就活の選考辞退メールの書き方｜送る前の注意点と例文

就活の選考辞退メールは、応募した会社に「これ以上選考を受けない」と伝える、短くても大切な1通です。辞退すること自体は失礼ではありませんが、連絡をしないまま面接を欠席したり、理由をくどくど書いたりすると、会社の担当者に余計な手間をかけてしまいます。

この記事では、就活の選考辞退メールについて、送ってよい場面と電話をかけたほうがよい場面、送る前に確かめること、辞退の理由の書き方、そして書類選考中、面接の日程が決まったあと、前日や当日、他社の内定を受けたときなどの例文を、件名から署名まで1通の形で紹介します。電話で伝える場合の話し方と、辞退メールに返信が来たときの対応もあわせて整理しました。採用する側で辞退や日程変更の連絡を数人で受ける場合は、Halictのようなフォームの道具で、届いた1件ごとに担当と状況を付けて返信まで回す方法もあります。

選考辞退はメールで伝えてよいか

選考を辞退する連絡は、多くの場合メールで伝えて構いません。会社の採用担当者は、たくさんの学生とのやり取りを並行して進めているため、記録が残り、手の空いたときに読めるメールのほうが、かえって助かることも多いからです。

ただし、次のような場面では、メールだけでなく電話で伝えるほうが確実です。

• 面接や選考会の前日、当日に辞退する場合
• 会社からの連絡が電話中心で、メールのやり取りをしていない場合
• 大学の推薦や教授の紹介で応募している場合
• 最終面接のあとなど、会社がすでに内定の準備を進めている可能性がある場合

前日や当日は、担当者がメールを読む前に面接の時間が来てしまうおそれがあります。面接官の予定を押さえ、会議室を用意している会社にとって、無断の欠席がいちばん困ります。まず電話で伝え、そのあとに確認のメールを送るのが安全です。

電話をかける時間帯は、始業直後、昼休み、終業間際を避けるのが一般的です。担当者が不在のときは、ほかの人に伝言を頼むより、戻る時間を聞いてかけ直すほうが確実に伝わります。

一方で、書類選考の結果を待っている段階や、面接まで数日以上ある段階なら、メールで十分です。むしろ、決めた時点で早く連絡するほうが大切です。辞退を決めたのに、気まずさから連絡を先延ばしにすると、その間にも会社は面接の準備を進めてしまいます。

就活の日程と、辞退が増える時期

辞退の連絡が増えるのは、他社の選考と日程が重なる時期や、内定が出はじめる時期です。政府は毎年度、大学などを卒業する予定の学生の就職・採用活動の日程を決めて、経済団体などに要請しています。2027年度に卒業する予定の学生については、次のように示されています。

2027年度卒業・修了予定者の就職・採用活動日程ルールは以下のとおりとする。 広報活動開始 ：卒業・修了年度に入る３月１日以降 採用選考活動開始：卒業・修了年度の６月１日以降 正式な内定日 ：卒業・修了年度の１０月１日以降 出典: 就職・採用活動日程に関する関係省庁連絡会議（内閣官房）

広報活動とは会社説明会などの案内のこと、採用選考活動とは面接や筆記試験のことです。これは政府から経済団体などへの要請で、法律で決まった期限ではありません。実際には、インターンシップを入口にした早い時期の選考を行う会社もあり、6月より前に面接が重なることも珍しくありません。

選考が重なる時期は、1社の選考に進むかどうかを決めないまま、いくつもの面接の予定を入れてしまいがちです。予定を入れた時点で、その時間は会社の担当者や面接官の時間でもあります。行かないと決めた面接は、その日のうちに辞退の連絡を入れる習慣をつけておくと、慌てずに済みます。

選考辞退のメールを送る前に確かめること

辞退のメールは、送ってしまうと取り消すのが難しい連絡です。送る前に、次の4つを確かめます。

1. 本当に辞退してよいか：迷っているなら、辞退ではなく日程の変更や、選考を受けながら考える選択肢もあります
2. 送り先：選考の案内をくれた担当者のアドレスに返信する形が確実です。採用サイトのマイページでしか連絡できない会社もあります
3. 推薦や紹介の有無：大学の推薦や教授の紹介で応募している場合は、会社に連絡する前に、大学の就職課（キャリアセンター）や紹介してくれた人に相談します
4. 選考の段階：書類選考中か、面接の日程が決まっているか、最終面接のあとかで、書くことが少し変わります

