飲み会の出欠確認に使えるアプリと、幹事が集金や人数の確定で困らない進め方

飲み会の幹事を任されると、日程の調整、出欠の確認、お店への人数の連絡、当日の集金と、思った以上に手間がかかります。LINEのグループで「参加できる人は返信してください」と呼びかけても、返事がそろわないまま予約の期限が来てしまう、当日になって人数が変わる、集金の計算が合わない、といった悩みはよく聞かれます。

この記事では、飲み会の出欠確認に使えるアプリを、それぞれの公式の情報をもとに比べ、幹事が日程を決めてから集金を終えるまでの進め方を順番に整理します。会社の歓送迎会、友人どうしの集まり、サークルや同窓会など、飲み会の形に合わせて道具を選べるようにまとめています。定期的に集まるサークルや会の連絡をまとめる方法として、グループアプリのTsudooも記事の後半で紹介します。

飲み会の出欠確認がうまくいかない理由

飲み会の出欠確認が手間になるのは、いくつかの理由が重なるからです。

返事がトークに埋もれる

LINEのグループで出欠を聞くと、返事がほかの会話にまぎれて流れていきます。誰が参加で誰が不参加か、まだ返事をしていないのは誰かを、幹事がトークをさかのぼって数えることになります。人数が10人を超えると、数え間違いも起きやすくなります。

日程と出欠が一度に決まらない

日程がまだ決まっていない段階で出欠を聞くと、「その日なら行ける」「別の日なら行ける」と返事がばらばらになります。日程を決める段階と、決まった日程で出欠を確かめる段階を分けないと、話が何度も行ったり来たりします。

締め切りがあいまい

いつまでに返事をすればよいかがはっきりしていないと、返事を後回しにする人が出てきます。お店の予約には人数の確定の期限があるので、幹事は締め切りの直前に一人ずつ催促することになります。

集金が後回しになる

当日にその場で集金すると、お釣りの用意や、遅れて来た人、先に帰る人の扱いで混乱します。後日の集金にすると、払い忘れや、立て替えた幹事の負担が長引きます。

こうした手間の多くは、出欠確認のアプリと、送金のアプリを組み合わせることで減らせます。

出欠確認のアプリを使うと何が変わるか

出欠確認のアプリは、幹事が作ったページのURLを参加者に送り、参加者がそのページで出欠を答える仕組みです。回答は自動で表にまとまり、誰が参加で誰が未回答かが一目で分かります。

集計の手間がなくなる

参加者が「○」「△」「×」などのボタンで答えると、日程ごとの参加人数が自動で集計されます。幹事はトークをさかのぼって数える必要がなくなり、未回答の人だけに声をかければよくなります。

返事のしやすさが上がる

参加者にとっても、ボタンを押すだけで答えられるので、返事のハードルが下がります。グループのトークで「不参加です」と書きにくい人も、表の上で答える方が気楽です。

記録が残る

出欠の表は、URLを開けばいつでも確かめられます。参加者が自分で回答を変えられるので、予定が変わった人も幹事に個別に連絡せずにすみます。

一方で、アプリによって、会員登録が要るかどうか、誰が回答を見られるか、通知が届くかどうかが違います。次の節から、代表的な道具を公式の情報をもとに比べていきます。

調整さん：ログインなしで出欠表を作れる

調整さんは、URLをメンバーに送るだけで、イベントの出欠確認や日程調整ができる出欠表のサービスです。公式サイトによると、ログインなしでも使え、ログインするとより便利に使えると説明されています。パソコンでもスマートフォンでも使えます。

できること

幹事は、イベントの名前と候補の日程を入力して出欠表を作り、そのURLを参加者に送ります。参加者は、候補の日程ごとに○、△、×で答え、コメントも書けます。飲み会、会議、同窓会、送別会など、どんなイベントにも使えるとされています。

回答を見られる人

調整さんのヘルプセンターは、出欠の情報を誰が確認できるかについて、次のように説明しています。

イベントページのURLを知っている方であればどなたでも、出欠回答（○×△の回答・コメント）を閲覧し、出欠回答および回答編集を行うことが可能です。 出典: 調整さんヘルプセンター 出欠情報は誰が確認できますか？

