残業時間をエクセルで見える化する｜部署別の集計とグラフ

2026年10月15日

＠SOHO編集部

この記事のポイント

✓残業時間をエクセルで見える化する方法を
✓日々の記録の表と月別の集計
✓部署別のグラフの順で解説します

残業時間をエクセルで見える化したいものの、勤怠のデータを集めただけで、どの部署の誰が上限に近いのかがすぐには分からない、と困っていないでしょうか。結論から言うと、残業時間の見える化は「1人1日1行の記録の表」から関数で「1人1か月1行の集計の表」を作り、そこで法律の上限と照らす列と色付けを設定してから、部署別のグラフにする順番で進めると、数字を見てすぐ手を打てる形になります。グラフから作り始めると、見た目は整っても、上限に近い人を見落とします。

この記事では、残業時間を見える化する目的、知っておきたい法律の上限、エクセルで作る表の列、部署別と個人別の集計、上限に近い人の見つけ方、グラフの作り方、残業を減らす手の打ち方、記録の保存期間までを順に説明します。残業の多い部署の業務の見直しを複数の人で進めていて、担当と期限と進み具合を共有したい場合は、国産のプロジェクト管理のPinatecaを表と組み合わせて使う方法もあります。

残業時間を見える化する目的

残業時間を見える化する目的は、大きく3つあります。

1つ目は、法律の上限を超えないようにすることです。残業時間には、労働基準法で上限が決まっています。月の途中で上限に近づいている人に気づければ、仕事の割り振りを変えて超えないようにできます。月が終わってから集計したのでは、超えてしまったあとに分かるだけです。

2つ目は、働く人の健康を守ることです。長い時間の残業が続くと、体や心の不調につながります。労働安全衛生法では、残業が一定の時間を超えた人に医師の面接指導を行う仕組みがあり、そのためにも残業時間を正しく把握しておく必要があります。

3つ目は、仕事の偏りを見つけることです。部署ごと、人ごとの残業時間を並べると、特定の部署や特定の人に仕事が集中していることが分かります。残業の多い人が「仕事が遅い人」とは限りません。頼まれやすい人、ほかに代わりがいない仕事を持っている人に残業が集まっていることがよくあります。

見える化で大切なのは「早く気づくこと」

見える化というと、きれいなグラフを作ることを思い浮かべがちです。しかし、残業時間の見える化でいちばん大切なのは、上限に近づいている人に月の途中で気づき、手を打てることです。グラフは傾向を伝えるのには向いていますが、1人ひとりの状況を確かめるには、色付けをした表のほうが向いています。この記事では、表で「気づく」仕組みを先に作り、グラフで「伝える」順番で説明します。

知っておきたい残業時間の上限

残業時間の表を作る前に、法律の上限を確かめておきます。上限と照らす列を表に作るためです。ここでは労働基準法の第36条の内容を、e-Gov法令検索の労働基準法をもとに整理します。

会社が法定労働時間（1日8時間、1週40時間）を超えて働かせるには、働く人の代表と労使協定を結び、労働基準監督署に届け出る必要があります。この協定は、条文の番号から「36協定（さぶろくきょうてい）」と呼ばれます。

36協定で決められる時間外労働には、限度時間があります。原則は1か月45時間、1年360時間です。この限度時間は、残業時間の表でいちばんよく使う目安になります。3か月を超える期間の1年単位の変形労働時間制をとる場合は、1か月42時間、1年320時間になります。

臨時に限度時間を超えて働かせる必要がある場合は、特別条項付きの36協定を結ぶことで、限度時間を超えられます。その場合でも、次の上限があります。

時間外労働は1年720時間以内
時間外労働と休日労働の合計は、1か月100時間未満
時間外労働と休日労働の合計は、2か月から6か月のどの期間の平均でも80時間以内
時間外労働が1か月45時間を超えられるのは、1年に6か月まで

このうち「1か月100時間未満」と「2か月から6か月の平均80時間以内」は、時間外労働だけでなく休日労働も含めて数えるところに注意が要ります。休日労働とは、法定の休日（週に1日など）に働いた時間のことです。時間外労働の列と休日労働の列を分けて記録しておかないと、この上限を正しく確かめられません。

