勤務時間をエクセルで計算する｜休憩と深夜の扱い

勤務時間計算をエクセルでやろうとすると、最初の数日はうまくいくのに、夜勤が入った日や休憩の長さが日によって違う日に、急に合計がおかしくなります。原因の多くは、エクセルが時刻をどう扱っているかと、法律が休憩や深夜をどう決めているかの2つを、表を作る前に押さえていないことです。

この記事では、出勤と退勤の時刻から実働時間を出し、休憩を差し引き、日付をまたぐ勤務を正しく数え、22時から翌5時までの深夜時間だけを取り出すところまでを、そのまま使える式で説明します。月の合計の表示が崩れる理由や、端数をどこで丸めてよいかという決まりも合わせて整理します。

勤務時間をエクセルで数える場面が多い理由

勤怠管理のクラウドサービスは増えましたが、従業員が数人の事業所、店舗の短時間のアルバイト、業務委託で稼働時間を報告するフリーランスなど、エクセルやスプレッドシートで勤務時間を数えている現場はいまも多くあります。初期費用がかからず、表の形を自分の働き方に合わせて変えられるからです。

一方で、勤務時間の数え方には守るべき線があります。厚生労働省は「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」で、始業と終業の時刻を日ごとに確認して記録することを求めています。

使用者は、労働時間を適正に把握するため、労働者の労働日ごとの始業・終業時刻を確認し、これを記録すること。 出典: 厚生労働省「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」

ここで大事なのは、合計時間だけを書く表では足りないという点です。「8時間勤務」と書いた表からは、何時から何時まで働いたのか、深夜にかかったのかが読み取れません。始業と終業の時刻を残し、そこから時間を計算する形にしておけば、あとから残業や深夜の時間を確かめ直すことができます。

同じガイドラインは、記録の方法として、使用者が自分の目で確かめる方法か、タイムカードやICカード、パソコンの使用時間の記録といった客観的な記録をもとにする方法を原則としています。本人が時刻を手で書き込む自己申告の形をとるなら、実際の時間と合っているかを必要に応じて確かめることも求めています。エクセルの表は、こうした記録を整理して計算する道具と考えると位置づけがはっきりします。

働く側にとっても、自分で勤務時間を計算できることには意味があります。給与明細の残業時間や深夜手当が、実際の働き方と合っているかを自分で確かめられるからです。業務委託で時間単価の契約をしている人なら、請求書の稼働時間の根拠にもなります。

計算の前に決めておく、法律上の3つの線

表を作る前に、どの時間を何として数えるかを決めます。労働基準法には、勤務時間の計算に直接かかわる線が3つあります。

1つ目は法定労働時間です。労働基準法第32条は、休憩時間を除いて1週間に40時間、1日に8時間を超えて働かせてはならないと定めています。これを超えた時間が、いわゆる法定時間外労働で、割増賃金の対象になります。会社が決めた所定労働時間が7時間なら、7時間から8時間までの1時間は「所定外だが法定内」の時間で、割増の対象かどうかは就業規則の定めによります。

2つ目は休憩です。第34条は、労働時間が6時間を超える場合は少なくとも45分、8時間を超える場合は少なくとも1時間の休憩を、労働時間の途中に与えることを定めています。6時間ちょうどなら休憩がなくても法律上は問題なく、6時間を1分でも超えると45分が必要になります。

3つ目は深夜です。第37条第4項は、午後10時から午前5時までの間に働かせた時間について、通常の賃金の2割5分以上の割増賃金を払うことを定めています。深夜の割増は、残業かどうかとは関係なく、その時間帯に働いたこと自体にかかります。夜間だけ働く短時間のアルバイトでも、22時から5時の時間には深夜の割増がつきます。

時間外労働の割増率は、同じ第37条第1項で2割5分以上5割以下の範囲で政令が定めることになっており、1か月の時間外労働が60時間を超えた部分は5割以上と定められています。法定時間外と深夜が重なった時間は、それぞれの割増が重なる扱いになるため、表の中で「残業時間」と「深夜時間」を別の列で数えておく必要があります。

この3つの線を表の列に置き換えると、次の構成になります。

• 出勤時刻と退勤時刻
• 休憩時間
• 実働時間（退勤から出勤を引き、休憩を引いたもの）
• 法定時間外の時間（1日8時間を超えた部分）
• 深夜時間（22時から5時にかかった部分）

