Googleドライブの共有のしかた｜権限の違いとフォームの回答を人に見せるときの注意

Googleドライブでファイルを共有したのに、相手から「見られません」と連絡が来た。逆に、関係のない人まで見られる状態になっていて慌てた。Googleドライブの共有は手軽な反面、権限の設定を1つ間違えるだけで、見せたい人に見せられなかったり、見せたくない人に見えてしまったりします。

とりあえず覚えておくことは3つだけです。誰と共有するか（特定の人か、リンクを知っている全員か）、どの権限で共有するか（閲覧者・閲覧者（コメント可）・編集者）、そしてフォルダで共有すると中のファイルにも同じ権限が引き継がれること。この3つを押さえれば、共有の失敗はほとんど防げます。

この記事では、Googleドライブの共有のしかたを、Googleの公式ヘルプに沿って手順で説明します。権限の違い、共有の停止、うまく見られないときの確かめ方に加えて、Googleフォームの回答を人に見せるときの注意も整理します。フォームの回答をチームで管理したい場面では、回答の受付から対応までを1つの画面で扱えるHalictにも触れます。

Googleドライブの共有でできること

Googleドライブは、Googleアカウントがあれば無料で使えるファイルの保存場所です。パソコンのブラウザ、スマートフォンのアプリのどちらからでも同じファイルを開けるため、取引先とのファイルのやり取りや、家族との写真の受け渡しにも広く使われています。Googleの公式ヘルプによると、Googleアカウントには最大15GBのクラウドストレージが無料で付いており、この容量はGmailやGoogleフォトなどと共有で使います。

Googleドライブに保存したファイルやフォルダは、ほかの人と共有できます。Google ドライブのファイルを共有するでは、共有について次のように説明されています。

Google ドライブに保存しているファイルやフォルダは他のユーザーと共有できます。 Google ドライブから共有する際は、共有相手のファイルに対する権限（編集、コメント、閲覧のみ）を管理できます。 出典: support.google.com

共有のしかたは、大きく2つに分かれます。

共有のしかた	見られる人	向いている場面
特定の人と共有する	共有したメールアドレスのGoogleアカウントでログインしている人だけ	取引先や同僚など、相手が決まっているとき
リンクで共有する	リンクを知っている全員	相手のメールアドレスが分からないとき、多くの人に配るとき

特定の人と共有する方法は、見られる人がはっきりしている分、安全です。リンクで共有する方法は手軽ですが、リンクが転送されると、意図しない人にも見られる可能性があります。迷ったら、特定の人と共有する方法を選ぶのが基本です。

権限の違いを先に理解する

共有の手順に入る前に、権限の違いを理解しておきます。ここを曖昧にしたまま共有すると、相手が編集できなかったり、逆に大切なファイルを書き換えられたりします。

4つの権限

Googleドライブの権限は、次の4つです。公式ヘルプの表を、分かりやすく整理しました。

権限	閲覧	コメント	編集	ほかの人と共有
閲覧者	できる	できない	できない	できない
閲覧者（コメント可）	できる	できる	できない	できない
編集者	できる	できる	できる	できる（オーナーは変更できない）
オーナー	できる	できる	できる	できる

ダウンロードについては、閲覧者と閲覧者（コメント可）も、初期の設定ではダウンロードできるようになっています。オーナーは、この設定を変えられます。

権限の選び方

権限は、相手に何をしてほしいかで選びます。

• 見てもらうだけなら「閲覧者」
• 内容を確かめて、意見や修正の指示を書き込んでほしいなら「閲覧者（コメント可）」
• 一緒にファイルを作ったり直したりするなら「編集者」

たとえば、動画の編集の仕事で、取引先に仕上がった動画を確認してもらう場合を考えます。取引先に動画を直接書き換えてもらう必要はないので、権限は「閲覧者」で十分です。修正の指示をもらうときは、動画とは別に修正の指示を書くドキュメントを用意し、そちらを「閲覧者（コメント可）」か「編集者」で共有すると、指示が1か所にまとまります。

編集者は、ほかの人と共有できる

ここで注意したいのは、編集者は、初期の設定ではファイルをほかの人と共有できることです。公式ヘルプの表でも、編集者は共有と権限の変更ができ、ただしオーナーは変更できないとされています。

