総会の委任状の書き方｜議長一任と欠席のとき

総会の委任状の書き方は、配られた用紙に「誰に任せるか」「どの総会か」「自分の名前」の3つを正しく書けば、ほとんどの場合それで足ります。迷いやすいのは、代理人の欄を議長にするのか、知人にするのか、空けたままでよいのかという点です。この記事では、自治会の総会、マンションの管理組合の総会、株式会社の株主総会の3つを取り上げ、委任状の書き方と、議長一任にするときの考え方、欠席するときに委任状と議決権行使書のどちらを出すべきかを順に説明します。委任状の効力は団体の規約や定款で決まる部分が大きいため、最後は自分の団体の規約と、配られた案内を必ず確かめてください。

総会の委任状とは何か

委任状とは、ある行為を他の人に任せたことを示す書面のことです。総会の委任状は、総会に出席できない人が、自分の議決権（議案に賛成か反対かを投じる権利）を、出席する別の人に代わりに使ってもらうために出します。

自治会の総会について、マネーフォワードの解説は次のように説明しています。

自治会の総会に出席できないときは、議決権を代理人に任せるために、委任状を利用する方法があります。総会では自治会運営に関わる重要な議題が決まることが多く、欠席しても自分の意思を伝えることが大切です。 出典: biz.moneyforward.com

総会で委任状が大切にされるのは、出席者の数が足りないと総会そのものが成り立たないことがあるからです。多くの団体の規約には、「構成員の半数以上が出席しなければ総会を開けない」といった定足数（会議を開くために必要な最低の出席者数）の決まりがあります。委任状を出した人は、出席した人として数えられることが多く、委任状が集まらないと総会が流れてしまうことがあります。

委任状を出さずに欠席すると、自分の意思が議決に反映されないだけでなく、総会が成り立たなくなる原因にもなります。出席できないと分かった時点で、早めに委任状か、次に説明する議決権行使書を出すのが、構成員としての最低限の協力になります。

委任状と議決権行使書の違い

総会を欠席するときに出す書面には、委任状のほかに議決権行使書（書面投票の用紙）があります。この2つは、どちらも欠席したまま議決に加わるための書面ですが、性格が大きく違います。

書面	誰が賛否を決めるか	向いている場面
議決権行使書	自分で、議案ごとに賛成か反対かを書く	議案の中身が事前に分かっていて、自分で判断したいとき
委任状	代理人が、総会の場で判断する	議案の内容を任せられる信頼できる人がいるとき、当日に修正案が出そうなとき

国土交通省のマンション標準管理規約のコメントは、この違いを次のように説明しています。

議決権行使書と委任状は、いずれも組合員本人が総会に出席せずに議決権の行使をする方法であるが、議決権行使書による場合は組合員自らが主体的に賛否の意思決定をするのに対し、委任状による場合は賛否の意思決定を代理人に委ねるという点で性格が大きく異なるものである。 出典: 国土交通省 マンション標準管理規約

同じコメントは、やむを得ず欠席する場合でも、本人の意思を総会に直接反映させる観点からは、議決権行使書で自ら賛否を示すことが望ましいとしています。議案の内容がはっきりしていて、自分で賛否を決められるなら、議決権行使書を選ぶのが基本です。

一方、総会の場で議案が修正されそうなときや、議論を聞いてから判断したほうがよい議題があるときは、委任状で信頼できる人に任せるほうが合っています。議決権行使書は事前に書いた賛否しか反映されないため、当日に出た修正案には対応できないことがあるからです。

配られた用紙が、1枚の紙の上半分が議決権行使書、下半分が委任状になっていることもあります。その場合は、どちらか一方だけに記入するのが原則です。両方に書くと、どちらを採用するかで運営側が迷うので、案内に書かれた記入方法に従います。

委任状の書き方の基本

総会の委任状に書く項目は、団体の種類にかかわらずおおむね共通しています。

• 日付（委任状を書いた日）
• 代理人の氏名（任せる相手）
• どの総会についての委任か（総会の名前と開催日）
• 委任する内容（総会での議決権の行使）
• 自分の住所、氏名、押印（団体の様式で求められている場合）

