エクセルで有給休暇を管理する方法｜付与日数と残日数の数式

2026年7月3日

＠SOHO編集部

この記事のポイント

✓有給管理をエクセルで行う方法を
✓法律で決まった付与日数
✓年次有給休暇管理簿の記載事項と3年間の保存

有給休暇の管理をエクセルで行う会社は少なくありません。従業員が数人から数十人の規模なら、専用のシステムを入れなくても、表の作り方と数式を押さえれば十分に管理できます。ただし、有給休暇には法律で決まった付与日数、時効、年5日の取得義務、管理簿の作成と保存の義務があり、表の作り方を誤ると、残日数の誤りや義務の見落としにつながります。

この記事では、まず法律で決まったルールを整理し、そのうえでエクセルの表の列の作り方と、基準日、付与日数、取得日数、繰り越し、残日数を計算する数式の例を順に説明します。年5日の取得の確認や、基準日が近い人への声かけといった作業を人事と各部署の管理職で分担し、担当と期限と進み具合を共有したい場合は、プロジェクト管理のPinatecaのような道具と組み合わせる方法もあります。

有給休暇の管理で押さえる法律のルール

エクセルの表を作る前に、計算の元になる法律のルールを確かめておきます。年次有給休暇は労働基準法39条で決まっていて、次の2つの条件を満たした従業員に与えられます。

雇い入れの日から6か月間、継続して勤務していること
その期間の全労働日の8割以上に出勤していること

条件を満たすと、入社から6か月後に10日が与えられ、その後は1年ごとに日数が多くなります。週5日以上、または週30時間以上働く従業員の付与日数は次のとおりです。

勤続年数	6か月	1年6か月	2年6か月	3年6か月	4年6か月	5年6か月	6年6か月以上
付与日数	10日	11日	12日	14日	16日	18日	20日

有給休暇には時効があり、与えられた日から2年で消滅します（労働基準法115条）。使わなかった日数は翌年に1年だけ繰り越せる、と言い換えることもできます。エクセルで残日数を計算するときは、この繰り越しと時効の扱いが一番間違えやすいところです。

2019年4月からは、年10日以上の有給休暇が与えられる従業員について、与えた日（基準日）から1年以内に5日を取得させることが、会社の義務になりました。従業員が自分で5日以上取得していれば、会社が時季を指定する必要はありませんが、取得が5日に届かない人には、会社が時季を指定して取得させなければなりません。

厚生労働省のQ&Aでは、管理簿の作成と保存について次のように説明しています。

本改正では、同指定義務の履行確認を行うべく、使用者に対し、労働者ごとの年次有給休暇管理簿（時季、日数及び基準日記載）の作成および当該期間満了後3年間の保管が義務づけられました（労基法施行規則24条の7）。出典: 確かめよう労働条件（厚生労働省）

つまり、エクセルで有給休暇を管理する場合、その表は単なる社内の便利な一覧ではなく、法律で作成と保存が求められる年次有給休暇管理簿を兼ねることになります。基準日、与えた日数、取得した日付（時季）の3つは、必ず表に残す必要があります。

パートやアルバイトの比例付与

週の所定労働日数が4日以下で、かつ週の所定労働時間が30時間未満の従業員には、所定労働日数に応じて少ない日数が与えられます。これを比例付与といいます。パートやアルバイトにも有給休暇はあり、条件を満たせば必ず与える必要があります。

厚生労働省のリーフレットに載っている比例付与の日数は次のとおりです。

週の所定労働日数	1年間の所定労働日数	6か月	1年6か月	2年6か月	3年6か月	4年6か月	5年6か月	6年6か月以上
4日	169日から216日	7日	8日	9日	10日	12日	13日	15日
3日	121日から168日	5日	6日	6日	8日	9日	10日	11日
2日	73日から120日	3日	4日	4日	5日	6日	6日	7日
1日	48日から72日	1日	2日	2日	2日	3日	3日	3日

注意したいのは、週の所定労働日数が4日以下でも、週の所定労働時間が30時間以上なら、通常の従業員と同じ日数になる点です。たとえば1日8時間で週4日働く人は週32時間なので、比例付与ではなく通常の日数が与えられます。

