リード管理とは｜見込み客を逃さない記録の付け方

2026年10月15日

＠SOHO編集部

この記事のポイント

✓広告メールの同意の決まり
✓Excelや専用ツールの選び方まで
✓少人数の事業でもすぐ始められる形で整理しました

リード管理とは、問い合わせや名刺交換で接点ができた見込み客の情報を、成約するまで途切れさせずに記録し、次に何をするかを決め続ける仕事のことです。結論から言うと、リード管理の成否は高価なツールではなく、「段階の決め方」と「次にやることと期日を必ず書く」という2つの決まりでほぼ決まります。問い合わせが来たのに返事が遅れた、名刺は集まったのに誰に連絡したか分からない、という取りこぼしは、記録の付け方を変えるだけで大きく減らせます。

この記事では、リードの段階の決め方、記録する項目、始め方の5ステップ、優先順位の付け方、連絡の頻度、広告や宣伝のメールを送る前に確かめる法律、Excel やスプレッドシートから専用ツールまでの選び方を順に説明します。問い合わせの受付から返信までを1つの画面で管理できるフォームのサービス Halict も、方法の1つとして後半で紹介します。

リード管理とは：見込み客を成約まで追いかける記録

リード管理という言葉は、営業やマーケティングの現場で使われてきた言葉ですが、やっていることは単純です。「誰が」「どこから来て」「いまどの段階にいて」「次に何をするか」を、関わる人が同じ情報を見られる形で残すことです。

リードとは何か

リードとは、商品やサービスに関心を示し、連絡先が分かっている見込み客のことです。たとえば次のような人がリードにあたります。

Webサイトの問い合わせフォームから質問を送ってきた人
展示会やセミナーで名刺を交換した人
資料のダウンロードのために、メールアドレスを登録した人
既存の取引先から紹介された人
見積もりを依頼してきたが、まだ発注を決めていない人

まだ連絡先が分からない段階の人は、リードとは呼ばずに「潜在的な顧客」と分けて考えるのが一般的です。リード管理が扱うのは、連絡先が分かり、こちらから働きかけられる状態になった人からです。

顧客管理との違い

顧客管理（CRM）とは、すでに取引のある顧客との関係を記録し、継続や追加の取引につなげる仕組みのことです。リード管理はその手前、「まだ顧客になっていない人」を顧客にするまでの記録です。実際には1つの表やツールで両方を扱うことが多く、リードが成約した時点で顧客の記録に切り替わる、という流れで運用します。

両者を分けて考える理由は、やることが違うからです。リードには「関心を確かめる」「疑問に答える」「判断の材料を渡す」という働きかけが必要で、顧客には「約束どおり納める」「困りごとに応える」という対応が必要です。同じ表の中でも、段階の列を見れば、いまどちらの対応が必要かがすぐ分かるようにしておくと混乱しません。

Salesforce の解説は、リード管理を接点ができた時点から購入までの一連の流れと位置づけたうえで、こう書いています。

しかし効果的なリード管理は第一印象がすべてではありません。取引を勝ち取る強力な顧客関係を築くために、つながりを構築し継続的に育むことです。出典: salesforce.com

最初の返信が速いことは大切ですが、それだけでは成約に届きません。2回目、3回目の連絡をいつ、何の話題で送るかまで記録に残すことが、リード管理の中身です。

リード管理が必要になった背景

リード管理が大企業だけの話ではなくなった理由は、見込み客との接点が増え、しかも分散したことにあります。かつては営業担当が足で回って名刺を集め、手帳に記録すれば足りました。いまは、同じ1社の見込み客でも、Webの問い合わせフォーム、メール、電話、SNS のメッセージ、オンラインのセミナー、紹介と、入口がばらばらです。

入口が増えると、次のような取りこぼしが起きやすくなります。

フォームの通知メールが担当者の受信箱に埋もれ、返信が数日遅れる
電話で受けた相談がメモ用紙に残ったまま、誰にも共有されない
2人の担当者が同じ見込み客に別々に連絡してしまう
見積もりを出したあと、追いかけの連絡を誰もしないまま忘れられる
担当者が退職や異動をすると、やり取りの経緯が分からなくなる

もう1つの背景は、購入を決めるまでの期間が長くなったことです。検討する側は Web で比較記事や口コミを読み、複数の会社に問い合わせてから決めます。最初の問い合わせから発注までに数週間から数か月かかることも珍しくありません。その間に連絡が途切れると、比較していた別の会社に決まってしまいます。