推薦で応募した場合は、辞退が大学と会社の関係や、翌年以降の後輩の推薦にも影響することがあります。自分だけで会社に連絡せず、まず大学に相談するのが一般的です。

送る時間帯にも気を配ります。メールは何時に送っても相手の受信箱に届きますが、深夜や早朝に送ると、担当者の携帯電話に通知が届いてしまうことがあります。平日の9時から18時の間に送るのが無難です。夜に書いた場合は、予約送信を使うか、翌朝に見直してから送ります。

辞退の理由はどこまで書くか

選考辞退のメールに、詳しい理由を書く必要はありません。「一身上の都合により」「検討の結果」で十分に伝わります。一身上の都合とは、自分の事情によるもので詳しくは控える、という意味の決まった言い方です。

理由を書く場合も、1文にとどめます。よく使われる書き方は次のとおりです。

• 他社の内定を受けた場合：「他社より内定をいただき、検討の結果、入社を決めたため」
• 志望が変わった場合：「自分の適性をあらためて考え、別の業界への就職を目指すことにしたため」
• 説明会や面接で違いを感じた場合：「業務の内容を詳しく伺う中で、自分の希望との違いに気づいたため」

避けたいのは、会社への不満や比較を書くことです。「御社の給与が低いため」「面接官の対応が」といった書き方は、たとえ事実でも、読んだ人に不快な思いをさせるだけで、何も得るものがありません。辞退は自分が決めたことなので、理由も自分の側の事情として書きます。

電話で理由を聞かれた場合も、メールと同じ範囲で答えれば十分です。他社の名前を聞かれても、答える義務はありません。「申し訳ございませんが、社名は控えさせていただけますでしょうか」と伝えれば、無理に聞かれることはほとんどありません。

選考辞退メールの基本の構成

選考辞退のメールは、次の部品でできています。

1. 件名：選考辞退の連絡であることと、自分の名前と大学名
2. 宛名：会社名、部署名、担当者の氏名、様
3. 書き出し：あいさつと名乗り（大学名、学部、氏名）
4. 辞退の連絡：どの選考を辞退するのか（日程が決まっていれば日時も）
5. 理由：1文、または「一身上の都合により」
6. おわび：時間を割いてもらったことへのおわび
7. 結び：会社の発展を願う言葉
8. 署名：大学名、学部、学年、氏名、電話番号、メールアドレス

件名は、「選考辞退のご連絡（〇〇大学 田中美咲）」のように、用件と名前を入れます。会社からのメールに返信する形で送る場合は、件名の「Re:」を残したままでも構いませんが、用件が分かるように「選考辞退のご連絡」を前に加えると、担当者が見落としません。

担当者の名前が分からない場合は、「人事部　採用ご担当者様」とします。会社名は「（株）」と略さず、「株式会社」と正式に書きます。メールの本文では相手の会社を「貴社」と書きます。話し言葉では「御社」ですが、書き言葉では「貴社」とするのが一般的です。

書類選考の結果を待っている間に辞退する例文

エントリーシートや履歴書を送り、結果を待っている段階での辞退です。まだ面接の予定は入っていないので、簡潔に伝えます。

件名：選考辞退のご連絡（〇〇大学 田中美咲）

株式会社△△ 人事部　採用ご担当　鈴木様

お世話になっております。 〇〇大学経済学部4年の田中美咲です。

先日、貴社の新卒採用にエントリーシートをお送りいたしましたが、一身上の都合により、今回の選考を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。

選考のためにお時間を割いていただいている中、このようなご連絡となり、大変申し訳ございません。 本来であれば直接お伺いしておわびすべきところ、メールでのご連絡となりましたことをお許しください。

末筆ながら、貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます。

〇〇大学経済学部4年 田中美咲 電話：090-0000-0000 メール：[email protected]

書類選考の段階では、理由を書かなくても不自然ではありません。「本来であれば直接お伺いしておわびすべきところ」は、面接の予定が入っていない段階では省いても構いません。あまり長いおわびは、かえって担当者の読む手間を増やします。

面接の日程が決まったあとに辞退する例文

一次面接や二次面接の日程がすでに決まっている場合は、どの日時の面接を辞退するのかを書きます。担当者が予定を取り消す手間を減らすためです。

件名：一次面接辞退のご連絡（〇〇大学 田中美咲）

株式会社△△ 人事部　採用ご担当　鈴木様

お世話になっております。 〇〇大学経済学部4年の田中美咲です。

11月18日（水）14時からの一次面接のご案内をいただき、ありがとうございました。 大変恐縮ですが、他社より内定をいただき、検討の結果、入社を決めたため、今回の面接を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。

