やることリストをカレンダーと合わせて管理する方法と、使いやすいアプリの選び方

やることリストを作っても、カレンダーとは別の場所にあるせいで、予定の合間にどれを片づけるのかが分からなくなる。カレンダーに全部書き込んだら、今度は予定とやることが混ざって見づらくなった。やることリストとカレンダーをうまく組み合わせたい人の多くが、このどちらかでつまずいています。

結論から書くと、やることリストとカレンダーは「1つにまとめる」のではなく、「予定は時刻で、やることは期限で管理し、同じ画面で見えるようにする」のがいちばん続けやすい形です。Googleカレンダーと Google ToDo リスト、iPhoneのカレンダーとリマインダーのように、最初から連携している組み合わせを使えば、追加の費用をかけずにこの形を作れます。

この記事では、個人で使う場合の具体的な設定の手順と、やることを時間として確保する入れ方、アプリの選び方を順番に説明します。家族や仕事の仲間とやることを共有したい場合には、カレンダーとカンバンのボードを同じ場所で使えるPinatecaのような道具も選択肢になります。

予定とやることは性質が違う：分けて考えると整理しやすい

やることリストとカレンダーを合わせて管理するとき、最初に押さえておきたいのは、予定とやることの性質の違いです。

予定とは、時刻と場所が決まっているもののことです。会議、打ち合わせ、病院の予約、子どもの送り迎えなどは、決まった時刻に始まり、動かせないことが多いものです。

やることとは、期限はあるものの、いつ手をつけるかは自分で決められるもののことです。資料の作成、請求書の発行、写真の編集、買い物などがこれに当たります。

種類	決まっているもの	例	向いている管理の場所
予定	開始の時刻と場所	会議、撮影、通院	カレンダー
やること	期限	資料の作成、請求書の送付	やることリスト
時間を確保したいやること	期限と、作業にかかる時間	3時間かかる編集作業	やることリストからカレンダーへ時間を確保

予定をやることリストに書くと、時刻が見えにくくなります。やることをすべてカレンダーに書くと、動かせる作業と動かせない予定の区別がつかなくなり、予定がずれるたびに書き直す手間が出ます。2つを分けたうえで、同じ画面に並べて見られるようにするのが、両方の弱点を補う方法です。

そして、作業に時間がかかるやることだけは、カレンダーの空いている時間に「作業の時間」として確保します。この3つ目の扱いが、やることリストとカレンダーを合わせて使ういちばんの利点です。

やることリストとカレンダーを合わせる方法は4つ

組み合わせ方には、大きく分けて4つの方法があります。

方法	費用	向いている人	注意点
Googleカレンダーと Google ToDo リスト	無料	パソコンとスマートフォンの両方で使う人	仕事用のアカウントでは管理者の設定で使えないことがある
iPhoneのカレンダーとリマインダー	無料	iPhoneやMacが中心の人	Androidやほかの人との共有は工夫が要る
紙の手帳や卓上カレンダー	手帳の代金	書くことで覚える人	通知がなく、持ち歩かないと見られない
専用のアプリやチーム向けの道具	無料から有料まで	複数の人で共有したい人	道具を増やしすぎると情報が散らばる

個人で使うなら、まずは無料の組み合わせから始めるのがおすすめです。ふだん使っているスマートフォンとメールのサービスに合わせて、GoogleかAppleのどちらかを選ぶと、新しく覚えることが少なくて済みます。

Googleカレンダーと Google ToDo リストで管理する方法

Googleのアカウントを使っている人なら、Googleカレンダーと Google ToDo リストの組み合わせがいちばん手軽です。Google ToDo リストとは、Googleが提供している無料のやることリストのことで、Gmail やカレンダーの画面の横から開けます。

Google Workspace の公式ページには、カレンダーとの連携について次のように書かれています。

タスクに日付と時刻を追加すると、そのタスクが Google カレンダーに自動的に表示され、リマインダーも届きます。予定を管理し、1 日を計画的に過ごすのに役立ちます。また、期間を追加して [予定あり] に設定することで、タスクの中断を防ぐこともできます。 出典: Google Workspace「Google ToDo リスト」

