共有フォルダの整理の例｜探しやすい分け方と名前の付け方

共有フォルダの整理の例を探している人の多くは、「どこに何があるか分からない」「同じような名前のファイルが何個もある」「整理したいが、どんな分け方にすればよいか決められない」という状況にあります。共有フォルダは、最初に決まりを作らないまま使い始めると、数か月で誰にも全体が分からない状態になります。この記事では、そのまま使える分け方の例、フォルダ名とファイル名の付け方の例、版の管理、アクセス権の分け方、不要なファイルの扱い、整理の手順と定着のコツまでを順に説明します。整理の作業を複数人で分担して進み具合を共有する方法の1つとして、ボードで担当と期限を管理できるPinatecaにも後半で触れます。

共有フォルダが散らかる理由

共有フォルダが散らかるのは、使う人のだらしなさが原因ではありません。多くの場合、保存する場所と名前の付け方の決まりが無いか、決まりがあっても全員に伝わっていないことが原因です。

保存する場所を一人ひとりが決めている

決まりが無いと、ファイルを保存する人がその場で「ここだろう」と判断して保存します。ある人は取引先の名前でフォルダを作り、別の人は案件の名前でフォルダを作り、また別の人は自分の名前のフォルダに保存します。同じ種類の書類が3か所に分かれて保存されると、探す人はどこを見ればよいか分からなくなります。

一時的なファイルがそのまま残る

打ち合わせのために作った下書き、メールに添付するために一時的に保存したファイル、作業の途中で作ったコピーが、作業が終わったあとも消されずに残ります。こうしたファイルは、作った本人以外には残してよいものか消してよいものかが分からないため、誰も手を付けられず、年々たまっていきます。

異動や退職で持ち主が分からなくなる

担当者が異動したり退職したりすると、その人が作ったフォルダの中身を説明できる人がいなくなります。残された人は、消して困ることがあるかもしれないと考えて、そのままにしておきます。こうして「誰のものでもないフォルダ」が増えていきます。

整理した状態を保つ決まりが無い

一度大掃除をしても、その後の保存の決まりが無ければ、半年ほどで元の状態に戻ります。共有フォルダの整理は、一度きりの片付けではなく、整理した状態を保つ決まりを作る作業です。この点を最初に押さえておくと、後の作業の進め方が変わります。

整理の目的を最初に共有する

共有フォルダの整理は、担当者が1人で進めても、他の人が今までどおりに保存を続ければ元に戻ります。そのため、整理を始める前に、なぜ整理するのかを関係する人全員に伝えることが大切です。業務改善の道具を作る会社の記事も、次のように書いています。

なぜ、共有フォルダの整理をするのか、しないとどうなるのか。そもそもの目的を知らせ、必要性を理解してもらうことでモチベーションアップにも繋がります。 出典: alpaca.nichimy.co.jp

目的の例

目的は、働く人の困りごとに結び付けて伝えると受け入れられやすくなります。例えば次のような目的です。

• 必要なファイルを探す時間を減らす
• 古い版のファイルを使って間違える事故をなくす
• 担当者が休んだときや異動したときに、他の人が仕事を引き継げるようにする
• 見てはいけない人が見られる状態の書類をなくす
• 保存の容量を空けて、追加の費用がかからないようにする

整理しないと起きること

目的と合わせて、整理しないと起きることも具体的に伝えます。「先月、古い見積書を取引先に送ってしまった」「退職した人のフォルダに、まだ使う契約書が入っていた」のように、実際に起きたことを例に出すと、整理が自分たちの仕事に関係することだと伝わります。

どこまでやるかを決める

理想を高く掲げすぎると、作業が重くなって途中で止まります。最初は「今年度の書類だけ新しい分け方に移す」「部署の共有フォルダだけを対象にする」のように範囲を絞り、最低限どこまでやるかを決めてから始めます。

