見積もりを断るメールの書き方｜選ばなかった相手への例文

結論から言うと、見積もりを断るメールは、見積もりへのお礼、発注しないという結論、短い理由、今後の関係への一言の4つを、決まった時点ですぐに送れば十分です。理由を細かく書く必要はなく、他社の金額を伝える必要もありません。大切なのは、相手が結果を待ち続けないように、はっきりと早く伝えることです。

見積もりを依頼した相手は、時間をかけて内容を確かめ、金額を計算し、書類を作っています。その相手に結果を伝えないまま連絡を絶つと、相手は返事を待ち続け、何度も問い合わせることになります。この記事では、見積もりを断るメールを送る時期、件名と本文の組み立て、場面ごとの例文、理由の伝え方、避けたい表現、断った後の関係の残し方を順に説明します。見積もりの依頼や問い合わせを受ける側が、返信の漏れを防ぐ方法として、社外からの連絡を担当と状況つきで扱えるHalictにも後半で触れます。

見積もりを断るメールが必要な理由

見積もりを依頼した相手のうち、発注しなかった相手に連絡を入れない会社は少なくありません。発注した相手には連絡をするのに、選ばなかった相手には何も伝えずに終わらせてしまう、というのはよくある流れです。しかし、見積もりを断る連絡は、送る側にとっても受け取る側にとっても大切な意味を持っています。

まず、見積もりを出した相手は、結果が出るまで、その仕事のための準備を続けていることがあります。人の手配を仮に押さえていたり、材料の仕入れを検討していたり、ほかの仕事の予定を空けていたりします。断りの連絡が早く届けば、相手はその準備をほかの仕事に回せます。連絡が遅れたり、届かなかったりすると、相手は準備のための時間を無駄にすることになります。

次に、断りの連絡がないと、相手は「まだ検討中なのか」「もう決まったのか」が分からず、確かめるために電話やメールで問い合わせてきます。こちらがそのたびに返事をする手間を考えると、最初にきちんと断りのメールを送るほうが、お互いの手間は少なく済みます。

さらに、断り方は、次の取引に影響します。今回は他社に決めても、次の機会には同じ相手に見積もりを頼むかもしれません。見積もりを出した相手に何も伝えずに終わらせた会社が、次にまた見積もりを依頼しても、相手は気持ちよく引き受けてくれるとは限りません。反対に、丁寧に断った会社には、次の依頼のときにも前向きに対応してもらえます。

法律の上では、見積もりを依頼しただけでは、まだ契約は成立していません。民法では、契約の成立について次のように定めています。

契約は、契約の内容を示してその締結を申し入れる意思表示（以下「申込み」という。）に対して相手方が承諾をしたときに成立する。 出典: 民法 第522条（e-Gov法令検索）

見積書は、多くの場合、相手がこの条件なら引き受けますという内容を示したもので、こちらが発注の意思を伝えるまでは契約にはなりません。そのため、見積もりを断ることに法律上の問題はありません。ただし、見積もりの段階で「この内容でお願いします」と返事をしていたり、作業を始めてもらっていたりすると、話が変わることがあります。発注するつもりがないのに作業を進めてもらうことがないよう、検討の段階では、まだ決まっていないことを相手に伝えておくのが大切です。

断りのメールを送る時期

見積もりを断るメールは、発注先が決まった時点で、できるだけ早く送ります。発注先が決まったその日か、遅くとも翌営業日までに送るのが目安です。

見積もりを依頼するときに、回答の期限を伝えている場合は、その期限までに結果を伝えるのが原則です。たとえば「11月20日までに発注先を決めます」と伝えていたなら、20日までに、選んだ相手にも選ばなかった相手にも連絡します。期限までに決まらない場合も、そのまま待たせず、「社内での検討に時間がかかっており、結果のご連絡は25日ごろになる見込みです」と、途中の連絡を入れます。

断りの連絡を遅らせてしまう原因の1つは、選んだ相手との契約が正式に決まるまで、念のために待っておこう、と考えることです。選んだ相手と条件が折り合わなかった場合に備えて、ほかの相手をつなぎとめておきたい気持ちは分かります。しかし、その間、選ばなかった相手は結果を待ち続けることになります。選んだ相手との契約がまだ固まっていない場合は、断りのメールではなく、「現在、社内で最終の調整をしております。結果は今週中にご連絡いたします」と途中の連絡を入れておき、決まった時点で断りのメールを送ります。