比例付与の従業員でも、付与日数が10日以上になれば、年5日の取得義務の対象になります。上の表では、週4日の人は3年6か月、週3日の人は5年6か月で10日以上になります。エクセルで管理するときは、従業員ごとに「週の所定労働日数」と「週の所定労働時間」の列を設け、どちらの表を使うかを判定できるようにしておきます。

勤務の日数が途中で変わった場合は、基準日の時点の所定労働日数で付与日数を決めます。年の途中で週3日から週5日に変わっても、次の基準日までは、すでに与えた日数のままです。

エクセルの表の作り方

有給休暇の管理表は、1つのファイルの中に3つのシートを作ると管理しやすくなります。

従業員のシート：従業員ごとの入社日、勤務の形態、基準日、付与日数、残日数
取得記録のシート：有給休暇を取得した日を1日1行で記録
付与日数のシート：上の2つの付与日数の表

従業員のシートの列は、たとえば次のように並べます。

列	項目	入力または計算
A	社員番号	入力
B	氏名	入力
C	入社日	入力
D	週の所定労働日数	入力
E	週の所定労働時間	入力
F	直近の基準日	数式で計算
G	勤続月数（基準日の時点）	数式で計算
H	今回の付与日数	数式で計算
I	前回からの繰り越し日数	数式で計算または入力
J	今回の期間の取得日数	数式で計算
K	残日数	数式で計算
L	年5日の取得の状況	数式で計算
M	年5日の期限	数式で計算

取得記録のシートは、A列に社員番号、B列に取得した日、C列に日数（1日なら1、半日なら0.5）、D列に区分（本人の申請、会社の時季指定、計画的付与）を入れます。1回の休みを1行にするのではなく、1日を1行にしておくと、あとで期間ごとに数えるときに数式が簡単になります。

取得した日を1行ずつ残しておけば、それがそのまま管理簿に求められる「時季」の記録になります。月ごとに「〇月 2日」のように日数だけを書く形にすると、どの日に取得したかが分からず、管理簿の要件を満たせないので注意が必要です。

基準日と付与日数を計算する数式

ここからは、具体的な数式の例を紹介します。セルの位置は、上の列の並びに合わせています。

最初の基準日は、入社日の6か月後です。EDATE関数を使うと、ある日付から何か月後の日付を出せます。

=EDATE(C2,6)

2回目以降の基準日は、最初の基準日から1年ごとです。今日の時点で直近の基準日を出すには、入社日から今日までの月数を数え、そこから基準日を割り出します。DATEDIF関数で月数を数え、6を引いて12で割った整数部分が、最初の基準日から何年たったかを表します。

=EDATE(C2,6+12*INT((DATEDIF(C2,TODAY(),"M")-6)/12))

入社から6か月に満たない人は、まだ有給休暇が与えられていないので、この数式は使えません。IFERRORやIFで分けておきます。

次に、基準日の時点の勤続月数をG列に出します。

=DATEDIF(C2,F2,"M")

付与日数は、勤続月数から表を引いて決めます。週5日以上または週30時間以上の人は、LOOKUP関数で次のように書けます。

=IFERROR(LOOKUP(G2,{6,18,30,42,54,66,78},{10,11,12,14,16,18,20}),0)

LOOKUP関数は、1つ目の並びの中から、G2以下で最も大きい値を探し、2つ目の並びの同じ位置の値を返します。勤続月数が78か月（6年6か月）以上なら、すべて20日になります。

比例付与の人も含めて1つの数式で計算したい場合は、付与日数のシートに、週の所定労働日数ごとの行を作り、INDEX関数とMATCH関数で引く方法があります。式が長くなって誤りに気づきにくくなるので、慣れないうちは、比例付与の人だけ手で入力し、セルの色を変えて区別する運用でも構いません。

出勤率が8割に届かなかった年は、その年の付与はありません。出勤率はエクセルの数式だけでは判断しにくいので、基準日の前に勤怠の記録で確かめ、届かなかった人は付与日数を0に直します。

取得日数と残日数を計算する数式

今回の期間の取得日数は、取得記録のシートから、社員番号が同じで、取得した日が今回の基準日以降の日数を合計します。SUMIFS関数を使うと、条件に合う行の日数を合計できます。

