塾の生徒管理をエクセルで行う｜成績と出欠の一覧

2026年5月16日

＠SOHO編集部

この記事のポイント

✓塾の生徒管理をエクセルで行う方法を
✓月謝の一覧の4枚に分けて解説します
✓出席率や平均点を出す関数

塾の生徒管理をエクセルで始めたものの、生徒の情報、出欠、成績、月謝がばらばらのファイルに散らばって、探すたびに時間がかかっていないでしょうか。結論から言うと、塾の生徒管理はエクセルで「生徒台帳」「出欠表」「成績表」「月謝の一覧」の4枚のシートに分け、どのシートにも同じ生徒番号を入れて結び付ける形にすると、生徒が数十人に増えても無料のまま十分に回ります。生徒の名前ではなく番号で結び付けておくことが、すべての集計を楽にする鍵です。

この記事では、エクセルで生徒管理を始める前に決めておくこと、4枚のシートそれぞれに作る列、出席率や平均点を出す関数、保護者への報告への使い方、個人情報の扱い、契約で押さえておく法律、エクセルが手に負えなくなる目安を順に説明します。講師や事務の人が何人かいて、面談の準備や保護者への連絡などの作業の担当と期限と進み具合を共有したい場合は、国産のプロジェクト管理のPinatecaを表と組み合わせて使う方法もあります。

小さな塾の生徒管理がエクセルで回る理由

個人で開いている塾や、教室が1つから2つほどの小さな塾では、生徒管理の専用のシステムを導入せずに、エクセルで管理しているところが少なくありません。専用のシステムは、生徒の情報、出欠、成績、月謝の請求を1つのシステムで扱える便利なものですが、毎月の利用料がかかり、使い始めるまでに設定の手間もかかります。生徒が20人から30人ほどの塾にとっては、その費用と手間に見合うかどうかが悩みどころです。

エクセルには、追加の費用がかからない、塾の授業の形に合わせて表を自由に作れる、講師がすでに使い方を知っている、という利点があります。個別指導、集団授業、自習室の利用など、塾ごとに運営の形は大きく違いますが、エクセルなら自分の塾に合った列を作れます。

最初から多くの項目を管理しようとしないことも大切です。生徒管理の仕組みについては、次のような指摘があります。

最初から多機能なシステムを導入すると、使わない項目まで入力する運用になりやすく、現場に定着しないこともあります。生徒数が少ない段階では、氏名、連絡先、入会日、クラス、担当者といった基本情報から始め、実際の業務で必要になった情報だけを追加する方法が現実的です。出典: save-lane.jp

エクセルで生徒管理を始めるときも同じで、最初は最低限の列から始め、使いながら必要な列を追加していくほうが、講師や事務の人に無理なく続けてもらえます。

一方で、エクセルには苦手なこともあります。何人もが同時に同じファイルを直すと上書きの事故が起きやすい、保護者に連絡を送る機能はない、生徒が増えるとファイルが重くなる、といった点です。どこまでをエクセルで管理し、どこから別の手段に任せるかを決めておくと、エクセルの良さを生かしたまま管理を続けられます。

始める前に決めておく、生徒番号とシートの分け方

エクセルで生徒管理を始める前に、2つのことを決めておきます。

1つ目は、生徒番号です。生徒1人に1つ、重複しない番号を付けます。「S0001」のように英字と数字を組み合わせた番号でも、「2026001」のように入会の年と通し番号を組み合わせた番号でもかまいません。大切なのは、一度付けた番号を変えないことと、退塾した生徒の番号を別の生徒に使い回さないことです。

生徒の名前ではなく番号で管理するのには理由があります。同じ名前の生徒が入ってくることがありますし、名前の漢字を打ち間違えると、別の生徒として扱われてしまいます。兄弟姉妹で同じ塾に通う場合、名字だけで探すと取り違えも起きます。番号で結び付けておけば、こうした問題を避けられます。

2つ目は、シートの分け方です。1枚のシートに生徒の情報、出欠、成績、月謝を全部並べると、列が何十列にもなって見づらくなり、入力のミスも増えます。目的ごとに次の4枚に分けます。

生徒台帳：生徒1人を1行で記録する、基本の情報の一覧
出欠表：授業1回ごとの出席と欠席の記録
成績表：定期テストや模試、塾内のテストの点数の記録
月謝の一覧：毎月の請求と入金の記録