編集者に共有されたくないファイルの場合は、オーナーが共有の画面の設定アイコンから、編集者が権限を変更して共有できるかどうかのチェックボックスを変えられます。社外の人に編集者の権限を渡すときは、この設定も確かめておくと安心です。

フォルダの権限は中のファイルに引き継がれる

もう1つ大切なのが、フォルダの権限の引き継ぎです。公式ヘルプでは、フォルダに設定したアクセス権は、そのフォルダ内のすべてのファイルに引き継がれると説明されています。親フォルダにアクセスできる人に対して、その中の個々のファイルだけ低い権限にすることはできなくなりました。

つまり、フォルダを編集者で共有すると、その中に後から入れたファイルも、すべて同じ人が編集できる状態になります。特定のファイルだけ別の人に見せたくない場合は、そのファイルを入れる別のフォルダを作り、必要な人とだけ共有するのが、公式ヘルプでも勧められているやり方です。

特定の人と共有する手順

ここからは、特定の人とファイルを共有する手順を、パソコンでの操作に沿って説明します。

手順1：共有するファイルを選ぶ

パソコンでGoogleドライブを開き、共有したいファイルを選びます。複数のファイルをまとめて共有したいときは、キーボードのShiftキーを押しながら2つ以上のファイルを選びます。

手順2：共有アイコンをクリックする

共有アイコンをクリックすると、共有の画面が開きます。ドキュメントやスプレッドシートを開いている場合は、右上の［共有］からも同じ画面を開けます。

手順3：相手のメールアドレスを入力する

共有相手のメールアドレスを入力します。仕事用や学校用のアカウントを使っている場合は、受信者の候補から選べます。

手順4：権限を選ぶ

相手の権限を、閲覧者・閲覧者（コメント可）・編集者の中から選びます。対象となる仕事用や学校用のアカウントでは、［有効期限を追加］で、共有を自動的に終わらせる日を決めることもできます。

手順5：通知のメッセージを書いて送る

ファイルを共有すると、相手のメールアドレスに通知のメールが届きます。通知のメールには、メッセージを書き添えられます。「10月分の動画の確認用ファイルです。修正点があれば、同じフォルダの修正指示のドキュメントにご記入ください」のように、何のファイルか、何をしてほしいかを一言添えると、相手が迷いません。

最後に［送信］または［共有］をクリックすれば、共有は完了です。

共有できる人数の上限

公式ヘルプによると、1つのファイルを共有できるメールアドレスは最大600個です。また、ドキュメント・スプレッドシート・スライドなどのファイルは、最大100個のタブまたはデバイスで同時に編集できます。大人数で使う研修の資料などでは、この上限を頭に入れておきます。

リンクで共有する手順

相手のメールアドレスが分からないときや、多くの人に配りたいときは、リンクで共有します。

手順

1. 共有するファイルを選び、［共有］または共有アイコンをクリックする
2. ［一般的なアクセス］で下矢印のアイコンをクリックする
3. ［リンクを知っている全員］を選ぶ
4. 相手の権限を、閲覧者・閲覧者（コメント可）・編集者から選ぶ
5. ［リンクをコピー］をクリックし、［完了］をクリックする
6. メールやチャットにリンクを貼り付けて送る

リンクで共有するときの注意

リンクで共有すると、リンクを知っている人なら誰でもファイルを開けます。リンクが転送されたり、どこかに貼られたりすれば、意図しない人にも見られます。公式ヘルプでは、ファイルへのリンクを共有した場合、オーナーの名前とメールアドレスがファイルのオーナーとして表示されることも注意点として挙げられています。

リンクで共有するときは、権限を「閲覧者」にしておくのが基本です。見せる期間が限られている資料なら、使い終わった時点で一般的なアクセスを［制限付き］に戻すことも、あわせて予定に入れておきます。「リンクを知っている全員」に編集者の権限を渡すと、誰でもファイルを書き換えられる状態になります。共同で編集する必要があるなら、相手を特定して編集者の権限を渡す方法を選びます。

Before/After：リンク共有を見直した例

動画の制作で、取引先に素材を集めてもらうために、フォルダを「リンクを知っている全員」の編集者で共有していた例を考えます。

Before：素材集めのフォルダのリンクを、取引先の担当者に送った。担当者は社内の何人かにリンクを転送し、誰がどのファイルを入れたのか、誰が見られる状態なのかが分からなくなった。完成した動画も同じフォルダに入れていたため、公開前の動画が関係者以外にも見られる状態になっていた。