割増賃金の率も時間で変わる

残業時間は、賃金の計算にも関わります。労働基準法の第37条では、時間外労働には通常の賃金の2割5分以上の割増賃金を支払うこととされ、1か月の時間外労働が60時間を超えた部分については5割以上になります。月の時間外労働が60時間を超える人がいると、人件費が大きく増えるので、60時間も表の目安の1つにしておくとよいでしょう。

月の時間外労働が60時間を超えた部分を表で分けて出すには、「=MAX(E2-60,0)」のような列を作ります。E2が月の時間外労働の合計なら、60時間を超えた分だけが表示され、超えていなければ0になります。この列の合計を部署ごとに見ると、割増の率が上がる時間がどこに集まっているかが分かります。

医師の面接指導の目安

労働安全衛生規則の第52条の2では、休憩の時間を除いて1週40時間を超えて働いた時間が1か月80時間を超え、疲労の蓄積が認められる人が、医師の面接指導の対象とされています。残業時間の表で80時間を超える人を見つけたら、産業医や人事の担当者につなぐ流れを決めておきます。面接指導の対象になった人がいつ面接を受け、医師からどんな意見があったかも、表とは別に記録しておくと、翌月以降の仕事の割り振りを決めるときの材料になります。

労働時間はどうやって記録するか

残業時間の見える化は、もとになる労働時間の記録が正しいことが前提です。厚生労働省は、労働時間の適正な把握のためのガイドラインで、始業と終業の時刻の確かめ方について、次のように示しています。

イタイムカード、ＩＣカード、パソコンの使用時間の記録等の客観的な記録を基礎として確認し、適正に記録すること。出典: 厚生労働省労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン

同じガイドラインでは、もう1つの原則として、使用者が自ら現認して確かめる方法も挙げられています。働く人の自己申告で記録する場合は、正しく申告するよう十分に説明すること、申告された時間が実際と合っているかを必要に応じて調べることなどの措置が求められています。

エクセルで残業時間を見える化する場合も、もとのデータは勤怠の打刻やパソコンの記録などから取り出したものを使い、手で打ち直すのはできるだけ避けます。手で打ち直すと、写し間違いが起きるうえに、記録が正しいかを後から確かめられなくなります。勤怠のシステムを使っていない小さな職場でも、タイムカードの時刻を表に入力する人と、入力した内容を確かめる人を分けておくと、写し間違いに気づきやすくなります。勤怠のシステムからCSVの形で出せるなら、それをそのまま貼り付けて使う形にします。

エクセルで作る表の全体像

残業時間の見える化では、次の3つの表を作ります。

シート	1行の単位	役割
日別の記録	1人の1日	勤怠のデータを貼り付ける
月別の集計	1人の1か月	時間外と休日の合計、上限と照らす列
部署別の集計	部署の1か月	合計と平均、グラフのもと

日別の記録は、勤怠のシステムから出したデータをそのまま貼る場所です。ここには関数を入れず、手も加えません。月別の集計と部署別の集計は、日別の記録から関数で引いてきます。こうしておけば、毎月データを貼り直すだけで、集計とグラフが自動で新しくなります。

日別の記録の列

日別の記録には、社員番号、氏名、部署、日付、始業の時刻、終業の時刻、休憩の時間、時間外労働の時間、休日労働の時間、の列を作ります。勤怠のシステムが時間外労働の時間を計算して出してくれるなら、その値を使います。自分で計算する場合は、時刻の引き算で働いた時間を出し、所定の時間を超えた部分を時間外とします。

ここで1つ注意があります。エクセルでは時刻を「1日を1とする小数」で扱うので、8時間は0.333…という値になります。集計のときは、24をかけて「時間」の数に直しておくと、上限の45や80と比べやすくなります。たとえば、終業の時刻がF2、始業の時刻がE2、休憩の時間がG2にあるなら、働いた時間は「=(F2-E2-G2)*24」で時間の数になります。

月別の集計の列

月別の集計は、1人につき1か月1行で作ります。列は、年月、社員番号、氏名、部署、時間外労働の合計、休日労働の合計、時間外と休日の合計、2か月から6か月の平均の最大、45時間超えの回数（その年の累計）、時間外労働の年の累計、状態、の順に並べます。

