お客様へのメールの書き出し｜場面別の例文

お客様へのメールの書き出しは、「宛名」「挨拶」「名乗り」「用件の予告」の4つを、この順番で2行から4行に収めるのが基本です。たとえば「株式会社〇〇 〇〇様」「いつもお世話になっております。」「株式会社△△の山田でございます。」「先日お問い合わせいただいた件について、ご回答いたします。」と続けると、相手は最初の数行で誰から何の用件のメールが来たのかを理解できます。

書き出しで迷う人の多くは、挨拶の言葉を場面に合わせて変えられないことに悩んでいます。初めての相手に「いつもお世話になっております」と書いてしまう、お詫びのメールで明るい挨拶から入ってしまう、といった行き違いは、書き出しの型を場面ごとに持っておけば防げます。この記事では、書き出しの基本の形を説明したうえで、場面別の例文を件名から署名まで1通の形で紹介します。問い合わせへの返信をチームで分担している場合に、Halictのようなサービスで担当と状況を共有する方法も後半で触れます。

お客様へのメールの書き出しの基本の形

お客様へのメールの書き出しは、次の4つの部分でできています。

1. 宛名：誰に宛てたメールかを示す
2. 挨拶：相手との関係に合わせた最初の一言
3. 名乗り：自分の会社名と名前
4. 用件の予告：このメールで何を伝えるかを1文で示す

この4つがそろうと、相手は本文を読み進める前に、メールの重要度や急ぎかどうかを判断できます。忙しいお客様ほど、最初の数行を読んで返信の優先順位を決めているため、書き出しで用件をはっきり示すことが、早い返信にもつながります。

文化庁の文化審議会がまとめた「公用文作成の考え方」でも、文書の組み立てについて次のように示されています。

結論は早めに示し、続けて理由や詳細を説明する。 出典: bunka.go.jp（文化審議会「公用文作成の考え方」）

この考え方は、お客様へのメールにもそのまま当てはまります。季節の挨拶を長く書いたり、前置きを重ねたりする手紙の作法は、メールでは読み手の負担になります。挨拶は1行、名乗りは1行、そしてすぐに用件、という順番を守るだけで、読みやすいメールになります。

宛名の書き方

宛名は、メールの1行目に書きます。お客様が会社の場合は、会社名、部署名、役職名、名前の順に書き、最後に「様」を付けます。

相手	宛名の例
会社の担当者	株式会社〇〇 営業部 〇〇様
役職のある人	株式会社〇〇 営業部 部長 〇〇様
部署あて（担当者が分からない）	株式会社〇〇 営業部 御中
個人のお客様	〇〇様
複数の人	株式会社〇〇 〇〇様、〇〇様

宛名の書き方で気をつけたい点がいくつかあります。

まず、会社名は略さずに書きます。「（株）」と略さず「株式会社」と書き、「株式会社」が前に付くか後に付くかも、相手の正式な名前どおりにします。相手の署名やWebサイトで確かめるのが確実です。

次に、役職名と「様」の重ね方です。「部長様」のように役職名に「様」を付けると、敬称が重なってしまいます。「部長 〇〇様」のように、役職名のあとに名前と「様」を書きます。

部署や会社全体にあてて送る場合は「御中」を使います。「御中」と「様」は一緒に使わないので、「営業部御中 〇〇様」のようには書きません。担当者の名前が分かっていれば「様」、分からなければ「御中」と覚えておきます。

個人のお客様には、名前に「様」を付けるだけで十分です。ネットショップや教室など、個人のお客様が多い仕事では、名字だけでなくフルネームで書くと、同じ名字の人との取り違えを防げます。

挨拶の言葉は相手との関係で選ぶ

宛名の次に書く挨拶は、相手との関係によって決まった言い方があります。

相手との関係	挨拶の言葉
取引のあるお客様	いつもお世話になっております。
初めて連絡するお客様	初めてご連絡いたします。
問い合わせをくれた初めてのお客様	このたびはお問い合わせいただき、誠にありがとうございます。
しばらく連絡していないお客様	ご無沙汰しております。
同じ日に何度もやり取りしている	たびたび失礼いたします。
面識のない相手に突然送る	突然のご連絡失礼いたします。