1週40時間の線は日ごとの計算だけでは判定できないため、週の合計列で別に確かめます。シフト制で週の労働日数が少ない人ほど、日ごとには8時間以内でも週で40時間を超える日が出ることがあるので注意が必要です。

エクセルが時刻をどう扱っているかを知る

エクセルで時刻の計算がおかしくなる原因の大半は、時刻の正体を知らないことにあります。エクセルの中では、1日を「1」とする数値で時刻が保存されています。正午の12:00は0.5、6:00は0.25、1時間は24分の1、つまり約0.0417です。セルに「9:00」と入力すると、見た目は9:00でも中身は0.375という数値になります。

この仕組みから、3つのことが言えます。

1つ目は、時刻どうしの引き算はそのまま使えることです。退勤の18:00（0.75）から出勤の9:00（0.375）を引くと0.375になり、表示形式を時刻にすれば9:00、つまり9時間と表示されます。

2つ目は、24時間を超える合計が、そのままでは正しく表示されないことです。Microsoftのサポートページでも、12:45と15:30を足すと結果が4:15と表示されてしまう例が紹介されています。中身は28時間15分を表す数値なのに、表示が「時刻」として24時間で一回りしてしまうからです。対処は、セルの表示形式をユーザー定義で「[h]:mm」にすることです。角かっこで囲んだ「h」は、24時間で折り返さずに時間を数え続ける指定になります。

24 時間を超える時間を表示するには、セル B4 を選びます。 出典: Microsoft サポート「Excel で時間を加算または減算する」

同じページは、この操作を「ホーム」タブの「セル」グループにある「書式」から「セルの書式設定」を開き、「数値」タブの「ユーザー定義」で種類の欄に「[h]:mm;@」と入力する手順として説明しています。月の合計を出すセルは、最初にこの設定をしておきます。

3つ目は、時給を掛けるときに24倍が必要なことです。実働8時間のセルの中身は0.3333なので、時給1,200円をそのまま掛けると400円になってしまいます。時間数として掛けるには、まず24を掛けて「8」という数にしてから時給を掛けます。式で書くと「=E224時給のセル」です。表示形式を「標準」や「数値」に戻すと、8.5のような10進数の時間で表示されます。

この3点を押さえておくだけで、勤務時間の表で起きる失敗のかなりの部分は防げます。デザインの世界では、紙面の見た目と内部の構造を分けて考えることが基本ですが、エクセルの時刻も同じで、表示されている文字と中に保存されている数値は別物だと考えておくと迷いません。

基本の勤務時間表を作る手順

ここからは、1か月の勤務時間表を実際に作る手順です。列は次のように並べます。

• A列：日付
• B列：出勤時刻
• C列：退勤時刻
• D列：休憩時間
• E列：実働時間
• F列：深夜時間
• G列：法定時間外の時間

1行目に見出しを書き、2行目から日付を入れます。日付は1日を入れてから下にフィルでコピーすると、その月の日付が並びます。曜日を表示したいときは、日付のセルの表示形式をユーザー定義で「m/d(aaa)」にすると「10/1(水)」のように曜日つきで表示できます。

B列とC列には「9:00」「18:00」のように、24時間制で時刻を入力します。午前と午後を「9:00 PM」のように書き分けることもできますが、入力の手間とミスが増えるので、24時間制で統一しておくほうが安全です。

D列の休憩時間は「1:00」「0:45」のように、時間の長さとして入力します。休憩の開始と終了の時刻を記録したい職場なら、休憩開始と休憩終了の2列を設けて、その差を休憩時間として計算します。

E列の実働時間には、まず最も基本の式を入れます。

E2：=C2-B2-D2

9:00から18:00まで働いて休憩1時間なら、8:00と表示されます。この式をE列の下まで同じようにコピーします。E列の表示形式は「h:mm」にしておきます。

1か月の合計は、最終行の下に「=SUM(E2:E32)」と入れ、このセルの表示形式を先ほどの「[h]:mm」にします。ここを忘れると、160時間働いた月の合計が「16:00」のように表示されてしまいます。

入力欄と計算欄を色で分けておくのも効果があります。B列からD列の入力欄だけ薄い色を付け、E列から右の計算欄には色を付けないでおくと、誤って式を上書きすることが減ります。計算欄のセルは「校閲」タブの「シートの保護」で保護しておくと、式を消してしまう事故も防げます。

