アクションアイテムの管理表｜会議の宿題を担当と期限で追う方法

2026年5月17日

＠SOHO編集部

この記事のポイント

✓アクションアイテムの管理表をエクセルで作る方法を整理しました
✓状態の選択肢をドロップダウンにする入力規則
✓期限切れを赤くする条件付き書式

会議で「では、これは来週までに佐藤さんがお願いします」と決めたのに、次の会議で誰も覚えていない。議事録には書いてあるものの、議事録を読み返す人がいないため、宿題がそのまま消えていく。こうしたことを防ぐのが、アクションアイテムの管理表です。

アクションアイテムとは、会議で決まった「誰が、何を、いつまでにやるか」のことです。アクションアイテムの管理表は、この3つを1行ずつ記録し、状態（未着手、進行中、完了）を更新していく一覧です。エクセルで作る場合は、列の設計、入力規則、条件付き書式の3つを押さえれば、特別な関数を使わなくても十分に使えるものができます。

この記事では、アクションアイテムの管理表に入れておく列から、状態の選択肢をドロップダウンにする入力規則、期限が過ぎた行を赤くする条件付き書式、担当者ごとの件数の数え方までを順に説明し、会議での使い方と、溜まりがちな宿題の片付け方を紹介します。複数人で担当と期限と進み具合を共有したい場合に使えるPinatecaにも後半で触れます。

アクションアイテムの管理表とは何か

アクションアイテムの管理表は、会議で決まったやるべきことを、会議をまたいで追いかけるための一覧です。議事録とは役割が違います。議事録は、その会議で何が話され、何が決まったかを残す記録です。会議が終わったら、基本的に書き換えません。一方、アクションアイテムの管理表は、会議が終わったあとも毎日のように書き換えていく、生きた一覧です。

議事録の中にアクションアイテムを書くだけでは、次のような問題が起こります。

会議ごとに議事録のファイルが分かれるため、まだ終わっていない宿題がどの議事録にあるのかが分からなくなる
宿題が終わったかどうかを書き込む場所がない
担当者ごとに、自分が抱えている宿題の数が分からない

アクションアイテムの管理表を1つのファイルにまとめておけば、すべての会議の宿題を1か所で見渡せます。次の会議の最初に管理表を開き、前回からの宿題が終わったかどうかを確かめる、という使い方をすると、宿題が消えることがなくなります。

管理表の単位は、会議の種類ごとに1つが基本です。毎週の部内の定例会議で1つ、取引先との月次の打ち合わせで1つ、というように分けます。すべての会議の宿題を1つの管理表にまとめると、関係のない人の宿題まで目に入り、自分の宿題を探しにくくなります。

会議の宿題が消えていく背景

会議の宿題が消えていく背景には、会議の数そのものが増えていることがあります。オンラインの会議が当たり前になってから、移動の時間がかからない分、1日に何件もの会議を入れることができるようになりました。会議が増えれば、会議で決まる宿題も増えます。1つ1つの会議では宿題が2〜3件でも、週に10件の会議に出ていれば、1週間で20件以上の宿題を抱えることになります。

もう1つの背景は、会議に出る人の働き方が多様になったことです。社員と、業務委託で関わる外部の人が同じ会議に出ることも珍しくありません。在宅で働く人、短い時間だけ働く人、ほかの会社の仕事と掛け持ちしている人もいます。全員が同じ時間に同じ場所にいるわけではないため、「あとで声をかければいい」が通用しません。宿題の内容と担当と期限を、誰でも見られる場所に書いておく必要があります。

業務の進め方を見直す動きも、アクションアイテムの管理に関わっています。福祉や介護の現場でも、業務の記録や情報の共有をデジタルに切り替える取り組みが進んでおり、そのための補助金も用意されています。福祉の現場のデジタル化を支える補助金の内容は、福祉のDXの補助金のまとめで整理しています。こうした取り組みを進める会議でも、誰がいつまでに何をするかを管理する一覧が欠かせません。

管理表に入れておく列

アクションアイテムの管理表に入れておく列は、次のとおりです。

番号
登録日（会議の日）
会議名
内容（やること）
担当者
期限
状態（未着手、進行中、完了、保留）
優先度（高、中、低）
完了日
メモ

最低限必要なのは、内容、担当者、期限、状態の4列です。この4列があれば、誰が何をいつまでにやるのか、終わったのかどうかが分かります。そのほかの列は、会議の規模や、管理表を見る人の数に合わせて加えます。

