二次面接の案内メールの書き方｜日程と持ち物の伝え方

2026年7月20日

＠SOHO編集部

この記事のポイント

✓二次面接の案内メールの書き方を
✓件名から署名までそろった例文で解説します
✓対面とオンラインの案内

一次面接を通過した応募者に、二次面接の案内を送る。採用の担当者にとっては何度も繰り返す仕事ですが、二次面接の案内メールは、一次面接の案内よりも気を配る点が増えます。面接官が役員や部門の責任者に代わること、面接の時間が長くなること、応募者がほかの会社の選考も同時に進めていることが多いことなどが理由です。

この記事では、二次面接の案内メールの書き方を、件名から署名までそろった1通の例文で示します。対面の面接とオンラインの面接の案内、日程の候補を示すメール、日程が決まった後の確定の連絡、日程を変更するときの連絡まで、場面ごとに整理しました。持ち物や当日の流れの伝え方、案内のメールで聞いてはいけない事項にも触れています。

二次面接の案内メールが一次面接の案内と違う点

二次面接の案内メールは、形の上では一次面接の案内とよく似ています。日時、場所、持ち物、連絡先を書くという骨組みは同じです。それでも、二次面接ならではの事情がいくつかあり、それを踏まえて書くと、応募者の不安を減らし、辞退を防ぐことにつながります。

1つ目は、面接官が変わることです。一次面接は人事の担当者や現場の社員が担当し、二次面接は部門の責任者や役員が担当する会社が多くあります。応募者は「誰と話すのか」によって準備の仕方を変えるため、面接官の役職を案内に書いておくと親切です。氏名まで書くかどうかは会社の方針によりますが、役職だけでも伝えると、応募者は質問を考えやすくなります。

2つ目は、面接の時間が長くなることです。一次面接が30分程度で終わる会社でも、二次面接では1時間ほどかける場合があります。適性検査や筆記の試験、職場の見学を同じ日に組み合わせる会社もあります。終わりの時間が分からないと、応募者は次の予定を立てられません。開始の時刻だけでなく、終わりの目安の時刻も書いておきます。

3つ目は、応募者がほかの会社の選考と並行していることです。二次面接の段階になると、応募者はほかの会社でも選考が進んでいることが多く、日程の調整が難しくなります。案内の返信が遅れたり、候補の日程がすべて埋まっていたりすると、応募者はほかの会社を優先してしまうかもしれません。案内はできるだけ早く送り、日程の候補を複数示すことが大切です。

4つ目は、一次面接の結果を伝える役割も兼ねることです。二次面接の案内は、一次面接に通過したという知らせでもあります。通過したことを冒頭ではっきり伝え、一次面接に来てくれたことへのお礼を添えると、応募者は安心して読み進められます。

二次面接の案内メールに入れる項目

二次面接の案内メールに入れる項目を、上から順に並べると次のとおりです。

項目	書き方の注意
件名	二次面接の案内であることと会社名を入れる
宛名	応募者の氏名に「様」を付ける
一次面接のお礼と通過の知らせ	冒頭の2文から3文で伝える
日時	曜日と、開始と終わりの目安の時刻を書く
場所	住所、建物の名前、階数、受付の方法を書く
面接官	役職を書き、必要なら氏名も書く
内容	面接のほかに検査や見学があれば書く
持ち物	必要なものを箇条書きにする
返信の期限	出欠や日程の希望をいつまでに返すかを書く
署名	会社名、部署、担当者の氏名、電話番号、メール

このうち、応募者が特に気にするのは日時、場所、持ち物の3つです。この3つは本文の中で見出しの記号を付けて目立たせ、ほかの文章に埋もれないようにします。

返信の期限は、案内を送った日から2日から3日程度に設定するのが一般的です。期限が短すぎると応募者が予定を確かめる時間がなく、長すぎると日程が決まらないまま日が過ぎてしまいます。期限を過ぎても返信がない場合に、電話で確かめるのか、もう一度メールを送るのかも、あらかじめ決めておきます。

