Outlookのグループスケジュールでチームの空き時間を確かめる方法

チームで打ち合わせの時間を決めるとき、一人ひとりに「いつ空いていますか」と聞いて回るのは手間がかかります。Outlookには、チームのメンバーの予定表を並べて、全員の空き時間を一度に確かめる仕組みがいくつか用意されています。ところが、「グループスケジュール」と呼ばれる機能が、使っているOutlookの種類によって名前や場所が違うため、どこから操作すればよいのか迷う人も多いはずです。

この記事では、Outlookでチームの空き時間を確かめる方法を、予定表グループとスケジュールビュー、会議を作る画面のスケジュールアシスタント、Microsoft 365グループの予定表の3つに分けて、Microsoftの公式サポートの手順に沿って説明します。結論を先に書くと、いつも同じメンバーの予定を見比べたいなら「予定表グループ」、会議の時間を決めたいだけなら「スケジュールアシスタント」、チームで予定そのものを共有したいなら「Microsoft 365グループの予定表」が向いています。いずれも、職場や学校のMicrosoft 365やExchangeのアカウントで使う機能です。

Outlookの「グループスケジュール」は3つの機能を指す

目的によって使う機能が違う

「Outlookのグループスケジュール」と呼ばれるものは、実際にはいくつかの機能を指しています。目的ごとに整理すると、次のようになります。

目的	使う機能	主な場所
同じメンバーの予定をいつも並べて見たい	予定表グループ（スケジュールビュー）	クラシックOutlookの予定表の「ホーム」タブ
会議の時間を決めたい	スケジュールアシスタント	会議出席依頼の作成画面
チームで予定そのものを共有したい	Microsoft 365グループの予定表	予定表のフォルダー一覧の「グループ」

それぞれの機能は役割が違うので、自分が何をしたいのかを先に決めておくと、迷わずに済みます。

使っているOutlookの種類を確かめる

Outlookには、Windowsのクラシック（従来の）Outlook、新しいOutlook for Windows、ブラウザで使うOutlook on the web、Mac版、スマートフォン版などがあり、画面の作りが違います。Microsoftの公式サポートの記事も、多くはタブで種類ごとに手順を分けています。自分がどれを使っているか分からない場合は、まず種類を確かめてから手順を読みましょう。

職場や学校のアカウントが前提になる

チームの空き時間を見る機能の多くは、職場や学校のMicrosoft 365やExchangeのアカウントで使うものです。Microsoftの公式サポートの「予定表グループを作成、表示、または削除する」には、これらの機能にはMicrosoft Exchange Serverのアカウントが必要だと書かれています。個人向けのOutlook.comのアカウントでは、同じ機能が使えなかったり、表示が違ったりすることがあります。

予定表グループでメンバーの予定を並べて見る

予定表グループとは

予定表グループは、いつも一緒に見たい予定表をひとまとめにして、並べて表示する機能です。Microsoftの公式サポートは、次のように説明しています。

職場の同僚や家族など、頻繁に一緒に表示する予定表のセットがある場合は、予定表グループを使用すると、組み合わされたスケジュールを一目で確認しやすくなります。 出典: Microsoft サポート 予定表グループを作成、表示、または削除する

同じ記事には、予定表グループに、会議室などのリソース、インターネットの予定表、SharePointの予定表を含めることもできると書かれています。チームのメンバーの予定表と会議室の予定表を1つのグループにまとめておけば、人と部屋の空きを同時に確かめられます。

アドレス帳からメンバーを選んで作る手順

クラシックOutlookで予定表グループを作る方法は2つあります。1つ目は、アドレス帳や連絡先からメンバーを選ぶ方法です。公式サポートの手順は次のとおりです。

1. 予定表の「ホーム」タブの「その他の予定表」のところで右クリックし、「新しい予定表グループ」を選ぶ
2. 新しい予定表グループの名前を入力して「OK」を選ぶ
3. 「アドレス帳」で、メンバーを選ぶアドレス帳や連絡先リストを選ぶ
4. 名前を探すか検索ボックスに入力し、目的の名前を選んで「グループ メンバー」を選ぶ
5. 含めたい予定表ごとにこの手順を繰り返し、「OK」を選ぶ

