製造業の作業日報テンプレート｜生産数と不具合の書き方

製造業の作業日報のテンプレートを探している方の多くは、現場の作業者が毎日書いている日報が「書いて出すだけ」になっていて、生産数の集計にも不具合の対策にも使われていないことに悩んでいます。作業日報は、項目の選び方と書き方の型を決めるだけで、ラインの止まった理由や不良の傾向が見える記録に変わります。この記事では、製造業の作業日報テンプレートに入れる項目、生産数と不具合の書き方、記入例、エクセルで集計するときの工夫、日報を改善につなげる進め方を順に説明します。日報から見つかった不具合の対策を、担当と期限を決めてチームで進めたい場合の道具として、5人まで無料で使えるプロジェクト管理のサービスPinatecaにも後半で触れます。

製造業の作業日報は何のために書くのか

製造業の作業日報は、その日に誰が、どの設備で、何を、どれだけ作り、何が起きたかを残す記録です。現場では「作業日報」「製造日報」「生産日報」など呼び方が分かれますが、目的はほぼ共通しています。

1つ目の目的は、生産の実績を把握することです。計画に対してどれだけ作れたか、良品と不良品がそれぞれいくつだったかを毎日記録すると、週や月の単位で達成の度合いが分かります。計画を立てる担当は、日報の実績をもとに翌週の計画を見直せます。

2つ目の目的は、品質の問題を早く見つけることです。不良の数と内容を毎日記録しておけば、特定の設備や特定の時間帯に不良が集中していることに気づけます。不具合が出た製品の材料のロット（同じ条件で作られた材料のまとまり）を書いておけば、後で同じロットの製品を追いかけることもできます。

3つ目の目的は、設備の止まった時間と理由を残すことです。段取り替え、故障、材料待ち、清掃などで設備が止まった時間を記録すると、生産の時間をどこで失っているかが分かります。

4つ目の目的は、作業の安全を守ることです。けがにはつながらなかったものの、ひやりとした出来事を日報に書く欄を設けておくと、事故が起きる前に危ない場所や作業を直せます。

5つ目の目的は、次の勤務帯への引き継ぎです。交代の勤務がある工場では、設備の調子や作業の途中の状態を日報で次の人に伝えます。

これらの目的のうち、どれを重視するかによって、日報の項目は変わります。最初にこの5つのうちどれを一番に考えるかを現場の責任者が決めておくと、項目が多くなりすぎるのを防げます。

製造業の作業日報テンプレートに入れる項目

製造業の作業日報に入れる項目は、業種や工程によって違いますが、次の表の項目をそろえておくと、多くの現場で使えます。

区分	項目	書き方の目安
基本	日付、勤務帯、作業者、ラインや設備の名前	毎回必ず
製品	品番、製品名、工程	品番は一覧から選ぶ
時間	作業の開始と終了の時刻、休憩	時刻で記録
数量	計画数、生産数、良品数、不良数	数字で記録
不良	不良の内容、数、発見した工程、処置	決めた型で書く
停止	段取り替えの時間、停止の時間と理由	分単位で記録
材料	使った材料のロット番号	材料の表示から写す
安全	ヒヤリハット、気になった場所	起きた時だけ書く
引き継ぎ	次の勤務帯への連絡、設備の調子	短く具体的に

この中で、毎回必ずそろえたいのは「計画数」「生産数」「良品数」「不良数」「停止の時間と理由」の5つです。計画数と生産数を並べると達成の度合いが分かり、良品数と不良数から不良の割合が分かります。停止の時間と理由が分かれば、生産数が計画に届かなかった原因を説明できます。

項目を決めるときに気をつけたいのは、作業者が書く時間です。日報を書くのに15分も20分もかかると、作業の後に急いで書くことになり、記録が雑になります。数字や選択肢で書ける項目を中心にし、文章で書く欄は不良の内容、停止の理由、ヒヤリハット、引き継ぎの4つ程度に絞ると、5分から10分で書き終えられます。

品番や停止の理由のように、毎回同じ言葉が入る項目は、選択肢を決めておきます。停止の理由なら「段取り替え」「設備の故障」「材料待ち」「品質の確認」「清掃」「その他」のように分けておくと、後で理由ごとの時間を集計できます。