内容の列は、動詞で終わる文で書きます。「見積もりの件」と書くと、見積もりを作るのか、見積もりを取り寄せるのか、見積もりを確かめるのかが分かりません。「A社に見積もりを依頼する」「見積もりの金額を部長に確認してもらう」のように、何をすれば完了なのかが分かる書き方にします。

担当者の列には、1人の名前だけを書きます。「佐藤、鈴木」のように2人の名前を書くと、どちらも相手がやると思い込み、結局誰もやらないことがあります。2人で取り組む宿題でも、責任を持って完了させる人を1人決めて書きます。

期限の列には、日付を入れます。「来週」「月末」のような書き方では、期限が過ぎたかどうかを表計算が判断できません。日付の形式で入れておけば、後で説明する条件付き書式で、期限が過ぎた行を自動で色分けできます。

完了日の列は、宿題が終わった日を記録する列です。期限と完了日を見比べれば、期限どおりに終わった宿題がどのくらいあるのかが分かります。会議の進め方を見直すときの材料になります。

エクセルで管理表を作る手順

エクセルで管理表を作る手順は、次のとおりです。

1行目に、列の見出しを入力する
見出しを含む範囲を選び、テーブルにする
状態と優先度の列に、ドロップダウンを設定する
期限の列に、期限切れを色分けする条件付き書式を設定する
1行目を固定し、下にスクロールしても見出しが見えるようにする

テーブルにすると、行を追加したときに書式や入力規則が自動で引き継がれ、見出しの行にフィルターのボタンが付きます。Microsoftのサポートページによると、テーブルにするには、データの範囲を選んで［ホーム］の［テーブルとして書式設定］を選び、表のスタイルを選びます。範囲の最初の行を見出しにする場合は、ダイアログボックスでチェックボックスをオンにします。テーブルの詳しい使い方は、MicrosoftのExcelのテーブルの概要にまとまっています。

フィルターのボタンを使えば、「担当者が佐藤さんで、状態が完了以外の行」だけを表示する、といった絞り込みが簡単にできます。会議の中で、担当者ごとに宿題を確かめるときに便利です。

状態と優先度をドロップダウンにする

状態の列は、人によって書き方が変わりやすい列です。「完了」「済」「終わり」「done」のように、同じ意味の言葉がばらばらに入ると、フィルターで絞り込めなくなります。状態の列には、ドロップダウンを設定し、決まった選択肢からしか選べないようにします。

ドロップダウンは、エクセルの［データの入力規則］で設定します。Microsoftのサポートページによると、設定したいセルを選び、［データ］タブの［データの入力規則］を開き、［設定］タブの［入力値の種類］で［リスト］を選びます。［ソース］の欄に選択肢を入力するか、選択肢を書いたセルの範囲を指定します。詳しい手順は、Microsoftのドロップダウンリストを作成するのページで確かめられます。

状態の選択肢は、次の4つを基本にします。

未着手
進行中
完了
保留

選択肢を増やしすぎると、どれを選べばよいかで迷うようになります。「確認待ち」「差し戻し」のような細かい状態が必要な場合でも、まずは4つで始め、運用してみて足りないと感じたものだけを追加します。

優先度の列も、同じようにドロップダウンにします。選択肢は「高」「中」「低」の3つです。ここで気をつけたいのは、すべての宿題が「高」になってしまうことです。会議で決まったことは、その場ではどれも急いで見えます。アクションアイテムの管理表を使っているチームの事例を紹介している記事では、優先度の割合について次のように説明しています。

プロジェクトマネージャーの実験から拝借する価値のある比率：アクティブな指示事項のうち、約20%が「高」優先度、60%が「中」、20%が「低」。もし優先度欄の全行が「高」なら、その欄は意味を失い始め、本当に緊急なものを含めて全部が無視される。出典: formula.dog

優先度の「高」が多くなってきたら、会議の中で、どれを先にやるのかを決め直す合図です。

期限切れの行を赤くする条件付き書式

アクションアイテムの管理表でもっとも役に立つのが、期限が過ぎた行を自動で色分けする設定です。管理表を開いた瞬間に、赤い行が目に入れば、どの宿題が遅れているのかがすぐに分かります。