件名の付け方で開封の確実さが変わる

応募者の受信箱には、転職サイトからの通知、ほかの会社からの連絡、広告のメールが毎日たくさん届きます。その中で二次面接の案内を見落とされないためには、件名の付け方が大切です。

件名には、会社名と「二次面接」の言葉を必ず入れます。「【株式会社〇〇】二次面接のご案内」のように、会社名を隅付きの括弧で囲んで先頭に置くと、受信箱の一覧で目に留まりやすくなります。「選考のご連絡」「今後の流れについて」のような曖昧な件名では、応募者が開くまで中身が分からず、後回しにされるおそれがあります。

日程の調整を頼むメールなら「二次面接の日程調整のお願い」、日程を確定させるなら「二次面接の日程確定のご連絡」のように、件名だけで用件が分かるようにします。応募者が後から検索して見つけやすくなる効果もあります。

送信元のアドレスにも気を配ります。採用の担当者の個人のアドレスから送るより、採用の窓口のアドレスから送るほうが、応募者は会社からの正式な連絡だと分かります。一次面接の案内と同じアドレスから送ると、応募者の受信箱の中で、同じ会社からのやりとりとしてまとまります。送信元の表示名には、会社名と「採用担当」を入れておくと、受信箱の一覧で差出人がひと目で分かります。

対面の二次面接の案内メールの例文

日程があらかじめ決まっている場合の、対面の二次面接の案内メールの例文です。一次面接の後に、二次面接の日程をその場で決めていた場合などに使います。

件名：【株式会社〇〇】二次面接のご案内

山本 健一 様

株式会社〇〇 人事部の佐藤です。
先日はお忙しいところ、一次面接にお越しいただき
誠にありがとうございました。

選考の結果、山本様にはぜひ二次面接に
お進みいただきたく、ご連絡いたしました。
面接では、ご経験の中でも特に新規の取引先を開拓された
お話を、興味深く伺いました。

二次面接の詳細は以下のとおりです。

■ 日時
11月20日（金）14時00分から15時00分まで（予定）

■ 場所
株式会社〇〇 本社 5階
東京都中央区〇〇1丁目2番3号 〇〇ビル
1階の受付で、二次面接で来社した旨をお伝えください。

■ 面接官
営業部長、人事部長の2名

■ 内容
面接（約45分）、職場の見学（約15分）

■ 持ち物
筆記用具
（履歴書と職務経歴書は事前にいただいているため不要です）

お手数ですが、ご出席の可否を
11月16日（月）までに本メールへのご返信でお知らせください。
ご都合が合わない場合も、お気軽にご相談ください。

当日お目にかかれることを楽しみにしております。

株式会社〇〇
人事部 採用担当 佐藤 美咲
電話：03（0000）0000
メール：saiyo@〇〇.co.jp

この例文では、一次面接で印象に残った点を1文だけ添えています。決まり切った案内の文の中に、その人のための一文が入っていると、応募者は「自分のことを見てくれている」と感じます。採用の情報サイトでも、この点は好印象につながる工夫としてよく挙げられます。ただし、評価の詳しい内容まで書く必要はなく、具体的な話題を1つ挙げる程度で十分です。

持ち物の欄では、必要なものだけでなく、不要なものも書いておくと、応募者が迷いません。履歴書をもう一度持ってくる必要があるのかどうかは、応募者がよく迷う点です。

持ち物と服装の伝え方

二次面接の持ち物は、一次面接と同じとは限りません。会社によっては、二次面接で作品や資料を見せてもらったり、筆記の試験を行ったりします。案内のメールでは、持ってきてほしいものを1つずつ挙げ、なぜ必要なのかが分かるように書きます。

デザインや開発の仕事なら、これまでに手がけた作品をまとめた資料を持ってきてもらうことがあります。この場合は、紙で持ってくるのか、ノートパソコンで見せるのか、事前にファイルを送ってもらうのかをはっきり書きます。会議室にプロジェクターがあるのか、電源が使えるのかも添えておくと、応募者は準備しやすくなります。