共有フォルダの分け方の例

共有フォルダの分け方には、いくつかの型があります。どれが正解ということはなく、その職場で「何を手がかりにファイルを探すことが多いか」で選びます。

部署別に分ける例

会社全体で1つの共有フォルダを使っている場合は、最上位を部署で分ける形が分かりやすくなります。

• 01_総務
• 02_経理
• 03_営業
• 04_制作
• 90_全社共通
• 99_保管庫

部署ごとに見られる人を分けやすいのが利点です。一方で、部署をまたぐ案件の書類をどこに保存するかで迷いやすいため、全社共通のフォルダを1つ用意しておきます。

業務別に分ける例

部署の中では、業務の種類で分けると探しやすくなります。経理の例です。

• 01_請求書発行
• 02_支払
• 03_経費精算
• 04_給与
• 05_決算
• 06_規程とマニュアル

「何の仕事の書類か」で探す人が多い職場に向いています。業務の名前は、職場で普段使っている呼び方に合わせます。

取引先別・案件別に分ける例

営業や制作のように、取引先や案件ごとに書類が生まれる仕事では、取引先や案件で分けます。

• A社
  • 2026_ホームページ改修
    • 01_見積と契約
    • 02_打ち合わせ記録
    • 03_制作物
    • 04_納品と請求
• B社
  • 2026_パンフレット制作

取引先の下に案件、案件の下に工程という順に分けると、どの案件でも同じ場所に同じ種類の書類が入るため、初めて見る人でも迷いません。

年度別に分ける例

毎年同じ種類の書類が生まれる業務では、年度で分けます。

• 2025年度
• 2026年度
• 2027年度

年度で分けると、古い年度をまとめて保管庫へ移したり、保存期間が過ぎた年度をまとめて削除したりしやすくなります。業務別と組み合わせて、「業務の下に年度」または「年度の下に業務」のどちらかに統一します。

どの型を選ぶか

迷ったときは、最近1か月に探したファイルを思い出し、そのとき何を手がかりに探したかを書き出してみます。取引先の名前で探すことが多ければ取引先別、業務の種類で探すことが多ければ業務別が合っています。

階層の深さと受付・保管の考え方

分け方を決めたら、フォルダを何段まで重ねるかを決めます。

階層は3段から4段までにする

フォルダを深く重ねるほど、目的のファイルにたどり着くまでのクリックが増えます。また、ファイルの場所を人に伝えるときに長い道筋を説明することになります。目安として、最上位から数えて3段から4段までに収めると、探す手間が少なくて済みます。5段以上になる場合は、分け方そのものを見直します。

先頭に番号を付けて並び順を固定する

フォルダ名の先頭に「01_」「02_」のような番号を付けると、名前の五十音順ではなく、決めた順番で並びます。よく使うフォルダを上に、保管用のフォルダを下に並べられます。番号は2桁にしておくと、10個を超えても順番が崩れません。途中に新しいフォルダを追加する可能性がある場合は、「10_」「20_」のように間を空けて付けておくと、後から「15_」を追加できます。

受付用のフォルダを作る

どこに保存すればよいか分からないファイルを、とりあえず保存するための受付用のフォルダを1つ作っておく方法があります。「00_受付」のような名前にして、担当者が週に1回中身を確かめ、正しい場所へ移します。受付用のフォルダがあると、迷った人が勝手に新しいフォルダを作ることを防げます。

保管庫を分ける

もう使わないが、保存期間の間は残しておく必要があるファイルは、普段使うフォルダとは別の保管庫に移します。保管庫を分けておくと、普段の作業で見る範囲が狭くなり、探しやすくなります。保管庫は、閲覧はできても編集はできない権限にしておくと、間違って書き換える事故を防げます。