4枚とも、いちばん左の列に生徒番号を入れます。生徒台帳以外のシートでは、生徒番号を入れると、名前や学年が関数で自動的に表示されるようにしておきます。こうすると、名前を何度も打つ手間が省け、打ち間違いも防げます。

ファイルは、1年度で1つにするのが扱いやすい形です。年度が変わったら、前の年度のファイルを控えとして残し、生徒台帳だけを新しいファイルに引き継ぎます。何年分ものデータを1つのファイルに入れ続けると、ファイルが重くなり、開くたびに時間がかかるようになります。

生徒台帳に作る列

生徒台帳は、生徒管理の土台になるシートです。次の列を作ります。

列	項目	書き方の例
A	生徒番号	S0001
B	氏名	山田花子
C	ふりがな	やまだはなこ
D	学年	中2
E	学校名	○○市立○○中学校
F	受講コース	個別指導数学・英語週2回
G	担当講師	講師の名前
H	保護者の氏名	山田太郎
I	連絡先	保護者の電話番号とメールアドレス
J	入塾日	2026/04/01
K	在籍の状態	在籍、休塾、退塾
L	備考	志望校、配慮が必要なこと

学年、受講コース、在籍の状態の列は、エクセルの「データの入力規則」でリストから選ぶ形にしておくと、「中2」「中学2年」「2年」のような表記のゆれを防げます。表記がそろっていれば、フィルターで「中3の生徒だけ」「休塾中の生徒だけ」と絞り込むのも簡単です。

在籍の状態は、生徒が退塾しても行を削除せず、「退塾」に書き換えて残しておきます。行を削除すると、出欠表や成績表に残っている記録と結び付かなくなり、過去の記録を確かめたいときに困ります。退塾した生徒の行は、フィルターで表示しないようにすれば、日々の作業の邪魔にはなりません。退塾した日も、備考か別の列に書いておきます。

学年は、毎年4月に1つずつ上げる必要があります。生徒が多くなると書き直しの手間がかかるので、生年月日か入学の年から学年を計算する関数を作っておく方法もあります。ただし、関数を作り込みすぎると、作った人しか直せない表になりがちです。生徒が30人ほどまでなら、年度の初めに手で書き直したほうが確実です。

出欠表で出席率を出す

出欠表は、授業1回ごとの出席と欠席を記録するシートです。作り方には2つの形があります。

1つ目は、生徒を縦、日付を横に並べる形です。A列に生徒番号、B列に氏名を並べ、C列から右に授業の日付を並べて、出席なら「○」、欠席なら「×」、振替なら「振」を書き込みます。集団授業のように、決まった曜日に同じ生徒が集まる塾に向いています。

2つ目は、1回の出欠を1行で記録する形です。A列に日付、B列に生徒番号、C列に氏名、D列に科目、E列に出欠、F列に担当講師を並べ、授業のたびに1行ずつ追加していきます。個別指導のように、生徒ごとに授業の日時がばらばらな塾に向いています。行が増えても形が崩れないので、あとから集計するのにも向いています。

出席率は、COUNTIF関数で出せます。1つ目の形なら、生徒の行の右端に =COUNTIF(C2:Z2,"○")/COUNTA(C2:Z2) と書くと、記録のある授業のうち出席した割合が表示されます。セルの書式を「パーセンテージ」にしておけば、「85%」のように表示されます。2つ目の形なら、別のシートに生徒番号を並べ、=COUNTIFS(出欠表!B:B,A2,出欠表!E:E,"○") で出席の回数を数えられます。関数の使い方はMicrosoft のサポートページで確かめられます。

出欠の記録で大切なのは、授業が終わったその日のうちに書き込むことです。あとで一度に書こうとすると、誰が来ていたかの記憶があいまいになります。欠席の連絡を電話で受けたときも、その場で出欠表に書き込むか、少なくとも受けた人がメモを残す決まりにしておきます。

実際の現場では、電話で受けた変更を講師へ口頭で伝え、後でExcelへ入力しようとして忘れるケースもあります。予約数が増えるほど、このような小さな手作業が運営負荷になります。出典: save-lane.jp

