面接辞退メールの例文｜理由の書き方と送るタイミング

面接の予定が入っている会社に、辞退を伝えなければならなくなった。けれども、メールで済ませてよいのか、理由はどこまで書けばよいのか、いつ送ればよいのかで手が止まっている。面接辞退メールの例文を探している人の多くは、こうした状態にいます。結論から言うと、面接の辞退はメールで伝えて問題ありません。大切なのは「決めたらすぐ送ること」「辞退の意思をはっきり書くこと」「理由は短く、相手を責めない言葉で書くこと」の3つです。

この記事では、面接辞退のメールを、件名・宛名・本文・結び・署名まで1通の形で紹介します。理由別と状況別の書き分け、送るタイミングと時間帯、電話で伝えたあとの確認メール、相手から返信が来たときの返し方まで順に説明します。あわせて、採用する側で、応募者からの連絡を担当と状況を付けて返信まで回したい場合に使える、フォームのサービスのHalict（ハリクト）にも触れます。

面接の辞退はメールで伝えてよいか

面接の辞退をメールで伝えることに、後ろめたさを感じる人は少なくありません。ただ、転職の活動では、複数の会社に同時に応募し、選考の途中で行き先を絞っていくのが一般的な進め方です。採用の担当者も、応募者の一部が途中で辞退することを前提に、面接の枠を組んでいます。辞退そのものは失礼ではなく、失礼になるのは「連絡をしないこと」と「連絡が遅いこと」です。

メールで伝えてよい場合

面接の日まで2日以上あるなら、メールで伝えれば十分です。採用の担当者は、面接の調整や応募者とのやり取りをメールで進めていることが多く、メールなら記録が残り、社内の関係者にもそのまま共有できます。電話で伝えると、担当者が不在のときに何度もかけ直すことになり、相手の時間も使います。

応募の段階から、日程の連絡が採用サイトのメッセージ機能やメールで来ている場合は、同じ経路で返すのが自然です。転職サイトのメッセージ機能で応募した会社なら、そのメッセージ機能で辞退を伝えます。経路をそろえると、相手が過去のやり取りと突き合わせやすくなります。

電話も使ったほうがよい場合

面接が翌日や当日に迫っている場合は、メールだけでは相手が面接の前に読まない可能性があります。この場合は、まず電話で伝え、そのあとに確認のメールを送ります。電話をかける時間帯について、転職の情報サイトでは次のように案内されています。

電話の場合、始業から1時間、終業前1時間、昼食時間帯は、緊急でなければできる限り避けるようにしましょう。採用担当者につながりやすく、更に業務を妨げない配慮にもなります。 出典: tenshoku.mynavi.jp

ただし、当日の朝に辞退を決めた場合は、時間帯を待たずに、面接の時刻より前に電話します。相手が面接の準備をしたり、面接官が会議室で待ったりする前に伝わることが、何よりの配慮になります。

連絡をしないことが一番の失礼になる理由

面接を辞退するときに、連絡をせずに当日行かないという選択をする人もいます。採用の担当者から見ると、これが最も困る形です。面接官は予定を空けて待ち、受付には来客の案内を出し、オンラインの面接なら会議の部屋を開けて待ちます。連絡が無いまま時間が過ぎると、担当者は事故や体調不良を心配して電話をかけることもあります。

業界によっては、採用の担当者どうしのつながりがあり、転職先の取引先として同じ会社と出会うこともあります。短い1通を送っておくだけで、こうした場面での気まずさを避けられます。

面接辞退のメールを送るタイミング

面接辞退のメールは、辞退を決めたその日のうちに送るのが基本です。遅くとも翌営業日の午前中には送ります。面接の枠は1つずつ担当者が調整しており、早く空けば、ほかの応募者の面接をその枠に入れられます。

面接までの日数で考える

面接までの残りの日数によって、伝え方を変えます。

面接までの日数	伝え方
3日以上ある	メールで伝える
2日前	メールで伝え、翌日の昼までに返信が無ければ電話する
前日	電話で伝え、そのあとに確認のメールを送る
当日	面接の時刻より前に電話し、そのあとに確認のメールを送る

