アップロードフォームを作るときに決めること｜ファイルの種類と容量の上限、受け取ったあとの管理

応募書類の提出、作品の受け付け、写真の投稿、申請の添付書類。ファイルを受け取るためのアップロードフォームは、メールの添付で受け取るより整理しやすく、送る側も手軽です。ただし、作る前に決めておくことを決めずに公開すると、思っていない形式のファイルが届く、容量の上限で送れない人が出る、届いたファイルが誰のものか分からない、といった問題が起きます。

この記事では、アップロードフォームを作る側の目線で、受け付けるファイルの種類、容量と数の上限、ファイル名の決め方、回答者のログインの要否、保存先と見られる人の範囲、受け取ったあとの管理までを順に説明します。Googleフォームと Microsoft Forms でファイルを受け付けるときの仕様も、それぞれの公式ヘルプで確かめて整理します。届いたファイルと回答を担当と状況つきで管理し、同じ画面から返信まで済ませたい場合の選択肢として、フォームの道具Halictにも触れます。

アップロードフォームで最初に決める6つのこと

アップロードフォームを作る前に、次の6つを決めます。どれも、あとから変えると、すでに届いたファイルとの扱いがずれてしまうものです。

1. 何のファイルを、何のために受け取るか
2. 受け付けるファイルの種類（形式）
3. 1つのファイルの容量の上限と、受け付ける数
4. 提出する人にログインを求めるかどうか
5. 届いたファイルの保存先と、見られる人の範囲
6. 受け取ったあと、誰が、いつ、何をするか

この順番で決めていくと、使う道具も自然に絞られます。たとえば「ログインを求めない」と決めたなら、ログインが必要な道具は候補から外れます。

メールの添付で受け取る場合との違い

アップロードフォームを作るかどうか迷っている場合は、メールの添付で受け取る場合と比べてみると判断しやすくなります。

比べる点	メールの添付	アップロードフォーム
送る人の手間	慣れている人が多い	フォームの操作が要る
容量	メールの添付の上限に左右される	道具の上限の範囲で大きなファイルも受け取れる
整理	受信箱の中で探す必要がある	決まったフォルダと一覧にそろう
必要な情報の抜け	本文に書き忘れが起きやすい	必須の項目で抜けを防げる
誤送信	宛先の間違いが起きやすい	決まった場所にしか届かない

提出が数件で、送る人が決まった数人なら、メールの添付でも困ることは少ないでしょう。提出が10件を超える、提出の締め切りがある、必要な情報（氏名、作品名、連絡先など）を毎回そろえて受け取りたい、という場合は、アップロードフォームのほうが整理の手間が大きく減ります。

場面ごとの設計の例

アップロードフォームの設計は、何を受け取るかで変わります。よくある4つの場面で、決めることを当てはめてみます。

応募書類の受け付け

履歴書と職務経歴書を受け付ける場合は、ファイルの欄を書類ごとに分け、形式は PDF に絞ります。氏名、メールアドレス、応募する職種を必須の項目にし、ファイル名の付け方の例を書きます。応募書類は見る人を採用の担当者に絞り、選考が終わったあとの保存の期間を決めて書いておきます。

写真のコンテスト・投稿

写真の投稿では、1人あたりの枚数の上限と、1枚の容量の上限を決めます。スマートフォンから投稿する人が多いため、受け付ける形式と、上限を超えたときの対処を分かりやすく書きます。作品のタイトルや撮影した場所を聞く欄を写真の欄の近くに配置し、写っている人の了承を得ているかを確かめる項目を付けます。掲載の範囲（サイト、SNS、印刷物）も、投稿の前に読める場所に書きます。

講座や研修の課題の提出

課題の提出では、提出する人が決まっていることが多いため、ログインを求める形でも問題ありません。提出の締め切りの日時と、締め切り後の提出をどう扱うかを書きます。課題ごとにフォームを分けると、課題ごとに提出物がそろい、確認の漏れを防げます。

申請に添付する書類

申請書と一緒に、本人確認の書類や証明書を受け付ける場合は、どの書類が必須で、どれが条件付きかをはっきり書きます。「〇〇の場合のみ」の書類は、条件に当てはまる人にだけ欄を見せる形にすると、関係のない人が迷いません。本人確認の書類は特に扱いに注意が要るため、見る人と保存の期間を厳しく決めます。