生産数の書き方と、計算で出す数字

生産数は、作業日報の中心になる数字です。数え方と書き方を現場でそろえておかないと、同じラインでも人によって数字の意味が変わってしまいます。

まず、「生産数」に何を含めるかを決めます。一般的には、その日に加工や組み立てを終えた数を生産数とし、そのうち検査に通ったものを良品数、通らなかったものを不良数とします。生産数は良品数と不良数の合計になるため、日報では3つの数字が合っているかを確かめます。手直しをして良品になったものをどう数えるかも、現場で決めておく必要があります。

日報に記録した数字から、次の数字を計算できます。

• 達成率: 生産数（または良品数）を計画数で割った割合。計画に対してどれだけ作れたかを示します。
• 不良率: 不良数を生産数で割った割合。品質の状態を示します。
• 1時間あたりの生産数: 生産数を、実際に作業した時間で割った数。作業の速さの目安になります。
• 停止の割合: 停止の時間の合計を、作業の予定の時間で割った割合。設備がどれだけ止まっていたかを示します。

たとえば、計画数が500個、生産数が480個、不良数が12個の日なら、達成率は96%、不良率は2.5%になります。こうした割合は、作業者が手で計算するより、エクセルで式を入れて自動で出すほうが間違いがありません。

数字は、決まった時刻にまとめて書くより、決まった区切りごとに書き留めるほうが正確になります。たとえば2時間ごとに生産数を記録する欄を設けておくと、どの時間帯に生産が落ちたかが分かり、停止の記録と照らし合わせられます。

不具合の書き方の型

作業日報の中で、一番書き方に差が出るのが不具合の欄です。「不良あり」「キズ多い」のような書き方では、品質の担当者が原因を調べるための手がかりになりません。不具合は、次の6つの要素をそろえて書く型を決めておくと、誰が書いても必要な情報が残ります。

1. 何が起きたか（現象）: 「キズ」ではなく「製品の側面に長さ5ミリほどの線状のキズ」のように、見た目を具体的に書きます。
2. どこで見つけたか（発見した工程）: 自分の工程で見つけたのか、後の工程や検査で見つけたのかを書きます。
3. いくつあったか（数量）: 不良の数と、その時点までに作った数を書きます。
4. いつからか（時期）: 何時ごろから出始めたか、どの製品の番号からかを書きます。
5. どう処置したか（処置）: 不良品をどこに分けたか、設備を止めたか、誰に連絡したかを書きます。
6. 何が原因と考えられるか（推定の原因）: 分かる範囲で、考えられる原因を書きます。分からなければ「不明」で構いません。

6つ目の原因を考えるときは、「人」「機械」「材料」「方法」の4つの観点から見ると整理しやすくなります。製造の現場では、この4つの英語の頭文字から「4M」と呼ばれることがあります。作業者が交代した、設備の刃物を替えた、材料のロットが変わった、作業の手順を変えた、といった変化が直前にあれば、それが原因の手がかりになります。

不具合の欄で大切なのは、作業者を責める記録にしないことです。不良を出したことを書くと叱られる職場では、不良が日報に書かれなくなり、問題が見えなくなります。日報は事実を残すための記録であり、原因の多くは作業者個人ではなく、手順や設備、材料の側にあるという前提で扱います。

製造業の作業日報の記入例

ここでは、金属の部品を加工するラインを例に、作業日報の記入例を紹介します。

• 日付と勤務帯: 11月6日（木）日勤
• 作業者: 加工課 田中
• 設備: マシニングセンタ 2号機
• 品番と製品名: A-1024 取り付け金具
• 作業の時刻: 8時30分から17時15分（休憩60分）
• 計画数: 500個
• 生産数: 480個
• 良品数: 468個
• 不良数: 12個
• 不良の内容: 穴の位置のずれ（規格の範囲外）が12個。自分の工程の測定で発見。13時ごろから出始め、刃物を交換した後は出ていない。不良品は赤い箱に分けて保管し、班長に報告済み。推定の原因は刃物の摩耗。
• 段取り替え: 25分（午前に品番の切り替え1回）
• 停止の時間と理由: 設備の故障で20分（クーラントの警報、補充して再開）。材料待ちで15分。
• 材料のロット: 2026-1105-B
• ヒヤリハット: 切りくずを取るときに、手袋が回転部分に近づいた。停止を確かめてから取る手順に戻した。
• 引き継ぎ: 刃物は14時に交換済み。次の交換の目安は明日の午前。クーラントの量が減りやすいので、始業時に確認をお願いします。

この記入例では、計画に20個届かなかった理由が、段取り替え、故障、材料待ちの時間で説明できます。不良は13時ごろから出始め、刃物の交換で止まったことが分かるため、品質の担当者は刃物の交換の間隔を見直す判断ができます。引き継ぎの欄で次の勤務帯に設備の注意点が伝わり、同じ停止を防げます。