前日や当日の辞退は、相手の準備がすでに進んでいるため、メールだけで済ませないほうが安全です。電話がつながらないときは、留守番電話に名前と用件を残し、メールでも同じ内容を送ります。

送る時間帯

メールは24時間いつでも送れますが、相手の会社の営業時間内に届くように送るのが無難です。平日の9時から18時ごろに送れば、担当者がその日のうちに読める可能性が高くなります。深夜や早朝に送ると、相手のスマートフォンに通知が届いてしまうことがあり、受け取る側の負担になります。

夜にメールを書き終えた場合は、すぐに送らず、送信日時を指定して翌朝に届くようにする方法があります。Gmailには、送信の日時を指定する機能があります。Googleのヘルプでは次のように案内されています。

メールを後で送信するように送信日時を設定できます。送信日時を設定したメールは、指定した時刻から数分遅れて送信される場合があります。 出典: Gmail ヘルプ（メールの送信日時を設定する）

送信日時を指定したメールは、送る前なら内容を直したり取りやめたりできます。夜のうちに書いて、翌朝に読み直してから送る、という使い方もできます。

迷っているうちに日が過ぎるのを避ける

辞退するかどうかで迷っているうちに、面接の日が近づいてしまうことがあります。迷いの理由が、他社の結果待ちである場合は、その会社の結果が出る日をはっきりさせ、その日までに決めると自分で期限を区切ります。面接の日が先に来てしまうなら、面接を受けてから判断するほうが、相手にとっても自分にとっても負担が少なくなります。

迷いの理由が、仕事内容や勤務条件の不明点なら、辞退の前に質問のメールを送る方法もあります。面接の場で質問してから判断してもかまいません。面接は会社が応募者を見る場であると同時に、応募者が会社を見る場でもあります。

面接辞退メールの基本の組み立て

面接辞退のメールは、次の順に組み立てます。

1. 件名：用件と自分の名前
2. 宛名：会社名、部署名、担当者の名前
3. あいさつと名乗り
4. 辞退の意思
5. 理由（短く）
6. お詫びとお礼
7. 結び
8. 署名

この順に書けば、担当者は件名を見ただけで用件が分かり、本文の冒頭で辞退の意思を確かめられます。

件名の書き方

件名には「面接辞退のご連絡」と自分の名前を入れます。採用の担当者には、毎日多くの応募者からメールが届きます。件名だけで誰からの何の連絡かが分かるようにします。

• 面接辞退のご連絡（山田太郎）
• 【面接辞退のご連絡】11月13日の面接について／山田太郎
• Re: 面接日程のご案内（面接辞退のご連絡／山田太郎）

相手から届いた面接の案内に返信する形で送る場合は、件名の「Re:」を残し、後ろに用件を書き加えます。これまでのやり取りがひと続きで表示されるため、担当者が日時を確かめやすくなります。

宛名の書き方

宛名は、会社名、部署名、担当者の名前の順に書きます。会社名は「株式会社」を省略せず、正式な名前で書きます。担当者の名前が分からない場合は「採用ご担当者様」とします。

「御中」と「様」は一緒に使いません。会社や部署に宛てるときは「御中」、個人に宛てるときは「様」です。「人事部 採用ご担当者様」のように、部署名の後に担当者を書く場合は「様」だけを付けます。

本文で使う言葉

メールの中で相手の会社を呼ぶときは「貴社」と書きます。話し言葉の「御社」は、電話や面接の場で使う言葉です。辞退の意思は「辞退させていただきたく、ご連絡いたしました」「辞退いたします」のように、はっきりした言い方にします。「辞退させていただくかもしれません」「検討の結果、難しいかと存じます」のように、ぼかした言い方にすると、担当者は面接の枠を空けてよいのか判断できません。