=SUMIFS(取得記録!C:C,取得記録!A:A,A2,取得記録!B:B,">="&F2)

この式は、基準日から今日までの取得日数を数えます。過去の期間の取得日数を数えたいときは、期間の初日以降の合計から、次の期間の初日以降の合計を差し引く形にすると、期間を区切って数えられます。

前回からの繰り越し日数は、前回の期間の付与日数から、前回の期間に使った日数を引いた残りです。ただし、繰り越せるのは前回の期間に与えられた分だけで、さらに前の期間の残りは時効で消えています。前回の期間の残日数と前回の付与日数のうち、小さいほうを繰り越すと考えると、次のように書けます。

=MIN(前回の残日数,前回の付与日数)

ここで大切になるのが、取得した有給休暇を、繰り越し分と今回の付与分のどちらから使ったとみなすかです。法律に決まりはありませんが、繰り越し分から先に使ったとみなす会社が一般的で、従業員にとっても有利です。繰り越し分から先に使う前提なら、残日数は次のように計算できます。

=I2+H2-J2

年5日の取得の状況は、IF関数で判定します。

=IF(H2>=10,IF(J2>=5,"達成","未達"),"対象外")

付与日数が10日未満の人は義務の対象外、10日以上の人は取得日数が5日以上かどうかで「達成」「未達」を出します。年5日の期限は、基準日から1年後の前日です。

=EDATE(F2,12)-1

期限が近いのに「未達」の人を見つけやすくするには、条件付き書式で、期限まで3か月を切った「未達」の行に色を付ける設定が便利です。

繰り越しと残日数の計算を具体例で確かめる

数式だけでは分かりにくいので、1人の従業員を例に、繰り越しと残日数の動きを追ってみます。2023年4月1日に入社し、週5日で働く正社員のAさんを考えます。

最初の基準日は、入社日の6か月後の2023年10月1日です。この日に10日が与えられます。その後の1年間（2024年9月30日まで）に、Aさんは6日を取得しました。残りは4日です。

2回目の基準日は2024年10月1日で、勤続1年6か月なので11日が与えられます。前回の残り4日は時効の前なので繰り越され、この時点で使える日数は合計15日になります。この1年間（2025年9月30日まで）にAさんは8日を取得しました。繰り越し分から先に使ったとみなすと、繰り越しの4日をすべて使い、今回の11日のうち4日を使ったことになります。残りは今回の付与分の7日です。

3回目の基準日は2025年10月1日で、勤続2年6か月なので12日が与えられます。前回の残り7日が繰り越され、使える日数は19日になります。

ここで、もし2024年10月1日からの1年間にAさんが2日しか取得していなかった場合を考えます。繰り越し分から先に使うので、繰り越しの4日のうち2日を使い、残りは繰り越し分2日と今回の付与分11日の合計13日です。ところが、繰り越し分の2日は2023年10月1日に与えられた日数なので、2025年10月1日に時効で消えます。次の期間に繰り越せるのは今回の付与分の11日だけです。数式で「前回の残日数と前回の付与日数のうち、小さいほう」を繰り越すのは、この時効の扱いを反映するためです。

この例のように、具体的な数字で手計算した結果と、エクセルの数式の結果が一致するかを、数人分で確かめておくと安心です。とくに、繰り越しが付与日数を上回るような長く勤めている従業員や、取得がほとんど無い従業員の行は、数式の誤りが出やすいところです。

また、2年目のAさんのように、年10日以上が与えられていて取得が8日あれば、年5日の取得義務は満たしています。一方、取得が2日だった場合は、基準日から1年以内に5日に届いていないので、会社として義務を果たせていないことになります。表の「年5日の取得の状況」の列で、こうした人を早めに見つけられるようにしておきます。

半日単位と時間単位の有給休暇の扱い

有給休暇は1日単位で取るのが原則ですが、従業員が希望し、会社が同意すれば、半日単位で与えることもできます。半日単位の取得は、年5日の取得日数に0.5日として含められます。エクセルの取得記録のシートでは、日数の列に0.5と入力すれば、SUMIFS関数でそのまま合計できます。

