ファイル添付ができるフォームの作り方と、受け取ったファイルの整理のしかた

応募書類、作品のデータ、申込書の写真、領収書の画像など、フォームで文章だけでなくファイルも受け取りたい場面は少なくありません。ファイル添付ができるフォームを作る方法はいくつかありますが、選び方を誤ると、回答者がログインを求められて途中でやめてしまったり、届いたファイルがどの回答のものか分からなくなったりします。

この記事では、ファイル添付ができるフォームの作り方を、Googleフォームの設定とフォーム作成ツールの違いから説明し、ファイルの形式や容量の決め方、受け取ったファイルの名前の付け方とフォルダの整理、個人情報を含むファイルの守り方までを順に整理します。届いた回答とファイルを、担当や対応状況と一緒に管理するフォームの例として、Halictにも後半で触れます。

ファイル添付ができるフォームを作る4つの方法

ファイル添付ができるフォームを作る方法は、大きく分けて4つあります。フォーム作成ツールを提供する会社の解説でも、同じ4つの方法が挙げられています。

方法	向いている人	気をつける点
HTMLやプログラムで自作する	自社のサイトに合わせて細かく作り込みたい人	専門の知識と、安全に運用するための手間がかかる
WordPressのプラグインを使う	WordPressでサイトを運営している人	更新や、ほかのプラグインとの相性に注意が要る
Googleフォームを使う	無料で手早く作りたい人	回答者にGoogleアカウントへのログインが求められる
フォーム作成ツールを使う	ログインなしで受け付けたい人、届いた後の管理まで整えたい人	無料プランの範囲と、有料プランの料金を確かめる

初めて作るなら、Googleフォームか、フォーム作成ツールのどちらかを選ぶのが現実的です。プログラムで自作する方法は自由度が高い反面、届いたファイルの保管や、不正なファイルへの対策まで自分で考える必要があり、ファイルを受け取るフォームでは手間とリスクが大きくなります。

どちらを選ぶかの分かれ目は、回答者にログインを求めてよいかどうかです。社内や学校の中だけで使うなら、Googleアカウントへのログインは大きな負担になりません。一方、社外の人や一般の人から応募や申込を受け付ける場合、ログインを求めると、途中でやめてしまう人が出ます。

Googleフォームでファイル添付を設定する

Googleフォームには、「ファイルのアップロード」という質問の形式があります。Googleの公式ヘルプは、この形式について次のように説明しています。

フォームからファイルをアップロードするように回答者に依頼できます。（中略）この質問に回答するには、回答者が Google アカウントにログインする必要があります。フォームのオーナーがアップロードしたファイルは、Google ドライブの新しいフォルダに保存されます。 出典: Google ドキュメント エディタ ヘルプ フォームの質問の形式を選択する

設定の流れは次のとおりです。

1. Googleフォームでフォームを開き、質問を追加する
2. 質問の形式から「ファイルのアップロード」を選ぶ
3. 回答者がアップロードできるファイルの形式を指定する
4. アップロードできるファイルの最大数を設定する
5. アップロードできる最大のファイルサイズを選ぶ

公式ヘルプによると、フォームが共有ドライブに保存されている場合や、管理者がデータ損失防止の機能をオンにしている場合は、この質問の形式を使えません。会社のGoogleアカウントで作るときに「ファイルのアップロード」が選べない場合は、こうした設定が影響している可能性があるので、社内の管理者に確かめます。

Googleフォームの利点は、無料で、ファイルが自動でGoogleドライブのフォルダにまとまることです。届いたファイルはフォームのオーナーのドライブに保存されるため、ドライブの空き容量も合わせて確かめておきます。大きな動画などを多く受け付けると、ドライブの容量を早く使い切ることがあります。

Googleフォームが合わない場面

Googleフォームのファイルのアップロードは便利ですが、次のような場面では合わないことがあります。

回答者にログインを求めたくない

社外の応募者や一般のお客様からファイルを受け取る場合、Googleアカウントへのログインを求めると、アカウントを持っていない人や、仕事のアカウントと私用のアカウントを使い分けている人が、途中でやめてしまうことがあります。応募や申込の数を減らしたくない場面では、ログインなしでファイルを受け付けられるツールのほうが向いています。