After：素材集めのフォルダと、完成した動画のフォルダを分けた。素材集めのフォルダは、取引先の担当者3人のメールアドレスを指定して、編集者で共有した。完成した動画のフォルダは、確認する担当者だけを閲覧者で共有した。一般的なアクセスは［制限付き］に戻した。

フォルダを用途で分け、相手を特定して共有するだけで、誰が何を見られるのかがはっきりします。

共有を停止する、権限を変える

共有は、あとからいつでも停止したり、権限を変えたりできます。仕事が終わったら共有を見直す習慣をつけておくと、古い共有が残り続けることを防げます。

誰がアクセスできるかを確かめる

共有を停止、制限、変更するによると、ファイルやフォルダを右クリックし、［ファイル情報］から［詳細］を開くと、オーナーとアクセス権を持つ人が表示されます。変更する権限があれば、［アクセスを管理］から設定を変えられます。

特定の人の共有を停止する

1. ファイルやフォルダを開くか選ぶ
2. ［共有］または共有アイコンをクリックする
3. 共有を停止する人を見つける
4. 名前の右側にある下矢印から［アクセス権を削除］をクリックする
5. ［保存］をクリックする

リンクの共有を止める

リンクで共有していたファイルは、一般的なアクセスを［制限付き］に変えると、ファイルを開く権限のある人だけがアクセスできる状態に戻ります。仕事が終わったファイルや、公開前の素材は、制限付きに戻しておくと安心です。

フォルダから外すときの注意

公式ヘルプでは、フォルダにアクセスできる人のアクセス権を削除したり下げたりすると、フォルダ全体の権限が変わると説明されています。フォルダの中の特定のファイルだけ相手から見えなくしたい場合は、そのファイルを別のフォルダに移すほうが確実です。

相手が見られないときの確かめ方

共有したのに、相手から「見られない」と連絡が来たときは、次の順で確かめます。

1. 共有したメールアドレスとログイン中のアカウントが合っているか

もっとも多い原因は、共有したメールアドレスと、相手がログインしているGoogleアカウントが違うことです。freeeの解説でも、この点が指摘されています。

設定に問題がないのに見られない場合は、相手側のログイン状況が原因であることが多くあります。Googleドライブでは、共有を許可したメールアドレスと、実際にログインしているGoogleアカウントが一致していないとアクセスできません。 出典: freee.co.jp

仕事用と個人用など、複数のGoogleアカウントを使い分けている人では特に起こりやすい問題です。相手に、どのアカウントでログインしているかを確かめてもらいます。

2. 職場や学校のアカウントで、社外との共有が制限されていないか

公式ヘルプによると、職場や学校を通じて取得したGoogleアカウントでは、組織外のユーザーとファイルを共有できない場合があります。共有する側か、受け取る側の組織の設定で止められていることがあるため、組織の管理者に確かめてもらいます。

3. 権限が足りているか

相手が「編集できない」と言っている場合は、閲覧者や閲覧者（コメント可）で共有している可能性があります。共有の画面で、相手の権限を確かめます。

4. 共有したのがファイルかフォルダか

フォルダを共有したつもりで、フォルダの中のファイルを1つだけ共有している、という行き違いもよくあります。相手に見せたいのがフォルダ全体なら、フォルダそのものを共有します。

それでも見られないとき

ここまでを確かめても解決しないときは、一度その相手の共有を削除し、正しいメールアドレスで共有し直すと解決することがあります。また、相手が会社のネットワークからアクセスしている場合、社内の決まりでGoogleドライブそのものが使えないこともあります。その場合は、ファイルの受け渡しに使える方法を相手の側で確かめてもらうのが近道です。

iPhoneやiPadから共有する手順

外出先で取引先にファイルを送りたいときは、スマートフォンからも共有できます。公式ヘルプのiPhoneとiPad向けの手順は次のとおりです。

1. Googleドライブのアプリを開く
2. 共有するファイルの横にあるその他アイコンから、共有アイコンをタップする
3. 共有相手のメールアドレスかGoogleグループを入力する
4. 権限を、閲覧者・閲覧者（コメント可）・編集者から選ぶ
5. 必要なら通知メールにメッセージを書き、［送信］をタップする