Salesforce の同じ解説には、パーソナライズされた対応の効果について、マッキンゼーの調査として「人間は理解されていると感じると、購入する可能性が40%増加する」というデータが紹介されています。数字の大小よりも大切なのは、相手の状況を覚えている対応が選ばれる理由になるという点です。相手の状況を覚えておくには、記録に頼るしかありません。

リードの段階を決める

リード管理で最初に決めるのは、リードの段階（フェーズ）です。段階とは、見込み客がいま購入までのどのあたりにいるかを示す区分のことです。段階が決まっていないと、「この人は追いかけるべきか」「誰が対応するか」の判断が人によってばらばらになります。

少人数の事業なら、次の5段階で始めるのが扱いやすい形です。

段階	状態の目安	こちらがやること
新規	問い合わせや名刺交換があったばかり	当日か翌営業日までに最初の返信
接触済み	返信をして、相手の要望を聞いている	課題と予算と時期を確かめる
提案中	見積もりや提案書を送った	疑問への回答と、期日を決めた追いかけ
成約	発注や申し込みが決まった	顧客の記録に切り替えて納品へ
見送り	今回は発注しないと分かった	理由を記録し、時期を決めて再連絡

段階を決めるときのポイントは3つあります。

1つ目は、段階の数を増やしすぎないことです。10段階に細かく分けると、どこに入れるか迷う時間が増え、更新されなくなります。5段階前後で始め、運用して迷う場面が出てきたら分けるくらいでちょうどよい長さです。

2つ目は、段階を移す条件を言葉で決めておくことです。「接触済み」から「提案中」に移すのは見積書を送った時点、と決めておけば、担当者が変わっても同じ基準で並びます。条件があいまいなまま運用すると、楽観的な担当者の表は提案中ばかりになり、慎重な担当者の表は接触済みばかりになります。

3つ目は、「見送り」を消さずに残すことです。見送りになったリードは、予算の時期が来れば再び検討を始めることがあります。理由と再連絡の時期を書いて残しておけば、半年後に連絡する材料になります。見送りの理由を集めておくと、価格が合わないのか、機能が足りないのか、時期の問題なのかという傾向も見えてきます。

リード管理で記録する項目

段階が決まったら、1件ごとに何を記録するかを決めます。項目が多すぎると入力が止まり、少なすぎると次の行動が決められません。最初は次の12項目から始めるのがおすすめです。

項目	書く内容の例
受付日	2026/10/20
会社名・氏名	株式会社〇〇　△△様
連絡先	メールアドレス、電話番号
流入元	Webフォーム、展示会、紹介、電話
問い合わせの内容	料金の質問、導入時期の相談など
段階	新規、接触済み、提案中、成約、見送り
担当者	社内の担当者名
最後に連絡した日	2026/10/22
次にやること	見積書の送付、導入事例の共有
次にやる期日	2026/10/27
見込みの金額	30万円
メモ	相手の課題、決裁する人、比較している会社

このうち特に大切なのが「次にやること」と「次にやる期日」です。リードの取りこぼしの多くは、記録が無いからではなく、記録はあるのに次の行動が決まっていないから起きます。「連絡済み」とだけ書かれた行は、そこで止まります。「10月27日までに導入事例を2件送る」と書かれた行は、期日が来れば誰かが動きます。

流入元の項目も、後から効いてきます。成約したリードがどの入口から来たかを数えれば、展示会に出るべきか、Webの記事を充実させるべきかの判断材料になります。流入元は自由に書かせると表記がばらつくので、選択肢を決めて選ぶ形にしておきます。

メモの欄には、相手が使った言葉をそのまま残すのがコツです。「コストを下げたい」より「外注費を月に10万円ほど下げたい、来年4月までに」と書いてあるほうが、次の提案の材料になります。ただし、仕事に関係のない個人的な情報や、本人が知られたくないと思う情報は書かないようにします。記録は担当者以外も読むものだという前提で書きます。

リード管理の始め方5ステップ

ここからは、何も仕組みがない状態からリード管理を始める手順を5つのステップで説明します。最初から完璧な仕組みを作ろうとせず、1週間で回し始めて、1か月後に見直すくらいの進め方が現実的です。

ステップ1：いまあるリードを1か所に集める

最初にやるのは、散らばっている見込み客の情報を1つの表に集めることです。メールの受信箱、名刺、手帳、チャットの履歴、スマートフォンの連絡先を見直し、この3か月ほどで接点のあった人を書き出します。完璧に集めようとすると終わらないので、「まだ返事をしていない人」「見積もりを出したまま結果を聞いていない人」から優先します。