受け取った後に担当や状況を管理したい

Googleフォームは、回答とファイルを集めるところまでが得意な道具です。届いた応募書類を誰が確認するのか、確認が終わったのか、返事を送ったのか、といった管理は、スプレッドシートに列を足して手で埋めることになります。件数が増えると、管理の手間が大きくなります。

回答とファイルの結びつきを分かりやすくしたい

Googleフォームで届いたファイルはドライブのフォルダに保存され、回答の一覧からもたどれますが、ファイル名は回答者が付けた名前がもとになるため、「履歴書.pdf」のような同じ名前のファイルが並ぶこともあります。後で探すときに、どのファイルが誰のものかを見分ける工夫が必要です。

フォーム作成ツールを選ぶときに確かめること

フォーム作成ツールの多くは、ファイルの添付に対応しています。選ぶときは、次の点を確かめます。

・回答者にログインを求めずにファイルを受け付けられるか
・1つのファイルの容量の上限と、保存できる合計の容量
・受け付けられるファイルの形式を指定できるか
・ファイルの添付が、どのプランから使えるか
・届いたファイルを、回答と一緒に一覧で見られるか
・ファイルをまとめてダウンロードできるか
・通信の暗号化や、スパムへの対策、アクセス権限の管理があるか

最後の点について、フォームの解説記事では次のように注意を促しています。

ファイル添付フォームでは、履歴書や身分証明書、レシート画像など、個人情報を含むファイルを取り扱うケースが多くあります。SSL/TLSによる通信の暗号化、reCAPTCHAなどのスパム対策、サーバ側のアクセス権限管理が標準で備わっているかを確認しましょう。 出典: synergy-marketing.co.jp

SSL/TLSとは、フォームに入力された内容やファイルを、送る途中で第三者に読まれないように暗号化する仕組みのことです。reCAPTCHAは、機械による大量の送信を防ぐための確認の仕組みです。ファイルを受け取るフォームは、悪意のあるファイルを送り付けられる入口にもなりうるので、こうした対策が標準で備わっているツールを選ぶと安心です。

たとえばformrunは、公式の料金ページで、無料のFREEプランからファイルアップロードの機能が使えると案内しています。無料プランはフォーム1個、1フォームあたり月30件の回答、メンバー1人までです。同社のメディアでは、ログインなしでファイル添付に対応したフォームを作れること、容量は100MBまで使えることが紹介されています。料金と上限は改定されることがあるので、公式の料金ページで確かめてから選びます。

受け付けるファイルの形式と容量を決める

ファイル添付のフォームを作るときに、最初に決めておきたいのが、どの形式のファイルを、どのくらいの大きさまで受け付けるかです。ここを決めずに公開すると、開けない形式のファイルが届いたり、大きすぎる動画が届いて保存の容量を圧迫したりします。

用途ごとの目安を表にします。

用途	受け付ける形式の例	容量の考え方
応募書類（履歴書、職務経歴書）	PDF、Word	書類なら数MBで足りることが多い
作品のポートフォリオ	PDF、画像（JPEG、PNG）	画像の枚数が多い場合は、PDFにまとめてもらう
申込書や同意書の写真	画像（JPEG、PNG）、PDF	スマートフォンの写真でも読める大きさを指定する
領収書や請求書	PDF、画像	1件ごとに1ファイルにしてもらう
動画や音声の作品	動画、音声の形式	大きくなりやすいので、共有リンクで受け取る方法も検討する

形式を指定するときは、回答者が用意しやすい形式を選ぶことが大切です。PDFだけに絞ると、スマートフォンで撮った写真を送りたい人が困ることがあります。反対に、形式を何も指定しないと、受け取った側で開けないファイルが届くおそれがあります。用途に合わせて、2つか3つの形式に絞るのが使いやすい形です。

動画のように大きなファイルは、フォームに直接添付してもらうより、回答者がクラウドのストレージに保存して、その共有リンクを入力してもらう方法のほうが、送る側も受け取る側も楽な場合があります。この場合は、リンクの公開範囲や有効期限を、フォームの説明で案内しておきます。