期限切れの色分けは、エクセルの［条件付き書式］で設定します。Microsoftのサポートページによると、色を付けたいセルを選び、［ホーム］タブの［条件付き書式］から［新しいルール］を選びます。用意されたルールで足りない場合は、「数式を使用して、書式設定するセルを決定」を選び、数式で条件を指定します。条件付き書式の詳しい使い方は、Microsoftの条件付き書式の解説で確かめられます。

期限がF列、状態がG列にある場合、2行目以降の範囲を選んで、次の数式を入力します。

=AND(TODAY()>$F2,NOT($G2="完了"))

この数式は、「今日の日付が期限を過ぎていて、なおかつ状態が完了ではない」という意味です。書式で塗りつぶしの色を薄い赤にすれば、期限が過ぎた未完了の宿題の行が赤くなります。TODAY関数は、ファイルを開いた日の日付を返す関数で、ファイルを開くたびに自動で更新されます。

期限が近い宿題に、別の色を付けることもできます。たとえば、期限まで3日以内の未完了の行を黄色にするには、次の数式を使います。

=AND($F2-TODAY()>=0,3>=$F2-TODAY(),NOT($G2="完了"))

完了した行を灰色にする設定も役に立ちます。状態が完了の行を灰色の文字にすれば、まだ終わっていない宿題が目立ちます。

=$G2="完了"

条件付き書式を設定するときは、列の記号の前に「$」を付けることを忘れないようにします。「$F2」のように列だけを固定しておけば、行全体に同じ条件で色が付きます。

担当者ごとの件数を数える

宿題が増えてくると、担当者ごとに、いくつの宿題を抱えているのかを知りたくなります。1人に宿題が集中していると、その人の宿題はなかなか終わらず、ほかの人は手が空いている、ということが起こります。

担当者ごとの未完了の件数は、COUNTIFS関数で数えられます。担当者がE列、状態がG列にある場合、佐藤さんの未完了の件数は次の数式で数えます。

=COUNTIFS(E:E,"佐藤",G:G,"未着手")+COUNTIFS(E:E,"佐藤",G:G,"進行中")

別のシートに担当者の名前を並べ、それぞれの未完了の件数を数えておけば、会議の最初に、誰に宿題が集中しているかを確かめられます。期限切れの件数も数えておくと、遅れている宿題を抱えている人が分かります。

件数を数えるだけでなく、並べ替えを使う方法もあります。テーブルにしてある管理表なら、期限の列の見出しにあるボタンから昇順に並べ替えるだけで、期限が近い宿題から順に並びます。担当者の列で絞り込んだうえで期限の順に並べれば、その人が次に手を付けるべき宿題が一番上に来ます。会議の前に、担当者がそれぞれ自分の行を絞り込んで、期限の近い順に確かめておく習慣をつけると、会議の中での確認の時間が短くなります。

件数を数える表は、管理表とは別のシートに作ります。管理表と同じシートに数式を書くと、行を追加したり並べ替えたりしたときに、数式の範囲がずれることがあります。別のシートに担当者の名前を縦に並べ、その横に未完了の件数と期限切れの件数を並べておけば、会議の最初にそのシートを開くだけで、宿題の偏りが分かります。

前出の記事では、担当者1人あたりの宿題の数について、1回の会議で2〜3件が目安だとしています。1回の会議で1人に5件も6件も宿題が割り振られる場合は、会議で決めることそのものを減らすか、ほかの人に割り振り直すほうが、結果的に宿題が早く片付きます。

管理表の記入例

実際に管理表に記入するときの例を挙げます。毎週の営業部の定例会議で決まった宿題を、次のように記録します。

番号	登録日	内容	担当者	期限	状態	優先度
12	11月10日	A社に新しい料金表の見積もりを依頼する	佐藤	11月14日	進行中	高
13	11月10日	展示会の出展の申込書を総務に提出する	鈴木	11月17日	未着手	中
14	11月10日	来月の営業目標の案を部長に確認してもらう	田中	11月20日	未着手	中
15	11月10日	顧客の一覧から休眠している取引先を抜き出す	高橋	11月21日	未着手	低
16	11月10日	新人向けの商品説明の資料を更新する	佐藤	11月28日	保留	低