チームの名前や「定例会議のメンバー」のように、何のためのグループかが分かる名前を付けておくと、後で複数のグループを使い分けやすくなります。

今表示している予定表から作る手順

2つ目は、今画面に表示している予定表の組み合わせを、そのままグループとして保存する方法です。公式サポートでは、予定表の「ホーム」タブの「予定表の管理」グループで、「予定表グループ」から「新しい予定表グループとして保存」を選び、名前を入力して「OK」を選ぶ手順が案内されています。

すでにいくつかの同僚の予定表を開いて見比べている場合は、この方法のほうが早く作れます。

スケジュールビューで横に並べて見る

予定表グループを表示するには、ナビゲーションウィンドウ（画面の左側の一覧）でグループのチェックボックスを選びます。公式サポートによると、グループの予定表は、並べて表示されるか、横向きのスケジュールビューで表示されます。

スケジュールビューは、横軸に時間、縦にメンバーを並べた表示で、全員の予定が入っている時間と空いている時間を一目で見比べられます。チームの空き時間を探すときには、この表示が最も見やすい形です。日、仕事の週、週、月の表示に切り替えたり、予定表を重ねて表示するオーバーレイ表示にしたりもできます。

メンバーを追加する、グループを削除する

既にある予定表グループに予定表を追加するには、ナビゲーションウィンドウで、追加したい予定表をグループへドラッグします。一覧にない予定表は、「予定表の管理」の「予定表を開く」から追加できます。公式サポートには、スケジュールビューの下部にある予定表の追加の欄に名前を入れて追加する方法も書かれています。

グループが不要になったら、ナビゲーションウィンドウで削除したいグループを右クリックし、「グループの削除」を選びます。予定表の表示を消すだけなら、チェックボックスを外せば、グループからは削除されません。

Outlook on the webで予定表グループを使う

ブラウザ版でも予定表をまとめて表示できる

クラシックOutlookを使っていない人も、ブラウザで使うOutlook on the webで、同僚の予定表を並べて見られます。Microsoftの公式サポート「Outlook on the webで複数の予定表を操作する」によると、Outlook on the webでは一度に複数の予定表を表示でき、自分の予定表だけでなく、組織の中や外の人の予定表を混ぜて表示することもできます。この記事は、Microsoft 365の職場や学校のアカウントでサインインすることを前提にしています。

既定では、予定表のナビゲーションウィンドウに「予定表」「他の予定表」「ユーザーの予定表」という3つのグループが表示されます。新しいグループを作るには、予定表のナビゲーションウィンドウで「その他のオプション」から「新しい予定表グループ」を選び、名前を入力してEnterキーを押します。名前の変更や削除ができるのは、自分で作ったグループに限られます。

結合ビューと分割ビュー

Outlook on the webで複数の予定表を表示するときは、すべての予定表を1つにまとめて見る結合ビューと、横に並べて見る分割ビューを切り替えられます。公式サポートによると、予定表ウィンドウの上部にある予定表ビューの切り替えスイッチで、分割ビューをオンとオフにできます。どちらのビューでも、日、週、稼働日の表示を選べます。

チームの空き時間を探すときは、分割ビューにすると、誰の予定がどこに入っているかを見分けやすくなります。予定表ごとに色が付くので、結合ビューでも、色を見ればどの予定が誰のものかが分かります。メンバーが多くて画面に収まらない場合は、横にスクロールして確かめます。

予定表のチェックを外しても削除はされない

表示する予定表を切り替えるには、ナビゲーションウィンドウで予定表の横のチェックボックスを使います。公式サポートによると、チェックマークを外すとビューから外れるだけで、アカウントから予定表が削除されることはありません。他のユーザーの予定表を自分の一覧から削除しても、自分のアカウントから消えるだけで、相手の予定表は削除されません。必要なメンバーだけにチェックを入れ、見終わったら外す、という使い方で気軽に切り替えられます。

