小口現金の管理方法｜出納帳の付け方

小口現金の管理は、「いくら預かり、何に使い、いくら残っているか」を毎日1冊の出納帳で合わせ続けることに尽きます。事務や経理を任されたばかりの人、小さな会社で総務と経理を兼ねている人に向けて、この記事では小口現金の金額の決め方、出納帳の付け方、仕訳の例、領収書の保存、ミスや不正を防ぐ決まり、Excelでの管理方法までを順に解説します。

小口現金は金額が小さいため軽く見られがちですが、扱うのは会社のお金そのものです。帳簿と手元の現金が合わない状態が続くと、担当者が疑われることにもなりかねません。正しい手順を最初に身に付けておけば、毎日の作業は10分ほどで終わります。

小口現金とは何か

小口現金とは、文房具の購入、宅配便の送料、来客用の飲み物、近距離の交通費など、少額の支払いにすぐ使えるよう、会社の手元に用意しておく現金のことです。銀行口座のお金とは分けて、専用の手提げ金庫などで保管します。

会社の支払いの多くは、銀行振込や口座引き落としで行われます。しかし、郵便局の窓口で切手を買う、近所の店で電池を買う、といった急ぎの少額の支払いのたびに振込の手続きをするのは手間がかかります。小口現金は、こうした細かい支払いを素早く済ませるための仕組みです。

項目	小口現金	会社の預金
使う場面	少額で急ぎの支払い	仕入れ、給与、家賃など大きな支払い
管理する人	小口現金の担当者（用度係と呼ぶ会社もある）	経理部、財務部
記録する帳簿	小口現金出納帳	預金出納帳、総勘定元帳
勘定科目	小口現金（または現金）	普通預金、当座預金

勘定科目とは、帳簿に記録するときに取引の中身を分類するための名前のことです。小口現金を「現金」とは別の勘定科目で記録する会社もあれば、「現金」にまとめる会社もあります。どちらにするかは会社の会計の方針で決まるので、前任者の帳簿や顧問税理士の指示に合わせます。

小口現金を持つことには、支払いが速くなるという利点がある一方で、現金を数える手間、紛失や盗難の危険、帳簿と現金が合わなくなる危険がつきまといます。

最近では、「小口現金管理は面倒だ！」という声がよく聞かれます。実際、小口現金管理には、都度現金で精算することに伴う下記のようなデメリットが存在します。 出典: sei-info.co.jp

そのため、小口現金を持つ会社では、使い方と記録の決まりを最初に決めておくことが欠かせません。

小口現金の2つの管理方式

小口現金の管理には、大きく分けて定額資金前渡法と随時補給法の2つの方式があります。

業務プロセスや小口現金の導入背景を考慮したうえで、自社にとって最適な管理方法を選択し、効果的な小口現金管理を追求しましょう。 出典: biz.moneyforward.com

定額資金前渡法（インプレスト・システム）

定額資金前渡法とは、小口現金の基準額を決めておき、一定の期間（1週間や1か月）が終わるたびに、使った額と同じだけを補充して基準額に戻す方式です。英語の呼び名からインプレスト・システムとも呼ばれます。

例えば基準額を5万円と決めたとします。1か月で3万2,000円を使い、残りが1万8,000円になったら、使った3万2,000円を補充して5万円に戻します。補充の額が使った額と必ず一致するので、帳簿の確認がしやすいのが利点です。期間の終わりに手元の残高が基準額から使った額を引いた額と合っているかを確かめれば、誤りがすぐに見つかります。

随時補給法

随時補給法とは、手元の現金が少なくなったときに、その都度、必要な額を補充する方式です。補充の時期と額が決まっていないので、柔軟に運用できる反面、いくら補充したのかが毎回違うため、残高の確認が複雑になります。

どちらを選ぶか

比べる点	定額資金前渡法	随時補給法
補充の時期	決まった日	足りなくなったとき
補充の額	使った額と同じ	その都度決める
残高の確認	しやすい	手間がかかる
向いている会社	毎月の支出がおおむね一定	支出の波が大きい