本人の確認のための書類が必要な場合は、何を持ってくればよいかを具体的に書きます。ただし、二次面接の段階で求める書類は、選考に必要なものに限ります。入社の手続きに使う書類は、内定を出した後に求めるのが基本です。

服装については、会社の方針をはっきり書いておくと、応募者の迷いが減ります。「服装は自由です」と書いても、応募者は本当に自由なのか判断に迷い、結局はスーツで来ることが多いものです。「普段の仕事の服装で構いません」「スーツでなくても構いません」のように、具体的に書くほうが伝わります。現場の見学で作業場や工場に入る場合は、歩きやすい靴で来てほしいと書いておきます。農場や倉庫の見学がある場合は、汚れてもよい服装を勧めておくと、応募者が困りません。

一次面接の感想を添えるときの書き方

例文の中で触れたように、二次面接の案内に一次面接の感想を1文添えると、応募者に好印象を与えます。ただし、書き方を誤ると逆効果になることもあります。

感想は、応募者が話した具体的な内容に触れて書きます。「一次面接での受け答えが素晴らしかったです」のような一般的な褒め言葉より、「前職で取り組まれた業務の見直しのお話が、当社の課題と重なっていると感じました」のように、話の中身に触れるほうが、その人のために書いた文だと伝わります。

一方で、評価の結果を細かく書くのは避けます。「〇〇の点は高く評価しましたが、△△の点には不安が残りました」のように書くと、応募者は二次面接で何を聞かれるのかを過度に気にしてしまいます。また、二次面接で不採用になった場合に、一次面接の評価と食い違って見えることもあります。

感想は、一次面接の面接官に聞き取って書くのが確実です。採用の担当者が面接に同席していなかった場合は、面接官の評価の記録から、応募者の印象に残った話を拾います。応募者が複数いる場合でも、同じ文を使い回さず、1人ずつ書き分けます。

オンラインの二次面接の案内メールの例文

二次面接をオンラインで行う場合は、対面の案内とは違う情報が必要になります。会議のURLの入り方、接続の確認の方法、つながらなかったときの連絡先です。

Google Meetを使う場合は、GoogleのGoogle Meet のビデオ会議を開始またはスケジュール設定するで説明されているとおり、Googleカレンダーで予定を作るときにビデオ会議のリンクを加えたり、Meetで次回以降の会議を作成してリンクをコピーしたりする方法で、事前に会議のリンクを用意できます。案内のメールには、そのリンクを貼ります。

件名：【株式会社〇〇】二次面接（オンライン）のご案内

山本 健一 様

株式会社〇〇 人事部の佐藤です。
先日は一次面接にご参加いただき、誠にありがとうございました。

選考の結果、二次面接にお進みいただくことになりましたので、
ご案内いたします。

■ 日時
11月20日（金）14時00分から15時00分まで（予定）

■ 方法
Google Meetによるオンライン面接
当日は、開始の5分前までに下記のURLからご入室ください。
（会議のURLをここに記載）
（アプリのインストールは不要で、ブラウザからご参加いただけます）

■ 面接官
営業部長、人事部長の2名

■ ご準備いただきたいこと
カメラとマイクが使えるパソコンまたはスマートフォン
周りの音が入りにくい静かな場所
画面に映る背景は、ぼかしや無地の背景の設定で構いません

■ 接続できない場合
当日つながらない場合は、下記の電話番号までご連絡ください。
電話で面接を続けるなど、対応を相談させていただきます。

ご出席の可否を、11月16日（月）までに
本メールへのご返信でお知らせいただけますと幸いです。

当日お話しできることを楽しみにしております。

株式会社〇〇
人事部 採用担当 佐藤 美咲
電話：03（0000）0000
メール：saiyo@〇〇.co.jp

オンラインの面接では、接続のトラブルがつきものです。つながらなかったときの連絡先を電話番号で書いておくことが特に重要です。メールでしか連絡できないと、応募者は面接の開始の時刻を過ぎても誰にも連絡できず、焦りのまま面接に臨むことになります。