公式ヘルプによると、iPhoneやiPadから複数のファイルをまとめて共有したいときは、共有するファイルをフォルダに入れて、そのフォルダ全体を共有する方法が案内されています。パソコンのようにShiftキーで複数のファイルを選んで共有する操作とは手順が違うので、覚えておくと迷いません。

スマートフォンから共有するときに気をつけたいのは、画面が小さく、権限の選択を見落としやすいことです。送信する前に、権限の表示が意図したものになっているかを必ず確かめます。とりあえず迷ったら「閲覧者」を選び、必要になってから権限を上げる、という順番にしておくと、うっかり編集できる状態で渡してしまう失敗を防げます。

ファイルのオーナーを別の人に移す

仕事を引き継ぐときや、作ったファイルを取引先に渡して管理してもらうときは、ファイルのオーナーを別の人に移すことができます。ファイルのオーナーを他のユーザーにするによると、Googleドライブで作ったファイルやアップロードしたファイルは、自分がオーナーになり、そのオーナー権限は別のアカウントに譲渡できます。

手順

1. パソコンでGoogleドライブを開く
2. 譲渡するファイルを右クリックし、［共有］から［共有］をクリックする
3. 対象の人の名前の横にある下矢印から、［オーナー権限の譲渡］をクリックする

オーナー権限を譲渡できるのは、そのファイルをすでに共有している相手に限られます。まず相手と共有してから、譲渡の手続きに進みます。

譲渡の前に知っておくこと

公式ヘルプでは、個人のアカウントの場合、譲渡のリクエストを送った相手が承諾するまでは、自分がオーナーのままと説明されています。相手が承諾すると、自分は編集者になり、新しいオーナーは自分の権限を削除できるようになります。

また、フォルダのオーナーを別の人にしても、フォルダの中のファイルのオーナーは自分のままです。フォルダごと引き渡したいときは、中のファイルについても譲渡が必要になります。職場や学校のアカウントでは、オーナー権限は組織内の人にしか譲渡できません。

納品物のオーナーを取引先に移すかどうかは、契約の内容にもかかわります。納品の形をあらかじめ取引先と決めておき、オーナーを移す場合は、移したあとに自分の手元に控えを残すかどうかも確かめておくと安心です。

共有する前に確かめる5つのこと

最後に、ファイルやフォルダを共有する前に確かめておきたいことを、チェックリストの形でまとめます。共有のボタンを押す前に、この5つを上から確かめる習慣をつけると、共有の失敗はほとんど防げます。

1. 相手のメールアドレスは、相手が実際にログインしているGoogleアカウントのものか
2. 権限は、相手にしてほしいことに合っているか（見るだけなら閲覧者）
3. 共有するのはファイルか、フォルダか。フォルダなら、中に見せたくないファイルが入っていないか
4. 一般的なアクセスは［制限付き］になっているか。リンクで共有するなら、リンクが転送されても困らない内容か
5. 共有を終わらせる時期を決めているか（仕事の終わり、納品の後など）

特に3つ目は見落としやすい点です。フォルダの権限は中のファイルに引き継がれるため、フォルダを共有した時点で、中にあるすべてのファイルが相手に見える状態になります。共有する前にフォルダを開いて、中身を一度眺めるだけで防げる事故は少なくありません。

共有するときに添えるメッセージの例

共有の画面では、通知のメールにメッセージを書き添えられます。ファイルだけが届いても、相手は何をすればよいのかが分かりません。場面ごとに、そのまま使えるメッセージの例を挙げます。

確認をお願いするとき

「〇〇様　10月分の動画の確認用ファイルを共有いたしました。閲覧のみの権限でお送りしています。修正点がございましたら、同じフォルダの『修正指示』のドキュメントにご記入ください。10月20日までにご確認いただけますと助かります。」

素材を入れてもらうとき

「〇〇様　素材をお預かりするためのフォルダを共有いたしました。編集者の権限でお送りしていますので、動画と画像をこちらのフォルダに入れていただけますでしょうか。社内の方に共有される場合は、こちらでメールアドレスを追加いたしますので、お知らせください。」

納品するとき

「〇〇様　完成したファイルを共有いたしました。閲覧のみの権限でお送りしています。ダウンロードしてお使いください。素材のフォルダは、11月末をめどに共有を終了いたします。」