初めて小口現金の管理を任された場合や、これから仕組みを作る場合は、定額資金前渡法を選ぶのが一般的です。毎回「基準額に戻す」という同じ手順を繰り返せばよいため、担当者が替わっても運用が崩れにくくなります。

小口現金の金額の決め方

小口現金の基準額に決まった金額はありません。多すぎると盗難や紛失のときの被害が大きくなり、少なすぎると月の途中で足りなくなって補充の手間が増えます。

基準額は、次の手順で決めると現実的です。

1. 過去3か月ほどの領収書やレシートから、現金で支払った額を月ごとに合計する
2. その中で最も多かった月の額を目安にする
3. 補充の間隔（1週間か1か月か）に合わせて、その期間に必要な額に直す
4. 急な支払いに備えて、少しだけ上乗せする

例えば、月の現金払いが2万円から3万円の間で動いている会社なら、月1回の補充で基準額を3万円から5万円の間にするのが目安になります。支払いが多い職場でも、基準額を大きくしすぎず、補充の回数を増やして調整するほうが安全です。

基準額を決めたら、社内の規程や手順書に書き残しておきます。担当者が替わったときに、誰が見ても同じ額で運用できるようにするためです。基準額を変えるときも、上司の承認を得て、変更日と理由を記録しておきます。

小口現金で払ってよい支払いの範囲も、同時に決めておきます。「1回あたり1万円まで」「交通費、文房具、郵便、来客用の飲食に限る」のように上限と用途を決めておくと、高額の支払いが紛れ込むのを防げます。上限を超える支払いは、立替払いの精算や銀行振込に回します。

金庫の中の紙幣と硬貨の組み合わせにも気を配ります。1万円札ばかりでは、数百円の支払いのたびにおつりが足りなくなります。補充のときに千円札と100円玉、10円玉をある程度まぜて用意しておくと、日々の支払いが滞りません。両替の手数料がかかる銀行もあるため、補充の際に金種を指定して引き出せるかを事前に確かめておくと安心です。

小口現金の管理の流れ

小口現金の管理は、「支払い」「記録」「残高確認」「補充」の4つの作業の繰り返しです。定額資金前渡法を例に、1日の流れと1か月の流れを分けて説明します。

1日の流れ

1. 社員から支払いの申し出を受ける（事前に現金を渡す仮払いか、立替払いの精算か）
2. 領収書またはレシートを受け取り、日付、金額、宛名、内容を確かめる
3. 現金を渡し、受け取った人に受領の印かサインをもらう
4. 小口現金出納帳に、日付、内容、支払額を記入し、残高を計算する
5. 終業時に手元の現金を数え、出納帳の残高と一致するかを確かめる
6. 現金と領収書を金庫に入れ、決まった場所に保管して鍵をかける

仮払いとは、出張や買い物の前に概算の現金を渡しておき、後で領収書とおつりを返してもらう方法のことです。仮払いの現金はまだ使い道が確定していないため、出納帳には「仮払い」として記録し、精算したときに中身ごとの記録に書き直します。

1か月の流れ

1. 月末に出納帳を締め、その月に使った額を費目ごとに合計する
2. 費目ごとの合計と、領収書の束をまとめて経理担当者（または上司）に提出する
3. 経理担当者が確認し、使った額と同じ額を会社の預金から補充する
4. 補充を受けたら出納帳に記入し、残高が基準額に戻ったことを確かめる
5. 翌月の出納帳の1行目に「前月繰越」として残高を記入する

小口現金の担当者と、補充を承認する経理担当者を別の人にしておくことが、ミスと不正を防ぐ基本です。1人で現金の出し入れと記録と補充の承認まで行うと、誤りがあっても誰も気づけません。

仮払いの精算の手順

仮払いは、小口現金の中で最も記録の誤りが起きやすい取引です。現金が手元を離れてから戻るまでに日数がかかり、その間に出納帳の残高と手元の現金が一時的に合わなくなるからです。次の手順で扱うと混乱を防げます。