もう1つの原因は、断りの連絡を書くのが気まずく、後回しにしてしまうことです。見積もりの依頼から時間がたつほど、連絡はさらに書きにくくなります。発注先が決まったら、選んだ相手への連絡と同じ日に、選ばなかった相手への連絡も済ませる、と決めておくと、後回しになりません。

連絡が遅れてしまった場合は、遅れたことを短くお詫びしてから結果を伝えます。「ご連絡が遅くなり、大変申し訳ございません」の一文を最初に入れれば、それ以上の言い訳は必要ありません。

相見積もりを依頼するときに伝えておくこと

見積もりを断るときの気まずさは、見積もりを依頼する段階での伝え方で、かなり減らせます。複数の会社に見積もりを頼むことを相見積もりといいますが、相見積もりであることを最初に伝えておけば、断りの連絡を受けた相手も、結果を落ち着いて受け止められます。

見積もりを依頼するときに伝えておきたいのは、次の4つです。1つ目は、ほかの会社にも見積もりを依頼していることです。「今回は3社にお見積もりをお願いしております」と書いておけば、相手は選ばれない可能性があることを分かったうえで見積もりを作ります。社数まで書くかどうかは任意ですが、書いておくと相手は見積もりにかける手間の目安を立てやすくなります。

2つ目は、発注先を決める時期です。「11月20日ごろまでに発注先を決め、結果はすべての会社様にご連絡いたします」と書いておけば、相手はいつまで待てばよいかが分かり、確かめの問い合わせが減ります。結果をすべての会社に連絡すると最初に約束しておくことは、こちらにとっても、断りの連絡を後回しにしない決め手になります。

3つ目は、選ぶときに重視する点です。金額を重視するのか、納期を重視するのか、実績を重視するのかを伝えておけば、相手はその点に力を入れた見積もりを作れます。断るときにも、「重視していた納期の面で」と、最初に伝えた基準に沿って理由を書けるので、説明が短く済みます。

4つ目は、予算の目安です。予算を伝えると、その金額に合わせた見積もりが出てくる、という心配から伏せる会社もあります。ただ、予算の目安がないと、要望とかけ離れた内容の見積もりが出てきて、比べることができなくなります。「100万円前後を想定しております」のように幅を持たせて伝えると、比べやすい見積もりが集まります。

この4つを依頼のメールに書いておくと、見積もりの比較がしやすくなり、断るときの連絡も、最初の約束を守るだけの作業になります。

件名と本文の組み立て方

見積もりを断るメールは、件名、宛名、あいさつと名乗り、見積もりへのお礼、結論、理由、今後の関係への一言、結び、署名の順に組み立てます。

件名は、何の見積もりに対する連絡かが分かるように書きます。「お見積もりの件」だけでは、相手は多くの見積もりの中からどれのことか分からないことがあります。「Webサイト制作のお見積もりについて（株式会社△△ 山田）」のように、見積もりの内容と、こちらの会社名、名前を入れます。件名に「お断り」と書くかどうかは迷うところですが、書かなくても構いません。件名で結論を見せるより、本文で丁寧に伝えるほうが、受け取った人の印象はやわらかくなります。

本文の最初は、いつものあいさつと名乗りです。続けて、見積もりを出してもらったことへのお礼を書きます。「このたびは、Webサイト制作のお見積もりをご提出いただき、誠にありがとうございました。」のように、何の見積もりへのお礼かを書きます。打ち合わせをしてもらった、提案書を作ってもらった、再見積もりに応じてもらった、という場合は、それぞれへのお礼も添えます。

次に、結論を書きます。「社内で慎重に検討いたしました結果、今回は見送らせていただくことになりました。」のように、発注しないことをはっきり書きます。遠回しな書き方をすると、相手はまだ可能性があると考えて、再提案や値下げの連絡をしてくることがあります。断ることは、お互いのためにはっきり伝えます。

理由は短く書きます。「他社に決めた」「予算が合わなかった」「計画そのものが止まった」のように、1文で伝えれば十分です。理由の書き方は、後の節で詳しく説明します。

最後に、今後の関係への一言と結びを書きます。「また別の機会がございましたら、ご相談させていただけますと幸いです。」「今後とも、どうぞよろしくお願い申し上げます。」のように、今回で関係を終わらせるつもりはないことを伝えます。