関数で月別と部署別に集計する

個人の月の時間外を SUMIFS で合計する

月別の集計のシートで、A列に年月（例：2026-11）、B列に社員番号があるとします。時間外労働の合計は、日付の範囲を条件に並べて SUMIFS で出すこともできますが、式に記号が多くなり読みにくくなります。そこで、日別の記録に「年月」の列を1つ加え、「=TEXT(D2,"yyyy-mm")」で「2026-11」のような値を入れておく方法がおすすめです。そうすれば、月別の集計の式は次のように短くなります。

「=SUMIFS(日別!H:H,日別!A:A,B2,日別!J:J,A2)」

SUMIFS 関数は、複数の条件に合う行の数値だけを合計する関数です。この式は「社員番号がB2と同じで、年月がA2と同じ行の時間外労働を合計する」という意味になります。休日労働の合計も、合計する列を休日労働の列に変えるだけで同じように出せます。

部署別の合計と平均を出す

部署別の集計のシートでは、行に部署、列に月を並べ、月別の集計から SUMIFS で部署ごとの合計を出します。合計だけでは、人数の多い部署ほど大きな数字になってしまうので、1人あたりの平均も出します。平均は AVERAGEIFS 関数で「=AVERAGEIFS(月別!E:E,月別!D:D,A2,月別!A:A,B$1)」のように書くと、部署と月の条件に合う人の平均が出ます。

部署の平均だけを見ていると、平均は低いのに1人だけ極端に多い、という状況を見落とします。部署ごとに「最も多い人の時間」も並べておくと、偏りが分かります。最大の値は MAXIFS 関数で出せます。

上限に近い人を色付けで見つける

月別の集計ができたら、上限と照らして、近い人と超えた人に色を付けます。

状態の列で段階を分ける

状態の列には、時間外労働と休日労働の合計をもとに、段階を表示する式を入れます。たとえば、G列に時間外と休日の合計があるなら、次のように書きます。

「=IF(G2>=80,"要面談",IF(G2>=60,"注意",IF(E2>45,"45時間超え","")))」

80時間以上なら「要面談」、60時間以上なら「注意」、時間外労働だけで45時間を超えていれば「45時間超え」と表示されます。段階の数字は、法律の上限より手前に置くのがポイントです。上限ちょうどで色が付いても、その時点ではもう手を打つ時間がありません。

条件付き書式で行ごとに色を付ける

状態の列の値によって、行全体に色を付けます。月別の集計の全体を選び、「数式を使用して、書式設定するセルを決定」で、「=$K2="要面談"」なら赤、「=$K2="注意"」なら橙、「=$K2="45時間超え"」なら黄、というように設定します。表を開いた瞬間に、色の付いた行から確認していけば済むようになります。

月の途中でも確かめる

月の途中で見るときは、その時点までの時間を、月末までの見込みに引き延ばして考えます。たとえば、月の15日の時点で時間外労働が30時間なら、そのままのペースだと月末には60時間ほどになります。月の途中の集計では、「経過した日数に対する月の日数の割合」で割った見込みの列を作っておくと、早めに気づけます。営業日の数で割るほうが正確ですが、まずは暦の日数で見込みを出すだけでも十分に役立ちます。

2か月から6か月の平均と年の累計を確かめる

特別条項の上限のうち、見落としやすいのが「2か月から6か月の平均80時間以内」と「45時間を超えられるのは年6か月まで」です。1か月ごとの数字だけを見ていると、どちらも気づきにくい上限です。

平均を関数で出す

月別の集計を、社員ごとに月の順に並べておくと、直近の2か月、3か月、4か月、5か月、6か月の平均をそれぞれ出せます。たとえば、ある社員の時間外と休日の合計が、11月が85時間、10月が75時間だったとすると、2か月の平均は80時間です。この時点で上限ちょうどなので、12月に80時間を超えると、11月と12月の2か月の平均が80時間を超えてしまいます。

エクセルで出すには、社員ごとに月を横に並べた表を別に作り、AVERAGE 関数で直近の2か月から6か月の平均を出して、その中の最大の値を MAX 関数で取る形が分かりやすい方法です。最大の値が80時間に近づいている人は、翌月の仕事の割り振りを見直す対象になります。