スケジュールアシスタントで会議の時間を決める

会議出席依頼の画面から使う

会議の時間を決めることが目的なら、会議出席依頼を作る画面の中にあるスケジュールアシスタントが便利です。Microsoftの公式サポート「Outlookで会議またはイベントをスケジュールする」によると、新しいOutlook for Windowsでは、次の手順で使います。

1. 「新しいイベント」を選ぶ
2. 会議やイベントのタイトルを追加する
3. 「出席者を招待」に、招待する人の名前を入力する
4. Microsoft 365やExchangeの職場や学校のアカウントなら、「スケジュール アシスタント」タブを使って出席者のスケジュールを表示する
5. 「必要な出席者の追加」または「オプションの出席者の追加」を選び、出席者の名前やメールアドレスを入力する

スケジュールアシスタントには、各ユーザーの空き時間の情報が表示されます。公式サポートによると、選んだ時間を示す横のバーが青になり、選んだ時間の出席者の名前の下に、それぞれの空き時間が表示されます。出席者が異なるタイムゾーンにいる場合に特に役立つと書かれています。

推奨される時間を選ぶ

スケジュールアシスタントでは、推奨されるタイムスロット（時間の枠）を選ぶか、日付と開始時刻、終了時刻を手で入力します。会議の場所を入れ、必要に応じてTeams会議のトグルを切り替えて、「送信」を選べば、招待が届きます。アカウントによっては、会議室を追加したり、会議室や場所を検索したりもできます。

クラシックOutlookでは、会議出席依頼の画面のリボンにある「スケジュール アシスタント」を選んで、同じように出席者の空き時間を確かめます。Microsoft 365グループの予定表から会議を作る手順の中でも、リボンの「スケジュール アシスタント」を選び、会議の時間が最適であることを確かめるよう案内されています。

スマートフォンのOutlookでも確かめられる

外出先からも空き時間を確かめられます。公式サポートの「スケジュール アシスタントを使用して会議の時間を把握する方法」（iPhoneとAndroid向け）によると、予定表からイベントを作成し、同僚を「ユーザー」の欄に追加すると、日付選択のカレンダーに出席者の空き時間の目印が表示されます。全員が参加できる時間には緑のアイコンが表示され、選んだ日に空き時間がある場合は白、ない場合は赤で表示されます。

Microsoft 365グループの予定表をチームで共有する

グループ全員で使う共有の予定表

チームで予定そのものを共有したい場合は、Microsoft 365グループの予定表が使えます。Microsoftの公式サポート「Outlookでグループ予定表を使用してイベントをスケジュールおよび編集する」によると、Microsoft 365グループには、自分とグループのすべてのメンバーが今後のイベントを予定し、編集し、確かめられる共有の予定表があります。

予定表グループが「個人の予定表を並べて見る」機能なのに対し、Microsoft 365グループの予定表は「チームの予定を1つの予定表に書き込む」機能です。チームの締め切り、行事、全員参加の会議のように、メンバーに共通する予定をまとめておく場所として向いています。

グループの予定表を開いてイベントを追加する

新しいOutlookでは、予定表を開き、フォルダー一覧の「グループ」でグループを選ぶと、グループの予定表が表示されます。イベントを追加するには、グループの予定表で時間を選び、イベントのウィンドウの上部のバーで予定を入れたいグループを選んで、タイトル、場所、終了時刻を入力し、「保存」を選びます。

クラシックOutlookでは、フォルダー一覧からグループを選び、リボンで「新しい会議」を選ぶと、グループのエイリアス（グループの宛先）が「必須」の出席者の行に自動で入ります。

招待はメンバー全員に届くとは限らない

注意したいのは、招待の届き方です。公式サポートによると、既定では、会議出席依頼はグループのすべてのメンバーの受信トレイには送信されません。グループのメンバーを招待したい場合は、出席者の一覧にグループを追加します。新しいOutlookでは、出席者を入れずに作ると「招待しない限り、グループ メンバーには招待状は送信されません」と表示され、「メンバーの招待」のボタンでメンバーを招待できると案内されています。

