予約フォームを無料で作る方法と、受け付ける側が決めておく項目

2026年3月20日

＠SOHO編集部

この記事のポイント

✓予約フォームを無料で作る方法を
✓Googleフォームで作る手順
✓Googleカレンダーの予約スケジュールを使う手順

個人で教室を開いている、小さなサロンを営んでいる、フリーランスとして相談を受けている。そうした立場で予約を電話やメッセージだけで受けていると、営業中に手が止まり、聞き漏れや書き間違いも起きがちです。予約フォームを作れば、お客様は都合のよい時間に申し込め、受け付ける側は必要な情報を漏れなく受け取れます。費用をかけずに作る方法もあります。

この記事では、予約フォームを無料で作る方法として、Googleフォームで作る手順と、Googleカレンダーの予約スケジュールを使う手順を、Googleのヘルプで確かめた内容をもとに説明します。そのうえで、受け付ける側が最初に決めておく項目、二重予約を防ぐ工夫、予約のあとの連絡の段取りを整理します。届いた申し込みに担当や状況を付けて、返信まで1つの画面で行いたい場面の選択肢として、Halictにも触れます。

予約フォームを作ると何が変わるか

予約の受け付けをフォームに移すと、受け付ける側の仕事の流れが変わります。フォームを作る道具を提供している会社の解説は、利点を次のように書いています。

予約フォームを活用すれば、予約が24時間365日いつでも受付可能になります。電話や口頭での予約だと、営業時間内でなければいけません。出典: form.run

営業時間に関係なく申し込みを受けられることのほかに、受け付ける側には次のような利点があります。

名前、連絡先、希望の日時、要望などを、決まった形で受け取れる
電話の聞き間違いや、メモの書き写しの誤りが減る
申し込みが自動で一覧になり、あとから探しやすい
施術や相談の最中に電話で手を止めなくて済む

一方で、フォームに移すと、新しく考えなければならないこともあります。空いている枠をどう見せるか、同じ時間に2件の申し込みが入ったらどうするか、申し込みを受けたことをどう伝えるか。この記事の後半では、こうした受け付ける側の段取りを中心に説明します。

無料で予約フォームを作る主な方法

費用をかけずに予約フォームを作る方法は、大きく分けて次の3つです。

方法	向いている場面	気をつけること
Googleフォームで作る	希望の日時を複数聞いて、こちらから確定の連絡をする受け付け	空き枠の自動管理はしないので、確定の連絡が要る
Googleカレンダーの予約スケジュールを使う	空いている時間からお客様に選んでもらう受け付け	一部の機能は有料のプランが必要
予約や申し込みの専用の道具の無料プランを使う	受け付けたあとの連絡や管理まで1つにまとめたい	無料の範囲と有料の範囲を確かめる

どれがよいかは、予約の性質で決まります。「お客様の希望を聞いてから、こちらで日時を調整して確定する」形なら、Googleフォームで十分です。「空いている時間をそのまま選んでもらい、その場で確定する」形なら、Googleカレンダーの予約スケジュールが向いています。

Googleフォームで予約フォームを作る手順

Googleフォームは、Googleのアカウントがあれば無料で使えるフォームの道具です。予約の受け付けに使うときの基本の手順は、Googleのヘルプ「Google フォームの使い方」のとおりです。

パソコンでforms.google.comを開く
空白のフォームのアイコンをクリックする
「無題のフォーム」に名前を付ける（例：「個別相談予約申し込み」）
フォームの説明に、予約の内容、所要時間、料金、キャンセルの決まり、問い合わせ先を書く
質問を追加していく

予約フォームで使う質問の形式

Googleのヘルプ「フォームの質問の形式を選択する」によると、Googleフォームには、記述式、段落、ラジオボタン、チェックボックス、プルダウン、日付、時刻などの質問の形式があります。予約フォームでは、次のように使い分けます。

聞くこと	向いている形式
名前、電話番号	記述式
メニューやコース	ラジオボタン（1つだけ選ぶ）
第1希望の日付	日付
第1希望の時間帯	プルダウンかラジオボタン（「10時から」「13時から」など）
第2、第3希望	日付とプルダウンを繰り返す
要望や相談したい内容	段落