文化庁の「敬語の指針」は、敬語を使う基本の考え方を次のように説明しています。

敬意表現とは，コミュニケーションにおいて，相互尊重の精神に基づき，相手や場面に配慮して使い分けている言葉遣いを意味する。 出典: 文化庁 文化審議会答申「敬語の指針」

辞退のメールも、へりくだりすぎる必要はありません。相手の時間を使わせたことにお詫びを伝え、選考の機会にお礼を伝えれば、それで十分に丁寧な文面になります。

面接辞退メールの基本の例文

もっとも使いやすい形の例文です。理由を「一身上の都合」とし、短くまとめています。

件名：面接辞退のご連絡（山田太郎）

株式会社〇〇
人事部 採用ご担当 △△様

お世話になっております。
11月13日（金）14時から面接のお約束をいただいております、山田太郎です。

大変恐縮ではございますが、一身上の都合により、
このたびの面接を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。

面接の日程を調整していただいたにもかかわらず、
このようなご連絡となり、誠に申し訳ございません。

貴社のますますのご発展を心よりお祈り申し上げます。

＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
山田太郎（やまだ たろう）
電話：090-0000-0000
メール：taro.yamada@〇〇.jp
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝

署名の区切り線は「＊＊＊＊」でもかまいません。区切り線を入れずに、名前と連絡先を並べるだけでも十分です。

例文を使うときの注意

例文の中で必ず自分の情報に書き換えるのは、会社名、担当者の名前、面接の日時、自分の名前と連絡先です。面接の日時を書いておくと、担当者がどの面接の話かをすぐに特定できます。同じ日に複数の応募者の面接が入っていることもあるためです。

「一身上の都合」は、理由を詳しく書きたくないときに使える言い方です。失礼な言い方ではなく、採用の担当者もよく目にする表現です。理由を書くかどうかは次の節で説明します。

理由別の面接辞退メールの例文

理由を書く場合は、1文から2文に収めます。理由を長く書くと、言い訳のように読めたり、相手が引き止めの余地を探したりすることがあります。

他社から内定をもらった場合

転職の活動では、もっとも多い理由です。正直に伝えてかまいません。ただし、内定を受けた会社の名前は書きません。

件名：面接辞退のご連絡（山田太郎）

株式会社〇〇
人事部 △△様

お世話になっております。
11月13日（金）に二次面接のお約束をいただいております、山田太郎です。

このたび、他社より内定をいただき、検討の結果、
入社を決めることといたしました。
つきましては、貴社の面接を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。

選考にお時間を割いていただいたにもかかわらず、
このようなご連絡となり、誠に申し訳ございません。
一次面接では、貴社の事業について詳しくお話を伺うことができ、
大変ありがたく存じました。

末筆ながら、貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます。

山田太郎
電話：090-0000-0000
メール：taro.yamada@〇〇.jp

一次面接を受けたあとなら、面接の場で得られたことに一言お礼を添えると、印象がやわらかくなります。

現在の職場に残ることにした場合

転職の活動を進めるうちに、今の職場での異動や昇進が決まり、転職をやめる人もいます。この場合も、理由は短く書きます。

本文の中心部分の例：

このたび、現在の職場で担当業務の変更が決まり、
引き続き現職にとどまることといたしました。
つきましては、貴社の面接を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。

「転職活動そのものをやめた」と伝えておくと、相手は別の時期に改めて声をかけるかどうかを判断しやすくなります。

仕事内容や条件が合わなかった場合

一次面接や会社説明会で詳しい話を聞いた結果、仕事内容や勤務条件が自分の考えと違うと分かることがあります。この理由を伝えるときは、相手の会社を否定する言い方を避け、自分の側の判断として書きます。転職の情報サイトでは、次のような言い方が紹介されています。

「業務や職務の内容を詳しく伺うなかで、当初抱いていたイメージとの違いが大きいことに気づき、自分の能力をあらためて考えた結果、貢献していくことが難しいと感じました」 出典: tenshoku.mynavi.jp

