見積書をメールで送る｜添える文面と送り方

見積書をメールで送付しようとして、本文に何を書けばよいのか、添付だけで送ってよいのかで手が止まる人は少なくありません。見積書は、相手が発注するかどうかを決めるための書類です。メールの文面が分かりにくいと、金額や条件の行き違いが起き、せっかくの依頼を逃すことにもつながります。

この記事では、見積書を送るメールに書く項目を確かめたうえで、件名、宛名、本文、署名まで1通の形にした例文を、初めての相手、修正版、複数の案、返事の確認などの場面ごとに並べます。送る前に確かめること、PDFとファイル名の付け方、送ったあとの電子データの保存にも触れます。見積もりの依頼をフォームで受け付け、1件ごとに担当と状況を付けて返信まで回したい場合は、Halictのようなフォームの道具を使う方法もあります。

見積書はメールで送ってよいのか

見積書をメールで送ること自体は、いまでは一般的な方法です。郵送より早く届き、相手もすぐに社内で回覧できます。ただし、取引の相手によっては、紙の見積書を求められることや、決まった様式で出すように言われることがあります。

送り方は依頼の時点で確かめる

見積もりの依頼を受けたときに、「お見積書はPDFにしてメールでお送りしてよろしいでしょうか」と一言確かめておくと、後で送り直す手間がありません。官公庁や大きな会社の購買の部署では、宛名の書き方、押印の有無、提出の方法が決まっていることがあります。指定がある場合は、それに従います。

見積書に書いておく項目

メールの文面の前に、見積書そのものに必要な項目がそろっているかを確かめます。一般的には次の項目を入れます。

• 宛名（相手の会社名と、必要なら部署名と担当者名）
• 見積書の番号と発行日
• 件名（何についての見積もりか）
• 品目、数量、単価、金額
• 小計、消費税の額、合計の金額
• 納期または作業の期間
• 支払いの条件（締め日と支払日など）
• 見積もりの有効期限
• 自社の名前、住所、連絡先

見積書の番号を付けておくと、修正版を出したときや、相手から問い合わせがあったときに、どの見積もりの話かがすぐ分かります。有効期限は、材料の値上がりや作業の予定の変更に備えるためのもので、「発行日から30日」などと書くのが一般的です。

内訳は相手が比べられるように書く

見積書の内訳は、相手がほかの会社の見積もりと比べたり、社内で説明したりするときの材料になります。「制作一式　〇〇円」のようにまとめてしまうと、何にいくらかかるのかが分からず、金額の高い安いを判断できません。

作業の内容ごとに行を分け、それぞれに数量と単価を書きます。たとえばWebサイトの制作なら、「設計」「デザイン（トップページ）」「デザイン（下層ページ、〇ページ）」「組み込み」「動作の確認」のように分けます。作業の時間で見積もる仕事なら、「〇〇の作業　〇時間×〇円」と、時間と時間あたりの単価を書きます。

金額に含まれないものも、備考の欄に書いておきます。「写真の撮影、文章の作成は含みません」「修正は2回までを含みます」のように書いておけば、後から追加の費用を相談するときの根拠になります。

よくある間違い

見積書で見落としやすい間違いを並べます。送る前の確認の参考にしてください。

• 宛名の会社名の「株式会社」の位置（前か後ろか）が違う
• 発行日が、作り始めた日のままになっている
• 有効期限が発行日より前の日付になっている
• 消費税の計算が、小計ではなく合計の金額に二重にかかっている
• 前の案件の見積書を元に作り、品目や数量が古いまま残っている

特に最後の間違いは、別の会社の名前や金額が残ったまま送ってしまうと、情報の漏れにもなります。前の見積書を元に作るときは、宛名と品目と金額を空にしてから入力し直すと防げます。

見積書を送るメールに書く項目

見積書を送るメールは、添付ファイルを開かなくても、見積もりの要点が分かるように書きます。相手は、メールの本文を読んで社内に回すかどうかを決めることがあるからです。

件名：何の見積もりかと、送り主が分かるように

件名は「お見積書送付のご案内（〇〇の件）／株式会社〇〇」のように、見積書であること、何についての見積もりか、誰から送られたかが分かる形にします。相手が後でメールを探すとき、件名に案件の名前が入っていると検索しやすくなります。

本文：要点を3つ書く

本文には、見積もりの合計の金額（税込か税抜か）、納期、有効期限の3つを書いておきます。添付ファイルを開かずに要点が分かるので、相手が社内で相談するときにも役立ちます。

