英語メールの挨拶の書き方｜書き出しの決まり文句

英語メールの挨拶で手が止まる人の多くは、英語そのものよりも「日本語のメールでいう『お世話になっております』に当たる一言は何か」「Dear で始めると堅すぎないか」「最後は Best regards でよいのか」という、型の選び方で迷っています。英語のメールにも決まった型があり、相手との距離と場面に合わせて選べば、毎回ゼロから考える必要はありません。

この記事では、英語メールの挨拶を、宛名、書き出し、結びと署名の3つに分けて、それぞれの決まり文句を場面ごとに並べます。そのうえで、件名から署名までを通した1通の例文と、日本語の挨拶を直訳したときに起きやすい失敗、送る前の点検の手順を紹介します。海外から届く問い合わせや応募を、担当と状況を付けて返信まで回したい場合は、Halictのように受付から返信までを1つの画面で扱える道具を使う方法もあります。

英語メールの挨拶は3つの部分でできている

英語のビジネスメールの挨拶は、次の3つの部分に分けて考えると整理しやすくなります。

部分	役割	代表的な形
宛名（salutation）	誰に宛てたメールかを示す	Dear Ms. Smith, ／ Hi Tom,
書き出し（opening line）	何の用件で連絡したかを最初に伝える	I am writing to ask about...
結び（closing）と署名	締めくくりの一言と、差出人の名前と連絡先	Best regards, ／ Kind regards,

日本語のビジネスメールでは、宛名のあとに「いつもお世話になっております」「株式会社〇〇の△△です」と、関係の確認と名乗りを置いてから本題に入ります。英語のメールでは、宛名のあとすぐに用件に入るのが普通です。名乗りは、初めての相手にだけ1文で添え、2回目以降のやり取りでは省きます。

宛名は、手紙と同じように最初の行に書きます。アメリカのパデュー大学が公開している文章の書き方の案内（Purdue OWL）でも、面識のない相手や目上の相手へのメールの心得として、手紙と同じく挨拶で始めることが挙げられています。

Just like a written letter, be sure to open your email with a greeting like Dear Dr. Jones, or Ms. Smith: 出典: owl.purdue.edu

日本語に直すと「手紙と同じように、Dear Dr. Jones, や Ms. Smith: のような挨拶でメールを始めること」という意味です。宛名を書かずにいきなり本文を始めると、英語圏の読み手には、無愛想な印象や、一斉送信のメールのような印象を与えることがあります。

3つの部分のうち、迷いやすいのは宛名と結びです。どちらも、相手との距離で使う言葉が変わるからです。書き出しの文は、用件ごとに型が決まっているので、場面に合ったものを1つ選べば足ります。

英語のメールが短く書かれる背景

英語のビジネスメールが日本語のメールより短く見えるのは、挨拶を省いているからではなく、挨拶の役割を宛名と結びの2か所に集めているからです。日本語のメールの「お世話になっております」「よろしくお願いいたします」が担っている、関係を確かめて丁寧さを示す役割を、英語のメールでは Dear と Best regards が受け持っています。

そのため、英語のメールの本文に「いつもお世話になっております」に当たる文を足そうとすると、かえって不自然になります。I am always indebted to you. のような直訳は、意味は通じても、ビジネスのメールでは重すぎて、何か特別な恩があるかのように読まれます。

海外の相手とメールでやり取りする機会は、会社員だけのものではなくなっています。海外の企業から仕事を受けるフリーランス、海外の購入者に作品を売る個人の販売者、英語で応募してくる人を受け付ける採用の担当者など、英語のメールを書く人の立場はさまざまです。立場が違っても、挨拶の型は共通しています。型を一度覚えてしまえば、本文の英語に時間を使えるようになります。

もう1つの背景は、メールを読む画面が小さくなったことです。スマートフォンで受信箱を開いたとき、一覧に表示されるのは件名と本文の最初の1行か2行です。英語のメールで用件を最初の1文に書くのは、この1行で何のメールかを伝えるためでもあります。日本語のメールのように挨拶が3行続くと、一覧の画面では用件が見えません。

