マルチタスクの管理｜同時に進む仕事を取りこぼさない方法

複数の仕事を同時に抱えていると、どれも少しずつ進めているのに、どれも終わらない感覚に陥りがちです。急ぎの連絡に返事をしているうちに、昨日の約束を思い出して慌てる。そんな状態を抜け出すために必要なのは、同時に作業する力ではなく、同時に進んでいる仕事の状態を管理する仕組みです。この記事では、マルチタスクの管理を、仕事の書き出しから優先順位の付け方、時間の区切り方、割り込みへの対処、週1回の見直しまで、手順に沿って説明します。チームで仕事の担当と期限を共有したい場面では、ボードで進み具合を見られるPinatecaのような道具も選択肢になります。

マルチタスクの管理で、実際に管理するもの

マルチタスクという言葉は、「複数の作業を同時にこなすこと」という意味で使われがちです。しかし、人が同じ瞬間に集中できる作業は基本的に1つです。メールを書きながら資料の数字を確かめることはできても、どちらかの手が止まっています。

そのため、マルチタスクの管理で扱うのは「同時にする作業」ではなく、「同時に進んでいる仕事の状態」です。具体的には、次の4つを把握できていれば、管理できていると言えます。

• 今抱えている仕事が、全部でいくつあるか
• それぞれの仕事の、次にやる作業は何か
• それぞれの期限はいつか。誰かを待たせていないか
• 自分の手を離れて、誰かの返事を待っている仕事はどれか

仕事が3つまでなら、頭の中だけでもこの4つを覚えていられます。5つを超えると、どこかが抜け始めます。忘れていた仕事を思い出すたびに今の作業を止めて対応するので、作業の切り替えが増え、1つひとつの仕事の進みが遅くなります。

マルチタスクの管理がうまくいかない原因は、能力の不足ではなく、仕事の状態を頭の外に書き出していないことにある場合がほとんどです。逆に言えば、書き出して見える形にするだけで、かなりの部分が解決します。

作業を切り替えるたびに起きていること

仕事を途中で切り替えると、戻ってきたときに「どこまで進めたか」「次に何をするつもりだったか」を思い出す時間がかかります。資料作りの途中でメールに返信し、資料に戻ったときに数分かけて前後の文章を読み直す。こうした小さな思い出し直しが1日に何十回も起きると、それだけで作業時間の多くが消えていきます。

切り替えが増えると、ミスも増えます。メールの宛先を間違える、数字の転記を1行ずらす、といったミスの多くは、別のことを考えながら手を動かしたときに起きます。

このため、マルチタスクの管理では「切り替えの回数を減らす」ことが目標の1つになります。仕事の数そのものは減らせなくても、同じ種類の作業をまとめて片付けたり、集中する時間と連絡に応える時間を分けたりすれば、切り替えの回数は減らせます。

スケジュールやタスクの管理について、大学の公式の発信の中では、管理を続けることで生活の感じ方が変わったことが次のように書かれています。

スケジュールやタスクを管理することは大切だとわかっているけれど、なかなか手をつけられないものですよね。でも、実際にスケジュールやタスクを丁寧に管理しながら過ごすと、1日がとても充実しますし、自然とマルチタスクもこなせるようになっていきます。 出典: note.com

管理を始めるときに完璧な仕組みは要りません。次の手順を1つずつ試し、自分の仕事に合う形に直していけば十分です。

手順1：抱えている仕事を全部書き出す

最初にやるのは、今抱えている仕事を1か所に全部書き出すことです。紙のノートでも、スプレッドシートでも、スマートフォンのメモでもかまいません。大切なのは「1か所」に集めることで、手帳とメールとチャットに分かれたままでは全体が見えません。

書き出すときは、次の場所を順に見ていくと漏れが減ります。

• メールの受信箱（返信していないもの、依頼されたもの）
• チャットやSNSのメッセージ（「あとで確認します」と返したもの）
• カレンダー（会議の前に準備が要るもの、会議で引き受けたこと）
• 机の上や共有フォルダ（途中で止まっている資料）
• 頭の中（気になっているが、どこにも書いていないこと）