メールにするときは、次のように短くまとめます。

本文の中心部分の例：

一次面接で業務の内容を詳しく伺うなかで、
自分の経験を生かせる分野とは異なると感じ、
検討を重ねた結果、二次面接を辞退させていただくことといたしました。

「給与が低い」「残業が多い」のように、条件の不満をそのまま書くのは避けます。事実であっても、相手の会社を評価する文面になってしまいます。

家庭の事情の場合

家族の介護や看病、配偶者の転勤などで、転職の活動を続けられなくなることもあります。事情の中身まで詳しく書く必要はありません。

本文の中心部分の例：

家庭の事情により、当面は転職活動を続けることが難しくなりました。
つきましては、大変恐縮ながら、貴社の面接を辞退させていただきたく、
ご連絡いたしました。

体調の都合の場合

体調を崩して面接に行けない場合は、辞退なのか、日程の変更をお願いしたいのかをはっきりさせます。回復の見込みが立っていて、その会社への関心が変わらないなら、辞退ではなく日程の変更をお願いする文面にします。

本文の中心部分の例（日程の変更をお願いする場合）：

体調を崩してしまい、11月13日の面接に伺うことが難しくなりました。
直前のご連絡となり、誠に申し訳ございません。
もし可能でしたら、11月20日以降で改めて面接の機会をいただけないでしょうか。

理由を書かない場合

理由を書きたくない場合は「一身上の都合により」とだけ書きます。それでも失礼にはなりません。採用の担当者が理由を尋ねてくることもありますが、答えるかどうかは自分で決めてかまいません。尋ねられた場合も「総合的に検討した結果です」と短く答えれば十分です。

状況別の面接辞退メールの例文

同じ面接の辞退でも、選考の段階や応募の経路によって、書き方が少し変わります。

面接の日程を調整している途中で辞退する場合

候補日を出し合っている途中で辞退を決めた場合は、日程の返信を待たせないように、すぐに伝えます。

件名：Re: 面接日程のご相談（辞退のご連絡／山田太郎）

株式会社〇〇
採用ご担当者様

お世話になっております。山田太郎です。
面接の候補日をご提示いただき、ありがとうございました。

大変恐縮ではございますが、検討の結果、
このたびの選考を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。
日程のご調整をいただいている中でのご連絡となり、申し訳ございません。

貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます。

山田太郎
電話：090-0000-0000

面接の前日や当日に辞退する場合

前日や当日の辞退は、電話で伝えたあとに、確認のメールを送ります。メールでは「先ほどお電話でお伝えしたとおり」と書き、電話の内容を記録として残します。

件名：面接辞退のご連絡（山田太郎）

株式会社〇〇
人事部 △△様

お世話になっております。山田太郎です。
先ほどはお電話にてご対応いただき、ありがとうございました。

お電話でお伝えしたとおり、本日11月13日（金）14時からの面接を
辞退させていただきます。
直前のご連絡となり、多大なご迷惑をおかけしましたことを、
重ねてお詫び申し上げます。

末筆ながら、貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます。

山田太郎
電話：090-0000-0000

電話がつながらなかった場合は、本文の冒頭を「先ほどお電話を差し上げましたが、ご不在のようでしたので、メールにて失礼いたします」に変えます。

書類選考の通過後、最初の面接の前に辞退する場合

書類選考を通過した連絡を受けたあと、面接の日程が決まる前に辞退する場合は、通過の連絡へのお礼から書きます。

本文の中心部分の例：

このたびは書類選考通過のご連絡をいただき、ありがとうございました。
大変恐縮ではございますが、検討の結果、
今回の選考を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。

転職エージェントやハローワークの紹介で応募した場合

転職エージェントを通して応募した場合は、辞退の連絡はエージェントの担当者に伝えるのが基本です。エージェントが会社との窓口になっているため、本人が会社に直接連絡すると、話が二重に伝わることがあります。ハローワークなどの紹介を受けて応募した場合も、紹介を受けた窓口に辞退したことを伝えておきます。