宛名の書き方：相手との距離で選ぶ

宛名は、相手の名前が分かるかどうか、どのくらい親しいかで選びます。

名前が分かる相手への宛名

初めての相手や、取引先の目上の人には、Dear に敬称と姓を付けます。

• Dear Mr. Brown,
• Dear Ms. Garcia,
• Dear Dr. Lee,

敬称は、男性には Mr.、女性には Ms. を使います。女性の既婚と未婚を区別する Mrs. と Miss は、相手がそう名乗っている場合を除いて使いません。博士号を持つ人や医師には Dr. を使います。相手の性別が名前から分からない場合は、敬称を付けずに Dear Taylor Morgan, のように名と姓を両方書く方法があります。

何度かやり取りをして、相手が署名に名だけを書いてきたり、名で呼びかけてきたりしたら、こちらも名で呼びかけて構いません。

• Dear Emma,
• Hi Emma,
• Hello Emma,

Hi はくだけた言い方ですが、社内の同僚や、すでに何度もやり取りしている取引先の担当者には広く使われています。初めての相手に Hi を使うと、相手によってはなれなれしく感じます。迷ったら Dear で始め、相手の返信の書き方に合わせて変えていくのが安全です。

名前が分からない相手への宛名

問い合わせ窓口や採用の担当部署など、相手の名前が分からない場合は、役職や部署で呼びかけます。

• Dear Hiring Manager,
• Dear Customer Service Team,
• Dear Sales Team,

以前は Dear Sir or Madam, や To Whom It May Concern, がよく使われていましたが、どちらも古く堅い印象を与えます。会社のWebサイトや連絡先の案内で、担当者の名前や部署名が分かるなら、そちらを使います。どうしても分からない場合の最後の手段と考えてください。

複数の人に送るときの宛名

宛先が2人なら、2人の名前を並べます。3人以上なら、まとめて呼びかけます。

• Dear Mr. Brown and Ms. Garcia,
• Dear all,
• Hello everyone,
• Dear Project Team,

Dear all は社内やチームの中でよく使われる言い方です。社外の人が混じる場合は、Dear Project Team, のようにチームの名前で呼びかけるほうが落ち着きます。

宛名のあとの記号

宛名の最後には、コンマ（,）を付けるのが一般的です。アメリカの改まった手紙では、Dear Mr. Brown: のようにコロン（:）を使うこともあります。どちらを使っても誤りではありませんが、1通の中で混ぜないようにします。宛名のあとは改行し、1行空けてから本文を始めます。

書き出しの決まり文句：場面別に選ぶ

宛名のあとの最初の1文で、何の用件で連絡したかを伝えます。場面ごとによく使われる型を並べます。

初めての相手に連絡するとき

初めての相手には、名乗りと連絡の理由を最初の2文で伝えます。

• My name is Yuki Sato, and I am a freelance designer based in Tokyo. （東京を拠点に活動しているフリーランスのデザイナー、佐藤ゆきと申します。）
• I am writing to ask about the translation project posted on your website. （貴社のWebサイトに掲載されている翻訳の案件について伺いたく、ご連絡いたしました。）
• I was referred to you by Mr. Tanaka of ABC Corporation. （ABC社の田中様からご紹介いただきました。）

I am writing to... は「〜のためにご連絡しています」という意味で、用件を切り出すときの最も基本的な型です。誰かの紹介で連絡する場合は、紹介者の名前を最初に書くと、相手がメールを開いた理由をすぐに理解できます。

返信するとき

返信の書き出しは、お礼の一言から始めるのが定番です。

• Thank you for your email. （メールをありがとうございます。）
• Thank you for your quick reply. （早速のお返事をありがとうございます。）
• Thank you for getting back to me. （ご返信いただき、ありがとうございます。）