他社に決めた場合の例文

いちばん多いのが、複数の会社から見積もりを取り、ほかの会社に決めた場合です。この場合は、他社に決めたことを伝えればよく、他社の名前や金額を書く必要はありません。

件名：Webサイト制作のお見積もりについて（株式会社△△ 山田）

株式会社〇〇
営業部 鈴木 一郎様

いつも大変お世話になっております。
株式会社△△ 総務部の山田でございます。

先日は、弊社Webサイトの制作について、
お打ち合わせとお見積もりのご提出をいただき、誠にありがとうございました。

社内で慎重に検討いたしました結果、
今回は、別の会社様にお願いすることとなりました。
ご丁寧なご提案をいただきましたのに、
ご期待に沿えない結果となり、誠に申し訳ございません。

お打ち合わせの際にいただいたご助言は、
今後の運営にも活かしてまいります。
また別の機会がございましたら、改めてご相談させていただけますと幸いです。

まずは、お見積もりへのお礼とご報告を申し上げます。
今後とも、どうぞよろしくお願い申し上げます。

株式会社△△
総務部 山田 花子
電話：03-0000-0000

この例文のように、打ち合わせでもらった助言や提案のよかった点に一言触れると、相手は自分たちの仕事が無駄ではなかったと受け取れます。ただし、取ってつけたような褒め言葉は逆効果なので、実際に役立ったことがあるときだけ書きます。

「別の会社様にお願いすることとなりました」の部分は、「他社に依頼することとなりました」と書いても失礼ではありません。相手の会社への敬意を示したいなら「別の会社様」、簡潔に書きたいなら「他社」と、文面全体の丁寧さに合わせて選びます。

予算が合わなかった場合の例文

見積もりの金額が予算を上回り、発注を見送る場合は、予算の都合であることを伝えます。この場合、伝え方によっては、相手が値下げの提案をしてくることがあります。値下げされても発注しない場合は、そのことが伝わる書き方を選びます。

件名：社内システム改修のお見積もりについて（株式会社△△ 山田）

株式会社〇〇
システム部 佐藤 健太様

いつもお世話になっております。
株式会社△△ 情報システム部の山田でございます。

このたびは、社内システム改修のお見積もりをご提出いただき、
誠にありがとうございました。

社内で検討いたしましたが、今年度の予算の範囲を大きく超えるため、
誠に残念ながら、今回の発注は見送らせていただくことになりました。

ご提案の内容は、弊社の課題をよく捉えていただいたものでしたので、
次年度の予算を組む際に、改めて検討させていただきたいと考えております。
その節は、ご相談させていただけますと幸いです。

ご尽力いただきましたのに、このようなご連絡となり申し訳ございません。
今後とも、どうぞよろしくお願い申し上げます。

株式会社△△
情報システム部 山田 太郎
電話：03-0000-0000

金額を下げてもらえれば発注したい場合は、断りのメールではなく、相談のメールとして書きます。「ご提示いただいた金額が予算を上回っており、範囲を絞った場合のお見積もりをお願いできないでしょうか」のように、どこを見直してほしいかを具体的に伝えます。反対に、値下げされても発注しない場合は、「予算の範囲を大きく超えるため」「今年度は計画そのものを見直すことになったため」のように、金額の調整では解決しないことが伝わる書き方にします。

予算の具体的な金額を書く必要はありません。「予算は100万円でした」と書くと、相手は100万円に合わせた見積もりを出し直してくることがあり、断りの連絡が交渉の始まりになってしまいます。

計画の中止や延期で断る場合の例文

社内の事情で、発注の計画そのものが中止になったり、延期になったりすることもあります。この場合は、相手の見積もりの内容とは関係なく断ることになるので、そのことを伝えると、相手は納得しやすくなります。

件名：展示会ブース制作のお見積もりについて（株式会社△△ 山田）

株式会社〇〇
営業部 田中 美咲様

いつもお世話になっております。
株式会社△△ 営業企画部の山田でございます。

先日は、来年2月の展示会ブース制作について、
お見積もりと完成イメージのご提案をいただき、誠にありがとうございました。

大変申し訳ないのですが、社内での方針の見直しにより、
来年2月の展示会への出展そのものを見送ることとなりました。
そのため、今回のご依頼は取り下げさせていただきたく、ご連絡いたしました。