つまり、やることに日付と時刻を入れておけば、カレンダーの画面で予定と並んで表示され、時刻になると知らせてくれます。さらに、作業にかかる時間を入れて「予定あり」にしておくと、その時間に会議の招待が入りにくくなります。

使い始めの手順

1. パソコンのブラウザでGoogleカレンダーを開き、画面の横にあるサイドパネルからToDoリストを開く
2. タスクを追加し、タイトルを入力する
3. 期限の日付を入れる（時刻を入れると、その時刻にカレンダーへ表示される）
4. 必要に応じて詳細やサブタスクを入れる
5. スマートフォンには ToDo リストのアプリを入れ、同じアカウントでログインする

Google ToDo リストのヘルプによると、ToDo リストはカレンダーのほか、Gmail、Chat、ドライブ、ドキュメントなどのサイドパネルから開けます。サイドパネルが見当たらないときは、画面右下の「サイドパネルを表示」のアイコンを押します。詳しい操作はGoogle ToDo リストの概要のヘルプで確かめられます。

便利な使い方

・メールから直接タスクを作る：返信が必要なメールを、Gmail の画面からそのままやることに登録できる
・繰り返しを設定する：週次の報告や月末の請求書の送付のように、毎週・毎月のやることは繰り返しにしておく
・リストを分ける：仕事、家のこと、取引先ごとなど、リストを分けて管理する
・スターを付ける：特に大事なやることにはスターを付けて、ほかと区別する

仕事用のアカウント（会社が管理しているGoogle Workspace）では、ToDoリストを使えるかどうかを管理者が決めています。見当たらない場合は、社内の管理者に確かめてください。

iPhoneのカレンダーとリマインダーで管理する方法

iPhoneやMacを中心に使っている人は、標準のカレンダーアプリとリマインダーアプリの組み合わせが手軽です。どちらも最初から入っているので、追加の費用はかかりません。

Appleの公式ガイドによると、リマインダーアプリに入れた、日時が指定されているリマインダーをカレンダーに表示できます。

カレンダーにリマインダーを表示する手順

1. iPhoneでカレンダーアプリを開く
2. カレンダーの一覧を開くボタンをタップする
3. 「日時設定ありリマインダー」を選択する

日時が終日になっているリマインダーはカレンダーの上部の終日の欄に、時刻が設定されているリマインダーは1日の予定のその時刻に表示されます。

カレンダーからリマインダーを作る

カレンダーアプリの追加のボタンから「リマインダー」を選ぶと、カレンダーの画面のままリマインダーを作れます。日付を選び、必要に応じて時刻をオンにします。終わったリマインダーは、名前の横の丸をタップすると実行済みになり、淡い色で表示されます。

手順の詳細はAppleの「iPhoneの『カレンダー』でリマインダーを使う」で確かめられます。カレンダーからリマインダーを非表示にしても、リマインダーアプリからは削除されません。予定だけを見たい日は非表示にし、やることを確かめたいときに表示に戻す、という使い分けもできます。

やることを書き出すときのコツ：動詞で書き、小さく分ける

カレンダーと合わせる前に、やることリストそのものの書き方を整えておくと、管理がぐっと楽になります。

「何をするか」が分かる動詞で書く

やることリストに「請求書」「A社の件」とだけ書いてあると、見たときに何をすればよいのかを毎回考え直すことになります。「A社に9月分の請求書をメールで送る」「B社の撮影の見積もりを作る」のように、動詞まで書いておくと、リストを見た瞬間に手を動かせます。

30分から2時間で終わる大きさに分ける

「ホームページを作る」のような大きなやることは、いつまでもリストに残り続けます。「載せる写真を10枚選ぶ」「料金表の文章を書く」「問い合わせの欄を作る」のように、30分から2時間で終わる大きさに分けると、カレンダーの空いている時間に入れやすくなります。

期限は「本当の期限」と「自分の期限」を分ける

取引先との約束の期限が金曜日なら、自分の期限は木曜日にしておく、というように、少し前に自分の期限を設けておくと、急な予定が入っても間に合います。アプリによってはメモ欄に本当の期限を書いておき、期限の欄には自分の期限を入れる、という使い方もできます。

書き方	よくない例	よい例
動詞まで書く	請求書	A社に9月分の請求書をメールで送る
小さく分ける	ホームページを作る	料金表の文章を書く
期限を2つ持つ	金曜まで	自分の期限は木曜、約束の期限は金曜