この例では、内容をすべて「〜する」で終わる文にしています。何をすれば完了なのかがはっきりしているため、担当者は迷わずに手を付けられ、ほかの人も完了したかどうかを判断できます。

番号は、管理表全体で通しの番号にします。会議ごとに1から振り直すと、「12番の件」と言ったときに、どの会議の12番なのかが分からなくなります。通しの番号にしておけば、メールやチャットで「12番の見積もりの件ですが」と書くだけで、全員が同じ行を指せます。

優先度は、この例では高が1件、中が2件、低が2件です。会議の中で優先度を決めるときは、「今週中に終わらないと、ほかの人の仕事が止まるもの」だけを高にする、のように基準を決めておくと、高ばかりになるのを防げます。

議事録と管理表をつなぐ

アクションアイテムの管理表は、議事録の代わりになるものではありません。議事録には、宿題が決まった経緯や、話し合いの中で出た意見が残ります。管理表には、宿題そのものと、その進み具合が残ります。両方をつないでおくと、あとで「なぜこの宿題をやることになったのか」を確かめたいときに、すぐに議事録を開けます。

つなぎ方は簡単です。議事録の中で宿題を書くときに、管理表の番号を添えておきます。「A社に新しい料金表の見積もりを依頼する（管理表12番）」のように書いておけば、議事録から管理表の行を探せます。反対に、管理表のメモ欄や会議名の列に、議事録のファイル名や保存場所のリンクを入れておけば、管理表から議事録をたどれます。

議事録の作成と管理表への記入を、同じ人が担当すると、番号の付け間違いが減ります。会議の書記の役を決めるときに、「議事録と管理表の両方を書く」ことを役割に含めておくとよいでしょう。

Googleスプレッドシートや紙で管理する場合

アクションアイテムの管理表は、エクセルでなくても作れます。Googleスプレッドシートを使う場合も、列の作り方はエクセルと同じです。状態の列にはデータの入力規則でプルダウンを設定でき、期限切れの行には条件付き書式で色を付けられます。条件付き書式の数式も、エクセルと同じ書き方でほぼそのまま使えます。

Googleスプレッドシートの利点は、ブラウザで開けて、複数の人が同時に書き込めることです。会議の中で、書記が新しい宿題を追加している間に、担当者が自分の行の状態を更新する、という使い方ができます。共有の設定で、閲覧だけできる人と、編集できる人を分けられるため、社外の人には閲覧だけを許す、という使い分けもできます。

小さなチームで、全員が同じ部屋で働いている場合は、ホワイトボードや紙で管理する方法もあります。ホワイトボードに「未着手」「進行中」「完了」の3つの欄を作り、宿題を1件ずつ付箋に書いて貼っていきます。付箋には、内容と担当者と期限を書きます。宿題が進んだら、付箋を右の欄に移します。ひと目で進み具合が分かるのが利点ですが、在宅で働く人や外出の多い人は見られないこと、記録が残らないことが弱点です。ホワイトボードを使う場合でも、週に1回は写真を撮って保存しておくと、あとで経緯を確かめられます。

会議でのアクションアイテムの管理表の使い方

アクションアイテムの管理表は、作っただけでは役に立ちません。会議の中で使う習慣を作ることが大切です。

会議の最初の5分で、前回までの宿題を確かめます。管理表を画面に映し、状態が完了以外の行を上から順に読み上げ、担当者に進み具合を聞きます。終わっていれば状態を完了にし、終わっていなければ、何が障害になっているのかを短く聞きます。障害が会議の中で解決できる場合は、その場で決めます。

会議の途中で新しい宿題が決まったら、その場で管理表に1行追加します。会議が終わってから議事録を見て追加しようとすると、担当者や期限があいまいなまま記録されることがあります。会議の進行役とは別に、管理表に書き込む係を決めておくと、話し合いを止めずに記録できます。

会議の最後の2〜3分で、その会議で追加した行を読み上げます。「佐藤さん、A社に見積もりを依頼する、期限は11月20日」のように、内容と担当者と期限を声に出して確かめれば、担当者の認識違いを防げます。