この段階では、大きさや重要さを気にせず、思いつくものを全部書きます。「経費の精算」「請求書の送付」のような小さな仕事も入れます。小さな仕事ほど頭の片隅に残り続け、集中を邪魔するためです。

書き出してみると、思っていたより仕事の数が多いことに気づくはずです。15件、20件と並ぶのは珍しくありません。数が多いと不安になりますが、見えていない仕事に追われている状態より、見えている仕事を1つずつ片付けるほうがずっと楽になります。

手順2：1件ごとに「次の一手」と期限を決める

書き出した仕事の1件ごとに、2つのことを決めます。

次にやる具体的な作業

「企画書」と書いただけでは、何から手を付ければいいか分かりません。「企画書の目次を3行で書く」「先月の売上の数字を経理に聞く」のように、すぐに手を動かせる大きさの作業を1つ決めます。目安は、30分以内に終わる大きさです。

次の一手が決まっていない仕事は、後回しにされやすくなります。何をすればいいか考えるところから始める必要があるため、気が重くなるからです。逆に次の一手が決まっていれば、空いた15分でも手を付けられます。

期限と、その期限が誰のものか

期限は日付で書きます。「今週中」ではなく「10月23日（金）17時」のように書くと、ほかの仕事と比べられます。

あわせて、その期限が誰との約束なのかも書いておきます。取引先との約束、上司から言われた期限、自分で決めた目安では、守れなかったときの影響が違います。取引先との約束は動かしにくく、自分で決めた目安は必要なら動かせます。

期限が決まっていない仕事には、自分で仮の期限を付けます。期限のない仕事は、期限のある仕事に押されていつまでも残り続けるためです。

手順3：優先順位を付ける

次の一手と期限が決まったら、どの順番で進めるかを決めます。優先順位の付け方にはいくつかの考え方がありますが、まず使いやすいのは次の3つの基準です。

誰かを待たせている仕事を先に

自分が止めていることで、ほかの人の仕事が止まっている場合があります。確認の返事、資料の共有、承認などです。こうした仕事は、作業そのものは数分で終わることが多いのに、止めておくとチーム全体の進みを遅らせます。1日の最初にまとめて片付けると効果があります。

期限から逆算して、着手の日を決める

期限が1週間後でも、作業に3日かかるなら、遅くとも4日前には始める必要があります。期限だけでなく「いつ始めるか」を書いておくと、期限の直前に慌てることが減ります。

緊急度と重要度で分ける

仕事を「急ぐかどうか」と「重要かどうか」の2つの軸で分ける考え方もよく使われます。

区分	例	扱い方
急ぐ・重要	取引先への納品、障害への対応	すぐに取りかかる
急がない・重要	来月の企画の準備、勉強	着手の日を決めて時間を確保する
急ぐ・重要でない	定型の問い合わせ、事務の連絡	まとめて短時間で片付ける、任せる
急がない・重要でない	気になるが成果につながらない作業	やめるか、手が空いたときにする

この分け方で気をつけたいのは、「急がない・重要」の仕事が後回しになり続けることです。期限が先の仕事ほど、気づいたときには急ぐ仕事に変わっています。週に一度は、この区分の仕事に時間を取る日を決めておきます。

優先順位は一度決めたら終わりではありません。新しい仕事が入ったとき、予定が変わったときに、並び替えます。

手順4：時間の枠を区切って進める

優先順位を決めても、1日の中で次々と連絡が入ると、思うように進みません。そこで、1日の時間を用途ごとに区切ります。

集中する時間を先にカレンダーに入れる

企画書や資料作りのように考える仕事は、まとまった時間が必要です。午前中の2時間のように、集中する時間を会議と同じように先にカレンダーに入れておきます。この時間はメールやチャットの通知を切り、1つの仕事だけを進めます。Googleカレンダーでは、仕事用や学校用の一部のアカウントで「サイレント モード」の予定を作ると、その時間のチャットの通知をミュートし、会議への招待を自動で辞退できます。使えるアカウントの種類と作り方は、Google カレンダー ヘルプで確かめられます。