日付の形式では、回答者は日付を入力できます。同じヘルプによると、その他のアイコンから年や時刻を含めることもできます。時間帯は、自由に書いてもらうより、受け付けられる時間の選択肢から選んでもらうほうが、営業時間外の希望が入るのを防げます。

入力の間違いを防ぐ

電話番号やメールアドレスの書き間違いは、予約の連絡が届かない原因になります。Googleのヘルプ「フォームのルールを設定する方法」によると、記述式の質問には「回答の検証」でルールを設定でき、たとえば回答がメールの形式になっているかを確かめられます。電話番号の桁数を正規表現で確かめる例も載っています。必須の質問は、右下の「必須」をオンにしておきます。

公開して予約の受け付けを始める

フォームができたら、公開します。Googleのヘルプ「フォームを公開して回答者と共有する」によると、右上の「公開」をクリックし、回答できる人の範囲を選んで公開します。お客様に答えてもらう予約フォームでは、「一般的なアクセス」で、リンクを知っているすべてのユーザーが回答できるようにします。

公開したら、「回答者に送信するリンクをコピー」でURLを取得し、WebサイトやSNSのプロフィール、案内のメールに載せます。同じヘルプによると、その他のアイコンの「HTMLを埋め込む」で、自分のWebサイトやブログにフォームを埋め込むこともできます。

Googleカレンダーの予約スケジュールで、空き時間から選んでもらう

空いている時間からお客様に選んでもらい、その場で予約を確定したいなら、Googleカレンダーの予約スケジュールが向いています。Googleのヘルプ「予約スケジュールを作成する」によると、個人のGoogleアカウントかWorkspaceのアカウントがあれば作れます。ただし、一部の機能は、対象となるGoogle WorkspaceのサブスクリプションかGoogle Oneのメンバーシップが必要と書かれています。作れるのはパソコンからで、スマートフォンのカレンダーのアプリからは作れません。

予約スケジュールを作る手順

パソコンでGoogleカレンダーを開く
左上の「作成」をクリックし、「予約スケジュール」を選ぶ
タイトル、予約の長さ、通常時の空き時間を設定する
「次へ」をクリックし、予約ページの設定をする
「保存」をクリックする

予約の長さは、1件あたりの時間です。通常時の空き時間では、予約を受け付ける曜日と時間帯を設定します。祝日など特定の日の空き時間は、「臨時の空き時間」で変えられます。

受け付ける側に便利な設定

同じヘルプには、受け付ける側に便利な設定がいくつも載っています。

予約受付期間：予約を受け付ける期間を限定できる。初期の設定では、予約の受付は予定の開始の4時間前まで
準備時間：予約と予約の間に時間を空けられる
1日あたりの予約件数の上限：1日に受ける予約の数を決められる
カレンダーで空き情報を確認する：すでに予定がある時間を予約枠から外し、重複を避けられる
予約フォーム：名、姓、メールアドレスは必須で、ほかの項目も追加できる
メール確認を必須にする：Googleアカウントにログインしていない人に確認のコードを送り、いたずらの予約を防ぐ
予約の確認とリマインダー：確認のメールと、予約の前のリマインダーを最大5件まで送れる

「カレンダーで空き情報を確認する」を選んでおけば、自分のカレンダーにすでに入っている予定の時間は、予約ページに表示されません。ほかの予定と重なる予約が入るのを防げるので、1人で予約を受けている人には大きな助けになります。

受け付ける側が最初に決めておく項目

予約フォームを作る前に、受け付ける側が決めておくべきことがあります。ここを決めずにフォームを作ると、作ったあとで何度も直すことになります。

1. 予約の単位と所要時間

1件の予約が何分か、準備や片づけに何分かかるかを決めます。60分の相談なら、前後に15分の余裕を見て、予約の枠は75分ごとにする、といった具合です。所要時間が短すぎると、次の予約に遅れて信頼を損ねます。

2. 受け付ける日時の範囲

何日先まで予約を受けるか、当日の予約は何時間前まで受けるかを決めます。直前の予約を受けると、準備が間に合わないことがあります。逆に、何か月も先の予約を受けると、予定の変更が増えます。