添付の案内と、問い合わせの受け付け

添付したファイルの名前と数を書き、「ご不明な点やご要望がございましたら、お気軽にお申し付けください」と、相談を受け付ける一文を添えます。見積もりは、相手の要望に合わせて修正することがよくあるので、修正の相談をしやすい書き方にしておきます。

署名

メールの最後には、会社名、部署名、名前、電話番号、メールアドレスを入れた署名を付けます。相手が電話で確かめたいときに、署名を見ればすぐに連絡できるようにしておきます。

見積書を送るメールの例文

ここからは、場面ごとに、件名から署名まで1通の形にした例文を並べます。〇〇の部分を自分の案件に置き換えて使ってください。

依頼を受けて見積書を送るとき（基本の形）

件名：お見積書送付のご案内（Webサイト改修の件）／株式会社〇〇

株式会社△△ 営業部　〇〇様

いつもお世話になっております。 株式会社〇〇の〇〇です。

先日はWebサイトの改修についてご相談いただき、ありがとうございました。 ご依頼いただいたお見積書をお送りいたします。

【お見積もりの概要】 件名：Webサイト改修 合計金額：〇〇円（税込） 納期：ご発注から〇週間 有効期限：〇月〇日

添付ファイル：お見積書_Webサイト改修_株式会社〇〇_20261104.pdf（1点）

内容をご確認のうえ、ご不明な点やご要望がございましたら、お気軽にお申し付けください。 ご検討のほど、よろしくお願いいたします。

株式会社〇〇　制作部 〇〇 電話：〇〇 メール：〇〇

初めての相手に見積書を送るとき

初めて取引する相手には、依頼を受けたお礼と、自己紹介を一言添えます。

件名：お見積書のご送付（〇〇のご相談の件）／株式会社〇〇　〇〇

株式会社△△ 〇〇様

はじめまして。 株式会社〇〇の〇〇と申します。

このたびは、お問い合わせフォームより〇〇についてご相談いただき、誠にありがとうございます。 ご相談の内容をもとに、お見積書を作成いたしましたので、お送りいたします。

