面接後の通知では、「お忙しいなか」「貴重なお時間をいただき」のように、時間を使ってもらったことへのお礼を入れます。履歴書を預かっている場合は、その扱いも必ず書きます。返却の希望を受け付けるかどうかは店舗の方針で決めてかまいませんが、受け付ける場合は期日を区切っておくと、管理がしやすくなります。

面接のときに、店長が応募者に好印象を伝えていた場合は、不採用の連絡に戸惑う応募者もいます。そのため、面接の場では合否を思わせる言葉を避け、「結果は〇日までにメールでご連絡します」とだけ伝えておくと、後の連絡がしやすくなります。

高校生や学生、補欠の人への伝え方

高校生や大学生の応募者には、より分かりやすい言葉で書きます。特に高校生の場合、初めてのアルバイトの応募であることも多く、結果の連絡を家族と一緒に読むこともあります。難しい敬語を重ねるより、読みやすさを優先します。

件名: 面接結果のご連絡（カフェみなと 駅前店）

中村 さくら 様

先日は面接に来てくださり、ありがとうございました。 カフェみなと 駅前店の店長、山本です。

面接でのお話をもとに検討しましたが、今回は採用を見送らせていただくことになりました。 ご期待に沿えず、申し訳ありません。

お預かりした履歴書は、当店で責任を持って廃棄します。 学校生活との両立を考えてご応募いただいたことに、感謝しています。 中村さんのこれからを応援しています。

カフェみなと 駅前店 店長 山本 健 電話 00-0000-0000

高校生に送る場合は、学校の勉強や部活動との両立を考えて応募してくれたことに触れると、気持ちが伝わります。一方で、「今度は経験を積んでから」のように、相手の足りない点を指摘するように聞こえる言葉は使いません。

補欠として残しておきたい人には、不採用と書かずに、結果の連絡を延ばすことを先に伝えます。

件名: 選考状況のご連絡（カフェみなと 駅前店）

田村 翔 様

先日は面接にお越しいただき、ありがとうございました。 店長の山本です。

現在、選考に時間をいただいております。 最終的な結果は、11月25日までに改めてメールでご連絡いたします。 お待たせして申し訳ございませんが、何卒よろしくお願いいたします。

カフェみなと 駅前店 店長 山本 健 電話 00-0000-0000

補欠の連絡をした場合は、伝えた期日までに必ず最終の結果を送ります。期日を過ぎても連絡がないと、最初に不採用の連絡を送った場合よりも、応募者の不満は大きくなります。

電話やSMSで不採用を伝えるときの言い方

メールアドレスが分からない場合や、面接のときに電話で連絡すると伝えた場合は、電話で結果を伝えます。電話は相手の声が聞こえる分、メールより気持ちを伝えやすい一方で、言葉を選ぶ余裕がありません。あらかじめ話す内容を決めておきます。

電話で伝える場合の流れは次のとおりです。

1. 店名と名前を名乗り、相手が本人かどうかを確かめる
2. 「今、2分ほどお時間よろしいでしょうか」と都合を聞く
3. 面接へのお礼を伝える
4. 「慎重に検討しましたが、今回は採用を見送らせていただくことになりました」と結果を伝える
5. 履歴書の扱いを伝える
6. 「ご応募いただき、ありがとうございました」と改めてお礼を伝えて切る

電話で気をつけたいのは、本人以外の人に結果を伝えないことです。家族が電話に出た場合は、「〇〇様はいらっしゃいますか」と本人を呼んでもらうか、「改めてお電話します」と伝えて切ります。留守番電話には結果を残さず、「選考結果のご連絡でお電話しました。改めてお電話いたします」とだけ残します。

電話をかける時間帯は、平日の夕方から夜の早い時間、たとえば17時から20時ごろが、学生にも社会人にもつながりやすい目安です。授業中や仕事中の時間帯にかけて出てもらえなかった場合は、何度も続けてかけ直さず、時間を空けてもう一度かけるか、SMSに切り替えます。話すときは、結果を伝えたあとに相手が黙ってしまっても、慌てて言葉を重ねず、相手の返事を待ちます。相手から質問があれば答え、なければお礼を伝えて静かに切り上げます。

