カイゼンとは｜トヨタ式の改善の考え方と職場での進め方

2026年8月8日

＠SOHO編集部

この記事のポイント

✓現場で働く人が自分たちの仕事のムダやムリを見つけ
✓小さな改善を続けていく考え方です
✓トヨタ生産方式との関係

カイゼンという言葉を職場で聞いて、ただの「改善」と何が違うのか、工場ではない自分の職場で何をすればよいのかと迷っている人は多いはずです。カイゼンとは、現場で働く人が、自分たちの仕事の中にあるムダやムリを見つけ、小さな改善を毎日のように積み重ねていく考え方です。大きな投資や特別な道具がなくても始められ、事務やサービスの仕事でも使えます。この記事では、トヨタ生産方式との関係、5S活動との違い、職場での進め方の手順、ムダの見つけ方、事務やサービス業での例、改善提案の書き方、続けるためのコツまでを順に説明します。改善の案を担当と期限付きでチームで追いかける道具として、プロジェクト管理ツールのPinatecaの使い方にも後半で触れます。

カイゼンとは何か

カイゼンとは、仕事のやり方を少しずつ良くしていく取り組みのことで、特に製造業の現場で生まれ、育ってきた考え方を指して使われます。漢字の「改善」と書けば、一般的に何かを良くすること全般を意味しますが、カタカナで「カイゼン」と書くときは、トヨタ自動車をはじめとする日本の製造業で磨かれてきた、現場主導の改善の進め方を指すことが多くあります。海外でも「KAIZEN」という言葉がそのまま使われています。

カイゼンには、次のような特徴があります。

現場で働く人が自分で見つけて、自分で変える
一度に大きく変えるのではなく、小さな変化を積み重ねる
終わりがなく、良くなった状態を新しい出発点にして、また次の改善に取り組む
人を責めるのではなく、仕事のやり方や仕組みを変える

経営者や専門の部署が大きな計画を立てて一気に変える「改革」とは、進め方が逆です。改革は上から、カイゼンは現場から、と考えると違いが分かりやすくなります。どちらが優れているということではなく、大きな方向転換には改革が、日々の仕事の質を上げるにはカイゼンが向いています。

カイゼンの良いところは、始めるのにお金も許可もほとんど要らない点です。書類の置き場所を変える、よく使う連絡のひな形を作る、確認の順番を入れ替える、といった変化も立派なカイゼンです。1つひとつは小さくても、何十人が何年も続ければ、職場の仕事の進め方は大きく変わります。

トヨタ生産方式とカイゼンの関係

カイゼンを語るうえで欠かせないのが、トヨタ生産方式です。トヨタ自動車の公式サイトは、トヨタ生産方式の目的を次のように説明しています。

働く人をより働きやすく、楽にすることを前提に、「お客様にご注文いただいたクルマを、良い品質で、安く、タイムリーにお届けするために、徹底的にムダを無くし、リードタイムを短くする」ことを目的にしたものです。この生産方式を、トヨタ自動車のクルマやサービスなど、あらゆる分野で追求し、全従業員で日々改善を積み重ねています。出典: global.toyota

リードタイムとは、注文を受けてから品物を届けるまでにかかる時間のことです。ここで注目したいのは、「働く人をより働きやすく、楽にすることを前提に」と書かれている点です。カイゼンは、働く人に今以上の負担をかけて生産性を上げるものではなく、働く人の負担を減らしながら、ムダをなくしていくものだと位置付けられています。

同じページでは、トヨタ生産方式の基本の考え方が2本の柱で説明されています。1つは、異常が起きたら機械やラインを止めて、不良品をつくらないようにする「自働化」です。人の知恵が入った自動化という意味で、ニンベンの付いた「働」の字が使われています。もう1つは、必要なものを、必要なときに、必要なだけつくって運ぶ「ジャスト・イン・タイム」です。

また、トヨタの公式サイトでは、トヨタ生産方式は、トヨタグループの創始者である豊田佐吉の自動織機に源を発し、トヨタ自動車の創業者である豊田喜一郎がジャスト・イン・タイムによる効率化を考え続けた末にたどり着いたものだと紹介されています。大野耐一が、豊田英二の後押しのもとでトヨタ生産方式の確立に寄与し、ジャスト・イン・タイムの基本形をつくり上げたことも記されています。