45時間超えの回数を数える

時間外労働が1か月45時間を超えた回数は、36協定の対象期間（多くは1年）の中で数えます。COUNTIFS 関数で「=COUNTIFS(月別!B:B,B2,月別!E:E,">45",月別!A:A,">="&$P$1)」のように、社員番号と45時間超えと期間の始まりを条件にして数えると、その年に何回目の45時間超えかが分かります。6回に近い人は、残りの月で45時間を超えないように仕事を調整します。

年の累計の時間外労働も、同じく SUMIFS で期間の始まりからの合計を出し、720時間と照らします。36協定の対象期間の始まりの日は会社によって違うので、P1のような決まったセルに入れておき、式から参照する形にします。

36協定の中身を表に書いておく

上限と照らす列を作るときは、法律の上限だけでなく、自社の36協定で決めた時間も表に書いておきます。36協定では、法律の上限の範囲内で、会社ごとに時間を決めます。たとえば、特別条項の1か月の上限を法律より短い80時間と決めている会社なら、表の「要面談」の目安もその時間に合わせます。

36協定の対象期間の始まりの日、1か月と1年の限度時間、特別条項の上限、特別条項を使える回数は、集計のシートの上のほうに決まったセルを作って書いておき、式からそのセルを参照する形にします。協定を結び直して時間が変わったときに、そのセルを書き換えるだけで、表の全体の判定が新しくなります。式の中に「45」や「80」といった数字を直接書き込むと、協定が変わったときにすべての式を直す必要が出てきます。

特別条項を使うには、協定で決めた手続き（働く人の代表との協議など）が必要な場合があります。特別条項を使った月と、その手続きを済ませた日を、表の別の列に記録しておくと、使った回数と手続きの漏れを確かめられます。

グラフで部署別の傾向を伝える

表で1人ひとりの状況を確かめる仕組みができたら、部署別の傾向をグラフにします。グラフは、経営者や部署の責任者に状況を伝えるためのものです。

部署別の月の推移は折れ線のグラフ

部署別の集計の表（行に部署、列に月）を選んで折れ線のグラフにすると、部署ごとの残業の増え方と減り方が分かります。毎年同じ時期に増える部署があれば、その時期に向けて早めに人手を手当てする、といった計画が立てられます。

部署の比べ方は横向きの棒のグラフ

ある月の部署ごとの1人あたりの平均を比べるなら、横向きの棒のグラフが見やすい形です。部署の名前が長くても読みやすく、多い順に並べ替えておくと、どこから手を付けるかが一目で分かります。グラフに45時間の目安の線を加えておくと、目安を超えている部署がすぐに分かります。

グラフを作るときの注意

グラフに部署の合計を使うと、人数の多い部署ほど大きく見えてしまいます。比べるときは1人あたりの平均を使います。また、個人の名前が出るグラフは、会議の資料に載せる範囲に注意します。残業の多い人の名前が並ぶと、本人の責任のように受け取られることがあるためです。個人の状況は、上司と人事の間で表で確かめ、会議では部署の単位で話すほうが、仕事の配分の見直しに話を向けやすくなります。

表を作る手順

ここまでの内容を、実際に表を作る手順として整理します。

勤怠のシステムから、1人1日1行のデータをCSVで出し、日別の記録のシートに貼る
日別の記録に年月の列を加え、時刻を時間の数に直す列を作る
月別の集計のシートに社員の一覧を並べ、SUMIFS で時間外と休日の合計を出す
状態の列と条件付き書式を設定し、上限に近い人に色が付くかを確かめる
社員ごとに月を横に並べた表を作り、2か月から6か月の平均の最大を出す
部署別の集計のシートで、合計、平均、最大を出し、グラフを作る
翌月は日別の記録のシートにデータを貼り直し、集計とグラフが新しくなるかを確かめる

最初の月は、勤怠のシステムの集計の画面と、エクセルで出した合計が合っているかを、何人か選んで手で確かめます。休憩の時間の扱いや、日をまたぐ勤務の扱いで、数字がずれることがあるからです。ずれの原因が分かったら、式を直してから次の月に進みます。

日をまたぐ勤務と深夜の時間

夜勤のように日をまたぐ勤務がある職場では、終業の時刻が始業の時刻より小さくなり、そのまま引き算すると働いた時間がマイナスになります。この場合は「=MOD(F2-E2,1)24-G224」のように、MOD 関数で1日を足した形にして計算します。午後10時から午前5時までの深夜の時間には、別の割増賃金の決まりがあるので、深夜の時間を分けて記録しておくと、賃金の確認にも使えます。