「いつもお世話になっております」は、取引のある相手への定番の挨拶です。初めて連絡するお客様には、まだお世話になっていないので使いません。問い合わせや申し込みをくれた初めてのお客様には、お礼の言葉から始めるのが自然です。

同じ日に何度もメールをやり取りしている場合は、毎回「いつもお世話になっております」と書くと、かえって形式的な印象になります。2通目以降は「たびたび失礼いたします」や、挨拶を省いて名乗りから入っても失礼にはなりません。

季節の挨拶（「寒さが厳しくなってまいりましたが」など）は、メールでは必須ではありません。年始の最初の連絡や、長くお付き合いのあるお客様に少し丁寧に送りたいときに、1文添える程度で十分です。

名乗りは会社名と名前をそろえる

挨拶のあとに、自分が誰なのかを名乗ります。

• 取引のある相手：株式会社△△の山田でございます。
• 初めての相手：株式会社△△ 営業部の山田太郎と申します。
• 個人で仕事をしている場合：〇〇デザイン事務所の山田と申します。

初めての相手には、部署名とフルネームで名乗ると、相手が社内で問い合わせるときに分かりやすくなります。取引のある相手には、会社名と名字だけで十分です。

「申します」と「でございます」は、どちらも丁寧な名乗り方です。初めての相手には「申します」、すでに知っている相手には「でございます」を使うと、自然な使い分けになります。

用件の予告を1文で書く

名乗りのあとに、このメールで何を伝えるのかを1文で示します。ここが書き出しの中で一番大切な部分です。

• 先日お問い合わせいただいた〇〇の件について、ご回答いたします。
• ご注文いただいた商品の発送について、ご連絡いたします。
• 打ち合わせの日程について、ご相談させてください。
• 〇月〇日にお送りした見積書について、確認のご連絡です。

用件の予告があると、相手はこのあとの本文を「何についての話か」を分かったうえで読めます。特にお客様は、同じ日に複数の会社からメールを受け取っていることが多いものです。書き出しの数行で用件が分かれば、すぐに返信するか、後で落ち着いて読むかをお客様が判断でき、結果として返信までの時間も短くなります。用件を予告する文は「〇〇の件について」で始め、「ご回答いたします」「ご相談です」「お知らせいたします」など、メールの種類が分かる言葉で終えると伝わりやすくなります。用件が複数ある場合は「本日は2点ご連絡いたします。」のように数を示しておくと、読み落としを防げます。

件名は書き出しの一部として考える

お客様がメールを開く前に最初に目にするのは、件名です。件名は本文の書き出しと同じくらい大切で、受信箱に並んだときに「誰から」「何の用件か」が分かるようにします。

件名をつけるときの目安は次のとおりです。

• 用件を具体的に書く（「ご連絡」「お知らせ」だけにしない）
• 長さは全角で20字から30字程度に収める
• 初めての相手には、末尾に会社名と名前を添える
• 返信の場合は「Re:」を残し、件名を書き換えない
• 急ぎのときも「至急」を多用しない（相手の都合を考える）

たとえば「お見積もりの件」より「〇〇のお見積書の送付（〇月〇日ご依頼分）」のほうが、お客様が後から探すときにも見つけやすくなります。件名で用件が分かれば、本文の書き出しの「用件の予告」とも内容がそろい、読み手が迷いません。