休憩を引く計算と、休憩が足りているかの確認

休憩の扱いで迷うのは、日によって休憩の長さが違う場合と、法律で必要な休憩が取れているかを確かめたい場合です。

日によって休憩が違う場合は、上の表のようにD列に毎日の休憩時間を入れる形で対応できます。休憩を取らなかった日は「0:00」と入力し、空欄にしないことがポイントです。空欄のまま計算すると結果は同じでも、あとから見たときに「入れ忘れ」なのか「休憩なし」なのかが区別できません。

休憩が法律の基準を満たしているかを自動で確かめたいときは、H列に次の式を入れます。

H2：=IF(C2-B2-D2>TIME(8,0,0),IF(D2>=TIME(1,0,0),"OK","休憩不足"),IF(C2-B2-D2>TIME(6,0,0),IF(D2>=TIME(0,45,0),"OK","休憩不足"),"OK"))

この式は、実働時間が8時間を超えていれば休憩が1時間以上あるかを、6時間を超えていれば45分以上あるかを確かめ、足りなければ「休憩不足」と表示します。TIME関数は「時、分、秒」の順で数字を渡すと、その時刻を表す数値を返す関数です。

この式で使っている判定は、第34条の「労働時間が6時間を超える場合」「8時間を超える場合」という書き方に合わせています。ここでいう労働時間は休憩を除いた時間なので、出勤から退勤までの拘束時間ではなく、休憩を引いた実働時間で判定しています。

注意したいのは、休憩は「労働時間の途中」に与える決まりになっている点です。始業前や終業後にまとめて休憩を取った扱いにする形は、この決まりに合いません。表の上で休憩時間を引くだけでは、休憩がいつ取られたかまでは確かめられないので、休憩の時刻を記録する職場では休憩開始と休憩終了の列を設けておくと、あとから確認できます。

条件付き書式で「休憩不足」のセルを赤く表示しておくと、月末に表を見返したときに一目で分かります。「ホーム」タブの「条件付き書式」から「セルの強調表示ルール」の「指定の値に等しい」を選び、「休憩不足」と入力して書式を選ぶだけで設定できます。

日付をまたぐ勤務を正しく数える

夜勤や閉店作業で日付をまたぐ勤務があると、先ほどの「=C2-B2-D2」はうまくいきません。22:00に出勤して翌朝6:00に退勤した場合、6:00（0.25）から22:00（0.9167）を引くとマイナスになり、セルには「#####」と表示されます。

対処には2つの方法があります。

1つ目は、退勤時刻を24時を超える数で入力する方法です。翌朝6:00を「30:00」と入力すると、エクセルは1日と6時間、つまり1.25という数値として受け取ります。そこから22:00を引けば8時間になります。入力する人が「日付をまたいだら24を足す」と決めておけば、式は変えずに済みます。

2つ目は、式の側で日付のまたぎを吸収する方法です。MOD関数を使って、実働時間の式を次のように書き換えます。

E2：=MOD(C2-B2,1)-D2

MOD関数は、割り算の余りを返す関数です。退勤から出勤を引いた結果を1で割った余りを取ると、マイナスになった場合でも1日（1）を足した値になります。22:00から翌6:00なら、6:00−22:00は−0.6667ですが、MODを通すと0.3333、つまり8時間になります。日付をまたがない勤務では結果は変わらないので、すべての行にこの式を使っておくと安心です。

ただし、MOD関数を使う方法は、勤務が24時間を超えない前提で成り立っています。連続して24時間以上働く勤務がある職場では、出勤と退勤を日付つきの日時で入力し、単純な引き算で計算する形にします。Microsoftのサポートページにも、開始と終了を日付と時刻で入力して差を求める方法が紹介されています。

日付をまたぐ勤務は、どちらの日の勤務として記録するかも決めておく必要があります。一般には、勤務を始めた日の行に記録する形が分かりやすく、深夜の時間も出勤した日の行で数えます。

先ほどの休憩の確認の式も、日付をまたぐ勤務に対応させるなら、「C2-B2」の部分を「MOD(C2-B2,1)」に置き換えておきます。

22時から5時の深夜時間だけを取り出す式

深夜時間の計算は、勤務時間の表のなかで最も間違えやすいところです。考え方を先に整理しておきます。

深夜の時間帯は、その日の22:00から翌朝5:00までと、その日の0:00から5:00までの2つの帯に分けられます。夜に出勤する人は前者に、早朝に出勤する人は後者にかかります。それぞれの帯と勤務時間が重なっている長さを求めて合計すれば、深夜時間になります。

まず、退勤時刻を「出勤時刻からの続きの時刻」に直します。日付をまたぐ勤務でも、出勤時刻に勤務の長さを加えれば、30:00のような続きの時刻になります。

続きの退勤時刻＝B2+MOD(C2-B2,1)