ご提案いただいた内容に問題があったわけではございません。
貴重なお時間を割いてご準備いただきましたのに、
このような結果となりましたことを、心よりお詫び申し上げます。

出展を改めて検討する際には、ぜひご相談させてください。
今後とも、どうぞよろしくお願い申し上げます。

株式会社△△
営業企画部 山田 太郎
電話：03-0000-0000

計画の延期で、いずれ改めて依頼する可能性がある場合は、「来年度に改めて検討する予定です」のように見通しを書きます。ただし、改めて依頼するかどうか決まっていないのに「必ずお願いします」と約束するのは避けます。守れない約束は、断る以上に相手の信頼を損ねます。

再見積もりや打ち合わせの後に断る場合

何度も打ち合わせをしてもらったり、条件を変えた再見積もりに応じてもらったりした後に断る場合は、相手がかけた手間が大きいため、より丁寧に書きます。相手は、ここまで対応したのだから発注してもらえるだろう、と考えていることが多く、断りの連絡を受けたときの落胆も大きくなります。

件名：業務委託のお見積もりについて（株式会社△△ 山田）

株式会社〇〇
代表取締役 鈴木 一郎様

いつも大変お世話になっております。
株式会社△△の山田でございます。

このたびは、3度にわたるお打ち合わせと、
条件を変えたお見積もりを何度もご用意いただき、誠にありがとうございました。
細かなご要望にも丁寧にお応えいただき、心より感謝しております。

社内で最後まで検討を重ねましたが、
今回は、別の会社様にお願いすることとなりました。
ここまでご尽力いただきましたのに、
ご期待に沿えない結果となりましたことを、深くお詫び申し上げます。

本来であれば直接お伺いしてお伝えすべきところ、
まずはメールにてご報告申し上げます。
改めて、お電話でもご挨拶させていただければと存じます。

今後とも、どうぞよろしくお願い申し上げます。

株式会社△△
営業部 山田 太郎
電話：03-0000-0000

この場面では、メールだけで済ませず、電話でも一言伝えるのが丁寧です。メールで結果を伝えたうえで、電話で改めてお礼とお詫びを伝えると、相手は誠実に対応してもらったと感じます。打ち合わせを何度も重ねた相手であれば、担当者だけでなく、その上司からも一言伝えると、さらに丁寧になります。

断る理由の伝え方と、聞かれたときの答え方

見積もりを断るメールでは、理由をどこまで書くかに迷う人が多いはずです。基本は、理由は短く、相手を責めない形で書くことです。

他社に決めた場合は、「総合的に検討した結果」「社内で検討を重ねた結果」と書けば十分です。他社の金額、他社を選んだ理由、相手の見積もりの劣っていた点を書く必要はありません。他社の金額を伝えると、それが相手にとっての値下げの目安になり、断りの連絡が交渉の始まりになってしまいます。また、取引先から受け取った見積もりの金額は、その会社にとって大切な情報です。ほかの会社に伝えることは、信頼を損ねる行為になります。

予算が合わなかった場合は、「予算の都合により」「今年度の予算の範囲を超えるため」と書きます。計画が止まった場合は、「社内の方針の見直しにより」と書けば、詳しい事情は書かなくて構いません。

相手から、選ばれなかった理由を聞かれることもあります。今後の提案に活かしたいという理由で聞かれた場合は、差し支えない範囲で答えると、相手の役に立ちます。このとき、他社の名前や金額は伏せ、相手の提案についての感想として伝えます。「金額の面では大きな差はありませんでしたが、納期の面で、より早く対応いただける会社がございました」のように、相手が次の提案で見直せる点を、事実として伝えます。

一方で、答えにくい理由や、社内の事情で詳しく話せない場合は、「申し訳ございませんが、社内での検討の詳細はお伝えできかねます」と書いて構いません。答えられないことを無理に答えようとすると、事実と違う説明をしてしまうことがあります。

