Gmailのアカウントを複数人で共有する前に知っておく点と、安全な代わりの方法

2026年5月4日

＠SOHO編集部

この記事のポイント

✓Gmailのアカウントを複数人で共有したいときに
✓パスワードを教え合う方法で起きやすい問題と
✓Googleが用意している安全な代わりの方法を整理しました

Gmailのアカウントを複数人で共有したいと考える場面は、意外に多くあります。小さな会社の問い合わせ窓口のアドレスを数人で見たい、上司のメールの整理を秘書や事務の担当者に手伝ってもらいたい、家族のお店の注文メールを交代で確認したい、といった場面です。そのとき、一番手軽に思えるのが、パスワードを教え合って同じアカウントに全員でログインする方法です。

この記事では、Gmailのアカウントをパスワードの共有で使い回すときに起きやすい問題を整理したうえで、Googleが用意している代わりの方法として、メールの委任の設定手順と上限、委任で使えない機能、Googleグループの共同トレイ、問い合わせの対応を仕組みで分担する方法までを順に解説します。結論を先に書くと、Gmailを複数人で使うなら、パスワードを教え合うのではなく、メールの委任の機能を使うのが基本です。問い合わせの窓口のように、届いたメールを担当と状況で管理したい場合は、共同トレイや問い合わせ管理の道具を組み合わせると、誰が何に対応したかが分かる形になります。

パスワードを教え合う共有で起きやすいこと

まず、1つのGmailのアカウントのパスワードを複数の人で共有する方法で、どんな問題が起きやすいかを整理します。

誰が何をしたかが分からない

同じアカウントに全員が同じパスワードでログインすると、メールを送ったのが誰か、削除したのが誰かを後から確かめられません。お客様への返信の内容に問題があったとき、誰が送ったのかが分からず、確認や再発防止に手間がかかります。間違えて大事なメールを削除しても、誰が削除したのかを特定できません。

二段階認証が使いにくい

Googleアカウントでは、パスワードに加えてスマートフォンなどで本人確認をする二段階認証（2段階認証プロセス）を設定することがすすめられています。ところが、1つのアカウントを複数人で使うと、確認のコードや通知が届くスマートフォンは1台になるため、その人がいないとほかの人がログインできない状態になりがちです。不便さから二段階認証をオフにしてしまうと、アカウントを乗っ取られる危険が高まります。

パスワードの管理が難しくなる

パスワードを知っている人が増えるほど、漏れる経路も増えます。メモに書いて机に貼る、チャットで送る、といった扱いが起こりやすくなります。担当者が退職や異動をしたときは、パスワードを変えて残りの全員に伝え直す必要がありますが、その手間を嫌ってパスワードを変えないまま放置されることもあります。

見慣れないログインとして扱われる

いつもと違う端末や場所からのログインがあると、Googleはアカウントを守るために確認を求めたり、通知を送ったりします。複数の人が別々の端末や場所からログインすると、このような確認が増え、本当に不審なログインがあったときに気づきにくくなります。

Googleアカウント全体を渡すことになる

Gmailのアカウントは、Googleアカウントそのものです。パスワードを教えると、メールだけでなく、Googleドライブのファイル、カレンダー、写真、アカウントの設定まで、すべてに入れる状態になります。メールだけを見てほしいつもりでも、実際にはアカウント全体を渡していることになります。

Googleが用意している代わりの方法：メールの委任

パスワードを教え合わずにGmailを複数人で使う方法として、Googleが用意しているのが「メールの委任」です。委任とは、自分のGmailのアカウントへのアクセスを、代理人として指定した人に許可する機能です。

Googleの公式ヘルプでは、委任を次のように説明しています。

1 人以上の代理人に自分の Gmail アカウントへのアクセス権を付与できます。代理人とは、アカウント所有者に代わってアカウント内のメールを閲覧、送信、削除できるユーザーのことです。代理人があなたのアカウントからメールを送信すると、代理人のメールアドレスが表示されます。代理人は、他のユーザーとチャットしたり、パスワードを変更したりすることはできません。出典: Gmail ヘルプメールを委任する、メールで共同作業する