電話がつながらない場合は、SMSで短く伝えます。SMSは文字数の制限があるので、次のように要点だけを書きます。

カフェみなと駅前店の山本です。先日は面接にお越しいただきありがとうございました。慎重に検討しましたが、今回は採用を見送らせていただくことになりました。お預かりした履歴書は当店で責任を持って廃棄します。ご応募ありがとうございました。

SMSの最初に店名を書くのは、知らない番号からのメッセージを詐欺と疑われないようにするためです。面接のときに、店舗の電話番号から連絡が来ることを伝えておくと、相手も安心して読めます。

不採用の理由を聞かれたときの返信

不採用の連絡を送ると、まれに応募者から「何がよくなかったのか教えてほしい」と返信が届くことがあります。理由を聞かれたときに、面接での評価を細かく伝えるのは避けたほうが安全です。評価の伝え方によっては、相手が納得できず、やりとりが長引くことがあるからです。

返信の例は次のとおりです。

件名: Re: 面接結果のご連絡（カフェみなと 駅前店）

佐々木 健太 様

ご連絡いただき、ありがとうございます。 カフェみなと 駅前店の山本です。

選考の理由につきましては、総合的に判断した結果であり、個別の内容をお伝えすることは控えさせていただいております。 ご期待に沿えず申し訳ございませんが、ご理解いただけますと幸いです。

改めて、当店にご応募いただきましたことに感謝申し上げます。

カフェみなと 駅前店 店長 山本 健 電話 00-0000-0000

この返信のポイントは、理由を伝えられないことを、店舗の方針として短く伝えていることです。「〇〇が足りなかったため」と一部だけ伝えると、「それなら次は直すのでもう一度面接してほしい」とやりとりが続くことがあります。ていねいに断り、お礼で締めくくります。

もし応募者の言葉が強い調子になった場合でも、店長が1人で抱え込まず、本部や人事の担当者に相談します。返信の文面を誰が見ても問題ない形に保っておけば、後から経緯を確かめる必要が出たときにも役立ちます。

不採用通知で起きやすい失敗と防ぎ方

不採用の連絡は、文面そのものより、送り方の誤りで問題になることが多いものです。店舗でよく起きる失敗と、その防ぎ方を整理します。

起きやすい失敗	起きる理由	防ぎ方
別の応募者の名前で送ってしまう	前に送ったメールを写して書き換え忘れる	送る前に宛名と本文中の名前を声に出して読む
何人かに同じメールを一斉に送り、宛先が見えてしまう	宛先の欄に全員のアドレスを並べる	不採用の連絡は1人ずつ送る
採用の人に不採用の連絡を送ってしまう	採用と不採用の一覧を取り違える	送る前に一覧の結果の欄を確かめ、もう1人の社員にも見てもらう
深夜や早朝に送ってしまう	閉店後に作業してそのまま送る	予約送信を使うか、翌日の日中に送る
連絡を送ったつもりで送れていない	下書きのまま残っている	送信済みの欄で確かめ、管理の一覧に送った日を書く

特に気をつけたいのは、1つ目の「別の応募者の名前で送ってしまう」失敗です。例文を使い回すと、宛名は直しても本文の途中の名前を直し忘れることがあります。本文の中で相手の名前を呼ぶのは、宛名と結びの2か所だけにしておくと、直し忘れを減らせます。

もう1つは、採用と不採用の取り違えです。一度送ってしまった連絡を取り消すのは、どちらの方向でも相手を深く傷つけます。結果の一覧は、応募者の名前、面接の日、結果、連絡した日を1行にまとめ、結果を決めた人と連絡を送る人が別の場合は、送る前に必ず声を掛け合うようにします。

補欠から採用に変わるときと履歴書を郵送で返すとき

補欠として結果の連絡を延ばしていた人を、採用の候補が辞退したために採用することもあります。そのときは、待ってもらったことへのお礼を最初に書き、すぐに働き始められるかどうかを確かめます。

件名: 選考結果のご連絡（カフェみなと 駅前店）

田村 翔 様

お待たせいたしました。カフェみなと 駅前店の山本です。 先日は選考のお時間をいただき、ありがとうございました。

慎重に検討いたしました結果、田村様にぜひ当店で働いていただきたいと考えております。 つきましては、11月28日までに、勤務を始められるかどうかをご返信いただけますでしょうか。 すでにほかのお仕事が決まっている場合も、その旨をお知らせいただければ幸いです。