事前に接続の確認をしたい応募者のために、面接の前日までに接続を試せる時間を設ける会社もあります。応募者が初めて使う会議のツールの場合は、こうした機会があると安心です。

日程の候補を示して選んでもらうメールの例文

二次面接の日程が決まっていない場合は、候補の日程を示して、応募者に選んでもらいます。候補は3つ以上示すのが目安です。候補が少ないと、応募者の都合と合わず、やりとりが何往復も続いてしまいます。

件名：【株式会社〇〇】二次面接の日程調整のお願い

山本 健一 様

株式会社〇〇 人事部の佐藤です。
先日は一次面接にお越しいただき、誠にありがとうございました。

選考の結果、山本様には二次面接にお進みいただきたく、
日程の調整のご連絡をいたしました。

以下の候補の中から、ご都合のよい日時を
お知らせいただけますでしょうか。

【候補日時】
1. 11月19日（木）10時00分から11時00分まで
2. 11月19日（木）15時00分から16時00分まで
3. 11月20日（金）14時00分から15時00分まで
4. 11月24日（火）11時00分から12時00分まで

いずれもご都合が合わない場合は、
ご都合のよい日時を複数お知らせください。
可能な限り調整いたします。

二次面接は、営業部長と人事部長の2名が担当し、
本社で行います。所要時間は約1時間です。
場所の詳細と持ち物は、日程が決まり次第ご案内いたします。

お手数ですが、11月16日（月）までに
本メールへのご返信でお知らせください。

株式会社〇〇
人事部 採用担当 佐藤 美咲
電話：03（0000）0000
メール：saiyo@〇〇.co.jp

候補の日程は、平日の昼間だけでなく、朝の早い時間や夕方の時間も混ぜておくと、在職中の応募者も選びやすくなります。在職中の人は、平日の日中に会社を抜けるのが難しいことが多いためです。オンラインの面接なら、夕方の遅い時間にも設定しやすくなります。

候補を示す前には、面接官の予定を必ず押さえておきます。応募者が候補の中から選んだのに、面接官の予定が埋まっていて変更をお願いすることになると、応募者の信頼を損ねます。面接官の予定は、仮の予定としてカレンダーに入れておき、応募者の返信を受けて確定させます。

適性検査や課題がある場合の伝え方

二次面接と同じ日に適性検査を行う会社や、事前に課題を出す会社もあります。こうした場合は、案内のメールで内容と準備の方法を伝えておかないと、応募者が当日になって戸惑います。

当日に適性検査を行う場合は、検査の種類と所要時間を書きます。性格の検査なのか、能力の検査なのか、パソコンで受けるのか紙で受けるのかを伝えると、応募者は心の準備ができます。面接の前に検査を行うのか、後に行うのかも書いておきます。検査の時間を含めた全体の所要時間を示し、終わりの時刻の目安を伝えることも忘れないようにします。

事前にWebで適性検査を受けてもらう場合は、受検の期限と、受検のURLが別のメールで届くことを案内に書いておきます。受検の案内が検査の会社から届くと、応募者が迷惑メールと勘違いすることがあるためです。

課題を出す場合は、課題の内容、提出の形式、提出の期限、提出の方法を書きます。課題にかかる時間の目安も示しておくと、在職中の応募者が無理のない計画を立てられます。課題の量が多すぎると、応募者の負担が大きくなり、辞退の原因になります。課題で作ったものの権利をどう扱うのかも、あらかじめ伝えておくと、応募者は安心して取り組めます。

