勤務表をエクセルで作る方法｜シフトと時間の集計

2026年7月9日

＠SOHO編集部

この記事のポイント

✓勤務表をエクセルで作る方法を
✓月間シフト表と勤務時間の集計表の作り方
✓勤務時間と深夜の時間を出す計算式

勤務表をエクセルで作ろうとすると、「日付と曜日を毎月打ち直すのが面倒」「夜勤の時間がマイナスになる」「合計の時間がおかしな数字になる」といったところでつまずきがちです。勤務表は、誰がいつ働くかを決めるシフト表と、実際に働いた時間を集計する表の2つに分けて考えると、エクセルでも無理なく作れます。この記事では、勤務表の種類、月間シフト表の作り方、勤務時間を計算する式、日をまたぐ勤務と深夜の時間の出し方、出勤日数の数え方、法律で決まっている労働時間と記録の保存、運用でつまずきやすい点までを順に説明します。勤務表を作る作業そのものを複数人で分担するときに、担当と期限と進み具合を共有できるPinatecaのような道具を使う方法にも後半で触れます。

勤務表とは何か

勤務表とは、従業員が働く日と時間をまとめた表のことです。職場によって「シフト表」「出勤簿」「勤怠表」などと呼び方が違いますが、役割で分けると次の2種類になります。

種類	何を書くか	作るタイミング
シフト表（予定）	誰が、どの日に、どの時間帯で働くか	勤務する月の前
勤務時間の記録表（実績）	実際に何時から何時まで働き、休憩を何分とったか	勤務した日ごと

シフト表は「これから働く予定」を決めるもので、店舗や介護施設、病院、コールセンターなど、交代で働く職場で使われます。勤務時間の記録表は「実際に働いた時間」を残すもので、給与の計算や、労働時間が法律の上限を超えていないかを確かめるために使います。

この2つを1枚の表にまとめようとすると、予定と実績が混ざってしまい、どちらも見にくくなります。エクセルで作る場合は、シートを分けて「シフト表」と「勤務時間の記録表」を別々に作るのがおすすめです。同じブックの中にシートを並べておけば、行き来も簡単です。

勤務表をエクセルで作るよい点は、すでに多くの職場のパソコンに入っていて追加の費用がかからないこと、計算式で合計の時間や日数を自動で出せること、職場の事情に合わせて自由に形を変えられることです。一方で、複数の人が同時に書き込むと、どれが最新の版か分からなくなりやすいという弱点もあります。この点は、運用の節で詳しく触れます。

勤務表を作る前に決めておくこと

エクセルを開く前に、次の5つを決めておくと、作り直しが少なくなります。

勤務の種類と記号。 早番、遅番、夜勤、休み、有給休暇など、使う勤務の種類を決め、それぞれに「早」「遅」「夜」「休」「有」のような1文字の記号を割り当てます。
勤務の種類ごとの時間。 早番は7時から16時、遅番は13時から22時、のように、勤務の種類ごとの始業と終業の時刻と休憩の長さを決めます。
表の期間。 1か月ごとに作るのか、2週間ごとに作るのかを決めます。給与の締め日に合わせて、21日から翌月20日のように区切る職場もあります。
必要な人数。 時間帯ごと、曜日ごとに最低何人が必要かを決めます。
希望の集め方。 休みの希望をいつまでに、どの方法で集めるかを決めます。

特に大切なのが、1つ目と2つ目の勤務の種類と時間です。これが決まっていれば、シフト表には記号だけを書き込み、時間は別の表から自動で読み取る、という作り方ができます。毎日の時間を手で打ち込む必要がなくなり、打ち間違いも減ります。

月間シフト表の作り方

まずは、1か月分のシフト表を作ります。縦に従業員の名前、横に日付を並べる形が、いちばん見やすく一般的です。

手順1：表の枠を作る

A列に従業員の名前を、1行目に日付を、2行目に曜日を並べます。たとえばB1のセルに月の初日の日付を入れ、C1のセルに「=B1+1」と入れて右に向かってコピーすれば、日付が1日ずつ増えていきます。月が変わったときは、B1の日付を書き換えるだけで、残りの日付がすべて自動で変わります。