連絡に応える時間を決めておく

メールやチャットは、届くたびに返すと切り替えが増えます。午前と午後に1回ずつ、30分ほど連絡に応える時間を決め、その時間にまとめて返信します。急ぎの連絡が来る仕事なら、1時間ごとに5分だけ確認する、といった決め方でもかまいません。

似た作業を並べる

請求書の作成、経費の精算、書類の送付のような事務作業は、まとめて片付けると速く終わります。同じ画面や同じ道具を使う作業を続けると、準備の手間が1回で済むからです。

予備の時間を残す

1日の予定を作業で埋め尽くすと、割り込みが1つ入っただけで全部がずれます。1日のうち1時間から2時間は、予定を入れない予備の時間として残しておくと、割り込みを吸収できます。

手順を支える3つの小さな決まり

手順1から手順4を回しやすくするために、日々の判断を楽にする小さな決まりを3つ紹介します。

すぐ終わる仕事は、その場で片付ける

返信1通、ファイルの共有1件のように、2分ほどで終わる仕事は、一覧に書くより、その場で片付けたほうが早く済みます。一覧に書いて、あとで読み返して、思い出して作業する手間のほうが大きくなるからです。ただし、集中する時間の最中は例外です。その時間に届いた小さな仕事は、連絡に応える時間まで待たせます。

作業の時間を先に決めて、その中で終える

「この資料は終わるまでやる」と決めると、ほかの仕事の時間が削られていきます。「この資料には90分使う」と先に時間を決め、時間が来たら区切りを付けて次の仕事に移ります。終わらなかった場合は、残りの作業を次の一手として書き、別の枠に入れ直します。時間を決めておくと、1つの仕事が1日を占めてしまうことを防げます。

1日の最後に、翌日の最初の作業を決める

1日の終わりに、翌朝最初に取りかかる作業を1つだけ決めておきます。朝に何から始めるかを考える時間がなくなり、すぐに集中する時間に入れます。翌朝の作業を決めるときは、手順3の優先順位の一番上にある仕事から選びます。

仕事の一覧と1日の流れの例

ここまでの手順を、実際の形で見てみます。事務と制作の仕事を掛け持ちしている人が、月曜日の朝に作る一覧の例です。

仕事	次の一手	期限	相手	状態
A社の会社案内の原稿	2ページ目の見出しを決める	10月23日（金）17時	A社	進行中
B社のバナー3点	色の確認の返事を待つ	10月22日（木）12時	B社	返事待ち（10月16日から）
請求書の送付	先月分を2件作る	10月24日（土）	経理	未着手
経費の精算	領収書を撮影する	10月30日（金）	自分	未着手
来月の提案の準備	参考になる事例を3つ探す	11月4日（水）	自分	未着手

この一覧から、月曜日の動き方を決めます。B社の返事は木曜日の期限に間に合わせる必要があるので、返事待ちが3営業日を超える水曜日の朝までに届かなければ、こちらから確認の連絡を入れます。A社の原稿は金曜日が期限ですが、確認に1日かかると考えると、木曜日の夕方には一度送る必要があります。

1日の時間は、たとえば次のように区切ります。

時間	すること
9時から9時30分	メールとチャットの確認、返事が必要なものへの返信
9時30分から11時30分	A社の原稿（通知を切って集中する）
11時30分から12時	2回目の連絡の確認
13時から14時	請求書の作成と送付（事務作業をまとめて）
14時から15時30分	予備の時間（割り込みへの対応、遅れの取り戻し）
15時30分から16時30分	来月の提案の準備
16時30分から17時	連絡の確認、明日の一覧の見直し