日程をご調整いただいたにもかかわらず、このようなご連絡となり、誠に申し訳ございません。 貴重なお時間を割いていただきましたこと、心より感謝申し上げます。

末筆ながら、貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます。

〇〇大学経済学部4年 田中美咲 電話：090-0000-0000 メール：[email protected]

面接の日時を書いておくと、担当者は該当する面接官にすぐ連絡できます。面接の数日前までに送れば、会社はその時間を別の学生の面接に回すこともできます。辞退を決めたら、なるべく早く送ることが、会社にとっていちばんありがたい配慮です。

面接の前日や当日に辞退する例文

前日や当日の辞退は、まず電話で伝えます。電話がつながらなかった場合や、電話で伝えたあとに確認として送る場合のメールです。

件名：本日の面接辞退のご連絡（〇〇大学 田中美咲）

株式会社△△ 人事部　採用ご担当　鈴木様

お世話になっております。 〇〇大学経済学部4年の田中美咲です。

本日11月18日（水）14時からの一次面接について、先ほどお電話いたしましたが、ご不在とのことでしたので、メールにて失礼いたします。

直前のご連絡となり大変恐縮ですが、一身上の都合により、本日の面接を辞退させていただきたく存じます。 面接のご準備を進めていただいていたにもかかわらず、直前のご連絡となりましたこと、深くおわび申し上げます。

あらためて、本日中にお電話を差し上げます。

〇〇大学経済学部4年 田中美咲 電話：090-0000-0000 メール：[email protected]

当日の辞退では、メールを送ったことで連絡が済んだと考えず、担当者に電話がつながるまでかけ直します。電話で伝えられた場合は、メールの書き出しを「本日、お電話でお伝えいたしましたとおり」に変えて、記録として送ります。

体調不良などで当日に行けなくなった場合は、辞退ではなく、日程の変更をお願いするという選択肢もあります。選考を続けたい気持ちがあるなら、「本日は伺うことが難しくなりました。もし可能でしたら、別の日程で面接の機会をいただけますでしょうか」と、辞退とは書かずに相談します。

最終面接のあと、結果を待つ間に辞退する例文

最終面接を受けたあと、結果が出る前に他社への入社を決めた場合の辞退です。会社はすでに内定を出す準備を進めている可能性があるので、早めに、丁寧に伝えます。可能なら電話でも一言伝えておきます。

件名：選考辞退のご連絡（〇〇大学 田中美咲）

株式会社△△ 人事部　採用ご担当　鈴木様

お世話になっております。 〇〇大学経済学部4年の田中美咲です。

先日の11月11日（水）には、最終面接のお時間をいただき、誠にありがとうございました。

結果をお待ちしているところ大変恐縮ですが、他社より内定をいただき、熟慮の結果、そちらへの入社を決めました。 つきましては、貴社の選考を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。

これまで、説明会から最終面接まで、何度もお時間を割いていただきながら、このようなご連絡となり、誠に申し訳ございません。 面接の中で、貴社の事業や働く方々のお話を伺えたことは、自分の進路を考えるうえで大きな学びとなりました。

末筆ながら、貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます。

〇〇大学経済学部4年 田中美咲 電話：090-0000-0000 メール：[email protected]

選考が進むほど、会社がかけた時間は長くなります。最終面接のあとは、おわびに加えて、選考を通じて得たことを1文添えると、気持ちのこもった連絡になります。ただし、選考のどの点がよかったかを並べすぎると、「それならなぜ辞退するのか」と読めてしまうので、1文にとどめます。

説明会や選考会の予約を取り消す例文

会社説明会や、グループディスカッションなどの選考会の予約を取り消す場合です。採用サイトのマイページから取り消せる場合は、まずそちらで手続きをし、取り消せない場合や期限を過ぎている場合にメールを送ります。

件名：11月25日の選考会参加取り消しのご連絡（〇〇大学 田中美咲）

株式会社△△ 人事部　採用ご担当者様

お世話になっております。 〇〇大学経済学部4年の田中美咲です。

11月25日（水）10時からの選考会に参加を申し込んでおりましたが、一身上の都合により、参加を取り消させていただきたく、ご連絡いたしました。 マイページの取り消しの期限を過ぎていたため、メールにて失礼いたします。