この値を使って、F列の深夜時間を次の式で求めます。

F2：=MAX(0,MIN(B2+MOD(C2-B2,1),5/24)-B2)+MAX(0,MIN(B2+MOD(C2-B2,1),29/24)-MAX(B2,22/24))

式が長いので、2つの部分に分けて読みます。

前半の「MAX(0,MIN(続きの退勤,5/24)-B2)」は、0:00から5:00の帯との重なりです。5/24は5:00を表す数値です。退勤と5:00のうち早いほうから出勤時刻を引き、マイナスになるなら0にします。3:00に出勤して9:00に退勤した場合、5:00から3:00を引いて2時間になります。

後半の「MAX(0,MIN(続きの退勤,29/24)-MAX(B2,22/24))」は、22:00から翌5:00の帯との重なりです。29/24は翌朝5:00、22/24は22:00を表します。退勤と翌5:00のうち早いほうから、出勤と22:00のうち遅いほうを引きます。18:00に出勤して翌2:00に退勤した場合、翌2:00から22:00を引いて4時間になります。

TIME関数で「TIME(29,0,0)」と書くと、24時間を超えた分が切り捨てられて5:00と同じ値になってしまうため、ここでは「29/24」と分数で書いています。

この式には1つ注意点があります。深夜の時間帯の中で休憩を取った場合、その休憩は深夜時間から引く必要がありますが、この式では引かれません。夜勤で深夜に休憩を取る職場では、「深夜帯の休憩」という列を別に設けて、F列の結果から差し引く形にします。休憩の時刻を記録していない職場では、深夜帯に休憩を取ったかどうかを日ごとに入力してもらうしかありません。

深夜時間が出せたら、深夜割増の金額は「深夜時間×24×時給×0.25」で求められます。2割5分は法律が定める最低の率なので、就業規則でそれより高い率を定めている会社では、その率で計算します。

法定時間外の時間と、月60時間の線を数える

G列には、1日8時間を超えた法定時間外の時間を入れます。

G2：=MAX(0,E2-TIME(8,0,0))

実働時間から8時間を引き、マイナスになる日は0にする式です。実働9時間30分の日は1:30と表示されます。

1か月の時間外の合計は「=SUM(G2:G32)」で求め、表示形式を「[h]:mm」にします。第37条は、1か月の時間外労働が60時間を超えた部分について5割以上の割増を定めているので、60時間を超えた分を別のセルで求めておくと、給与の計算と突き合わせやすくなります。

60時間を超えた時間数：=MAX(0,SUM(G2:G32)*24-60)

この式は、時間外の合計を24倍して時間数に直し、60を引いています。結果は「3.5」のように10進数の時間数で表示されます。

週40時間の線を確かめたい場合は、週の区切りごとに実働時間を合計する列を設けます。週の始まりを何曜日とするかは就業規則で決まっていることが多く、決まりがなければ日曜日から土曜日までを1週とする扱いが一般的とされています。週の合計が40時間を超え、かつその週の日ごとの8時間超の時間で数えていない部分が、週単位の時間外になります。日の時間外と週の時間外を二重に数えないように、週の合計から「その週のG列の合計」を差し引いてから40時間と比べるのが手順です。

シフト制や変形労働時間制をとっている職場では、ここで説明した1日8時間、週40時間の線とは違う基準で時間外を判定します。変形労働時間制では、あらかじめ決めた勤務表で8時間を超える日があっても、その日の所定の範囲内なら時間外になりません。自分の職場がどの制度を使っているかは、就業規則か雇用契約書で確かめてから表を作ります。

端数を丸めてよい場面と、丸めてはいけない場面

勤務時間の計算で必ず出てくるのが、1分単位で数えるか、15分や30分で丸めるかという問題です。

結論から言うと、日々の勤務時間を一律に切り捨てて、その分の賃金を払わない形は認められていません。認められている端数処理は、月の合計に対するものです。鹿児島労働局のよくある質問では、厚生労働省の通達に沿って次のように説明しています。

1か月における時間外労働、休日労働および深夜業のおのおのの時間数の合計に1時間未満の端数がある場合に、30分未満の端数を切り捨て、それ以上を1時間に切り上げること。 出典: 鹿児島労働局「残業手当の端数処理は、どのようにしたらよいですか。」