受け付けるファイルの種類を決める

最初に、受け付けるファイルの種類を決めます。種類を決めずに「何でも受け付ける」にすると、開けない形式のファイルが届いたり、確認の手間が増えたりします。

受け取ったあとの使い道から決める

ファイルの種類は、受け取ったあとに何をするかから決めます。

受け取るもの	使い道	受け付ける形式の例
応募書類・履歴書	印刷や閲覧	PDF
写真・作品の画像	審査、掲載	JPEG、PNG
原稿	編集	Word、テキスト
表や名簿	集計、取り込み	Excel、CSV
動画	審査、掲載	MP4、MOV

閲覧や印刷だけなら、形式の違いでレイアウトが崩れにくい PDF に指定するのが確実です。編集する前提の原稿なら、編集できる形式（Word など）で受け取ります。

形式の指定は、フォームに書く

受け付ける形式は、フォームの設定で絞るだけでなく、ファイルの欄の近くに文字でも書きます。「PDF 形式で提出してください。Word で作成した場合は、PDF に書き出してから提出してください」のように、形式を変える方法まで添えると、送る人が迷いません。

写真の形式に注意する

最近のスマートフォンで撮った写真は、機種や設定によって、従来の JPEG ではなく、より容量の小さい形式で保存されていることがあります。受け取る側で開けない形式が届く可能性がある場合は、「JPEG または PNG で提出してください」と書き、スマートフォンの写真を送る人向けに形式の変え方の案内を用意しておきます。

容量の上限と、受け付ける数を決める

次に、1つのファイルの容量の上限と、1回の提出で受け付ける数を決めます。

容量の上限は、受け取るものの大きさから決める

上限が小さすぎると送れない人が出て、大きすぎると保存先の容量を圧迫します。受け取るものの大きさの目安から決めます。書類の PDF なら数MB、スマートフォンの写真なら1枚あたり数MB、動画なら数百MBから数GBになることがあります。

上限を決めたら、フォームに「1ファイル10MBまで」のように書きます。上限を超えたときにどうすればよいか（写真を小さくする、分けて送る、別の方法で送るなど）も書いておくと、送れなかった人が問い合わせてくる手間が減ります。

数の上限

1回の提出で受け付けるファイルの数も決めます。「履歴書1点、職務経歴書1点」のように受け取るものが決まっているなら、ファイルの欄をものごとに分けると、どのファイルが何かが分かりやすくなります。「作品の写真を5枚まで」のように同じ種類を複数受け取るなら、1つの欄で複数のファイルを受け付けます。

道具ごとの仕様：GoogleフォームとMicrosoft Forms

よく使われる2つの道具で、ファイルを受け付けるときの仕様を、それぞれの公式ヘルプで確かめておきます。仕様は変わることがあるため、作るときに公式の最新の記載も確かめます。

Googleフォーム

Google のヘルプ「フォームの質問の形式を選択する」によると、Googleフォームには「ファイルのアップロード」という質問の形式があり、次の設定ができます。

• 回答者がアップロードできるファイルの形式を指定する
• 回答者がアップロードできるファイルの最大数を設定する
• 回答者がアップロードできる最大ファイルサイズを選ぶ

一方で、同じヘルプには次の制限も書かれています。

• 回答するには、回答者が Google アカウントにログインする必要がある
• フォームが共有ドライブに保存されている場合は使えない
• 管理者がデータ損失防止をオンにしている場合は使えない

届いたファイルは、フォームのオーナーの Google ドライブの新しいフォルダに保存されます。つまり、Googleフォームでファイルを受け付ける場合、提出する人全員が Google アカウントを持っていてログインできることが前提になります。不特定多数の人から受け付ける場合は、この条件が合うかどうかを先に考えます。

Microsoft Forms

Microsoft のサポートページには、ファイルのアップロードの質問について次のように書かれています。

フォームの一部の質問では、回答者が回答のファイルをアップロードまたは添付する必要がある場合があります。 ファイルのアップロードを許可する質問の種類をフォームに追加できます。 出典: support.microsoft.com