日付の表示は、セルの書式設定で「d」とすれば日にちの数字だけが表示されます。列の幅が狭いシフト表では、この表示のほうが見やすくなります。

手順2：曜日を自動で表示する

2行目には曜日を表示します。B2のセルに「=TEXT(B1,"aaa")」と入れると、B1の日付の曜日が「月」「火」のように1文字で表示されます。これを右にコピーすれば、すべての日付の曜日が自動で出ます。「aaaa」とすると「月曜日」のように表示されます。

手順3：土日に色を付ける

土曜日と日曜日の列に色を付けると、休日が一目で分かります。条件付き書式（セルの値に応じて色や文字の形を自動で変える機能）を使います。シフト表の範囲を選び、条件付き書式の「新しいルール」で「数式を使用して、書式設定するセルを決定」を選んで、日曜日なら「=WEEKDAY(B$1)=1」、土曜日なら「=WEEKDAY(B$1)=7」という式を入れ、それぞれ色を指定します。WEEKDAY関数は、日付から曜日を1（日曜日）から7（土曜日）の数字で返す関数です。

祝日にも色を付けたい場合は、別のシートに祝日の日付の一覧を作り、条件付き書式で「=COUNTIF(祝日一覧の範囲,B$1)>0」という式を入れます。祝日の一覧は毎年作り直す必要があります。

手順4：勤務の記号を入力しやすくする

各セルには、早番なら「早」、遅番なら「遅」のように勤務の記号を入れます。入力の揺れを防ぐために、データの入力規則（セルに入力できる値を決めておく機能）を使って、記号をリストから選ぶ形にしておくと便利です。シフト表の範囲を選び、データの入力規則で「リスト」を選んで、元の値に「早,遅,夜,休,有」のように記号をカンマで区切って入れます。

リストにしておけば、「早」と「早番」が混ざったり、全角と半角が混ざったりすることがなくなります。あとで関数を使って日数を数えるときに、表記の揺れがあると正しく数えられないため、この設定は最初にしておく価値があります。

出勤日数と勤務の種類ごとの回数を数える

シフト表ができたら、従業員ごとに、その月の出勤日数や、勤務の種類ごとの回数を数えます。ここで使うのがCOUNTIF関数です。COUNTIF関数とは、指定した範囲の中で、条件に合うセルがいくつあるかを数える関数のことです。

数えたいもの	式の例
早番の回数	=COUNTIF(B3:AF3,"早")
夜勤の回数	=COUNTIF(B3:AF3,"夜")
休みの日数	=COUNTIF(B3:AF3,"休")
出勤日数（休みと有給以外）	=COUNTA(B3:AF3)-COUNTIF(B3:AF3,"休")-COUNTIF(B3:AF3,"有")

COUNTA関数は、空白でないセルの数を数える関数です。出勤日数は、記号が入っている日数から、休みと有給休暇の日数を引いて求めます。

日ごとの人数も数えておくと、人手が足りない日がすぐに分かります。各日付の列の下に「=COUNTIF(B3:B20,"早")」のような式を入れれば、その日の早番の人数が出ます。必要な人数を下回ったときに色が付くよう、条件付き書式を設定しておくと、シフトの組み間違いに気づきやすくなります。

COUNTIF関数の使い方は、Microsoftの公式サポートのCOUNTIF関数の説明に、条件の書き方の例とあわせて載っています。

休みの希望の集め方とシフトを組む順番

シフト表の枠ができても、実際に勤務を割り当てる作業がいちばん時間のかかる部分です。毎月の作業を短くするには、希望の集め方とシフトを組む順番を決めておくことが効果的です。

休みの希望は、締め切りを決めて、同じ形で集めます。たとえば「翌月の希望は毎月10日まで」と決め、シフト表と同じ形の希望表のシートを用意して、従業員に休みたい日に「希」と入れてもらいます。口頭やメモで集めると、聞き漏れや書き写しの間違いが起きやすくなります。

シフトを組むときは、次の順番で進めると、組み直しが少なくなります。

動かせない予定を入れる。 休みの希望、有給休暇、研修、健康診断など、日付が決まっているものを先に入れます。
人数が足りにくい勤務から埋める。 夜勤や土日の勤務など、担当できる人が限られる勤務を先に割り当てます。
残りの勤務を割り当てる。 早番や遅番など、担当できる人が多い勤務を、人数がそろうように割り当てます。
偏りを確かめる。 COUNTIF関数で、従業員ごとの夜勤の回数や土日の出勤の回数を数え、特定の人に偏っていないかを確かめます。
法律のルールを確かめる。 休日の日数、連続して勤務する日数、週の労働時間を確かめます。