エージェントへの連絡は、会社に送る文面よりも少しくだけてかまいませんが、辞退の理由はできるだけ具体的に伝えます。エージェントは理由を聞いて、次に紹介する求人を選ぶからです。

件名：〇〇株式会社の面接辞退のご連絡（山田太郎）

△△様

いつもお世話になっております。山田太郎です。
11月13日に予定していた〇〇株式会社の二次面接について、
辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。

別の会社から内定をいただき、仕事内容と勤務地を比べた結果、
そちらへの入社を決めました。
〇〇株式会社には、大変恐縮ですが、△△様からお伝えいただけますでしょうか。

ご紹介いただいたにもかかわらず申し訳ございません。
よろしくお願いいたします。

山田太郎

電話で伝えるときの話し方

前日や当日の辞退、メールに返信が無い場合は、電話で伝えます。話す順番を決めておくと、緊張していても言葉に詰まりません。

電話の会話の例

1. 名乗る：「お世話になっております。11月13日に面接のお約束をいただいております、山田太郎と申します。採用ご担当の△△様はいらっしゃいますでしょうか」
2. 用件を伝える：「大変申し訳ございませんが、面接を辞退させていただきたく、お電話いたしました」
3. 理由を短く伝える：「他社から内定をいただき、検討の結果、そちらに入社することを決めました」
4. お詫びとお礼：「日程をご調整いただいたにもかかわらず、申し訳ございません。これまでありがとうございました」

担当者が不在のときは、電話に出た人に辞退の用件を伝言してもらうか、戻る時間を尋ねてかけ直します。伝言をお願いした場合も、確認のメールは必ず送ります。

引き止められたとき

電話では、担当者から「別の職種もあります」「条件を相談できます」と提案されることがあります。辞退の意思が固まっているなら「ありがたいお話ですが、今回は辞退させていただきます」と、はっきり伝えます。迷いがあるなら、その場で答えず「一度考えて、明日までにご連絡いたします」と時間をもらいます。

相手から返信が来たときの返し方

面接辞退のメールに、採用の担当者から「承知いたしました」と返信が来ることがあります。この返信に、さらに返信するかどうかで迷う人も多くいます。

返信は必須ではない

担当者からの返信が「承知いたしました。今後のご活躍をお祈りしております」のように、やり取りを締める内容であれば、返信は無くても失礼ではありません。返すなら、短いお礼にとどめます。

件名：Re: 面接辞退のご連絡（山田太郎）

株式会社〇〇
人事部 △△様

ご丁寧にご返信いただき、ありがとうございました。
最後までお心遣いをいただき、感謝申し上げます。

山田太郎

質問が書かれていた場合

返信の中で「差し支えなければ理由を教えてください」と質問されている場合は、答えられる範囲で返します。答えたくない場合は「総合的に検討した結果でございます」と書けば十分です。質問を無視すると、相手は返事を待ち続けることになります。

提出した書類の扱い

応募のときに提出した履歴書や職務経歴書は、会社が個人情報として管理しています。返却や削除を希望する場合は、その旨をメールで伝えれば、会社の決まりに沿って対応してもらえます。会社によって扱いが違うため、求められたときの手続きはその会社の案内に従います。

辞退を取り消したくなったとき

辞退のメールを送ったあとで、内定を受けた会社の条件が変わったり、他社の選考が止まったりして、やはり面接を受けたいと考えることもあります。その場合は、正直に事情を書いて、もう一度面接の機会をいただけないかをお願いします。

本文の中心部分の例：

先日は面接辞退のご連絡を差し上げ、大変失礼いたしました。
その後事情が変わり、改めて貴社の選考を受けさせていただきたいと考えております。
勝手なお願いで誠に恐縮ですが、もし面接の機会をいただけるようでしたら、
ご検討いただけますと幸いです。

ただし、面接の枠がすでにほかの応募者で埋まっていたり、募集そのものが締め切られていたりすることもあります。断られても、それは相手の都合として受け止めます。こうした事態を避けるためにも、辞退のメールは気持ちが固まってから送ります。