同じページでは、イベントページは検索に表示されず、URLがランダムな32文字の英数字で作られているため、URLを共有した相手以外が見ることは難しいとも説明されています。ただし、URLを公開のページに載せると、検索の対象になります。URLは、参加してほしい人のグループにだけ送るようにします。ヘルプセンターには、回答保護を設定する方法の案内もあります。

LINEで開くときの注意

調整さんのヘルプセンターでは、LINEで調整さんを開いたときに「このサイトは安全でないため閉じてください」と表示される場合があると案内しています。原因は、配信している一部の広告がLINE内のブラウザの基準を満たしていないことと説明されていて、SafariやChromeなどのブラウザで開く、何回か再読み込みをする、調整さんのアプリを使う、といった対処が示されています。LINEで案内を送るときは、うまく開けない場合の開き方も一言添えておくと親切です。

向いている飲み会

調整さんは、参加者に会員登録を求めずに、すぐに出欠表を作りたいときに向いています。会社の歓送迎会や、友人どうしの飲み会など、1回ごとの集まりで使いやすい道具です。

伝助：無料で、日程ごとの人数が一目で分かる

伝助は、打ち合わせや飲み会を開くときに、みんなの予定を入力して、どの日程が一番都合がよいかを確かめるスケジュール調整のサービスです（伝助 公式サイト）。

できること

公式サイトによると、参加者が入力した出欠の状況を自動で集計し、日程ごとの出席できる人数を表示します。一番出席者が多い日程は強調して表示されます。候補の日程は、カレンダーの日付をクリックするだけで入力でき、参加者は○、△、×のボタンを押して答えます。更新の通知を設定すると、出欠の登録があったことがメールで届きます。

料金と登録

伝助は、すべての機能を無料で使え、料金を払うことで機能が増える有料のプランもないと説明されています。会員登録の手続きは必要なく、名前やメールアドレスなどの個人の情報を入力しなくても、すべての機能を使えます。

向いている飲み会

伝助は、日程の候補が多く、どの日にするかを決めることが主な目的の飲み会に向いています。メールでの更新の通知があるので、回答がそろったかを幹事が何度も確かめに行く手間が減ります。

LINEの日程調整：トークの中で完結させる

普段の連絡をLINEで取っているグループなら、LINEのトークにある日程調整の機能を使う方法もあります。LINEの公式の使い方ガイドでは、トークルームの［＋］から［日程調整］を選び、イベント名と内容を入力し、日程の候補を複数選んで送る手順が紹介されています（LINEみんなの使い方ガイド トークの日程調整を利用する）。

できること

招待された人は、［回答する］から、各日程に○、△、×の3種類で答えます。回答した友だちの状況も見られ、一番参加率の高い候補日が緑色で強調して表示されます。

向いている飲み会

LINEの日程調整は、参加者全員がすでに同じLINEのグループに入っている場合に向いています。別のサービスのURLを開く必要がないので、ふだんLINE以外のサービスを使い慣れていない人がいるグループでも答えてもらいやすくなります。一方で、グループに入っていない人を誘う飲み会では使いにくい面があります。

Googleフォームなど、アンケートの道具を使う方法

出欠に加えて、食べられない物、二次会への参加、会費の支払い方法など、聞きたいことが多い飲み会では、アンケートを作れる道具を使う方法もあります。

質問を自由に作れる

アンケートの道具では、出欠のほかに、選択式や記述式の質問を自由に作れます。アレルギーの有無や、飲み放題のコースを選ぶかどうかなど、お店の予約に必要な情報を一度に集められます。

一覧で見るには工夫が要る

回答は表の形で集まりますが、誰が未回答かは、参加してほしい人の一覧と見比べて確かめる必要があります。日程を決める段階には、出欠表のサービスの方が向いていて、日程が決まった後の詳細の確認に、アンケートの道具を使う、という組み合わせが使いやすい形です。

道具の選び方をまとめて比べる

ここまで紹介した道具の特徴を、飲み会の幹事の目線で並べます。各サービスの公式の情報で確かめた範囲で整理しています。

道具	会員登録	料金	得意なこと	気をつけること
調整さん	なしで使える	公式サイトで確認	すぐに出欠表を作れる	URLを知っている人は回答を見て編集できる
伝助	不要	すべての機能が無料	日程ごとの人数が一目で分かる、メールで更新の通知	出欠以外の詳しい質問には向かない
LINEの日程調整	LINEのアカウント	無料	トークの中で完結する	グループの外の人を誘いにくい
アンケートの道具	作る人はアカウントが必要なことが多い	無料で使えるものが多い	質問を自由に作れる	未回答の人を見つけるのに手間がかかる