委任の大きな利点は、代理人が自分のGoogleアカウントでログインしたまま、委任された受信トレイを開ける点です。パスワードを教える必要はなく、代理人がメールを送ると、代理人のメールアドレスが表示されるため、誰が送ったのかが分かります。代理人はパスワードを変えられないので、アカウントの持ち主が管理を手放すこともありません。

追加できる代理人の数

公式ヘルプによると、追加できる代理人の数はアカウントの種類によって違います。

アカウントの種類	追加できる代理人の数
個人用の @gmail.com アカウント	最大10人
仕事用または学校用のアカウント	最大1,000人

また、一般的な使い方では、1つのGmailのアカウントに同時にアクセスできる代理人は40人とされています。使う頻度が高い代理人がいる場合や、自動の処理が頻繁にアクセスしている場合は、この数が下がることもあると書かれています。

小さな会社やお店で、数人がメールを見る使い方であれば、個人用のアカウントでも十分に足りる数です。

委任を設定する手順

ここからは、Googleの公式ヘルプに書かれている手順に沿って、代理人を追加する方法を紹介します。代理人の追加は、パソコンのGmailから行います。スマートフォンのGmailのアプリでは追加できません。

1. 本人確認をしておく

公式ヘルプでは、代理人を追加する前に本人確認を行うよう案内されています。アカウントの大事な設定を変える操作なので、Googleが本人の操作であることを確かめるためです。

2. Gmailの設定を開く

パソコンでGmailを開き、右上の設定のアイコンから「すべての設定を表示」をクリックします。

3. 「アカウントとインポート」を開く

設定の画面で、「アカウントとインポート」のタブ（アカウントの種類によっては「アカウント」のタブ）をクリックします。

4. 代理人を追加する

「アカウントへのアクセスを許可」の項目で、「別のアカウントを追加」をクリックします。代理人にしたい人のメールアドレスを入力し、「次のステップ」を選んでから、「メールを送信してアクセスを許可」をクリックします。

5. 代理人が招待を承諾する

代理人には招待のメールが届きます。公式ヘルプによると、招待は1週間で期限が切れるため、代理人はその間に招待のメールを開いて、確認のリンクをクリックする必要があります。承諾してから実際に使えるようになるまで、最長で24時間ほどかかることがあります。

代理人を外すとき

担当が変わったときなどに代理人を外すには、同じ「アカウントとインポート」のタブの「アカウントへのアクセスを許可」で、外したいアカウントの横にある「削除」をクリックします。パスワードを変えて全員に伝え直す必要がないのも、委任の利点です。

代理人が委任された受信トレイを開く方法

代理人は、自分のGoogleアカウントでGmailにログインしたまま、委任された受信トレイを開きます。公式ヘルプに書かれている流れは次のとおりです。

パソコンで自分のGmailにログインし、右上のプロフィール写真をクリックします。メニューの中に「委任」と表示されたアカウントがあるので、その名前をクリックすると、新しいタブで委任された受信トレイが開きます。正しいアカウントを開いているかは、画面の上に表示されるメールアドレスで確かめます。

自分の受信トレイに戻るときは、委任されたアカウントのタブを閉じ、プロフィール写真のメニューから自分のメールアドレスを選びます。

公式ヘルプには、委任された受信トレイをブックマークしないようにという注意もあります。開くためのリンクが変わることがあるため、毎回Gmailのアカウントの切り替えのメニューから開くのが確実です。

委任で使えない機能

委任は、メールの管理だけを任せる機能です。公式ヘルプでは、安全とプライバシーを守るため、メール以外のサービスと結びついた機能や、Googleアカウントのプライバシーに関わる設定は、代理人は使えないと説明しています。代理人が使えない主な機能は次のとおりです。