メッセージに、権限の種類と、してほしいこと、期限、共有を終える時期を書いておくと、相手とのやり取りが1回で済みます。とくに素材を入れてもらう場面では、社内の人にリンクを転送しないでほしい旨を、角が立たない形で伝えておくのがポイントです。

フォームの回答を人に見せるときの注意

Googleフォームで集めた回答を、上司や同僚、取引先に見せたい場面はよくあります。ここは、ドライブの共有とフォームの設定が絡むため、特に注意が必要です。

フォームの共同編集者は回答も見られる

フォームを共同で作るために、ほかの人を共同編集者として追加すると、その人はフォームの回答も確かめられます。回答に個人情報が含まれる場合は、共同編集者に誰を加えるかを慎重に決めます。

回答のスプレッドシートは、権限が別々になる

フォームの回答をスプレッドシートに保存している場合、そのスプレッドシートはドライブの中の別のファイルです。Googleの公式ヘルプでは、新しい回答用のスプレッドシートを作ると、フォームの共同編集者は自動的にそのスプレッドシートにアクセスできるようになる一方、そのあとフォームの権限を変えても自動的には同期されず、フォームとスプレッドシートの両方で個別に更新する必要があると説明されています。

つまり、フォームの共同編集者から誰かを外しても、その人がスプレッドシートにアクセスできる状態が残っている可能性があります。回答を見せる人を変えたときは、フォームとスプレッドシートの両方の共有を確かめます。

回答の一部だけを見せたいときは、別のファイルにする

回答の中に、見せたくない列（氏名、メールアドレス、電話番号など）が含まれている場合、回答のスプレッドシートをそのまま共有すると、すべての列が見えてしまいます。見せたい列だけを別のスプレッドシートにコピーし、そのファイルだけを共有するのが確実です。

ファイルのアップロードで集めたファイルの置き場所

フォームでファイルのアップロードを受け付けた場合、公式ヘルプによると、アップロードされたファイルはフォームのオーナーのGoogleドライブの新しいフォルダに保存されます。このフォルダを共有すると、回答者がアップロードしたファイルを一度にまとめて見せられますが、関係のない回答者のファイルまで見えてしまうことになります。共有する前に、フォルダの中身を確かめます。

回答の概要を回答者に見せる設定

フォームの設定には、回答者に回答の概要を表示する設定があります。公式ヘルプでは、この設定をオンにすると、フォームに回答できるすべての人が概要を閲覧できると注意されています。社内のアンケートでも、個人が特定できる自由記述があるときは、この設定をオフにしておきます。

フォームの回答をチームで管理したいとき

フォームの回答を見せる目的が、集計結果を共有することなら、グラフをコピーして資料に貼るか、見せたい列だけをまとめたスプレッドシートを共有すれば十分です。

一方で、回答1件ごとに担当を決めて対応する場合（申し込みの受付、問い合わせ、応募の受付など）は、回答のスプレッドシートを複数人で編集する形になりがちです。誰がどの回答に返信したのかを列に手で書き込み、返信はメールソフトで送る。この形では、共有の範囲と対応状況の両方を管理し続ける必要があります。

回答をチームで扱える選択肢の1つ

こうした場面で使える選択肢の1つが、フォームの道具のHalictです。公式サイトによると、フォームで届いた回答1件ごとに担当とステージ（未対応・対応中など）を割り当てて管理でき、回答者への返信も同じ画面から送れます。ワークスペースにメンバーを招待してフォームと回答をチームで管理でき、組織ごとにデータは分離されると案内されています。

公式サイトのGoogleフォームとの比較では、Halictのファイルの受付は回答者のログインが不要で、認証付きのURLで保管すると説明されています。

料金ページによると、フリープランは0円でメンバー1人まで、フォーム数と回答数は無制限です。メンバー3人までのスタータープランは月額2,980円（税抜）、閲覧のみの権限やTeams・Slack・Chatworkへの通知が使えるのは、メンバー10人までのチームプラン（月額7,800円、税抜）からです。

Halictは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

Halictの公式サイトでも、アンケートを取って集計を見るだけで終わる用途や、社内で完結して回答者に個別に返信する必要がない用途なら、Googleフォームで足りると書かれています。回答を見せる目的が「集計の共有」なのか「1件ずつの対応」なのかで、道具を選び分けるのが確実です。