ステップ2：段階と記録する項目を決める

次に、先ほどの段階と項目を、自分の事業に合わせて決めます。段階の名前は、社内で普段使っている言葉にするのが長続きのコツです。「提案中」より「見積もり済み」のほうが通じるなら、そちらを使います。決めた段階と移す条件は、表の1枚目のシートか、表の上部に書いておきます。

ステップ3：新しいリードが入る道を1本にする

いちばん効くのがこのステップです。新しいリードが表に入る道を決めます。Webの問い合わせは自動で表に入るようにし、電話や名刺交換で得たリードは、受けた人がその日のうちに表に入力する、という決まりにします。入口が複数あっても、最後に集まる場所を1つにしておけば、取りこぼしは大きく減ります。

ステップ4：毎日と毎週の確認の時間を決める

記録は、見る時間を決めないと使われません。毎朝10分、「次にやる期日」が今日までの行を確かめる時間を作ります。週に1回は30分ほど、提案中のリードを全員で見て、止まっているものがないかを確かめます。少人数なら、週1回の打ち合わせの最初の議題にしてしまうのが確実です。

ステップ5：1か月後に数字で見直す

1か月運用したら、数字で見直します。見るのは次の3つです。

新規のリードが何件あり、何件が成約したか
最初の返信までに平均で何時間かかったか
次にやる期日が過ぎたまま止まっている行が何件あるか

止まっている行が多いなら、段階の決め方か、確認の時間の取り方に無理があります。項目が多すぎて入力されていない列があれば、思い切って削ります。リード管理の仕組みは、作った日ではなく、見直した日から使えるものになります。

スコアリングと優先順位の付け方

リードが増えてくると、すべてに同じ手間をかけられなくなります。そこで使うのがスコアリングです。スコアリングとは、リードの見込みの高さを点数にして、対応の順番を決める方法のことです。

本格的なツールでは、Webページの閲覧やメールの開封に自動で点数を付けますが、少人数の事業なら手作業の簡単な点数で十分です。たとえば次のような基準を決めます。

基準	点数の例
導入の時期が3か月以内と分かっている	3点
予算の目安を聞けている	2点
決める立場の人と話せている	2点
自社のサービスで解決できる課題である	2点
紹介や既存顧客からのリードである	1点

合計が7点以上なら最優先、4点から6点なら通常の追いかけ、3点以下なら情報提供を続ける対象、のように分けます。点数の基準は、成約したリードを振り返って「成約した人に共通していたこと」から作るのが確実です。

正直なところ、点数の精度にこだわりすぎるのはおすすめしません。スコアリングの目的は、正しい点数を付けることではなく、「今日はどのリードから連絡するか」を迷わず決めることです。基準は3つから5つに絞り、担当者が10秒で付けられる形にします。点数を付ける作業に時間がかかるようなら、本末転倒です。

もう1つ気をつけたいのは、点数が低いリードを放っておかないことです。今は時期ではないだけで、半年後に予算が付くこともあります。点数が低いリードには、月に1回程度の情報提供を続け、反応があったら点数を見直す、という扱いにします。

見込み客との関係を育てる連絡の仕方

すぐには発注しないリードとの関係を、継続的な連絡で深めていくことを、ナーチャリング（育成）と呼びます。言葉は大げさですが、やっていることは「相手の役に立つ情報を、適度な間隔で届ける」ことです。

連絡の頻度の目安

頻度は業種によって違いますが、一般的な目安は次のとおりです。

新規のリード：問い合わせの当日か翌営業日までに最初の返信
提案中のリード：見積もりを送ってから3営業日から1週間で、疑問がないかを確かめる連絡
すぐに発注しないリード：月に1回から2回、事例や役立つ情報を届ける
見送りになったリード：理由に合わせて、3か月後や半年後に状況を聞く

大切なのは、連絡のたびに「相手にとっての理由」があることです。「その後いかがでしょうか」だけのメールは、何度も送ると読まれなくなります。「同じ業種の会社で、このような使い方をした例があります」「前回ご質問いただいた点について、新しい情報が出ました」のように、相手の課題に関係する話題を添えます。

連絡の内容も記録に残す

送った内容は、日付とあわせて記録に残します。何を送ったかが分かれば、次の連絡で同じ話をくり返さずに済み、担当者が変わっても話がつながります。相手から返事が来たときに、前回どんな話をしたかをすぐ確かめられることが、「覚えてくれている」という印象につながります。