フォルダ名とファイル名の付け方の例

分け方と並んで大事なのが、名前の付け方です。名前の決まりが統一されていると、フォルダを開かなくても中身の見当が付き、検索でも見つけやすくなります。

ファイル名の基本の形

ファイル名は、「日付_種類_相手や案件_内容_版」の順に並べる形がよく使われます。

• 20261023_見積書_A社_ホームページ改修_v2.xlsx
• 20261015_議事録_B社_パンフレット制作_初回打ち合わせ.docx
• 20260930_請求書_A社_9月分.pdf

日付を先頭に入れると、名前順に並べたときに日付順に並びます。日付は「20261023」のように8桁で書くと、月や日が1桁のときも並び順が崩れません。

使わない記号と書き方

ファイル名には、パソコンの種類やサービスによって使えない記号や、文字化けのもとになる記号があります。次のような書き方は避けます。

• 「/」「\」「:」「*」「?」「"」「<」「>」「|」などの記号
• 名前の途中の空白（区切りは「_」に統一する）
• 「最新」「最終」「新しい方」のような、時間がたつと意味が変わる言葉
• 機種によって表示が変わる丸数字などの文字

種類の呼び方をそろえる

同じ書類を「見積」「見積書」「御見積」とばらばらに呼ぶと、検索で見落としが出ます。よく使う書類の種類は、呼び方を一覧にして決めておきます。

• 見積書、発注書、契約書、請求書、領収書
• 議事録、報告書、企画書、提案書
• マニュアル、規程、テンプレート

フォルダ名の付け方

フォルダ名は、中に入るファイルの種類が分かる短い名前にします。「その他」「雑多」「とりあえず」のようなフォルダは、何でも入るため、すぐに散らかります。どうしても分類できないファイルは、先ほどの受付用のフォルダに保存して、担当者が行き先を決めます。

個人名のフォルダを作らない

「山田」「佐藤作業用」のような個人名のフォルダは、本人がいなくなると中身が分からなくなります。作業途中のファイルは、各自のパソコンや個人用の保存場所で扱い、共有フォルダには仕上がったものや共有する必要があるものだけを保存する決まりにします。

版の管理と「最終版」の問題

共有フォルダが散らかるもう1つの大きな原因が、同じファイルの版が何個も残ることです。

「最終」「最終2」が増える理由

修正のたびに新しいファイルとして保存し、名前に「最終」と付けると、その後さらに修正が入ったときに「最終2」「最終_修正」のような名前が生まれます。どれが本当に最新か分からなくなり、古い版を取引先に送る事故につながります。

版の番号の付け方

版は「v1」「v2」「v3」のように番号で表します。社内で確認中のものは「v0.1」「v0.2」、取引先に出したものから「v1」とする決め方もあります。取引先に提出した版は、提出日を名前に入れて別に保存しておくと、後から「どの版を出したか」を確かめられます。

古い版の置き場所を決める

最新の版だけを作業用のフォルダに残し、古い版は「old」や「旧版」のフォルダに移す決まりにすると、作業用のフォルダには常に最新の版だけが並びます。Google ドライブや Microsoft の OneDrive、SharePoint のように、同じファイルを上書きしても以前の版をさかのぼって見られる仕組みを使っている場合は、版ごとに別のファイルを作らず、1つのファイルを更新していく運用も選べます。

原本と作業用を分ける

テンプレートや規程のように、全員が使う元のファイルは、編集できる人を限ったフォルダに保存します。使う人はそこからコピーして作業します。元のファイルを直接書き換えられる状態だと、誰かの書き換えで全員のテンプレートが変わってしまいます。

アクセス権の分け方の例

整理では、どこに何を保存するかと合わせて、誰が見られるか、誰が書き換えられるかも決めます。

権限は役割で分ける

Google の共有ドライブでは、メンバーの種類として、管理者、コンテンツ管理者、投稿者、コメント投稿者、閲覧者の5つが用意されています。Google ドライブのヘルプでは、例えば投稿者は「すべてのファイルの編集と新しいファイルのアップロードを行えますが、ファイルの移動と削除は行えません」と説明されています（Google ドライブ ヘルプ）。フォルダを移動したり削除したりできる人を限っておくと、分け方の決まりが崩れにくくなります。