フォームの説明文に書いておくこと

ファイル添付のフォームでは、回答者が迷わないように、説明文を丁寧に書くことが大切です。説明が足りないと、問い合わせが増えたり、形式の違うファイルが届いたりします。

説明文には、次のことを書いておきます。

・受け付けるファイルの形式と、1つのファイルの大きさの上限
・添付してほしいファイルの中身（例：「直近3か月以内に撮影した写真」）
・ファイル名の付け方の希望（例：「氏名_書類名」）
・複数のファイルを送る場合の方法（1つにまとめるか、別々に添付するか）
・受け取ったファイルを何に使い、いつまで保存するか
・送信が完了したことの確かめ方（自動返信メールが届くかどうか）

ファイル名の付け方を指定しておくと、受け取った後の整理がずっと楽になります。ただし、回答者が必ず守ってくれるとは限らないので、受け取った側で名前を付け直す前提で運用を考えておきます。

受け取ったファイルの使い道と保存期間を書いておくことは、回答者の安心にもつながります。応募書類なら「選考のためにだけ使い、選考の終了後は削除します」のように書いておくと、個人の情報を送ることへのためらいが小さくなります。

スマートフォンから添付してもらうときの工夫

フォームに回答する人の多くは、パソコンではなくスマートフォンを使っています。スマートフォンからのファイルの添付は、パソコンより迷いやすい場面が多いため、フォームの側で少し工夫しておくと、途中でやめる人を減らせます。

1つ目は、写真での提出を認めることです。申込書や同意書のような紙の書類は、スマートフォンで撮影した写真を添付してもらう形にすると、スキャナーを持っていない人でも提出できます。その場合は、「書類の四隅が写るように撮影してください」「文字が読める明るさで撮影してください」のように、撮り方を説明文に書いておきます。

2つ目は、添付するファイルの数を必要な分だけにすることです。スマートフォンで複数のファイルを1つずつ選ぶのは手間がかかります。書類が複数ある場合は、項目を分けて「1枚目」「2枚目」と添付してもらうほうが、何を送ればよいかが分かりやすくなります。

3つ目は、ファイルの大きさの上限を、スマートフォンの写真が収まる大きさにしておくことです。最近のスマートフォンで撮った写真は、1枚で数MBになることも珍しくありません。上限を小さくしすぎると、写真を添付しようとして失敗し、そのままあきらめてしまう人が出ます。

4つ目は、送信したあとの確認の方法を示すことです。スマートフォンでは、ファイルの送信が完了したかどうかが分かりにくいことがあります。自動返信のメールで、受け取ったファイルの名前を知らせる設定ができるツールなら、回答者は確実に届いたことを確かめられます。

公開する前に、自分のスマートフォンで実際にフォームを開き、写真を撮って添付し、送信するところまで試しておきます。パソコンの画面だけで確かめると、スマートフォンで迷う箇所に気づけません。

ファイルが届かない、開けないときの対応

ファイル添付のフォームを運用していると、「送ったのに届いていないと言われた」「届いたファイルが開けない」といった問い合わせが出てきます。よくある原因と対応を整理します。

回答者がファイルを送れない

ファイルの大きさが上限を超えている、受け付けていない形式のファイルを選んでいる、通信が途中で切れた、といった原因が考えられます。上限と形式を説明文に書いておき、送れないときは別の形式に保存し直すか、ファイルを分けて送ってもらうよう案内します。

回答は届いたがファイルが添付されていない

ファイルの項目が任意になっていると、添付を忘れたまま送信されることがあります。必ず必要なファイルは、項目を必須にしておきます。届いた後に気づいた場合は、追加の提出の方法を案内します。

届いたファイルが開けない

ファイルが壊れている、受け取った側のパソコンにその形式を開くアプリがない、といった原因が考えられます。開けないファイルは、回答者に事情を伝え、PDFなど開きやすい形式で送り直してもらいます。最初から受け付ける形式を絞っておけば、こうした問い合わせはかなり減らせます。

ファイルの差し替えを頼まれた

一度送ったファイルを差し替えたいという連絡もよくあります。差し替えを受け付けるかどうか、受け付ける場合はいつまでか、どの方法で送ってもらうかを決めておきます。差し替えたファイルには版の番号を付け、古いファイルと取り違えないようにします。古いファイルは、差し替えを確かめた時点で削除するか、決まった場所に移しておきます。