・Googleアカウントの設定
・Googleドライブへの添付ファイルの追加
・Googleフォトへの写真や動画の追加
・ToDoリストへの追加
・Gmailの中でのChatとMeet
・スマート作成やスマートリプライ、スペルと文法のチェック
・Gemini in Gmail

さらに、Android、iPhone、iPadのGmailのアプリでは、通知の設定やメッセージのバックグラウンドでの同期なども使えないと書かれています。代理人がスマートフォンで新着メールの通知を受け取るような使い方には向いていないため、代理人は主にパソコンで確かめる前提で考えておきます。

つまり、委任は「メールを読む、送る、整理する」ことに絞った機能です。ドライブのファイルやカレンダーも一緒に共有したい場合は、それぞれのサービスの共有の機能を別に使います。

委任がうまくいかないときの確かめ方

委任を設定したのに代理人が受信トレイを開けない、といったときに確かめる順番を整理します。

1. 招待を承諾したか

代理人には招待のメールが届き、その中の確認のリンクをクリックして初めて委任が有効になります。招待は1週間で期限が切れるので、期限を過ぎていた場合は、持ち主にもう一度招待を送ってもらいます。招待のメールが迷惑メールのフォルダに入っていないかも確かめます。

2. 時間がたっているか

公式ヘルプによると、承諾してから代理人がアカウントを使えるようになるまで、最長で24時間ほどかかることがあります。承諾したばかりの場合は、少し時間を置いてから試します。

3. 正しいアカウントでログインしているか

代理人が複数のGoogleアカウントを使い分けている場合、招待を受けたのとは別のアカウントでログインしていると、委任されたアカウントが表示されません。招待を受けたメールアドレスのアカウントでログインしているかを確かめます。

4. 追加したアドレスがGoogleアカウントか

公式ヘルプでは、予備のメールアドレスやエイリアス（別名のアドレス）はGoogleアカウントではないため、代理人として追加できないと説明しています。代理人に追加するのは、その人がログインに使っているGoogleアカウントのアドレスにします。

5. 会社の設定で止められていないか

仕事用のアカウントでは、組織の管理者がメールの委任を使えないように設定していることがあります。設定の画面に委任の項目が見当たらない場合は、管理者に確かめます。

スマートフォンで確かめたいとき

公式ヘルプには、パソコンのほか、AndroidやiPhone、iPadで委任されたアカウントを開く方法も載っています。ただし、前の節で書いたように、スマートフォンのGmailのアプリでは、委任されたアカウントの通知の設定やバックグラウンドでの同期などが使えません。新着のメールにすぐ気づきたい使い方では、パソコンで確かめる時間を決めておくか、問い合わせを受け付ける別の仕組みで通知を受け取る方法を考えます。

問い合わせ窓口を複数人で見るなら：Googleグループの共同トレイ

会社の「info@」のような問い合わせ窓口のアドレスを、複数の担当者で分担して対応したい場合は、Googleグループの「共同トレイ」という機能も候補になります。共同トレイは、グループのアドレスに届いたメールを、メンバーで分担して対応するための機能です。

共同トレイの考え方

Googleグループでは、グループのメールアドレスを作り、そのアドレスに届いたメールをメンバー全員で受け取れます。共同トレイを有効にすると、届いた会話をメンバーに割り当てたり、対応が終わったことを記録したりする使い方ができます。1つのアカウントのパスワードを共有する必要はなく、メンバーはそれぞれ自分のアカウントで参加します。

有効にする手順

Googleグループの公式ヘルプによると、共同トレイを有効にするには、グループのオーナーかマネージャーの役割が必要です。Googleグループにログインし、グループの名前をクリックして、左側の「グループ設定」を開き、「追加の Google グループの機能を有効にする」で「共同トレイ」を選びます。共同トレイを使うには、会話の履歴をオンにしておく必要があります（Google グループヘルプグループを作成し、グループ設定を選択する）。