面接辞退の理由で書かないほうがよいこと

理由を書くときは、相手を評価する言葉、ほかの会社と比べる言葉、事実と違う言葉を避けます。

避けたい書き方の例

• 「貴社の面接官の対応に不安を感じたため」のように、相手の社員を評価する理由
• 「他社のほうが給与が高かったため」のように、他社と条件を比べる理由
• 「急な仕事が入ったため」のように、本当は別の理由がある場合の作り話
• 「また機会があれば応募します」のように、その気が無い約束

採用の担当者は、辞退の理由を社内の採用の振り返りに使うことがあります。相手を責める言葉は、そのまま記録に残ってしまいます。改善してほしい点が本当にあるなら、辞退のメールではなく、会社の問い合わせ窓口や口コミに書くほうが筋が通ります。

迷ったときは短くする

理由の書き方に迷ったら、短くするほうを選びます。「検討の結果」「一身上の都合により」の一言で、辞退のメールとしては十分に成り立ちます。長い説明は、相手が読む手間を増やすだけです。

理由を詳しく伝えたい気持ちがあるなら、メールでは短く書き、相手から尋ねられたときに電話や返信で補う形にします。そうすれば、聞きたい人には伝わり、聞く必要のない人には手間をかけずに済みます。採用の担当者が理由を知りたいかどうかは、相手の判断に任せてかまいません。

新卒の就職活動とオンライン面接の場合

ここまでの例文は、転職の活動を中心に紹介してきました。新卒の就職活動やオンラインの面接では、気をつける点が少し変わります。

新卒の就職活動で面接を辞退する場合

新卒の就職活動では、大学のキャリアセンターや就職サイトを通して面接の案内が届くことが多くあります。辞退の連絡は、面接の案内が届いた経路と同じ経路で返します。就職サイトのメッセージ機能で日程を決めた会社なら、そのメッセージ機能で辞退を伝えます。

新卒の場合は、名乗りに大学名と学部名を入れます。採用の担当者は同じ時期に多くの学生と連絡を取っているため、大学名があると誰からの連絡かを特定しやすくなります。

件名：面接辞退のご連絡（〇〇大学 山田花子）

株式会社〇〇
人事部 採用ご担当者様

お世話になっております。
11月13日（金）10時から一次面接のお約束をいただいております、
〇〇大学〇〇学部の山田花子です。

大変恐縮ではございますが、検討を重ねた結果、
このたびの面接を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。
貴重なお時間を割いて日程をご調整いただいたにもかかわらず、
誠に申し訳ございません。

末筆ながら、貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます。

山田花子
〇〇大学〇〇学部〇〇学科 4年
電話：090-0000-0000
メール：hanako@〇〇.ac.jp

大学のメールアドレスを使うと、学生であることがアドレスからも伝わります。

オンラインの面接を辞退する場合

オンラインの面接では、会社が会議のURLを発行し、面接官がその時刻に入室して待っています。対面の面接と同じく、辞退が決まったらすぐに伝えます。当日に辞退する場合は、会議のURLに入って伝えるのではなく、電話かメールで伝えます。

メールの本文には、面接の日時に加えて「オンラインでの面接」であることを書いておくと、担当者が会議の予約を取り消すときに迷いません。会社から届いた案内に会議のURLや参加用の番号が書かれていても、辞退のメールに書き写す必要はありません。

集団面接やグループ面接を辞退する場合

複数の応募者が同じ時間に参加する集団面接は、1人が欠けても面接そのものは行われます。それでも、席の準備や面接官の進行の段取りが変わるため、辞退の連絡は個別の面接と同じように早めに送ります。

面接辞退メールでよくある失敗

面接辞退のメールで起きやすい失敗を、送る前の参考として挙げます。どれも、送ったあとに相手からの問い合わせや、気まずいやり取りにつながります。

辞退かどうかが分からない文面

「今回は見合わせたいと考えております」「難しい状況となりました」のような書き方では、辞退なのか、日程を延ばしたいのかが伝わりません。担当者は確認のメールを送るか、電話をかけることになります。辞退するなら「辞退いたします」と書き切ります。