1回ごとの飲み会なら

会社の歓送迎会や、久しぶりの同窓会のように、1回ごとの飲み会なら、調整さんや伝助のように、登録なしでURLを送るだけで使える道具が手軽です。

参加者がLINEのグループにまとまっているなら

参加者がすでにLINEのグループにまとまっているなら、LINEの日程調整で、トークの中で完結させる方法が早く進みます。

同じメンバーで何度も集まるなら

サークルや習い事の仲間、町内会のように、同じメンバーで何度も集まる会では、飲み会のたびに出欠表を作るより、会の連絡と予定と出欠をまとめて扱える道具を使う方が、幹事の手間が減ります。この使い方は、後の節で詳しく紹介します。

飲み会の種類ごとに変わる進め方

同じ飲み会でも、集まる人の関係によって、出欠確認の進め方で気をつける点が変わります。

会社の歓送迎会や忘年会

会社の飲み会では、参加者の人数が多く、部署をまたぐことも多いため、出欠表のURLを社内のメールやチャットで送る形が使いやすくなります。参加が任意であることをはっきり書き、不参加と答えやすい雰囲気をつくることも大切です。会社から補助が出る場合は、補助の対象になる人と金額を先に確かめ、会費の計算に反映させます。

友人どうしの飲み会

友人どうしの飲み会では、参加者がLINEのグループにまとまっていることが多いので、LINEの日程調整か、調整さんのURLをグループに送る形が手軽です。少人数なら、日程を決める段階と出欠を確かめる段階をまとめてもかまいません。

同窓会

同窓会では、連絡先が分からない人や、しばらく連絡を取っていない人を誘うことになります。まず連絡がつく人に出欠表のURLを送り、ほかの人への連絡を手伝ってもらう形で広げていきます。参加者が多く、会場の予約も早めに必要になるので、日程を決める段階から余裕をもって進めます。

オンラインの飲み会

オンラインの飲み会では、お店の予約や集金は不要ですが、参加の方法の案内が必要になります。会議のURLと、始まる時刻、途中から参加してよいかどうかを、出欠を確かめる段階で伝えておきます。

出欠確認の案内文の例

出欠確認のURLを送るときの案内文は、短く、必要なことを漏らさずに書くのが基本です。たとえば、次のような形で書けます。

「お疲れさまです。〇〇さんの送別会の日程を決めたいと思います。下のURLから、参加できる日に○、難しい日に×をつけてください。回答の締め切りは△月△日です。未定の場合は△をつけ、締め切りまでに決めてください。（出欠表のURL）」

案内文に入れておきたいのは、何の会か、何を答えてほしいか、締め切りはいつか、の3つです。日程が決まった後の案内では、これに加えて、日時、場所、会費、支払いの方法、取り消しの連絡先を書きます。案内文を毎回一から書くのは手間なので、一度作った案内文をひな形として保存しておき、会ごとに書き換えて使うと便利です。

幹事が困らない進め方：日程を決める

ここからは、道具を使って飲み会を進める手順を、時間の流れに沿って説明します。最初は日程を決める段階です。

候補の日程を絞って出す

候補の日程は、多すぎると選びにくく、少なすぎると全員の都合が合いません。参加してほしい人の数が多いときは、5つから7つ程度の候補に絞り、平日と休日、早めの時間と遅めの時間を混ぜておくと、決めやすくなります。

主役の都合を先に確かめる

歓送迎会や誕生日の会のように主役がいる飲み会では、候補を出す前に、主役の都合を先に確かめておきます。主役が来られない日を候補に入れると、後から決め直すことになります。

回答の締め切りを書く

出欠表を送るときは、回答の締め切りを必ず書きます。「◯月◯日までに回答をお願いします」と書くだけで、返事の集まる早さが変わります。締め切りの前日に、未回答の人にだけ声をかけると、全員に催促するよりも角が立ちません。

日程を決めたら、すぐに知らせる

日程が決まったら、決まった日程と、次の段階で出欠をもう一度確かめることを、すぐに知らせます。日程の候補で○をつけた人が、そのまま参加とは限らないので、決まった日程で改めて出欠を確かめるのが確実です。