気をつける点

公式ヘルプでは、仕事用や学校用のアカウントでこの機能を使うには、ビジネス向けのGoogleグループが必要だとされています。会社でGoogle Workspaceを使っている場合は、管理者の設定で使えるかどうかが決まるので、管理者に確かめます。

使い分けの目安

ここまで紹介した方法を、目的ごとに整理すると次のようになります。

目的	向いている方法
上司のメールの整理を秘書に任せる	メールの委任
家族のお店の注文メールを数人で確かめる	メールの委任
問い合わせ窓口のメールを担当で分担する	Googleグループの共同トレイ、問い合わせ管理の道具
届いた問い合わせごとに担当と状況を管理する	問い合わせ管理の道具
メールとドライブのファイルを一緒に共有する	委任とドライブの共有の組み合わせ

いずれの場合も、パスワードを教え合う方法は避けるのが基本です。どうしても1つのアカウントを複数人で使う必要がある場合は、少なくとも二段階認証を有効にし、パスワードを知っている人を最小限にして、担当が変わるたびにパスワードを変えるようにします。

委任を使うときの決まりごと

委任を使えば、誰が送ったメールかは分かるようになりますが、チームでうまく回すには、使い方の決まりも大切です。

削除とアーカイブの扱いを決める

代理人はメールを削除できます。不要なメールを削除する人と、残しておきたい人が混在すると、大事なメールが消えてしまうことがあります。削除はせずにアーカイブする、といった決まりを決めておくと安心です。

返信のひな形をそろえる

複数の代理人が同じ窓口から返信すると、人によって言葉づかいや署名がばらばらになりがちです。よく届く問い合わせへの返信のひな形を作り、全員が同じひな形を使うようにすると、お客様から見た窓口の印象がそろいます。ひな形は、文書にまとめてチームで見られる場所に保存しておき、内容を変えたときは全員に知らせます。

対応の記録を残す場所を決める

委任では、誰が送ったメールかは分かりますが、「対応中」「確認待ち」「完了」といった対応の状況は、ラベルなどで自分たちで管理する必要があります。どのラベルをどの状況で使うかを決めておかないと、ラベルが増えすぎて分かりにくくなります。使うラベルの数を絞り、意味を全員で共有しておきます。

定期的に代理人を見直す

担当が変わったのに代理人が残ったままになっていると、必要のない人がメールを見られる状態が続きます。半年に1回など、決まった時期に代理人の一覧を見直す習慣をつけておきます。

送信者の表示に気をつける

代理人がメールを送ると、代理人のメールアドレスが表示されます。お客様から見ると、窓口のアドレスと担当者のアドレスの両方が見えることになるので、署名の書き方や、返信の宛先の扱いをチームでそろえておきます。

アカウントを守るために見直したい設定

複数人でGmailを使う場合、アカウントを守る設定の見直しも欠かせません。

二段階認証を有効にする

アカウントの持ち主は、二段階認証を有効にしておきます。委任を使えば、代理人はそれぞれ自分のアカウントでログインするので、持ち主の二段階認証は持ち主のスマートフォンだけで管理できます。

パスキーを使う

Gmailのヘルプでは、パスキーをアカウントにログインするための最も簡単で安全な方法として紹介しています。パスキーとは、指紋や顔の認証、画面のロックを使ってログインする仕組みのことです。パスワードを入力しなくてよくなるため、パスワードが漏れる心配を減らせます。

不審な代理人に気づいたら

公式ヘルプには、追加した覚えのない代理人が設定されている場合の解決の方法も載っています。自分の知らない代理人が一覧にあったら、すぐに削除し、パスワードを変えて、アカウントの安全を確かめます。

会社のアカウントは管理者に相談する

会社のGoogle Workspaceのアカウントでは、委任や共同トレイを使えるかどうかを、組織の管理者が設定しています。会社のメールを複数人で扱いたいときは、自分で工夫する前に、管理者に相談するのが確実です。メールやアカウントの安全を守る仕事に関心がある人は、AI・マーケティング・セキュリティのお仕事で、セキュリティの分野の仕事の中身を知っておくのも役立ちます。