半日の区切り方は会社が決めます。午前と午後で分ける方法と、所定労働時間をちょうど半分にする方法があります。午前と午後で時間の長さが違う場合でも、どちらも0.5日として数えるのが一般的です。就業規則に区切り方を書いておくと、従業員との行き違いを防げます。

時間単位の有給休暇は、労使協定を結べば、年5日の範囲内で与えられます。時間単位で取得した分は、年5日の取得義務の日数には含まれない点に注意が必要です。エクセルで時間単位の有給休暇を管理する場合は、取得記録のシートに時間の列を別に設け、1日の所定労働時間で割って日数に換算します。たとえば1日8時間の会社で3時間を取得した場合、0.375日になります。

ただし、時間単位の有給休暇をエクセルで正しく管理するのは手間がかかります。1日の所定労働時間に1時間未満の端数がある場合は、時間単位に切り上げて計算する決まりがあり、さらに年5日分の上限も数える必要があります。時間単位の取得を導入する会社は、エクセルの管理の限界を早めに見極めて、勤怠の管理システムへの移行を検討するのが現実的です。

時間単位の取得を表に残す場合は、取得記録の区分の列に「時間単位」と入れ、年5日の取得日数を数える数式からは除くようにします。SUMIFS関数の条件に、区分の列を条件に入れると、時間単位の分だけを取り出して合計できます。

=SUMIFS(取得記録!C:C,取得記録!A:A,A2,取得記録!B:B,">="&F2,取得記録!D:D,"時間")

上の式は時間単位の分だけを合計する例です。年5日の判定には、全体の合計からこの数を差し引いた値を使います。

入社日がばらばらな会社の管理を楽にする工夫

従業員ごとに入社日が違うと、基準日も人によって違い、毎月だれかの基準日がやってきます。エクセルで管理する場合、毎月の初めに「今月に基準日を迎える人」を一覧にすると、付与の漏れを防げます。

基準日の列に入っている日付の月が、今月と同じ人を探すには、フィルターの機能を使う方法と、別の列に判定の数式を入れる方法があります。判定の数式は次のように書けます。

=IF(TEXT(EDATE(F2,12),"yyyymm")=TEXT(TODAY(),"yyyymm"),"今月付与","")

この列で「今月付与」が出た人について、出勤率が8割以上かを勤怠の記録で確かめ、新しい付与日数を反映します。基準日を迎えた人の行は、前回の期間の付与日数と取得日数を記録として残したうえで、新しい期間の値に切り替えます。過去の期間の値を上書きで消してしまうと、管理簿の記録が残らなくなるので、期間ごとに行を分ける、または年度ごとにシートを分けて残す形にします。

入社日がばらばらなことによる管理の手間を減らす方法として、前の章で触れた斉一的付与があります。たとえば全員の基準日を毎年4月1日にそろえると、付与の作業は年1回で済みます。ただし、入社して6か月がたつ前に前倒しで与える必要があり、入社した時期によっては、法律の基準より多くの日数を与えることになります。また、基準日を変える年には、前の基準日から1年以内の5日の取得の期間が重なるため、重なった期間をまとめて数える特例の扱いも必要です。導入するときは、社会保険労務士に相談するのが確実です。

産休や育休、退職のときの扱い

出勤率を計算するとき、業務上のけがや病気で休んだ期間、産前産後の休業の期間、育児休業と介護休業の期間、有給休暇を取得した日は、出勤したものとみなされます。これらの休業を取った従業員について、出勤率が8割に届かないとして付与を止めるのは誤りです。エクセルで出勤率を計算する場合は、これらの日数を出勤日に含める必要があります。

一方、会社の都合による休業の日や、正当なストライキの日などは、全労働日から除いて計算します。どの日をどう扱うかは、厚生労働省の資料で確かめられます。

退職する従業員が、残っている有給休暇をまとめて取得したいと申し出ることがあります。有給休暇の買い取りは原則として認められていないため、退職日までに取得してもらうのが基本です。ただし、退職によって使えずに消える日数について、会社が任意に買い取ることは問題ないとされています。エクセルの表には、退職日と、退職時に消えた日数を記録しておくと、あとで問い合わせがあったときに確かめられます。

