タスク漏れを防ぐ方法｜抱え込みと抜けを減らす仕組み

タスク漏れを防ぐいちばんの近道は、「気をつける」ことではなく、漏れが起きにくい仕組みを先に作ることです。 やることを書き出す場所を1つに決め、すべての作業に担当と期限を付け、決まった時間に見直す。 この3つがそろえば、記憶力や性格に関係なく、抜けと抱え込みはかなり減らせます。 この記事では、タスク漏れが起きる原因から、個人ですぐできる対策、チームで抱え込みを防ぐ仕組み、紙や表計算や専用の道具の使い分けまでを順に説明します。 チームで担当と期限と進み具合を共有したい場合は、Pinateca のようなタスク管理の道具を使う方法もあります。

タスク漏れが増えている背景

仕事の抜け漏れの悩みは昔からありますが、ここ数年で起きやすい環境になっています。 理由の1つは、仕事の依頼が届く経路が増えたことです。 メール、社内チャット、ビデオ会議の中での口頭の依頼、共有のスプレッドシートへの書き込み、取引先からの電話と、1日の中で依頼がばらばらの場所から届きます。 依頼を受けた場所がばらばらだと、「どこで頼まれたか」を思い出せず、そのまま忘れてしまいます。

もう1つは、在宅勤務や業務委託の広がりで、隣の席の人に「あれどうなった」と声をかけられる機会が減ったことです。 同じ事務所にいれば自然に気づけた抜けが、離れて働くと誰にも気づかれないまま期限を過ぎます。 業務委託で複数の取引先の仕事を並行して受ける人は、取引先ごとに違う道具を使うことも多く、さらに管理が難しくなります。

タスク漏れは個人の能力の問題として語られがちですが、実際には仕組みの問題であることがほとんどです。

しかし、仕事を忘れるのは記憶力や責任感の問題ではありません。この記事では、仕事を忘れる根本的な原因を解明し、個人でもチームでも実践できる具体的な対策を 12 個ご紹介します。 出典: asana.com

注意力に頼る対策は、忙しい時期や体調が悪い日にこそ効かなくなります。 仕組みで防ぐ考え方に切り替えることが、タスク漏れの対策の出発点です。

タスク漏れが起きる5つの原因

対策を考える前に、漏れがどこで起きているのかを知っておきます。 原因は大きく5つに分けられます。

1. 書き出していない

頼まれた作業を頭の中だけで覚えている状態です。 人が同時に覚えておける作業の数には限りがあり、新しい依頼が来るたびに古い依頼が押し出されます。 「後で書こう」と思っている間に別の依頼が来て、そのまま忘れるのが典型的な流れです。

2. 書き出す場所が複数ある

手帳、付箋、スマートフォンのメモ、チャットの自分宛てのメッセージ、と書き出す場所が分かれていると、どこかに書いた作業を見落とします。 書き出してはいるのに漏れる、という人の多くはこの状態です。

3. 担当と期限が決まっていない

会議で「それはやっておきましょう」と決まったものの、誰がいつまでにやるかを決めずに終わると、全員が「誰かがやるだろう」と考えて誰もやりません。 チームのタスク漏れで最も多い原因です。

4. 見直す時間がない

書き出した作業の一覧を見返す時間を取っていないと、期限が近い作業に気づけません。 一覧が長くなるほど見るのが億劫になり、さらに見なくなる、という悪循環に陥ります。

5. 慣れと思い込み

毎回やっている作業ほど、確認を省いてしまいます。

経験豊富な人ほど「慣れ」と「思い込み」により重要な確認作業をスキップし、抜け漏れが発生しやすくなります。 出典: suitup.jp

月末の請求書の送付、定期的な報告書の提出のように、繰り返しの作業は「いつもやっているから大丈夫」と思い込みやすく、担当が変わった月や、祝日で日程がずれた月に漏れが起きます。