こうした問い合わせへの返事も、ひな形にしておくと、毎回一から書く手間が省けます。問い合わせが多い原因は、フォームの説明文の分かりにくさにあることが多いので、同じ問い合わせが続いたら、説明文を見直す合図と考えます。

受け取ったファイルの名前の付け方

フォームで受け取ったファイルは、回答者が付けた名前のままだと、後で探すのに苦労します。「IMG_1234.jpg」「履歴書.pdf」「新しいドキュメント.docx」のような名前のファイルが何十件も並ぶと、どれが誰のものか分からなくなります。

受け取ったファイルは、決まった規則で名前を付け直します。おすすめは、次の要素を決まった順で並べる形です。

要素	例	理由
受付日	20261013	日付順に並べられる
受付番号または氏名	0042 または 山田	誰のものかが分かる
書類の種類	履歴書	何のファイルかが分かる
版	v1	差し替えがあったときに区別できる

この規則に沿うと、「20261013_0042_履歴書_v1.pdf」のような名前になります。日付を先頭に、年月日を8桁でそろえておくと、ファイルを名前順に並べたときに、そのまま受付の順に並びます。

氏名をファイル名に入れるかどうかは、扱う情報の重さで決めます。ファイル名は一覧の画面やメールの添付で人の目に触れやすいので、個人の情報をなるべく出したくない場合は、氏名ではなく受付番号を使い、番号と氏名の対応は別の管理表で持つ形にします。

フォルダの分け方

ファイルの名前と同じくらい大切なのが、フォルダの分け方です。フォルダを細かく分けすぎると、どこに入れたか分からなくなり、まったく分けないと、1つのフォルダにファイルがあふれます。

フォルダは、次のような段階で分けると整理しやすくなります。

1. 1段目：フォームや募集の単位（例：「2026年秋の採用」「イベント申込」）
2. 2段目：対応の段階（例：「受付」「確認中」「完了」「保管期限切れ」）
3. 3段目：必要な場合だけ、回答者ごとのフォルダ

対応の段階でフォルダを分けておくと、確認が済んだファイルを「確認中」から「完了」へ移すだけで、残っている作業が一目で分かります。保存期間が過ぎたファイルを「保管期限切れ」に移し、定期的に削除する流れを作れば、不要な個人の情報をため込まずに済みます。

Googleフォームで受け取ったファイルは、ドライブの中にフォームごとのフォルダが作られます。このフォルダの中で名前を付け直し、段階ごとのフォルダに分ける運用にすると、Googleフォームの便利さを生かしたまま整理できます。

整理の作業を毎日少しずつ行うことも大切です。受け付けた日に名前を付け直してフォルダに分けておけば、1件あたりの作業は数十秒で済みます。まとめて片付けようとすると、どれがどの回答のファイルかを照らし合わせる作業が膨らみます。

まず小さく試してから広げる

ファイル添付のフォームは、最初から完璧に作ろうとせず、小さく試してから広げるのがおすすめです。いきなり大勢に公開すると、説明の分かりにくさや、容量の上限の不足に、問い合わせが殺到してから気づくことになります。

試すときは、次の順で進めます。

1. 身近な数人に、実際の回答者のつもりで回答してもらう。パソコンとスマートフォンの両方で試してもらう
2. 届いたファイルを、決めた規則で名前を付け直し、フォルダに分けてみる。1件あたりにかかった時間を計る
3. 回答してくれた人に、迷った箇所や分かりにくかった説明を聞く
4. 説明文、項目、形式、上限を直してから、本番の公開に進む

この試しの段階で、1件あたりの整理にどのくらい時間がかかるかが分かると、本番で何件まで手作業で回せるかの見通しも立ちます。たとえば1件の確認と整理に5分かかるなら、1日に20件届けば100分です。この数字が自分の使える時間を超えそうなら、公開の前に、担当を分けるか、管理の道具を見直すかを考えておきます。