場面別の例文：初めてお客様に連絡するとき

紹介を受けたお客様や、名刺交換をした相手に初めてメールを送る場面の例文です。どこで接点があったかを最初に書くと、相手が思い出しやすくなります。

件名：先日の展示会でのご挨拶のお礼（株式会社△△ 山田）

株式会社〇〇 営業部 〇〇様

初めてご連絡いたします。 株式会社△△ 営業部の山田太郎と申します。 先日の〇〇展示会では、弊社のブースにお立ち寄りいただき、誠にありがとうございました。

その際にお話をうかがった〇〇の件について、資料をお送りいたします。 貴社で検討されている〇〇の進め方に近い事例も含めておりますので、ご覧いただけますと幸いです。

ご不明な点がございましたら、このメールへのご返信でお気軽にお問い合わせください。 今後ともどうぞよろしくお願いいたします。

株式会社△△ 営業部 山田太郎 電話：（会社の代表番号） メール：（会社のメールアドレス）

件名に自分の会社名と名前を入れておくと、受け取った人が初めての相手からのメールでも開いてくれやすくなります。

場面別の例文：問い合わせに返信するとき

Webサイトの問い合わせフォームやメールで届いた質問に返信する場面です。まずお礼を伝え、次に回答、最後に追加の質問を受け付けることを書きます。

件名：Re: 料金プランについてのお問い合わせ

〇〇様

このたびはお問い合わせいただき、誠にありがとうございます。 株式会社△△ サポート担当の佐藤と申します。 お問い合わせいただいた料金プランの違いについて、ご回答いたします。

ご質問の2つのプランは、ご利用いただける人数が異なります。 スタンダードプランは5名まで、ビジネスプランは20名までご利用いただけます。 そのほかの機能は同じです。

現在のご利用人数をお知らせいただければ、合うプランをご案内いたします。 ほかにもご不明な点がございましたら、このメールにご返信ください。

株式会社△△ サポート担当 佐藤花子 メール：（サポートのメールアドレス） 受付時間：平日10時から18時

問い合わせへの返信では、件名を「Re:」の付いたままにしておくと、お客様が自分の送った質問と並べて確かめやすくなります。

場面別の例文：注文や申し込みのお礼

注文や申し込みを受けたときのお礼のメールです。お礼のあとに、次に何が起きるかを伝えると、お客様が安心します。

件名：ご注文ありがとうございます（注文番号：〇〇〇〇）

〇〇様

このたびは〇〇ショップをご利用いただき、誠にありがとうございます。 〇〇ショップの鈴木でございます。 ご注文いただいた商品について、今後の流れをご案内いたします。

ご注文の商品は、〇月〇日に発送する予定です。 発送の手続きが済みましたら、配送の追跡番号をメールでお知らせいたします。

ご注文の内容に誤りがある場合や、配送先を変更されたい場合は、発送の前日までにこのメールへご返信ください。 到着まで今しばらくお待ちください。

〇〇ショップ 鈴木一郎 メール：（ショップのメールアドレス）

場面別の例文：しばらく連絡していないお客様へ

以前取引のあったお客様に、久しぶりに連絡する場面です。「ご無沙汰しております」から入り、最後に取引があった時期や内容に触れると、相手が思い出しやすくなります。

件名：ご無沙汰しております（株式会社△△ 山田）

株式会社〇〇 総務部 〇〇様

ご無沙汰しております。 株式会社△△の山田でございます。 昨年の〇〇の導入の際には大変お世話になりました。

その後、〇〇のご利用に不都合はございませんでしょうか。 このたび、ご利用中の〇〇に新しいサポートの窓口を設けましたので、ご案内いたします。

詳しい内容は添付の資料にまとめております。 お手すきの際にご覧いただけますと幸いです。 今後ともよろしくお願いいたします。

株式会社△△ 営業部 山田太郎 電話：（会社の代表番号）

場面別の例文：返信が遅れたとき

お客様からのメールへの返信が遅れてしまった場合は、書き出しで遅れたことをお詫びしてから用件に入ります。言い訳を長く書くより、短くお詫びして回答を示すほうが誠実に伝わります。