権限の分け方の例

部署の共有フォルダであれば、次のような分け方が考えられます。

• 部署の責任者と整理の担当者：フォルダの作成、移動、削除ができる
• 部署のメンバー：ファイルの追加と編集ができるが、フォルダの移動と削除はできない
• 他部署の人：必要なフォルダだけ閲覧できる
• 社外の取引先：共有用のフォルダだけ、期間を決めて閲覧できる

個人情報や給与のフォルダは分ける

社員の個人情報、給与、健康に関する書類、取引先との契約の条件などは、見られる人を限ったフォルダに分けます。普段のフォルダの中に混ぜておくと、権限を細かく設定し直す手間がかかり、設定漏れが起きやすくなります。

社外との共有は期限を決める

取引先や外部の協力者とファイルを共有するときは、共有用のフォルダを分け、共有をやめる日を決めておきます。案件が終わっても共有したままになっているフォルダは、整理のたびに一覧にして確かめます。

不要なファイルの削除と保存期間

整理で最も手が止まりやすいのが、ファイルを削除する判断です。削除の決まりを先に作っておくと、迷う時間が減ります。

法律で保存が決まっている書類がある

帳簿や取引の書類には、法律で保存期間が決まっているものがあります。国税庁の案内では、法人は、帳簿とその取引に関して作成または受け取った書類を、その事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から7年間保存しなければならないとされています（国税庁 No.5930 帳簿書類等の保存期間）。欠損金が生じた事業年度などは10年間になる場合もあります。また、電子のデータでやり取りした取引の情報の保存方法は、電子帳簿保存法で決まっています（国税庁 電子帳簿等保存制度特設サイト）。こうした書類は、整理の勢いで削除しないよう、保管庫に移して保存期間を書いておきます。個別の書類の保存期間は、顧問の税理士や担当の窓口で確かめます。

削除してよいものの例

一方で、次のようなファイルは、決まりを作って削除してよい対象にできます。

• 提出や送信が終わった下書きと途中の版
• メールに添付するために一時的に保存したコピー
• 同じ内容の重複ファイル
• 打ち合わせのために一時的に作った資料で、議事録に内容が残っているもの

迷ったら一定期間だけ保管する

削除してよいか判断できないファイルは、「削除候補」のフォルダに移し、「3か月たっても誰からも声がかからなければ削除する」のように期間を決めます。移したことを関係者に知らせておけば、必要な人が名乗り出る機会ができます。削除する前には、念のため別の場所に控えを取っておくと安心です。

保存期間を書いた一覧を作る

書類の種類ごとに、保存期間と保存場所を一覧にしておくと、毎年の整理で迷いません。

書類の種類	保存場所	保存期間の目安
契約書	取引先別の見積と契約	契約終了後も一定期間
請求書、領収書	経理の年度別	法律の保存期間
議事録	案件別	案件終了後に保管庫へ
下書き	各自の作業場所	提出後に削除

保存期間の目安は会社の規程や業種で変わるため、自分の職場の決まりに合わせて書き換えます。

共有フォルダを整理する手順

ここまでの考え方を、実際の作業の手順に並べます。

ステップ1：今の状態を書き出す

最上位から2段目くらいまでのフォルダ名を一覧にし、それぞれのおおよそのファイル数と、誰が主に使っているかを書き出します。全体の量が分かると、作業にかかる時間の見当が付きます。

ステップ2：新しい分け方と名前の決まりを決める

部署別、業務別、取引先別、年度別のどれを軸にするかを決め、フォルダの一覧とファイル名の決まりを1枚の紙にまとめます。この段階で、関係する人に見てもらい、意見をもらいます。