幹事が困らない進め方：出欠と人数を確定する

日程が決まったら、決まった日程での出欠を確かめ、お店に伝える人数を確定します。

お店の人数の確定の期限を先に聞く

お店を予約するときに、人数の確定の期限と、取り消しの料金がかかり始める時期を聞いておきます。出欠の締め切りは、お店の期限より前に設定し、確定した人数を余裕をもって伝えられるようにします。

「未定」の扱いを決めておく

△や「未定」と答えた人が多いと、人数が決まりません。「締め切りの時点で未定の人は不参加として扱います」と最初に伝えておくと、締め切りまでに決めてもらいやすくなります。

食べられない物や好みを聞く

人数の確定と同時に、食べられない物や、アレルギーの有無を確かめておきます。コースの料理を頼む場合は、お店に早めに伝えることで、対応してもらえるかどうかが分かります。

確定した内容をまとめて送る

人数が確定したら、日時、お店の名前と場所、会費、集金の方法、取り消しの連絡先を1つの案内にまとめて送ります。案内が1つにまとまっていると、当日に「どこだっけ」と聞かれる回数が減ります。

お店選びと予約で、出欠確認と合わせて決めること

出欠確認と並行して進めるのが、お店選びと予約です。出欠の結果とお店の条件がかみ合わないと、せっかく集めた返事が無駄になります。

人数の幅を見込んで探す

日程の候補の段階で、参加しそうな人数の幅を見込んでおきます。たとえば、候補の日程で○が10人から15人の間なら、その幅に対応できるお店を探します。個室や貸し切りの場合は、最少と最大の人数が決まっていることが多いので、出欠の見込みと合うかを確かめます。

予約の条件を書き出す

お店に予約するときは、次の条件を確かめて書き出しておきます。

・人数の確定の期限と、人数の変更ができる範囲
・取り消しの料金がかかり始める時期と、その金額
・コースの内容と、飲み放題の時間
・食べられない物やアレルギーへの対応
・支払いの方法（まとめて払うか、個別に払えるか）

この条件を出欠の案内にも反映させると、参加者にとっても分かりやすい案内になります。

会費を決める

会費は、コースの料金に、幹事が立て替える可能性のある費用を少し上乗せして決めることが多く見られます。主役の分を参加者で負担する場合は、その分も含めて計算します。会費を案内に書くときは、お釣りの出にくい金額にしておくと、当日に現金で集める場合も、送金のアプリで集める場合も、計算の手間が減ります。

出欠が変わったときの連絡

人数の確定の後に、参加者が増えたり減ったりすることもあります。変更をお店に伝えられる期限を参加者にも伝え、それを過ぎた場合の扱いを決めておくと、急な変更で幹事が困ることが減ります。

幹事が困らない進め方：集金をする

飲み会の幹事の悩みでもっとも多いのが集金です。事前に集める方法と、当日に集める方法、それぞれの注意点を整理します。

送金のアプリで集める

キャッシュレスの送金のアプリを使うと、現金のやりとりをせずに会費を集められます。たとえばPayPayには、送る・受け取るの機能の中のグループチャットで、複数人での割り勘ができる「グループ支払い」があります。PayPayのヘルプでは、トータルの金額を入力し、支払いの項目と割り勘をする友だちを選んで作成すると、参加者に支払いの依頼が届き、全員の支払いか辞退で完了すると説明されています（PayPayヘルプ グループ支払いについて）。

同じヘルプには、友だちごとに支払い金額を変えられること、一方で支払いの設定が完了した後は割り勘の金額を変えられないことも書かれています。主役の分を負担しない、遅れて来る人の会費を変える、といった調整がある場合は、設定の前に金額を決めておきます。また、グループ支払いを途中で取り消しても、それまでに参加者から受け取った残高は自動では戻らず、個別に送り返す必要があると案内されています。

全員が同じアプリを使っているとは限らない

送金のアプリは、参加者全員が同じアプリを使っていないと使えません。使っていない人がいる場合は、その人だけ現金で受け取る、銀行の振込で受け取る、といった方法を併せて用意します。どの方法で払ってよいかを、出欠を確かめる段階で伝えておくと、当日の混乱が減ります。

当日に現金で集める場合

当日に現金で集める場合は、会費をお釣りの出にくい金額にし、受付の時間を決めて、乾杯の前に集めます。集めた人の名前を、出欠の表に印をつけて記録していくと、払った人と払っていない人の取り違えを防げます。