欠席が続いている生徒に早めに気づくことも、出欠表の大切な役割です。出席率の列に、条件付き書式で「80%を下回ったら色を付ける」と設定しておくと、気にかけるべき生徒がひと目で分かります。欠席が増えている生徒には、退塾につながる前に、講師から声をかけたり、保護者と話したりする機会を作れます。

成績表で、点数の推移と平均点を見る

成績表は、テストの点数を記録するシートです。定期テスト、模試、塾内の確認テストなど、記録するテストの種類を決めておきます。

成績表も、1回のテストの1科目を1行で記録する形にすると、あとから集計しやすくなります。A列に生徒番号、B列に氏名、C列にテストの名前（「2学期中間」「11月模試」など）、D列に実施日、E列に科目、F列に点数、G列に満点、H列に学年の平均点、I列に偏差値や順位、という並びです。

点数を横に並べる形（生徒ごとに1行で、科目を横に並べる形）は見た目には分かりやすいのですが、テストの種類や科目が増えるたびに列を追加することになり、表がどんどん横に長くなります。記録用のシートは縦に積み上げる形にし、見るための表は別に作るほうが、長く使えます。

塾内の平均点は、AVERAGEIF関数やAVERAGEIFS関数で出せます。たとえば =AVERAGEIFS(F:F, C:C, "2学期中間", E:E, "数学") と書くと、2学期中間テストの数学の平均点が表示されます。生徒ごとの平均点を出したいときは、条件を生徒番号にすれば同じ式で出せます。

点数の推移を見るには、エクセルのピボットテーブルが便利です。成績表を選んで「挿入」タブの「ピボットテーブル」を選び、行に生徒の氏名、列にテストの名前、値に点数を配置すると、生徒ごとに各テストの点数が横に並んだ表ができあがります。この表からグラフを作れば、生徒ごとの点数の伸びを目で見て確かめられます。

成績表を作るときに気をつけたいのは、学校の定期テストの点数を、生徒や保護者から聞き取って書き込む場合です。答案や成績表の写しを見せてもらって確かめた点数なのか、口頭で聞いた点数なのかを、備考の列に書き分けておきます。保護者との面談で点数の推移を見せるときに、元の情報の確かさが分かっていると、話がずれません。

保護者への報告に表を使う

生徒管理の表は、記録するためだけのものではありません。保護者面談や毎月の報告で、生徒の様子を伝えるための材料にもなります。保護者が塾に求めているのは、子どもが休まず通っているか、成績が伸びているか、何に取り組んでいるかを知ることです。出欠表と成績表がきちんと記録されていれば、こうした問いにすぐ答えられます。

面談の前には、生徒ごとに1枚の報告の表を用意します。新しいシートに生徒番号を書くセルを作り、その番号から生徒台帳の氏名と学年、出欠表の出席率、成績表のテストごとの点数を関数で引いてくるようにしておけば、番号を書き換えるだけで、生徒ごとの報告の表ができあがります。Microsoft 365 や Excel 2021 以降なら、XLOOKUP関数を使って =XLOOKUP(B2, 生徒台帳!A:A, 生徒台帳!B:B) のように書けば、生徒番号に対応する氏名が表示されます。

報告の表には、数字だけでなく、講師の所見を書く欄も作っておきます。「英語の長文の読解に時間がかかっていたが、最近は時間内に解き終えられるようになった」「数学の計算の正確さが課題」といった具体的な所見は、点数の推移と並べることで、保護者にとって分かりやすい報告になります。所見は面談の直前に思い出して書くのではなく、授業のたびに短く記録しておくと、面談の準備が楽になります。

点数の推移はグラフにして見せると伝わりやすくなります。ただし、グラフの縦の目盛りの範囲を狭くすると、わずかな上下が大きな変化に見えてしまいます。点数のグラフは0点から満点までの範囲で描くのが基本です。偏差値や順位のグラフを見せる場合は、テストの受験者の数や難しさが回によって違うことも、あわせて伝えます。

報告の表を印刷して渡す場合や、データで送る場合は、その生徒の分だけを渡すようにします。ほかの生徒の名前や点数が載った表を誤って渡すことがないよう、印刷する前に生徒番号と氏名を必ず確かめます。