用件を具体的に示したい場合は、regarding（〜について）を使って、何についてのメールへの返事かを書きます。

Thank you for your email regarding ＜our meeting at 12:45pm on April 1st＞. ＜4月1日午後12時45分のミーティング＞ に関するメールを頂戴し、誠に有り難うございました。 出典: english-club.jp

山括弧の中を、実際の用件に差し替えて使います。返信が遅れた場合は、お礼の前にお詫びの一言を添えます。

• I apologize for the delayed response. （お返事が遅くなり、申し訳ありません。）
• Sorry for my late reply. （返信が遅くなってすみません。親しい相手向け）

確認や依頼の連絡をするとき

打ち合わせの日時の確認や、資料の依頼など、具体的な用件で連絡するときの書き出しです。

• I would like to confirm the details of our meeting next Tuesday. （来週火曜日の打ち合わせの詳細を確認させてください。）
• I am writing to follow up on the proposal I sent last week. （先週お送りした提案書について、その後のご状況を伺いたくご連絡しました。）
• Could you please send me the latest version of the contract? （契約書の最新版をお送りいただけますでしょうか。）

follow up は「前の件の続きで連絡する」という意味で、返事を催促するときにも角を立てずに使える言い方です。

久しぶりの相手に連絡するとき

しばらく連絡を取っていなかった相手には、相手の様子を気づかう一文を書き出しに添えることがあります。

• I hope this email finds you well. （お元気でお過ごしのことと存じます。）
• It has been a while since we last spoke. （ご無沙汰しております。）
• I hope you had a great summer. （よい夏をお過ごしになったことと思います。）

I hope this email finds you well. は、日本語の時候の挨拶に近い役割を持つ決まり文句です。便利な言い方ですが、毎回のメールに入れると、中身のない前置きと受け取られることがあります。久しぶりの相手や、改まった依頼をするときに限って使うのがよいでしょう。

社内や親しい相手に送るとき

同僚や、何度もやり取りしている相手には、前置きを省いて用件から入ります。

• Just a quick note to let you know that the files are ready. （ファイルの準備ができたことを、取り急ぎお知らせします。）
• Quick question about the schedule. （スケジュールについて1つ質問です。）
• Hope you are doing well. （お元気ですか。）

結びの言葉と署名の書き方

本文の最後には、締めくくりの1文、結びの言葉、署名の順に書きます。

締めくくりの1文

結びの言葉の前に、次の行動を促したり、お礼を伝えたりする1文を入れます。日本語の「よろしくお願いいたします」に近い役割を持つ部分です。

• I look forward to hearing from you. （お返事をお待ちしております。）
• Please let me know if you have any questions. （ご不明な点がありましたら、お知らせください。）
• Thank you for your time and consideration. （お時間を割いてご検討いただき、ありがとうございます。）
• Thank you in advance for your help. （お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします。）

Thank you in advance は「あらかじめお礼を言っておきます」という意味で、依頼を引き受けてもらう前提に聞こえることがあります。目上の相手への最初の依頼では、Thank you for your consideration. のほうが控えめです。

結びの言葉

結びの言葉は、堅さの順に次のように使い分けます。

結びの言葉	堅さ	合う場面
Sincerely, ／ Yours sincerely,	とても改まっている	応募の書類、正式な依頼、初めての相手
Kind regards,	改まっている	取引先、初めて数回のやり取り
Best regards,	標準	ビジネスのメール全般
Best, ／ Regards,	やや軽い	何度もやり取りしている相手、社内
Thanks, ／ Cheers,	くだけている	同僚、親しい相手

迷ったら Best regards, を選べば、ほとんどの場面で失礼になりません。Cheers, はイギリスやオーストラリアでよく使われるくだけた言い方で、初めての相手には向きません。結びの言葉のあとにはコンマを付け、改行して自分の名前を書きます。

署名

署名には、名前、肩書き、会社名や屋号、連絡先を書きます。

Yuki Sato Freelance Designer Email: （メールアドレス）

日本人の名前は、英語のメールでは名、姓の順で書くことが多いですが、近年は Sato Yuki のように姓、名の順で書く人も増えています。どちらで書く場合も、姓を大文字で SATO Yuki と書くと、どちらが姓かが相手に伝わります。署名は一度作ってメールソフトに登録しておくと、書き忘れを防げます。