お詫びを何度も繰り返す文面

「大変申し訳ございません」を3回も4回も書くと、かえって読みにくくなります。お詫びは本文の中で1回、結びの前で1回あれば十分です。相手が知りたいのは、お詫びの言葉の数よりも、辞退の意思と面接の日時です。

面接の日時が書かれていない文面

名前だけで面接の日時が書かれていないと、担当者は社内の予定表を探して、どの面接かを調べることになります。とくに二次面接や最終面接では、同じ応募者について複数の面接官が関わっているため、日時と面接の段階を書いておくと話が早く進みます。

送る前に確かめること

送信ボタンを押す前に、次の項目を確かめます。辞退のメールは、送ってしまうと取り消しが難しい連絡です。

確かめること	見るところ
宛先	担当者のメールアドレスか。転職サイト経由なら、そのメッセージ機能か
件名	用件と自分の名前が入っているか
宛名	会社名を正式な名前で書いたか。担当者の名前の漢字は合っているか
面接の日時	予定されていた日時と合っているか
辞退の意思	「辞退いたします」とはっきり書いたか
他社の名前	内定をもらった会社の名前を書いていないか
署名	名前と電話番号とメールアドレスが入っているか

複数の会社に応募していると、別の会社宛ての文面を使い回して、会社名を直し忘れることがあります。本文の中の会社名と、件名や宛名の会社名がそろっているかは、必ず読み直します。メールソフトの宛先の自動補完で、別の会社の担当者のアドレスが入ってしまうこともあるため、宛先も最後に目で確かめます。

スマートフォンから送るとき

外出先からスマートフォンで送ることもあります。スマートフォンのメールアプリでは、署名が自動で入らないことがあります。名前と電話番号は本文の最後に手で書き入れます。改行が多すぎると、パソコンで読んだときに間延びして見えるため、1行を30字前後で区切るくらいにしておきます。

採用する側から見た面接辞退の連絡

ここからは、面接辞退の連絡を受け取る採用の担当者の側から見た話です。辞退のメールを書く人にとっても、相手がどう受け止めるかを知っておくと、文面を決めやすくなります。

採用の担当者は、辞退の連絡を受けると、面接官への連絡、会議室やオンラインの会議の予約の取り消し、選考の記録の更新を進めます。辞退のメールに必要なのは、誰が、どの面接を、辞退するのかが、ひと目で分かることです。件名に名前と用件が入っていて、本文に面接の日時が書かれていれば、担当者はすぐに次の手続きに移れます。

応募者からの連絡がばらばらに届くとき

採用の担当が複数いる会社では、応募者からの連絡が、それぞれの担当者のメールに届きます。面接の辞退、日程の変更、持ち物の質問が別々の人に届くと、誰が返信したのか、どの連絡がまだ止まっているのかが分からなくなります。辞退の連絡に気づかないまま、面接官が会議室で待ってしまう、ということも起きます。

紙の一覧やスプレッドシートで「受け取った日」「応募者の名前」「用件」「担当」「返信したか」を記録していく方法もあります。担当が1人から2人で、応募の数が少なければ、これで十分です。ただし、メールを読むたびに表へ書き写す手間がかかり、書き写し忘れが出やすくなります。

担当と状況を付けて返信まで回す方法

応募者からの連絡を1つの窓口に集め、担当と状況を付けて返信まで回したい場合は、フォームのサービスを使う方法があります。その1つがHalictです。

公式サイトによると、Halictは受付から対応までのフォームのサービスで、フォームから届いた1件ごとに担当と状況が残り、返信も同じ画面から送れて、相手がメールを開いたかどうかまで記録されます。採用のエントリーを受け付けるフォームでは、応募から書類選考、面接、内定、見送りまでの段階を並べて、応募者ごとに進み具合を追えると案内されています。辞退の連絡が届いた応募者を「見送り」の段階に移しておけば、チームのほかの人も一目で分かります。