月謝の一覧で、請求と入金を照らし合わせる

月謝の一覧は、毎月の請求と入金を記録するシートです。A列に生徒番号、B列に氏名、C列に対象の月、D列に請求の金額、E列に請求の内訳（授業料、教材費、講習費など）、F列に入金の日、G列に入金の金額、H列に入金の方法（口座振替、振込、現金）、I列に状態（未入金、入金済み、一部入金）を並べます。

月謝の一覧で大切なのは、請求の金額と入金の金額を別々の列に記録することです。請求の金額だけを書いて、入金があったら「済」と書き込む形にすると、金額が足りない入金や、2か月分を一度に払う入金があったときに、正しく記録できません。

入金の確認は、銀行の通帳や口座の入出金の明細を見ながら行います。月謝の一覧に「入金済み」と書いてあっても、それは記録にすぎません。毎月決まった日に明細と一覧を照らし合わせ、未入金の生徒を洗い出します。未入金の生徒には、決まった日までに保護者へ連絡する決まりにしておくと、未入金の放置を防げます。

講習や教材費など、毎月の授業料以外の請求は、請求の内訳の列で分けておきます。年度の終わりに、授業料と講習費と教材費の売上をそれぞれ集計するときに役立ちます。授業料を変更したときは、変更した月と新しい金額を生徒台帳の備考にも書いておくと、請求の金額が変わった理由をあとから確かめられます。

季節講習の申し込みと時間割を管理する

春期、夏期、冬期の講習は、塾にとって大きな行事であり、ふだんとは別の管理が必要になります。講習の申し込み、受講する科目と回数、時間割、講習費の請求を、ふだんの出欠表や月謝の一覧とは別のシートで管理します。

講習の申し込みのシートには、生徒番号、氏名、学年、申し込んだ科目、回数、講習費、申し込みの日、入金の状態を並べます。申し込みが集まったら、科目ごとの人数をCOUNTIF関数で数え、クラスの数や講師の割り当てを決める材料にします。個別指導の塾なら、生徒ごとに希望の日時を聞き取り、講師の空いている時間と照らし合わせて時間割を組みます。

時間割は、縦に日付と時限、横に講師やブースを並べた表にすると、どの時間に誰が空いているかがひと目で分かります。同じ講師に同じ時間の授業が2つ入っていないか、同じ生徒の授業が重なっていないかは、目で確かめるだけでは見落としがちです。条件付き書式で、同じ時間に同じ講師の名前が2回出てきたら色を付ける設定にしておくと、重なりに気づけます。

講習の時期は、ふだんの授業に加えて講習の授業が入るので、出欠の記録も増えます。講習の出欠は、ふだんの出欠表に「講習」の科目として書き込む形にしておくと、講習の受講の状況も生徒ごとに一緒に確かめられます。

生徒の個人情報を守るための決めごと

塾の生徒管理の表には、生徒の氏名、学校名、保護者の連絡先、成績など、多くの個人情報が含まれます。個人情報の保護に関する法律では、個人情報を取り扱う事業者に対して、次のように求めています。

個人情報取扱事業者は、その取り扱う個人データの漏えい、滅失又は毀損の防止その他の個人データの安全管理のために必要かつ適切な措置を講じなければならない。出典: laws.e-gov.go.jp（個人情報の保護に関する法律第23条）

小さな塾でも、この決まりは同じように当てはまります。エクセルで生徒管理をするときは、次の点を決めておきます。

ファイルにパスワードを設定し、パスワードを知っている人を講師と事務の人に限る
ファイルを講師の個人のパソコンやUSBメモリに持ち出さない
メールで送るときは、生徒の一覧をそのまま添付しない
退職した講師が使っていたパソコンやアカウントからファイルを削除する
ファイルの控えを、塾の中の別の場所にも定期的に保存する

保護者の連絡先や成績を、本人や保護者の同意なく第三者に渡すことも、原則として認められていません。合格の実績を塾の案内に載せるときも、生徒の名前や学校名を出す場合は、事前に本人と保護者の同意を得ておきます。個人情報の扱いについての細かい考え方は、個人情報保護委員会のページで確かめられます。

契約の書面で押さえておく法律

生徒管理の表とは別に、塾の運営では、入塾の契約についての法律も押さえておく必要があります。学習塾の契約のうち、期間が2か月を超え、金額が5万円を超えるものは、特定商取引法で「特定継続的役務提供」にあたります。