見積もりを断るメールで避けたい表現

断りのメールは、言葉の選び方1つで、相手の受け取り方が大きく変わります。避けたい表現をいくつか挙げます。

1つ目は、結論があいまいな表現です。「今回は少し難しいかもしれません」「検討の結果、別の方向も考えております」のような書き方では、相手は断られたのかどうか判断できません。相手は可能性が残っていると考えて、再提案をしてくることがあります。「今回は見送らせていただくことになりました」と、結論をはっきり書きます。

2つ目は、相手の見積もりを否定する表現です。「金額が高すぎました」「提案の内容が弊社の要望と合っていませんでした」のように書くと、相手は自分たちの仕事を否定されたと受け取ります。理由は、こちらの事情として書きます。「金額が高い」ではなく「予算の範囲を超える」、「要望と合っていない」ではなく「今回の計画には別の会社様の内容が合っていた」と書けば、同じことを伝えていても、相手の受け取り方はやわらかくなります。

3つ目は、他社と比べる表現です。「他社は半額でした」「他社のほうが実績が豊富でした」のような書き方は、相手を責めることになり、他社の情報を漏らすことにもなります。

4つ目は、守れない約束です。断りの気まずさから、「次は必ずお願いします」「来月にはまたご依頼します」と書いてしまうことがあります。実際に依頼する予定がないのに約束をすると、相手はその約束を待ち続けます。「また別の機会がございましたら、ご相談させていただけますと幸いです」のように、約束ではなく希望として書きます。

5つ目は、お詫びを重ねすぎる表現です。見積もりを断ることは、取引の中でよくあることで、相手も断られることには慣れています。何度もお詫びの言葉を重ねると、かえって相手が恐縮してしまいます。お詫びは1回か2回にとどめます。

電話で断る場合の伝え方

見積もりの断りは、メールで伝えるのが基本です。メールなら記録が残り、相手も都合のよいときに読めます。ただ、何度も打ち合わせをした相手や、長く付き合いのある取引先、相手から電話で結果を聞かれた場合は、電話で伝えることもあります。

電話で断るときも、伝える順番はメールと同じです。見積もりへのお礼、結論、短い理由、今後の関係への一言の順に話します。最初に「先日お見積もりをいただいた件で、結果のご報告のためにお電話いたしました」と用件を伝え、相手に話を聞く準備をしてもらいます。

電話では、結論を先延ばしにしないことが特に大切です。お礼や雑談を長く続けると、相手は良い結果を期待して話を聞くことになり、結論を聞いたときの落胆が大きくなります。お礼を一言伝えたら、すぐに「社内で検討いたしました結果、今回は見送らせていただくことになりました」と結論を伝えます。

相手から理由を聞かれたら、メールのときと同じく、差し支えない範囲で答えます。電話では、その場で答えに詰まると、事実と違う説明をしてしまうことがあるので、電話をかける前に、伝える理由を1つか2つ決めておきます。

電話で断った後は、メールでも結果を送っておきます。「先ほどお電話でお伝えしましたとおり」と始め、結論とお礼を短く書けば十分です。電話の内容は記録に残らないので、メールを送っておくと、相手の社内でも結果が正しく共有されます。

相手が不在だった場合は、留守番電話に断りの内容を残すのではなく、折り返しをお願いするか、メールで結果を送ります。断りの内容を留守番電話に残すと、相手は質問をすることができません。

断った後に再提案が続くときの返信

見積もりを断った後に、相手から値下げの提案や、内容を変えた再提案が届くことがあります。相手にとっては、もう1度だけ検討してほしいという気持ちからの連絡ですが、こちらの結論が変わらない場合は、はっきりと、しかし丁寧に伝え直します。

件名：Re: お見積もり再提案の件（株式会社△△ 山田）

株式会社〇〇
営業部 鈴木 一郎様

いつもお世話になっております。
株式会社△△の山田でございます。

このたびは、改めてのご提案をいただき、誠にありがとうございます。
ご丁寧にご検討いただきましたことに、感謝申し上げます。

大変恐縮ではございますが、今回の件につきましては、
すでに別の会社様との契約を進めておりますため、
ご提案をお受けすることができかねます。

また別の機会がございましたら、改めてご相談させていただきます。
何卒ご理解いただけますよう、お願い申し上げます。

株式会社△△
総務部 山田 花子
電話：03-0000-0000

再提案を断るときは、最初の断りより、さらに結論をはっきり書きます。「検討いたします」と返すと、相手は可能性があると考えて、さらに提案を重ねてきます。結論が変わらないなら、「お受けすることができかねます」と書き、理由として「すでに別の会社様との契約を進めております」のように、変えられない事実を添えます。