同じページによると、Microsoft Forms のファイルのアップロードには次の仕様があります。

• 使えるのは、回答できる人を「組織内のユーザーのみ」または「組織内の特定のユーザー」にしている場合だけ
• 1つの質問で最大10個のファイルを受け付けられる
• 1つのファイルの上限は、10MB、100MB、1GB から選ぶ
• 受け付けるファイルの種類を、Word、Excel、PPT、PDF、画像、ビデオ、オーディオから選べる
• 届いたファイルは、OneDrive for Business の「アプリ」フォルダの中の「Microsoft Forms」フォルダに、フォームの名前ごとに保存される

つまり、Microsoft Forms のファイルのアップロードは、社内など同じ組織の人から受け取る場面向けです。社外の人から受け取る用途には、この仕様のままでは使えません。

2つの道具の違いを整理する

確かめること	Googleフォーム	Microsoft Forms
提出する人のログイン	Google アカウントが必要	同じ組織のアカウントが必要
社外の不特定の人から受け取る	ログインできる人に限られる	この仕様のままでは使えない
保存先	オーナーの Google ドライブ	OneDrive for Business
種類・数・容量の設定	できる	できる（数は最大10、容量は3段階）

社内の提出物なら、どちらの道具でも十分に使えます。社外の人から、アカウントの有無を問わずに受け取りたい場合は、ログインなしでファイルを受け付けられる別の道具を検討します。

提出する人にログインを求めるかどうか

アップロードフォームの道具を選ぶうえで、大きな分かれ目になるのが、提出する人にログインを求めるかどうかです。

ログインを求める利点

ログインを求めると、誰が提出したかが確実に分かります。なりすましの提出や、いたずらのファイルが届く心配も減ります。社内の提出物や、すでに付き合いのある相手からの提出に向いています。

ログインを求めない利点

ログインを求めないと、アカウントを持っていない人も提出できます。応募の受け付けや、一般の人からの写真の投稿のように、不特定の人から受け取る場面に向いています。そのかわり、誰が提出したかを確かめる仕組み（氏名とメールアドレスの欄、提出後の確認メールなど）を別に用意する必要があります。

迷ったら、提出する人が誰かで決める

提出する人が全員社内の人なら、ログインを求める形で問題ありません。社外の人が含まれるなら、ログインを求めない形を選び、確認メールで本人に控えを送る運用にします。

ファイル名の決め方

届いたファイルの名前がばらばらだと、あとで誰のファイルか分からなくなります。「履歴書.pdf」という名前のファイルが50件届いたら、開いてみるまで誰のものか分かりません。

提出する人に名前の付け方を頼む

フォームに「ファイル名は『氏名_書類名』にしてください（例：山田花子_履歴書.pdf）」のように、名前の付け方を例と一緒に書きます。全員が守ってくれるとは限りませんが、多くの人は従ってくれます。

受け取る側で名前を変える前提にする

提出する人に頼むだけでは、名前の付け方がそろわないこともあります。受け取ったあとに、受付番号や氏名を付けた名前に付け直す手順を決めておくと確実です。受付番号を回答と一緒に管理しておけば、ファイルと回答を結び付けて探せます。名前の付け方は「受付番号_氏名_書類名」のように、並べ替えたときに提出の順や人ごとにそろう形にしておくと、フォルダの中で探しやすくなります。日付を入れる場合は「20261015」のように年月日の順で書くと、名前の順に並べたときに日付の順にもなります。

日本語のファイル名に気をつける

日本語のファイル名は、受け渡しの方法や使う機器によって文字化けすることがあります。受け取ったファイルを別の仕組みに取り込む予定があるなら、ファイル名を英数字にしてもらうか、受け取る側で英数字の名前に付け直します。

保存先と、見られる人の範囲を決める

届いたファイルには、個人情報や、提出した人の作品が含まれます。どこに保存され、誰が見られるのかを、公開の前に決めて確かめます。

保存先の容量を確かめる

ファイルは、フォームの道具や、つないでいる保存場所の容量を使います。Googleフォームならオーナーの Google ドライブ、Microsoft Forms なら OneDrive for Business に保存されます。多くの人から写真や動画を受け取ると、保存先の容量がすぐにいっぱいになることがあります。受け付ける数と1つの容量の上限から、全体でどれくらいの容量が必要かを見積もっておきます。