タスク漏れが起きやすいタイミング

原因とは別に、漏れが集中しやすい時期や場面があります。 あらかじめ知っておけば、その時だけ見直しを増やすといった手当てができます。

• 休み明け：連休や休暇の後は、休み中に届いた依頼がまとめて押し寄せ、一部を見落とします。休み明けの最初の1時間は、作業を始める前に依頼の振り分けだけに使います。
• 繁忙期：月末、決算期、年度末など作業が集中する時期は、見直しの時間を削りがちです。忙しい時期ほど、毎朝の見直しを省かないことが大切です。
• 担当の交代：異動や退職、休職で担当が変わるときは、前の担当者の頭の中にだけあった作業が引き継がれずに消えます。
• 外出や移動の多い日：移動中にスマートフォンで受けた依頼は、事務所に戻るころには忘れています。移動中でも書き写せる道具を使うか、音声のメモを残します。
• 複数の会議が続いた日：会議ごとに決まった作業が積み重なり、どの会議で何を頼まれたかが混ざります。会議の合間に、決まった作業だけを書き写す時間を取ります。

特に担当の交代は、チーム全体で漏れが起きやすい場面です。 引き継ぐ側は、作業の一覧だけでなく「途中まで進んでいる作業」「相手からの返事を待っている作業」「定期的に発生する作業」の3つを分けて書き出して渡します。 返事を待っている作業は、前の担当者が相手とやり取りしていた経緯が分からないと続けられないので、やり取りの記録の場所も合わせて伝えます。 引き継いだ側は、最初の1週間は前の担当者に質問できる時間を確保しておくと、聞き漏れを補えます。

個人でできるタスク漏れの対策

まずは自分1人でできる対策から始めます。 道具は何でもかまいません。 大切なのは、次の5つを習慣にすることです。

書き出す場所を1つに決める

手帳でも、スマートフォンのアプリでも、表計算でもかまいませんが、作業を書き出す場所は1つに絞ります。 メールやチャットで依頼を受けたら、その場で、決めた1つの場所に書き写します。 「依頼を受けた場所」と「作業を管理する場所」を分けることが、漏れを防ぐ基本です。 仕事とプライベートの予定を同じ一覧で管理するか分けるかは好みで構いませんが、分ける場合でも、仕事の作業は仕事の一覧に必ず集めます。 途中で道具を変えるときは、古い一覧の作業をすべて新しい一覧に移し終えてから、古いほうの使用をやめます。

受けたら2分以内に書く

依頼を受けたときに、すぐに書き出す習慣をつけます。 会議の途中で口頭で頼まれたら、会議中にメモし、会議が終わったらすぐに一覧に書き写します。 書き出すのを後回しにした作業ほど漏れます。

作業は動詞で終わる形で書く

「A社の件」と書くのではなく、「A社に見積書を送る」のように、何をすれば終わるのかが分かる形で書きます。 曖昧な書き方をすると、一覧を見たときに何から手をつければよいか分からず、後回しにしてしまいます。 大きな作業は「見積もりの金額を上司に確認する」「見積書を作る」「A社に送る」のように、1回の作業で終わる大きさに分けます。

すべての作業に期限を付ける

期限のない作業は、いつまでも後回しにできます。 相手から期限を言われていなくても、自分で期限を決めて書きます。 相手との約束の期限と、自分で決めた期限は分けて書いておくと、優先順位を判断しやすくなります。

1日の始まりと終わりに一覧を見る

毎朝、仕事を始める前に一覧を見て、その日にやる作業を3〜5個選びます。 毎夕、仕事を終える前に一覧を見て、終わった作業に印を付け、終わらなかった作業の期限を見直します。 1回あたり5分ほどの見直しを毎日続けるほうが、週に1回まとめて見直すより漏れが減ります。

メールとチャットの依頼を取りこぼさない方法

依頼の多くは、メールと社内チャットで届きます。 この2つは、読んだ時点で「対応したつもり」になりやすく、漏れの温床になります。 取りこぼしを防ぐ方法を整理します。