この例のように、考える仕事は午前に、事務作業は午後の1つの枠に、予備の時間は午後の中ほどに入れておくと、割り込みが入っても1日の予定が大きく崩れません。午前中に集中できる人もいれば、夕方のほうが進む人もいるので、時間の配置は自分の調子に合わせて動かします。

一覧の「状態」の列は、毎日の終わりに更新します。終わった仕事を外し、次の一手を書き直すだけで、翌朝すぐに動き出せます。

在宅で働く人のマルチタスク

自宅で仕事をする人は、仕事同士の切り替えに加えて、家事や育児、介護との切り替えも抱えています。仕事の途中で宅配便を受け取り、洗濯物を取り込み、子どもの迎えに出る。会社の中にいるときより、作業が途切れる回数はずっと多くなります。

在宅でのマルチタスクを管理するときは、仕事と生活の予定を同じカレンダーに入れておくと、使える時間が正確に見えます。子どもの迎えが15時なら、仕事に使えるのはそれまでの時間です。予定を分けて管理していると、仕事の予定だけを見て作業を詰め込み、夕方に間に合わなくなります。

作業が途切れやすいからこそ、次の一手を細かく決めておくことが役に立ちます。「資料を作る」ではなく「表の3列目に数字を入れる」まで分けておけば、15分の空き時間でも1つ進められます。途中で手を止めるときは、次にやることを一言メモしておくと、戻ってきたときの思い出し直しが短く済みます。

家族と予定を共有しておくことも大切です。集中したい時間を家族に伝えておく、オンライン会議の時間を家の中で見える場所に書いておく、といった小さな工夫で、割り込みの回数は減らせます。

管理が続かないときの見直し方

仕事の一覧を作っても、数日で更新が止まってしまうことはよくあります。続かないときは、仕組みが重すぎることがほとんどです。次の点を見直します。

• 列が多すぎないか。最初は「仕事」「次の一手」「期限」の3つだけで十分です
• 書く場所が複数に分かれていないか。紙と手帳とアプリを併用すると、どれも更新されなくなります
• 更新する時間が決まっているか。朝の5分と夕方の5分のように、毎日の決まった時間に見る習慣を作ります
• 道具を変えることが目的になっていないか。アプリを次々に試すより、1つの方法を2週間続けるほうが効果が分かります

完璧な一覧を作ろうとせず、抜けがあっても週に1回の見直しで拾えばよい、と考えると気が楽になります。管理の目的は一覧をきれいに保つことではなく、期限を守り、約束を忘れないことです。

割り込みと、返事待ちの仕事の扱い

マルチタスクの管理を崩す一番の原因は、割り込みと、返事待ちの仕事の見落としです。

割り込みは、まず書き留める

作業中に新しい依頼が来たら、すぐに取りかかる前に、手順1の一覧に書き留めます。そのうえで、今の作業を止めてまで対応すべきかを判断します。止めるべきなのは、障害やクレームのように放っておくと影響が広がるものだけです。それ以外は、一覧に入れて次の区切りで優先順位を付け直します。

依頼した人には「10時からの作業が終わり次第、午後に確認します」のように、いつ対応するかを伝えておきます。返事の時期が分かれば、相手も待てます。

依頼の入口を1つに寄せる

メール、チャット、電話、立ち話と、依頼の入口が多いほど、書き留め忘れが起きます。チームで働いているなら、「仕事の依頼はこのチャンネルに書く」「急ぎのときだけ電話する」のように、依頼の入口を決めておくと、割り込みの数そのものが減ります。入口が1つになると、依頼する側も、いつ返事がもらえるかの見当が付けやすくなります。

1人で複数の取引先と仕事をしている場合は、入口を1つにするのは難しいかもしれません。その場合は、1日の終わりにすべての入口を見て、一覧に入っていない依頼がないかを確かめる時間を5分だけ取ります。