1. 仮払いを渡すとき、仮払いの申請書に日付、氏名、用途、金額を書いてもらい、受け取りのサインをもらう
2. 出納帳には「仮払い　〇〇さん　出張の交通費」として支払の欄に記入する
3. 使い終わったら、本人から領収書とおつりを受け取る
4. 出納帳に、仮払いを戻す記入（受入の欄に仮払いの額）をしたうえで、実際に使った額を費目ごとに支払の欄へ記入する
5. 戻ったおつりが、仮払いの額から使った額を引いた額と一致するかを確かめる

例えば、出張の前に1万円を仮払いし、交通費7,400円と訪問先への手土産1,400円を使って本人が1,200円を返してきた場合、使った額は8,800円になります。領収書の合計が8,800円と一致すれば精算は完了です。一致しないときは、その場で本人と一緒に領収書を見直します。

仮払いの精算には期限を決めておきます。「用務が終わってから5営業日以内」のように決めておかないと、精算されないままの仮払いが月末に残り、出納帳を締められなくなります。月末の時点で精算されていない仮払いがある場合は、出納帳の締めの欄に「未精算の仮払い　〇〇さん　1万円」と書き残し、翌月の最初の作業として精算を促します。

小口現金出納帳の付け方

小口現金出納帳とは、小口現金の受け入れと支払いを日付順に記録する帳簿のことです。市販の帳簿を使っても、Excelで作っても構いません。大切なのは、毎日欠かさず記入し、残高を手元の現金と一致させ続けることです。

出納帳の基本の列

列の名前	書く内容
日付	支払いや受け入れをした日
摘要	何に使ったか（例：コピー用紙　A4　2箱）
支払先	店名や相手の名前
受入	補充を受けた額
支払	支払った額
残高	前の行の残高に受入を加え、支払を引いた額
費目	消耗品費、旅費交通費、通信費など
領収書番号	領収書に振った番号

摘要とは、取引の中身を短く書く欄のことです。「文房具」とだけ書くのではなく、「コピー用紙　A4　2箱」のように、後から見て何を買ったかが分かる程度に具体的に書きます。

記入の例

日付	摘要	受入	支払	残高	費目
11月1日	前月繰越	50,000		50,000
11月4日	コピー用紙　A4　2箱		1,980	48,020	消耗品費
11月5日	取引先訪問の電車代		680	47,340	旅費交通費
11月6日	書類の郵送料（速達）		560	46,780	通信費
11月10日	来客用の飲料		1,296	45,484	会議費
11月30日	当月の支払合計		4,516	45,484
11月30日	補充	4,516		50,000

月末に、その月の支払いの合計を出し、同じ額を補充して基準額の5万円に戻しています。定額資金前渡法では、月末の残高が必ず基準額に戻るので、翌月の繰越額も毎月同じになります。

費目の分け方

費目は、会社の帳簿で使う勘定科目に合わせます。よく使うものは次のとおりです。

• 消耗品費：文房具、コピー用紙、電池、清掃用品など
• 旅費交通費：電車、バス、タクシー、駐車場の料金
• 通信費：切手、はがき、宅配便の送料
• 会議費：会議中の飲み物や軽食
• 接待交際費：取引先への手土産や飲食
• 雑費：ほかの費目に当てはまらない少額の支出

費目の判断に迷う支出は、自分で決めずに経理担当者や顧問税理士に確認します。会議費と接待交際費のように、税金の計算で扱いが変わる費目があるためです。

小口現金の仕訳の例

仕訳とは、1つの取引を「借方」と「貸方」の2つの面に分けて記録することです。借方は帳簿の左側、貸方は右側を指します。小口現金の担当者が仕訳まで行うかどうかは会社によって違いますが、流れを知っておくと経理担当者とのやり取りがスムーズになります。