件名から署名までを通した例文

ここまでの型を組み合わせた、1通の形の例文を3つ紹介します。〇〇や名前の部分を書き換えて使ってください。

例文1：初めての相手に仕事を問い合わせる

Subject: Inquiry about the English to Japanese translation project

Dear Ms. Garcia,

My name is Yuki Sato, and I am a freelance translator based in Tokyo. I am writing to ask about the English to Japanese translation project posted on your website.

I have five years of experience translating product manuals and marketing materials. I have attached my portfolio for your reference. Could you tell me more about the volume of the documents and the expected deadline?

Thank you for your time and consideration. I look forward to hearing from you.

Best regards,

Yuki Sato Freelance Translator Email: （メールアドレス）

日本語の意味は「貴社のWebサイトに掲載されている英日翻訳の案件について伺いたく、ご連絡しました。製品の取扱説明書と販促資料の翻訳の経験があり、実績をまとめた資料を添付しました。原稿の量と納期の目安を教えていただけますか」です。件名には用件を具体的に書き、Inquiry about（〜についての問い合わせ）で始めると、受信箱の一覧で何のメールかが分かります。

例文2：返信が遅れたときの返事

Subject: Re: Schedule for the website update

Hi Tom,

Thank you for your email, and I apologize for the delayed response.

I have checked the schedule you sent. The design draft will be ready by Friday, November 20. I will send it to you as soon as it is finished.

Please let me know if you have any questions.

Best,

Yuki

すでに何度もやり取りしている相手への返信なので、宛名は Hi、結びは Best、署名は名だけにしています。返信では件名を変えずに Re: を付けたまま送ると、相手の受信箱で前のやり取りとつながって表示されます。

例文3：久しぶりの相手に連絡する

Subject: Catching up and a new project idea

Dear Mr. Brown,

I hope this email finds you well. It has been a while since we last worked together on the brochure project.

I am writing because I have recently started offering video editing services, and I thought they might be useful for your upcoming product launch. Would you be available for a short online call next week?

Thank you for your time. I look forward to hearing from you.

Kind regards,

Yuki Sato

「パンフレットの仕事でご一緒して以来、ご無沙汰しております。最近、動画の編集の仕事も始めたので、新製品の発表に役立つかもしれないと思い、ご連絡しました」という内容です。久しぶりの相手なので、I hope this email finds you well. で相手を気づかい、前回一緒にした仕事を具体的に書いて、相手が思い出しやすいようにしています。

日本語の挨拶を直訳したときに起きやすい失敗

日本語の挨拶の感覚のまま英語のメールを書くと、次のような失敗が起きやすくなります。

「お世話になっております」を訳してしまう

前の節で触れたとおり、I am always indebted to you. や Thank you for your continued support. を毎回の書き出しに入れると、英語の読み手には大げさに聞こえます。Thank you for your continued support. は、長く取引のある相手への年末の挨拶や、節目の連絡では自然ですが、日々のメールの書き出しには向きません。書き出しは、用件か、相手のメールへのお礼にします。

「よろしくお願いいたします」を1語で訳そうとする

「よろしくお願いいたします」に当たる英語の決まった一言はありません。何をお願いしているのかによって、言い方を変えます。返事を待っているなら I look forward to hearing from you.、確認を頼んでいるなら Thank you for checking.、検討を頼んでいるなら Thank you for your consideration. です。Please treat me well. のような直訳は、意味が通じません。

謝りすぎる

日本語のメールでは、「お忙しいところ恐縮ですが」「たびたび申し訳ありません」と、依頼のたびにお詫びの言葉を添えます。英語のメールで I am sorry to bother you. を何度も書くと、自信がない印象や、何か問題を起こしたかのような印象を与えます。お詫びは、返信の遅れや自分の誤りなど、実際に謝るべきことがあるときに1回だけ書きます。手間をかけることへの気づかいは、Thank you for your help. のように、お礼の形で伝えるほうが自然です。