フォームは、公開した後も直していけるものです。届いたファイルや回答者からの問い合わせを見ながら、説明文を1文足す、形式を1つ加える、といった小さな手直しを重ねるほうが、最初に悩み続けるより早く、使いやすいフォームに近づきます。

受け取ったファイルを担当や状況で管理する方法

応募や申込の数が増えると、ファイルを整理するだけでは足りず、1件ごとに誰が確認するのか、確認は終わったのか、返事は送ったのかを管理する必要が出てきます。

表計算で管理する場合は、回答の一覧に「担当」「状況」「返信日」「ファイルの確認」の列を足し、作業のたびに更新します。件数が少ないうちはこの方法で十分ですが、2人以上で分担すると、誰がどこまで更新したかが分かりにくくなり、同じ応募者に2人が連絡してしまう、といった事故も起きやすくなります。

こうした管理まで1か所で行いたい場合は、届いた回答を担当や状況と一緒に管理できるフォームのツールが候補になります。回答とファイル、担当、状況、やりとりの履歴が1件ごとにまとまっていれば、表とメールとドライブを行き来する手間が減ります。

受付から確認までを1つの画面で扱う選択肢

ファイルを受け取った後の確認や返信まで、1つの画面で扱いたい場合の候補の1つが、Halictです。

公式サイトによると、Halictはフォームを作り、届いた回答を1件ずつ担当、ステージ（対応の段階）、タグつきで管理し、同じ画面から返信まで送れるフォームのサービスです。料金は人数で決まり、フォームの数と回答の数はどのプランでも無制限とされています。

ファイルの受け取りに関わる点を、公式の料金ページの記載から整理します（金額は税抜の月額）。

プラン	月額（税抜）	メンバー	ファイルに関わる機能
フリー	0円	1人まで	回答のステージ管理、自動返信、CSVの書き出し（ファイル提出は含まれない）
スターター	2,980円	3人まで	Googleスプレッドシート連携、フォームの複製
チーム	7,800円	10人まで	ファイル提出（10GB）、一斉メールと開封の計測、メールのひな形、Teams・Slack・Chatworkへの通知
ビジネス	16,800円	30人まで	ファイル提出（100GB）、外部API、独自ドメイン、操作履歴

公式の料金ページでは、ファイル提出の機能はチームプランからと案内されています。無料のフリープランは、ファイルを受け取らない問い合わせや申込で、回答の管理と自動返信を試す使い方に向いています。応募書類や作品のデータを複数の担当者で確認する事務局のような使い方なら、チームプランが入り口になります。年払いにすると2か月分が無料になると案内されています。

ファイルを受け取った後、1件ごとに「受付」「確認中」「返信済み」のようなステージで管理し、担当を割り当てて、同じ画面から結果を連絡できるので、前の節で書いたような表とメールの行き来を減らせます。

Halictは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

個人情報を含むファイルの守り方

ファイル添付のフォームで受け取るのは、履歴書、身分証の写し、住所の分かる書類など、個人の情報を含むものが多くなります。受け取る側は、次の点に気をつけます。

・ファイルを見られる人を、確認に必要な人だけに絞る。共有のフォルダの権限を定期的に見直す
・ファイルをメールに添付して社内に回さない。保存場所のリンクを共有し、権限で見られる人を管理する
・自分のパソコンにダウンロードしたファイルは、確認が終わったら削除する
・保存期間を決め、過ぎたら削除する。フォームの説明文に書いた期間を守る
・身分証の写しのように特に慎重に扱うべきものは、本当に必要かを見直し、必要な場合も確認後すぐに削除する

在宅で仕事をする人がフォームの運用を任される場合は、自宅のパソコンにファイルを保存してよいかを、依頼者に確かめておきます。業務委託の契約では、秘密保持の決まりが定められていることが多く、扱えるファイルの保存場所や、終わった後の削除の方法まで指定されていることもあります。

外部の協力者と一緒にファイルを確認する場合は、協力者ごとに見られる範囲を決めておきます。たとえば、書類の一次確認だけを頼むなら、確認に必要なフォルダだけを共有し、ほかの募集のフォルダや管理表は見られないようにします。仕事が終わった協力者の権限は、その日のうちに外します。権限の付け外しを記録しておくと、後から誰がいつ見られる状態だったかを確かめられます。