在宅で仕事を受ける人の共有の作法

在宅で仕事を受ける人にとって、Googleドライブの共有は、取引先とのやり取りの土台になります。最後に、仕事で共有を使うときの作法を整理します。

取引先ごとにフォルダを分ける

取引先ごとにフォルダを分け、その中に「素材」「作業中」「納品」のようにフォルダを分けておくと、共有の範囲を管理しやすくなります。取引先Aのフォルダを共有した相手に、取引先Bのファイルが見えてしまう、という事故を防げます。

納品物は閲覧者で共有する

納品物は、閲覧者で共有するのが基本です。編集者で共有すると、取引先が誤ってファイルを書き換えたり、消したりすることがあります。修正の指示は、別のドキュメントにコメントで書いてもらう形にすると、指示の履歴も残ります。

仕事が終わったら共有を見直す

仕事が終わったら、共有したフォルダの権限を見直します。月に1回など、見直す日を決めておくと忘れません。素材のフォルダの共有を停止する、リンクの共有を制限付きに戻す、といった後片づけをしておくと、古い共有が残り続けることを防げます。

仕事を受け始めたばかりの段階では、納品のたびに新しいリンクを作って送り、どのリンクがどの取引先に渡っているのか分からなくなる、という失敗が起こりがちです。取引先ごとのフォルダを1つ決めて、そこに納品物を入れるだけにすると、共有の管理はずっと楽になります。

運営者として見てきたこと

フリーランスや在宅ワークの仲介に長く携わってきた立場から見ると、取引先から長く頼られる人ほど、ファイルの受け渡しが整っている傾向があります。どこに何があり、誰が見られるのかがはっきりしている人には、取引先も安心して素材や情報を預けられます。共有の作法は、仕事の腕前と同じくらい、信頼につながる要素です。

仲介手数料のかからない直接取引では、同じ予算でも受け手の手取りが厚くなり、依頼する側も同じ予算でより多くを頼めます。こうした関係を長く続けるうえで、ファイルの扱いの丁寧さは欠かせない土台です。

ファイルの共有や権限の管理は、情報を守る仕事の入り口でもあります。AI・マーケティング・セキュリティのお仕事では、情報の扱いや安全対策に関わる在宅の仕事の内容が紹介されています。また、デザインや映像の仕事で取引先とファイルをやり取りする人は、デザイナーの年収・単価相場で職種の相場を確かめておくと、受ける仕事の範囲を考える材料になります。

まずは、いま共有しているファイルとフォルダを開いて、誰がどの権限で見られる状態になっているかを確かめてみてください。

よくある質問

Q. Googleドライブの共有は無料でできますか？

Googleアカウントがあれば、ファイルやフォルダの共有は無料でできます。Googleアカウントには最大15GBのクラウドストレージが無料で付いており、GmailやGoogleフォトと共有で使います。容量が足りなくなった場合は、有料で保存容量を追加できます。仕事用のアカウントでは、組織の設定によって社外との共有が制限されている場合があります。

Q. 閲覧者と閲覧者（コメント可）と編集者の違いは何ですか？

閲覧者はファイルを見るだけ、閲覧者（コメント可）は見ることに加えてコメントを書き込めます。編集者はファイルの内容を変更でき、初期の設定ではほかの人と共有したり権限を変えたりもできます。見てもらうだけなら閲覧者、意見をもらうならコメント可、一緒に作るなら編集者を選ぶのが目安です。

Q. 共有したのに相手が見られないのはなぜですか？

もっとも多いのは、共有したメールアドレスと、相手がログインしているGoogleアカウントが違う場合です。仕事用と個人用など複数のアカウントを使っている人によく起こります。ほかに、職場や学校のアカウントで社外との共有が制限されている、フォルダではなく中のファイルだけを共有している、といった原因も考えられます。

Q. フォームの回答のスプレッドシートを共有するときの注意は何ですか？

フォームとスプレッドシートの権限は別々に管理されます。フォームの共同編集者から外しても、スプレッドシートには見られる状態が残っていることがあるため、両方の共有を確かめてください。氏名や連絡先など見せたくない列がある場合は、見せたい列だけを別のスプレッドシートにコピーして共有するのが確実です。