【お見積もりの概要】 合計金額：〇〇円（税込） 作業期間：ご発注から約〇週間 有効期限：発行日から30日間

添付ファイル：お見積書_〇〇_株式会社〇〇_20261104.pdf（1点）

ご要望に合わせて内容を調整することもできますので、ご不明な点がございましたら、お気軽にご連絡ください。 今後ともどうぞよろしくお願いいたします。

株式会社〇〇　営業部 〇〇 電話：〇〇 メール：〇〇

修正した見積書を送り直すとき

見積もりの内容を変えて送り直すときは、件名に「修正版」と入れ、何を変えたのかを本文の冒頭に書きます。古い見積書と新しい見積書が混ざらないようにするためです。

件名：【修正版】お見積書送付のご案内（Webサイト改修の件）／株式会社〇〇

株式会社△△ 営業部　〇〇様

いつもお世話になっております。 株式会社〇〇の〇〇です。

先日のお打合せでいただいたご要望を反映し、お見積書を修正いたしました。 主な変更点は次のとおりです。

• ページの数を10ページから8ページに変更
• それに伴い、合計金額を〇〇円から〇〇円（税込）に変更
• 納期は変わらず、ご発注から〇週間

添付ファイル：お見積書_Webサイト改修_株式会社〇〇_20261104_修正版.pdf（1点）

先にお送りしたお見積書（見積番号〇〇）は、こちらに差し替えをお願いいたします。 ご確認のほど、よろしくお願いいたします。

（署名）

複数の案を出すとき

予算や範囲に幅があるときは、2〜3の案を出すと、相手が選びやすくなります。それぞれの違いを本文に短く書いておきます。

件名：お見積書送付のご案内（2案）（〇〇の件）／株式会社〇〇

株式会社△△ 〇〇様

いつもお世話になっております。 株式会社〇〇の〇〇です。

〇〇の件につきまして、ご予算に合わせて2つの案でお見積もりいたしました。

【A案】基本の内容のみ　合計〇〇円（税込）、納期〇週間 【B案】A案に〇〇を加えた内容　合計〇〇円（税込）、納期〇週間

それぞれの内訳は、添付のお見積書をご覧ください。 添付ファイル：お見積書_〇〇_A案.pdf、お見積書_〇〇_B案.pdf（2点）

どちらの案が合うか迷われる場合は、ご予算とご希望の時期を伺えれば、改めてご提案いたします。 よろしくお願いいたします。

（署名）

送った見積書の返事を確かめるとき

見積書を送ってから1週間ほど経っても返事がないときは、届いているかの確認を兼ねて、短く問い合わせます。返事を急がせる書き方は避けます。

件名：先日お送りしたお見積書について（〇〇の件）／株式会社〇〇

株式会社△△ 〇〇様

いつもお世話になっております。 株式会社〇〇の〇〇です。

〇月〇日に、〇〇の件のお見積書をお送りいたしましたが、お手元に届いておりますでしょうか。 メールが届いていない場合や、内容についてご不明な点がございましたら、お知らせいただけますと幸いです。

なお、お見積もりの有効期限は〇月〇日までとなっております。 ご検討の状況に合わせて期限の調整もいたしますので、お気軽にお申し付けください。

（署名）

値下げの相談を受けたときの返信

見積書を送ったあと、「予算に合わないので、もう少し下げられないか」と相談されることがあります。その場で金額だけを下げると、次の取引でも同じ相談が続きます。範囲を減らして金額を合わせる案を出すのが、お互いに無理のない返し方です。

件名：Re: お見積書送付のご案内（Webサイト改修の件）

株式会社△△ 営業部　〇〇様

いつもお世話になっております。 株式会社〇〇の〇〇です。

ご予算についてお知らせいただき、ありがとうございます。 ご予算の〇〇円（税込）に合わせる方法として、次の2つをご提案いたします。

• ページの数を8ページから6ページに減らす（〇〇円の減額）
• 写真の撮影を外し、ご用意いただいた写真を使う（〇〇円の減額）

いずれの場合も、品質を落とさずに対応できる範囲で調整しております。 ご希望の案をお知らせいただければ、修正したお見積書をお送りいたします。

（署名）

範囲を変えずに金額だけを下げる場合も、理由を書いておくと次の取引の前提になりにくくなります。「今回に限り」「初回のお取引のため」のように、条件を添えて伝えます。

発注の連絡を受けたときの返信

見積書をもとに発注の連絡が来たら、その日のうちにお礼と、次の手順を伝えます。

件名：Re: 〇〇の件　ご発注のお礼

株式会社△△ 営業部　〇〇様

いつもお世話になっております。 株式会社〇〇の〇〇です。

このたびは、Webサイト改修のご発注をいただき、誠にありがとうございます。 お見積書（見積番号〇〇）の内容で、作業を進めさせていただきます。

今後の進め方は次のとおりです。

1. 〇月〇日まで：ご用意いただく資料のご共有
2. 〇月〇日：初稿のご提出
3. 〇月〇日：納品

ご不明な点がございましたら、お気軽にお申し付けください。 引き続きどうぞよろしくお願いいたします。

（署名）

発注の連絡がメールや電話だけの場合は、注文書や契約書を交わすかどうかも、このときに確かめます。見積番号を書いておくと、どの見積もりの内容で発注を受けたのかが後からはっきりします。

見送りの連絡を受けたときの返信

見送りの連絡にも、短くお礼を返しておきます。丁寧に返しておくと、次の機会に声をかけてもらいやすくなります。

「ご検討いただき、ありがとうございました。今回は残念ですが、またご相談の機会がございましたら、お気軽にお声がけください。今後ともよろしくお願いいたします。」

見送りの理由を聞けるなら、「今後の参考のため、差し支えなければ見送りの理由をお聞かせいただけますでしょうか」と一言添えます。金額なのか、納期なのか、内容なのかが分かれば、次の見積もりに活かせます。

送るときのマナー

文面とは別に、送り方にもいくつか気をつけたい点があります。

依頼のメールに返信する形で送る

見積もりの依頼をメールで受けた場合は、そのメールに返信する形で見積書を送ると、相手はやり取りの流れの中で見積書を見つけられます。件名の先頭に「Re:」が付く形になりますが、件名の後半を「お見積書送付のご案内」に書き換えておくと、何のメールかが分かりやすくなります。

CCに入れる人を確かめる

相手の担当者の上司や、購買の部署の人がやり取りのCCに入っている場合は、見積書を送るときもCCをそのまま残します。自社の上司や営業の担当をCCに入れるかどうかは、社内の決まりに合わせます。宛先とCCに社外の人が複数いる場合は、全員の名前を宛名に並べるか、「関係者各位」とします。