同じページは、こうした方法は常に労働者の不利になるものではなく、事務を簡単にするためのものと認められるので、違反としては扱わないと説明しています。つまり、月末に時間外の合計が10時間20分なら10時間に、10時間40分なら11時間にする処理は、切り上げと切り捨ての両方が起きるので認められているということです。

エクセルでこの処理をするなら、時間外の合計を時間数に直したセルに対して、ROUND関数を使います。

月の時間外を1時間単位に丸める：=ROUND(SUM(G2:G32)*24,0)

ROUND関数は、0.5以上を切り上げ、0.5未満を切り捨てるので、30分未満の切り捨てと30分以上の切り上げにそのまま対応します。

一方で、日ごとのセルでFLOOR関数を使って15分単位に切り捨てる式は、日々の端数を切り捨てることになるので避けます。タイムカードの打刻が9:07でも、実際に9:00から仕事を始めていたなら9:00が始業です。逆に、打刻は早くても実際の業務開始が遅いなら、業務開始の時刻が始業です。丸めを式で行うより、正しい時刻を入力するほうが、表全体の信頼性が上がります。

時給の計算でも同じように、1時間あたりの賃金額や割増賃金額に円未満の端数が出たときは、50銭未満を切り捨て、それ以上を1円に切り上げる処理が認められていると、同じページで説明されています。

エクセルで勤務時間を管理するメリットとデメリット

エクセルでの勤務時間管理には、はっきりしたメリットがあります。

• 追加の費用がかからず、手元のパソコンですぐに始められる
• 列の並びや計算の式を、職場の働き方に合わせて自由に変えられる
• 過去の月のシートを残しておけば、比べたり見返したりしやすい
• 社外の人に渡すときも、ファイル1つで共有できる

一方で、デメリットも同じくらいはっきりしています。

• 時刻を手で入力するため、入力ミスや入れ忘れが起きやすい
• 式を誤って上書きすると、気づかないまま間違った合計が出る
• 人数が増えるとファイルが分かれ、集計の手間が増える
• あとから時刻を書き換えても、記録が残らない

最後の点は特に重要です。エクセルのセルは誰でも書き換えられるため、実際の時刻と違う数字が入っても、表の上では区別がつきません。冒頭で紹介したガイドラインが、客観的な記録を原則とし、自己申告に頼る場合は実態と合っているかを確かめるよう求めているのは、このためです。

デメリットを抑える工夫としては、次のようなものがあります。

1. 計算欄のセルを保護し、入力欄だけを書き換えられるようにする
2. 入力規則で、出勤と退勤の欄に時刻以外の値を入れられないようにする
3. 月ごとにシートを分け、締めた月のシートは保護して書き換えないようにする
4. パソコンのログオンの記録や入退室の記録と、月に1回は突き合わせる

入力規則は「データ」タブの「データの入力規則」から設定でき、「入力値の種類」で「時刻」を選べば、時刻以外の値を入れたときに警告を出せます。

人数が10人を超えてくる、拠点が複数ある、残業や深夜の計算が複雑になってきたといった段階では、勤怠管理のサービスへの切り替えを考える時期です。エクセルの表で計算の仕組みを理解しておけば、サービスを選ぶときにも、どの計算が自動化されるのかを判断しやすくなります。

無料で使えるひな形と、スプレッドシートで作る場合の違い

一から表を作るのが大変なら、無料のひな形を使う方法もあります。Microsoftはエクセルのテンプレートを公開しており、エクセルの「ファイル」から「新規」を選んで「タイムシート」や「勤務表」のような語でテンプレートを検索できます。ひな形を使う場合も、深夜時間や法定時間外の列が日本の法律に合わせた作りになっているとは限らないので、この記事で説明した式に置き換えて使うのが安全です。

ひな形を選ぶときの確認点は次の4つです。

1. 出勤と退勤の時刻を入力する形になっているか（合計時間だけを入れる形は避ける）
2. 月の合計のセルが「[h]:mm」の表示形式になっているか
3. 日付をまたぐ勤務を入力したときに、マイナスや「#####」にならないか
4. 深夜時間を、残業とは別の列で数えているか

Googleスプレッドシートで作る場合も、ここで説明した式はほぼそのまま使えます。MOD、MAX、MIN、IF、TIME、SUM、ROUNDはいずれも同じ書き方で動きます。表示形式の設定場所が違い、スプレッドシートでは「表示形式」メニューの「数字」から「カスタム日時」や「経過時間」を選びます。月の合計には「経過時間」の形式を使うと、24時間を超えても正しく表示されます。