会議と会議の間は、担当者が自分で状態を更新します。宿題が終わったら、その日のうちに状態を完了にし、完了日を入れます。会議の前日に慌てて更新するのではなく、終わったときに更新する習慣をつけると、管理表がいつも最新の状態に保たれます。

溜まった宿題を片付ける方法

アクションアイテムの管理表を数か月使っていると、終わらないまま残っている宿題が溜まってきます。期限が何度も延びている宿題、担当者が異動した宿題、もう必要なくなった宿題などです。こうした宿題が残っていると、管理表が長くなり、本当に大事な宿題が目に入りにくくなります。

月に1回ほど、溜まった宿題を見直す時間を取ります。期限を過ぎている行を1つずつ見て、次のどれかに決めます。

続ける：期限を決め直し、担当者を確かめる
保留にする：今は手を付けないが、将来また検討する
やめる：もう必要がないので、状態を完了にしてメモに理由を書く

やめると決めた宿題を、行ごと削除しないようにします。あとで「あの件はどうなったのか」と聞かれたときに、やめた理由を確かめられるように、状態を完了にしてメモ欄に「必要がなくなったため取りやめ」と書いておきます。完了した行が多くなって見にくくなった場合は、年度ごとに別のシートに移します。

宿題の書き方で避けたいこと

アクションアイテムの管理表がうまく回らないとき、原因の多くは宿題の書き方にあります。避けたい書き方をまとめます。

1つ目は、内容があいまいな書き方です。「検討する」「調整する」「対応する」で終わる宿題は、何をすれば完了なのかが分かりません。「検討する」の代わりに「3つの案を比べた表を作り、次の会議で説明する」のように、終わったときに何ができているのかを書きます。

2つ目は、大きすぎる宿題です。「新しいWebサイトを作る」のような宿題は、1つの行で管理するには大きすぎます。期限が来ても終わらず、状態がずっと進行中のままになります。大きな宿題は、「Webサイトの制作会社を3社に絞る」「3社から見積もりを取る」のように、1〜2週間で終わる大きさに分けて、それぞれを1行にします。

3つ目は、担当者が「全員」「各自」になっている宿題です。全員の宿題は、誰の宿題でもなくなります。全員に何かをしてもらう必要がある場合は、取りまとめる人を1人決め、その人を担当者にします。

4つ目は、期限のない宿題です。「いつか」「余裕があれば」の宿題は、いつまでも終わりません。期限を決められない宿題は、そもそも今やるべきかどうかを会議で話し合い、今やらないのであれば保留の状態にしておきます。

担当者に社外の人がいる場合

取引先や業務委託の人が会議に加わり、宿題の担当者になることもあります。社外の人が担当者になる場合は、管理表の共有の仕方に気をつけます。

社内向けの管理表には、ほかの取引先の名前や、社内の人事のような、社外の人に見せられない宿題が混ざっていることがあります。社外の人と同じ管理表を共有する場合は、その会議の宿題だけをまとめた別の管理表を作り、社内向けのものとは分けておきます。

社外の人は、社内の人ほど頻繁に管理表を開きません。宿題が決まったら、会議のあとにメールで「本日の会議で決まった宿題」として、内容と担当者と期限を一覧にして送ると、確実に伝わります。期限の数日前に、進み具合をそっと確かめる連絡を入れておくと、期限の当日になって終わっていないことが分かる、という事態を防げます。

エクセルで管理するときの限界

エクセルのアクションアイテムの管理表は、人数が少なく、1つの会議の宿題を管理するには十分です。ただ、会議に出る人が増えたり、管理表を見る人が社外にもいたりすると、いくつかの限界が出てきます。

1つ目は、ファイルを同時に開いたときの扱いです。共有のフォルダに置いたエクセルのファイルを、2人が同時に開いて書き込むと、どちらかの書き込みが反映されないことがあります。クラウドのストレージで共同編集できる形にしておけば、この問題はかなり減ります。

2つ目は、更新に気づきにくいことです。担当者が状態を完了に変えても、ほかの人はファイルを開くまで気づきません。宿題の進み具合について質問したいときも、ファイルの中にやりとりを残す場所がないため、メールやチャットで別にやりとりすることになり、話の流れが分散します。