ヒヤリハットを作業日報に書く理由

作業日報にヒヤリハットの欄を設けると、けがにつながる前の危ない出来事を拾えるようになります。ヒヤリハットとは、仕事の中で、けがをする寸前でひやりとした、はっとした出来事のことです。厚生労働省の職場のあんぜんサイトでは、ヒヤリハットの報告について次のように説明しています。

ヒヤリハットは報告する側にとっても、報告を受ける側にとっても、あまり名誉なことではありません。このため、労働者を責めないという取決めをし、これを実行しないと、制度が長続きしません。たとえ作業手順書どおりに作業を行わなかったことが原因であった場合も、手順書に無理があって守ることができないのかもしれません。手順書の見直しの良い機会と考えるべきです。 出典: 厚生労働省 職場のあんぜんサイト「ヒヤリハット」

同じサイトでは、1件の重い災害の背景には多くの軽いけがや、けがのない事故があるという考え方（ハインリッヒの法則）も紹介されています。大切なのは比率の数字そのものではなく、災害の背景には多くの危険の要因がある、という点です。日報でヒヤリハットを毎日拾い、危ない場所や手順を直していくことは、その要因を1つずつ減らすことにつながります。

日報のヒヤリハットの欄は、何もなかった日は空欄で構いません。書く日は、「どこで」「何をしていて」「何が起きそうになったか」「どうしたか」の4つを短く書きます。書かれたヒヤリハットは、班長や安全の担当者が週に1回は目を通し、直した結果を朝礼などで共有すると、書く側にも意味が伝わり、報告が続きます。同じ場所や同じ作業でヒヤリハットが2回、3回と続いたら、それは偶然ではなく、設備の配置や手順に原因があるサインです。手すりやカバーを付ける、作業の順番を変えるなど、人の注意に頼らない直し方を優先して考えます。

工程や業種によって変える項目

基本の項目は同じでも、工程や業種によって、記録しておきたい項目は変わります。ここでは、よくある現場ごとに、基本の項目に加えておくと役立つものを紹介します。

組み立ての工程

組み立ての工程では、1人が複数の製品を順に組み立てることが多く、製品ごとの作業時間が大切な情報になります。品番ごとの組み立ての数と、かかった時間を記録しておくと、標準の作業時間との差が分かります。部品の欠品や取り違えも起きやすいため、部品待ちの時間と、取り違えが起きた部品の番号を書く欄を設けておくと、部品の保管場所や表示を見直す材料になります。

機械加工の工程

機械加工では、設備の状態が品質を大きく左右します。刃物や工具を交換した時刻、交換してからの加工の数を記録しておくと、工具の摩耗と不良の関係が分かります。寸法の測定をしている現場では、決まった間隔で測った値を記録する欄を設けておくと、寸法が少しずつ規格の端に寄っていく変化に早く気づけます。

食品の製造

食品の製造では、衛生と温度の管理が欠かせません。加熱や冷却の温度と時刻、作業者の体調の確認、異物の確認の結果などを記録する欄を、作業日報とは別の記録表として設けている現場が多くあります。作業日報には、製造した数と、ロットの番号、廃棄した数とその理由を残し、衛生の記録と照らし合わせられるようにしておきます。

検査の工程

検査の工程では、検査した数、合格の数、不合格の数と、その内容を記録します。不合格の内容は「寸法」「外観」「機能」のように分類を決めておくと、どの工程で問題が起きているかを後で集計できます。前の工程に不良を戻した場合は、戻した数と、戻した先の工程を書いておくと、工程の間の連絡が漏れません。

どの現場でも、加える項目は「その数字を見て何を決めるか」が言えるものに絞ります。誰も見ない項目は、書く手間だけが残るため、使われなくなったら外します。

次の勤務帯への引き継ぎの書き方

交代の勤務がある工場では、作業日報の引き継ぎの欄が、設備の事故や品質の問題を防ぐ大切な役割を持ちます。引き継ぎがあいまいだと、前の勤務帯で分かっていた設備の不調が、次の勤務帯で再び問題になります。

引き継ぎの欄には、次の3つを書きます。

• 設備の状態: 調子が悪かったところ、調整したところ、交換した部品と、次に交換する目安。
• 作業の途中の状態: 加工の途中で止まっている製品、検査待ちの製品、分けて保管している不良品の場所。
• 次の勤務帯にしてほしいこと: 始業のときに確かめてほしいこと、連絡してほしい相手。