送る時間帯

見積書は、相手の営業時間内に届くように送るのが基本です。夜遅くや休日に作り終えた場合は、メールソフトの予約送信の機能を使い、翌営業日の朝に届くようにする方法もあります。

有効期限が切れたあとに発注を受けたとき

有効期限を過ぎてから発注の連絡が来ることもあります。材料の値段や作業の予定が変わっていなければ、そのまま受けて構いません。変わっている場合は、「有効期限を過ぎておりますので、改めて最新の内容でお見積もりいたします」と伝え、見積書を出し直します。

送る前に確かめること

見積書は金額を伝える書類なので、1つの間違いが信用に関わります。送る前に次の点を確かめてください。

宛名と宛先のメールアドレス

宛名の会社名と担当者の名前、送るメールアドレスが合っているかを確かめます。メールソフトの宛先の自動入力で、名前の似た別の人を選んでしまうことがあります。見積書は他社に知られたくない金額が書かれた書類なので、宛先の間違いはそのまま情報の漏れになります。

金額と消費税の書き方

合計の金額が税込なのか税抜なのかを、見積書とメールの本文の両方で同じ書き方にします。本文では税込、見積書では税抜の合計だけ、という食い違いがあると、相手が金額を取り違えます。単価に数量を掛けた計算や、小計の足し算が合っているかも、もう一度確かめます。

添付ファイルの付け忘れと、ファイルの中身

「添付いたします」と書いて、ファイルを付け忘れるのはよくある失敗です。送信の前に、添付があるか、ファイルを開いて最新の版か、別の案件の見積書を付けていないかを確かめます。

相手の要望に合っているか

見積もりの依頼のメールや打合せの記録を見返し、相手から頼まれた内容がすべて入っているか、頼まれていない内容が入っていないかを確かめます。依頼の内容と見積書の品目を1つずつ照らし合わせると、抜けに気づけます。

本文の書き方で気をつけたいこと

メールの本文でも、次のような書き方は相手を迷わせます。

• 「お見積もりを添付します。よろしくお願いします。」だけで、何の見積もりか分からない
• 本文の金額と見積書の金額が違う（修正版で本文だけ古いまま）
• 「なる早で」「適宜」のような言葉で、納期や条件があいまいになっている
• 相手の名前の漢字を間違えている

本文の金額は、見積書から写すのではなく、見積書を最後に直したあとで、見積書を開いて見ながら書くと食い違いを防げます。

社内の確認を通してから送る

会社によっては、見積書を出す前に上司の確認や承認が必要なことがあります。金額が大きい案件や、値引きを含む見積もりは、確認を通さずに送ると、後で社内の決まりと合わないことが分かり、出し直しになることがあります。確認が必要な案件では、相手に「社内の確認を経て、〇月〇日までにお送りします」と、送れる日をあらかじめ伝えておくと、相手も予定を立てられます。

添付ファイルの形とファイル名

見積書は、相手の環境で書き換えられず、どのパソコンでも同じ見た目で開けるように、PDFにして送るのが一般的です。表計算ソフトのファイルのまま送ると、相手の画面で数字や書式がずれることがあり、金額を書き換えられるおそれもあります。

ファイル名の付け方

ファイル名は、相手が保存したあとでも何の書類か分かるように付けます。「書類の種類_件名_会社名_日付」の順にそろえると、相手が探しやすくなります。

• 例：お見積書_Webサイト改修_株式会社〇〇_20261104.pdf
• 修正版：お見積書_Webサイト改修_株式会社〇〇_20261104_修正版.pdf

「見積書.pdf」のような名前だと、相手のパソコンに同じ名前のファイルが並び、どれがどの会社の見積もりか分からなくなります。

パスワードを付けるかどうか

見積書のPDFにパスワードを付けて送り、別のメールでパスワードを知らせる方法は、以前は多くの会社で使われていました。ただ、同じ経路でパスワードを送っても安全性はあまり高まらないことや、パスワード付きのZIPファイルは受け取る側のウイルスの検査をすり抜けやすいことから、受け取りをやめている会社もあります。相手の会社に決まりがあればそれに従い、決まりが無ければ、宛先を確かめたうえでPDFをそのまま送るか、相手と相談して共有の方法を決めます。

ファイルの容量が大きいとき

図面や写真の入った見積書で容量が大きくなる場合は、メールに添付せず、クラウドの共有のリンクを送る方法もあります。その場合は、リンクの有効期限と、見られる人の範囲を設定し、本文に「〇月〇日までダウンロードできます」と書いておきます。