連絡をやめる判断も決めておく

何度連絡しても反応がないリードもあります。たとえば「3回続けて返事がなければ、見送りに移して半年後に1回だけ連絡する」のように、やめる基準も決めておきます。追いかけ続けることが相手の負担になる場合もあるので、相手が連絡を望まないと分かったら、すぐにやめて記録に残します。

広告や宣伝のメールを送る前に確かめること

リード管理でメールアドレスを集めると、案内のメールをまとめて送りたくなります。ここで確かめておきたいのが、特定電子メール法です。特定電子メール法とは、広告や宣伝のメールの送り方を定めた法律で、迷惑メールを防ぐために作られました。

総務省のパンフレットは、この法律の基本をこう説明しています。

原則としてあらかじめ同意した者に対してのみ広告宣伝メールの送信が認められる「オプトイン方式」が導入されています。出典: 総務省「特定電子メールの送信の適正化等に関する法律のポイント」

オプトインとは、受け取る側があらかじめ「送ってよい」と同意することです。同じパンフレットには、同意がなくても送れる例外として、取引関係にある人に送る場合や、名刺などの書面でメールアドレスを知らせてくれた人に送る場合などが挙げられています。ただし、通信販売の広告メールにあたる場合は特定商取引法の対象になり、同意なしには送れないとも書かれています。

リード管理の記録に関係するのは、次の3点です。

同意を得たときの状況（時期と方法など）を記録として保存する。保存期間は、その相手に広告宣伝メールを最後に送った日から1か月とされている
メールには、送信者の氏名または名称、受信を拒否できること、拒否の連絡先（メールアドレスかURL）を表示する
受信を拒否する連絡を受けたら、その後は送らない

法律の条文は e-Gov 法令検索の特定電子メールの送信の適正化等に関する法律で読めます。条文の第3条に、同意を得た人などにしか送ってはならないこと、同意の記録を保存すること、拒否の連絡を受けたら送ってはならないことが書かれています。

実務では、リードの記録に「メール配信の同意」という列を作り、「あり（2026/10/20 フォームで同意）」「なし」「拒否（2026/11/02）」のように書いておくと、送ってはいけない相手にうっかり送る事故を防げます。どの例外にあたるかは、メールの内容や取引の形で変わります。判断に迷うときは、総務省の案内を読んだうえで専門家に確かめてください。

あわせて、集めた氏名やメールアドレスは個人情報にあたります。個人情報保護法では、個人情報を取得したときに利用目的を本人に知らせるか公表することが求められています。問い合わせフォームに「ご質問への回答と、サービスのご案内のために利用します」と書いておけば、後から案内を送るときにも説明がつきます。全体の決まりは個人情報保護委員会の案内で確かめられます。

リード管理の方法とツールの選び方

リード管理の方法は、大きく分けて3つあります。どれが正解というわけではなく、リードの件数と、関わる人数で選びます。

方法1：Excel やスプレッドシートで管理する

リードが月に数十件まで、関わる人が1人から3人程度なら、Excel や Google スプレッドシートで十分に回ります。費用がかからず、項目を自由に変えられるのが利点です。

使いやすくする工夫として、段階や流入元の列はプルダウンで選ぶ形にしておきます。Google スプレッドシートでは、セルを選んで［挿入］から［プルダウン］を選ぶと、選択肢を決めて入力できます。手順は Google のヘルプ「セル内にプルダウンリストを作成する」に書かれています。Excel でも［データ］の［データの入力規則］から同じことができます。表記がそろえば、並べ替えや件数の集計が正しくできるようになります。

次にやる期日が今日を過ぎた行に色を付ける設定も効果的です。条件付き書式を使えば、期日の列が今日以前になった行を自動で目立たせられます。毎朝の確認で、色の付いた行から片付ければよくなります。

弱点は、入口が分かれたままになりやすいことです。問い合わせのメールを見ながら表に手で写す運用だと、写し忘れが起き、返信もメールソフトで別に送るので、表と実際のやり取りがずれていきます。

方法2：問い合わせの受付と管理が一体になったフォームを使う

リードの多くが Web の問い合わせフォームから来るなら、受付と管理と返信を1つにまとめる方法があります。フォームから届いた1件ごとに担当と状況が付き、返信も同じ画面から送れれば、表への写し忘れも、メールソフトとの行き来もなくなります。