優先順位の決め方：期限と重さで4つに分ける

やることが多いときは、どれから手をつけるかで迷います。迷ったときは、期限が近いかどうかと、影響が大きいかどうかの2つの軸で、やることを4つに分けて考えます。

区分	期限	影響	扱い方
すぐやる	近い	大きい	今日か明日のカレンダーに時間を確保する
時間を決めてやる	遠い	大きい	来週以降のカレンダーに時間を確保する
すき間でやる	近い	小さい	予定の合間に、やることリストから片づける
やめるか頼む	遠い	小さい	本当に必要かを見直す

見落とされやすいのが、2つ目の「期限は遠いが影響が大きい」やることです。確定申告の準備や、新しい仕事のための勉強のように、急かされないまま先送りになり、期限の直前に慌てることになります。こうしたやることこそ、早めにカレンダーに作業の時間を確保しておくのが効果的です。

やることを「時間」としてカレンダーに確保する方法

やることリストとカレンダーを合わせる最大の利点は、やることを作業の時間としてカレンダーに確保できることです。この方法は、時間をブロックのように積み上げることから、タイムブロッキングと呼ばれることもあります。

確保する手順

1. 1週間のやることを書き出し、それぞれにかかる時間を見積もる
2. カレンダーで、動かせない予定が入っていない時間を探す
3. 時間がかかるやることから順に、空いている時間に作業の時間として入れる
4. 15分以内で終わるやることは、カレンダーに入れずにやることリストに残し、予定の合間に片づける

1日の組み立ての例

フリーランスで商品撮影と画像編集をしている人の1日を例にします。

時間	種類	内容
9:00〜9:15	やること（短い）	メールの確認と返信
9:30〜12:00	予定	取引先での商品撮影
13:00〜15:00	確保した作業の時間	撮影した写真の選別と編集
15:00〜15:30	やること（短い）	請求書の作成と送付
15:30〜17:00	確保した作業の時間	別の案件の画像の切り抜き
17:00〜17:15	見直し	明日のやることを確かめる

撮影の予定は動かせませんが、編集の作業は自分で時間を決められます。編集を作業の時間としてカレンダーに入れておくと、その時間に別の打ち合わせを入れてしまうことを防げます。

編集部で写真の仕事をしている書き手は、独立したばかりの頃、撮影の予定だけをカレンダーに入れ、編集はやることリストに書いていたそうです。撮影の依頼が続いた週に、空いているように見える日に次々と撮影を入れてしまい、気がつくと編集の納期が3件重なっていました。やることリストには編集の期限が書いてあったものの、カレンダーの上では時間が空いて見えていたのが原因です。それ以来、撮影が入ったらすぐに編集の時間も同じ週のカレンダーに確保するようにして、納期が重なることはなくなったといいます。

見積もりより少し長めに確保する

作業の時間は、見積もりより2割ほど長めに確保するのがおすすめです。途中で電話が入ったり、思ったより作業に手間取ったりすることはよくあります。時間に余裕を持たせておくと、1つの遅れが後ろの予定に次々と響くことを防げます。

紙の手帳や卓上カレンダーで管理する場合

アプリより紙のほうが頭に入る、という人も少なくありません。紙で管理する場合も、考え方は同じです。

・見開きの左側に月間や週間のカレンダー、右側にやることリストがある手帳を選ぶ
・予定はカレンダーの欄に、やることは右側の欄に書き分ける
・時間がかかるやることは、週間の欄の空いている時間に線を引いて確保する
・終わったやることは線で消し、残ったものは次の週に書き写す

紙の弱点は、通知がないことと、持ち歩かないと見られないことです。机の上の卓上カレンダーにやることを書く場合、外出先で確かめられません。大事な期限だけはスマートフォンにも入れておく、という組み合わせにすると、紙の良さを生かしながら抜けを防げます。

書き写す手間は、紙の欠点のように見えて、実は見直しの機会にもなります。何度も書き写しているやることは、優先度が低いか、分解が足りないかのどちらかです。3回書き写したら、そのやることをやめるか、小さく分けるかを決めるようにすると、リストが膨らみ続けることを防げます。