ここでは、小口現金を「小口現金」という勘定科目で記録する場合の例を示します。

小口現金を用意したとき

預金から5万円を引き出し、小口現金として用意した場合です。

借方	金額	貸方	金額
小口現金	50,000	普通預金	50,000

月末に支払いの報告を受けたとき

上の出納帳の例で、11月に使った額を費目ごとに記録します。

借方	金額	貸方	金額
消耗品費	1,980	小口現金	4,516
旅費交通費	680
通信費	560
会議費	1,296

補充したとき

使った額と同じ4,516円を預金から補充した場合です。

借方	金額	貸方	金額
小口現金	4,516	普通預金	4,516

支払いの報告と補充が同じ日に行われる場合は、2つの仕訳をまとめて「費目ごとの金額を借方、普通預金を貸方」とする書き方もあります。どちらの書き方にするかは会社の会計ソフトの使い方や経理の方針で決まります。

領収書とレシートの扱いと保存期間

小口現金の支払いは、領収書かレシートで裏付けを取るのが原則です。受け取るときは、次の点を確かめます。

• 日付が入っているか
• 金額が出納帳に書く額と一致しているか
• 宛名が会社名になっているか（レシートには宛名が無いことが多い）
• 何を買ったかが分かるか（「品代」だけの領収書は内容をメモで補う）
• インボイス制度の登録番号が記載されているか

インボイス制度とは、消費税の計算で、仕入れにかかった消費税を差し引くために、登録を受けた事業者が出す請求書や領収書（適格請求書）の保存を求める仕組みのことです。2023年10月に始まりました。登録番号は「T」から始まる13桁の番号です。登録番号の無い領収書でも経費として記録はできますが、消費税の計算での扱いが変わることがあるため、気になる場合は経理担当者に確かめます。少額の支払いや公共交通機関の運賃のように、領収書が無くても帳簿の記載だけで認められる場合もありますが、条件は会社の規模や取引の内容で変わるので、詳しくは国税庁の案内か税理士に確認してください。

領収書を失くしたとき

領収書を受け取り忘れたり失くしたりした場合は、出金伝票を作って支払いの内容を記録します。出金伝票とは、領収書の代わりに、支払った日付、相手、金額、内容を社内で書き起こす伝票のことです。電車やバスの運賃のように、もともと領収書が出にくい支払いにも使います。ただし、出金伝票は社内で作る書類なので、使いすぎると支払いの裏付けとして弱くなります。

保存期間

領収書やレシートは、出納帳と一緒に保存しておく必要があります。法人の場合、国税庁は帳簿と取引の書類の保存期間を次のように示しています。

法人は、帳簿（注1）を備え付けてその取引を記録するとともに、その帳簿と取引等に関して作成または受領した書類（注2）を、その事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から7年間（注3）保存しなければなりません。 出典: 国税庁 No.5930 帳簿書類等の保存期間

赤字（欠損金）が出た事業年度などは、保存期間が10年間になる場合があります。個人事業者で青色申告をしている場合も、帳簿と書類は原則として7年間の保存とされ、請求書や見積書など一部の書類は5年間でよいとされています。

領収書をスキャナやスマートフォンで読み取って電子データで保存する方法もあります。電子帳簿保存法という法律に沿った方法で保存すれば、紙の原本を廃棄できる場合がありますが、解像度や検索のしかたなどの要件があります。導入する場合は、国税庁の電子帳簿等保存制度特設サイトで要件を確かめてから始めてください。

紙で保存する場合は、月ごとに封筒やファイルに分け、表に年月と枚数を書いておくと、後から探しやすくなります。出納帳に書いた領収書番号を領収書にも書き込んでおけば、1枚ずつ照合できます。

ミスと不正を防ぐ管理の決まり

小口現金の事故の多くは、決まりがあいまいなまま運用されていることから起きます。次の決まりを社内の手順書に書いておくと、担当者が替わっても同じ品質で管理できます。

毎日、残高を数えて出納帳と合わせる

終業時に手元の現金を数え、出納帳の残高と一致するかを確かめます。1日でも確認を飛ばすと、ずれが見つかったときにどの日の取引が原因かを突き止めにくくなります。紙幣と硬貨の枚数を種類ごとに書く金種表を付けておくと、数え間違いに気づきやすくなります。金種表とは、1万円札が何枚、千円札が何枚、100円玉が何枚というように、お金の種類ごとの枚数と合計を書く表のことです。