社外の多くの人から問い合わせが届き、担当と状況を付けて返信まで回したい場面の選択肢の1つが Halict（ハリクト）です。公式サイトによると、Halict は受付から対応までをひとつにするフォームのサービスで、届いた1件ごとに担当と状況が残り、返信も同じ画面から送れて、開封まで記録されます。料金はメンバー1人までのフリープランが0円で、フォームの数と回答の数は無制限、状況の管理（ステージ管理）、自動返信、CSV の書き出しが使えます。メンバー3人までのスタータープランは月額2,980円、10人までのチームプランは月額7,800円（いずれも税抜）で、チームプランには一斉メールと開封・クリックの計測、Teams・Slack・Chatwork への通知も含まれます。Halict は、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

この方法が合うのは、問い合わせフォームがリードの主な入口になっている事業です。展示会や電話が主な入口なら、フォームだけでは全体を拾えないので、方法1や方法3と組み合わせて考えます。

方法3：SFA・CRM・MA の専用ツールを使う

リードが月に数百件を超え、営業担当が何人もいる組織では、専用のツールが選択肢になります。それぞれの役割は次のとおりです。

SFA（営業支援システム）：営業担当の商談の進み具合や活動を記録するツール
CRM（顧客関係管理）：顧客との関係を、問い合わせから取引後まで一元的に記録するツール
MA（マーケティングの自動化）：メールの配信やWebの閲覧の記録から、見込みの高いリードを自動で見つけるツール

専用ツールは機能が豊富な反面、費用がかかり、項目の設計や社内への定着に時間がかかります。表計算で運用したことがないまま導入すると、何を記録すべきか決まらず、高いツールが空のまま残ることがあります。まず表計算か簡単なツールで段階と項目を固め、件数や人数が増えて手作業で回らなくなったら移る、という順番のほうが失敗しにくい選び方です。

選び方の目安

状況	向いている方法
リードが月に数十件まで、1人から3人で対応	Excel・スプレッドシート
リードの多くが Web のフォームから来る	受付と管理が一体のフォーム
営業担当が多く、商談の進み具合を細かく見たい	SFA・CRM
メール配信やWebの閲覧から見込みを判断したい	MA

リード管理のメリットと、うまくいかない原因

リード管理のメリット

リード管理を続けると、次のような変化が出てきます。

1つ目は、返信の遅れと連絡漏れが減ることです。次にやる期日が見えていれば、忘れていた見積もりの追いかけに気づけます。

2つ目は、担当者が変わっても話が途切れないことです。休みや退職のときも、記録を読めば経緯が分かり、相手に同じ質問をくり返さずに済みます。

3つ目は、売上の見通しが立つことです。提案中のリードの見込み金額を合計すれば、来月から先の売上の目安が分かります。

4つ目は、どの入口が成約につながるかが分かることです。流入元ごとに成約の件数を数えれば、時間とお金をかける先を決められます。

うまくいかない原因

一方で、リード管理を始めても定着しない例も多く見られます。よくある原因は次の4つです。

項目が多すぎて、入力が後回しになる
入力する人と見る人が分かれていて、入力する人に得がない
次にやることと期日の欄が空のまま、「連絡済み」だけが並ぶ
ツールを入れたことで満足し、見直しの時間を取っていない

特に2つ目は見落とされがちです。営業担当が入力した記録を、上司が数字の確認にしか使わないと、入力は義務の作業になり、質が落ちていきます。記録を使って「次に誰に連絡するか」を本人が決められる形にすると、入力が自分のための作業になり、続きやすくなります。

リード管理を成功させるコツ

うまくいっている現場に共通するコツを、すぐ取り入れられる形で整理します。

入力は「その日のうちに、3分以内」

リードの記録は、時間が経つほど正確さが落ちます。電話や面談のあとは、その日のうちに入力する決まりにします。1件の入力が3分以内で終わるように項目を絞り、詳しい内容はメモの欄に箇条書きで残す形にします。

1件の担当者は1人に決める

担当者の欄に2人の名前があると、お互いに相手がやると思い込み、どちらも動かないことがあります。手伝う人がいても、最後まで責任を持つ人を1人に決めます。

返信の目安の時間を決める

「新規の問い合わせには営業時間内なら2時間以内に最初の返信をする」のように、目安を決めて共有します。目安があると、全員の動きがそろいます。すぐに答えられない質問でも、「確認して明日までにお返事します」と先に返すだけで、相手の不安は大きく減ります。