また、グループの予定表で作ったイベントは、グループの誰でも編集や削除ができます。自分だけが変更できる形にしたい場合は、自分の予定表でイベントを作り、出席者にグループの名前を入れて送る方法が案内されています。

出欠の状況を確かめる

グループの予定表でイベントを作ると、出席者、欠席者、まだ返信していない人をひと目で確かめられます。新しいOutlookでは、会議をダブルクリックして開き、「出席者」の「追跡」で、招待した人ごとの状態（承認済み、応答なし、仮、拒否）を確かめます。クラシックOutlookでは、イベントを開いて「トラッキング」を選びます。

空き時間が見えないときの原因

予定表の共有の権限

スケジュールビューやスケジュールアシスタントで、メンバーの空き時間が表示されないことがあります。よくある原因の1つが、予定表の共有の権限です。Outlookでは、予定表を共有するときに、相手にどこまで見せるかを選べます。Microsoftの公式サポートによると、新しいOutlookでは「通話中に表示可能」を選ぶと、予定が入っているかどうかだけを見せ、予定の詳細は見せない形になり、「タイトルと場所を表示できます」を選ぶと、予定のタイトルと場所まで見せる形になります。

多くの組織では、既定で空き時間の情報が共有されていますが、組織の設定や本人の設定によっては見えないことがあります。予定の詳細まで見たい場合は、相手に予定表の共有の権限を広げてもらう必要があります。

外部の人や別の組織の人

社外の人や、別の組織のMicrosoft 365を使っている人の空き時間は、組織どうしの設定によっては表示されません。社外の人と時間を決めるときは、スケジュールアシスタントに頼らず、候補の時間を送るか、後で紹介する予約ページを使うほうが確実です。

共有された予定表が表示されない

新しいOutlookでは、共有された予定表が既定では表示されないことがあります。Microsoftの公式サポートでは、その場合は予定表の一覧で「すべて表示」を選び、目的の予定表を選ぶよう案内しています。

空き時間の情報に斜線が表示される

Microsoftの公式サポートには、スケジュールアシスタントで空き時間の情報に斜線が表示されるという症状についての記事もあります。組織の環境によって起きる症状なので、自分で直せない場合は、社内の情報システムの担当者に相談しましょう。

一度に表示できる予定表の数

大人数のチームで予定表を一度に表示しようとすると、表示の上限に当たることがあります。Microsoftの公式サポートによると、従来のOutlook on the webでは、予定表はアカウントにいくつでも追加できますが、一度に10個を超える予定表を表示することはできません。人数の多いチームでは、予定表グループを小さな単位に分け、必要なグループだけにチェックを入れて表示すると、画面も見やすくなります。

メンバーが変わったらグループを直す

異動や退職、新しいメンバーの加入でチームの顔ぶれが変わったら、予定表グループも直しておきましょう。辞めた人の予定表がグループに残っていると、空き時間を探すときの邪魔になります。新しく入った人を追加し忘れると、その人の予定を見落としたまま会議を決めてしまいます。四半期ごとなど時期を決めて見直すと、グループを正しい状態に保てます。

チームの空き時間を上手に使う運用のコツ

予定は細かく入れてもらう

予定表グループやスケジュールアシスタントで空き時間を正しく見るには、メンバー全員が予定をきちんと予定表に入れていることが前提です。移動の時間、集中して作業したい時間、外出の予定まで入れておいてもらうと、空いているように見えて実は動けない、という行き違いが減ります。予定のタイトルを見せたくない場合は、空き時間の情報だけを共有する設定にしておけば、内容を伏せたまま予定の有無だけを伝えられます。

定例のグループは名前で分ける

複数のチームや会議に関わっている人は、予定表グループをいくつか作って使い分けると便利です。「営業チーム」「定例会議」「プロジェクトA」のように目的で分けておけば、必要なときにチェックを入れるだけで、見たいメンバーの予定がすぐに並びます。

会議室もグループに入れておく

公式サポートのとおり、予定表グループには会議室などのリソースも含められます。会議室の予約が必要な職場では、よく使う会議室をグループに入れておくと、メンバーと部屋の両方が空いている時間を一度に探せます。スケジュールアシスタントでも、会議室の追加や検索ができるアカウントがあるので、会議を作るときに部屋まで決めてしまうと手間が減ります。