カイゼンは、この生産方式を現場で動かし続けるための取り組みです。公式サイトは、自働化の原点を「作業改善」だとし、機械をつくる前に、まず手作業でやってみて作業を改善し、ムダを省き、ムリやムラのない状態にすることの大切さを説いています。

カイゼンの基本の考え方

カイゼンを職場で進めるときに押さえておきたい考え方を4つ紹介します。

1つ目は、ムダ、ムリ、ムラをなくすことです。ムダは価値を生まない作業や時間、ムリは人や設備に負担がかかりすぎている状態、ムラは日によって、人によって、仕事の量や質がばらつく状態を指します。この3つは互いに関係していて、ムラがあると忙しい日にムリが生まれ、ムリを避けるために余分な人や在庫を持つとムダが生まれます。

2つ目は、現場で事実を見ることです。会議室で想像するのではなく、実際に仕事が行われている場所に行き、何が起きているかを自分の目で確かめます。事務の仕事なら、実際の画面の操作や、書類が手から手へ渡っていく流れを見ることにあたります。

3つ目は、人ではなく仕組みを直すことです。ミスが起きたとき、「誰が間違えたのか」を問い詰めると、次からミスが隠されるようになります。カイゼンでは、「なぜ間違えやすいやり方になっていたのか」を考え、誰がやっても間違えにくいやり方に変えます。

4つ目は、標準を決めてから改善することです。標準とは、今の時点で一番良いとされる仕事のやり方を、誰でも同じようにできる形で決めたものです。標準がないと、改善した結果が人によってばらばらになり、良くなったのかどうかも判断できません。まず今のやり方をそろえ、それを基準に良くしていきます。改善が終わったら、その新しいやり方を次の標準にします。

この4つを1回の取り組みで全部守る必要はありません。最初は「ムダを1つ見つけて、1つ直す」だけで十分です。考え方は、続けていくうちに自然と身に付いていきます。

5S活動との関係

カイゼンと一緒によく出てくるのが5S活動です。5Sとは、整理、整頓、清掃、清潔、しつけの5つの言葉の頭文字を取ったものです。

整理: 要るものと要らないものを分け、要らないものを処分する
整頓: 要るものを、決めた場所に、すぐ取り出せるように並べる
清掃: 職場や設備をきれいにし、汚れや不具合に気づける状態にする
清潔: 整理、整頓、清掃の状態を保つ
しつけ: 決めたルールを全員が守る習慣を身に付ける

5Sとカイゼンの関係は、土台と建物にたとえられます。散らかった職場では、何がムダなのかが見えません。探し物に時間がかかっていても、それが当たり前になってしまうからです。5Sで職場を整えると、普段と違う状態にすぐ気づけるようになり、カイゼンの種が見つかりやすくなります。

5Sは工場だけのものではありません。事務の仕事なら、パソコンの中のファイルやフォルダ、共有のドライブ、メールの受信箱にも同じ考え方を当てはめられます。要らないファイルを削除し、フォルダの名前の付け方を決め、どこに何を保存するかを全員でそろえるだけで、ファイルを探す時間は大きく減ります。

事務の職場で5Sを始めるなら、共有のドライブから手を付けるのがおすすめです。たとえば、最終更新から1年以上開かれていないファイルを一覧にし、残すものと保管用のフォルダに移すものを担当者に決めてもらいます。次に、フォルダの名前を「年度_取引先名_書類の種類」のように1つの決まりにそろえ、決まりを共有ドライブの一番上に書いておきます。最後に、月に1回、決まりから外れたファイルがないかを当番が確かめます。この3つだけでも、整理、整頓、しつけの流れを一通り体験できます。

ただし、5Sが目的になってしまうと、きれいにすること自体に時間を使いすぎることがあります。5Sは、仕事を進めやすくするための手段です。「この整頓で、誰の、どの作業が楽になるのか」を考えながら進めると、形だけの活動になりにくくなります。