「特になし」と書く日でも、設備に異常がなかったことを確かめたうえで書くことが大切です。何も確かめずに「特になし」と書く習慣が付くと、本当に伝えるべきことがあった日に書き漏れが起きます。

引き継ぎは、日報に書くだけでなく、交代の時に口頭でも伝えるのが安全です。日報を見ながら、前の勤務帯の人が次の勤務帯の人に1分ほどで説明する形にすると、書き漏れや読み違いを防げます。

作業日報を書いてもらうための決まり

作業日報の質は、書く人が日報の意味を分かっているかどうかで大きく変わります。現場の全員に同じ質で書いてもらうために、次の決まりを作っておくと役立ちます。

1つ目は、記入例を日報の近くに貼っておくことです。項目ごとに、よい書き方の例を1枚にまとめて掲示しておくと、新しく入った人も迷わず書けます。

2つ目は、言葉と単位をそろえることです。時間は分で書くのか時刻で書くのか、数量は個で書くのか箱で書くのかを決め、記入例に示しておきます。

3つ目は、外国人の作業者がいる職場では、日報の項目名を分かりやすい言葉にし、必要なら母語を併記することです。厚生労働省の職場のあんぜんサイトでは、複数の言語の安全の教材も公開されています。言葉の壁で不具合やヒヤリハットが書かれないことがないように、選択肢から選ぶ形の項目を中心にする工夫も役立ちます。

4つ目は、書かれた日報に返事をすることです。班長や責任者が、不具合やヒヤリハットの欄に一言でも返事を書くと、書く側は日報が読まれていると感じられます。

作業日報でよくある失敗

最後に、作業日報を運用している現場でよく見かける失敗を3つ紹介します。

1つ目は、生産数が計画数と同じ数字で毎日並んでいることです。実際には計画に届かなかった日があっても、計画の数字をそのまま書いてしまうと、停止や不良の影響が見えなくなります。計画に届かなかった日こそ、正しい数字と理由を書くことが大切だと、現場に繰り返し伝えます。

2つ目は、停止の理由が「その他」ばかりになることです。選択肢に当てはまらない理由が多いなら、選択肢の分け方が現場の実態に合っていない可能性があります。「その他」の中身を月に1回見直し、多いものは新しい選択肢として加えます。

3つ目は、作業の終わりにまとめて書くことです。8時間の作業の後で思い出しながら書くと、停止の時間や不良が出始めた時刻があいまいになります。区切りごとに数字を書き留める欄を設けるか、手元のメモに書いておき、終業時に日報に写す形にすると、記録が正確になります。

エクセルで製造業の作業日報を作るときの工夫

製造業の作業日報は、紙で書いて後からエクセルに入力する現場もあれば、最初からエクセルや表計算のファイルに入力する現場もあります。どちらの場合も、集計のためのエクセルのファイルは次のように作ると扱いやすくなります。

1つ目は、1回の作業を1行にすることです。日付、勤務帯、作業者、設備、品番を左に、計画数、生産数、良品数、不良数、停止の時間を右に並べます。同じ日に品番を切り替えた場合は、品番ごとに行を分けると、品番ごとの集計ができます。

2つ目は、選択肢の決まっている項目にドロップダウンを設定することです。設備の名前、品番、停止の理由、不良の内容の分類は、[データ] タブの [データの入力規則] からリストを選ぶ形にしておくと、入力の揺れがなくなります。設定の方法は Microsoft のサポートページ（ドロップダウン リストを作成する） で確かめられます。

3つ目は、計算する項目に式を入れることです。達成率、不良率、1時間あたりの生産数は式で自動計算にし、作業者が手で入力しないようにします。生産数が良品数と不良数の合計と合っていないときに色が付くように、条件付き書式を設定しておくと、入力の間違いに気づけます。

4つ目は、集計のシートを分けることです。日報のデータとは別のシートに、設備ごと、品番ごと、停止の理由ごとの合計を出す表を作ります。ピボットテーブルを使えば、行に設備、列に停止の理由、値に停止の時間を入れるだけで、どの設備がどの理由でどれだけ止まったかの表がすぐにできます。

5つ目は、ファイルを月ごとに分けることです。1つのファイルに何年分もの日報を入れると、行が多くなって重くなります。月ごとや四半期ごとにファイルを分け、ファイル名に年月を入れておくと探しやすくなります。

紙の日報を後からエクセルに入力する場合は、入力の担当と期限を決めておかないと、入力が数日遅れて集計の意味が薄れます。できれば当日中、遅くとも翌日の午前までに入力する決まりにしておきます。