人数が足りにくい勤務から埋めるのは、あとから埋めようとすると、担当できる人がすでに別の勤務に入っていて、全体を組み直すことになりやすいからです。偏りの確認は、従業員の不満を防ぐためにも欠かせません。夜勤や土日の出勤が特定の人に集中すると、その人の負担が大きくなり、退職のきっかけになることもあります。

パートやアルバイトの勤務表で気をつけること

パートやアルバイトの勤務表を作るときは、1週間の勤務時間にも注意が必要です。勤務時間によって、社会保険や雇用保険に加入する対象になるかどうかが変わるためです。

短時間で働く人が健康保険と厚生年金に加入する要件は、厚生労働省の特設サイトで案内されています。主な要件は、週の所定労働時間が20時間以上であること、2か月を超えて雇用される見込みがあること、学生でないことの3つで、これに勤め先の企業の規模の要件が加わります。以前は所定内賃金が月額8.8万円以上という賃金の要件もありましたが、2026年10月に撤廃されました。企業の規模の要件も段階的に広がっていく予定です。

ここで言う「所定労働時間」とは、契約や就業規則で決まっている勤務の時間のことで、実際の勤務時間とは別です。ただ、シフトで実際の勤務時間が所定の時間を大きく超える状態が続くと、扱いが変わることがあります。勤務表を組むときは、従業員ごとの1週間の勤務時間を集計する列を作り、契約で決めた時間から大きく外れていないかを確かめておくと安心です。

扶養の範囲で働きたいという希望を持つ人もいます。年間の収入の基準は、税金と社会保険で別々に決まっていて、年によって変わることもあります。勤務表を作る側は、収入の基準を判断するのではなく、本人が希望する勤務時間をあらかじめ聞いておき、その範囲でシフトを組むようにします。

Googleスプレッドシートで作る場合の違い

勤務表は、エクセルの代わりにGoogleスプレッドシートで作ることもできます。この記事で紹介したTEXT関数、WEEKDAY関数、COUNTIF関数、MOD関数、SUM関数は、Googleスプレッドシートでもほぼ同じ書き方で使えます。合計の時間を24時間以上で表示する設定も、表示形式の「カスタム」で同じように指定できます。

Googleスプレッドシートのよい点は、同じファイルを複数の人が同時に開いて編集できることです。ファイルをメールで回す必要がないので、版の混乱が起きにくくなります。編集できる人と見るだけの人を分けて共有できるので、従業員には見るだけの権限で公開し、作成の担当者だけが編集する、という運用もできます。

一方で、エクセルのマクロ（決まった操作を自動で実行する仕組み）はそのままでは動かないなど、細かな違いもあります。すでにエクセルで作った勤務表がある場合は、どちらで運用するかを先に決めてから移すようにします。

勤務時間の記録表の作り方

次に、実際に働いた時間を記録する表を作ります。こちらは、従業員1人につき1枚のシートにし、縦に日付を並べる形が一般的です。

列	内容	入力の例
A	日付	2026/10/1
B	曜日	=TEXT(A2,"aaa")
C	始業時刻	9:00
D	終業時刻	18:00
E	休憩時間	1:00
F	勤務時間	=D2-C2-E2
G	時間外の時間	=MAX(F2-"8:00",0)
H	備考	遅刻、早退など

勤務時間の記録表で大切なのは、始業と終業の時刻を両方書くことです。合計の時間だけを書いておくと、何時から何時まで働いたのかが分からず、深夜の時間や時間外の時間を正しく出せません。勤怠管理のサービスを提供するプロワンクラウドのコラムも、この点を次のように説明しています。

例えば「2026/4/1（水）8時間勤務」のように合計時間だけを記載するのは不十分です。始業時刻と終業時刻を明記し、通常労働・時間外労働・深夜労働の区別がつくようにする必要があります。出典: pro-one-cloud.com