再提案の連絡が何度も続く場合は、返信をするたびにやり取りが長くなるので、上司や担当の窓口から一度だけ伝えてもらう方法もあります。それでも連絡が続く場合は、それ以上の返信は控えて構いません。

紹介を受けた相手や個人のフリーランスに断る場合

見積もりを断る相手が、知人や取引先から紹介を受けた会社だったり、個人で仕事を受けているフリーランスだったりする場合は、もう一段の気づかいが必要です。

紹介を受けた相手に断るときは、相手への断りの連絡に加えて、紹介してくれた人にも結果を伝えます。紹介した人は、自分が紹介した相手がどうなったかを気にしています。紹介した人が、紹介先から先に結果を聞くことになると、気まずい思いをさせてしまいます。「ご紹介いただいた〇〇社様には、丁寧なご提案をいただきましたが、今回は別の会社にお願いすることになりました。せっかくご紹介いただきましたのに申し訳ございません」と、紹介先に断りの連絡を送ったのと同じ日に伝えます。

個人のフリーランスに断る場合は、相手が見積もりのために使った時間が、そのまま相手の収入を減らしていることを意識します。会社と違い、個人は見積もりを作る間、ほかの仕事を受けられないことがあります。断りの連絡は、会社に送るとき以上に早く送ります。また、個人の場合は、担当者と経営者が同じ人なので、断りの連絡がそのまま相手の仕事の予定に響きます。「来月から始める予定でしたが」のように、相手が空けていた予定に触れ、早めに連絡できなかったことがあれば、それもお詫びしておきます。

どちらの場合も、断る相手との関係は今回で終わるわけではありません。紹介をくれた人との関係、フリーランスの人が持つ同業の仲間との関係を通じて、断り方はほかの人にも伝わっていきます。

見積もりの依頼と断りの記録を残す

見積もりを依頼してから、発注先を決め、断りの連絡を送るまでの流れは、記録に残しておくと、次に見積もりを取るときに役立ちます。どの会社に何の見積もりを依頼し、いくらの金額が出て、どの会社に決め、どの会社に断りの連絡を送ったか。これを一覧にしておけば、断りの連絡の漏れを防げるうえ、次に同じ種類の仕事を頼むときに、どの会社に声をかけるかを決めやすくなります。

表計算で記録する場合は、依頼した日、依頼した会社、見積もりの内容、受け取った日、金額、結果、結果を伝えた日、の列を作ります。結果の列に「発注」「見送り」を書き、結果を伝えた日の列が空いている行を探せば、連絡を送っていない会社がすぐに分かります。

記録には、金額だけでなく、各社の見積もりの書き方や対応の早さも一言ずつ書いておくと役に立ちます。「質問への返信が当日中だった」「内訳が細かく分かりやすかった」「納期の見通しが具体的だった」といった気づきは、次に見積もりを依頼する会社を選ぶときの手がかりになります。担当者が異動したり退職したりしても、記録が残っていれば、後任の人が同じ判断を一からやり直さずに済みます。

受け取った見積書の保存にも気をつけます。発注先に選んだ相手からメールで受け取った見積書のPDFは、税金の書類として保存が必要なものにあたります。電子メールで受け取った取引の書類の保存の決まりは、国税庁の電子帳簿保存法関係のページで確かめられます。見送った相手の見積書をどう扱うかも含め、社内で保存の決まりを作っておくと、後から探すときに困りません。

見積もりの依頼を受ける側が漏れを防ぐ方法

ここまでは見積もりを断る側の話でしたが、反対に見積もりの依頼を受ける側に立つ会社や個人も多いはずです。Webサイトのフォームから見積もりの依頼や問い合わせを受け付けている場合、依頼に返信したかどうか、見積もりを出した後に結果を確かめたかどうかを、きちんと追いかけることが大切です。

見積もりを出したのに、相手から結果の連絡が来ないことはよくあります。そのまま待ち続けるのではなく、回答の期限の数日後に「その後、ご検討の状況はいかがでしょうか」と1度だけ確かめる連絡を送ると、結果が分かることが多くあります。断りの返事であっても、結果が分かれば、押さえていた人の手配や予定を、ほかの仕事に回せます。