特定継続的役務提供にあたる契約では、契約を結ぶ前に概要を書いた書面を渡し、契約を結んだときに契約の内容を書いた書面を渡す必要があります。保護者は、契約の書面を受け取った日から8日以内であれば、理由を問わず契約を解除できます（クーリング・オフ）。8日を過ぎたあとも、保護者は将来に向けて契約を解除できます。そのときに塾が請求できる金額には上限があり、授業が始まったあとの解約では、2万円か1か月分の授業料のどちらか低いほうに、すでに受けた授業の対価を加えた額までと決まっています。

こうした決まりは、消費者庁の特定商取引法のページで確かめられます。生徒台帳の備考や別の列に、契約の期間と金額、契約の書面を渡した日を記録しておくと、解約の申し出があったときに、どの決まりが当てはまるかを素早く確かめられます。家庭教師の契約にも同じような決まりがあり、解約のときに請求できる金額の上限は学習塾とは異なります。塾で家庭教師の派遣も行っている場合は、契約の種類ごとに書面の様式を分けておきます。

入力の間違いを防ぐ工夫

エクセルの生徒管理で起きる困りごとの多くは、入力の間違いから始まります。生徒番号の打ち間違い、日付の書き方のばらつき、全角と半角の混ざりなどは、集計の結果を狂わせる原因になります。次の工夫で、間違いを入りにくくします。

生徒番号の列は、入力規則で文字数を決め、決まった桁数以外は入力できないようにする
日付の列は、入力規則で「日付」だけを受け付けるようにする
出欠や在籍の状態など、決まった言葉しか入らない列は、リストから選ぶ形にする
関数を入れた列は、シートの保護で書き換えられないようにする

それでも間違いは起きるので、月に1回、表を見直す日を決めておきます。生徒台帳にない生徒番号が出欠表や成績表に入っていないか、出席率が100%を超えていないか、といった点を確かめます。おかしな値を見つけたら、記録した人に確かめてから直します。

エクセルが手に負えなくなる目安

エクセルの生徒管理は、小さな塾には十分な仕組みですが、塾が大きくなるにつれて手に負えなくなる時期が来ます。次のような状態になったら、専用のシステムへの移行を考える目安です。

1つ目は、生徒が50人を超えたときです。生徒が増えると、出欠表と成績表の行が急に増え、ファイルが重くなります。月謝の照らし合わせにかかる時間も、生徒の数に比例して長くなります。

2つ目は、教室が2つ以上になったときです。教室ごとにファイルを分けると、全体の集計が手間になります。1つのファイルを複数の教室で同時に直すと、上書きの事故が起きやすくなります。

3つ目は、保護者への連絡が増えたときです。授業の振替の連絡、月謝の案内、面談の日程の調整など、保護者とのやりとりが増えると、エクセルの表とメールや電話のやりとりを別々に管理するのが負担になります。保護者への連絡の機能を持つ専用のシステムなら、連絡の履歴を生徒の情報と一緒に残せます。

4つ目は、表を作った人しか表を直せなくなったときです。関数や条件付き書式を作り込んでいくと、作った人がいなくなったときに誰も直せない表になります。講師や事務の人が入れ替わる塾では、この状態は大きな危うさになります。

移行を考えるときも、エクセルで作った生徒台帳はそのまま役に立ちます。生徒番号、氏名、学年、受講コースなどの列がきちんとそろっていれば、多くのシステムにエクセルのデータを取り込めます。表記をそろえておくことは、移行の手間を減らすことにもつながります。

年度替わりに行う作業

塾の生徒管理では、3月から4月にかけての年度替わりに、ふだんより多くの作業が発生します。この時期は新しい生徒の入塾と、受験を終えた生徒の卒塾が重なるので、手順を決めておかないと表が混乱します。

年度替わりの作業は、次の順番で進めます。

前の年度のファイルを、年度の名前を付けて控えとして保存する
新しい年度のファイルを作り、生徒台帳だけを前の年度から写す
卒塾した生徒と退塾した生徒の在籍の状態を書き換える
在籍している生徒の学年を1つずつ上げる
受講コース、担当講師、月謝の金額に変更がある生徒を書き直す
出欠表、成績表、月謝の一覧は、空の状態から新しく始める