受け取ったファイルには、まれに悪意のあるプログラムが仕込まれていることもあります。知らない差出人から届いたファイルを開くときは、ウイルス対策のソフトで確かめてから開く、ファイルの形式が説明と違うものは開かない、といった基本を守ります。

用途別のフォームの作り方の例

最後に、よくある用途ごとに、フォームの組み立て方の例を挙げます。

応募書類を受け付けるフォーム

氏名、連絡先、応募する職種、履歴書と職務経歴書の添付を基本にします。添付はPDFかWordに絞り、ファイル名の付け方を説明文で案内します。届いたら受付番号を振り、「書類確認中」「面接調整中」「結果連絡済み」のような段階で管理します。在宅の仕事への応募では、作品の提出を求めることもありますが、提出物が多いと応募をためらう人が出るので、最初は代表作1点に絞るのが一般的です。

イベントや講座の申込のフォーム

氏名、連絡先、参加する回のほかに、事前の課題や資料を提出してもらう場合にファイルの添付を使います。提出が必須でない場合は、任意の項目にして、申込そのものを止めないようにします。

作品やデータの納品を受け付けるフォーム

外部の協力者から作品やデータを受け取る場合は、案件名、納品物の種類、ファイルの添付、補足の説明を項目にします。版の管理が大切になるので、ファイル名に版を入れてもらうか、受け取った側で付け直します。

どの用途でも、まずは少ない項目で小さく始め、実際に届いたファイルや回答者の反応を見ながら、項目や説明を直していくのが失敗の少ない進め方です。

フォームの運用を仕事にする

在宅ワークや副業の仲介を長く運営してきた立場から見ると、フォームで受け付けた情報を、漏れなく、丁寧に、決まった時間内に処理できる人は、どの業種でも重宝されています。採用の事務局、イベントの運営、講座の受付など、フォームとファイルの管理は多くの仕事の土台になっているからです。依頼者と直接やりとりする働き方では、こうした確実さがそのまま信頼になり、手数料0%の直接取引であれば、その信頼が手取りの厚さにもつながります。

在宅でこうした事務の仕事を受けるための環境づくりについては、会社の側で国の支援を使える場合もあり、テレワーク 助成金 2026で制度の考え方を紹介しています。また、受け取ったファイルや個人の情報を守る仕組みに関わる仕事は、AI・マーケティング・セキュリティのお仕事で全体像を確かめられます。フォームと表計算、通知をつないで手作業を減らす提案ができる人は、業務の改善を支えるAIコンサル・業務活用支援のお仕事でも力を発揮できます。

よくある質問

Q. Googleフォームでファイルを添付してもらうことはできますか？

質問の形式で「ファイルのアップロード」を選ぶと、回答者にファイルを添付してもらえます。受け付ける形式、ファイルの最大数、最大のファイルサイズを設定できます。ただし、回答者はGoogleアカウントへのログインが必要で、フォームが共有ドライブにある場合や、管理者がデータ損失防止の機能をオンにしている場合は使えません。

Q. ログインなしでファイルを受け取れるフォームを作るにはどうすればよいですか？

ログインなしでファイル添付に対応したフォーム作成ツールを使います。ツールによって、ファイル添付が使えるプラン、1つのファイルの容量の上限、保存できる合計の容量が違うので、公式の料金ページで確かめてから選んでください。社外の応募者や一般のお客様から受け付ける場合に向いています。

Q. 受け取ったファイルはどう整理すればよいですか？

受付日、受付番号、書類の種類、版を決まった順で並べた名前に付け直すと、後で探しやすくなります。フォルダは、募集の単位、対応の段階の順で分けると、確認が残っている作業が一目で分かります。受け付けた日に少しずつ整理すると、1件あたりの手間は小さく済みます。

Q. 個人情報を含むファイルを受け取るときに気をつけることは何ですか？

ファイルを見られる人を必要な人だけに絞り、メールに添付して回さないことが基本です。保存期間を決めてフォームの説明文に書き、過ぎたら削除します。業務委託でフォームの運用を任される場合は、ファイルの保存場所や削除の方法について、契約や依頼者の決まりを確かめてください。