見られる人を絞る

保存先のフォルダを誰と共有しているかを確かめます。チームで共有しているフォルダに保存されるなら、チームの全員が届いたファイルを見られることになります。応募書類のように見る人を絞るべきファイルは、見る必要のある人だけがアクセスできる場所に保存されるよう設定します。

保存する期間を決める

届いたファイルを、いつまで残しておくかも決めます。選考が終わったら応募書類を削除する、イベントが終わったら投稿の写真を整理する、など期間を決めておくと、不要な個人情報をいつまでも持ち続けずに済みます。

個人情報の利用目的と、ファイルの扱いを書いておく

アップロードフォームでは、氏名や連絡先に加えて、ファイルそのものに個人情報が含まれることがよくあります。履歴書や顔写真はその代表です。

個人情報保護法では、本人から書面（電磁的記録を含む）で直接個人情報を取得する場合、あらかじめ利用目的を明示するよう定めています（条文はe-Govの個人情報保護法の第21条）。フォームの中か近くに、次のことを書いておきます。

• 提出されたファイルを何に使うか（選考、審査、掲載など）
• 誰が見るか（担当者のみ、審査員など）
• いつまで保存し、そのあとどうするか

写真や作品を受け付けて掲載する場合は、掲載の範囲（サイト、SNS、印刷物など）と、写っている人の了承の扱いも書きます。扱う情報や事業の内容によって必要な対応が変わるため、迷う場合は専門家に相談します。

作品や写真を受け取るときの権利の扱い

写真やイラスト、文章などの作品をアップロードフォームで受け取る場合は、受け取った作品をどこまで使ってよいかを、提出の前に決めて書いておきます。作品の権利は、原則として作った人にあります。受け取った側が、提出された作品をサイトや SNS、印刷物に自由に使えるとは限りません。

フォームには、次のことを書いておきます。

• 受け取った作品を何に使うか（審査のみ、サイトへの掲載、SNS での紹介、印刷物への掲載など）
• 掲載するときに作者の名前を出すかどうか
• 作品を加工（切り抜き、文字入れなど）することがあるか
• 提出された作品を返却するか、いつ削除するか

あわせて、「提出する作品は、ご自身が作成したものに限ります」「人物が写っている場合は、写っている方の了承を得てください」のように、提出する人に確かめてほしいことも書きます。同意のチェックボックスを付ける場合は、これらの内容をその場で読めるようにしておきます。権利の扱いは事業の内容や作品の種類によって変わるため、商用に使う場合などで迷うときは専門家に相談します。

受け取ったファイルの安全な扱い

ファイルを受け取る仕組みは、知らない人から何が送られてくるか分からない入口でもあります。受け取ったファイルを開く前の扱いも決めておきます。

開く前にウイルス対策のソフトで確かめる

届いたファイルは、パソコンのウイルス対策のソフトで確かめてから開きます。特に、形式を指定していたのに違う形式のファイルが届いた場合や、提出した人の名前と内容が合わない場合は、開かずに担当者に相談します。

マクロの付いたファイルに気をつける

Word や Excel のファイルには、マクロという自動で動く仕組みが付いていることがあります。提出物にマクロが必要な場面はほとんどないため、マクロの付いたファイルは受け付けない、あるいは開くときにマクロを有効にしない、と決めておきます。

自分でアップロードの仕組みを作る場合

既成の道具を使わず、自分の Web サイトにファイルを受け付ける仕組みを作る場合は、受け付ける形式の確かめ方や、保存の仕方を誤ると、Web サイトそのものが攻撃の入口になります。IPA（情報処理推進機構）は、Web サイトを作る人向けに、よくある弱点とその対策を整理した安全なウェブサイトの作り方を公開しています。自分で作るなら、こうした資料で対策を確かめたうえで作るか、既成の道具を使うほうが安全です。

提出する人のための案内を整える

アップロードフォームは、提出する人がファイルの準備でつまずきやすいフォームです。フォームの中の案内を整えておくと、問い合わせが減ります。

フォームの冒頭に書くこと

1. 何を提出するフォームか
2. 受け付ける形式と、1つのファイルの容量の上限
3. ファイル名の付け方
4. 提出の締め切り
5. 提出できないときの連絡先

提出したあとの確認

提出したあとに、提出が完了したことを示す画面と、控えのメールが届くようにします。ファイルを送った人は、ちゃんと届いたのかを気にしています。控えのメールに、提出したファイルの名前と提出の日時を書いておくと、提出した人の安心につながり、「届いていますか」という問い合わせが減ります。受け取る側にも、新しい提出が届いたことが通知で分かるようにしておくと、確認の遅れを防げます。通知をメールで受けるのか、チームで使っているチャットで受けるのかを決め、通知を受ける人を担当者に絞っておくと、誰も見ていない通知が積み上がることもありません。