読んだら3つのどれかに振り分ける

メールやチャットを開いたら、その場で「すぐ返す」「作業の一覧に書き写す」「読むだけで終わり」の3つのどれかに振り分けます。 2分以内に返せるものはその場で返し、時間がかかるものは作業の一覧に書き写してから、相手に「確認しました。金曜までに対応します」と受け取ったことを返します。 「後で読み返そう」と未読に戻したり、印を付けたまま放置したりするのが、最も漏れやすい扱い方です。

受け取ったことを相手に返す

依頼を受けたら、期限を添えて受け取ったことを返す習慣は、漏れを防ぐだけでなく、相手の安心にもつながります。 相手から見て「届いたかどうか分からない」状態がなくなるので、催促のやり取りも減ります。 返した期限は、そのまま自分の作業の一覧の期限として書きます。

チャットの依頼は流れる前に拾う

チャットは、新しい書き込みで古い書き込みが流れていきます。 グループのやり取りの中で「これお願いできますか」と頼まれた依頼は、数時間後には画面の外に消えています。 チャットの依頼は、メール以上に「その場で一覧に書き写す」ことを徹底します。 チャットの道具に、書き込みを保存したり、自分宛てのリマインダーを設定したりする機能があれば、それも併用します。

1日2回、まとめて確認する時間を決める

メールとチャットを常に開いていると、作業が細切れになり、かえって漏れが増えます。 午前と午後に1回ずつ、まとめて確認して振り分ける時間を決め、それ以外の時間は作業に集中します。 急ぎの連絡は電話や直接の呼びかけで届くようにチームで決めておけば、まとめて確認しても困ることはほとんどありません。

期限の決め方と優先順位の付け方

作業を書き出しても、どれから手をつけるかを決められないと、期限の近い作業を後回しにして漏れが起きます。 優先順位は、期限と影響の大きさの2つで決めます。

	影響が大きい	影響が小さい
期限が近い	今日のうちに着手する	短時間で片付けるか、人に頼む
期限が遠い	予定を確保して計画的に進める	一覧に残し、週の見直しで確かめる

見落としやすいのは、右下ではなく左下の「期限は遠いが影響が大きい」作業です。 提案書の作成や、来月の締切の申請書類のように、期限が先なので後回しにしているうちに、気づいたら間に合わない時期になっています。 こうした作業は、最終的な期限とは別に「下書きを上司に見せる日」のような途中の期限を自分で決めて、一覧に書いておきます。

期限を決めるときは、相手との約束の期限から逆算し、確認や修正の時間を見込んで、自分の期限を1〜2日前に設定します。 相手の確認が必要な作業なら、相手の都合も考えて、さらに早めに設定します。 期限ぎりぎりに仕上げると、修正の依頼が来たときに対応できず、結果として期限を過ぎることになります。

1週間で漏れを防ぐ仕組みを整える手順

ここまでの対策を一度にすべて始めるのは大変です。 1週間かけて、順番に整えていく手順を示します。

1. 1日目：今抱えている作業をすべて書き出します。手帳、付箋、メール、チャットを見返し、決めた1つの場所に集めます。
2. 2日目：書き出した作業に、担当と期限を付けます。期限のない作業には自分で期限を決めます。
3. 3日目：大きな作業を、1回の作業で終わる大きさに分けます。動詞で終わる形に書き直します。
4. 4日目：毎朝と毎夕の見直しの時間を、予定表に5分ずつ入れます。
5. 5日目：繰り返しの作業を洗い出し、確認表を作ります。
6. 6日目：メールとチャットをまとめて確認する時間を決めます。
7. 7日目：1週間を振り返り、漏れそうになった作業がなかったかを確かめ、仕組みを1つ直します。

チームで取り組む場合は、1日目に各自の一覧を持ち寄り、チームの一覧を1つにまとめる作業から始めます。 最初の週は時間がかかりますが、2週目からは毎日の見直しだけで回るようになります。