職場でカイゼンを進める手順

職場でカイゼンを始めるときの手順を、6つのステップで紹介します。

困りごとを集める: 「時間がかかる」「間違えやすい」「面倒くさい」「待たされる」と感じる場面を、チームの全員から集めます。最初は思いつくままに書き出してもらい、良い悪いは判断しません。
1つ選ぶ: 集まった困りごとの中から、効果が大きく、すぐに試せるものを1つ選びます。最初の1つは、1週間以内に結果が分かる小さなものにすると、成功の体験が得られて続けやすくなります。
今の状態を測る: 何分かかっているのか、何回間違えているのか、何回やり直しているのかを数えます。数字がないと、改善した後に良くなったかどうかが分かりません。
原因を考える: なぜその困りごとが起きているのかを、「なぜ」を繰り返して掘り下げます。表面の原因で止まらず、仕組みの原因にたどり着くまで考えます。
試して確かめる: 改善の案を、まず小さな範囲で試します。1人、1日、1件から始め、測った数字が良くなったかを確かめます。
標準にして広げる: 効果が確かめられたら、そのやり方を手順書やチェック表にして、チームの標準にします。ほかの人や部署にも共有します。

この6つのステップは、計画、実行、確認、改善の4つを繰り返す PDCA の考え方と同じ流れです。1回で終わらせず、標準にした後も次の困りごとを選んで同じ流れを回していくことが、カイゼンを続けることになります。

ムダの見つけ方

カイゼンで一番難しいのは、ムダに気づくことです。毎日同じ仕事をしていると、ムダが当たり前になって見えなくなるからです。ムダを見つけるときは、次のような観点で自分の仕事を見直してみてください。

待っている時間: 承認を待つ、返事を待つ、資料がそろうのを待つ
探している時間: ファイルを探す、過去のメールを探す、道具や書類を探す
同じことを何度もしている: 同じ内容を複数の表に入力する、同じ説明を何度もする
やり直している: 間違いを直す、差し戻された書類を作り直す
運んでいる、移っている: 書類を持って席を移る、画面やソフトを何度も切り替える
つくりすぎている: 誰も読まない報告書、使われない資料、必要以上に細かい集計
余分に持っている: 使わない在庫、期限の切れた備品、誰も見ないデータ

ムダを見つける簡単な方法は、1日の仕事を15分ごとに書き出してみることです。何に時間を使ったかを記録すると、思っていたよりも探し物や待ち時間が多いことに気づきます。

もう1つの方法は、新しく入った人に聞くことです。慣れていない人は、ベテランが当たり前だと思っている手順の不自然さにすぐ気づきます。「この作業、なぜこうしているんですか」という質問は、カイゼンの種の宝庫です。

ムダが見つかったら、すぐになくせるか、減らせるか、ほかの作業とまとめられるか、順番を入れ替えられるか、もっと簡単にできるかを考えます。

原因を掘り下げる「なぜ」の繰り返し方

手順の4つ目で触れた「なぜ」を繰り返す考え方は、カイゼンの中でも特に大切な部分です。困りごとの表面だけを見て対策を打つと、同じ問題が形を変えて何度も起きるからです。

例として、「取引先への請求書の送付が遅れた」という困りごとを掘り下げてみます。

なぜ送付が遅れたのか: 請求書の作成が締め日に間に合わなかったから
なぜ作成が間に合わなかったのか: 請求の金額が営業部から届くのが遅かったから
なぜ金額が届くのが遅かったのか: 営業部が金額を確定させる期限が決まっていなかったから
なぜ期限が決まっていなかったのか: 請求の流れを部署をまたいで決めた人がいなかったから

この例では、最初の「作成が間に合わなかった」で止まると、「経理部の担当者がもっと早く作業する」という対策になりがちです。しかし、掘り下げていくと、本当の原因は部署をまたぐ受け渡しの期限が決まっていなかったことだと分かります。対策は、「営業部は毎月25日までに金額を確定させる」という期限を決め、両方の部署で共有することになります。

「なぜ」を繰り返すときの注意点が3つあります。

人の性格や努力に原因を求めない: 「担当者が不注意だったから」で止めると、対策が「気をつける」になってしまいます
事実で確かめる: 「たぶんこうだろう」ではなく、記録や現場で確かめた事実をもとに次の「なぜ」に進みます
回数にこだわらない: よく「5回繰り返す」と言われますが、仕組みの原因にたどり着けば、3回でも4回でも構いません