運営側が用紙を用意している場合は、空欄を埋めるだけで済みます。自分で書く場合の例は次のとおりです。

委任状

令和8年10月24日

〇〇町内会 会長 〇〇 〇〇様

委任者は、△△ △△を代理人と定め、次の権限を委任します。

令和8年11月15日に開催される〇〇町内会 定期総会に出席し、議決権を行使する一切の権限

住所 〇〇市〇〇町1丁目2番3号 氏名 □□ □□ 印

文例の「委任者は」は、委任する本人を指す書き方です。団体の様式では本人の一人称で書き出す形も多く、どちらでも意味は同じです。委任状は本人が出す書面なので、本人の名前で書き、代理人に書いてもらうことは避けます。

書くときの手順は、次の順に進めると間違えません。

1. 総会の案内を読み、議案と、委任状の提出期限、提出先を確かめる
2. 自分で賛否を決めるか、誰かに任せるかを決める
3. 任せる場合は、代理人を決め、引き受けてもらえるかを本人に確かめる
4. 用紙に代理人の名前、日付、自分の住所と名前を書く
5. 提出期限までに、指定された方法で出す

代理人の名前は、引き受けてもらえるか確かめてから書きます。名前を書かれた人が当日出席しなかった場合、委任状が使われず、自分の議決権が数に入らないことがあるからです。

議長一任にするときの書き方と考え方

代理人を探す当てがないときによく使われるのが、議長に任せる方法、いわゆる議長一任です。用紙に「議長に委任します」という欄があれば、そこに丸を付けるか、代理人の欄に「議長」と書きます。

議長一任の委任状

令和8年10月24日

〇〇マンション管理組合 理事長 〇〇 〇〇様

委任者は、総会の議長を代理人と定め、令和8年11月15日に開催される〇〇マンション管理組合 通常総会における議決権の行使を委任します。

住戸番号 301号室 氏名 □□ □□ 印

議長一任にすると、議長がその人の分の議決権を使います。議長は、多くの団体で会長や理事長が務めるため、議長一任の委任状は、運営側が出した議案に賛成として数えられることが一般的です。

そのため、議案に反対したい場合や、内容に疑問がある場合は、議長一任にしてはいけません。反対の意思を示したいなら、議決権行使書で反対に丸を付けるか、同じ考えの人を代理人に指名します。

議長一任は、議案の内容に特に異論がなく、運営を任せてよいと考えているときに使う方法です。「よく分からないから議長に」と軽い気持ちで出すと、自分の考えと違う結果に数えられることがあります。議案の資料には目を通してから決めます。

代理人の欄を空けたままの委任状

代理人の名前を書かないまま出す委任状を、白紙委任状と呼びます。白紙委任状をどう扱うかは、団体の規約や総会の運営によって違います。議長に任せたものとして扱う団体もあれば、無効とする団体もあります。

国土交通省のマンション標準管理規約のコメントは、白紙委任状について、効力や取り扱いでトラブルになることがあると指摘し、委任状の様式に、誰を代理人にするかを主体的に決める必要があることや、適当な代理人がいない場合は代理人の欄を空けずに議決権行使書で自ら賛否を示すことを書いておくことが考えられる、としています。

出す側としては、代理人の欄は空けないのが原則です。誰に任せるかを決められないなら、議長と書くか、議決権行使書に切り替えます。空欄のまま出すと、自分の意思とは関係なく扱いが決まってしまいます。

運営する側にとっても、白紙委任状は総会のあとにもめる原因になりやすいものです。案内の段階で「代理人の欄が空欄の場合は議長に委任したものとみなします」のように、扱いをはっきり書いておくと、出す側も判断しやすくなります。

自治会や町内会の総会の委任状

自治会や町内会は、多くが法人ではない任意の団体で、総会の進め方は自治会ごとの規約（会則）で決まっています。委任状の様式、代理人になれる人、提出の期限も、規約と総会の案内に従います。

市区町村の認可を受けて法人格を持った自治会（認可地縁団体）については、地方自治法260条の18に、総会に出席しない構成員は書面で、または代理人によって表決ができると定められています。ただし、同じ条文は、規約に別の定めがある場合はそちらに従うとしているため、ここでも規約が優先します。

自治会の委任状で迷いやすいのは、代理人に誰を選ぶかです。同じ世帯の家族を代理人にする、近所の会員に頼む、班長に任せる、議長一任にする、といった方法が考えられます。規約で代理人を会員に限っている自治会もあるので、会員でない人に頼む前に規約を確かめます。

近所の人に代理人をお願いするときの伝え方について、マネーフォワードの解説は次のように書いています。

自治会の総会に出席できず代理人に委任状をお願いする際は、丁寧な言葉遣いと配慮が大切です。依頼の際には、総会の日時や目的を簡単に伝えるとともに、代理人としての役割を説明しましょう。 出典: マネーフォワード クラウド