チームでタスク漏れを防ぐ仕組み

チームの漏れは、個人の対策だけでは防げません。 仕組みとして決めておくべきことは、次の5つです。

会議の終わりに「誰が・何を・いつまでに」を読み上げる

会議で決まった作業は、会議の最後に、担当者と期限を声に出して確かめます。 議事録の最後に「決まった作業」の欄を設け、担当者と期限の空欄がないことを確かめてから会議を終えます。 担当が決まらない作業は、その場で上司かリーダーが仮の担当を決めます。

作業の一覧をチームで1つにする

チームの作業の一覧を、全員が見られる1つの場所にまとめます。 個人ごとに別の一覧を持っていると、誰かが抱えている作業がほかの人から見えません。

担当は必ず1人にする

1つの作業に2人以上の担当を付けると、お互いに相手がやると思い込んで漏れます。 手伝う人がいても、責任を持つ担当は1人に決め、ほかの人は「協力者」として分けて書きます。

定例で一覧を確かめる

週に1回、15分ほどの短い打ち合わせで、チームの一覧を上から確かめます。 期限を過ぎている作業、担当が空いている作業、長く動いていない作業の3つを中心に見ます。 進み具合を報告し合う場ではなく、漏れと詰まりを見つける場と位置づけると、短い時間で済みます。

繰り返しの作業は手順書と確認表にする

月末の請求、定期の報告など、決まった時期に繰り返す作業は、手順書と確認表を作ります。 確認表は、手順の1つ1つに印を付けていく形にし、担当が変わっても同じように進められるようにします。 慣れと思い込みによる漏れは、確認表で防ぐのが最も確実です。

抱え込みが起きる理由と防ぎ方

タスク漏れと並んで困るのが、1人の人が作業を抱え込み、周りが気づいたときには手遅れになっている状態です。 抱え込みは、作業の量が見えないことから起きます。

抱え込む人には、いくつかの共通した事情があります。 「忙しいと言うと評価が下がる」と思っている、「人に頼むより自分でやったほうが早い」と考えている、「どこまで進んでいるかを説明するのが面倒」と感じている、といった事情です。 どれも、本人の性格というより、チームの中で作業の量と進み具合が見えていないことが根本にあります。

抱え込みを防ぐには、次の3つの仕組みが効きます。

1. 1人あたりの作業の数を見えるようにする：チームの一覧で、担当者ごとに進行中の作業の数を数えます。進行中の作業が極端に多い人がいれば、作業を振り直します。
2. 「進行中」に入れられる数の上限を決める：1人が同時に進める作業を3つまでと決めておくと、新しい作業を始める前に、今の作業を終えるか誰かに渡すかを考えるようになります。
3. 詰まったら早めに言える場を作る：定例の打ち合わせで「止まっている作業」を必ず聞く時間を設けます。止まっていると言うことが責められない雰囲気を作ることが、抱え込みの最大の予防です。

在宅で働くチームでは、抱え込みはさらに見えにくくなります。 チャットの返信が遅いことに周りが気づいても、それが忙しいからなのか、困っているからなのかは分かりません。 作業の一覧と進み具合を全員が同じ画面で見られる状態にしておくことが、離れて働くチームの抱え込みの対策になります。

リーダーや上司の側にもできることがあります。 新しい作業を頼むときに、「今抱えている作業のうち、どれを後回しにしてよいか」を一緒に決めることです。 作業を足すだけで減らす相談をしないと、頼まれた側は全部を抱えたまま無理を重ね、どこかで漏れが出ます。 また、作業を頼んだ後に「困っていることはないか」を短く聞く習慣も効果があります。 進み具合を問い詰めるのではなく、手助けが必要かどうかを確かめる聞き方にすると、抱え込んでいる人も早めに打ち明けやすくなります。