件名：Re: 納期についてのご確認

株式会社〇〇 〇〇様

いつもお世話になっております。 株式会社△△の佐藤でございます。 ご返信が遅くなり、大変申し訳ございません。

お問い合わせいただいた納期について、ご回答いたします。 ご注文の商品は、〇月〇日に出荷し、翌日にお届けできる見込みです。

ご迷惑をおかけしましたことを重ねてお詫び申し上げます。 引き続きよろしくお願いいたします。

株式会社△△ 営業部 佐藤花子 電話：（会社の代表番号）

返信が遅れた理由を書く場合も「担当の不在により」など1文にとどめます。

場面別の例文：お詫びのメール

商品の不具合や対応の不手際など、お客様にご迷惑をおかけした場面のメールです。お詫びのメールでは、明るい挨拶や前置きを省き、書き出しでお詫びの言葉を示します。

件名：商品の発送の遅れについてのお詫び

〇〇様

いつも〇〇ショップをご利用いただき、誠にありがとうございます。 〇〇ショップの鈴木でございます。 このたびは、ご注文の商品の発送が遅れ、大変ご迷惑をおかけしております。心よりお詫び申し上げます。

〇月〇日に発送する予定でしたが、在庫の確認に誤りがあり、発送が遅れております。 商品は〇月〇日に発送し、〇月〇日にお届けできる見込みです。

今後は在庫の確認の手順を見直し、同じことが起きないよう努めてまいります。 このたびは誠に申し訳ございませんでした。

〇〇ショップ 鈴木一郎 メール：（ショップのメールアドレス）

お詫びのメールでは、何が起きたか、いつ解決するか、今後どうするかの3つを順番に書きます。書き出しのお詫びの言葉は、ご迷惑の大きさに合わせて「大変申し訳ございません」「心よりお詫び申し上げます」などを選びます。

場面別の例文：担当が代わるとき

自分が異動や退職で担当を外れ、後任を紹介する場面です。書き出しで担当が代わることを伝え、後任の名前と連絡先を示します。

件名：担当者変更のお知らせ（株式会社△△）

株式会社〇〇 〇〇様

いつもお世話になっております。 株式会社△△の山田でございます。 このたび、〇月〇日付で〇〇様のご担当を離れることになりましたので、ご連絡いたします。

〇〇様のご担当は、〇月〇日より同じ部署の高橋が引き継ぎます。 これまでのお取引の内容は、すべて高橋に伝えております。

これまで大変お世話になり、誠にありがとうございました。 今後とも変わらぬお付き合いをお願いいたします。

株式会社△△ 営業部 山田太郎 電話：（会社の代表番号）

場面別の例文：見積書を送るとき

お客様から依頼された見積書を送る場面です。書き出しで依頼へのお礼を伝え、添付した書類と有効期限を示します。

件名：〇〇のお見積書の送付（〇月〇日ご依頼分）

株式会社〇〇 購買部 〇〇様

いつもお世話になっております。 株式会社△△の山田でございます。 先日ご依頼いただいた〇〇のお見積書をお送りいたします。

お見積書は添付のPDFファイルにまとめております。 お見積もりの有効期限は、発行日から30日間です。 数量や納期の条件を変えた場合のお見積もりもお出しできますので、ご希望があればお知らせください。

ご検討のほど、よろしくお願いいたします。

株式会社△△ 営業部 山田太郎 電話：（会社の代表番号）

見積書のように添付のあるメールでは、書き出しのすぐあとに「添付のファイルにまとめております」と書いておくと、お客様が添付に気づかないまま返信してくることを防げます。

場面別の例文：打ち合わせの日程を相談するとき

お客様と打ち合わせの日程を決める場面です。候補の日時を3つほど示すと、やり取りの回数が減ります。

件名：打ち合わせの日程のご相談（〇〇の件）

株式会社〇〇 〇〇様

いつもお世話になっております。 株式会社△△の佐藤でございます。 〇〇の進め方について、打ち合わせのお時間をいただきたく、日程のご相談です。

次の日時のうち、ご都合のよいものをお知らせいただけますでしょうか。

1. 〇月〇日（〇）10時から11時
2. 〇月〇日（〇）14時から15時
3. 〇月〇日（〇）16時から17時

いずれも難しい場合は、ご都合のよい日時をいくつかお知らせください。 オンラインでの打ち合わせも可能です。 お忙しいところ恐れ入りますが、よろしくお願いいたします。