退職した従業員の管理簿も、期間の満了後3年間は保存が必要です。退職者の行を表から削除するのではなく、退職者用のシートに移して残します。

エクセル管理でよくある失敗と防ぎ方

エクセルでの有給休暇の管理には、決まって起きる失敗があります。管理の道具を扱う事業者も、次のように注意を促しています。

関数の設定漏れや参照セルのずれが起きると、付与日数や取得実績が正しく反映されず、実際の残日数とシート上の数字が乖離します。また、複数人で管理する場合、式を上書きしたり、列を追加したりして計算ロジックが壊れ、気づかないまま誤った残数が運用される恐れもあるのです。出典: stock-app.info

よくある失敗と、その防ぎ方を挙げます。

1つ目は、数式のセルを上書きしてしまう失敗です。残日数のセルに、誤って数字を直接入力すると、それ以降は計算されなくなります。数式の入ったセルは、シートの保護の機能で編集できないようにし、入力するセルだけ保護を外しておきます。

2つ目は、新しく入社した人の行に数式をコピーし忘れる失敗です。表をエクセルの「テーブル」に変換しておくと、行を追加したときに数式が自動で広がるので、この失敗を防げます。

3つ目は、基準日を全員同じ日にそろえたのに、数式が入社日のままになっている失敗です。会社によっては、管理を簡単にするために、全員の基準日を4月1日などにそろえる斉一的付与を行っています。この場合は、入社日から基準日を計算する数式ではなく、会社の基準日を入力して使う形に変える必要があります。斉一的付与では、法律の基準より不利にならないよう、前倒しで与える必要がある点にも注意します。

4つ目は、時効で消えた日数を残日数に含めてしまう失敗です。2年前に与えた分は、使い残しがあっても消えています。繰り越しは1回だけ、と覚えておきます。

5つ目は、取得記録を消してしまう失敗です。管理簿は期間の満了後3年間の保存が必要なので、年度が変わっても過去の取得記録は消さずに残します。ファイルを年度ごとに分ける場合も、古いファイルを削除しないようにします。

年5日の取得を確実にする運用

表で「未達」が分かっても、実際に休んでもらわなければ義務は果たせません。年5日の取得を確実にするための運用の例を挙げます。

1つ目は、基準日の直後に、1年の取得の計画を本人と上司で話し合う方法です。旅行や家族の行事の予定を先に聞いておき、繁忙期を避けて取得日を決めておきます。

2つ目は、計画的付与（計画年休）を使う方法です。労使協定を結べば、与えた日数のうち5日を超える部分について、会社が取得日を決められます。夏季休暇や年末年始の前後に全社で休む日を設けると、全員の取得日数が自然に5日に近づきます。計画的付与で取得させた日数も、年5日の取得日数に含まれます。

3つ目は、基準日から半年、9か月の時点で、取得日数を確かめて声をかける方法です。期限の直前になってから「未達」に気づくと、仕事の調整が難しくなります。エクセルの表を毎月確かめる担当者と日にちを決めておくと、見落としを防げます。

会社が時季を指定して取得させる場合は、あらかじめ就業規則に、時季を指定する対象の従業員と指定の方法を書いておく必要があります。また、時季を指定するときは、従業員の意見を聞き、できるだけその希望を尊重するよう努めることとされています。

毎月の点検の手順を決めておく

エクセルの表は、作っただけでは正しさを保てません。毎月決まった日に、決まった手順で点検する習慣をつけると、誤りが小さいうちに見つかります。点検の手順の例を挙げます。

今月に基準日を迎える人を一覧にし、出勤率を確かめて付与日数を反映する
先月の取得の申請と、取得記録のシートの行の数が一致しているかを確かめる
残日数がマイナスになっている人がいないかを確かめる
年5日の期限まで3か月を切った「未達」の人を一覧にし、上司に知らせる
数式の列に、数字が直接入力されているセルがないかを確かめる
ファイルの控えを、日付を付けた名前で別の場所に保存する

残日数がマイナスになっている場合は、取得の記録の入力の誤りか、付与日数の反映の漏れのどちらかであることがほとんどです。条件付き書式で、残日数が0未満のセルを赤くしておくと、一目で気づけます。