仕事と生活のカレンダーを分けるか、まとめるか

やることリストとカレンダーを使い始めると、仕事の予定と生活の予定を分けるか、1つにまとめるかで迷います。

結論としては、カレンダーは1つの画面でまとめて見られるようにし、色やカレンダーの種類で分けるのが使いやすい形です。Googleカレンダーも iPhoneのカレンダーも、1つのアカウントの中に複数のカレンダーを作り、色を分けて重ねて表示できます。仕事は青、家のことは緑、子どもの学校の行事は黄色、というように分けておけば、1つの画面で全体を見渡しながら、どれが仕事の予定かを一目で区別できます。

完全に別のアプリに分けてしまうと、仕事の打ち合わせを入れるときに、家の予定との重なりに気づけません。在宅で働く人ほど、仕事と生活の予定は同じ時間の上で重なります。保育園のお迎えの時刻と打ち合わせが重ならないように、両方が見える状態にしておくことが大切です。

やることリストも同じ考え方で、リストを「仕事」「家」のように分けておけば、仕事の時間には仕事のリストだけ、休日には家のリストだけを見る、という切り替えができます。

家族でやることとカレンダーを共有するときの工夫

家族で予定ややることを共有したい場合は、個人のカレンダーとは別に、家族用のカレンダーを1つ作って共有するのがおすすめです。Googleカレンダーなら、作ったカレンダーを家族のアカウントと共有できます。iPhoneの場合も、iCloudのカレンダーを家族と共有する方法が公式のガイドで案内されています。

共有のカレンダーを使うときは、次のような決まりを最初に話し合っておくと、混乱が少なくなります。

・家族全員に関わる予定だけを共有のカレンダーに入れる
・誰が担当するかを予定の名前に書く（例：「お迎え（父）」）
・買い物のような共有のやることは、共有のリストにまとめる
・予定を変えたら、共有のカレンダーも同じ日に直す

家族の共有でうまくいくかどうかは、道具よりも「誰が入力するか」の決まりで決まります。全員が入力できる状態にしておき、気づいた人が書く、という形にしておくと、1人に負担が偏りにくくなります。

やることリストとカレンダーのアプリを選ぶ5つのポイント

標準のアプリで足りない場合や、別のアプリを検討する場合は、次の5つのポイントで選びます。

ポイント1：今のカレンダーとつながるか

すでに使っているカレンダーと連携できるかが最初の条件です。やることを別のアプリに入れても、カレンダーの画面で見えなければ、結局2つの画面を行き来することになります。

ポイント2：パソコンとスマートフォンで同期できるか

机ではパソコン、外出先ではスマートフォンで確かめる人がほとんどです。どちらで入力しても同じ内容が見られることを確かめてください。

ポイント3：繰り返しと通知の設定ができるか

毎週の報告や毎月の支払いのように、繰り返すやることは多いものです。繰り返しの設定と、期限の前の通知ができるかを確かめます。

ポイント4：入力が手早くできるか

思いついたときにすぐ書けないと、やることリストは続きません。アプリを開いてから1つのやることを登録するまでの手数が少ないものを選びます。

ポイント5：共有が必要かどうか

自分だけで使うのか、家族や仕事の仲間と共有するのかで、選ぶ道具が変わります。共有しないなら個人向けのアプリで十分です。共有するなら、誰が何を担当しているかが見える道具が必要になります。

家族や仕事の仲間とやることを共有するとき

個人のやることリストとカレンダーは、自分のための道具です。一方で、家族の行事の準備や、仕事の仲間との案件の進行のように、複数の人でやることを分け合う場面では、「誰が」「いつまでに」が全員に見えることが必要になります。

複数の人で共有するときに起きやすい問題は、次のようなものです。

・同じやることを2人が別々に進めていた
・誰も手をつけていないやることに、期限の直前まで気づかなかった
・予定の変更がメッセージで流れ、カレンダーに反映されていなかった
・やることの相談がチャットに散らばり、決まったことが後から探せない

こうした場面では、やることを担当と期限つきで並べ、カレンダーの形でも、進み具合ごとの列（未着手・作業中・完了）でも見られる道具が役に立ちます。

予定とやることをチームで見るなら Pinateca

チームでやることを共有したいときの選択肢の1つが、Pinateca（ピナテカ）です。公式サイトによると、カンバン、ガント、カレンダー、リスト、ディスカッション、グリッド、時間割、リソースの8種類のボードと、ワークスペースごとのチャットを使えます。