在宅勤務の残業時間を見える化するとき

在宅勤務の人の残業時間は、職場で働く人よりも把握が難しくなります。上司が働いている様子を直接見られないうえに、仕事と生活の境目があいまいになりやすいからです。

在宅勤務の人の労働時間も、パソコンのログインとログアウトの時刻や、勤怠のシステムへの打刻をもとに記録します。始業と終業の連絡をチャットで送ってもらう方法もありますが、その場合も記録の時刻とパソコンの使用の記録に大きな差がないかを確かめます。

在宅勤務の人を見える化の表に含めるときは、勤務の形の列を加えて、出社と在宅を分けて集計すると、在宅勤務で残業が増えていないかを比べられます。テレワークの仕組みを整えるときは、国の助成金が使える場合もあります。テレワーク助成金 2026では、テレワークの導入に使える助成金の種類と申請の流れを紹介しています。

残業を減らすための手の打ち方

見える化の目的は、数字を見ることではなく、残業を減らし、働く人の健康を守ることです。表とグラフで見えたことから、次のような手を打ちます。

特定の人に仕事が集まっているとき

部署の平均は低いのに、特定の人だけ残業が多いなら、その人しかできない仕事があるのかもしれません。その仕事の手順を書き出し、ほかの人もできるように教える、仕事を分けて任せる、といった手を打ちます。

部署の全体で多いとき

部署の全員の残業が多いなら、人手が足りていないか、仕事のやり方に無駄がある可能性があります。どの作業に時間がかかっているかを1週間ほど記録してもらい、時間の多い作業から見直します。会議の時間を短くする、確認の段階を減らす、手作業の集計を関数や道具に置き換える、といった見直しが考えられます。

時期によって増えるとき

決算の時期や繁忙期など、毎年同じ時期に残業が増えるなら、その時期の前に準備できる作業を前倒しで進める計画を立てます。月別の推移のグラフを見ながら、翌年の計画に反映させます。

毎月の報告の形を決めておく

見える化の結果は、毎月決まった形で部署の責任者に渡すと、手を打つきっかけになります。報告には、部署の1人あたりの平均と前の月との差、色が付いた人の人数（要面談、注意、45時間超え）、2か月から6か月の平均が80時間に近い人の人数、の3つを入れると、状況が短く伝わります。個人の名前は、その部署の責任者にだけ伝えます。

報告を受けた責任者には、翌月までに何をするかを1行で返してもらうと、報告が渡しっぱなしになりません。返ってきた内容は、次の見直しの記録の出発点になります。

見直しの進み具合を記録する

残業を減らすための見直しは、決めただけで終わりがちです。「誰が、何を、いつまでに見直すか」を記録し、翌月の残業時間で効果を確かめます。効果が出なければ、別の手を考えます。

見える化を始めると起きやすいこと

残業時間を見える化して、上限に近い人に色が付くようになると、思わぬことが起きる場合があります。始める前に知っておくと、手を打ちやすくなります。

記録に残らない残業が増える

残業の多さが問題にされるようになると、打刻をしてから仕事を続ける、自宅に持ち帰って仕事をする、といった記録に残らない残業が増えることがあります。こうなると、表の数字は減っても、実際の働く時間は減っていません。かえって、上限を超えているのに誰も気づけない状態になります。

これを防ぐには、勤怠の打刻の時刻と、パソコンの使用の記録や入退室の記録を比べて、大きな差がないかを確かめます。厚生労働省のガイドラインでも、自己申告で記録する場合は、申告された時間と実際の時間が合っているかを必要に応じて調べることが求められています。差が大きい人がいれば、責めるのではなく、なぜ記録の外で仕事をしているのかを聞き、仕事の量を見直します。

残業の少なさだけが評価される

部署の残業の少なさを競う形にすると、仕事を翌月に先送りする、別の部署に押し付ける、といったことが起きます。見える化の目的は、残業の少なさを競うことではなく、仕事の偏りと無理を見つけることです。数字を評価の材料にするときは、仕事の成果や期限の守り方とあわせて見るようにします。