日程が決まった後の確定の連絡

応募者から希望の日程の返信が届いたら、日程が確定したことを伝えるメールを送ります。この段階で、場所や持ち物の詳細を伝えます。

件名：Re: 【株式会社〇〇】二次面接の日程調整のお願い

山本 健一 様

株式会社〇〇 人事部の佐藤です。
日程のご連絡をいただき、ありがとうございます。

二次面接の日時を以下のとおり確定いたしました。

■ 日時
11月20日（金）14時00分から15時00分まで（予定）

■ 場所
株式会社〇〇 本社 5階
東京都中央区〇〇1丁目2番3号 〇〇ビル
1階の受付で、二次面接で来社した旨をお伝えください。
最寄り駅からの地図は、当社サイトのアクセスのページをご覧ください。

■ 持ち物
筆記用具

当日は、お気をつけてお越しください。
お会いできることを楽しみにしております。

株式会社〇〇
人事部 採用担当 佐藤 美咲
電話：03（0000）0000
メール：saiyo@〇〇.co.jp

確定の連絡は、応募者の返信を受けてから当日中、遅くとも翌営業日までに送ります。応募者は確定の連絡が届くまで、その時間をほかの予定のために空けておかなければなりません。連絡が遅いと、ほかの会社の面接の予定と重なってしまうこともあります。

確定の連絡では、件名を変えずに返信の形で送ると、応募者がそれまでのやりとりをまとめて見返せます。新しいメールとして送る場合は、件名に「二次面接の日程確定のご連絡」のように、内容が分かる言葉を入れます。

面接の前日に、確認のメールをもう一度送る会社もあります。日時と場所をもう一度伝え、当日の連絡先を書いておくと、応募者が日時を勘違いしていた場合にも気づいてもらえます。

日程を変更するときの連絡

面接官の急な出張や体調不良で、決まっていた二次面接の日程を会社の都合で変更しなければならないこともあります。会社の都合で日程を変更する場合は、お詫びを丁寧に伝え、新しい候補を示します。

件名：【株式会社〇〇】二次面接の日程変更のお願い

山本 健一 様

株式会社〇〇 人事部の佐藤です。
11月20日（金）14時からの二次面接について、
大変申し訳ないご連絡がございます。

面接を担当する営業部長に急な出張が入り、
当日の面接を行うことが難しくなりました。
こちらの都合で日程を変更していただくことになり、
誠に申し訳ございません。

お手数をおかけしますが、以下の候補の中から
ご都合のよい日時をお知らせいただけますでしょうか。

【候補日時】
1. 11月24日（火）14時00分から15時00分まで
2. 11月25日（水）10時00分から11時00分まで
3. 11月26日（木）16時00分から17時00分まで

いずれもご都合が合わない場合は、
ご都合のよい日時を複数お知らせください。
山本様のご都合を最優先に調整いたします。

重ねてお詫び申し上げます。

株式会社〇〇
人事部 採用担当 佐藤 美咲
電話：03（0000）0000
メール：saiyo@〇〇.co.jp

会社の都合による変更は、気づいた時点ですぐに連絡します。面接の前日や当日の変更になる場合は、メールに加えて電話でも伝えます。応募者はすでに会社を休む手配をしているかもしれないため、変更の連絡が遅れるほど迷惑が大きくなります。

応募者の都合で日程の変更を頼まれた場合は、責めるような言い方をせず、新しい候補を示します。二次面接の段階では、応募者もほかの会社の選考や今の仕事の都合で、予定が変わることがあります。柔軟に対応することで、会社への印象がよくなります。

当日の受付と面接官への引き継ぎ

案内のメールを送った後は、当日の受け入れの準備をします。二次面接で応募者が戸惑うのは、会社に着いてから面接が始まるまでの流れです。受付で誰の名前を伝えればよいのか、どこで待てばよいのかが分からないと、緊張がさらに高まります。

受付に人がいない会社では、内線の電話で採用の担当者を呼び出してもらう形が多くあります。この場合は、案内のメールに、内線の番号や呼び出す部署の名前を書いておきます。ビルの入館に受付の手続きが必要な場合は、入館の方法と、手続きにかかる時間の目安も伝えておきます。