スマートフォンからの提出を試す

写真の投稿や書類の提出は、スマートフォンから行う人が多くいます。公開の前に、スマートフォンからファイルを選んで提出するところまで試し、ファイルを選ぶ画面に迷わずたどり着けるか、容量の大きい写真で上限に引っかからないかを確かめます。

不備があったときの再提出の受け付け方

ファイルを受け取ると、形式が違う、ページが抜けている、写真がぼやけている、といった不備が一定の割合で起きます。再提出の受け付け方を、先に決めておきます。

不備の連絡は、何が足りないかを具体的に

「ファイルに不備がありました」だけでは、提出した人は何を直せばよいか分かりません。「職務経歴書が Word 形式で届いています。PDF に書き出して再提出してください」のように、何が違って、どうすればよいかを具体的に書きます。よくある不備ごとに文面のひな形を作っておくと、連絡が早くなります。

再提出の方法を決める

再提出も同じフォームから受け付けるのか、メールで受け付けるのかを決めます。同じフォームから受け付けると、最初の提出と再提出が別の回答として届くため、どちらが最新かが分かるよう、再提出であることを示す項目（「再提出です」のチェックなど）を付けておきます。

再提出の期限を書く

不備の連絡には、再提出の期限を書きます。期限を過ぎた場合の扱い（受け付けない、相談に応じるなど）も決めておきます。

締め切りの直前に提出が集中するときの備え

締め切りのある提出物は、締め切りの直前に提出が集中します。その時間帯に問題が起きると、提出できなかった人への対応に追われます。

締め切りは、夜中ではなく、問い合わせに対応できる時間帯に設定します。「〇日の17時まで」にしておけば、提出できないという連絡が来ても、その日のうちに対応できます。大きなファイルは送るのに時間がかかるため、「動画は締め切りの前日までの提出をおすすめします」のように書いておくと、直前の集中が少しやわらぎます。

締め切りを過ぎたあとにフォームを閉じるかどうかも決めておきます。閉じ忘れると締め切り後の提出が届き続け、閉じるのが早すぎると締め切り直前に送った人が送れません。閉じる時刻をフォームに書き、その時刻に閉じます。

受け取ったあとの管理のしかた

アップロードフォームは、ファイルが届いたところからが本番です。届いたファイルを確かめ、提出した人に連絡し、選考や審査に回す、という流れを決めておきます。

少ないうちは、保存先のフォルダと表計算で回せる

提出が月に数件ほどで、対応する人が1人なら、届いたファイルを保存先のフォルダで確かめ、回答の一覧（表計算）に「確認済み」「不備あり」「連絡済み」のような列を足して管理する方法で十分です。不備があったときの再提出の依頼は、文面のひな形を作っておき、メールソフトから送ります。

担当と状況の管理が苦しくなったら

提出が増え、複数人で確認するようになると、どのファイルを誰が確かめたのか、不備の連絡をしたのか、が分からなくなります。ファイルは保存先のフォルダに、回答は表計算に、連絡はメールソフトに、と場所が分かれているほど、見落としが起きます。

こうした場面の選択肢の1つが、Halictです。公式サイトによると、Halict はフォームを作って届いた回答を管理するための道具で、12種類の項目の中にファイル提出があります。届いた1件ごとに担当者とステージ（対応の段階）が残り、同じ画面から返信まで送れるため、「受付」「確認中」「不備の連絡済み」「完了」のような段階で提出物を管理できます。提出されたファイルは、認証を通した人だけがダウンロードでき、推測できない URL で保管されると案内されています。料金はメンバー1人までのフリープランが無料ですが、ファイル提出の機能はチームプラン（メンバー10人まで、月額7,800円・税抜）以上で使え、容量はチームプランで10GB、ビジネスプラン（メンバー30人まで、月額16,800円・税抜）で100GBとされています。Halict は、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