紙とエクセルの作業日報のメリットとデメリット

製造の現場では、今でも紙の作業日報が多く使われています。紙とエクセルには、それぞれ向いている場面があります。

紙の日報のメリットは、手が汚れていても、パソコンがない場所でも書けることです。油や粉じんのある現場では、パソコンやタブレットを持ち込めないこともあります。また、紙は新しく入った人や、パソコンに慣れていない人でもすぐに書けます。

紙の日報のデメリットは、集計に手間がかかることです。月末に何十枚もの日報を集めて数字を拾い直すのは時間がかかり、写し間違いも起きます。字が読みにくい、記入漏れに気づきにくい、保管の場所を取る、といった点も課題になります。

エクセルの日報のメリットは、集計が速く、グラフや表にしやすいことです。入力の段階でドロップダウンや式を使えば、入力の揺れや計算の間違いも防げます。

エクセルの日報のデメリットは、入力する場所が限られることです。現場にパソコンがない場合は、休憩室や事務所まで移動して入力することになります。また、複数の人が同じファイルに同時に入力すると、保存のときに衝突が起きることがあります。

多くの現場では、「現場では紙に書き、班長や事務の担当がその日のうちにエクセルに入力する」という組み合わせで運用しています。現場で書きやすいことと、後で集計しやすいことの両方を満たす形として現実的です。タブレットで入力できる日報のアプリを使う方法もありますが、導入の費用や、作業者が操作に慣れるまでの時間を考えて検討します。

作業日報を品質の記録として保存するときの考え方

作業日報は、現場の改善に使うだけでなく、製品の品質を後から説明するための記録にもなります。出荷した製品に不具合が見つかったとき、いつ、どの設備で、誰が、どの材料のロットで作ったかを日報から追えれば、同じ条件で作られた製品の範囲を絞り込めます。この追いかけの仕組みは、トレーサビリティと呼ばれます。製品がどこでどう作られたかを、後からたどれるようにしておくことです。

トレーサビリティのために日報を使うなら、製品の番号やロットの番号と、日報の日付と勤務帯がつながるように記録しておくことが大切です。材料のロットの欄を空欄のままにすると、後で追いかけられなくなります。

日報をどれだけの期間保存するかは、取引先との取り決め、業界の決まり、社内の品質の規程によって違います。取引先から一定の期間の保存を求められている場合もあるため、品質の担当者に保存の期間を確かめ、紙の日報は年月ごとに箱に分けて保管し、エクセルのファイルは別の場所にも控えを保存しておきます。保存の期間が過ぎた記録を処分するときも、社内の手順に沿って行います。

作業日報を現場の改善につなげる進め方

作業日報は、集めて保存するだけでは現場はよくなりません。日報の数字をもとに、定期的に改善の打ち手を決める流れを作ります。

まず、毎日の朝礼や終礼で、前日の日報のうち「計画に届かなかったライン」「不良が出たライン」「ヒヤリハットがあったライン」だけを短く共有します。全部の日報を読み上げる必要はなく、問題のあったところだけを取り上げれば5分ほどで済みます。

次に、週に1回、エクセルの集計のシートを見て、停止の時間が長い理由、不良の多い品番や設備を確かめます。停止の理由ごとの時間を多い順に並べると、どこから手を付ければ効果が大きいかが分かります。たとえば「段取り替え」の時間が一番長ければ、段取り替えの手順を見直すことが最初の打ち手になります。

決めた打ち手は、「何を」「誰が」「いつまでに」の3つを必ず決めて記録します。「段取り替えの手順書を見直す」ではなく、「2号機の段取り替えの手順書を、班長の佐藤が11月20日までに見直し、試しに1週間使う」と決めれば、翌週の打ち合わせで進み具合を確かめられます。

打ち手を実行した後は、日報の数字で効果を確かめます。段取り替えの時間が短くなったか、不良の数が減ったかを、前後の数字で比べます。効果があれば手順を正式に変え、なければ別の打ち手を考えます。この繰り返しが、作業日報を「書くための日報」から「現場を動かすための日報」に変えていきます。

不具合の対策を、担当と期限を決めてチームで進めたいとき

作業日報の記録そのものは紙とエクセルで十分に回せますが、日報から見つかった不具合の対策や改善の作業は、複数の部署や担当にまたがることが多く、誰がどこまで進めたかを追うのが難しくなります。品質の担当、設備の保全の担当、製造の班長がそれぞれ別の作業を受け持つと、口頭やメールの連絡だけでは、期限を過ぎたまま止まっている作業に気づきにくくなります。