3. 聞く項目

予約に必要な最低限の項目を決めます。名前、連絡先、希望の日時、メニューは、ほとんどの予約で必要です。そのほかに、初めてかどうか、相談したい内容、来店の人数など、当日の準備に必要な項目だけを加えます。個人の情報を集める場合は、使い道をフォームの説明に書き、必要以上の項目を聞かないようにします。

4. 予約が確定するまでの流れ

申し込みを受けた時点で確定とするのか、こちらから確定の連絡をした時点で確定とするのかを決め、フォームの説明に書きます。Googleフォームで受け付ける場合は、ふつう後者になります。「お申し込みのあと、2営業日以内に確定のご連絡をします」のように、いつまでに連絡するかも書いておくと、お客様は安心して待てます。

5. キャンセルと変更の決まり

キャンセルや日時の変更をいつまで受け付けるか、どこに連絡してもらうかを決めます。キャンセル料を取る場合は、その条件をフォームの説明にはっきり書きます。

二重予約と取りこぼしを防ぐ工夫

予約をフォームで受けるときに、いちばん避けたいのが二重予約です。とくにGoogleフォームで受け付ける場合は、気をつける必要があります。

Googleフォームには、回答数の上限を決める設定がありますが、Googleのヘルプ「フォームの回答を表示、管理する」で説明されているのは、フォーム全体で受け付ける回答の数の上限です。日時の枠ごとに埋まったら選べなくする、という使い方は、標準の設定としては説明されていません。そのため、Googleフォームで予約を受ける場合は、次のような運用で二重予約を防ぎます。

申し込みの時点では確定とせず、こちらから確定の連絡をした時点で確定とする
第1希望から第3希望まで聞いておき、埋まっている場合は次の希望で調整する
申し込みが届いたら、すぐにカレンダーに仮の予定を入れる

申し込みが届いたことに気づかないと、取りこぼしになります。同じヘルプによると、「回答」の画面のその他のアイコンから「新しい回答についてのメール通知を受け取る」をクリックすると、申し込みが届くたびにメールで知らせてもらえます。

空き枠をお客様に見せて、その場で確定させたい場合は、前の節のGoogleカレンダーの予約スケジュールのように、空き時間をもとに予約を受け付ける道具を選びます。

予約を受けたあとの連絡の段取り

予約のフォームを作っただけでは、受け付けは終わりません。申し込みを受けたあとの連絡が、お客様の満足を左右します。

受け付けたことをすぐに伝える

申し込みを送ったのに何の反応もないと、お客様は「届いているのだろうか」と不安になります。Googleフォームでは、Googleのヘルプ「フォームを公開して回答者と共有する」によると、設定の「プレゼンテーション」で、送信のあとに表示される確認のメッセージを変えられます。「お申し込みありがとうございます。2営業日以内に、ご入力のメールアドレスに確定のご連絡をします」のように、次に何が起きるかを書いておきます。

メールアドレスを集める設定にしていれば、回答のコピーを回答者に送ることもできます。Googleのヘルプ「フォームの回答を表示、管理する」によると、設定の「回答」で「回答のコピーを回答者に送信」を「リクエストされた場合」か「常に表示」にします。ただし、同じヘルプには、迷惑メールのフィルタなどによって、回答のコピーが届かない場合があると書かれています。

確定の連絡と、前日の連絡

Googleフォームで受け付けた場合は、申し込みの一覧を見ながら、1件ずつ確定のメールを送ります。メールには、確定した日時、場所やオンラインの接続先、持ち物、キャンセルの連絡先を書きます。予約の前日に、日時の確認の連絡を送ると、うっかり忘れによる無断のキャンセルが減ります。

申し込みの状況を記録する

申し込みが増えてくると、「確定の連絡をしたか」「前日の連絡をしたか」「当日来たか」を記録しておく必要が出てきます。Googleフォームの回答をスプレッドシートに保存し、右側に「状況」「確定の連絡」「メモ」の列を追加して管理する方法が手軽です。Googleのヘルプ「フォームの回答の保存先を選択する」の手順で、回答の送信先にスプレッドシートを選びます。

