複数案件のスケジュール管理｜締め切りを重ねない段取り

2026年5月28日

＠SOHO編集部

この記事のポイント

✓複数案件のスケジュール管理で締め切りを重ねないための段取りを
✓受ける前の見積もりから
✓遅れが出たときの調整まで順に解説します

案件を3つ、4つと並行して抱えるようになると、ある週に締め切りが重なって徹夜になり、翌週は手が空く、という波に振り回されがちです。複数案件のスケジュール管理で大切なのは、管理の道具よりも先に、締め切りが重ならないように段取りを組むことです。道具は、その段取りを忘れないための入れ物にすぎません。

この記事では、案件を受ける前の見積もりの立て方から、全案件を1枚で見渡す方法、週と日の計画、遅れが出たときの調整までを順に説明します。紙や手帳、スプレッドシートで足りる人も多いので、その方法を先に書き、そのうえで複数人で担当と期限を共有したいときに向くPinatecaのような管理サービスの使いどころにも触れます。

複数案件の掛け持ちで締め切りが重なる理由

締め切りが重なる原因は、仕事が多すぎることよりも、受けた時点で全体を見ていないことにある場合がほとんどです。案件を1つずつ「この納期なら間に合う」と判断して受けていくと、それぞれは間に合う計算でも、同じ週に作業が集中していることに気づけません。

もう1つの原因は、作業の切り替えにかかる時間を見落としていることです。複数の作業を同時に進めているつもりでも、実際には作業の間を行き来しているだけで、そのたびに頭を切り替える時間がかかります。

私たちは一度にひとつのことしか集中できない。複数の作業を同時にこなしていると思っていても、実際にやっていることは、作業の間を行ったり来たりしているだけなのだ。2つの作業の間で集中の対象をパッパッと変えているだけというのが現実だ。（中略）脳には切り替え時間が必要で、集中する先を切り替えた後、再び元の作業に100％集中できるまでには何分も時間がかかるという。（引用：『スマホ脳』アンデュ・ハンセンより）出典: giginc.co.jp

1日に4つの案件を少しずつ触ると、切り替えのたびに前回どこまで進めたかを思い出す時間がかかり、見積もった作業時間では終わらなくなります。複数案件のスケジュールが崩れるのは、作業時間の見積もりにこの切り替えの分が入っていないからです。

3つ目の原因は、相手の都合で動く時間が読めないことです。確認待ち、修正の依頼、打ち合わせの日程の変更。自分の作業時間は見積もれても、相手からの返事がいつ来るかは読めません。返事待ちの間に別の案件を進めているうちに、両方の修正が同じ日に戻ってきて重なる、というのはよくある形です。

受ける前に全案件を1枚で見渡す

締め切りを重ねないための最初の一歩は、新しい案件を受ける前に、いま抱えている案件を全部1枚に並べて見ることです。

紙でもスプレッドシートでもかまいません。横に日付（週単位で十分です）、縦に案件を並べ、それぞれの案件で作業が発生する期間に線を引きます。いわゆるガントチャートの簡単なものです。こうして並べると、どの週に作業が集中しているかが一目で分かります。

新しい依頼が来たら、この1枚に仮の線を引いてみます。既存の案件の線と重なる週があれば、その週の作業量が自分の使える時間に収まるかを確かめます。収まらなければ、納期の相談をするか、受けるのを見送るかを、返事をする前に決めます。

ここでのポイントは、締め切りの日だけでなく、作業の期間を線で引くことです。締め切りの日だけをカレンダーに書いていると、締め切りの日がずれていれば重なっていないように見えます。実際には、10日締め切りの案件と15日締め切りの案件は、どちらも1日から作業を始める必要があれば、作業の期間は丸ごと重なっています。

Googleカレンダーを使っているなら、案件ごとに別のカレンダーを作って色を分ける方法もあります。Googleカレンダーのヘルプによると、新しいカレンダーはパソコンのブラウザから作成でき、カレンダーごとに色を変えられます。案件ごとに色を分けておくと、月表示で見たときにどの週にどの案件の作業が集まっているかが見やすくなります。

作業時間の見積もりは「実作業×1.5」から始める

全体を見渡すには、それぞれの案件にどれだけの時間がかかるかを見積もる必要があります。見積もりが甘いと、1枚の表がどれだけきれいでも、実際の作業はあふれます。

見積もりは、まず作業を細かく分けるところから始めます。たとえば記事の執筆なら、「構成を作る」「下調べ」「下書き」「見直し」「修正対応」のように分け、それぞれにかかる時間を書き出します。大きな塊のまま「3日くらい」と見積もるより、分けて足し合わせたほうが外れにくくなります。