小さな工場なら、事務所のホワイトボードに対策の一覧を書き出し、担当と期限を書いておく方法がよく使われています。交代の勤務があって全員が顔を合わせられない場合や、事務所と現場が離れている場合は、パソコンやスマートフォンから同じ一覧を見られる道具があると便利です。

その選択肢の1つが、プロジェクト管理のサービスのPinatecaです。公式サイトの料金ページによると、Pinatecaは5人までのチームなら期限なしで無料で使え、無料プランでもカンバン、ガントチャート、カレンダー、リストなど8種類のボードと、チャット、コメント、カスタムフィールドが使えます。たとえば「対策を決める」「対策中」「効果の確認中」「完了」の列を作ったボードに、「2号機の刃物の交換の間隔を見直す」「段取り替えの手順書を直す」といったカードを並べ、それぞれに担当と期限を付けておけば、勤務帯が違う人同士でも、どの対策がどこまで進んでいるかを同じ画面で確かめられます。設備の名前や品番は、カスタムフィールドとしてカードに追加できます。6人目、または11個目のボードからは有料のスタンダードプラン（1人あたり月額500円、税抜）になります。Pinatecaは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

日々の生産数や不良数の記録は作業日報とエクセルに任せ、そこから生まれた対策の作業だけをボードで分担する、という使い分けにすると、それぞれの道具の得意なところを生かせます。

現場の記録を整える力は外部の支援の仕事にもつながる

在宅ワークや業務委託の仲介を20年以上続けてきた運営者として見てきた限りでは、製造業の会社から外部に頼まれる仕事には、紙の日報を集計しやすい形に直す、エクセルの集計の仕組みを作る、といった現場の記録の整理が少なくありません。長く頼まれ続ける人ほど、現場の作業者が書きやすいことを最優先にし、集計の都合を現場に押し付けない設計をしています。

業務の流れを見直し、記録や集計を効率化する仕事は、AIコンサル・業務活用支援のお仕事で詳しく紹介しています。表計算ソフトや AI を使った集計の仕組みづくりは、製造業の現場でも求められる分野です。

日報をタブレットから入力できる画面や、集計を自動で行う仕組みを作る仕事もあります。アプリケーション開発のお仕事では、業務アプリの開発の仕事の内容と進め方を紹介しています。

工場の生産管理や品質管理を、経営の視点から助言する力を身につけたい方には、中小企業診断士の資格ガイドが参考になります。生産の管理や運営の管理も学ぶ範囲に含まれる国家資格です。

製造業の作業日報は、立派な様式よりも、計画数と生産数、良品と不良、停止の時間と理由が毎日同じ形で残ることが何より大切です。不具合は6つの要素の型で書き、ヒヤリハットは責めずに拾う。この2つを決まりにすれば、日報が現場の改善を支える記録に育っていきます。

よくある質問

Q. 製造業の作業日報にはどんな項目が必要ですか？

日付、勤務帯、作業者、設備、品番、作業の時刻、計画数、生産数、良品数、不良数、不良の内容、停止の時間と理由、材料のロット、ヒヤリハット、引き継ぎが基本です。最初は計画数、生産数、良品数、不良数、停止の時間と理由の5つを必ずそろえ、現場に合わせて加えていくと続けやすくなります。

Q. 不具合はどのように書けばよいですか？

何が起きたか、どこで見つけたか、いくつあったか、いつからか、どう処置したか、何が原因と考えられるかの6つをそろえて書くと、品質の担当者が原因を調べやすくなります。原因が分からない場合は「不明」と書いて構いません。人、機械、材料、方法の4つの観点で直前の変化を書くと手がかりになります。

Q. 作業日報は紙とエクセルのどちらがよいですか？

現場で書きやすいのは紙、集計しやすいのはエクセルです。多くの現場では、作業者が紙に書き、班長や事務の担当がその日のうちにエクセルに入力する組み合わせで運用しています。現場にパソコンを用意できるかどうか、集計にかけられる手間を考えて選びます。

Q. 作業日報が形だけになるのを防ぐにはどうすればよいですか？

日報の数字を使う場を決めることが大切です。朝礼や終礼で問題のあったラインだけを共有し、週に1回は停止の理由や不良の傾向を集計して打ち手を決めます。打ち手の結果を日報の数字で確かめ、現場に伝えると、書く側も日報の意味を実感でき、記録の質が上がります。