時刻は「9:00」のように、半角の数字とコロンで入力します。エクセルは「9:00」を時刻として扱い、引き算で時間の差を計算できます。「9時」のように漢字を混ぜると文字として扱われ、計算できなくなるので注意します。

G列の時間外の時間は、1日8時間を超えた分を出す式です。MAX関数は、指定した値のうち大きいほうを返す関数で、勤務時間から8時間を引いた結果がマイナスになる場合は0を返します。ただし、時間外の時間の正しい数え方は、1日の時間だけでなく、1週間の時間や、変形労働時間制（一定の期間を平均して週40時間に収める働き方の仕組み）を取り入れているかによっても変わります。給与の計算に使う場合は、自社の就業規則と、社会保険労務士などの専門家に確かめてください。

合計の時間を正しく表示する方法

勤務時間の記録表で、多くの人がつまずくのが、月の合計の時間です。F列の勤務時間を「=SUM(F2:F32)」で合計すると、合計が24時間を超えたところで、表示がおかしくなることがあります。たとえば合計が160時間なのに「16:00」と表示される、といった現象です。

これは、エクセルの時刻の表示が、初期の設定では24時間で1周する形になっているためです。合計の時間を正しく表示するには、合計のセルの書式設定で、表示形式を「ユーザー定義」にし、種類に「[h]:mm」と入れます。時間の部分を角かっこで囲むと、24時間を超えても「160:00」のように、そのまま時間が表示されます。

もう1つの方法は、時間を数字に直すことです。エクセルの中では、時刻は1日を1とした小数で扱われています。たとえば12時間は0.5、6時間は0.25です。そのため、時間に24を掛けると「時間」の単位の数字になります。合計の時間を給与の計算に使う場合は、「=SUM(F2:F32)*24」とし、セルの書式を「標準」か「数値」にすると、「160」のような数字で表示されます。時給を掛けて給与を出すときは、この数字を使います。

SUM関数の使い方は、Microsoftの公式サポートのSUM関数の説明で確かめられます。

日をまたぐ勤務と深夜の時間の計算

夜勤のように、日をまたいで働く勤務では、計算式を工夫する必要があります。たとえば22時に始業して翌朝6時に終業した場合、「=D2-C2」とすると、6時から22時を引くことになり、結果がマイナスになってしまいます。エクセルは時刻のマイナスを表示できないため、セルが「####」のような表示になります。

この問題を解決する方法は2つあります。

1つ目は、MOD関数を使う方法です。MOD関数とは、割り算の余りを返す関数です。勤務時間の式を「=MOD(D2-C2,1)-E2」とすると、終業時刻が始業時刻より小さい場合でも、日をまたいだ時間として正しく計算されます。

2つ目は、翌日の時刻を24時より大きい数字で入力する方法です。プロワンクラウドのコラムは、この方法を次のように紹介しています。

日をまたぐ深夜勤務の場合は計算が複雑になりがちです。まずは24時間表記とし「午後11時」ではなく「23:00」、翌日の「午前1時」は「25:00」と入力することで、計算式のエラーを防ぎましょう。出典: pro-one-cloud.com

この方法なら、通常の引き算の式のまま計算できます。どちらの方法を使うかは、職場で統一しておくことが大切です。人によって入力の方法が違うと、計算の結果がずれてしまいます。

深夜の時間も、別の列で出しておきます。労働基準法では、午後10時から午前5時までの時間に働かせた場合、通常の賃金の2割5分以上の割増賃金を支払うことが定められています。そのため、深夜の時間は通常の時間とは分けて集計する必要があります。

深夜の時間を出す式は少し複雑になります。始業と終業が同じ日の中にある場合、深夜の時間は「22時から24時の間に働いた時間」と「0時から5時の間に働いた時間」の合計です。日をまたぐ勤務にも対応する式を1つのセルで作るのは難しいので、22時から24時の分と、0時から5時の分を別の列で計算して足し合わせる作り方が、確かめやすく間違いが少なくなります。式が複雑になってきたら、勤怠管理のソフトを検討するのも1つの選択肢です。

法律で決まっている労働時間・休憩・休日

勤務表を作るときは、法律で決まっている労働時間、休憩、休日のルールを守る必要があります。労働基準法の主なルールは次のとおりです。

ルール	内容	条文
労働時間の上限	休憩を除いて1日8時間、1週間40時間まで	第32条
休憩	6時間を超える場合は45分以上、8時間を超える場合は1時間以上を勤務の途中に	第34条
休日	毎週少なくとも1回、または4週間を通じて4日以上	第35条
深夜の割増賃金	午後10時から午前5時までは2割5分以上の割増	第37条