次に、出てきた合計に余裕を上乗せします。目安として、実作業の見積もりの1.5倍を使える時間として確保しておくと、切り替えの時間や想定外の修正にも対応しやすくなります。実作業が10時間なら、15時間を予定に入れる、という考え方です。

この1.5倍という数字は、最初の目安にすぎません。案件が終わるたびに、見積もった時間と実際にかかった時間を記録しておき、自分の見積もりのくせをつかみます。いつも2倍かかっているなら2倍で見積もるべきですし、ほぼ見積もりどおりなら上乗せを減らしてもかまいません。

見積もりから特に漏れやすいのが、修正の対応です。納品して終わりではなく、先方の確認と修正が1回か2回入るのが普通です。修正の対応にかかる時間と、先方の確認を待つ日数の両方を、最初から予定に入れておきます。

1日に使える時間を正直に数える

見積もった作業時間を当てはめるには、自分が1日に何時間を案件の作業に使えるかを知っておく必要があります。ここを多めに見積もると、予定は最初から崩れています。

業務委託で働く人の場合、1日の時間のすべてを案件の作業に使えるわけではありません。メールやチャットの返信、打ち合わせ、見積書や請求書の作成、経理の記帳、営業のための連絡など、報酬が直接発生しない仕事にも時間がかかります。8時間働く日でも、案件の作業に集中できるのは5時間から6時間程度、という人は珍しくありません。

厚生労働省は、自宅などで業務委託の仕事をする人と、仕事を注文する人の間のルールとして、ガイドラインを出しています。その中では、納期の決め方について次のように書かれています。

成果物の納期（役務の提供である場合は、役務が提供される期日又は期間）については、自営型テレワーカーの作業時間が長時間に及び健康を害することがないように設定すること。その際には、通常の労働者の 1 日の所定労働時間の上限（8 時間）を作業時間の上限の目安とすること。出典: 厚生労働省「自営型テレワークの適正な実施のためのガイドライン」

これは注文する側に向けた目安ですが、受ける側にとっても、自分の予定を組むときの物差しになります。1日8時間を作業時間の上限の目安とし、そのうち実際に案件に使える時間で計画を立てると、無理のない予定になります。自営型テレワークのガイドラインの概要は、厚生労働省の自営型テレワークのページでも確認できます。

子育てや介護をしながら働いている人は、さらに使える時間が限られます。学校の行事や子どもの体調不良で、予定していた日がまるごと使えなくなることもあります。そうした人は、週に半日から1日、何も予定を入れない「予備の時間」を最初から確保しておくと、急な予定変更が入っても全体が崩れにくくなります。

締め切りは自分用と相手用の2つ持つ

複数案件を回すときに効果が大きいのが、締め切りを2つ持つ方法です。相手と約束した本当の締め切りとは別に、自分用の締め切りを2日から3日前に設定します。

自分用の締め切りを作っておくと、予定どおりに進まなかったときにも、本当の締め切りまでに2日から3日の余裕が残ります。この余裕があれば、ほかの案件と重なった週でも、どちらかを少し後ろにずらして調整できます。

自分用の締め切りは、相手には伝えません。伝えてしまうと、相手はそれが本当の締め切りだと受け取るので、余裕の意味がなくなります。カレンダーには、自分用の締め切りを目立つ色で、本当の締め切りを別の色で入れておくと、どちらの日付なのかを取り違えずに済みます。

もう1つ大切なのが、相手の締め切りの手前に、途中経過を見せる日を入れることです。デザインや文章の仕事では、完成してから「方向性が違う」と言われると、最初からやり直しになることがあります。全体の3割から4割まで進んだところで一度見せて方向性を確かめておけば、大きな手戻りを防げます。手戻りが減れば、その分のスケジュールの乱れも減ります。

優先順位の決め方

締め切りの重なりを避けられなかった週は、どの案件を先に進めるかを決める必要があります。優先順位の決め方にはいくつかの考え方がありますが、複数案件を回す人にとって使いやすいのは、次の順番で判断する方法です。

締め切りが近く、遅れると相手の次の作業が止まるもの
締め切りは先だが、相手の確認に時間がかかるもの（早めに出して確認を待つ）
締め切りが近いが、遅れても相手への影響が小さいもの
締め切りが先で、自分だけで完結するもの

2番目が大切です。相手の確認待ちが発生する作業は、自分の作業時間が短くても、早めに出しておかないと全体の日程が延びます。確認を待っている間に別の案件を進められるので、結果として全体の効率も上がります。

優先順位を決めるときに、報酬の大きさで順番をつけたくなることがあります。しかし、報酬の大きな案件を優先して小さな案件の締め切りを守れないと、その相手からの信頼を失います。優先順位は報酬ではなく、締め切りと相手への影響で決めるのが基本です。