頼むときは、「11月15日の総会に仕事で出られないので、代理で出席していただけないでしょうか。議案は配られた資料のとおりで、特に反対するものはありません」のように、日時と、自分の考えをひと言添えておくと、代理人も迷わずに議決に加われます。

提出は、班長や役員に手渡しするか、指定された回収箱に入れる形が多くなっています。提出期限を過ぎると数に入らないことがあるので、案内が届いたら早めに出します。

マンションの管理組合の総会の委任状

分譲マンションの管理組合の総会は、区分所有法（マンションの持ち主の権利と管理のルールを決めた法律）と、マンションごとの管理規約で運営されます。区分所有法39条は、議決権は書面または代理人によって行使できると定めており、書面や代理人で議決権を使った人は、出席した人の数に入れるとしています。

代理人になれる人の範囲は、管理規約で決まっています。国土交通省のマンション標準管理規約（令和7年改正、単棟型）は、代理人の範囲について次の4つを規定の例として挙げています。

• 組合員の配偶者（事実上の婚姻関係にある人を含む）または一親等の親族
• 組合員の住戸に同居する親族
• 他の組合員
• 国内管理人（海外に住む持ち主に代わって管理をする人）

標準管理規約はあくまでひな形なので、実際のマンションの管理規約がこのとおりとは限りません。たとえば、知人や不動産会社の担当者を代理人にしたい場合、自分のマンションの管理規約で認められているかを先に確かめます。管理規約は、管理会社か理事会に頼めば見せてもらえます。

管理組合の総会では、大規模修繕の工事や管理費の改定のように、金額の大きい議案が出ることがあります。こうした議案は、議長一任にする前に、資料をよく読んでから判断します。分からない点は、総会の前に理事会や管理会社に問い合わせれば、説明を受けられることがあります。

国土交通省の標準管理規約は、総会に組合員本人が出席し、説明や議論を踏まえて直接賛否を示すことが望ましいとしています。出席できる場合は出席し、出られない場合でも、できるだけ議決権行使書で自分の意思を示すのが基本です。最近は、Web会議で総会に出席できる管理組合もあり、その場合は会場に行かなくても本人が出席して議決に加われます。

株主総会の委任状

株式会社の株主総会では、会社法310条で、株主は代理人によって議決権を行使できると定められています。この条文は、株主または代理人が、代理権を証明する書面（委任状）を会社に出さなければならないこと、代理権の授与は株主総会ごとにしなければならないことも定めています。

株主は、代理人によってその議決権を行使することができる。この場合においては、当該株主又は代理人は、代理権を証明する書面を株式会社に提出しなければならない。 出典: e-Gov法令検索 会社法

総会ごとに委任しなければならないので、「今後のすべての株主総会について任せます」という委任状は使えません。毎回の総会ごとに、日付と総会の名前を書いた委任状を出します。

会社法310条は、会社が株主総会に出席できる代理人の数を制限できることも定めています。また、定款（会社の基本のルール）で、代理人を株主に限っている会社もあります。株主でない家族に代理を頼むときは、会社から送られてきた招集通知と、会社の定款の定めを確かめます。

上場会社の株主総会では、招集通知に議決権行使書が同封され、郵送やインターネットで賛否を送れる仕組みが一般的です。自分で賛否を決められるなら、委任状より議決権行使書のほうが手軽です。

中小企業や家族経営の会社の株主総会では、株主が身内に限られていることも多く、委任状のやり取りが形だけになりがちです。それでも、委任状は会社法で求められた書面です。会社法310条では、会社は総会の日から3か月間、委任状を本店に備え置かなければならないとされているため、運営する側は、総会の後も委任状を捨てずに保管します。

総会が成り立つ数と、委任状が数に入るしくみ

委任状がなぜ大切かは、総会が成り立つための数と、議案が通るための数を知るとよく分かります。前者を定足数、後者を決議要件と呼びます。決議要件とは、議案を可決するために必要な賛成の割合のことです。

マンションの管理組合では、国土交通省の標準管理規約の47条が、総会を開くには議決権総数の過半数を持つ組合員の出席が必要で、ふだんの議案は出席した組合員の議決権の過半数で決めると定めています。規約の変更や、共用部分の大きな変更のような重い議案は、組合員総数の過半数で議決権総数の過半数を持つ組合員が出席したうえで、出席者とその議決権の各4分の3以上の賛成が必要です。