受け付けのあとの返信と管理まで1つにしたいとき

予約の件数が少ないうちは、フォームとスプレッドシートとメールソフトを行き来する方法で十分に回せます。ただ、件数が増え、スタッフが2人、3人と増えてくると、次のような困りごとが出てきます。

誰がどの申し込みに確定の連絡をしたのか分からない
同じお客様に2人が別々に返信してしまう
前日の連絡を送り忘れる
お客様とのやり取りが、メールソフトの中に散らばる

こうした場面の選択肢の1つが、Halictです。公式サイトによると、フォームを作り、届いた申し込みを一件ごとに担当、ステージ、タグを付けて管理し、同じ画面から返信まで送れます。「申込受付」などのステージのひな形から選べ、ステージは自由に増やしたり減らしたりできます。フォームの送信の直後に回答内容の控えを送る自動返信があり、よく使う文面はメールのひな形として保存できます。ステージの変更、担当の割り当て、メモ、メールの送信は、すべて時系列で記録されます。1画面に1問ずつ表示する形式のフォームなので、スマートフォンでも答えやすく、回答者にログインを求めません。予約の枠をカレンダーで管理する機能があるとは公式に書かれていないので、空き枠の管理はカレンダーで行い、申し込みのあとの連絡と記録をHalictで回す、という組み合わせが現実的です。

無料のフリープランは、メンバー1人まで、フォームの数と回答の数は無制限で、ステージの管理、自動返信、CSVの書き出しが使えます。スタッフと共有するならスタータープラン（メンバー3人まで、月額2,980円・税抜）、一斉のメールと開封の計測、メールのひな形、Slackなどへの通知が要るならチームプラン（メンバー10人まで、月額7,800円・税抜）です。Halictは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

業種ごとの予約フォームの項目の例

聞く項目は、業種によって変わります。よくある4つの場面について、項目の例を挙げます。そのまま使うのではなく、自分の仕事に合わせて足したり減らしたりしてください。

個別相談・オンライン面談

名前、メールアドレス
希望の日時（第3希望まで）
面談の形（オンライン、対面）
相談したい内容（段落の形式で自由に書いてもらう）
事前に共有したい資料の有無

オンラインの面談では、接続の案内を送るメールアドレスが欠かせません。相談したい内容を前もって書いてもらうと、当日までに準備ができ、限られた時間を有効に使えます。

サロン・施術

名前、電話番号
来店が初めてかどうか
メニュー（ラジオボタンで1つ）
希望の日時（第3希望まで）
担当の指名の有無
体調やアレルギーなど、施術の前に知っておくべきこと

体調やアレルギーのように、人に知られたくない情報を聞く場合は、使う目的をフォームの説明に書き、見る人を限ります。

教室・講座

名前、メールアドレス
参加する回（チェックボックスで複数選べるようにする）
経験の有無やレベル
持ち物の確認（「了承しました」のチェック）

定員のある回は、申し込みの時点では仮の受け付けとし、定員に達したら案内の文に「満席」と書き足す運用にすると、定員を超えた申し込みを減らせます。

出張サービス

名前、電話番号、訪問先の住所
希望の日時（第3希望まで）
作業の内容と、現場の状況（写真が要るなら、受け取る方法を案内する）
駐車場の有無

訪問先の住所は特に慎重に扱う情報です。作業が終わって必要がなくなったら、決まりに従って削除します。

キャンセルと変更の受け付け方

予約を受けると、必ずキャンセルや日時の変更の連絡が来ます。受け付ける方法を決めておかないと、電話、メール、SNSのメッセージとばらばらに連絡が来て、見落としの原因になります。

おすすめは、キャンセルと変更の連絡先を1つに決め、予約の確定の連絡に必ず書いておくことです。「キャンセルやご変更は、このメールに返信してお知らせください」のように、手段を指定します。キャンセル料を設けている場合は、何日前から、いくらかかるかを、予約フォームの説明と確定の連絡の両方に書きます。

変更の連絡を受けたら、元の予約を取り消し、新しい日時で確定の連絡を送り直します。スプレッドシートで管理している場合は、元の行の「状況」を「変更済み」にして、新しい日時をメモに書いておくと、あとで経緯を追えます。