郵送で送るときの送付状

紙の見積書を求められた場合は、見積書に送付状を添えて郵送します。送付状とは、何を何枚送ったかを知らせる、手紙の表紙のような書類のことです。送付状には、日付、宛名、自社の名前と連絡先、あいさつの文、送る書類の名前と枚数を書きます。

郵送した場合も、送った日にメールで「本日、お見積書を郵送いたしました。〇日ごろに届く見込みです」と知らせておくと、相手が受け取りを待てます。急ぎの案件では、PDFを先にメールで送り、原本を郵送する形にすることもあります。

封筒の表には、相手の住所、会社名、部署名、担当者の名前を書き、左下に赤い字で「見積書在中」と書くか、その印を押します。中身が見積書だと分かれば、相手の会社で郵便を仕分ける人が担当者に早く届けてくれます。見積書を三つ折りにする場合は、送付状を上にして重ね、開いたときに送付状が最初に目に入るように入れます。

送ったあとは、電子データの保存も必要

見積書をメールで送ったら、それで終わりではありません。見積書の電子データは、税金の決まりに沿って保存しておく必要があります。国税庁は、電子データでやり取りした取引の書類について、次のように案内しています。

請求書・領収書・契約書・見積書などに関する電子データを送付・受領した場合には、その電子データを一定の要件を満たした形で保存することが必要です。 出典: nta.go.jp

これは電子帳簿保存法という法律の「電子取引」の決まりです。電子帳簿保存法とは、税金の申告に関わる帳簿や書類を電子データで保存するときのルールを定めた法律のことです。見積書を送った側も受け取った側も、メールでやり取りした見積書のPDFを、印刷して紙で保存するのではなく、電子データのまま保存することが求められています。

保存のしかたの例

保存の方法にはいくつかの要件があり、たとえば取引の日付、金額、取引先で探せるようにしておくことが求められます。個人事業主や小さな会社でよく使われるのは、次のような方法です。

• ファイル名に日付、取引先、金額を入れて、決まったフォルダに保存する（例：20261104_株式会社〇〇_110000.pdf）
• 見積書や請求書を作るクラウドのサービスで作成と保存をまとめて行う

会計ソフトの会社が提供するサービスの中には、証憑（取引の証拠になる書類）の保存の機能を用意しているものもあります。

さらに、弥生の「スマート証憑管理」を活用すれば、クラウド上で各証憑の保存、管理を効率よく行えます。デスクトップソフトの「あんしん保守サポート（無料サポートを含む）」に加入、または「クラウドサービス（無料体験プランを含む）」を契約しているユーザーであれば、追加費用をかけずに利用することが可能です。電子帳簿保存法の保存要件にも対応しています。 出典: yayoi-kk.co.jp

保存の要件の細かい点や、売上の規模によって緩められる扱いは、国税庁の電子帳簿等保存制度の特設サイトで確かめてください。自分の場合にどう扱われるかは、事業の規模や状況で変わるので、迷うときは税務署や税理士に相談します。

見積もりの依頼を受けてから送るまでを回す方法

見積書を送るメールの文面が整っていても、依頼を受けてから送るまでの間に抜けがあると、返事が遅れます。依頼のメールが埋もれる、誰が見積もりを作っているのか分からない、送ったかどうかが分からない、といった問題です。

1人で受けているなら、メールのラベルと表で足りる

見積もりの依頼が月に数件で、1人で対応しているなら、依頼のメールにメールソフトのラベルで「見積もり作成中」「送付済み」「受注」「見送り」を付ける方法で足ります。表計算ソフトに、依頼の日、相手、金額、送った日、返事の状況を1行ずつ書いておくと、返事の確認のメールを送る時期も分かります。

複数人で受けるなら、担当と状況を1か所で持つ

依頼が増えて複数の人で手分けするようになると、誰がどの見積もりを作っているのか、もう送ったのかが見えにくくなります。同じ依頼に2人が別々に見積書を送ったり、誰も送らないまま日が過ぎたりします。

こうした場面では、見積もりの依頼をフォームで受け付け、受付から返信までを1つの画面で扱えるフォームの道具を使う方法があります。たとえばHalictは、フォームから届いた1件ごとに担当と状況（ステージ）を付けて管理でき、返信も同じ画面から送れて、開封まで記録されるフォームの道具です。公式サイトでは、注文や見積もりの受付の使い方として、数量や納品の希望日、デザインのデータのファイルを受け取るフォームを作れること、見積書の送付も同じ画面から行え、送った日時が残ること、連絡先ごとに過去のやり取りが並ぶことが紹介されています。料金のページによると、無料のフリーのプランでもフォームの数と回答の数は無制限で、ステージの管理、自動返信、CSVの書き出しが使えます。フリーのプランはメンバー1人まで、3人までのスターターは月額2,980円、10人までのチームは月額7,800円（いずれも税抜）です。Halictは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