家族やお店で使う場合の考え方

Gmailを複数人で使いたいのは、会社だけではありません。家族で営む小さなお店や、夫婦で始めたネットショップで、注文や問い合わせのメールを交代で確かめたいという場面もよくあります。

家族でもパスワードは分ける

家族だからといって、1つのアカウントのパスワードを全員で使うと、会社の場合と同じ問題が起きます。誰が返信したか分からない、二段階認証のスマートフォンが1台に限られる、といった問題です。家族それぞれが自分のGoogleアカウントを持ち、お店のアカウントの代理人として追加する形にしておくと、後から困ることが減ります。

お店のアカウントと個人のアカウントを分ける

お店の注文や問い合わせのメールを、家族の誰かの個人のGmailで受けていると、個人のメールとお店のメールが混ざってしまいます。お店のためのアカウントを別に作り、そのアカウントに家族を代理人として追加すると、個人のメールを見られる心配もなくなります。

子どもに手伝ってもらうとき

お店の手伝いをする子どもに注文の確認を任せる場合も、代理人として追加すれば、子ども自身のアカウントから確認できます。手伝いが終わったら、代理人から外すだけで済みます。

取引先からメール対応を任されたとき

在宅で事務やカスタマーサポートの仕事を受ける人は、取引先のメールの対応を任されることがあります。そのときに取引先からパスワードを教えられそうになったら、委任の機能を提案するのが、取引先と自分の両方を守る方法です。

パスワードを預からない理由

取引先のパスワードを預かると、万一アカウントに問題が起きたとき、自分が疑われる立場になってしまいます。委任であれば、自分が送ったメールには自分のアドレスが表示され、取引先は代理人をいつでも外せます。自分の作業の範囲がはっきりするので、トラブルのときに自分を守ることにもつながります。

取引先に伝えるときの言い方

「パスワードをお預かりするかわりに、Gmailの委任の機能で私のアカウントを代理人として追加していただけますか。設定はGmailの『アカウントとインポート』から数分でできます」のように、具体的な手順を添えて伝えると、取引先も設定しやすくなります。会社のGoogle Workspaceのアカウントの場合は、管理者の設定で委任が使えないこともあるので、その場合は取引先の管理者と相談してもらいます。

作業の記録を残す

委任で対応する場合も、どのメールにいつ返信したかを、自分の手元の記録にも残しておくと、取引先への報告や請求のときに役立ちます。対応の範囲や、返信してよい内容の線引きも、仕事の始めに取引先と決めておきます。

共有をやめるとき、担当が変わるとき

複数人でのメールの共有は、始めるときよりも、やめるときや担当が変わるときに問題が起きやすいものです。

委任をやめるとき

代理人を外すには、アカウントの持ち主が「アカウントとインポート」のタブで、代理人の横の「削除」をクリックします。外された代理人は、それ以降、委任された受信トレイを開けなくなります。外す前に、対応の途中のメールがないかを確かめ、引き継ぎを済ませておきます。

パスワードを共有していた場合

これまでパスワードを教え合う形で共有していた場合は、共有をやめるときに必ずパスワードを変えます。あわせて、アカウントに登録されている再設定用の電話番号やメールアドレスが、今の持ち主のものになっているかも確かめます。前の担当者のスマートフォンが登録されたままだと、パスワードを変えても、そのスマートフォンからパスワードを再設定できてしまうおそれがあります。

引き継ぎで残しておきたいこと

担当が変わるときは、よく届く問い合わせの種類、返信のひな形、ラベルの使い方、取引先ごとの注意点などを文書にして残しておきます。メールの受信トレイだけに頼ると、こうした知識は担当者の頭の中にしか残りません。