やることリストとカレンダーの組み合わせで言えば、同じやることを、カレンダーボードでは月と週の予定として、カンバンボードでは「未着手」「作業中」「完了」の進み具合として見られます。ガントボードでは期間を横棒で並べ、締切の重なりを確かめられます。やることの相談はカードのコメントやチャットで行えるので、決まったことがやることのすぐ隣に残ります。

料金は、Pinatecaの公式サイトによると5人まで無料で、クレジットカードの登録も要りません。無料のプランでも8種類のボードとチャットが使えると案内されています。家族や少人数のチームなら、まず無料で試して、ふだんの個人のカレンダーとの使い分けを決めるとよいでしょう。導入の流れはPinatecaの紹介ページにまとめられています。

Pinatecaは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

個人の予定は Googleカレンダーや iPhoneのカレンダー、チームで分け合うやることは共有の道具、と分けておくと、自分の予定と仲間の進み具合の両方を無理なく追えます。

予定が崩れたときの立て直し方

どれだけ丁寧に計画しても、急な依頼や体調不良で予定は崩れます。崩れたときに慌てないための立て直し方を決めておきましょう。

1. まず、動かせない予定と約束の期限を確かめる
2. 今日確保していた作業の時間のうち、どれを動かすかを決める
3. 動かす作業は、今週の空いている時間に入れ直す（入らなければ、期限の調整を相手に相談する）
4. すき間でやる予定だった小さなやることは、翌日以降に回す

大切なのは、崩れた予定をそのまま放置しないことです。カレンダーに古い作業の時間が残っていると、どれが本当の予定なのかが分からなくなります。崩れたらその日のうちに入れ直す、と決めておくだけで、翌日の朝に迷う時間が減ります。

期限に間に合わないと分かったときは、できるだけ早く相手に伝えるのが基本です。期限の当日に伝えるのと、3日前に伝えるのとでは、相手が取れる手段がまったく違います。

やることリストとカレンダーでよくある失敗

最後に、やることリストとカレンダーを合わせて使うときによくある失敗と、その防ぎ方をまとめます。

失敗1：道具を増やしすぎる

カレンダー、やることリスト、メモ、チャットと、別々のアプリに情報を書いていくと、どこに何を書いたかが分からなくなります。個人の管理は、カレンダーとやることリストの2つに絞るのが基本です。

失敗2：作業の時間を詰め込みすぎる

空いている時間をすべて作業で埋めると、移動や休憩、急な連絡に対応する余地がなくなります。1日のうち1〜2時間は、何も入れない時間を残しておきましょう。

失敗3：通知を多くしすぎる

すべてのやることに通知を付けると、通知に慣れてしまい、本当に大事な通知を見落とします。通知は、約束の期限があるものと、決まった時刻にやるものだけに絞ります。

失敗4：終わったやることを消さない

終わったやることに印をつけずに残しておくと、リストがいつまでも長いままで、気持ちの負担になります。終わったらすぐに完了にする習慣をつけると、残っているやることだけが目に入るようになります。

今の管理方法から移るときの進め方

すでに紙の手帳や別のアプリでやることを管理している場合、新しい組み合わせに一度に切り替えようとすると、移す途中で抜けが出ます。次の順番で少しずつ移ると安全です。

1. 移る日を決める：月の初めや週の初めなど、区切りのよい日を選ぶ
2. 予定を先に移す：これから先の予定をカレンダーに入れる。過去の予定は移さなくてよい
3. やることを棚卸しする：今のリストを見直し、もう要らないものを消してから、残ったものだけを新しいリストに入れる
4. 2週間は並行して見る：古い手帳やアプリも2週間は残しておき、移し漏れがないかを確かめる
5. 古い道具を閉じる：2週間たって問題がなければ、古い道具は使わないと決める

移るときの棚卸しは、やることリストを軽くするよい機会です。何か月も手をつけていないやることは、本当に必要かを見直すと、新しいリストが最初から見通しのよい状態で始められます。