区分所有法39条も、集会の議事は、法律や規約に別の定めがない限り、出席した区分所有者とその議決権の各過半数で決めるとしています。そのうえで、書面や代理人で議決権を使った人は、出席した人の数に入れると定めています。

議決権は、書面又は代理人によつても行使することができる。この場合において、書面又は代理人によつて議決権を行使した区分所有者の数は出席した区分所有者の数に、当該議決権の数は出席した区分所有者の議決権の数に、それぞれ算入する。 出典: e-Gov法令検索 建物の区分所有等に関する法律

国土交通省によると、改正された区分所有法は令和8年4月1日から施行されています。総会の定足数や決議要件の数え方が変わったため、マンションごとの管理規約も見直しが求められています。自分のマンションの規約が改正後の形になっているかは、管理会社か理事会に確かめると確実です。

株式会社の株主総会では、会社法309条が、定款に別の定めがない限り、議決権を行使できる株主の議決権の過半数を持つ株主が出席し、出席した株主の議決権の過半数で決めると定めています。小さな会社で株主が数人しかいない場合、1人が欠席して委任状も出さないだけで、定足数に届かなくなることがあります。

自治会や町内会の多くは、規約で「会員の2分の1以上の出席で成立し、委任状を出した人は出席とみなす」のように定めています。数字は自治会ごとに違うので、規約の「総会」の章を開いて、成立の条件と委任状の扱いを確かめます。

どの団体でも共通しているのは、委任状や議決権行使書を出した人が、出席者として数えられる点です。出席できない人が何も出さないと、その分だけ総会が成り立ちにくくなります。委任状は、議案に賛成するための紙というより、総会そのものを開けるようにするための紙だと考えると、早めに出す意味が分かります。

メールやWebで委任状を出すとき

最近は、紙の委任状だけでなく、メールやWebのフォームで委任状や賛否を受け付ける団体が増えています。こうした方法は、法律では電磁的方法と呼ばれます。電磁的方法とは、メールやWebのフォームのように、紙を使わず電子のデータで届ける方法のことです。

株主総会では、会社法310条で、株主または代理人は、会社の承諾を得れば、委任状の書面を出す代わりに、その内容を電磁的方法で送れるとされています。この場合、書面を出したものとみなされます。招集通知に、インターネットで議決権を行使するためのサイトと、ログインに使うコードが書かれていることが多いので、案内に従って手続きします。

マンションの管理組合では、区分所有法39条3項が、規約か集会の決議があれば、書面の代わりに電磁的方法で議決権を使えると定めています。標準管理規約46条も、電磁的方法が使える管理組合では、議決権の行使や委任状の提出を電磁的方法でできる形の規定を示しています。

また、国土交通省の標準管理規約のコメントは、Web会議のシステムを使って総会に出席した組合員は、定足数を数えるときに出席者に含まれるという考え方を示しています。会場に行けない人でも、Web会議で出席できる管理組合なら、委任状を出さずに自分で議決に加われます。

メールやWebで出すときは、次の点に気をつけます。

• 団体が電磁的方法での提出を認めているかを、案内か規約で確かめる
• 送り先のメールアドレスやフォームのURLは、配られた案内に書かれたものだけを使う
• 送ったあとに、受付の返信や受付完了の画面が出たかを確かめ、画面を保存しておく
• 紙の委任状とメールの両方を出すと二重になるので、どちらか一方にする

同じコメントは、Web会議での出席について、第三者が組合員になりすましたり、通信の障害が起きたりすると、決議が無効になるおそれがあるといった課題にも触れています。運営する側は、本人を確かめる方法と、通信が切れたときの扱いを、案内の段階で決めておくと安心です。

代理人を頼まれたときにすること

委任状は出す側の話になりがちですが、近所の人や家族から代理人を頼まれる側に回ることもあります。引き受けるときは、次の順で準備すると、当日に困りません。

1. 総会の日時と場所、議案の資料を受け取る
2. 頼んできた人が、議案ごとにどう考えているかを聞いておく
3. 自分が代理人になれる人の範囲に入っているかを、規約や案内で確かめる
4. 委任状が運営側に出されたかを確かめる（本人が出すのか、自分が持参するのか）
5. 総会のあとに、結果を頼んできた人に伝える