担当者と確認する人を分ける

現金を扱う担当者と、出納帳と現金を確かめる人を分けます。少なくとも月に1回、担当者以外の人が抜き打ちで現金を数えると、不正を防ぐ効果が高まります。

鍵と金庫の管理を決める

小口現金は手提げ金庫に入れ、終業後は鍵のかかる引き出しや大きな金庫にしまいます。鍵を持つ人を決め、合鍵の数と保管場所も記録しておきます。机の上や鍵のかからない引き出しに現金を出したまま席を離れないことも、決まりとして書いておきます。

現金が合わないときの処理

手元の現金と出納帳の残高が合わないときは、まず次の順に確かめます。

1. もう一度数え直す（紙幣が重なっていないか、硬貨が金庫の隅に残っていないか）
2. 当日の出納帳の計算を見直す（足し算と引き算の誤り、桁の誤り）
3. 当日の領収書と出納帳の記入を1枚ずつ照合する（記入漏れ、二重記入）
4. 仮払いで渡したまま精算されていない現金がないかを確かめる

それでも原因が分からない場合は、上司と経理担当者に報告し、その時点では「現金過不足」という一時的な勘定科目で記録します。原因が後から分かったときは正しい費目に振り替え、決算までに分からなかった分は雑損失（足りない場合）または雑収入（多い場合）として処理するのが一般的です。差額を自分の財布から出して合わせることは、記録を偽ることになるので絶対にしません。

小口現金の手順書に書いておく項目

小口現金の管理は、担当者の頭の中だけで回っていると、休みや異動のときに止まってしまいます。手順書（マニュアル）を1枚作っておけば、代わりの人でも同じように扱えます。手順書には、少なくとも次の項目を書きます。

項目	書く内容の例
基準額	50,000円（定額資金前渡法）
補充の日	毎月末日。休日の場合は前の営業日
支払いの上限	1回あたり10,000円まで。超える場合は立替精算
使ってよい用途	交通費、文房具、郵便、来客用の飲料
担当者と代わりの人	総務部　〇〇（正）、〇〇（副）
確認する人	経理部　〇〇。月1回、抜き打ちで現金を数える
保管場所	手提げ金庫に入れ、終業後は総務部の鍵付きキャビネットへ
鍵の管理	鍵は2本。正担当と経理部長が1本ずつ保管
仮払いの精算期限	用務が終わってから5営業日以内
現金が合わないとき	当日中に経理部へ報告し、現金過不足で記録

手順書は、作っただけでは役に立ちません。担当者が替わるときや、基準額を変えたときに必ず書き直し、更新日を書いておきます。

担当者が替わるときの引き継ぎ

小口現金の担当者が替わるときは、前任者と後任者が一緒に現金を数え、出納帳の残高と一致していることを確かめてから引き継ぎます。確認した日付、残高、金種表、立ち会った人の名前を記録に残し、双方が署名しておくと、後から差額が見つかったときにどちらの期間の問題かを切り分けられます。

引き継ぎのときには、未精算の仮払い、保管している領収書の束の場所、鍵の本数も一緒に確かめます。特に未精算の仮払いは、前任者しか事情を知らないことが多いため、相手の名前と金額、精算の見込みを一覧にして渡してもらいます。

決算のときの小口現金

会社の決算日には、小口現金の残高を正確に確定させる必要があります。決算日の時点で手元にある現金の額が、そのまま会社の帳簿の残高になるからです。

決算日には、通常の締めの作業に加えて、次の点を確かめます。

• 決算日の終業時に現金を数え、金種表を作って残高を確定させる
• 決算日までに使った支払いが、すべて出納帳に記入されているかを確かめる
• 未精算の仮払いがあれば、決算日までに精算してもらうか、仮払金として残高を報告する
• 原因の分からない現金過不足があれば、経理担当者に報告して処理を決めてもらう