管理職の時間が抜け落ちる

労働基準法で管理監督者にあたる人は、時間外労働の割増賃金の決まりの対象から外れます。そのため、残業時間の集計からも外されがちです。しかし、労働安全衛生法の第66条の8の3では、医師の面接指導を行うために、会社は働く人の労働時間の状況を把握することとされており、管理監督者もこの対象に含まれます。管理職の働く時間も、同じ表で記録して見ておくことが大切です。

労働時間の記録の保存期間

残業時間の表のもとになる労働時間の記録は、法律で保存が決まっている書類です。労働基準法の第109条では、賃金その他労働関係に関する重要な書類を5年間保存することとされています。ただし、附則の第143条により、当分の間は3年間とされています。タイムカードなどの労働時間の記録もこの対象になります。

エクセルの集計の表は、もとの記録から作った写しですが、毎月の集計を「残業集計_2026年11月.xlsx」のような名前で別に保存しておくと、後から特定の月の状況を確かめたいときに役立ちます。もとの勤怠のデータとあわせて、保存の場所と期間を社内で決めておきます。

見直しの作業を複数の人で進めるときの共有

残業時間の表は、人事の担当者が1人で集計しているうちはエクセルで十分です。一方で、残業の多い部署の業務の見直しを、部署の責任者、人事、現場の担当者が分担して進めるようになると、「どの見直しを誰がいつまでに進めているか」「終わったか」をエクセルのメモの列で追うのは難しくなります。

こうした場面では、残業時間の集計とグラフはエクセルで続けたまま、見直しの作業をカードで管理するプロジェクト管理の道具を組み合わせる方法があります。選択肢の1つが、国産のプロジェクト管理のPinatecaです。公式の案内によると、カンバン、リスト、ガントチャートなど8種類のボードが無料のプランから使え、カードには担当と期限に加えて、部署名や見直しの種類のような項目を自由に追加できます。カードごとのコメントや、自分宛ての連絡を集める受信箱、チャットも使えます。5人まで、ボード10個までは無料で、クレジットカードの登録も要りません。6人目または11個目のボードからは、スタンダードのプラン（1人あたり月額500円、税抜）になります。Pinatecaは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

使い方の例としては、「会議を週2回から1回に減らす」「月末の手作業の集計を関数に置き換える」といった見直しを1件ずつカードにし、「検討中」「実施中」「効果を確認中」「完了」の列で進み具合を分けます。カードには担当と期限を入れ、翌月の残業時間の数字をコメントに残すと、どの見直しに効果があったかを後から振り返れます。数字の集計はエクセル、見直しの作業の進み具合はカード、と役割を分けると、どちらも複雑になりません。

勤怠の集計や業務の見直しを支える仕事

残業時間の集計の表づくりや、勤怠のデータを使った分析、業務の見直しの支援は、社内に担当者がいない中小企業から外部の人に頼まれることのある仕事です。関数やグラフの知識に加えて、労働時間の決まりの基本を知っている人は、表の設計から運用の決まりづくりまでを任されやすくなります。在宅で受けられる作業も多い分野です。

最近は、生成AIを使って集計の作業を自動にしたり、残業の多い作業を洗い出したりする相談も増えています。AIコンサル・業務活用支援のお仕事では、生成AIや表計算を使った業務の効率化を支援する案件の内容と、求められるスキルを紹介しています。働き方を含めた会社の仕組みづくりを体系的に学びたい人には、経営の診断と助言の国家資格である中小企業診断士の試験の内容と取り方も参考になります。

よくある質問

Q. 残業時間の上限は何時間ですか？

労働基準法では、36協定で決められる時間外労働の限度時間は原則として1か月45時間、1年360時間です。特別条項を付けた場合でも、時間外労働は年720時間以内、時間外労働と休日労働の合計は1か月100時間未満、2か月から6か月の平均で80時間以内とされ、45時間を超えられるのは年6か月までです。

Q. エクセルで残業時間を部署別に集計するにはどうすればよいですか？

勤怠のデータを1人1日1行の表に貼り付け、年月の列を加えたうえで、SUMIFS関数で社員ごと月ごとの時間外労働を合計します。その表から部署ごとの合計をSUMIFSで、1人あたりの平均をAVERAGEIFSで出します。平均だけでは偏りを見落とすので、MAXIFSで部署の中で最も多い人の時間も並べておくと安心です。