標準管理規約46条は、代理人によって議決権を使う場合、組合員か代理人が、代理権を証明する書面を理事長に出さなければならないと定めています。マンションの総会で代理人として出席する場合は、委任状が事前に届いているか、自分で持参する必要があるかを、受付で確かめられるようにしておきます。

自分も同じ団体の構成員である場合、自分の分の議決権と、頼まれた人の分の議決権を両方使うことになります。受付で、自分の出席と代理での出席の両方を伝えます。賛否を指示された議案は、自分の考えと違っても指示どおりに投じるのが代理人の役目です。

総会が終わったら、どの議案がどう決まったかを、頼んできた人に短く伝えます。議事録が配られる前でも、結果を知らせておくと、次に頼むときも頼まれるときも、やり取りがしやすくなります。

委任状を書くときの注意点

委任状でよくある失敗と、その防ぎ方を挙げます。

書き損じたとき

書き損じたときは、修正液や修正テープを使わず、二重線を引いて正しい内容を書き添えるのが一般的です。押印を求める様式なら、訂正した箇所に訂正印を押します。運営側が用紙を用意している場合は、新しい用紙をもらって書き直すほうが確実です。

押印が要るかどうか

押印が要るかどうかは、団体の様式によります。最近は押印を求めない様式も増えています。押印欄がある場合は、認印で構わないことが多いですが、団体によっては届け出た印鑑を求めることがあるので、案内を確かめます。

提出期限

委任状は、総会の前日までや、総会の開始までなど、提出期限が決められていることがほとんどです。期限を過ぎて届いた委任状は、出席の数に入らないことがあります。

代理人に伝えておくこと

代理人を指名した場合は、議案について自分がどう考えているかを伝えておきます。委任状は賛否の判断まで代理人に任せる書面なので、自分の考えを伝えていないと、代理人は自分の判断で投票することになります。どうしても特定の議案に反対したい場合は、議決権行使書に切り替えるほうが確実です。

委任状の効力について

委任状が有効かどうかは、団体の規約、定款、総会の運営の決まりによって判断されます。ここで紹介した書き方は一般的な形で、すべての団体でそのまま通用するとは限りません。もめそうな議案がある場合や、委任状の扱いに疑問がある場合は、団体の役員に確かめるか、必要に応じて弁護士などの専門家に相談してください。

場面別の委任状の文例

ここでは、よくある3つの場面について、そのまま書き写して使える形の文例を紹介します。団体の様式が配られている場合は、そちらを優先します。

同居の家族を代理人にするとき（マンションの管理組合）

委任状

令和8年10月24日

〇〇マンション管理組合 理事長 〇〇 〇〇様

委任者は、同居の長男 △△ △△を代理人と定め、令和8年11月15日に開催される〇〇マンション管理組合 通常総会に出席し、議決権を行使する一切の権限を委任します。

住戸番号 502号室 氏名 □□ □□ 印

家族を代理人にするときは、続き柄（長男、配偶者など）を書き添えておくと、規約で認められた範囲の人かどうかを運営側が確かめやすくなります。代理人には、総会の資料と委任状の控えを渡しておきます。

議案ごとに賛否を指示して任せるとき（株主総会）

委任状

令和8年10月24日

株式会社〇〇 代表取締役 〇〇 〇〇様

委任者は、△△ △△を代理人と定め、令和8年11月20日に開催される株式会社〇〇 第12期定時株主総会に出席し、次のとおり議決権を行使する権限を委任します。

第1号議案 計算書類の承認の件 賛成 第2号議案 取締役2名選任の件 賛成 第3号議案 定款一部変更の件 反対

原案に対して修正案が出された場合は、代理人の判断に任せます。

株主 住所 〇〇県〇〇市〇〇町4丁目5番6号 株主 氏名 □□ □□ 印

議案ごとに賛否を書いておくと、代理人は指示どおりに議決権を使えばよく、迷わずに済みます。修正案が出たときの扱いも1行入れておくと、総会の場で判断に困りません。株主総会は総会ごとに委任が必要なので、総会の回数（第12期など）を入れておきます。