原因が1つに絞れないこともあります。その場合は、枝分かれさせて書き出し、効果が大きそうな枝から手を付けます。

カイゼンの効果の測り方

カイゼンは、やってみて良くなったかどうかを確かめて初めて意味があります。感覚で「楽になった気がする」と判断するのではなく、改善の前と後を同じ物差しで比べます。

よく使われる物差しは次のとおりです。

時間: 1件の作業にかかる時間、1日の中で待っている時間、注文から納品までの時間
回数: 間違いの件数、やり直しの回数、差し戻しの件数、問い合わせの件数
量: 在庫の数、捨てた量、紙の使用量
費用: 材料費、外注費、残業の時間に応じた人件費
安全と負担: ヒヤリとした出来事の件数、無理な姿勢での作業の回数

測るときのコツは、改善の前に必ず数字を取っておくことです。改善した後で「前はどうだったか」を思い出そうとしても、正確な数字は残っていません。1週間程度、今のやり方のまま記録を付けてから改善に取りかかると、比べる基準ができます。

もう1つのコツは、ほかの変化と混ぜないことです。同じ時期に人が増えた、繁忙期が終わった、といった変化があると、改善の効果なのか、ほかの理由なのかが分かりにくくなります。比べる期間の条件をなるべくそろえるか、ほかの変化があったことを記録しておきます。

効果がはっきり出なかった案も、失敗として捨てる必要はありません。「この方法では効果が出なかった」という結果も、次の改善を考える材料になります。試した内容と結果は、どちらも記録に残しておきます。

カイゼンを進めるときの役割分担

カイゼンは現場の全員で進めるものですが、役割を決めておくと進みやすくなります。

現場のリーダーや管理職の役割は、カイゼンのための時間をつくること、提案に早く返事をすること、必要な費用や他部署の協力を取り付けることです。リーダーが自分で案を考える必要はありません。むしろ、メンバーが出した案を試せる環境を整えることが一番の仕事です。

メンバーの役割は、自分の仕事の困りごとに気づき、言葉にして出すことです。完璧な案でなくても、「ここが困っている」と言うだけで十分な貢献になります。案を出した人が、試すところまで受け持つと、当事者として改善に関われます。

カイゼンの事務局を置く職場もあります。事務局は、案の受付と記録、効果の集計、職場をまたいだ共有を受け持ちます。小さな職場では、事務局を専任で置かず、メンバーが月替わりで受け持つ形でも回ります。

役割を決めるときに気をつけたいのは、カイゼンを特定の人だけの仕事にしないことです。事務局やリーダーだけが改善を考えている状態では、現場の困りごとが拾われなくなります。役割はあくまで、全員が改善に関わりやすくするための仕組みとして考えます。

事務やサービスの仕事でのカイゼンの例

工場以外の職場でのカイゼンの例を紹介します。

1つ目は、問い合わせの対応です。お客様からよく来る質問に、担当者がそれぞれ一から返信を書いていたため、よくある質問への返信のひな形を10件作り、チームで共有しました。返信を書く時間が短くなり、答えの内容もそろうようになりました。

2つ目は、経費の精算です。申請書の不備で差し戻しが多かったため、よくある不備を一覧にして申請書の横に貼り出しました。申請する人が提出の前に自分で確かめられるようになり、差し戻しが減りました。

3つ目は、会議です。毎週の定例会議が長引いていたため、議題と決めたいことを前日までに共有し、会議の冒頭で「今日決めること」を読み上げるようにしました。話がそれにくくなり、時間どおりに終わる回が増えました。

4つ目は、飲食店の仕込みです。仕込みの量を料理人の感覚で決めていたため、曜日ごとの売れた数を記録し、それを基準に仕込みの量を決めるようにしました。余って捨てる量が減り、品切れも起きにくくなりました。

5つ目は、ソフトウェアの開発です。リリースの前の確認を毎回手作業で行っていたため、よく壊れる部分の確認を自動のテストに置き換えました。確認にかかる時間が短くなり、確認漏れによる不具合も減りました。

どの例も、大きな投資をしたわけではありません。今のやり方を見直し、ひな形、一覧、記録、自動化といった身近な道具を使っています。カイゼンは、特別な技術よりも、「これは本当に必要か」と問い直す習慣から始まります。