週の計画と日の計画を分けて立てる

全体の1枚の表を作ったら、それを週と日の計画に落とし込みます。月単位の表だけでは、今日何をすればいいかが分かりません。

週の計画は、週の初め（月曜の朝や日曜の夜）に立てます。全体の表を見て、その週にどの案件のどの作業を進めるかを決め、使える時間に収まるかを確かめます。収まらなければ、この時点で翌週に回せるものを探すか、相手に納期の相談をします。週の初めの時点で分かっていれば、相手も予定を組み直しやすくなります。

日の計画は、前日の夕方か当日の朝に立てます。その日に使える時間と、進める作業を決めます。1日に触る案件は2つまで、多くても3つまでに絞るのがおすすめです。切り替えの時間を減らすためです。午前は案件A、午後は案件Bのように、まとまった時間を1つの案件に使うと、前回の続きを思い出す時間が減ります。

日の計画には、作業の終わり方も決めておきます。たとえば「下書きを最後まで書く」のように、終わったかどうかがはっきり分かる区切りを決めておくと、ずるずると続けてほかの案件の時間を食うことがなくなります。作業を中断するときは、次に何をするかを1行メモに残しておくと、次に再開するときの切り替えの時間が短くなります。

紙・手帳・スプレッドシートで管理する方法

1人で3件から5件程度の案件を回すなら、専用の道具を使わなくても、紙やスプレッドシートで十分に管理できます。

紙の手帳を使う場合は、月の見開きのページに全案件の作業期間を線で書き、週のページにその週の作業を書き出します。紙のよいところは、書く手間がかかる分、予定を立てるときに頭が整理されることです。弱点は、予定が変わったときに書き直す手間がかかることと、外出先で見られないことです。

スプレッドシートを使う場合は、1つのシートに案件の一覧を作ります。列は、案件名、依頼主、作業の内容、自分用の締め切り、本当の締め切り、状況（未着手、作業中、確認待ち、修正中、完了）、見積もった時間、実際にかかった時間、のように並べます。状況の列で並べ替えたり絞り込んだりすると、いま確認待ちになっている案件や、まだ手を付けていない案件がすぐに分かります。

実際にかかった時間を記録する列は、手間でも必ず付けておくことをおすすめします。前の節で書いた見積もりのくせをつかむ材料になるだけでなく、時給に直したときにどの案件が割に合っているかも見えてきます。たとえば報酬3万円の案件に20時間かかっていたなら、時給に直すと1,500円です。同じ報酬でも、10時間で終わる案件とは中身がまったく違います。次に同じような依頼が来たときに、報酬の交渉や受けるかどうかの判断の材料になります。

複数人で担当と期限を共有したいときの道具

1人で回している間は紙やスプレッドシートで足りても、外注先やチームのメンバーと一緒に複数の案件を回すようになると、話が変わってきます。誰がどの作業を担当していて、いつが期限で、いまどこまで進んでいるのかを、全員が同じものを見て確かめられる必要があるからです。

スプレッドシートを共有して使う方法もありますが、人数や案件が増えると、誰かが状況の列を更新し忘れる、どの行が最新か分からなくなる、作業についてのやり取りがメールやチャットに散らばる、といった問題が出てきます。

そうした場面で候補になるのが、案件ごとのボードにカードで作業を並べ、担当と期限を付けて進み具合を共有するプロジェクト管理のサービスです。候補の1つのPinatecaは、公式サイトによると、カンバン、ガント、カレンダー、リストなど8種類のボードとチャットを1つのサービスで使えます。ガントボードではカードの期間が横棒で並び、締め切りの重なりが見えるようになっていて、担当者別やラベル別の絞り込みもできます。人やチームごとの負荷の偏りを見るリソースボードもあります。

公式の料金ページでは、フリープランは5人まで、ボード10個まで、全8種のボードが無料で使え、クレジットカードの登録も要りません。6人目または11個目のボードからはスタンダードプラン（1人あたり月額500円、年払いなら月額400円、税抜）になり、人数とボードの上限がなくなります。業務委託のメンバーの稼働時間を記録して集計するタイムシートは、1人あたり月額980円の追加オプションです。

案件ごとにボードを分けておけば、複数案件を横に並べて見たいときも、ボードを切り替えるだけで確かめられます。外注先と一緒に作業する案件があるなら、ワークスペースを分けて、見える範囲を権限で分けることもできます。Pinatecaは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

どの道具を選ぶ場合でも、使い始める前に、カードに何を書くか（作業の名前、担当、期限、完了の条件）、状況をいつ誰が更新するか、を決めておくことが大切です。決まりがないまま道具だけを入れても、結局は誰も更新しなくなり、1枚のスプレッドシートと同じ問題が起きます。