ステップ3：新しいフォルダを作る

古いフォルダの中で作業を始めると混乱するため、新しい分け方のフォルダを先に作ります。古いフォルダはそのまま残しておきます。

ステップ4：よく使うファイルから移す

すべてを一度に移そうとすると終わりません。今年度のもの、よく使うものから順に新しいフォルダへ移し、その際に名前の決まりに合わせて名前を付け直します。

ステップ5：古いフォルダを保管庫に移す

移し終わった古いフォルダは、名前に「旧」と付けて保管庫に移し、編集できない権限にします。一定期間たって誰も使わなければ、保存期間を確かめたうえで整理します。

ステップ6：決まりを書いて共有する

最後に、分け方と名前の決まりを文書にして、共有フォルダの一番上に保存します。新しく入った人も、この文書を読めば保存の仕方が分かります。

職場の種類ごとの整理の例

ここまでの考え方を、職場の種類ごとに当てはめた例を紹介します。自分の職場に近いものを出発点にして、呼び方や段の数を合わせて使ってください。

10人ほどの事務所の例

社員が10人ほどで、総務と経理と営業を少人数で兼ねている事務所では、部署別に分けると1つのフォルダに1人しかいない状態になりがちです。この場合は、最上位を業務別にすると使いやすくなります。

• 01_お客様（お客様ごとのフォルダを下に作る）
• 02_見積と請求（年度別のフォルダを下に作る）
• 03_社内の手続き（勤怠、経費、備品）
• 04_規程とテンプレート（編集できる人を限る）
• 99_保管庫

お客様のフォルダの中は、「見積と契約」「やり取りの記録」「納品物」の3つに統一すると、誰が担当しても同じ場所に同じ書類が入ります。

制作やデザインの仕事をする職場の例

ホームページやパンフレットの制作のように、1つの案件で大きな画像や動画のファイルが多く生まれる職場では、案件別の下を工程で分けます。

• 01_資料と素材（お客様から受け取った原稿や写真）
• 02_制作中（作業用。最新の版だけを残す）
• 03_確認用（お客様に見せた版を日付付きで保存）
• 04_納品（最終的に渡したもの）

お客様から受け取った素材と、自分たちが作ったものを分けておくと、「この写真は使ってよいものか」を後から確かめやすくなります。確認用のフォルダに日付付きで残しておけば、「前回見せた案に戻したい」と言われたときにもすぐに出せます。

学校や介護の事業所のように交代で働く職場の例

交代で働く職場では、同じ書類を何人もが続けて使います。年度の下に月のフォルダを作り、その月の記録や当番の表、配布物をまとめると、前の担当から引き継いだ人が迷いません。

• 2026年度
  • 04月
  • 05月
  • 06月
• 年間の計画と行事
• 様式（毎月使う用紙の元のファイル）

利用者や生徒の個人の情報が含まれる記録は、この並びとは別に、見られる人を限ったフォルダにまとめます。

整理でよくある失敗と防ぎ方

最後に、整理の作業でよく起きる失敗と、その防ぎ方を紹介します。始める前に目を通しておくと、やり直しを減らせます。

一度に全部を移そうとする

すべてのフォルダを週末に一気に移そうとすると、途中で終わらなくなり、古い場所と新しい場所の両方にファイルがある状態が長く続きます。対象を今年度のものに絞り、部署ごとに日をずらして移すと、混乱する期間が短くなります。

相談せずに分け方を変える

整理の担当者が1人で分け方を決めて、ある朝いきなりフォルダの並びを変えると、他の人はファイルの場所が分からなくなり、元の場所を探して時間を使います。分け方の案を見せて意見をもらい、移す日を前もって伝えるだけで、反発や混乱は大きく減ります。

リンクが切れる

資料の中や社内の案内に、共有フォルダの場所を書いたリンクがある場合、フォルダを移すとリンクの行き先が変わることがあります。よく使われる手順書や案内の文書は、移したあとにリンクを開いて確かめます。