改善提案の書き方

職場によっては、カイゼンの案を「改善提案書」として出す仕組みがあります。カイゼンの支援を行うカイゼンベースのコラムでも、製造業での改善提案の仕組みが紹介されています。

職場での日常業務において、カイゼン活動は様々な方法で導入されています。例えば、改善提案もその１つです。製造業に勤めた人であれば、１度は「改善提案書」や「改善報告書」や「創意工夫提案書」等を書いた経験があるのではないでしょうか。出典: kaizen-base.com

改善提案書には、一般に次のような項目を書きます。

題名: 何を改善するのかが一目で分かる短い名前
今の状態: どんな困りごとがあるか。数字で書けるなら数字で
原因: なぜその困りごとが起きているのか
改善の案: 何をどう変えるのか
期待する効果: 時間、件数、費用、安全などがどう変わるか
必要なもの: 費用、道具、協力が必要な部署
実施した結果: 試した場合は、その結果

書き方の例です。題名は「請求書の作成の手順の統一」。今の状態は、取引先ごとに作り方が違い、1か月に2日程度かかっていること。原因は、担当者ごとに独自のひな形を使っていること。改善の案は、ひな形を1つにそろえ、入力の手順を一覧にすること。期待する効果は、作業時間を1日程度にし、入力の誤りによる再発行を減らすこと。必要なものは、ひな形を作る時間として半日程度。このように、読む人がその場で採用するかどうかを判断できるだけの情報をそろえて書きます。

改善提案は、大きな案でなくて構いません。小さな案でも数多く出し、実際に試していく職場ほど、カイゼンが根付いていきます。

カイゼンはもう古いのか

デジタル化が進む中で、「カイゼンはもう古いのではないか」という声を聞くこともあります。富士フイルムのコラムは、この点について次のように述べています。

実際に、今もなお取り組み続けている企業は多いですし、最近では建設業やサービス業など、幅広い業界でも活用されたりしています。ただ、カイゼンの基本的な考えはDX化が進む現代ではマッチしないケースも出てきているため、これまでのカイゼンの良い点は踏襲しつつ取り組むことが重要となってくる点には、注意が必要といえるでしょう。出典: fujifilm.com

DXとは、デジタルの技術を使って、仕事のやり方や事業そのものを変えていくことです。カイゼンは今のやり方を少しずつ良くしていく取り組みなので、仕事の進め方を根本から変えるDXとは、得意な場面が違います。たとえば、紙の申請書の書き方を工夫し続けるより、申請そのものをシステムに置き換えたほうが、大きな効果が出る場合もあります。

ただし、デジタルの道具を入れても、現場の困りごとを知らないまま進めれば、使われないシステムができあがります。どこにムダがあるのかを現場で見つけ、小さく試して確かめるというカイゼンの進め方は、DXを進めるときの土台としてもそのまま役立ちます。介護や福祉の現場でデジタル化を進めるときの補助金と手順を知りたい人は、介護・福祉事業所のDX化2026｜IT導入補助金で介護記録を完全デジタル化で、記録の電子化を進める流れが紹介されています。

カイゼンが続かない理由と続けるコツ

カイゼンは始めるのは簡単ですが、続けるのが難しい取り組みです。続かない理由として、よく次のようなものが挙げられます。

忙しくて考える時間がない
提案しても採用されない、返事がない
改善しても評価されない
改善の件数がノルマになり、形だけの提案が増える
改善した後のやり方が守られず、元に戻る

続けるためのコツは、これらの理由を1つずつつぶしていくことです。

1つ目は、時間を決めることです。週に1回、15分だけでも、チームでカイゼンについて話す時間を予定に入れます。時間を決めないと、日々の仕事に押されて後回しになります。

2つ目は、提案にすぐ返事をすることです。採用するかどうかに関わらず、提案を受け取ったら早めに返事をします。採用しない場合は理由を伝えます。返事がないと、次から提案が出なくなります。

3つ目は、結果を見える形にすることです。改善した前と後の数字を、職場の掲示板や共有の画面で示します。自分の改善が役に立ったと分かれば、次の改善への意欲が生まれます。