1日8時間、週40時間を超えて働かせるには、労働者の代表と会社の間で、いわゆる36協定（時間外労働と休日労働についての協定）を結び、労働基準監督署に届け出る必要があります。勤務表を組むときは、時間外の時間が協定で決めた上限を超えないかも確かめます。

休憩の時間は、勤務の種類ごとに、勤務の長さに合わせて決めておきます。たとえば9時から18時の勤務なら、勤務時間が8時間を超えるため、1時間以上の休憩が必要です。シフト表の記号ごとに休憩の時間を決めておけば、勤務時間の記録表に自動で反映させることもできます。

休日は、シフト表で確かめます。COUNTIF関数で「休」の数を数え、1週間に1回以上、または4週間で4日以上になっているかを見ます。連続して勤務する日が長くなりすぎていないかも、あわせて確かめるとよいでしょう。

条文そのものは、e-Govの法令検索の労働基準法で読めます。

勤務の記録を残す期間と方法

勤務時間の記録は、作って終わりではなく、一定の期間残しておく必要があります。労働基準法第109条は、労働者名簿や賃金台帳などの労働関係の重要な書類を5年間保存しなければならないと定めています。ただし、附則第143条で、当分の間は「5年間」を「3年間」と読み替える経過措置が置かれています。

厚生労働省の「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」は、労働時間を適正に把握するための方法として、次のように書いています。

使用者は、労働時間を適正に把握するため、労働者の労働日ごとの始業・終業時刻を確認し、これを記録すること。出典: mhlw.go.jp

同じガイドラインは、始業と終業の時刻を確かめる原則的な方法として、使用者が自分で見て確かめて記録する方法と、タイムカードやパソコンの使用時間の記録など客観的な記録をもとに確かめる方法を挙げています。自己申告（従業員が自分で時間を書き込む方法）による場合は、実際の時間と合っているかを必要に応じて調べることなどが求められています。

エクセルで勤務時間の記録表を作る場合も、この考え方に沿って運用します。従業員が自分で入力する形にするなら、タイムカードや入退室の記録と突き合わせる仕組みを用意しておくと安心です。保存については、月ごとにファイルを分けて、決まったフォルダに保存しておきます。ファイル名に年と月を入れておくと、あとから探しやすくなります。

エクセルの勤務表でつまずきやすい点

エクセルの勤務表を運用していると、次のような問題が起きがちです。あらかじめ対策を知っておくと、慌てずに済みます。

1つ目は、計算式の上書きです。勤務時間や合計のセルに、誰かがうっかり数字を直接打ち込むと、計算式が消えてしまいます。計算式の入ったセルには、シートの保護をかけておくと、上書きを防げます。入力してよいセルだけ、セルの書式設定でロックを外してからシートを保護します。

2つ目は、版の混乱です。勤務表のファイルをメールで回したり、共有のフォルダにコピーを作ったりしていると、どれが最新の版か分からなくなります。ファイルの保存場所を1か所に決め、ファイル名に作成日を入れるなど、最新の版がすぐ分かるようにしておきます。クラウドのストレージでファイルを共有し、同じファイルを全員で開く形にすれば、版の混乱を減らせます。

3つ目は、時刻の入力の揺れです。「9:00」と「9：00」（全角のコロン）が混ざったり、「9時」と書かれたりすると、計算できなくなります。時刻を入れるセルには、データの入力規則で「時刻」を指定しておくと、時刻以外の値を入力できなくなります。

4つ目は、月が変わったときの作り直しです。毎月新しいシートを一から作っていると、時間もかかり、式の作り間違いも起きます。1か月分のシフト表を1枚の「ひな形」として保存しておき、月の初めにコピーして、日付の最初のセルだけを書き換える運用にすると、作業がぐっと楽になります。

勤務表を作る作業を複数人で分担する方法

勤務表を作る作業は、店長や管理者が1人で抱えることが多い仕事です。休みの希望を集め、人数が足りるように組み、従業員に確かめてもらい、決まったものを公開する。この流れを毎月繰り返すうちに、希望の回収が遅れたり、確認の連絡が漏れたりすることがあります。