返事待ちの仕事は、別の印を付けて残す

誰かに確認を頼んだ、見積もりの返事を待っている、という仕事は、自分の手を離れているので忘れやすくなります。一覧の中で「返事待ち」の印を付け、誰の返事を、いつから待っているかを書いておきます。

返事待ちの仕事は、確認する日を決めておきます。3営業日たっても返事がなければ、こちらから一度連絡する、という決まりにすると、待ちっぱなしで期限を過ぎることを防げます。

大きすぎる仕事を分ける

一覧の中に、いつまでも「進行中」のまま動かない仕事があるなら、その仕事は1件として扱うには大きすぎる可能性があります。「新しいサービスの案内ページを作る」のような仕事は、実際には原稿、写真、デザイン、確認、公開という複数の作業の集まりです。

大きな仕事は、次の順番で分けると扱いやすくなります。

1. 仕事が終わったと言える状態を1文で書く（例：案内ページが公開され、問い合わせフォームから送信できる）
2. その状態になるまでに必要な作業を、思いつく順に書き出す
3. 作業を、ほかの人の確認や返事が必要なものと、自分だけで進められるものに分ける
4. 確認が必要な作業を早めに並べる。返事を待つ間に、自分だけで進められる作業を進める
5. それぞれの作業に期限を付け、一覧に1件ずつ加える

3番目と4番目が、マルチタスクの管理では特に効きます。相手の確認を待つ作業を後ろに回すと、相手の返事が遅れたときに全体が止まります。先に確認に出しておけば、待っている間にほかの作業を進められ、複数の仕事を無理なく並べて進められます。

分けた作業は、1つひとつが30分から2時間程度で終わる大きさになっているのが理想です。終わるたびに一覧から消せるので、進んでいる手応えも得られます。

期限の重なりを早く見つける

マルチタスクで一番困るのは、期限が同じ週に重なっていることに直前で気づくことです。重なりを早く見つけるには、期限を一覧の文字だけでなく、日付の並びで見るのが効果的です。

紙なら、1か月分のカレンダーに期限だけを書き込みます。スプレッドシートなら、期限の列で並び替えるだけで、同じ週に期限が集まっているかが分かります。期限が3つ以上同じ週に重なっていたら、その週の前の週に1つでも前倒しできないかを考えます。

重なりに気づいたら、早めに相手に相談します。期限の2週間前なら「来週の水曜日を金曜日にしていただけますか」と相談しやすいのに、前日になると相手も調整できません。期限の交渉は、早いほど相手の負担が小さくなります。

抱える仕事の上限を決めておく

どれほど上手に管理しても、同時に進められる仕事の数には限りがあります。進行中の仕事が増えるほど、1つあたりの切り替えが増え、全体の進みが遅くなるからです。

そこで、「進行中」にしてよい仕事の数に上限を決めておく方法があります。たとえば上限を3件にした場合、4件目に手を付ける前に、今の3件のどれかを終わらせるか、返事待ちにします。上限があると、始めるより終わらせることを優先する習慣が付きます。

上限の数は、仕事の大きさで変わります。1件が数日かかる制作の仕事なら2件から3件、1件が数十分で終わる事務の仕事なら5件程度が目安です。最初は少なめに決め、無理なく回るようなら1件ずつ広げます。

道具の選び方：紙・スプレッドシート・タスクアプリ・ボード

マルチタスクを管理する道具は、仕事の数と、誰と共有するかで選びます。

紙のノートや手帳

1人で、仕事が10件程度までなら、紙で十分です。毎朝その日の仕事を書き出し、終わったものに線を引く方法は、手軽で続けやすい方法です。ただし、期限順の並び替えや、ほかの人との共有はできません。

スプレッドシート

仕事が20件を超える、期限で並び替えたい、といった場合はスプレッドシートが便利です。「仕事」「次の一手」「期限」「相手」「状態（未着手・進行中・返事待ち・完了）」の列を作れば、手順1から手順3の内容がそのまま表になります。フィルターで「返事待ち」だけを表示すれば、確認すべき仕事がすぐに分かります。