宛名と結びの堅さがそろっていない

Dear Mr. Brown, で始めて Cheers, で終える、あるいは Hi Tom, で始めて Yours sincerely, で終えるといった組み合わせは、ちぐはぐな印象になります。宛名と結びは、同じくらいの堅さのものを組み合わせます。

宛名	合う結び
Dear Mr. Brown,	Sincerely, ／ Kind regards,
Dear Emma,	Kind regards, ／ Best regards,
Hi Emma,	Best, ／ Thanks,

相手の名前のつづりを間違える

宛名で名前のつづりを間違えるのは、英語のメールでも大きな失礼に当たります。相手の署名や名刺、会社のWebサイトから名前をコピーして使うと、つづりの誤りを防げます。名と姓のどちらを使うべきか迷うときも、相手の署名の書き方に合わせます。

送る前の点検の手順

英語のメールを送る前に、次の順に確かめると、挨拶まわりの失敗をほとんど防げます。

1. 件名に用件が具体的に書かれているか。Hello や Question だけの件名になっていないか
2. 宛名の名前のつづりと敬称が正しいか。Mr. と Ms. を取り違えていないか
3. 最初の1文で、何の用件のメールかが分かるか
4. 依頼したいことと、その期限がはっきり書かれているか
5. 宛名と結びの堅さがそろっているか
6. 署名に名前と連絡先が入っているか
7. 添付すると書いたファイルが、実際に添付されているか

英語の文法の確認には、翻訳の道具や文法の点検の道具が役立ちます。ただし、道具が提案する言い換えをそのまま受け入れると、相手との距離に合わない、くだけすぎた言い方や堅すぎる言い方になることがあります。道具は誤字やつづりの確認に使い、宛名と結びの選び方は、この記事の表のように自分で決めるのがおすすめです。

送る時刻にも気を配ります。相手の国の時刻で深夜に届いたメールは、翌朝の受信箱で、ほかの多くのメールの下に埋もれてしまいます。メールソフトの予約送信の機能を使って、相手の国の朝に届くように送ると、読まれやすくなります。時差のある相手と日時を決めるときは、9am (JST) のように、どの国の時刻かを必ず書き添えます。

海外からの問い合わせや応募を受けるときの挨拶と返信の回し方

英語のメールを書く場面は、自分から連絡するときだけではありません。海外の購入者からの問い合わせや、英語で届く仕事の応募に、受ける側として返事を書く場面も増えています。

受ける側の最初の返事は、お礼と、いつまでに何をするかを伝えることから始めます。

• Thank you for contacting us. （お問い合わせいただき、ありがとうございます。）
• We have received your application and will review it carefully. （ご応募を受け付けました。内容を拝見いたします。）
• We will get back to you within three business days. （3営業日以内にご連絡いたします。）

結びは、会社やチームとして返事をする場合、Best regards, のあとに個人の名前と、チームの名前を書きます。

Best regards,

Yuki Sato Customer Support Team, ABC Design

問い合わせが少ないうちは、メールソフトのフォルダやラベルで「未対応」「対応中」「完了」を分ける方法で足ります。表計算のシートに、届いた日、相手の名前、用件、担当、状況の列を作って記録していく方法もよく使われます。

日本語と英語の問い合わせが混ざって届き、複数の人で手分けするようになると、どれに誰が返事をしたのかが分かりにくくなります。英語の問い合わせは書くのに時間がかかるため、後回しにされたまま日が過ぎることもあります。こうした場面で使えるのが、受付から返信までを1つの画面で扱える道具です。たとえばHalictは、フォームから届いた1件ごとに担当と状況を付けて管理でき、返信も同じ画面から送れて、開封まで記録されるフォームの道具です。料金のページでは、無料のフリーのプランでもフォームの数と回答の数は無制限で、メンバーは1人まで、3人までのスターターは月額2,980円、10人までのチームは月額7,800円（いずれも税抜）と案内されています。Halictは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