株式会社△△ 営業部 佐藤花子 電話：（会社の代表番号）

場面別の例文：返信がないお客様に確認するとき

送ったメールに返信がなく、確認の連絡をする場面です。催促の印象を和らげるため、書き出しで「行き違いでしたら」と添えるのが定番です。

件名：〇月〇日にお送りしたお見積書の件（再送）

株式会社〇〇 〇〇様

いつもお世話になっております。 株式会社△△の山田でございます。 〇月〇日にお送りしたお見積書について、確認のご連絡です。

その後、ご検討の状況はいかがでしょうか。 もしメールが届いていない場合に備えて、お見積書を改めて添付いたします。 お手数ですが、〇月〇日までにご検討の状況をお知らせいただけますと幸いです。

すでにご連絡をいただいており、行き違いでしたら失礼をお許しください。 どうぞよろしくお願いいたします。

株式会社△△ 営業部 山田太郎 電話：（会社の代表番号）

相手のメールが迷惑メールのフォルダに入っている可能性もあるため、責めるような言い方は避け、「届いていない場合に備えて」と添えて再送するのが穏やかです。

場面別の例文：紹介を受けて連絡するとき

取引先や知人からお客様を紹介され、初めて連絡する場面です。誰からの紹介かを書き出しで示すと、相手が警戒せずに読み進められます。

件名：〇〇様からのご紹介でご連絡いたしました（株式会社△△ 山田）

株式会社〇〇 代表取締役 〇〇様

突然のご連絡失礼いたします。 株式会社△△ 営業部の山田太郎と申します。 株式会社□□の〇〇様より、貴社をご紹介いただき、ご連絡いたしました。

〇〇様から、貴社が〇〇の見直しを検討されているとうかがいました。 弊社では〇〇のお手伝いをしており、お役に立てることがあればと考えております。

ご都合がよろしければ、一度30分ほどお話をうかがう機会をいただけますでしょうか。 ご検討いただけますと幸いです。

株式会社△△ 営業部 山田太郎 電話：（会社の代表番号）

場面別の例文：年始に最初に送るとき

年が明けて最初にお客様へ送るメールでは、書き出しに新年の挨拶を添えます。挨拶は1文から2文にとどめ、そのあとは通常の用件に入ります。

件名：新年のご挨拶と営業開始のお知らせ

株式会社〇〇 〇〇様

新年あけましておめでとうございます。 旧年中は格別のお引き立てを賜り、誠にありがとうございました。 株式会社△△の山田でございます。

弊社は1月〇日より通常どおり営業しております。 本年も〇〇様のお役に立てるよう努めてまいりますので、どうぞよろしくお願いいたします。

株式会社△△ 営業部 山田太郎 電話：（会社の代表番号）

新年の挨拶は、一般的には松の内（1月7日まで、地域によっては15日まで）に送ります。それを過ぎた場合は「本年もよろしくお願いいたします」と短く添える程度にします。

場面別の例文：営業時間外に送るとき

夜遅くや休日にお客様へメールを送る場合は、書き出しに一言添えると、相手に返信を急がせない配慮になります。

件名：〇〇の資料の送付

株式会社〇〇 〇〇様

いつもお世話になっております。 株式会社△△の佐藤でございます。 夜分の連絡となり失礼いたします。

本日の打ち合わせでお約束した〇〇の資料をお送りいたします。 お返事は、週明けのご都合のよいときで構いません。

引き続きよろしくお願いいたします。

株式会社△△ 営業部 佐藤花子 電話：（会社の代表番号）

最近は、メールソフトの予約送信の機能を使い、翌朝の始業時刻に届くよう設定する人も増えています。お客様の業種によっては、夜間の通知を気にする人もいるため、急ぎでなければ予約送信を使うのも1つの方法です。