問い合わせ対応をメールだけで回す難しさ

小さな会社やお店では、問い合わせの対応をGmailの受信トレイだけで回していることがよくあります。委任や共同トレイを使えば複数人で見られるようになりますが、問い合わせが増えてくると、次のような難しさが出てきます。

対応の状況が見えにくい

メールの受信トレイでは、届いたメールが時間の順に並びます。どの問い合わせが未対応で、どれが対応中で、どれが終わったのかを、ラベルやスターを使って自分たちで管理する必要があります。担当が増えるほど、決まりを守り続けるのが難しくなります。

問い合わせの内容がばらばら

メールで届く問い合わせは、書き方が人によってばらばらです。必要な情報が書かれていないと、確認のやりとりが増え、返信までに時間がかかります。問い合わせの窓口をフォームにして、必要な項目を入力してもらうと、確認の手間が減ります。

集計や振り返りがしにくい

どんな問い合わせが何件あったか、どのくらいで返信できたかを振り返るには、メールを1件ずつ数える必要があります。問い合わせの記録が表の形で残っていれば、集計や改善に使いやすくなります。

在宅で働くチームや、リモートで窓口を分担しているチームでは、こうした仕組みづくりが特に大切になります。テレワークの環境を整える費用については、テレワーク助成金 2026のように、助成金の考え方を整理した記事も参考になります。

無料から試せる選択肢

問い合わせ窓口のメールを複数人で分担するなら、問い合わせを受け付ける段階から仕組みに乗せる方法もあります。その候補の1つが、受付から対応までを扱うフォームの道具であるHalict（ハリクト）です。公式ページによると、問い合わせや申込のフォームを作り、届いた回答の一件ごとに担当と状況を残して、返信も同じ画面から送れるように作られています。フォームの数と回答の数はどのプランでも無制限で、無料のフリープランはメンバー1人まで、メンバー3人までのスタータープランは月額2,980円（税抜）と案内されています。

Gmailのアカウントを共有して問い合わせを回している小さなチームが、窓口をフォームにして、誰がどの問い合わせに対応しているかを見える形にしたいときに、無料の範囲で試してみる選択肢として検討できます。詳しい機能と料金はHalictの紹介ページで確かめられます。

Halictは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

共有の方法から見た考察

Gmailのアカウントを複数人で使いたいという要望の多くは、「パスワードを教え合う」という手軽な方法で始まります。しかし、誰が何をしたかが分からない、二段階認証が使いにくい、担当が変わるたびにパスワードを変える必要がある、といった問題は、使う人が増えるほど大きくなります。Googleが用意している委任や共同トレイを使えば、それぞれが自分のアカウントでログインしたまま、必要な範囲だけを共有できます。

在宅で事務やサポートの仕事を受ける人にとっては、取引先からメールの対応を任される場面もあります。そのときに、パスワードを教えてもらうのではなく、委任で代理人として追加してもらう方法を提案できると、取引先のアカウントを守りつつ、自分の作業の記録も残せます。こうした提案ができることは、取引先からの信頼にもつながります。

業務の流れを整理して、道具と決まりの両方で改善する考え方は、中小企業診断士のような資格で体系的に学べます。小さな会社の窓口業務の見直しを手伝う仕事を目指す人にとっても、役立つ視点です。

よくある質問

Q. Gmailのアカウントを複数人で共有するにはどうすればよいですか？

パスワードを教え合うのではなく、Gmailの「メールの委任」を使うのが基本です。パソコンのGmailの設定にある「アカウントとインポート」の「アカウントへのアクセスを許可」から代理人を追加すると、代理人は自分のアカウントでログインしたまま、委任された受信トレイを開いてメールを読んだり送ったりできます。

Q. Gmailの代理人は何人まで追加できますか？

Googleの公式ヘルプによると、個人用の@gmail.comアカウントでは最大10人、仕事用や学校用のアカウントでは最大1,000人まで追加できます。一般的な使い方では、1つのアカウントに同時にアクセスできる代理人は40人とされています。招待は1週間で期限が切れるので、その間に承諾してもらいます。