料金は、公式の料金ページによると、メンバー1人までのフリーのプランが0円で、フォームの数と回答の数は無制限です。3人まで使えるスタータープランは月額2,980円、10人まで使えるチームのプランは月額7,800円（いずれも税抜）と案内されています。Halictは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

面接を辞退したあとの働き方を考える

面接を辞退したあとは、選んだ道での準備に気持ちを切り替えます。ここでは、在宅ワークと業務委託の仲介を長く見てきた立場から、辞退のあとに考えておきたいことを紹介します。

辞退した会社とのつながり

面接を辞退した会社と、数年後に取引先として出会うことは珍しくありません。一度辞退した会社に、時期を変えて改めて応募する人もいます。丁寧に辞退を伝えておけば、そうした場面で気まずさが残りません。辞退のメールは、断りの連絡であると同時に、関係をきれいに閉じるための連絡でもあります。

在宅ワークや業務委託の市場を20年以上見てきた運営者の立場から言えば、長く仕事が続く人ほど、断るときの連絡が丁寧です。仕事を受けられないとき、条件が合わないときに、早く、短く、相手を責めずに伝えられる人は、次の機会にも声がかかります。仲介の手数料が乗らない直接の取引では、こうした信頼がそのまま次の依頼につながり、受け手の手取りが厚くなる形で返ってきます。

会社に入る以外の道を考える場合

転職の活動の途中で、会社に入る以外の働き方を考え始める人もいます。会社員として働きながら、副業で業務委託の仕事を受ける人も増えています。業務の改善やAIの活用を支援する仕事については、AIコンサル・業務活用支援のお仕事で、仕事の内容と始め方を紹介しています。

デザインの仕事で独立を考えている場合は、デザイナーの年収・単価相場で、会社員とフリーランスの収入の幅を確かめられます。経営の相談に関わる仕事を目指すなら、国家資格の中小企業診断士の試験の内容と勉強の進め方も参考になります。

どの道を選ぶ場合でも、面接辞退のメールで身につけた「早く、はっきり、短く」の伝え方は、仕事の連絡すべてに使えます。辞退の連絡を丁寧に終えて、次の準備に進みましょう。

よくある質問

Q. 面接辞退のメールに返信が来なかったら、届いたかどうか確かめるべきですか？

面接の日まで余裕があり、相手の営業日を2日ほど過ぎても返信が無い場合は、電話で届いているかを確かめると安心です。面接が翌日や当日に迫っているなら、メールの返信を待たずに電話で伝えます。辞退の連絡は相手が受け取って初めて意味を持つため、届いたことが分かるまで見届けるのが確実です。

Q. 面接辞退の理由は正直に書かないといけませんか？

正直に書く必要はありません。「一身上の都合により」「検討の結果」と書くだけでも、辞退のメールとして失礼にはなりません。ただし、本当の理由と違う作り話を書くのは避けます。理由を書く場合は1文から2文にとどめ、相手の会社を評価する言葉や、他社と比べる言葉は使わないようにします。

Q. 面接辞退のメールはスマートフォンから送っても失礼になりませんか？

スマートフォンから送っても失礼にはなりません。ただし、署名が自動で入らないことがあるため、名前と電話番号は本文の最後に手で書き入れます。宛先、件名、会社名を送る前に読み直し、別の会社の担当者宛てになっていないかを確かめます。改行は1行30字前後を目安にすると、パソコンでも読みやすくなります。

Q. 一度面接を辞退した会社に、あとで応募し直すことはできますか？

応募し直すこと自体はできます。時期が空いていれば、改めて応募を受け付ける会社は少なくありません。そのとき、以前の辞退の連絡が丁寧であれば、気まずさは残りにくくなります。応募し直すときは、前回辞退したことを隠さず、その後の考えの変化を短く伝えると、担当者も事情を理解しやすくなります。