紙・表計算・タスク管理の道具の使い分け

タスク漏れの対策に使う道具は、作業の数と、何人で共有するかで選びます。 どの道具を使うかより、決めた道具に全部の作業を集めることのほうが大切です。

道具	向いている場面	気をつける点
紙の手帳やノート	1人で、作業の数が少ない	共有できない、検索できない
表計算（ExcelやGoogleスプレッドシート）	少人数で一覧を共有したい	期限の通知がない、更新した人が分かりにくい
個人向けのタスク管理アプリ	1人で多くの作業を管理したい	チームでの担当の割り振りには向かない場合がある
チーム向けのタスク管理の道具	複数人で担当と期限と進み具合を共有したい	全員が使わないと効果が出ない

紙で足りる場面

1人で、1日に扱う作業が10個程度までなら、紙の手帳やノートで十分です。 書く行為そのものが記憶を助け、一覧を開くのに手間がかかりません。 毎朝のページに「今日やること」を書き、終わったら線を引いて消す、というやり方は、道具に慣れていない人でもすぐに始められます。

表計算で足りる場面

2〜3人の少人数で作業を共有するなら、表計算で一覧を作る方法も有効です。 列を「作業」「担当」「期限」「状態」「メモ」にし、期限の列で並べ替えれば、近い期限の作業から確かめられます。 条件付き書式で、期限を過ぎた行の色が変わるようにしておくと、見落としが減ります。 ただし、期限が近づいても通知は届かないので、自分から開いて見る習慣が必要です。

個人向けのタスク管理アプリ

1人で多くの作業を管理するなら、スマートフォンとパソコンの両方で使えるタスク管理アプリが便利です。 たとえばTodoistは、無料のプランで個人のプロジェクトを5件まで作れ、作業ごとにリマインダーを設定できます。 有料のプロプランは、料金ページの表示で年払いなら1か月あたり5米ドル、月払いなら7米ドルです。 料金は地域や時期で変わることがあるので、公式の料金ページで確かめてください。

チーム向けのタスク管理の道具

複数人で担当と期限と進み具合を共有するなら、チーム向けの道具が向いています。 カードを列に並べるカンバン方式の道具として広く知られるTrelloは、無料のプランでワークスペースあたり10人までの共同作業者と10個までのボードを使え、担当者と期限をカードに設定できます。 有料のStandardは年払いで1人あたり月額5米ドル（月払いは6米ドル）、カレンダーやタイムラインの表示を使えるPremiumは年払いで1人あたり月額10米ドル（月払いは12.5米ドル）です（Trelloの料金ページの表示による）。 カレンダーで期限を見渡したい場合は、どのプランで使えるかを確かめてから選ぶと、後から困りません。

複数人で担当と期限と進み具合を共有したい場合の選択肢

チームでタスク漏れと抱え込みを防ぐには、「誰が」「何を」「いつまでに」「今どこまで」の4つを、全員が同じ画面で見られることが大切です。 そのうえで、期限の近い作業や自分宛ての依頼が、見に行かなくても届く仕組みがあると、漏れはさらに減ります。

Pinatecaは、カンバンボード、ガントチャート、カレンダー、リストなど8種類のボードとチャットを備えたタスク管理の道具で、5人までなら無料で、ガントチャートやカレンダーを含む全種類のボードを使えます。 カードに担当者と締切を設定でき、自分宛てのメンション、担当の割り当て、締切は「受信箱」に集まるので、チャットやメールを見返さなくても自分のやるべきことを確かめられます。 カンバンボードで「未着手」「進行中」「レビュー」「完了」のように列を分ければ、誰の手元に作業が溜まっているかが一目で分かり、抱え込みにも早く気づけます。 リソースボードでは人やチームごとに作業の負荷の偏りを見られるので、作業の振り直しの判断にも使えます。 カードのコメントとワークスペースのチャットがつながっているので、「あの依頼はどこで話したか」を探す手間も減ります。 有料のスタンダードプランは1人あたり月額500円（税抜、年払いなら月額400円）で、人数とボードの上限がなくなります。 最新の料金と機能は、Pinateca の掲載ページと公式サイトで確かめてください。 Pinatecaは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