道具を移したあと、最初の1週間は使いにくく感じるのが普通です。入力の手順や画面の場所に慣れるまでには時間がかかります。1週間で判断せず、2〜3週間使ってから、自分に合うかどうかを決めるのがおすすめです。

続けるための見直しの習慣

どんな道具を使っても、見直さなければやることリストは膨らみ続け、カレンダーは古い予定のまま止まってしまいます。続けるための見直しの習慣を、1日と1週間に分けて整理します。

1日の終わりの見直し（5分）

・今日終わったやることに印をつける
・終わらなかったやることを、明日以降のどこに入れるかを決める
・明日の予定と、確保した作業の時間を確かめる

1週間の終わりの見直し（30分）

・来週の予定をカレンダーで確かめる
・やることリストの全体を見て、来週に入れるものを選ぶ
・時間がかかるやることを、来週の空いている時間に確保する
・2週間以上動いていないやることを、やめるか、分けるか、人に頼むかを決める

見直しの時間そのものも、カレンダーに予定として入れておくのがコツです。金曜日の夕方の30分を「来週の準備」として確保しておくと、忙しい週でも見直しを飛ばさずに済みます。

やることの管理は、在宅で働く人の信頼につながる

最後に、在宅やフリーランスで働く人の視点から、やることリストとカレンダーの管理を考えます。

会社に勤めている人なら、上司や同僚が予定の重なりに気づいてくれることもあります。一方、在宅で1人で仕事を受けている人は、予定とやることの管理がそのまま納期の守り方になります。撮影、執筆、デザイン、事務の代行と、仕事の種類は違っても、複数の取引先の締切を1つの画面で見渡せるかどうかが、仕事を受けられる量を決めます。

在宅勤務を始める会社の側でも、予定とやることの共有は大きな課題です。テレワークのための道具や環境を整える際に使える国の支援については、テレワーク 助成金 2026で整理されています。また、会社の業務にAIの道具や新しい管理の道具を取り入れる手伝いをする仕事もあります。どんな仕事があるかはAIコンサル・業務活用支援のお仕事で確かめられます。

在宅で働く人の市場を20年運営してきた立場から見ると、長く仕事が続く人ほど、締切の前に「今週はこの時間に作業します」と取引先に伝えています。予定とやることを自分で見通せている人は、相手にも見通しを渡せます。その安心感が、次の依頼につながります。

また、仲介の手数料がかからない直接の取引では、依頼する側は同じ予算でより多くを頼め、受ける側の手取りは厚くなります。手数料0%で直接つながる関係では、仕事の質と同じくらい、約束した日に約束したものを届けることが信頼の土台になります。やることリストとカレンダーを合わせて管理することは、その約束を守るためのいちばん身近な準備です。

よくある質問

Q. やることを全部カレンダーに入れてはいけませんか？

入れてはいけないわけではありませんが、動かせる作業と動かせない予定が混ざり、予定がずれるたびに書き直す手間が増えます。予定は時刻でカレンダーに、やることは期限でやることリストに分け、時間がかかる作業だけをカレンダーに作業の時間として確保すると、見やすさと続けやすさを両立できます。

Q. Google ToDo リストのタスクをカレンダーに表示するにはどうすればよいですか？

タスクに日付と時刻を追加すると、Google カレンダーに自動で表示され、リマインダーも届きます。パソコンではカレンダーの画面の横にあるサイドパネルから ToDo リストを開けます。仕事用のアカウントでは管理者の設定によって使えない場合があるので、見当たらないときは管理者に確かめてください。

Q. iPhoneでリマインダーをカレンダーに表示できますか？

できます。カレンダーアプリでカレンダーの一覧を開き、「日時設定ありリマインダー」を選ぶと、日時が指定されたリマインダーが表示されます。終日のものは上部の終日の欄に、時刻のあるものはその時刻に並びます。カレンダーで非表示にしても、リマインダーアプリからは削除されません。

Q. 紙の手帳とアプリはどちらがよいですか？

書くことで覚えやすい人や、見直しの時間を大事にしたい人には紙の手帳が向いています。外出先で確かめたい人や、通知がほしい人にはアプリが向いています。紙で管理しながら、大事な期限だけはスマートフォンにも入れておく組み合わせにすると、両方の良さを生かせます。