個人のタスク管理アプリ

スマートフォンで外出先からも追加したい、期限の前に知らせてほしい、という場合は、個人向けのタスク管理アプリが向いています。多くのアプリでは、仕事ごとに期限と繰り返しを設定でき、プロジェクトやラベルで分けて表示できます。

チームで使うボード

複数人で仕事を分担していると、自分の一覧だけでは足りなくなります。誰がどの仕事を持っていて、どこで止まっているかを、チーム全員が同じ画面で見られる必要があるからです。この段階では、プロジェクト管理の道具でボードを共有するのが近道です。

チームで担当と期限を共有するとき

1人で抱えるマルチタスクは自分の一覧で管理できますが、チームで複数の案件が並行して進むと、管理の対象は「自分の仕事」から「チーム全体の仕事」に広がります。メンバーそれぞれがスプレッドシートやメモで管理していると、誰が何を持っているかを確かめるために、毎回声をかけて聞くことになります。

スプレッドシートを1つ共有して全員で書き込む方法もありますが、人数が増えると、状態の書き換え忘れや、同じ行を同時に編集する混乱が起きやすくなります。

こうした場面で使える道具の1つが、ボードで仕事を管理するPinatecaです。公式サイトによると、Pinateca ではカンバン、ガントチャート、カレンダー、リスト、ディスカッション、グリッド、時間割、リソースの8種類のボードを、無料プランからすべて使えます。カンバンで「未着手」「進行中」「レビュー」「完了」のように進み具合を並べて見たり、ガントチャートで締め切りの重なりを横棒で確かめたりできます。リソースのボードでは、人やチームごとに仕事の負荷の偏りを見られるので、1人に仕事が集まりすぎていないかを確かめるのに向いています。自分宛のメンション、担当の割り当て、締め切りは受信箱に集まり、カードごとのコメントで作業についての相談をその作業の隣に残せます。

料金は、5人までのチームならボード10個まで無料です。6人目、または11個目のボードからはスタンダードプラン（1人あたり月額500円・税抜、年払いなら1人あたり月額400円）になります。

Pinatecaは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

道具を入れても、手順1から手順4の考え方は変わりません。仕事を1枚のカードに1件ずつ書き、次の一手と期限と担当を入れ、優先順位で並べる。ボードはそれをチーム全員で見られる形にしたものです。

週に1回、全体を見直す

毎日の管理に加えて、週に1回、30分ほど時間を取って全体を見直すと、仕組みが崩れにくくなります。見直しの手順は次のとおりです。

1. 受信箱、チャット、カレンダーを見て、一覧に入っていない仕事を書き加える
2. 終わった仕事を一覧から外す
3. 返事待ちの仕事を確認し、返事が来ていないものに連絡する
4. 来週の期限と、来週に始めるべき仕事を確かめる
5. 「急がない・重要」の仕事に、来週の時間を確保する
6. 抱えている仕事の数が多すぎないかを確かめる

最後の確認が大切です。見直しのたびに仕事の数が増えているなら、管理の仕方ではなく、引き受けている量そのものが多すぎる可能性があります。

見直しの時間は、作業の進み具合を責める時間ではありません。予定どおりに進まなかった仕事があれば、なぜ遅れたのかを1行で書き残しておきます。「確認の返事に3日かかった」「見積もりの作業を軽く見ていた」のような記録がたまると、次に同じ種類の仕事を受けたときに、期限の見積もりが正確になっていきます。

金曜日の午後に見直すと、週末に仕事が頭に残りにくくなり、月曜日の朝にすぐ動き出せます。月曜日の朝に見直す場合は、その日の最初の30分を見直しの時間として予定に入れておきます。

引き受けすぎを防ぐ伝え方

マルチタスクの管理には限界があります。抱えている仕事が自分の時間を超えていれば、どれほど上手に並べても、どこかの期限は守れません。新しい依頼を受けるときに、今の仕事の状況を伝えて調整することも、管理の一部です。