点検した日と点検した人を、ファイルの中の別のシートに記録しておくと、担当者が替わったときにも、どこまで確かめたかが分かります。労働基準監督署の調査で管理簿の提出を求められた場合にも、日ごろから点検していることを示せます。

人事と管理職で確認の作業を分担したいときの候補

従業員が数十人になると、有給休暇の管理は人事の担当者1人では回らなくなります。基準日が近い人への案内、取得の計画の確認、「未達」の人への声かけ、計画的付与の日程の調整といった作業を、人事と各部署の管理職で分担する必要が出てきます。

分担を決めるときは、作業ごとに担当と期限を決めて、終わったら印を付ける表を作るのが基本です。ただ、管理表そのものに担当と期限の列を設けると、表が複雑になり、数式を壊す原因にもなります。こうした場面では、有給休暇の日数の管理はエクセルに残し、確認の作業の分担だけをカードで管理する道具に移す方法があります。選択肢の1つが、国産のプロジェクト管理のPinatecaです。公式の料金ページによると、5人まで、ボード10個までは無料で使え、カンバン、ガントチャート、カレンダー、リストを含む8種類のボードがすべて無料のプランに含まれます。クレジットカードの登録は要りません。6人目または11個目のボードからはスタンダードのプランになり、1人あたり月額500円（税抜、年払いなら1人あたり月額400円）です。Pinatecaは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

使い方の例を挙げます。「有給休暇の確認」のボードを作り、「未着手」「本人に案内済み」「計画を確認済み」「5日取得済み」の列を並べます。毎月、基準日を迎える人や、期限まで3か月を切った「未達」の人ごとにカードを作り、担当の管理職と期限を付けます。本人とのやりとりや、取得の予定日は、カードのコメントに残しておけば、人事の担当者も状況を確かめられます。

ただし、Pinatecaは有給休暇の付与日数や残日数を計算する道具ではありません。日数の計算と管理簿としての記録はエクセルで行い、Pinatecaは確認の作業の分担と進み具合の共有に使う、と役割を分けて使います。

エクセルからシステムに移る目安と外部の力

在宅ワークとフリーランスの仲介を2004年から続けてきた運営者として見てきた限りでは、小さな会社の労務の管理は、担当者が辞めた瞬間に分からなくなることが多い分野です。数式を作った人しか仕組みを知らない有給休暇の表が、引き継ぎの資料も無いまま残されている、という相談は珍しくありません。エクセルで管理を続けるなら、列の意味と数式の考え方を1枚の説明書にして、表と一緒に保存しておくことをおすすめします。

従業員が50人を超える、勤務の形態が複雑で比例付与の人が多い、時間単位の有給休暇を導入している、といった場合は、勤怠管理のシステムに移る目安です。勤怠の記録と有給休暇の管理が一体になっていれば、出勤率の計算や取得日数の集計を手作業で行う必要がなくなります。

システムに移るときは、エクセルの表に残した過去の記録をどう引き継ぐかを先に決めておきます。多くの勤怠の管理システムは、従業員ごとの入社日、直近の基準日、付与日数、繰り越し日数、残日数を取り込めるようになっています。移行の前に、エクセルの残日数と、手計算で確かめた残日数が一致しているかを全員分で確かめておくと、移行後に食い違いが見つかって従業員から問い合わせが来る事態を避けられます。移行した後も、過去の期間の記録は管理簿として3年間の保存が必要なので、エクセルのファイルは削除せずに残しておきます。

管理表の整備や、勤怠のシステムへの移行の手伝いは、社外の人に頼みやすい作業でもあります。業務の流れを整理し、ツールの選定を手伝う仕事はAIコンサル・業務活用支援のお仕事の分野と重なり、社内の業務に合わせた仕組みを作る場合はアプリケーション開発のお仕事の担い手に相談する方法もあります。仲介の手数料が乗らない直接の取引なら、同じ予算で依頼する側はより多くを頼め、受ける側の手取りも厚くなります。中小企業の労務と経営の全体を学びたい人には、中小企業診断士の資格も参考になります。在宅勤務の制度を整える会社には、テレワーク助成金 2026で紹介している国の助成の制度もあります。