見送りの理由を必ず聞く

見送りになったときは、差し支えのない範囲で理由を聞き、記録します。「今回は予算が合わなかった」「機能が足りなかった」「時期が早かった」という理由が集まれば、価格の見直しや提案の改善につながります。

月に1回は件数を数える

新規の件数、成約の件数、止まっている行の件数を月に1回数えるだけで、仕組みが回っているかが分かります。細かい分析よりも、毎月同じ数字を同じ方法で数え続けることのほうが大切です。

少人数の事業やフリーランスの場合

リード管理は会社の営業部門だけのものではありません。個人で仕事を受けるフリーランスや、数人で運営する小さな事業こそ、記録の効果が大きく出ます。1人で営業も制作も経理もこなしていると、制作が忙しい時期に問い合わせへの返信が止まり、仕事が途切れる、という波が起きやすいからです。

少人数の場合は、次のような最小限の形から始めるのがおすすめです。

表は1枚だけにして、項目は「受付日」「名前」「連絡先」「内容」「段階」「次にやること」「期日」の7つに絞る
毎週月曜の朝に15分、期日が今週の行を確かめる
制作が忙しい時期でも、新規の問い合わせには「何日までにお返事します」とだけ先に返す
成約しなかった相手にも、半年後に近況を伺う連絡を1回だけ入れる

フリーランスの場合、リードの入口は過去の取引先からの紹介や、仕事を仲介するサービス経由の相談が中心になります。過去に一緒に仕事をした相手も、次の仕事のリードです。取引が終わった案件の相手も表に残し、数か月ごとに近況を伝えるだけで、次の相談につながることがあります。

運営の現場から見えること

在宅ワークとフリーランスの仲介を2004年から続けてきた運営者として見てきた限りでは、長く仕事が続く人ほど、問い合わせへの最初の返信が速く、そのあとの連絡を記録に残しています。特別な営業の技術を持っているというより、「誰に、いつ、何を返したか」を忘れない仕組みを持っている、という違いです。依頼する側から見ても、前回の相談の内容を覚えている相手には、次の仕事も頼みやすくなります。

もう1つ見えてくるのは、仲介の手数料がかからない直接のやり取りでは、記録の持ち主が自分になるという点です。仲介サービスの画面にやり取りが残る場合と違い、直接の取引では、相手の連絡先も経緯も自分で管理する必要があります。その代わり、中間の手数料が乗らない分、依頼する側は同じ予算でより多くを頼め、受ける側は手取りが厚くなります。直接の関係を長く続けるための土台が、ここまで説明してきたリード管理の記録です。

リード管理の考え方は、マーケティングや営業支援の仕事そのものにも直結しています。見込み客の獲得から育成までを支援する仕事の内容は、AI・マーケティング・セキュリティのお仕事で、業務の流れに AI を取り入れて効率を上げる支援の仕事は、AIコンサル・業務活用支援のお仕事で紹介しています。顧客管理の仕組みを自社の業務に合わせて作る側に回りたい人は、アプリケーション開発のお仕事も参考になります。

中小企業の営業やマーケティングの仕組みづくりを、経営全体の視点から支援する専門家の資格として、中小企業診断士があります。リード管理のような仕組みづくりの相談を受ける立場を目指すなら、試験の内容と活かし方を確かめておくと、学ぶべき範囲がはっきりします。

よくある質問

Q. リード管理は Excel だけでもできますか？

できます。リードが月に数十件までで、関わる人が1人から3人程度なら、Excel や Google スプレッドシートで十分に回ります。段階や流入元の列をプルダウンで選ぶ形にし、次にやる期日の列を作っておくのがコツです。件数や担当者が増えて手作業で回らなくなったら、受付と管理が一体のフォームや専用のツールへの切り替えを考えます。

Q. リード管理で最低限記録すべき項目は何ですか？

受付日、名前、連絡先、問い合わせの内容、段階、次にやること、次にやる期日の7つが最低限の項目です。特に次にやることと期日は必ず書きます。記録があっても次の行動が決まっていない行は止まりやすく、取りこぼしの多くはここから起きます。流入元と見込みの金額は、運用に慣れてから追加しても構いません。

Q. 見込み客に案内のメールを送ってもよいですか？

広告や宣伝のメールは、特定電子メール法により、原則として受け取る人があらかじめ同意した場合に送れます。取引関係にある人や、名刺などの書面でアドレスを知らせてくれた人など例外もありますが、内容によっては特定商取引法の対象になります。同意を得た時期と方法を記録し、メールには受信を拒否できる連絡先を表示してください。