Googleカレンダーの予約スケジュールを使っている場合は、予約のキャンセルの方法がヘルプにまとめられています。お客様からの連絡で予約を取り消すときの手順も、あらかじめ確かめておくと慌てずに済みます。

支払いを予約と一緒に受けたいとき

無断のキャンセルが多い仕事では、予約の時点で料金を受け取りたいこともあります。Googleのヘルプ「予約スケジュールを作成する」によると、Googleカレンダーの予約スケジュールでは、Stripeのアカウントとカレンダーを連携すると、予約の支払いを求められます。Stripeとは、オンラインの決済を扱うサービスのことです。

前払いを求める場合は、返金の条件を必ず決めて、予約の前にお客様に示します。キャンセルの時期によって返金するのか、日時の変更なら返金しないのか、といった決まりがあいまいだと、トラブルのもとになります。料金や返金の扱いは、事業の形によって法律の決まりが関わることもあるので、迷う場合は専門家に相談してください。

予約の記録を次の仕事に生かす

予約フォームで集めた記録は、受け付けが終わったあとも役に立ちます。スプレッドシートに保存しておけば、次のようなことが分かります。

曜日や時間帯ごとの予約の数（どの枠が埋まりやすいか）
メニューごとの申し込みの数（どのメニューが選ばれているか）
初めての人と、2回目以降の人の割合
申し込みから来店までの日数

たとえば、平日の夜の枠がいつも先に埋まるなら、その時間帯の枠を増やすことを考えられます。選ばれていないメニューがあれば、説明の書き方を見直すきっかけになります。勘ではなく記録をもとに判断できるのが、フォームで受け付ける大きな利点です。

記録を見るときは、個人の情報を外して集計します。名前や連絡先の列を除いたコピーのシートを作り、そこで数えるようにすると、集計の作業で個人の情報を必要以上に扱わずに済みます。

予約フォームへの入り口を作る

予約フォームを作っても、お客様がたどり着けなければ使われません。フォームのURLは、お客様が予約しようと思ったときに目に入る場所に載せます。

自分のWebサイトの、トップページと料金のページ
SNSのプロフィール欄
名刺やチラシ（URLを読み取れるコードを載せる）
予約の問い合わせが来たときの返信の定型文

Webサイトには、Googleフォームの「HTMLを埋め込む」でフォームそのものを表示する方法と、ボタンからフォームのURLへ移る方法があります。フォームが長い場合や、スマートフォンで見る人が多い場合は、ボタンから移るほうが見やすいこともあります。両方を試し、自分のスマートフォンで見比べて決めます。

URLが長いと、チラシや名刺には載せにくくなります。Googleのヘルプによると、フォームを公開したあとは「URLを短縮」にチェックを入れると、短いリンクをコピーできます。

電話やメッセージの予約と併用するとき

予約フォームを作ったからといって、電話やメッセージでの予約をすぐにやめる必要はありません。年配のお客様や、フォームの入力が苦手な人もいます。複数の窓口で受け付けるときは、予約の記録を1か所にまとめることが大切です。

電話で受けた予約も、受け付けた人が自分で予約フォームに入力する、と決めておく方法があります。こうすると、どの窓口から来た予約も同じ一覧に並び、二重予約の確認も一度で済みます。入力するときに「電話」と分かる印を付けておくと、あとで窓口ごとの件数も数えられます。

無料の道具で始めて、切り替えを考える目安

最初は無料の道具で十分です。Googleフォームやカレンダーの予約スケジュールで受け付けを始め、実際に回してみて困りごとが出てきたら、別の道具や有料のプランを検討します。

切り替えを考える目安は次のとおりです。

予約の件数が増え、確定の連絡や前日の連絡に毎日まとまった時間がかかっている
スタッフが増え、誰が対応したかが分からなくなってきた
送り忘れや、二重の返信が起きた
お客様ごとのやり取りの記録を残したい

道具を比べるときは、無料の範囲で何ができるか、何人で使えるか、受け付けたあとの連絡まで同じ画面でできるか、他の道具からデータを移せるか、の4点を確かめます。料金は改定されることがあるので、比べる時点で各社の公式の料金ページを開いて確かめてください。