どの道具を選ぶ場合も、この記事の最初に挙げた6つのこと、特に「受け取ったあと、誰が、いつ、何をするか」が決まっていれば、運用は大きく崩れません。

公開前の確認リスト

アップロードフォームを公開する前に、次の点を確かめます。

1. 受け付ける形式と容量の上限が、フォームに書いてあり、設定でも絞ってある
2. 提出する人のログインの要否が、提出する人の顔ぶれに合っている
3. ファイル名の付け方の例が書いてある
4. 保存先のフォルダを、見る必要のある人だけが見られる
5. 受け付ける数と容量から、保存先の容量が足りることを見積もった
6. 個人情報の利用目的と、ファイルを保存する期間が書いてある
7. パソコンとスマートフォンの両方から、自分で提出まで試した
8. 届いたファイルを、誰が、いつ確かめるかが決まっている

8つ目が決まっていないと、ファイルが届いても誰も気づかず、提出した人に連絡が返らないままになります。

ファイルを受け取る仕組みを作る仕事と、在宅で受ける人の視点

最後に、アップロードフォームを作ることが在宅の仕事になる場面を見ておきます。

小さな事業者や団体の中には、作品の募集や書類の受け付けをメールの添付で行っていて、整理が追いつかずに困っているところが多くあります。アップロードフォームを作る仕事では、道具の設定の技術だけでなく、この記事の6つのことを依頼した人から聞き出し、提出する人の顔ぶれに合った道具を選ぶ力が求められます。社外の人から受け取るのに、組織内のユーザーしか使えない設定の道具を選んでしまう、といったつまずきは、最初の聞き取りで防げます。

2004年から在宅ワークとフリーランスの仲介を続けてきた運営者として見てきた限りでは、長く依頼が続く人ほど、作った仕組みを依頼した人が自分で回せるように、運用の手順まで書いて渡しています。届いたファイルを誰が確かめ、不備があったらどの文面で連絡するか、を一緒に決めて渡すと、依頼した人の業務が楽になり、次の依頼につながります。中間の手数料が乗らない直接のやり取りでは、こうした相談を依頼した人と直接重ねられるため、同じ予算で依頼する側はより多く頼め、受ける側は手取りが厚くなります。

業務の仕組みづくりを手伝う仕事は、AIコンサル・業務活用支援のお仕事にまとまっています。自分で受け付けの仕組みを作る仕事に関心があれば、アプリケーション開発のお仕事も参考になります。ファイルの扱いの安全に関わる仕事なら、AI・マーケティング・セキュリティのお仕事も確かめておくとよいでしょう。アップロードフォームは、受け取る人と提出する人の両方の手間を減らし、大切なファイルを安全に預かるための仕組みです。

よくある質問

Q. Googleフォームでファイルを受け付けるときの注意点は何ですか？

Googleのヘルプによると、ファイルのアップロードの質問に回答するには、回答者がGoogleアカウントにログインする必要があります。フォームが共有ドライブに保存されている場合や、管理者がデータ損失防止をオンにしている場合は使えません。届いたファイルはフォームのオーナーのGoogleドライブに保存されるため、保存先の容量も確かめておきます。

Q. Microsoft Formsで社外の人からファイルを受け取れますか？

Microsoftのサポートページによると、ファイルのアップロードは、回答できる人を組織内のユーザーに限定している場合にのみ使えます。そのため、社外の人から受け取る用途には、この仕様のままでは使えません。社外の人から受け取る場合は、ログインなしでファイルを受け付けられる別の道具を検討します。

Q. 受け付けるファイルの容量の上限はどう決めればよいですか？

受け取るものの大きさから決めます。書類のPDFなら数MB、スマートフォンの写真なら1枚あたり数MB、動画なら数百MB以上が目安です。上限はフォームに書き、超えたときの対処（写真を小さくする、分けて送るなど）も添えます。受け付ける数と掛け合わせて、保存先の容量が足りるかも見積もります。

Q. 届いたファイルの名前がばらばらにならないようにするには？

フォームに「氏名_書類名」のように名前の付け方を例と一緒に書きます。全員が守るとは限らないため、受け取ったあとに受付番号や氏名を付けた名前に付け直す手順も決めておくと確実です。別の仕組みに取り込む予定があるなら、文字化けを避けるため英数字の名前にそろえます。