従業員の数が少ない職場なら、エクセルのシフト表と、職場のチャットやメールでの連絡で十分に回ります。ただ、複数の店舗や部署で勤務表を作っていて、担当者が何人もいる場合は、「どの店舗の希望が集まったか」「どの勤務表が確認待ちか」を共有する仕組みがあると便利です。

そうした場合の選択肢の1つが、Pinatecaです。Pinatecaは、仕事の担当と期限と進み具合を共有するためのプロジェクト管理ツールです。公式サイトによると、カンバン、ガント、カレンダー、リストなど8種類のボードとチャットが無料プランから使え、カードごとにコメントを付けたり、カスタムフィールドで項目を追加したりできます。5人までのチームなら期限なしで無料で、ボードは10個まで作れます。6人目、または11個目のボードからはスタンダードプランで、料金は1人あたり月額500円（年払いなら1人あたり月額400円、税抜）です。

たとえば「希望の回収」「作成中」「確認待ち」「公開済み」の4つの列を作り、店舗ごとや月ごとの勤務表をカードにして、担当者と締め切りを付けておけば、どの勤務表の作業が止まっているかを1画面で確かめられます。エクセルのファイルそのものはこれまでどおり作り、作業の進み具合だけをボードで共有する、という使い方です。

なお、Pinatecaは勤務表やシフトを自動で作る道具ではありません。公式サイトでは、業務委託で働く人の稼働を週ごとに記録して集計する「稼働タイムシート」という追加の機能（1人あたり月額980円、税抜）も案内されていますが、これは雇用している従業員の勤務表を作るためのものではなく、業務委託の稼働を請求の根拠として残すための機能です。Pinatecaは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

エクセルから専用のサービスに移る目安

エクセルの勤務表は手軽ですが、職場の規模が大きくなると、管理の手間が増えていきます。次のような状態になったら、勤怠管理やシフト管理の専用のサービスを検討する目安です。

従業員が増え、シフトを組むのに毎月何時間もかかる
複数の店舗や部署の勤務表を、まとめて確かめる必要がある
計算式が複雑になり、作った人以外が直せなくなっている
打刻の記録と勤務表の突き合わせに時間がかかる

専用のサービスには、スマホから休みの希望を出せる、打刻の記録から勤務時間を自動で集計する、といった機能を持つものがあります。一方で、多くは月額の料金がかかり、職場の事情に合わせた細かい調整がしにくいこともあります。エクセルで回っているうちは、無理に移る必要はありません。手間と費用を比べて、職場に合うほうを選びます。

勤務表の作り方をめぐる独自の考察

勤務表をエクセルで作る作業は、表計算の基本がほとんど詰まった題材です。日付の自動入力、条件付き書式、COUNTIF関数、時刻の計算、表示形式の設定。これらを一度身につけておけば、ほかの業務の表を作るときにも応用できます。

表計算や業務の仕組みづくりは、外部の人に頼まれることも多い分野です。エクセルの関数やマクロで業務の表を作る仕事から、業務に合わせた小さなアプリを作る仕事まで、幅広い依頼があります。アプリケーション開発のお仕事では、業務アプリやWebアプリの開発の仕事の内容と、求められる技術を紹介しています。勤務表のように「毎月同じ作業を繰り返している表」は、仕組みにすることで手間を大きく減らせる典型です。

業務の効率化にAIを取り入れる動きも広がっています。AIコンサル・業務活用支援のお仕事では、企業の業務にAIを取り入れる支援の仕事を紹介しています。シフトの組み方の案をAIに出させるといった使い方も出てきていますが、法律の上限や職場の事情に合っているかは、人が確かめる必要があります。

在宅ワークとフリーランスの仲介を2004年から続けてきた運営者として見てきた限りでは、表計算の仕組みづくりを頼む側と受ける側の関係が長く続くのは、作ったあとの「直し方」まで共有されている場合です。作った人しか直せない表は、作った人がいなくなった時点で使えなくなります。どのセルに何の式が入っているかを書いたメモを1枚残しておくだけで、表の寿命は大きく延びます。勤務表を自分で作る場合も、同じことが言えます。