来てくれたお客様への、お礼と次回の案内

予約の受け付けは、当日のサービスが終わったところで終わりではありません。来てくれたお客様に、お礼と次回の案内を送ると、次の予約につながりやすくなります。

お礼の連絡は、当日か翌日に送ります。長い文章は要りません。来てくれたことへのお礼、当日の内容で補足したいこと、次回の予約の方法の3つを短く書きます。次回の予約の方法として、予約フォームのURLを添えておけば、お客様は思い立ったときにすぐ申し込めます。

連絡を送るときは、送った日を記録しておきます。スプレッドシートで管理している場合は、「お礼の連絡」の列を追加して日付を書き込みます。同じお客様に同じ内容の連絡を2回送ってしまう失敗を防げますし、次に来てくれたときに、前回どんな話をしたかを思い出す手がかりにもなります。

お客様に案内やお知らせを送る場合は、受け取ることに同意してもらった人だけに送ります。予約フォームに「今後のお知らせを受け取る」のような選択肢を設け、選んだ人にだけ送る形にしておくと、迷惑に感じさせずに済みます。

予約フォームを公開する前に確かめること

予約フォームを公開する前に、次の点を確かめます。

自分のスマートフォンからフォームを開き、最後まで答えて送信できるか
送信のあとの確認のメッセージに、次の流れが書かれているか
申し込みの通知が、自分のメールに届くか
料金、所要時間、キャンセルの決まりがフォームの説明に書かれているか
個人の情報の使い道が書かれているか

1は、実際にお客様と同じ手順で試すことが大切です。パソコンで作っていると気づかない、スマートフォンでの見にくさや、必須の項目の付け忘れが見つかります。試しに送った申し込みは、確かめたあとに回答の一覧から削除しておきます。

予約の受け付けを整えることは、仕事の信頼につながる

予約の受け付けは、お客様が最初に触れるお店や事業者の窓口です。フォームが分かりやすく、申し込みのあとにすぐ連絡が来るだけで、お客様の安心は大きく変わります。

2004年から在宅ワークとフリーランスの仲介を続けてきた運営者として見てきた範囲では、仕事が長く続く個人事業者ほど、問い合わせや申し込みへの最初の返事が早く、内容がはっきりしています。何をいつまでに返すかを決め、その約束を守り続けることが、「この人に頼むと安心だ」という信頼につながっています。仲介の手数料がかからない直接の取引では、依頼する側は同じ予算でより多くを頼め、受ける側は手取りが厚くなります。その分、受け付けや連絡の段取りを自分で整える必要があり、予約フォームはその土台になります。

サロンや店舗で予約や顧客の管理を道具で整える流れは、美容・サロン業界のDX2026｜予約管理 × 顧客管理 × 決済のSaaS一括導入の記事で、予約の管理と顧客の管理、決済をまとめて導入する考え方を整理しています。業務の進め方を整える仕事に関心があれば、AIコンサル・業務活用支援のお仕事で、業務の見直しやITの道具の導入を手伝う仕事の内容を確かめられます。経営の課題を整理して改善を支える立場を目指すなら、国家資格の中小企業診断士のページで、試験の概要と仕事への生かし方を確かめられます。

まずは、名前、連絡先、希望の日時、メニューの4つの質問だけで、Googleフォームの予約フォームを作ってみてください。自分で一度申し込んでみれば、お客様にとって分かりにくいところと、受け付ける側に足りない項目が見えてきます。

よくある質問

Q. 予約フォームは本当に無料で作れますか？

作れます。Googleのアカウントがあれば、Googleフォームは無料で使え、予約の申し込みを受け付けて一覧で確かめ、スプレッドシートに保存するところまで費用はかかりません。Googleカレンダーの予約スケジュールも個人のアカウントで作れますが、一部の機能はGoogle WorkspaceやGoogle Oneの有料のプランが必要です。

Q. Googleフォームで二重予約を防ぐことはできますか？

Googleフォームの回答数の上限は、フォーム全体に対する設定です。そのため、申し込みの時点では確定とせず、こちらから確定の連絡をした時点で確定とする運用にし、第3希望まで聞いて調整するのが現実的です。空いている枠だけを見せて選んでもらいたい場合は、Googleカレンダーの予約スケジュールが向いています。