スプレッドシートの利点は、複数の人が同じ表を同時に開いて入力でき、変更履歴が残ることです。「ファイル」メニューの「変更履歴」から、いつ誰がどのセルを変えたかを確かめられるので、エクセルの「あとから書き換えても記録が残らない」という弱点をある程度補えます。

一方で、ブラウザで開く形なので、通信の状態によって入力が遅れることがあり、オフラインで使うには事前の設定が必要です。職場のパソコン環境と、誰がどこから入力するかに合わせて選びます。

在宅や副業で働く人こそ、自分で勤務時間を記録する

ここまで、雇われて働く人の勤務時間を前提に説明してきましたが、在宅ワークや副業で働く人にとっても、勤務時間を自分で記録する意味は大きくなっています。

2004年から在宅ワークとフリーランスの仲介を続けてきた運営者として見てきた限りでは、長く仕事が続く人ほど、稼働時間を細かく記録して、請求や見積もりの根拠として示せるようにしています。時間単価で契約する案件では、何時から何時まで作業したかを残しておけば、依頼する側との認識のずれが起きにくくなります。固定報酬の案件でも、実際にかかった時間を記録しておけば、次の見積もりで単価を見直す材料になります。

手数料のかからない直接の取引では、依頼する側と受ける側の間に仲介の担当者が入らないため、稼働時間の説明も自分で行う必要があります。その代わり、同じ予算でも中間の費用が差し引かれないので、受ける側の手取りは厚くなります。稼働の記録は、その手取りを正当な対価として説明するための土台になります。

会社勤めをしながら副業をする人は、副業が雇用契約の場合、労働時間が通算される仕組みがあるため、本業と副業の両方の勤務時間を把握しておくことが特に大切です。この記事の表を本業用と副業用の2つのシートに分け、日ごとの合計を別のシートで足し合わせる形にすれば、1日8時間や週40時間の線を超えていないかを自分で確かめられます。

事務や管理の仕事に就きたい人にとっては、こうした勤務時間の計算はそのまま仕事の力になります。病院や診療所の受付と会計を担う仕事では、勤務表の作成やシフトの管理を任されることもあり、医療事務技能審査試験（メディカルクラーク）のページでは、医療事務の資格の内容と学び方を紹介しています。中小企業の経営を支える立場から労務管理を学びたい人には、経営全般の知識を問う中小企業診断士の資格ガイドが参考になります。

勤怠や給与の計算を自動化する仕組みづくりに関心がある人は、業務の効率化を支援する仕事の全体像をAIコンサル・業務活用支援のお仕事で、業務用のアプリを作る仕事の内容をアプリケーション開発のお仕事で確かめられます。エクセルの式で勤務時間の計算を組み立てられる力は、こうした仕事の入り口にもなります。

よくある質問

Q. エクセルで勤務時間の合計が24時間を超えると表示がおかしくなるのはなぜですか？

エクセルは時刻を1日を1とする数値で保存しており、通常の時刻の表示形式では24時間で一回りして表示されるためです。合計のセルを選び、セルの書式設定のユーザー定義で「[h]:mm」を指定すると、28:15のように24時間を超えた時間がそのまま表示されます。月の合計のセルには最初にこの設定をしておきます。

Q. 夜勤で日付をまたぐと勤務時間がマイナスになるときはどうすればよいですか？

実働時間の式を「=MOD(退勤-出勤,1)-休憩」の形にすると、日付をまたいだ場合も正しい時間が出ます。MOD関数が、マイナスになった結果に1日分を加えてくれるためです。もう1つの方法として、翌朝6時の退勤を「30:00」のように24を足した時刻で入力する形もあります。どちらかに統一して使います。

Q. 勤務時間を15分単位で切り捨てて計算してもよいですか？

日々の勤務時間を一律に切り捨てて、その分の賃金を払わない形は認められていません。労働局の案内では、1か月の時間外労働などの合計に1時間未満の端数がある場合に、30分未満を切り捨て、30分以上を1時間に切り上げる処理なら違反として扱わないとされています。丸めるなら月の合計で行います。

Q. 深夜時間の計算に休憩はどう反映すればよいですか？

22時から5時の深夜帯の中で休憩を取った場合、その休憩は深夜時間から差し引く必要があります。出勤と退勤の時刻だけから深夜時間を求める式では休憩が引かれないので、深夜帯の休憩を入力する列を別に設けて、深夜時間の結果から差し引く形にします。休憩の時刻を記録しておくと確認が確実になります。