細かく分けすぎる

フォルダを細かく分けるほど整って見えますが、1つのフォルダに1つか2つのファイルしか入っていない状態になると、かえって探しにくくなります。ファイルが10個未満しか入らないフォルダは、上の段にまとめられないかを見直します。

整理した状態を保つコツ

整理した直後はきれいでも、その後の運用で元に戻るのはよくあることです。整理した状態を保つためのコツを紹介します。

決まりは1枚に収める

決まりが長いと誰も読みません。分け方の図と名前の付け方の例が1枚に収まる長さにします。細かい例外は、困ったときに担当者に聞けばよいことにして、決まりの文書には書き込みすぎないようにします。

月に1回、10分だけ見直す

月に1回、整理の担当者が受付用のフォルダと最近作られたフォルダを見て、決まりから外れたものを直します。1回あたりの時間を短く決めておくと、続けやすくなります。整理の決まりについて書いた別の記事も、次のように結んでいます。

共有フォルダの整理は、地味ですが確実に効く改善策。今日、ひとつフォルダを見直すところから始めてみませんか。 出典: digital-filing.com

新しく入った人に最初に伝える

新しく入った人や異動してきた人には、最初の週に保存の決まりを説明します。最初に覚えた保存の仕方は、その後も続きます。

担当者を決める

「みんなで気をつける」では、誰も直しません。部署ごとに整理の担当者を1人決め、フォルダの作成や移動はその人に相談する形にすると、決まりが守られやすくなります。担当者が負担を抱え込まないよう、担当は半年や1年で交代すると、決まりを知る人が増えていきます。

検索に頼りすぎない

検索の機能は便利ですが、名前の決まりがばらばらだと検索でも見つかりません。検索で見つけやすくするためにも、名前の付け方をそろえておくことが役に立ちます。

社内のサーバーからクラウドへ移すときは整理を先に

社内のファイルサーバーから Google ドライブや Microsoft の SharePoint のようなクラウドの保存先へ移すときは、移す前に整理を済ませておくと手間が減ります。散らかったまま移すと、移したあとも同じ探しにくさが続くうえ、不要なファイルの分まで移す時間と保存の容量を使います。移す前に削除候補を選び、新しい分け方を決めてから、必要なものだけを移します。クラウドの保存先では、フォルダごとに共有の設定の引き継がれ方が異なることもあるため、移したあとに権限の設定が意図どおりになっているかを、見られる人の一覧で確かめます。

整理の作業を複数人で分担するとき

共有フォルダの量が多いと、整理は1人では終わりません。部署ごとに担当を分け、それぞれの進み具合を共有しながら進めることになります。

小さな職場なら表計算で足りる

対象のフォルダが10個から20個ほどで、作業する人が2人から3人なら、表計算のシートにフォルダ名、担当者、期限、状況の列を作って管理すれば足ります。状況は「未着手」「作業中」「確認待ち」「完了」の4つ程度に決めておくと、全体の進み具合が一目で分かります。

担当と期限と進み具合を共有したい場合

部署をまたいで何人もが作業する場合は、作業の一つひとつに担当と期限を付けて、進み具合を全員で見られる道具を使うと、連絡の手間が減ります。プロジェクト管理の道具のPinatecaは、カンバンのボードに「未着手」「作業中」「確認待ち」「完了」のような列を作り、フォルダごとの整理の作業をカードにして並べられます。カードには担当者と締切を付けられ、作業が進んだらカードを次の列へ動かします。カードごとのコメントで「この契約書は保管庫に移してよいか」のような確認をやり取りでき、期間を横に並べるガントのボードで締切の重なりも確かめられます。公式の料金ページによると、5人までのチームならボード10個まで無料で使え、それを超える場合はスタンダードプランが1人あたり月額500円（税抜）です。Pinatecaはファイルを保管する場所ではないため、ファイルそのものは今までどおり共有フォルダに保存し、整理の作業の割り振りと進み具合の共有に使う形になります。