書き出しのあとの本文と結びの整え方

書き出しが整っても、そのあとの本文が長いと、お客様は読む手間を感じます。本文は、用件の予告で示した内容について、結論、理由や詳細、お客様にお願いしたいことの順に書きます。1文は短くし、2文から3文ごとに空行を入れると、画面で読みやすくなります。

結びの言葉も、書き出しと同じく場面に合わせて選びます。お願いをしたメールなら「お忙しいところ恐れ入りますが、よろしくお願いいたします。」、連絡だけのメールなら「引き続きよろしくお願いいたします。」、お詫びのメールなら「このたびは誠に申し訳ございませんでした。」と結びます。書き出しで丁寧に挨拶したのに、結びが「以上です」だけで終わると、印象がちぐはぐになります。

署名には、会社名、部署名、名前、電話番号、メールアドレスを入れます。お客様が電話で問い合わせたいときにすぐ分かるよう、署名は毎回入れておきます。

書き出しでよくある失敗

例文を使う前に、書き出しで起きやすい失敗も確かめておきます。

宛名の会社名や名前を間違える

一番避けたいのが、宛名の間違いです。会社名の「株式会社」の位置や、名前の漢字の間違いは、相手に失礼な印象を与えます。署名やWebサイトの表記を見て、コピーして使うと間違いを防げます。過去のメールを使い回すときは、宛名が前の相手のままになっていないかも確かめます。

初めての相手に「いつもお世話になっております」と書く

定番の言葉なので、つい書いてしまいがちです。初めての相手には「初めてご連絡いたします」、問い合わせをくれた相手には「お問い合わせいただき、ありがとうございます」から入ります。

名乗りを省く

メールの送信者の名前に会社名と名前が表示されていても、本文で名乗るのが基本です。相手のメールソフトによっては、送信者の名前がアドレスだけで表示されることもあります。

相手の名前の読み方や性別を決めつける

個人のお客様に「〇〇様」と書くとき、名前だけを見て「〇〇さん（男性）」と決めつけた言い回しをすると、違っていたときに失礼になります。性別や年齢を前提にした言葉は使わず、名前と「様」だけで書くのが無難です。読み方の分からない名前は、署名のローマ字表記や、相手のWebサイトで確かめておくと、電話で話すときにも慌てずに済みます。

社内向けの言い回しをそのまま使う

社内のメールで使っている「お疲れさまです」をお客様へのメールに使うのは避けます。「お疲れさまです」は同じ会社の人どうしの挨拶で、お客様には「いつもお世話になっております」を使います。社内のメールの文面を使い回してお客様に送るときは、書き出しの挨拶が社内向けのままになっていないかを確かめます。

用件がなかなか出てこない

挨拶や前置きを何行も書いて、用件が5行目以降になると、忙しい相手は途中で読むのをやめてしまうことがあります。書き出しの4行目までには用件の予告を入れます。

文化庁の「敬語の指針」は、メールでの言葉づかいについて次のように述べています。

言うまでもなく，ファクシミリや電子メールも相手のあるコミュニケーション媒体である。そこで用いる言語表現には，他の媒体による場合と同様，その都度の相手や状況に対するふさわしい気配りが不可欠である。 出典: bunka.go.jp（文化審議会答申「敬語の指針」）

短く書くことと、気配りを省くことは別のものです。用件は早く示しつつ、宛名や挨拶は丁寧にそろえる、という両立を意識します。

問い合わせへの返信をチームで回すときの工夫

お客様からの問い合わせが1日に数件なら、個人のメールソフトで返信しても困ることはありません。一方で、問い合わせのアドレスを何人かで共有し、届いたメールを分担して返信している場合は、書き出しの文面以前に「誰がどのメールに返信するのか」「もう返信したのか」が分からなくなることがあります。同じお客様に2人が別々に返信してしまう、逆に誰も返信しないまま数日たってしまう、といったことが起きやすくなります。