立て替えの記録を残す

幹事がお店の支払いを立て替える場合は、お店の領収書と、集めた会費の記録を、飲み会の後もしばらく保管しておきます。会社の飲み会で会社の補助が出る場合は、補助の申請に領収書が必要になることもあります。

返事が集まらないときの対処

道具を使っても、返事がなかなか集まらないことはあります。そんなときの対処を整理します。

個別に声をかける

締め切りが近づいても返事がない人には、グループのトークではなく、個別に一言声をかけます。グループの中で名前を挙げて催促されるのは、誰にとっても気持ちのよいものではありません。個別に「都合はいかがですか」と聞くだけで、返事をくれる人は多くいます。

答え方が分からない人を手伝う

出欠表のURLを開けない、答え方が分からない、という人もいます。特に、年配の人や、ふだんスマートフォンをあまり使わない人がいる会では、電話や口頭で都合を聞き、幹事が代わりに出欠表に入力する方法も用意しておきます。

返事のない人の扱いを決める

締め切りを過ぎても返事のない人を、参加として数えるか、不参加として数えるかを、案内の段階で決めておきます。返事のない人を参加として数えて予約し、当日来なかった場合、取り消しの料金が発生することもあります。不参加として扱い、後から参加を希望した人には、お店に空きがあるか確かめてから受ける、という形が、幹事にとって無理のない進め方です。

当日と、その後の連絡

飲み会の当日と、その後にも、幹事の仕事は続きます。

当日の連絡先をはっきりさせる

当日に遅れる人や、急に来られなくなった人のために、連絡先を案内に書いておきます。お店の電話番号と、幹事の連絡先の両方があると、参加者が迷いません。

取り消しの料金の扱い

当日の急な不参加で、取り消しの料金がかかる場合があります。料金がかかったときに、誰がどう負担するかを、案内の段階で決めておくと、後から気まずい話をせずにすみます。

お礼と、精算の報告

飲み会の後は、参加者へのお礼と、集金と支払いの精算の結果を報告します。余ったお金や足りなかったお金の扱いを、はっきり伝えておくと、幹事への信頼が高まります。

出欠表の情報の扱いに気をつける

出欠表には、参加者の名前や、都合の悪い日、食べられない物、コメントなど、個人に関わる情報が集まります。幹事として、情報の扱いにも気を配ります。

名前の書き方を決めておく

出欠表に、フルネームを書いてもらう必要があるかを考えます。社内や友人どうしなら、名字やニックネームで十分なことも多くあります。URLを知っている人なら誰でも見られる形の出欠表では、必要以上の情報を書いてもらわないようにします。

健康に関わる情報は別に聞く

アレルギーや食べられない物の情報は、健康に関わる情報です。誰でも見られる出欠表のコメントに書いてもらうのではなく、幹事に個別に伝えてもらう方法も用意しておくと、書きにくい人も伝えやすくなります。

会が終わったら片付ける

飲み会が終わったら、出欠表やアンケートの回答は、必要がなければ削除するか、見られる範囲を限ります。古い出欠表のURLがグループのトークに残っていると、思わぬ人が開くこともあります。

幹事の負担を一人に集めない工夫

幹事の仕事を一人で抱えると、毎回同じ人に負担が集まり、会そのものが続かなくなることがあります。

役割を分ける

日程の調整、お店の予約、集金、当日の進行を、2人から3人で分けると、一人あたりの負担が軽くなります。出欠表の管理を1人、お店との連絡を1人、集金を1人、というように分けると、誰が何をしているかもはっきりします。

記録を引き継ぐ

定期的に集まる会では、使ったお店、会費、出欠の傾向を記録しておくと、次の幹事が楽になります。前回の案内文や出欠表をひな形として残しておけば、次の幹事は書き換えるだけで済みます。

同じメンバーで何度も集まる会の連絡をまとめる方法

サークル、習い事の仲間、町内会、保護者会のように、同じメンバーで何度も集まる会では、飲み会や集まりのたびに、出欠表を作ってURLを送る作業が繰り返されます。会の連絡と、予定と、出欠の確認をひとつの場所で扱える道具を使うと、こうした繰り返しの手間が減ります。