依頼が少ないうちは、表計算で一覧を作るだけで回せます。ただ、フォームからの依頼が増え、何人かで分担して返信するようになると、誰がどの依頼に返信したのか、見積もりを出した後に確かめの連絡をしたのかが分からなくなりがちです。Webサイトのフォームで受け付けた社外からの連絡を、1件ずつ担当と状況つきで扱いたい場合は、Halictのようなサービスが候補になります。公式ページによると、Halictは、届いた1件ごとに担当と状況が残り、返信も同じ画面から送れて、開封まで記録されるフォームのサービスです。フリープランは0円でメンバー1人まで使え、フォームの数も回答の数も無制限です。3人までで共有する場合はスタータープラン（月額2,980円、税抜）、10人まで使う場合はチームプラン（月額7,800円、税抜）があります。

Halictは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

見積もりの依頼に早く返信し、結果を丁寧に確かめる会社は、たとえ今回は選ばれなくても、次の機会に声をかけてもらいやすくなります。

運営者として見てきた、断り方と次の仕事の関係

在宅ワークとフリーランスの仲介を2004年から続けてきた中で、仕事を発注する側の断り方が、次の募集に集まる人の数を左右する場面を多く見てきました。応募や見積もりの提案をしてくれた人に、結果をきちんと伝える発注者は、次に仕事を募集したときにも、前向きな提案が集まりやすくなります。反対に、選ばなかった人に何も伝えずに終わらせる発注者は、次の募集で提案が集まりにくくなる傾向があります。

フリーランスや小さな会社にとって、見積もりを作るのは無償の仕事です。要件を読み込み、作業の量を見積もり、金額を計算する時間は、実際の作業と同じくらいかかることもあります。その時間をかけてくれた相手に、結果を伝えるのは、発注する側の最低限の礼儀です。

外注先の選び方そのものに迷う場合は、専門家の助けを借りる方法もあります。中小企業の経営の相談に乗る国家資格については、中小企業診断士で、資格の内容や仕事の受け方を紹介しています。AIを使った業務の効率化を外部に頼みたい場合は、AIコンサル・業務活用支援のお仕事で、どんな人がどんな支援をしているかを確かめられます。

仲介の手数料が間に入らない直接の取引では、発注する側と受ける側が、お互いに直接やり取りをします。見積もりを断る1通のメールは、その関係を次につなぐための大切な連絡です。

よくある質問

Q. 見積もりを依頼した相手に、断りの連絡は必ず送るべきですか？

送るべきです。見積もりを出した相手は、結果が出るまで人の手配や予定を押さえていることがあり、連絡がないと準備を無駄にしてしまいます。結果を伝えないと、確かめるための問い合わせが何度も届くこともあります。発注先が決まった日か、遅くとも翌営業日までに、短くてもよいので断りのメールを送ります。

Q. 断る理由はどこまで書けばよいですか？

「総合的に検討した結果」「予算の都合により」「社内の方針の見直しにより」のように、1文で十分です。他社の名前や金額、相手の見積もりの劣っていた点を書く必要はありません。他社の金額を伝えると値下げの目安にされ、断りの連絡が交渉の始まりになってしまいます。取引先の見積もりの金額を他社に伝えることは、信頼を損ねる行為でもあります。

Q. 選ばれなかった理由を聞かれたら、どう答えればよいですか？

今後の提案に活かしたいという理由なら、差し支えない範囲で答えると相手の役に立ちます。他社の名前や金額は伏せ、「納期の面で、より早く対応いただける会社がございました」のように、相手が次に見直せる点を事実として伝えます。社内の事情で話せない場合は、「検討の詳細はお伝えできかねます」と書いて構いません。

Q. 何度も打ち合わせをした相手に断るときは、メールだけでよいですか？

メールで結果を伝えたうえで、電話でも一言お礼とお詫びを伝えるのが丁寧です。何度も打ち合わせや再見積もりに応じてもらった相手は、発注を期待していることが多く、メールだけでは落胆が大きくなります。メールの中で「改めてお電話でもご挨拶させていただきます」と書いておき、その日のうちに電話をかけると誠意が伝わります。