依頼のフォームで聞いておく項目

見積もりの依頼をフォームで受けるなら、見積書を作るのに必要な項目を最初から聞いておくと、聞き直しの往復が減ります。会社名、担当者の名前、連絡先、依頼の内容、数量や規模、希望の納期、予算の目安、参考になる資料のファイルがあれば、最初の見積もりを出せることが多くなります。

見積書を送る仕事の現場と、運営者として見てきたこと

フリーランスや個人で仕事を受けていると、見積書を作って送る機会は会社員のころより格段に増えます。見積書の文面と送り方が整っているかどうかは、そのまま仕事の印象につながります。

見積もりを出すことが多い仕事

Webサイトやアプリの開発の仕事では、作業の範囲と工数をもとに見積もりを出し、修正版を何度かやり取りしてから受注に至ることがよくあります。開発の案件の種類と進め方は、アプリケーション開発のお仕事で紹介しています。デザインの仕事でも、制作の点数や修正の回数で見積もりが変わります。デザインの案件の相場はデザイナーの年収・単価相場で、見積もりの目安として確かめられます。業務にAIを取り入れる支援のように、範囲の決め方が案件ごとに違う仕事の見積もりの考え方は、AIコンサル・業務活用支援のお仕事が参考になります。

中小企業の経営を支える仕事では、取引先の見積もりや価格の決め方を見直す相談を受けることもあります。経営の診断と助言の国家資格については、中小企業診断士で試験の内容と活かし方を紹介しています。

運営者として見てきたこと

2004年から在宅ワークとフリーランスの仲介を続けてきた運営者として見てきた限りでは、受注につながりやすい人ほど、見積書の本文に金額だけでなく「この金額に含まれる範囲」と「含まれない範囲」を短く書いています。発注する側は、範囲が分かれば社内の説明がしやすくなり、後から追加の費用が出る心配も小さくなるからです。

仲介の手数料がかからない直接の取引では、発注する側は予算をそのまま作業に充てられ、受ける側は見積もりの金額がそのまま手取りの土台になります。それだけに、見積書の金額と範囲を正確に伝えることが、お互いが納得して取引を始めるための第一歩になります。

見積書をメールで送るときは、件名に案件の名前と送り主を入れ、本文に金額と納期と有効期限を書き、PDFにしたファイルの名前を整えてから送るところから始めてください。見積もりを出す仕事を在宅で受けたい人は、アプリケーション開発のお仕事で案件の探し方も確かめておきましょう。

よくある質問

Q. 見積書は添付ファイルだけで本文は短くてもよいですか？

本文が短すぎると、相手は添付を開くまで内容が分からず、社内で回すときにも手間がかかります。合計の金額が税込か税抜か、納期、有効期限の3つと、添付ファイルの名前は本文に書いておくのがおすすめです。あいさつと結び、署名も入れて、1通で用件が分かる形にしてください。

Q. 見積書はPDFとExcelのどちらで送るべきですか？

相手から指定がなければ、PDFにして送るのが一般的です。PDFはどのパソコンでも同じ見た目で開け、金額を書き換えられにくいからです。相手から編集できる形で欲しいと頼まれた場合は、PDFと一緒に表計算ソフトのファイルを送るなど、相手の求めに合わせてください。

Q. 見積書を送ったあと、返事がないときはいつ確認すればよいですか？

目安は送ってから1週間ほどです。届いているかの確認を兼ねて、短く丁寧に問い合わせます。返事を急がせる書き方は避け、有効期限が近いことと、期限の調整にも応じられることを添えると、相手も返事をしやすくなります。相手から検討の時期を聞いていれば、その時期に合わせて確かめます。

Q. メールで送った見積書は印刷して保存すればよいですか？

電子データでやり取りした見積書は、印刷して紙で保存するのではなく、電子データのまま保存することが求められています。取引の日付、金額、取引先で探せるように、ファイル名を整えて保存するなどの方法があります。細かい要件や自分の場合の扱いは、国税庁の特設サイトや税務署、税理士に確かめてください。