面接官が役員の場合、採用の担当者は面接の前に、応募者の情報を面接官に引き継ぎます。応募書類、一次面接での評価、一次面接で応募者が質問したことをまとめて渡しておくと、面接官は同じ質問を繰り返さずに済みます。応募者にとっても、一次面接で話した内容を踏まえて話が進むと、会社の中で情報がきちんと共有されていると感じられます。

面接の当日に、採用の担当者が応募者を出迎え、面接の部屋まで案内する会社もあります。面接の前に一言、二言、雑談を交わすだけでも、応募者の緊張はずいぶん和らぎます。

案内のメールで聞いてはいけないこと

二次面接の案内のメールに、持ち物として書類の提出を求めることがあります。このとき、応募者の適性や能力と関係のない情報を求めてはいけません。厚生労働省の公正な採用選考の基本では、次のように説明しています。

適性・能力に関係のない事項は、それを採用基準としないつもりでも、応募用紙に記載させたり面接時にたずねたりすれば、その内容は結果としてどうしても採否決定に影響を与えることとなり、就職差別につながるおそれがあります。出典: 厚生労働省公正採用選考特設サイト

同じページでは、本籍地や家族の職業といった本人に責任のない事項や、宗教や支持政党のような思想や信条に関わる事項を、採用の基準にしないことが必要だとしています。二次面接の案内で、戸籍謄本や住民票の写し、家族の情報を書いた書類の提出を求めるのは避けます。こうした書類は、採用が決まった後の入社の手続きで、必要な範囲に限って求めるものです。

面接官が役員になる二次面接では、面接官が採用選考の決まりをよく知らないまま質問してしまうことがあります。案内のメールとは別に、面接の前に面接官と、聞いてよいことと聞いてはいけないことを確かめておくと、後のトラブルを防げます。

応募者からの返信を受けた後の管理

二次面接の案内を送った後は、応募者ごとに返信の状況を管理します。応募者が数人程度なら、表計算のシートで十分に管理できます。応募者の氏名、案内を送った日、返信の期限、返信の有無、確定した日時、面接官の列を作っておけば、誰の返信が届いていないかをひと目で確かめられます。

採用の担当者が複数いる会社では、応募者からの返信を誰が受けて、誰が確定の連絡を送るのかを決めておかないと、連絡が抜けたり重なったりします。共有の受信箱に届いた返信を、複数の担当者がそれぞれ見て、同じ応募者に2通の確定の連絡を送ってしまう失敗は、珍しくありません。

このように、社外から届く問い合わせや応募を、担当と状況を付けて返信まで回したい場面では、Halictのようなツールも選択肢になります。Halictは、フォームから届いた1件ごとに担当者と対応の状況を残し、同じ画面から返信を送れる仕組みです。返信したメールが開かれたかどうかも記録されるため、二次面接の案内が応募者に読まれているかを確かめられます。すべてのプランでフォームと回答の数に上限がなく、3人までのスタータープランは月額2,980円（税抜）、10人までのチームプランは月額7,800円（税抜）です。Halictは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

送る前に確かめる点

二次面接の案内メールは、送る前に必ず読み返します。誤りがあると、応募者が別の日に来てしまったり、違う場所に行ってしまったりして、取り返しがつかなくなります。確かめる点は次のとおりです。

応募者の氏名の漢字が、応募書類と同じになっているか
日付と曜日が合っているか
開始と終わりの時刻に誤りがないか
住所、建物の名前、階数が正しいか
会議のURLが正しく、実際に入れるか
持ち物に漏れがないか
返信の期限が、面接の日より前の日付になっているか
宛先のアドレスが、応募者本人のものになっているか

特に注意したいのは、ひな形を使い回したときの書き換え漏れです。前の応募者の名前が本文に残ったまま送ってしまう失敗は、採用の現場でよく起こります。名前の書き換え漏れは、応募者に「大勢の中の1人として扱われている」という印象を与え、会社への信頼を大きく損ねます。