ご準備を進めていただいている中、誠に申し訳ございません。 何卒よろしくお願いいたします。

〇〇大学経済学部4年 田中美咲

グループディスカッションのように人数を決めて行う選考会では、1人の欠席が全体の組み分けに影響します。参加をやめると決めたら、マイページの取り消しの期限に間に合わせることを心がけます。

インターンシップや面談への参加を辞退する例文

本選考の前に行われるインターンシップや、社員との面談に申し込んだあとで、参加をやめる場合もあります。インターンシップは本選考と別の扱いでも、受け入れる部署が準備を進めているので、本選考の辞退と同じように早めに連絡します。

件名：インターンシップ参加辞退のご連絡（〇〇大学 田中美咲）

株式会社△△ 人事部　インターンシップご担当　佐藤様

お世話になっております。 〇〇大学経済学部3年の田中美咲です。

12月14日（月）から18日（金）までの5日間のインターンシップに参加のご案内をいただき、ありがとうございました。 大変恐縮ですが、大学のゼミの合宿と日程が重なることが分かり、今回の参加を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。

受け入れのご準備を進めていただいている中、誠に申し訳ございません。 貴社の事業には引き続き関心を持っておりますので、今後の説明会などに参加させていただく機会がございましたら、どうぞよろしくお願いいたします。

〇〇大学経済学部3年 田中美咲 電話：090-0000-0000 メール：[email protected]

インターンシップの辞退では、本選考に応募する気持ちが残っているなら、それを1文で伝えておきます。辞退したことで本選考に不利になるかどうかは会社によって違いますが、理由と今後の関心をはっきり書いておけば、担当者に悪い印象は残りにくくなります。

社員との面談やOB・OG訪問の約束を取り消す場合は、相手が仕事の合間に時間を作ってくれていることを忘れずに、前日までに連絡します。会社の窓口を通さず社員と直接約束した場合は、その社員本人に連絡し、おわびとお礼を添えます。

転職活動で選考を辞退するときの違い

社会人が転職活動で選考を辞退する場合も、メールの形は新卒の就活とほぼ同じです。ただし、次の点が少し違います。

• 署名には大学名ではなく、氏名と連絡先を書きます。今の勤務先の名前は書かないのが一般的です
• 今の勤務先のメールアドレスは使わず、個人のアドレスから送ります
• 転職エージェントを通して応募した場合は、会社に直接連絡せず、エージェントの担当者に辞退を伝えます

エージェント経由の応募では、会社とのやり取りはエージェントが受け持っています。応募者が直接会社に連絡すると、エージェントと会社の間で行き違いが起きることがあります。辞退を決めたら、まずエージェントの担当者に連絡し、理由を伝えれば、会社への連絡はエージェントが行います。

件名：選考辞退のご連絡（山田太郎）

株式会社△△ 人事部　採用ご担当　鈴木様

お世話になっております。 中途採用の営業職に応募しております、山田太郎です。

11月30日（月）19時からの二次面接のご案内をいただき、ありがとうございました。 大変恐縮ですが、検討の結果、現在の勤務先で働き続けることを決めたため、選考を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。

平日の夜に面接の時間を設けていただいたにもかかわらず、このようなご連絡となり、誠に申し訳ございません。 末筆ながら、貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます。

山田太郎 電話：090-0000-0000 メール：[email protected]

転職活動では、面接の日程を相手の会社が勤務時間外に合わせてくれていることも多くあります。そうした配慮を受けていた場合は、おわびの中で具体的に触れておくと、気持ちが伝わります。

今の勤務先に残ると決めた場合は、理由を「現在の勤務先で働き続けることを決めたため」と書けば十分です。待遇の交渉がうまくいった、上司に引き止められた、といった詳しい事情まで書く必要はありません。応募先の会社が同じ業界であれば、数年後に取引先として会うこともあります。辞退の連絡を丁寧に済ませておけば、そうした場面でも気まずさを残さずに済みます。

電話で選考辞退を伝えるときの話し方

電話で伝えるときは、話す内容を先にメモにしておくと、落ち着いて話せます。流れは次のとおりです。

1. 名乗る：「お世話になっております。〇〇大学経済学部4年の田中美咲と申します」
2. 取り次ぎを頼む：「人事部の鈴木様はいらっしゃいますでしょうか」
3. 用件を伝える：「本日14時からの一次面接について、大変申し訳ないのですが、辞退させていただきたく、お電話いたしました」
4. おわびする：「直前のご連絡となり、誠に申し訳ございません」
5. 締める：「お忙しいところ、ありがとうございました。失礼いたします」