依頼を受けるときは、断るか受けるかの二択ではなく、条件を付けて受ける方法があります。

• 期限を相談する：「今週は納品が2件重なっているため、来週の水曜日のお渡しでもよろしいでしょうか。」
• 優先順位を確かめる：「今お預かりしているA社の資料と、こちらのどちらを先に進めればよいでしょうか。」
• 範囲を絞る：「全体の作成は来週になりますが、明日の会議に必要な1ページ目だけなら、本日中にお送りできます。」

状況を数字で伝えると、相手も判断しやすくなります。「忙しいです」より「今週は3件の締め切りが重なっています」のほうが、相手は期限を動かすか、ほかの人に頼むかを決めやすくなります。

フリーランスや副業で仕事を受けている場合は、特に引き受けすぎに注意が必要です。会社員のように上司が仕事量を調整してくれないため、自分で受ける量を決めなければなりません。週に使える時間を先に決め、そこから逆算して受ける案件の数を決めておくと、無理な掛け持ちを防げます。

在宅ワークの仲介を続けてきた運営者として見てきたこと

フリーランスと在宅ワークの仲介を2004年から続けてきた運営者の立場で見ると、複数の案件を長く掛け持ちできている人には共通点があります。案件ごとの次の作業と期限を、いつでも答えられる状態にしていることです。依頼主から「今どのあたりですか」と聞かれたときに、すぐに進み具合と次の予定を返せる人は、それだけで信頼され、次の依頼につながっています。

反対に、仕事が途切れてしまう人の多くは、技術の不足よりも、期限の見落としや連絡の遅れで信頼を失っています。マルチタスクの管理は、仕事の質と同じくらい、仕事を続けるための土台になっています。

業務の進め方そのものを整える仕事は、会社の外からも求められています。業務の流れを見直してAIや道具の使い方を提案する仕事はAIコンサル・業務活用支援のお仕事で、仕事を管理する仕組みを作る側の仕事はアプリケーション開発のお仕事で、それぞれ仕事の内容と受け方を確かめられます。複数の制作案件を並行して受けることが多いデザインの仕事の相場は、デザイナーの年収・単価相場にまとまっています。

よくある質問

Q. マルチタスクが苦手な人は、何から始めればいいですか？

抱えている仕事を1か所に全部書き出すことから始めます。メール、チャット、カレンダー、頭の中を順に見て、小さな仕事も含めて書き出します。次に、1件ごとに「次にやる具体的な作業」と「期限」を書き足します。この2つが決まるだけで、何から手を付けるか迷う時間が減り、忘れていた仕事に追われることも少なくなります。

Q. 優先順位が決められないときはどうすればいいですか？

まず、誰かを待たせている仕事を先に片付けます。確認の返事や資料の共有は短時間で終わり、止めておくとほかの人の仕事まで遅れるためです。次に、期限から作業にかかる日数を逆算し、始める日が早いものから並べます。それでも迷う場合は、依頼した人にどちらを先に進めるべきかを確かめるのが確実です。

Q. 作業中に割り込みの依頼が来たらどうすればいいですか？

すぐに取りかかる前に、仕事の一覧に書き留めます。障害やクレームのように放っておくと影響が広がるもの以外は、今の作業を区切りまで進めてから優先順位を付け直します。依頼した人には、いつ対応するかを伝えておくと、相手も待ちやすくなり、こちらも作業を途中で止めずに済みます。

Q. 紙とアプリ、どちらで管理するのがいいですか？

1人で仕事が10件程度までなら、紙のノートでも十分に管理できます。20件を超える、期限で並び替えたい、外出先からも追加したいという場合は、スプレッドシートやタスク管理アプリが便利です。複数人で仕事を分担している場合は、誰が何を持っているかを全員で見られるボード型の道具が向いています。