どの方法を選ぶ場合も、英語の問い合わせを誰がいつまでに返すかを決めておくことが大切です。英語の返事は書くのに時間がかかるため、担当と期限を決めておかないと、日本語の問い合わせより後回しになりがちです。

英語のメールが仕事の幅を広げる場面

英語のメールの挨拶の型を身に付けておくと、仕事を受ける側としての選択肢も広がります。海外の企業がアプリやWebサービスの開発を外部に頼む場面や、デザインの仕事を国をまたいで頼む場面では、最初のやり取りがメールで行われることがほとんどです。

アプリの開発の仕事は、海外の発注者や開発者とやり取りしながら進めることが多い分野です。どのような仕事があり、どのような技術が求められるかは、アプリケーション開発のお仕事で、業務の内容と必要なスキルを紹介しています。生成AIを業務に取り入れる支援の仕事も、海外の道具の情報を英語で読み、海外の提供元に英語で問い合わせる場面が少なくありません。AIコンサル・業務活用支援のお仕事では、こうした仕事の中身と、受けるために必要な準備をまとめています。

デザインの仕事は、言葉の壁が比較的低く、作品を見せればやり取りが始まる分野です。デザイナーの年収・単価相場では、デザイナーの働き方ごとの収入の目安と単価の相場を紹介しています。英語で見積もりや納期を確認できるようになると、相手の国にかかわらず、条件をはっきりさせたうえで仕事を受けられます。

在宅の仕事の仲介を20年以上続けてきた運営者として見てきた限りでは、海外の相手との仕事が長く続く人ほど、英語の上手さよりも、返事の早さと、用件の分かりやすさで信頼を得ています。宛名と書き出しと結びを型で済ませ、本文では「何を」「いつまでに」を1文ずつはっきり書く。その積み重ねが、「この人に頼むと話が早い」という評価につながっていきます。

仲介の手数料がかからない直接のやり取りでは、発注する側は同じ予算でより多くの仕事を頼め、受ける側は受け取る報酬がそのまま手元に残ります。その分、条件の確認や請求の連絡も自分で行うことになるため、英語のメールの型を持っておくことが、海外の相手との仕事を自分で回す力になります。海外とのやり取りがある仕事を探すときは、AI・マーケティング・セキュリティのお仕事のように、海外の道具や情報に触れる機会の多い分野の案内も参考にしてください。

よくある質問

Q. 英語メールの書き出しは毎回 Dear で始めないといけませんか？

初めての相手や目上の相手には Dear に敬称と姓を付けるのが安全です。何度かやり取りして相手が名で呼びかけてきたら、Hi や Hello に名を付けた書き方に変えても構いません。迷ったときは、相手から届いたメールの宛名と同じくらいの堅さに合わせると、ちぐはぐな印象を避けられます。

Q. 「お世話になっております」に当たる英語はありますか？

決まった訳語はありません。英語のメールでは、関係を確かめる役割を宛名と結びの言葉が受け持つため、書き出しは用件か、相手のメールへのお礼から始めます。久しぶりの相手には I hope this email finds you well. を添えることがありますが、毎回入れると中身のない前置きと受け取られることがあります。

Q. 結びの言葉は Best regards と Sincerely のどちらがよいですか？

応募の書類や正式な依頼など、とても改まった場面では Sincerely、通常のビジネスのメールでは Best regards が広く使われます。何度もやり取りしている相手には Best や Regards でも失礼にはなりません。宛名を Dear で始めたのに Cheers で終えるような、堅さのそろわない組み合わせは避けます。

Q. 相手の名前が分からないときは To Whom It May Concern でよいですか？

使っても誤りではありませんが、古く堅い印象を与えます。会社のWebサイトや求人の案内で担当の部署が分かるなら、Dear Hiring Manager や Dear Customer Service Team のように部署や役職で呼びかけるほうが自然です。名前が分かる場合は、名前で呼びかけるのが最も丁寧です。