Pinatecaは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

作業の記録を残す

どのフォルダを、誰が、いつ、どこへ移したかを記録しておくと、後から「あのファイルはどこへ行ったか」と聞かれたときに答えられます。表計算でも道具でも、作業が終わったら移した先を一言書いておく決まりにします。

共有フォルダの整理から見える仕事の広がり

在宅ワークとフリーランスの仲介を2004年から続けてきた運営者として見てきた限りでは、ファイルの整理や業務の決まりづくりは、会社の中だけでなく、外部の人に頼まれる仕事にもなっています。社内に整理を進める人がいない小さな会社では、ファイルの置き場所の設計や、整理の決まりの文書づくり、クラウドの保存先への引っ越しを、外部の人に依頼することがあります。仲介の手数料が乗らない直接のやり取りであれば、依頼する側は同じ予算でより多くの作業を頼め、受ける側は手元に残る報酬が厚くなります。

業務の仕組みづくりの仕事

共有フォルダの整理は、業務の流れを見直す仕事の入り口になることがあります。AIの道具を業務に取り入れる支援をする仕事についてはAIコンサル・業務活用支援のお仕事で、仕事の内容と求められる力を紹介しています。社内の文書をAIで検索できるようにする取り組みでは、元になるファイルが整理されていることが前提になるため、整理の知識はそのまま役に立ちます。

社内の道具を作る仕事

整理の決まりを守りやすくするために、簡単な社内向けの道具を作る場面もあります。社内向けの仕組みや業務アプリを作る仕事の内容はアプリケーション開発のお仕事で説明しています。

経営の改善を支える資格

業務の流れやファイルの管理の見直しを、経営の改善として会社に提案する立場を目指すなら、経営の診断と助言の国家資格である中小企業診断士も選択肢になります。資格の内容と試験の流れは資格ガイドで確かめられます。

在宅で働く職場での整理

在宅勤務を取り入れる職場では、社外から共有フォルダを使う場面が増え、整理とアクセス権の見直しが一段と大切になります。在宅勤務の環境づくりに使える助成金についてはテレワーク 助成金 2026で説明しています。整理の決まりづくりから始めたい人は、まず自分の部署のフォルダを1つ選び、この記事の分け方の例と名前の付け方の例を当てはめてみてください。

よくある質問

Q. 共有フォルダの分け方は部署別と業務別のどちらがよいですか？

どちらが正解ということはなく、その職場で何を手がかりにファイルを探すことが多いかで選びます。会社全体で1つの共有フォルダを使う場合は最上位を部署別にし、部署の中は業務別や取引先別に分ける組み合わせがよく使われます。最近探したファイルを思い出し、そのとき何で探したかを書き出すと決めやすくなります。

Q. フォルダの階層は何段までにすればよいですか？

目安として、最上位から数えて3段から4段までに収めると、目的のファイルにたどり着くまでの手間が少なくて済みます。5段以上になる場合は、分け方そのものを見直します。フォルダ名の先頭に「01_」のような2桁の番号を付けると、よく使うフォルダを上に並べられます。

Q. ファイル名にはどんな情報を入れればよいですか？

「日付_種類_相手や案件_内容_版」の順に並べる形がよく使われます。日付は「20261023」のように8桁で書くと並び順が崩れません。「最新」「最終」のように時間がたつと意味が変わる言葉は使わず、版は「v1」「v2」のように番号で表します。記号や空白は避け、区切りは「_」に統一します。

Q. 古いファイルはすべて削除してよいですか？

帳簿や請求書、領収書のように法律で保存期間が決まっている書類があるため、すべてを削除してはいけません。保存期間のある書類は保管庫に移して残します。判断できないファイルは削除候補のフォルダに移し、一定期間たっても必要な人がいなければ削除する決まりにすると安全です。個別の保存期間は税理士や窓口で確かめます。