ご返信をお待ちしております。

カフェみなと 駅前店 店長 山本 健 電話 00-0000-0000

補欠の人は、結果を待つ間にほかの仕事を決めていることもあります。辞退されても責めず、「ご連絡ありがとうございました」と返します。補欠の人からも辞退が続いた場合は、無理に条件を下げて採用を急がず、募集の文面や時給の見直しも含めて、改めて募集を出すかどうかを検討します。

履歴書の返却を希望された場合は、封筒に入れて郵送し、短い送付の文を添えます。

佐々木 健太 様

先日はカフェみなと 駅前店にご応募いただき、誠にありがとうございました。 ご希望をいただきました履歴書をご返送いたします。 佐々木様の今後のご活躍をお祈りしております。

カフェみなと 駅前店 店長 山本 健

返送するときは、宛名を間違えないように、届いた履歴書の住所と氏名をそのまま写します。履歴書の写しを店舗に残さないことも、返却の際の大切な点です。

応募書類の扱いと個人情報の注意点

不採用の連絡で必ず触れたいのが、履歴書など応募書類の扱いです。応募者にとって履歴書は、住所、電話番号、学歴や職歴が書かれた大切な個人情報です。不採用になったあと、その情報がどう扱われるのか不安に思う人は少なくありません。

個人情報保護委員会は、不採用にした応募者から履歴書の返却を求められた場合について、Q&Aで次のように説明しています。

個人情報保護法では、本人からの請求による保有個人データの削除（法第34条）、保有個人データの利用の停止又は消去（法第35条）に関する規定は定められていますが、履歴書等の受け取った書類を返還する義務は規定されていません。そのため、個人情報保護法上、提出された履歴書を返却する義務はありません。 出典: ppc.go.jp

同じQ&Aでは、続けて、利用する必要がなくなった個人データは遅滞なく消去するよう努めなければならないことや、応募者から利用停止などを求められた場合に、再応募への対応などのための合理的な期間が過ぎたあとは、その求めに応じる義務があると考えられることも示されています。つまり、返却の義務はないとしても、不採用にした人の履歴書を使い道のないまま店舗に残し続けることは避けるべきだということです。

店舗での扱いとしては、次のような決まりを作っておくと安心です。

• 紙の履歴書は、結果の連絡から一定の期間（たとえば1か月）を過ぎたら、シュレッダーにかけて廃棄する
• 返却を希望された場合は、期日を区切って郵送で返す
• 応募フォームや求人サイトから届いた情報は、決めた期間を過ぎたら削除する
• 個人のスマートフォンに応募者の写真や連絡先を残さない

なお、応募の段階で集める情報そのものにも決まりがあります。求職者の個人情報の扱いについては職業安定法と国の指針があり、社会的差別の原因となるおそれのある個人情報は、原則として集めてはいけないとされています。詳しくは厚生労働省の公正採用選考特設サイトで確かめられます。本籍地や家族の職業のような、仕事の能力と関係のない事項を面接で聞かないことは、不採用の連絡の前に、選考そのものを公正に進めるための前提です。

応募が多い時期に連絡の抜けを防ぐには

年末年始や夏休みの前のように、アルバイトの応募が一度に増える時期は、不採用の連絡が後回しになりやすくなります。店長1人で面接と連絡をしている店舗では、誰に結果を送ったかが分からなくなり、同じ人に2回送ってしまったり、逆に送り忘れたりすることがあります。複数の店舗をまとめて採用している会社では、店舗ごとに連絡の仕方がばらばらになることもあります。

連絡の抜けを防ぐには、応募の1件ごとに、担当者と状況（書類確認中、面接予定、結果連絡済み）を記録しておくことが基本です。応募が月に数件の店舗なら、紙の一覧や共有のスプレッドシートで十分に管理できます。応募の件数が多い場合や、店長と副店長など何人かで手分けしている場合は、応募と問い合わせの管理に向いた道具を使う方法があります。