空き時間から会議を決めるまでの流れの例

5人のチームで1時間の打ち合わせを入れる場合

具体的な流れを、5人のチームで来週に1時間の打ち合わせを入れる場合で考えてみます。

1. 予定表グループ「チーム」にチェックを入れ、スケジュールビューで来週の予定を並べる
2. 全員が空いている時間帯を、ざっと3つほど見つける
3. 会議出席依頼を作り、5人を出席者に入れて、スケジュールアシスタントを開く
4. 候補の時間を選び、全員の名前の下に予定が入っていないかを確かめる
5. 会議室が必要なら、会議室の追加や検索で空いている部屋を選ぶ
6. タイトルと議題を入れて送信する

先にスケジュールビューで全体を眺めてから、スケジュールアシスタントで細かく確かめる、という2段階にすると、候補を探す時間が短くなります。いきなりスケジュールアシスタントを開くと、1日ずつ日付を変えながら探すことになり、かえって時間がかかることがあります。

全員がそろわないときの決め方

5人全員が空いている時間が見つからないこともあります。その場合は、必ず出てほしい人を「必要な出席者」、できれば出てほしい人を「オプションの出席者」として分け、必要な出席者が全員そろう時間を優先します。スケジュールアシスタントには、必要な出席者とオプションの出席者を分けて追加する欄があるので、この区別を使いましょう。

どうしても全員がそろわないときは、会議を2回に分ける、出られない人には議事録と録画で共有する、といった方法も考えます。無理に全員の予定を動かすより、チームの負担が小さく済むことが多くあります。

予定の入れ方をチームでそろえる

予定の状態を使い分ける

チームの空き時間を正しく読むには、予定の入れ方をそろえておくことが大切です。Outlookでは、予定ごとに、空き時間として見せるか、予定ありとして見せるかなどの状態を選べます。たとえば、確定していない予定は「仮の予定」、社外に出ている時間は「外出中」、在宅など別の場所で働いている時間は「他の場所で作業中」のように使い分けると、ほかのメンバーが予定を判断しやすくなります。

仮の予定まで「予定あり」にしていると、本当は動かせる時間なのに、ほかの人から見ると空きがないように見えてしまいます。逆に、すべてを「空き時間」にしていると、予定表がチームの役に立ちません。どの状態をどう使うかを、チームで決めておきましょう。

集中して作業する時間も予定に入れる

会議の予定だけでなく、資料作りや編集のように集中して作業したい時間も、予定表に入れておくと、その時間に会議を入れられるのを防げます。音声の編集のように、まとまった時間が必要な作業は、細切れの空き時間では進みません。チームのメンバーが互いの集中の時間を尊重する習慣があれば、会議の時間も自然と整理されていきます。

予定のタイトルの付け方

予定表を共有していると、予定のタイトルがほかの人に見えることがあります。社外秘の案件名や個人的な用事の内容を書きたくない場合は、「打ち合わせ」「外出」「私用」のように、内容が分からなくても予定の性格が伝わるタイトルにしておくと安心です。共有の権限で、予定の有無だけを見せる設定にする方法もあります。

チームの予定表を見るときのマナー

空いている時間に勝手に入れない

スケジュールアシスタントで空き時間が見えると、空いている時間に次々と会議を入れたくなります。しかし、予定表の空きは、必ずしも「何をしてもよい時間」ではありません。移動の時間や、予定表に入れていない作業の時間かもしれません。急ぎでない会議は、候補をいくつか示して相手の都合を聞く、という一手間をかけると、チームの信頼関係が保たれます。

会議の時間は短めに設定する

会議の時間を1時間単位で入れる習慣があると、チームの予定表はすぐに埋まってしまいます。30分で済む打ち合わせは30分で入れ、議題を事前に共有しておくと、全員の空き時間を圧迫しにくくなります。会議と会議の間に少し余白を取っておくと、移動や休憩の時間も確保できます。