決算日に使った分の補充を翌月に行う場合でも、費用の記録は決算日の属する期に入れます。いつの期の費用として記録するかで、その期の利益が変わるからです。判断に迷うときは、経理担当者や顧問税理士の指示に従ってください。

Excelで小口現金出納帳を作る方法

市販の出納帳を使わずに、Excelで出納帳を作る会社も多くあります。Excelなら計算を自動にでき、費目ごとの合計も簡単に出せます。

列の作り方

1行目に見出しとして「日付」「摘要」「支払先」「受入」「支払」「残高」「費目」「領収書番号」を入力します。2行目に前月繰越を入力し、受入の欄に繰越額を入れ、残高の欄にも同じ額を入れます。

残高の式

3行目の残高の欄（F3）に、次の式を入れます。

=F2+D3-E3

前の行の残高（F2）に、その行の受入（D3）を加え、支払（E3）を引く式です。この式を下の行に必要な数だけ複写すれば、記入するたびに残高が自動で計算されます。

費目ごとの合計の式

月末に費目ごとの合計を出すには、SUMIF関数を使います。例えば、別の欄に「消耗品費」と入力したセル（I2）があるとき、その隣に次の式を入れると、消耗品費の支払いの合計が出ます。

=SUMIF(G:G,I2,E:E)

G列（費目）がI2と同じ行だけを選び、E列（支払）を合計する式です。費目の名前は、入力のたびに表記が揺れると合計がずれるため、データの入力規則でリストから選ぶ形にしておくと確実です。入力規則は、Excelの「データ」タブにある「データの入力規則」から設定できます。

Excelで管理するときの注意

Excelは誰でも書き換えられるので、過去の行を後から修正しても跡が残りません。月を締めたら、そのシートを印刷して確認者の印をもらうか、PDFに保存して書き換えられない形で残しておきます。ファイルは月ごとに分けるか、1つのファイルの中でシートを月ごとに分け、ファイル名やシート名に年月を入れておくと探しやすくなります。

小口現金を減らす、やめるという選択肢

ここ数年、小口現金そのものを減らしたり、なくしたりする会社が増えています。現金を数える手間、金庫の管理、補充のための銀行への往復をなくせるからです。

主な代わりの方法は次のとおりです。

方法	内容	向いている場面
立替払いの精算	社員が自分で払い、後で給与と一緒に振り込む	支出の頻度が低い会社
法人カード	会社名義のクレジットカードで払う	通販や出張の支払いが多い会社
プリペイドカード	決まった額を入れたカードを担当者に渡す	部署ごとに予算を分けたい会社
経費精算のソフト	スマートフォンで領収書を撮影して申請する	社員の数が多い会社

ただし、小口現金を完全になくすと、現金しか使えない店での支払いや、急な少額の出費に困る場面も残ります。まず小口現金の基準額を小さくし、支払いの多くを立替精算やカードに移してから、本当に現金が必要な場面だけを残すという段階的な進め方が現実的です。

立替払いの精算に切り替える場合は、社員の負担に配慮して、精算の締め日と振込日を毎月決めておきます。立て替えたお金がいつ戻ってくるか分からない状態では、社員が立て替えを嫌がるようになります。

小口現金を減らすときの進め方

小口現金を減らす、またはやめると決めたら、次の順で進めると現場が混乱しません。

1. 過去3か月の出納帳から、現金で払った支出を用途ごとに分ける
2. 用途ごとに、カードや立替精算に移せるかを判断する（通販、交通系ICカードで払える交通費などは移しやすい）
3. 移せない支出（現金しか使えない店、慶弔の香典や祝儀など）を一覧にし、それに見合う基準額に下げる
4. 新しい精算の方法と締め日を社内に通知し、切り替えの日を決める
5. 切り替えの日に現金を数えて残高を確定させ、使わなくなった分を預金に戻す
6. 1〜2か月運用してみて、現金が足りなくなる場面がないかを確かめる