理由を聞かれたら、メールと同じ1文で答えます。電話は相手が切ったのを確かめてから切ると、丁寧な印象になります。

担当者が不在のときは、「何時ごろお戻りでしょうか」と聞き、その時間にかけ直します。面接の時間が迫っている場合は、電話に出た人に「本日14時の面接を辞退させていただきたい旨を、鈴木様にお伝えいただけますでしょうか」と伝言を頼み、そのうえでメールも送ります。

辞退メールに返信が来たとき、来なかったとき

辞退のメールに、会社から「承知しました。今後のご活躍をお祈りしております」といった返信が来ることがあります。この返信に、さらに返信する必要は基本的にありません。やり取りを続けると、担当者に返信の手間をかけることになります。

ただし、返信の中に質問（「差し支えなければ理由を教えていただけますか」など）が書かれていた場合は、答えられる範囲で短く返します。

件名：Re: 選考辞退のご連絡（〇〇大学 田中美咲）

株式会社△△ 人事部　採用ご担当　鈴木様

ご返信いただき、ありがとうございます。 〇〇大学の田中美咲です。

辞退の理由についてですが、他社より内定をいただき、そちらへの入社を決めたためです。 最後までご丁寧にご対応いただき、ありがとうございました。

〇〇大学経済学部4年 田中美咲

返信が来なくても、心配はいりません。会社はメールを確認したうえで、返信しないことも多くあります。ただ、面接の前日や当日の辞退で返信がない場合は、伝わっているかを電話で確かめておくと安心です。

選考辞退メールを送る前の見直し

送る前に、次の点を見直します。

• 宛名の会社名と担当者の名前が正しいか（ほかの会社の名前が残っていないか）
• 辞退する選考の日時が正しいか
• 「貴社」と「御社」を書き分けているか（メールは「貴社」）
• 署名に電話番号とメールアドレスが入っているか
• 大学のメールアドレスか、日頃使っているアドレスから送っているか

いちばん多い失敗は、複数の会社に同じ形のメールを送るときに、前の会社の名前を消し忘れることです。辞退のメールにほかの会社の名前が残っていると、それだけで大変失礼な連絡になってしまいます。例文をもとに書く場合は、会社名と担当者名を最後にもう一度確かめてから送ります。

辞退を決める前に考えておきたいこと

辞退を決める前に、「なぜ辞退するのか」を自分の言葉で一度書き出してみると、後悔のない判断になります。他社の内定が出たから、という理由の場合でも、その会社を選んだ理由が自分の中ではっきりしているかを確かめておきます。

面接で聞いた話と自分の希望が違うと感じた場合は、辞退の前に、会社に質問するという方法もあります。勤務地、仕事の内容、働き方など、気になる点を確かめてから決めても遅くありません。選考の途中で質問をすることは、失礼なことではありません。

一方で、気が進まないまま選考を続けるのは、会社にとっても自分にとっても時間の無駄になります。迷った末に辞退を決めたなら、決めた日のうちに連絡すると、会社はその分の時間を別の学生に回せます。

選考で聞かれた個人的な質問に違和感があったとき

辞退を考えるきっかけが、面接で聞かれた質問への違和感だったという人もいます。厚生労働省は、採用選考について次のような考え方を示しています。

公正な採用選考を行うことは、家族や生活環境に関することなどといった、応募者の適性・能力とは関係のない事項で採否を決定しないということです。そのため、応募者の適性・能力に関係のない事項について、応募用紙に記入させたり、面接で質問することなどによって把握しないようにすることが重要です。 出典: 公正な採用選考の基本（厚生労働省）

本籍や出生地、家族の職業、宗教、支持する政党など、仕事の適性や能力と関係のない事柄を面接で聞くことは、就職差別につながるおそれがあるとされています。こうした質問を受けて不安を感じた場合は、辞退のメールにそのことを書く必要はありません。辞退の連絡は通常どおり短く送り、気になった点は大学の就職課（キャリアセンター）や、お住まいの地域のハローワークに相談します。