受験を終えた生徒の合否の結果は、生徒台帳の備考に書いておくと、翌年の進路の相談のときに役立ちます。合格の実績を塾の案内に使う場合は、先に書いたとおり、本人と保護者の同意を得てからにします。前の年度のファイルは、少なくとも数年は消さずに保存しておきます。卒塾した生徒の弟や妹が入塾してきたときや、過去の成績の推移を確かめたいときに必要になることがあるからです。

年度替わりの作業は、新しい年度の最初の授業の前に終わらせておきます。4月の最初の週に古い学年のまま出欠を記録してしまうと、あとから学年ごとの集計を出すときに数字が合わなくなります。作業の担当を決め、3月の最後の週に終わらせる予定にしておくと、新年度の授業を落ち着いて始められます。

講師と事務で作業を分担するときの進め方

塾の運営では、生徒の記録そのものとは別に、講師や事務の人が分担して進める作業がたくさんあります。保護者面談の準備、季節講習の時間割の作成、教材の発注、定期テストの対策の計画、欠席が続く生徒への連絡などです。エクセルの生徒台帳や出欠表は生徒の情報を記録するのには向いていますが、こうした作業を誰がいつまでにどこまで進めたかを追いかけるのには向いていません。

こうした場面では、生徒の記録はエクセルで管理したまま、作業だけをカードで管理するプロジェクト管理の道具に移す方法があります。選択肢の1つが、国産のプロジェクト管理のPinatecaです。公式の案内によると、カンバン、ガントチャート、リスト、時間割など8種類のボードが無料のプランから使え、カードには担当や期限に加えて、「学年」「対象の講習」のような項目を自由に追加できます。カードごとのコメントで、講師どうしのやりとりを残すこともできます。5人まで、ボード10個までは無料で、クレジットカードの登録も要りません。6人目または11個目のボードからは、スタンダードのプラン（1人あたり月額500円、税抜。年払いなら月額400円）になります。Pinatecaは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

たとえば「保護者面談」のボードを作り、「日程調整中」「資料作成中」「面談済み」「記録済み」の4つの列を並べて、面談1件をカード1枚にして担当の講師を割り当てます。カードには生徒の名前ではなく生徒番号を書いておけば、ボードに個人の情報を多く書き込まずに済みます。生徒の成績や出欠の記録はエクセルに、面談の準備の進み具合はボードに、と役割を分けると、どちらの管理も簡単なまま保てます。

塾の事務と仕組みづくりは、在宅でも受けられる仕事

塾の生徒台帳を整える、出欠表や成績表の関数を組む、月謝の照らし合わせを手伝う、保護者向けの成績の報告書を作る、といった仕事は、事務の担当を置く余裕のない小さな塾から、外部の人に頼まれることの多い仕事です。個人情報の扱いに気を配る必要はありますが、表の作成や集計は在宅でもできる作業です。

在宅ワークの仲介を2004年から続けてきた運営者として見てきた限りでは、こうした事務の仕事で長く頼まれ続ける人は、表を作るだけでなく、「この列を追加すると欠席の多い生徒に早く気づけます」「月謝の照らし合わせはこの順番にすると早く終わります」と、塾の運営そのものが楽になる提案をしている人です。塾の経営者にとっては、作業の手を借りる以上に、教えることに使える時間が増えることのほうが価値が大きいからです。

塾の運営の手間を減らす仕組みを提案する立場で関わりたい人には、AIコンサル・業務活用支援のお仕事のような仕事があります。表の仕組みから一歩進めて、生徒管理の道具そのものを作れる人には、アプリケーション開発のお仕事として、教育の分野の道具の開発に関わる道もあります。塾の案内や保護者向けの資料の見た目を整える仕事に関心がある人は、デザイナーの年収・単価相場で相場を確かめておくと、仕事を受けるときの目安になります。

塾の経営そのものを支える立場で関わりたい人には、経営の助言をする国家資格の中小企業診断士もあります。小さな塾の経営では、生徒の募集、授業料の決め方、講師の確保、事務の効率化といった課題が重なっていることが多く、生徒管理の仕組みづくりはその中の1つとして扱われます。教室の運営の一部をオンラインに移すことを考えている塾には、国の支援の動きも参考になります。テレワーク助成金 2026では、テレワークの導入に使える助成金の種類と申請の流れを整理しています。