慶弔の支出のように、急に現金が必要になり、しかも領収書が出ない支出は、カードや立替精算に移しにくい代表例です。こうした支出は、社内の規程で金額を決め、出金伝票と案内状（訃報の連絡や招待状の写し）を一緒に保存するのが一般的です。

切り替えを社内に知らせる文書では、「いつから」「何が変わるか」「立て替えたお金はいつ振り込まれるか」の3点をはっきり書きます。精算の方法が変わることに不安を持つ社員は少なくないため、問い合わせ先も添えておきます。

経費精算のソフトや会計のクラウドサービスを導入するときは、毎月の利用料がかかります。ソフトの費用が増えすぎないように管理する方法は、中小企業のSaaS費用管理術2026｜サブスクコストを30%削減する方法で紹介しています。

小口現金の管理が身に付くと、経理事務の仕事の幅が広がる

小口現金の管理は、経理の仕事の中では入口にあたる作業ですが、ここで身に付く力は、帳簿の付け方、証拠書類の扱い、数字の照合という経理事務の基本そのものです。

在宅ワークの仲介を20年以上続けてきた運営者として見てきた限りでは、経理や総務の事務を在宅で受ける人の中で、発注者から長く信頼されているのは、作業が速い人よりも「数字が合わないときに、どこまで確かめたかを報告できる人」です。この記事の現金過不足の手順のように、確かめた順番と結果をそのまま伝えられる人には、記帳の代行や経費精算の取りまとめなど、より責任のある仕事が回ってきやすくなります。仲介の手数料がかからない直接取引なら、発注者は同じ予算でより多くの作業を任せやすくなり、受ける側の手取りも厚くなります。

経理や事務の効率化に関わる仕事は、ソフトを入れるだけでは終わりません。業務の流れを見直し、どこに道具を使うかを決める支援の仕事もあります。生成AIを経理や事務に取り入れる手伝いをする仕事はAIコンサル・業務活用支援のお仕事で、社内の申請や精算の仕組みを作る側の仕事はアプリケーション開発のお仕事で紹介しています。

事務の経験を生かして、許認可の書類作成など専門性の高い仕事に進みたい人には、国家資格の行政書士という道もあります。帳簿や書類を正確に扱う習慣は、どの道に進んでも土台になります。

よくある質問

Q. 小口現金はいくらくらい用意すればよいですか？

決まった金額はありません。過去3か月ほどの現金払いの合計を月ごとに出し、最も多かった月の額に少し上乗せした額を基準にするのが現実的です。多すぎると盗難や紛失の被害が大きくなり、少なすぎると補充の手間が増えます。決めた額は手順書に書き残し、変更するときは上司の承認を得てください。

Q. 小口現金出納帳の残高が合わないときはどうすればよいですか？

まず現金を数え直し、出納帳の計算、領収書との照合、未精算の仮払いの順に確かめます。それでも原因が分からなければ、上司と経理担当者に報告し、一時的に現金過不足という勘定科目で記録します。差額を自分のお金で埋めて合わせることは、記録を偽ることになるのでしてはいけません。

Q. 領収書を失くしてしまった場合はどうすればよいですか？

出金伝票を作り、支払った日付、相手、金額、内容を書いて記録します。電車やバスの運賃のように領収書が出にくい支払いにも出金伝票を使います。ただし社内で作る書類なので、裏付けとしては領収書より弱くなります。失くした場合は早めに上司へ伝え、再発行できる店であれば再発行を頼むのが確実です。

Q. 小口現金の領収書は何年保存すればよいですか？

法人の場合、帳簿と取引の書類は確定申告書の提出期限の翌日から7年間の保存が原則で、欠損金が出た事業年度などは10年間になる場合があります。個人事業者で青色申告をしている場合も原則7年間です。会社の事情で扱いが変わることもあるため、詳しくは経理担当者や顧問税理士に確認してください。