どの道具を選ぶ場合でも、導入の最初に「依頼はすべてこの道具のカードにする」「口頭やチャットで受けた依頼も、受けた人がカードにする」という決まりをチームで合意しておくことが欠かせません。 道具を入れても、依頼の一部がチャットに残ったままでは、漏れは減りません。

タスク漏れが起きたときの対応

仕組みを整えても、漏れを完全になくすことはできません。 漏れが起きたときの対応を決めておくことも、対策の一部です。

まず、気づいた時点ですぐに関係者に伝えます。 期限を過ぎた作業を黙って急いで片付けようとすると、間に合わなかったときの影響がさらに大きくなります。 「何が漏れていたか」「いつまでに対応できるか」「相手への影響はあるか」の3点を、上司や依頼者に短く伝えます。

次に、相手への影響を最小限にする手当てをします。 取引先への提出物が遅れたなら、謝罪とともに、提出できる日時を具体的に伝えます。 日時を約束できない場合でも、「明日の正午までに見通しを連絡します」と、次の連絡の時期を約束します。

最後に、なぜ漏れたのかを振り返り、仕組みを1つだけ直します。 「書き出していなかった」なら依頼の受け方を、「担当が決まっていなかった」なら会議の終わり方を、「確認を省いた」なら確認表を直します。 人を責めるのではなく、仕組みのどこに穴があったかを探すことが、同じ漏れを繰り返さないための唯一の方法です。

チームで漏れが起きたときは、振り返りの結果を短い記録に残しておきます。 「いつ、何が漏れ、原因は何で、仕組みのどこを直したか」を1件あたり数行で書き、チームの誰でも見られる場所に保存します。 同じ種類の漏れが2回続いたら、注意を呼びかけるのではなく、確認表に項目を加える、会議の終わり方を変えるといった、仕組みの変更で止めることを決まりにしておきます。 記録が溜まると、自分たちのチームがどこで漏れやすいかの傾向が見え、新しく入ったメンバーへの説明にも使えます。

業務委託で複数の取引先と仕事をするときの漏れ対策

業務委託やフリーランスで、複数の取引先から仕事を受けている人は、会社員とは違う漏れ方をします。 取引先ごとに連絡の手段が違い、使う道具も違うので、依頼が届く場所がさらに分散するからです。

対策の基本は、取引先がどの道具を使っていても、自分の作業の一覧は自分の決めた1か所にまとめることです。 取引先のタスク管理の道具に依頼が書かれていても、それとは別に、自分の一覧に「A社：ロゴの修正案を送る（期限は木曜）」と書き写します。 二重に管理する手間はかかりますが、取引先ごとの道具を毎日すべて見て回るより、漏れはずっと減ります。

もう1つ大切なのが、請求や契約の更新のような、仕事の中身以外の作業です。 納品に集中していると、請求書の送付や、契約の更新の確認を忘れがちです。 月末に必ず見る確認表に「各取引先への請求書の送付」「翌月の稼働の予定の連絡」を入れておくと、収入に直結する漏れを防げます。

在宅で業務委託の仕事を探す場合、作業の中身と並んで、取引先とのやり取りの方法を事前に確かめておくことが大切です。 在宅でもできるITやマーケティングの仕事の種類はAI・マーケティング・セキュリティのお仕事で、デザインの仕事の報酬の目安はデザイナーの年収・単価相場で確かめられます。

医療・介護など確認が欠かせない職場での漏れ対策

医療機関の事務や介護の現場のように、漏れが利用者の安全や請求に直結する職場では、仕組みによる対策がとくに重要です。 こうした職場では、次の3つが基本になります。

1つ目は、申し送りの形式を決めることです。 勤務の交代のときに伝える内容を、決まった項目の用紙や画面に書く形にすると、口頭だけの申し送りで起きる伝え漏れが減ります。