社外の相手と時間を決めるときの別の方法

空き時間を相手に選んでもらう

Outlookのグループスケジュールは、同じ組織の中の人と時間を合わせるのに強い仕組みです。一方で、取引先やお客さまのように組織の外の人と時間を決めるときは、相手の予定表は見えません。こうした場面では、自分の空き時間を示した予約ページを用意し、相手に選んでもらう方法が便利です。往復のメールで候補を出し合う手間がなくなります。

Macで予約ページまで作れるカレンダーアプリ

Macで予定を管理していて、自分の空き時間から予約ページを作りたい人の候補の1つが、Caltimateです。公式サイトによると、CaltimateはMac専用のカレンダーアプリで、Googleカレンダーと同期し、複数のアカウントの予定をまとめて表示と編集ができます。空き時間を自動で算出して、予約ページで相手に選んでもらう日程調整の機能があり、自分専用の予約リンクを作って送れます。「明日15時 商談」のように書くか話すだけで予定を作れる入力や、Zoom、Google Meet、Teams、Webexの会議リンクを見分けて参加ボタンを出す機能も備えています。

料金は、公式サイトで、14日間はすべての機能を無料で試せて、その後は月額600円、年額4,400円、買い切り7,400円（いずれも税込）から選べると案内されています。対応はmacOS 14（Sonoma）以降です。詳しくはCaltimateの紹介ページで確かめられます。

Caltimateは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

なお、公式サイトに書かれている同期先はGoogleカレンダーで、Outlookの予定表と同期する機能は書かれていません。社内の会議はOutlookのスケジュールアシスタントで、社外の人との日程調整は予約ページで、というように、相手と予定表の保存先によって使い分けるのが現実的です。

予定を合わせる手間を減らすことは、働き方を整えること

20年にわたってフリーランスと在宅ワークの市場を見てきた運営者の視点から言えば、複数の取引先と並行して仕事をする人ほど、予定を合わせる手間が積み重なり、本来の作業の時間を圧迫しがちです。音声の収録や編集のように、相手の都合と自分の作業の時間をうまく組み合わせる必要がある仕事では、空き時間を見える形で共有するだけで、やりとりの回数が大きく減ります。

業務の流れを整え、ツールの使い方を組織に広める仕事は、それ自体が仕事として求められています。業務の効率化を支援する仕事の中身は、AIコンサル・業務活用支援のお仕事で紹介されています。在宅勤務の仕組みを整えたい会社が使える国の支援については、テレワーク 助成金 2026で制度の対象と申請の流れを確かめられます。中小企業の業務改善を体系的に学びたい人には、中小企業診断士という道もあります。

よくある質問

Q. Outlookでチームの空き時間をまとめて見るにはどうすればよいですか？

クラシックOutlookなら、予定表の「ホーム」タブから予定表グループを作り、スケジュールビューで表示すると、メンバーの予定を横に並べて見比べられます。会議の時間を決めたいだけなら、会議出席依頼の画面の「スケジュール アシスタント」で出席者の空き時間を確かめられます。

Q. 予定表グループとMicrosoft 365グループの予定表は何が違いますか？

予定表グループは、各自の予定表を並べて見るための表示の機能です。Microsoft 365グループの予定表は、グループのメンバー全員が予定を書き込み、編集できる共有の予定表です。見比べたいなら予定表グループ、チームの予定を1か所にまとめたいならグループの予定表が向いています。

Q. スケジュールアシスタントで同僚の予定が見えないのはなぜですか？

予定表の共有の権限で、予定の有無だけを見せる設定になっている場合や、組織の設定で空き時間の情報が見えない場合があります。社外の人や別の組織の人の空き時間も、設定によっては表示されません。予定の詳細を見たい場合は、相手に共有の権限を広げてもらいます。

Q. 個人のOutlook.comでもグループスケジュールは使えますか？

チームの空き時間を見る機能の多くは、職場や学校のMicrosoft 365やExchangeのアカウントを前提にしています。公式サポートでも、予定表グループの機能にはMicrosoft Exchange Serverのアカウントが必要と書かれています。個人のアカウントでは使えなかったり表示が違ったりすることがあります。