班長に任せるとき（自治会や町内会）

委任状

令和8年10月24日

〇〇自治会 会長 〇〇 〇〇様

委任者は、〇班 班長 △△ △△を代理人と定め、令和8年11月8日に開催される〇〇自治会 定期総会における議決権の行使を委任します。

〇班 住所 〇〇市〇〇町7丁目8番9号 氏名 □□ □□

自治会では押印を求めない様式も多いので、押印欄がなければ名前だけで足ります。班長に任せる場合も、事前にひと声かけて引き受けてもらえるかを確かめます。

運営する側が委任状の様式を作るとき

自治会や管理組合の役員、小さな会社の総務担当として、委任状の様式を作る側に回ることもあります。様式を作るときは、出す人が迷わないことを最優先にします。

様式に入れておきたい項目は次のとおりです。

• 総会の名前と開催日時、場所
• 議決権行使書と委任状のどちらか一方に記入すること
• 代理人の欄と、議長に委任する場合の選択肢
• 代理人の欄が空欄だった場合の扱い
• 提出期限と提出の方法
• 代理人になれる人の範囲（規約で限っている場合）

回収した委任状と議決権行使書は、表計算ソフトで1枚の集計表に整理しておくと、当日の受付が楽になります。列は「部屋番号や班」「氏名」「出席・委任状・議決権行使書の別」「代理人の名前」「議案ごとの賛否」の5つ程度で足ります。総会の前日までに集計表を作っておけば、定足数に届いているかを事前に確かめられ、足りない場合は未提出の人に声をかける時間も取れます。

用紙の作り方は、ワープロソフトやスプレッドシートで1枚にまとめれば十分です。無料のテンプレートを配っているサイトもありますが、そのまま使わず、自分の団体の規約に合わせて項目を直します。

回収した委任状は、総会のあとも一定の期間は保管しておきます。会社法では株主総会の委任状を3か月間本店に備え置くことが定められています。自治会や管理組合では規約で決まっていることが多く、決まりがなくても、議事録と一緒にしばらく保管しておくと、あとから議決の数を確かめたいときに役立ちます。

総会の運営を軽くするための工夫

自治会や管理組合の役員は、仕事や家事と両立しながら引き受けている人がほとんどです。委任状の回収と集計は、毎年同じ作業の繰り返しになりがちで、担当が変わるたびにやり方が分からなくなることもあります。

2004年から在宅ワークとフリーランスの仕事の仲介を続けてきた運営者として見てきた限りでは、こうした団体の事務は、案内の文書づくりや名簿の整理、集計表の作成といった部分を、在宅で事務を受ける人に切り出して頼む形が少しずつ広がっています。仲介の手数料がかからない手数料0%の直接取引なら、限られた会費の中でも頼める範囲が広くなり、受ける側にとっても手取りの厚い仕事になります。

総会の案内や出欠の回収を、オンラインのフォームや表計算ソフトに置き換える工夫も、役員の負担を軽くする方法の1つです。業務の進め方そのものを見直したいときの相談相手としては、AIコンサル・業務活用支援のお仕事で紹介しているような、業務の改善を手伝う仕事があります。小さな会社の株主総会の運営や、経営の仕組みづくりまで相談したい場合は、中小企業の経営を支援する国家資格である中小企業診断士の役割を知っておくと、相談先を選ぶ手がかりになります。

よくある質問

Q. 総会の委任状で、代理人の欄は空けたままでもよいですか？

空けたままにしないのが原則です。代理人の欄が空欄の委任状は白紙委任状と呼ばれ、議長に任せたものとして扱う団体もあれば、無効とする団体もあり、扱いが団体によって違います。任せる相手が決められないときは議長と書くか、議決権行使書で自分の賛否を示してください。

Q. 議長一任にすると、議案に賛成したことになりますか？

議長は会長や理事長が務めることが多いため、議長一任の委任状は、運営側が出した議案に賛成として数えられるのが一般的です。議案に反対したい場合や疑問がある場合は、議長一任にせず、議決権行使書で反対を示すか、同じ考えの人を代理人に指名してください。

Q. 委任状と議決権行使書はどちらを出せばよいですか？

議案の内容が事前に分かっていて自分で賛否を決められるなら、議決権行使書が向いています。総会の場で議案が修正されそうなときや、議論を聞いてから判断したほうがよい議題があるときは、信頼できる人への委任状が合っています。用紙が一体になっている場合は、どちらか一方だけに記入します。

Q. 家族を代理人にしてもよいですか？

団体の規約や定款で、代理人になれる人の範囲が決まっていることがあります。マンションの標準管理規約のひな形では、配偶者や一親等の親族、同居の親族などを代理人の例に挙げています。株式会社では定款で代理人を株主に限っている場合もあるので、招集通知と規約を確かめてから頼んでください。