4つ目は、件数よりも中身を見ることです。ノルマを課すと、数を合わせるための提案が増えます。小さくても、実際に効果があった改善を認めるようにします。

5つ目は、標準に戻すことです。改善した後のやり方を手順書やチェック表にし、新しく入った人にも伝えます。標準にしなければ、改善は担当者が替わったときに消えてしまいます。

改善の取り組みをチームで追いかける方法

カイゼンの案が増えてくると、どの案が今どの段階にあり、誰が受け持っているのかが分からなくなってきます。少人数で、案の数も少ないうちは、ホワイトボードや付箋、表計算ソフトの一覧で十分です。案ごとに「担当」「期限」「状態」「効果」の列を作り、週に1回、チームで見直すだけでも、案が放置されにくくなります。

複数のチームや拠点で案を共有し、担当と期限と進み具合を全員で確かめたい場面では、プロジェクト管理ツールを使う方法があります。その選択肢の1つが、国産のプロジェクト管理ツールのPinateca（ピナテカ）です。公式サイトによると、カンバン、ガントチャート、カレンダー、リストなど8種類のボードとチャットが無料プランから使えます。カンバンのボードに「困りごと」「試している」「効果を確かめている」「標準にした」の4つの列を作り、カイゼンの案を1枚ずつのカードにして担当者と締切を決めれば、案がどの段階で止まっているかを1画面で確かめられます。カードごとにコメントを残せるので、試した結果や測った数字も、案と一緒に記録できます。カスタムフィールドで「削減できた時間」のような項目を追加しておけば、効果の大きさで並べて振り返ることもできます。

公式の料金ページでは、5人までのチームなら期限なしで無料、ボードは10個まで、クレジットカードの登録は不要とされています。6人目、または11個目のボードからはスタンダードプランで、料金は1人あたり月額500円（年払いなら1人あたり月額400円、税抜）です。なお、Pinatecaはムダを自動で見つけたり、改善提案書の様式を用意したりする道具ではありません。案を見つけて考えるのは人の仕事で、その進み具合をチームで共有するために使う道具です。Pinatecaは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

カイゼンの経験が活きる仕事と学び方

カイゼンの考え方は、業務改善を支援する仕事で直接役に立ちます。業務の流れを見える形にし、ムダを見つけ、改善の案を出して定着させる仕事は、社内に担当者がいない中小企業から外部に頼まれることが多くあります。

最近では、業務改善が生成AIの活用とセットで相談されることが増えています。AIコンサル・業務活用支援のお仕事では、業務のどこにAIを使うかを整理し、導入を支援する仕事の内容が紹介されています。今の仕事の流れを現場で確かめ、小さく試して効果を測るというカイゼンの進め方は、AIの導入でもそのまま使えます。

改善の案を、実際に動く道具として形にする仕事もあります。アプリケーション開発のお仕事では、業務のアプリやシステムを作る仕事の内容が紹介されています。現場の困りごとを聞き取ってから作る開発者は、使われるシステムを作りやすくなります。

経営の仕組みを体系的に学びたい人には、中小企業診断士の資格ガイドが参考になります。試験の内容や学ぶ範囲が紹介されていて、生産管理や業務の改善についても学ぶことになります。

業務委託の現場で見えること

在宅ワークと業務委託の仲介を長く続けてきた運営者として見てきた限りでは、外部の人に業務改善を頼んでうまくいく会社は、最初から大きな改革を求めるのではなく、「まずこの1つの作業の時間を半分にしたい」というように、小さく具体的な困りごとから頼んでいます。小さな成功を一緒に積み重ねることで、受ける側も現場を知り、次の改善の提案をしやすくなります。

仲介の手数料が乗らない手数料0%で直接やり取りできる仕組みでは、依頼する側は同じ予算でより多くの改善を頼め、受ける側は手元に残る額が厚くなります。改善の仕事は、1回で終わるよりも、何度も続けて頼まれる関係になったときに一番成果が出るので、この構造はカイゼンの考え方とも相性が良いと言えます。

まずは自分の仕事の中から、「時間がかかる」「間違えやすい」と感じる作業を1つ選び、かかっている時間を測るところから始めてみてください。業務改善の支援を仕事にすることに関心がある人は、AIコンサル・業務活用支援のお仕事で、どのような依頼があるのかを確かめるところから始めるのがおすすめです。