3つ目は、社外の人との共有です。取引先や業務委託の人と同じ管理表を使う場合、ファイルを渡す、共有のリンクを送る、といった手間がかかり、ファイルの版が分かれやすくなります。

4つ目は、宿題同士のつながりが見えにくいことです。「見積もりが届いたら、部長に確認してもらう」のように、ある宿題が終わらないと次の宿題に手を付けられない場合、エクセルの一覧では、その順番を表すのが難しくなります。メモ欄に「12番が終わってから」と書いておく方法もありますが、宿題の数が増えると、どの宿題がどれを待っているのかを追いかけるのが大変になります。

複数人で担当と期限を共有する

会議に出る人が多くなり、担当と期限と進み具合を複数人で共有したい場合は、宿題を1件ずつカードにして管理できる道具を使う方法があります。選択肢の1つが、国産のプロジェクト管理のPinatecaです。公式の料金ページによると、5人まで、ボード10個までは無料で使え、カンバン、ガントチャート、カレンダー、リストを含む8種類のボードがすべて無料のプランに含まれます。クレジットカードの登録も要りません。6人目または11個目のボードからはスタンダードのプランになり、1人あたり月額500円（税抜、年払いなら1人あたり月額400円）です。カードには担当と期限を付けられ、カードごとのコメントでやりとりを残せます。項目を自由に追加できるカスタムフィールドもあります。Pinatecaは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

使い方の例を挙げます。「週次の定例会議」のボードを1つ作り、「未着手」「進行中」「確認待ち」「完了」の4つの列を並べます。会議で決まった宿題を1枚ずつカードにして、担当者と期限を付けます。宿題の進み具合についての質問や報告は、カードのコメントに残しておけば、次の会議でカードを開いたときに経緯がすぐに分かります。エクセルの管理表の優先度の列は、カスタムフィールドで同じように作れます。

エクセルとどちらがよいかは、会議の人数と、管理表を見る人の範囲で決まります。3〜4人の会議の宿題であれば、エクセルの管理表で十分に回せます。人数が増え、社外の人も加わり、宿題についてのやりとりが増えてきたら、カード型の道具を検討する時期です。

会議の運営や管理を外部の力で整える

アクションアイテムの管理がうまくいかない原因が、会議の進め方そのものにあることもあります。会議の目的があいまいなまま、毎回同じ議題を話し合い、宿題だけが増えていく。こうした状態を立て直すために、会議の進め方や業務の流れを見直す専門家に相談する会社もあります。

中小企業の経営の課題を診断し、改善の助言をする国家資格の内容と、資格を持つ人の働き方は、中小企業診断士の資格の解説で紹介しています。生成AIを使って議事録の作成や宿題の抽出を効率化したい場合は、AIの導入を手伝う仕事をしている人に相談する方法もあります。AIの導入支援の仕事の中身は、AIコンサルティングの仕事の解説にまとめています。

会議の前の調べもの、たとえば競合の動向や市場のデータを集める作業を、外部の人に頼む会社も増えています。調べものを請け負う仕事の報酬の目安は、リサーチャーの報酬の相場で確かめられます。

運営者として見てきた、宿題の管理と仕事の続き方

在宅ワークの仲介サイトを2004年から運営してきた中で、発注する会社と在宅で仕事を受ける人の取引が、長く続くかどうかを分けるものを見てきました。そのひとつが、打ち合わせで決まったことを、誰が、いつまでにやるのかを、両者が同じ一覧で確かめられているかどうかです。

打ち合わせのあとに「本日決まったこと」として、担当と期限を一覧にして送ってくれる会社との取引は、行き違いが少なく、長く続く傾向があります。反対に、口頭で決めたことを記録しない会社との取引では、「頼んだはず」「聞いていない」という食い違いが起こりやすく、在宅で仕事を受ける人の側が、やり直しの作業を抱えることになります。

運営しているサイトでは仕事を受ける人から手数料を取らない手数料0%の仕組みにしているため、受け取った報酬はそのまま手元に残ります。その分、手取りの質を左右するのは、やり直しや確認の往復にかかる時間です。アクションアイテムの管理表を発注する側と共有できれば、仕事を受ける側も自分の宿題と期限をいつでも確かめられ、余計な手戻りを減らせます。