日付と曜日の食い違いもよくある誤りです。カレンダーで曜日を確かめ、日付と一緒に照らし合わせます。複数の応募者に同時に案内を送るときは、1通ずつ別のメールで送ります。宛先に複数の応募者のアドレスを並べると、ほかの応募者のアドレスが見えてしまい、個人情報の漏えいになります。

面接の前日に送る確認のメール

日程が確定してから面接の日まで1週間以上空く場合は、面接の前日に確認のメールを送ると、応募者の勘違いや失念を防げます。確認のメールは短くまとめ、日時、場所、当日の連絡先の3つだけを改めて伝えます。

確認のメールを送る時間は、前日の昼から夕方にかけてが適しています。夜遅くに送ると、応募者が気づくのが当日の朝になり、準備が慌ただしくなります。前日が土日や祝日に当たる場合は、その前の営業日に送ります。

確認のメールに返信を求めるかどうかは、会社によって違います。返信を求めると応募者の手間は増えますが、来社の意思をもう一度確かめられます。返信を求めない場合は、「ご返信は不要です」と一言添えておくと、応募者は返信するべきか迷わずに済みます。当日に急な体調不良などで来られなくなった場合の連絡先も、ここで改めて伝えておきます。

返信がないときの催促のメール

返信の期限を過ぎても応募者から返信がない場合は、催促のメールを送ります。迷惑メールのフォルダに入っていたり、応募者が見落としていたりすることもあるため、責める調子にならないように書きます。

件名：【株式会社〇〇】二次面接のご案内について（ご確認のお願い）

山本 健一 様

株式会社〇〇 人事部の佐藤です。
11月13日（金）に、二次面接のご案内をお送りいたしましたが、
お手元に届いておりますでしょうか。

念のため、ご案内の内容を以下に再掲いたします。

■ 日時
11月20日（金）14時00分から15時00分まで（予定）
■ 場所
株式会社〇〇 本社 5階

お忙しいところ恐れ入りますが、ご出席の可否を
11月18日（水）までにお知らせいただけますと幸いです。
すでにご返信いただいている場合は、
行き違いとなり失礼いたしました。

株式会社〇〇
人事部 採用担当 佐藤 美咲
電話：03（0000）0000
メール：saiyo@〇〇.co.jp

催促のメールでも返信がない場合は、電話で確かめます。応募者がほかの会社に決めていて、辞退の連絡をしづらく感じていることもあります。辞退の場合でも気軽に連絡してほしいと、案内の段階で一言添えておくと、連絡が途切れたまま日が過ぎることを防げます。

二次面接の辞退を減らすための工夫

二次面接の段階では、応募者が辞退することが少なくありません。ほかの会社で内定が出た、一次面接で会社の印象が変わった、日程が合わないといった理由です。辞退をすべて防ぐことはできませんが、案内の書き方で減らせるものもあります。

1つ目は、案内を早く送ることです。一次面接から二次面接の案内までの日数が空くほど、応募者の気持ちはほかの会社に移ります。一次面接の結果は、できれば面接から3営業日以内に伝えます。社内の評価の取りまとめに時間がかかる場合は、「結果は〇日までにご連絡いたします」と、一次面接の終わりに伝えておきます。

2つ目は、二次面接で何をするのかを具体的に伝えることです。面接官が誰で、どのくらいの時間で、何を見られるのかが分からないと、応募者は準備ができず、不安から辞退を考えることもあります。職場の見学や、現場の社員と話す時間があることを伝えると、応募者にとって二次面接に来る理由が増えます。

3つ目は、応募者の質問を受け付けることです。案内のメールの最後に、「二次面接の前に確かめておきたいことがあれば、お気軽にお問い合わせください」と書いておくと、応募者は疑問を残したまま面接に来ずに済みます。