こうした場合は、届いた問い合わせごとに担当者と状況（未対応、対応中、返信済み）を記録し、チームの全員が同じ画面で確かめられる形にしておくと、返信の漏れと重複を防げます。小さな職場なら、共有のスプレッドシートに受け付けた日、お客様の名前、担当、状況を書いていく方法でも始められます。

件数が増えて表の更新が追いつかなくなった場合の選択肢の1つがHalictです。公式ページによると、届いた問い合わせ1件ごとに担当と状況が残り、返信も同じ画面から送れて、お客様がメールを開いたかどうかまで記録されます。料金はフォームの数や回答の数ではなく使う人数で決まり、1人で使うならフリープランの0円、3人までのスターターは月額2,980円（税抜）です。

Halictは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

担当と状況が見えるようになると、書き出しの「ご返信が遅くなり」というお詫びを書く場面そのものが減ります。書き出しの型と、返信を漏らさない仕組みは、両方そろって初めてお客様の安心につながります。

メールの文章力が活かせる仕事と、運営者として見てきたこと

2004年から在宅ワークとフリーランスの仲介を続けてきた運営者として見てきた限りでは、在宅で仕事を受け続けている人ほど、最初の連絡のメールが簡潔で分かりやすい傾向があります。依頼する側は、応募や問い合わせのメールの書き出しを見て、やり取りがスムーズに進む相手かどうかを判断しています。宛名を正しく書き、最初の数行で用件を示すだけで、仕事の相手としての信頼が大きく変わります。

仲介の手数料が間に入らない直接のやり取りでは、依頼する側と受ける側がメールで細かく条件を話し合えます。依頼する側は予算の中でより多くの作業を頼め、受ける側は手取りが厚くなるので、双方にとってよい関係が生まれやすいと感じています。

お客様とのやり取りの経験を活かせる仕事に関心がある場合は、企業の集客や問い合わせの対応にも関わるAIとマーケティングの仕事を紹介したAI・マーケティング・セキュリティのお仕事が参考になります。医療機関の受付で患者さんへの案内や連絡に携わりたい人は、医療事務技能審査試験（メディカルクラーク）のページで試験の内容と活かし方を確認できます。

よくある質問

Q. 初めてのお客様へのメールは、どのような書き出しにすればよいですか？

宛名のあとに「初めてご連絡いたします。」と挨拶し、「株式会社〇〇 営業部の山田太郎と申します。」と部署とフルネームで名乗ります。続けて、展示会や紹介など接点のあった場面と、メールの用件を1文で示します。「いつもお世話になっております」は取引のある相手に使う言葉なので避けます。

Q. 宛名の「様」と「御中」はどう使い分けますか？

担当者の名前が分かっているときは「株式会社〇〇 営業部 〇〇様」のように「様」を使います。部署や会社全体にあてて送るときは「株式会社〇〇 営業部 御中」と書きます。「御中」と「様」は一緒に使いません。役職名に「様」を付けて「部長様」とするのも敬称の重複になります。

Q. 同じお客様と1日に何度もメールをやり取りするときも挨拶は必要ですか？

2通目以降は「たびたび失礼いたします。」に変えるか、挨拶を省いて名乗りから入っても失礼にはなりません。毎回「いつもお世話になっております」と書くと、かえって形式的な印象になることがあります。ただし、宛名と名乗りは毎回入れておくと、転送されたときにも誰のメールか分かります。

Q. お詫びのメールの書き出しで気をつけることは何ですか？

挨拶と名乗りのあと、すぐにお詫びの言葉を書きます。明るい季節の挨拶や長い前置きは省きます。そのあとに、何が起きたか、いつ解決するか、今後どうするかの3つを順番に書きます。理由を長く書くと言い訳に聞こえやすいので、事実を短く伝えることを意識します。