2つ目は、2人で確かめる作業を決めることです。 すべての作業を2人で確かめると業務が回らなくなるので、間違えたときの影響が大きい作業だけを選び、そこに確認の印を2つ付ける形にします。

3つ目は、記録をデジタルにして検索できるようにすることです。 紙の記録は、後から「いつ誰が何をしたか」を探すのに時間がかかります。 介護の現場の記録のデジタル化については、国の補助金を使える場合があり、介護・福祉事業所のDX化2026｜IT導入補助金で介護記録を完全デジタル化で流れを整理しています。 医療機関の受付や会計の事務で働く人に向けた資格としては、医療事務技能審査試験（メディカルクラーク）があり、正確な事務処理の基本を学べます。

運営者として見てきた漏れの少ない人の傾向

在宅ワークとフリーランスの仲介を2004年から続けてきた立場から見ると、長く取引が続く人には共通した傾向があります。 それは、作業の質と同じくらい、「漏れのなさ」で信頼を得ているという点です。

納品物の出来が多少よくても、返信の漏れや期限の見落としが続く人は、次の依頼につながりにくくなります。 反対に、依頼を受けたらすぐに「承知しました。木曜の正午までにお送りします」と期限を添えて返し、その期限を守り続ける人は、発注側から「この人に任せると楽」と思われ、継続の依頼が集まります。 漏れのなさは、目立たないけれども、長く仕事を続けるうえで最も効く力です。

また、発注側と受ける側が直接やり取りできる関係では、依頼の内容と期限が間に人を挟まずに伝わるので、そもそも漏れが起きにくくなります。 中間のマージンが乗らない直接の取引なら、同じ予算で発注側はより多く頼め、受ける側も手取りが厚くなります。 手数料0%で直接やり取りできる仕組みは、金額の面だけでなく、依頼の伝わり方の確かさという点でも、漏れの少ない仕事の進め方を支えます。

業務の流れを整え、チームの漏れを減らす仕組みづくりを外部から支援する仕事もあります。 その仕事の中身はAIコンサル・業務活用支援のお仕事で紹介しています。 在宅でITの仕事を始めたい人は、アプリケーション開発のお仕事で、求められるスキルと仕事の進め方を確かめてみてください。

よくある質問

Q. タスク漏れを防ぐために最初にやるべきことは何ですか？

作業を書き出す場所を1つに決めることです。手帳、付箋、スマートフォンのメモ、チャットと書く場所が分かれていると、書いたはずの作業を見落とします。メールやチャットで依頼を受けたら、その場で決めた1つの場所に書き写す習慣をつけるだけで、漏れはかなり減ります。道具は紙でも表計算でもかまいません。

Q. チームでタスク漏れが多いときは何から見直せばよいですか？

会議の終わり方から見直すのが効果的です。会議で決まった作業について、担当者と期限を最後に読み上げ、議事録の決まった作業の欄に空欄がないことを確かめてから終えます。担当が2人以上になっている作業は、責任を持つ担当を1人に決め直します。チームの作業の一覧を1つにまとめることも欠かせません。

Q. 抱え込みやすい人にはどう対応すればよいですか？

本人の性格の問題として扱わず、作業の量と進み具合が見える仕組みを作ります。チームの一覧で担当者ごとの進行中の作業の数を確かめ、同時に進める作業の上限を決めます。定例の打ち合わせで止まっている作業を必ず聞く時間を設け、止まっていると言っても責められない雰囲気を作ることが大切です。

Q. タスク管理の道具を入れたのに漏れが減らないのはなぜですか？

依頼の一部が道具の外に残っていることが多いのが原因です。チャットや口頭で受けた依頼がカードにされないままだと、道具を入れる前と同じように漏れます。依頼はすべて道具に登録する、口頭で受けた依頼は受けた人が登録する、という決まりをチームで合意し、定例で一覧を確かめる習慣と組み合わせることが必要です。