地方の農業法人の採用を手伝う現場では、こうした工夫の差がはっきり表れます。働き手を集めるのが難しい地域ほど、応募者1人ひとりへの連絡の早さと丁寧さが、採用の結果を左右します。ある農業法人では、二次面接の案内に農場の見学と、実際に働いている人と話す時間を組み込んだところ、辞退がほとんど出なくなったという話もあります。応募者にとって、働く場所と一緒に働く人を自分の目で見られることは、何よりの判断材料になります。

二次面接の後の連絡も案内の段階で伝える

二次面接の案内のメールには、面接の後にいつ結果を伝えるのかも書いておくと親切です。応募者はほかの会社の選考と比べながら、自分の予定を立てています。結果がいつ届くのかが分かれば、ほかの会社への返事の時期も決めやすくなります。

たとえば、「二次面接の結果は、面接の日から1週間以内にメールでご連絡いたします」と書いておきます。二次面接が最終の面接なのか、さらに三次面接や最終面接があるのかも伝えておきます。選考の全体の流れが分かると、応募者は入社までの見通しを持てます。

結果の連絡の約束は、必ず守ります。期限を過ぎても連絡がないと、応募者は不採用だと思い込み、ほかの会社に決めてしまうことがあります。社内の決定が遅れる場合は、期限の前に、遅れることと新しい期限を伝えます。

二次面接で不採用になった応募者にも、結果を必ず伝えます。連絡をしないまま終わらせる会社もありますが、応募者は結果を待ち続けることになります。不採用の連絡は短くても構いませんが、二次面接に来てくれたことへのお礼を添えて送ります。不採用になった応募者が、将来の取引先や顧客になることもあります。

応募者から質問が届いたときの返し方

二次面接の案内を送ると、応募者から質問が届くことがあります。駐車場があるか、面接の前に会社の資料を読んでおくべきか、当日の面接官に何を聞いてよいかといった質問です。質問への返信は、案内と同じように早く丁寧に返します。

質問への返信が遅いと、応募者は「この会社は連絡が遅い」という印象を持ちます。二次面接の前の段階では、応募者は会社の対応の一つひとつを、入社した後の働き方を想像する材料にしています。採用の担当者の返信の速さは、そのまま会社の印象につながります。

すぐに答えられない質問の場合は、まず受け取ったことを伝え、いつまでに答えるかを書いて返します。たとえば、配属の部署の働き方について聞かれ、現場の責任者に確かめる必要がある場合は、「担当の部署に確かめのうえ、明日中にご連絡いたします」と返しておきます。

給与や待遇についての質問は、二次面接の場で直接話すことを提案する方法もあります。メールで答えると誤解が生じやすい内容は、面接の場で、応募者の状況を聞きながら説明するほうが、お互いに納得しやすくなります。質問への返信も、案内のメールと同じく、会社名と担当者の氏名を入れた署名を付けて送ります。やりとりが続いても件名は変えず、返信の形で重ねていくと、応募者も担当者も過去のやりとりを追いやすくなります。

採用の連絡を支える仕事の広がり

2004年から在宅ワークとフリーランスの仲介を続けてきた運営者として見てきた限りでは、採用の連絡や面接の日程調整は、外部の人に任されることが増えている仕事の1つです。専任の採用担当者がいない中小企業では、応募者とのメールのやりとりや日程の調整を、在宅のアシスタントに依頼する例があります。案内のメールの書き方や、応募者への配慮を心得ている人は、長く仕事を任される傾向があります。

採用の担当者が少ない会社では、テレワークの導入と合わせて、採用の仕事の進め方を見直すこともあります。テレワーク助成金 2026では、テレワークを導入する会社が使える助成金の種類と、申請の流れを解説しています。

中小企業の採用や人の育て方の相談に乗る立場を目指す人もいます。中小企業診断士のページでは、中小企業の経営の助言を行う国家資格の試験の内容と、取得までの流れを確かめられます。AIを使って採用の連絡や日程の調整を効率化する支援に関心がある人は、AIコンサル・業務活用支援のお仕事で、業務にAIを取り入れる支援の仕事の内容と、求められる知識を確かめられます。