その1つがHalictです。公式の案内によると、届いた問い合わせや応募の1件ごとに担当と状況を付けて管理でき、結果の連絡などの返信も同じ画面から送れます。相手が返信のメールを開いたかどうかも記録されるので、不採用の連絡が応募者に届いているかを確かめやすくなります。料金は、メンバー1人で使うフリーのプランが0円、3人までのスタータープランが月額2,980円、10人までのチームプランが月額7,800円、30人までのビジネスプランが月額16,800円（いずれも税抜）で、どのプランもフォームの数と受け付けの件数に上限はありません。Halictは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

使い方の例としては、応募が届いたら担当の店長を割り当て、面接の日が決まったら状況を「面接予定」にし、結果を送ったら「連絡済み」にする流れがあります。週の終わりに「連絡済み」になっていない応募を見直せば、送り忘れを防げます。個人情報の扱いの決まりと合わせて、結果を送ったあとの応募の情報をいつまで残すかも、店舗の中で決めておきます。

採用の連絡の丁寧さが店舗に返ってくるもの

フリーランスや在宅ワークの仲介を20年あまり続けてきた運営者の立場から見ると、仕事を頼む側と受ける側の関係は、選考の連絡の段階からもう始まっています。応募や提案に対して返事をしない発注者は、次の募集で応募が集まりにくくなりますし、丁寧に断る発注者には、次の機会にも質の高い応募が届きやすくなります。これはアルバイトの採用でも同じで、不採用の人への1通のメールが、店舗の評判として返ってきます。

アルバイトの採用を担当する店長は、接客や売り場づくり、SNSでの情報発信まで、多くの仕事を同時に抱えています。採用の連絡の型を決めて誰でも送れるようにしておけば、その分の時間を本来の仕事に回せます。店舗のSNSや集客の仕事を外部の専門家に頼むことを考えている場合は、Webの集客やSNSの運用の仕事の種類をまとめたAI・マーケティング・セキュリティのお仕事が参考になります。求人の告知や店内の掲示物のデザインを頼む場合の相場は、デザイナーの年収・単価相場で確かめられます。医療機関の受付のように専門の資格が役立つ職場で採用を担当している人は、受付や会計の実務を問う医療事務技能審査試験（メディカルクラーク）の内容を知っておくと、応募者の経験を見るときの手がかりになります。

不採用通知は、伝えた期日までに、お礼、結果、応募書類の扱いの3点を短く書いて送る。理由は書かず、期待を持たせる言葉も避ける。この基本を例文として店舗で共有しておけば、忙しい時期でも、応募者に失礼のない連絡を続けられます。

よくある質問

Q. アルバイトの不採用通知は必ず送らなければいけませんか？

不採用の人に結果を連絡しない店舗もありますが、連絡がないと応募者はほかの応募先に進むかどうかを決められません。応募者の多くは近くに住む人や店舗のお客様でもあるため、丁寧に結果を伝えることが店舗の評判を守ることにつながります。面接のときに伝えた期日までに、お礼と結果を短く伝えるメールを送るのが望ましい対応です。

Q. 不採用通知はいつまでに送ればよいですか？

面接のときに「結果は〇日までにご連絡します」と伝えた期日までに送るのが原則です。期日を伝えていない場合は、面接の日から3日から1週間以内を目安にします。補欠として残したい人には、結果の連絡を延ばすことと最終の連絡の期日を先に伝え、その期日を必ず守るようにします。

Q. 不採用の理由はメールに書いたほうがよいですか？

不採用の理由は書かないのが一般的です。経験やシフトなどの理由を書くと、応募者が傷ついたり、反論のやりとりが続いたりするきっかけになります。理由を聞かれた場合は、総合的に判断した結果であり個別の内容は控えていると短く伝え、応募へのお礼で締めくくります。「多数のご応募をいただき」のような事情を一言添えると、文面が冷たくなりすぎません。

Q. 不採用にした人の履歴書は返さなければいけませんか？

個人情報保護委員会のQ&Aでは、個人情報保護法上、提出された履歴書を返却する義務はないと説明されています。ただし、利用する必要がなくなった個人データは遅滞なく消去するよう努めることが求められています。店舗で保管の期間を決め、期間が過ぎたらシュレッダーなどで廃棄し、返却を希望された場合の対応も決めておくと安心です。