会の連絡と予定と出欠をまとめる選択肢

その選択肢の1つが、教室やサークル向けのグループアプリのTsudooです。Tsudooは、連絡、予定、写真、動画を1つのグループにまとめるアプリで、公式サイトによると、LINEのアカウントでそのままログインでき、新しいIDとパスワードを作る必要はありません。予定はカレンダーで管理し、予定を書き直すと掲示板のお知らせも一緒に直る仕組みです。公式サイトの比較の表では、出欠の確認ができると説明されています。

料金は、グループの作成、メンバーの追加、写真の保存が無料で、メンバー数とグループ数の上限はありません。3分以上の動画を合計30時間を超えて保存する場合に限り、1グループあたり月額525円（税込）の動画保存プランを申し込む形です。

Tsudooは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

一方で、公式サイトの比較の表では、投票や日程の希望取りの機能は、Tsudooにはまだないと書かれています。また、集金の機能もありません。日程をまだ決めていない1回ごとの飲み会なら、調整さんや伝助で日程を決め、決まった集まりの予定と出欠を、会のグループで管理する、という使い分けが現実的です。

使い分けの考え方

・1回ごとの飲み会で、日程を決めたい … 調整さん、伝助
・参加者がLINEのグループにまとまっている … LINEの日程調整
・出欠以外に詳しく聞きたいことがある … アンケートの道具
・同じメンバーで続く会の予定と出欠と連絡をまとめたい … グループアプリ
・会費を集めたい … 送金のアプリと、現金や振込の併用

幹事の経験を仕事に生かす

飲み会の幹事の仕事は、日程の調整、出欠の管理、お店との交渉、お金の管理と、イベントの運営そのものです。幹事を何度か経験すると、人を集めて段取りよく進める力が身につきます。

在宅の仕事やフリーランスの市場を20年見てきた運営者の立場から言えば、こうした段取りの力は、仕事の場でも重宝されています。セミナーやオンラインのイベントの運営を手伝う仕事、会員の管理を支える仕事などでは、出欠の管理や参加者への連絡を正確に進められる人が求められます。また、幹事として道具の使いにくさを感じた経験は、使いやすいアプリを作る側に回ったときにも生きてきます。アプリの画面の使いやすさを設計する仕事については、UI/UX・アプリデザインのお仕事で、どんな仕事があるかを確認できます。出欠の管理や集金の仕組みそのものを作る仕事に興味があれば、アプリケーション開発のお仕事も参考になります。

間に人を挟まない直接の関係では、依頼する側と受ける側が細かな希望を直接すり合わせられるので、仕事の質が上がり、仲介の手数料がかからない分、受ける側の手元に残る報酬も厚くなります。幹事として、参加者一人ひとりと直接やりとりしながら会を形にしていく経験は、そうした仕事の進め方の練習にもなっています。

よくある質問

Q. 飲み会の出欠確認に会員登録なしで使えるアプリはありますか？

調整さんはログインなしでも出欠表を作れ、URLを送るだけで出欠確認ができます。伝助は会員登録の手続きが不要で、名前やメールアドレスを入力しなくても、すべての機能を無料で使えると説明されています。参加者もURLを開いてボタンで答えるだけなので、返事のハードルが下がります。

Q. 調整さんの出欠表は誰でも見られますか？

調整さんのヘルプセンターによると、イベントページのURLを知っている人であれば誰でも、出欠の回答とコメントを見て、回答や編集ができます。ページは検索に表示されず、URLはランダムな32文字の英数字ですが、公開のページにURLを載せると検索の対象になります。URLは参加してほしい人にだけ送ります。

Q. 飲み会の会費をキャッシュレスで集めるにはどうすればよいですか？

PayPayの送る・受け取るの機能には、グループチャットで複数人の割り勘ができるグループ支払いがあります。友だちごとに金額を変えられますが、設定が完了した後は金額を変えられません。全員が同じアプリを使っているとは限らないので、現金や振込でも受け取れるようにしておくと安心です。

Q. 出欠の締め切りはいつにすればよいですか？

お店を予約するときに、人数の確定の期限と、取り消しの料金がかかり始める時期を聞き、それより前に出欠の締め切りを設定します。締め切りの時点で未定の人をどう扱うかも最初に伝えておくと、返事がそろいやすくなります。締め切りの前日に、未回答の人にだけ声をかけると角が立ちません。