辞退のメールの中で会社の対応を責めると、やり取りがこじれて、かえって自分の負担が増えることがあります。辞退の連絡と、相談は分けて考えるのが落ち着いた進め方です。

採用する側から見た、辞退の連絡の受け付け方

選考辞退のメールを受け取る会社の側では、1人の採用担当者が数十人から数百人の学生と同時にやり取りをしていることも珍しくありません。辞退の連絡が届いたら、面接官への連絡、会議室の予約の取り消し、選考の一覧からの除外を、その日のうちに進める必要があります。連絡がメール、マイページ、電話と別々の場所に届くと、取り消しの漏れが起きやすくなります。

採用担当が数人いる会社では、応募や問い合わせの受付をフォームにまとめ、1件ごとに担当と状況を付けておく方法があります。たとえばHalictは、フォームから届いた1件ごとに担当と状況を残し、返信も同じ画面から送れて、開封まで記録されるフォームの道具です。公式の料金ページでは、メンバー1人までのフリーのプランは無料で、フォームの数と回答の数はどのプランでも無制限と案内されています。3人までのスターターは月額2,980円、10人までのチームは月額7,800円（いずれも税抜）です。日程の変更や辞退の連絡を同じ受付から受けて状況を付け替えれば、誰がどの学生に返事をしたかを担当者どうしで確かめられます。Halictは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

学生の側から見ても、会社が辞退の連絡を受け付ける窓口をはっきり示していれば、迷わずに連絡できます。採用の案内に「辞退や日程の変更は、このメールへの返信でお知らせください」と一言あるだけで、連絡の漏れは減ります。

在宅ワークの仲介の現場から見た、辞退の連絡の差

在宅ワークとフリーランスの仲介を2004年から続けてきた運営者として見てきた限りでは、辞退の連絡をきちんと入れる人ほど、別の機会に同じ相手から声がかかることが多いものです。応募した仕事を受けないと決めたとき、黙って連絡を絶つ人と、「今回は見送らせてください」と一言入れる人とでは、発注する側の記憶に残る印象がまったく違います。就活でも、辞退した会社が数年後の取引先や転職先になることは珍しくありません。

中間の手数料が乗らない直接の取引では、相手との信頼がそのまま次の仕事につながります。断るときの連絡の丁寧さは、受ける仕事の数を左右する力でもあります。

辞退の連絡のように、相手の手間を減らす連絡ができる力は、在宅で受けられる仕事でも求められます。たとえばアプリケーション開発のお仕事では、案件ごとに受ける受けないを判断し、その結果を発注者に早く伝えることが信頼の土台になります。就職のあと、経営や採用の相談に関わる道を考えるなら、中小企業診断士の資格ガイドで、求められる知識と働き方を確かめておくと、進路の選択肢が広がります。

就活の選考辞退メールは、決めたらすぐ送る、理由は1文にとどめる、どの選考を辞退するかを日時で書く、の3点を押さえれば、どの場面でも大きく外すことはありません。前日や当日だけは電話を先にする。この順番を守れば、辞退は失礼な連絡ではなく、相手の時間を大切にした連絡になります。

よくある質問

Q. 選考辞退はメールだけで伝えても失礼になりませんか？

面接まで数日以上ある段階や、書類選考中の辞退であれば、メールだけで伝えて失礼にはなりません。記録が残り、担当者が都合のよいときに読めるので、かえって助かることも多くあります。ただし、面接の前日や当日、推薦で応募している場合は、電話でも伝えるほうが確実です。

Q. 辞退の理由は正直に書いたほうがよいですか？

詳しい理由を書く必要はなく、「一身上の都合により」「検討の結果」で十分です。書く場合も、「他社より内定をいただき、入社を決めたため」のように1文にとどめます。会社への不満や他社との比較は、事実であっても書かないほうがよく、自分の側の事情として伝えます。

Q. 辞退のメールに会社から返信が来たら、返信は必要ですか？

「承知しました」といった返信には、さらに返信しなくて構いません。やり取りを続けると担当者に手間をかけることになります。ただし、返信の中で理由などを質問されている場合は、答えられる範囲で短く返します。返信が来ない場合も、前日や当日の辞退でなければ心配はいりません。

Q. 推薦で応募した会社の選考を辞退したいときはどうすればよいですか？

会社に連絡する前に、大学の就職課（キャリアセンター）や紹介してくれた教授に相談するのが一般的です。推薦での辞退は、大学と会社の関係や翌年以降の後輩の推薦に影響することがあります。大学と相談したうえで、会社には電話とメールの両方で丁寧に伝えます。