3案件を並行するときの1週間の計画の例

ここまでの考え方を、具体的な1週間に当てはめてみます。たとえば次の3つの案件を同時に抱えているとします。

案件A: 記事の執筆5本。本当の締め切りは金曜、自分用の締め切りは水曜。残りの作業は12時間
案件B: 資料のデザイン。来週の水曜が締め切り。今週中に初稿を出して確認をもらう必要がある。作業は8時間
案件C: 毎月の定型作業（データの入力と集計）。月末が締め切り。作業は6時間

1日に案件に使える時間を5時間とすると、1週間（5日）で25時間です。3案件の合計は26時間なので、このままでは1時間あふれます。しかも、実作業に1.5倍の余裕を見込むなら、使える時間はまったく足りません。

この場合、まず案件Cの締め切りが月末で余裕があることを確かめ、作業の半分を翌週に回します。次に、案件Bは今週中に初稿を出して先方の確認を待つ必要があるので、優先度を上げます。確認待ちの間に案件Aを仕上げれば、待ち時間を無駄にせずに済みます。

並べると、月曜の午前に案件Bの初稿の作業、午後に案件A。火曜は午前に案件Bの初稿を仕上げて送り、午後に案件A。水曜は終日案件Aを進めて、自分用の締め切りで仕上げます。木曜は案件Aを見直して納品し、案件Bの確認が戻っていれば修正。金曜に案件Cの半分と、予備の時間を残します。

このように並べると、1日に触る案件は2つまでに収まり、確認待ちの時間にほかの案件を進められます。金曜の予備の時間は、案件Bの修正が多かったときや、案件Aの見直しで手直しが出たときに使います。何も起きなければ、案件Cを前倒しで進めればよいだけです。

打ち合わせと連絡の時間も予定に入れる

複数案件のスケジュールが崩れる原因として見落とされやすいのが、打ち合わせと連絡にかかる時間です。案件ごとに週1回30分の打ち合わせがあるだけでも、3案件なら週に1時間半です。打ち合わせの前の準備と、終わったあとの議事メモや作業の整理まで含めると、その倍はかかります。

打ち合わせは、できるだけ同じ曜日の同じ時間帯にまとめると、作業の時間が細切れになるのを防げます。たとえば、打ち合わせは火曜と木曜の午後にまとめ、それ以外の日は作業に集中する、と決めておきます。相手から日程の候補を求められたときも、この時間帯から候補を出せば、自然と予定がまとまっていきます。

メールやチャットの返信も、1日に何度も細かく返していると、作業の集中がそのたびに途切れます。朝と昼と夕方のように、返信する時間を決めておくと、作業の時間をまとめて確保しやすくなります。急ぎの連絡にすぐ気づけるように、特定の相手からの通知だけを受け取る設定にしておくと、返信の遅れも防げます。

遅れが出たときの調整の手順

どれだけ丁寧に計画を立てても、遅れは出ます。大切なのは、遅れが出たときに早く気づき、早く相手に伝えることです。

遅れに気づくきっかけを作るために、週の真ん中（水曜の夕方など）に、その週の計画と実際の進み具合を見比べる時間を取ります。週の終わりになってから遅れに気づくと、調整の余地がほとんど残っていません。

遅れが出たら、次の順番で調整します。

自分用の締め切りと本当の締め切りの間の余裕で吸収できるかを確かめる
吸収できなければ、ほかの案件で後ろにずらせるものがないかを探す（相手への影響が小さいもの、締め切りが先のもの）
それでも難しければ、相手に納期の相談をする

納期の相談は、締め切りの直前ではなく、遅れが分かった時点ですぐに行います。締め切りの1週間前に相談されれば相手も予定を組み直せますが、前日に相談されると、相手の側の予定まで崩れてしまいます。

相談するときは、いまどこまで進んでいるか、あと何日あれば仕上がるか、を具体的に伝えます。「少し遅れそうです」ではなく、「全体の7割まで進んでいて、残りに2日かかる見込みです。締め切りを15日から17日に変更していただけないでしょうか」のように伝えると、相手も判断しやすくなります。部分的に先に納品できるものがあれば、それを先に出すと提案するのも1つの方法です。

業務委託の契約では、納期の変更が契約の内容の変更にあたります。相手が了承したら、メールなど記録に残る形で、新しい納期を確認しておきます。口頭やチャットの流れの中だけで決めると、あとで「そんな約束はしていない」と食い違いになることがあります。

案件を受けすぎないための判断基準

複数案件のスケジュール管理で、いちばん効くのは、そもそも受けすぎないことです。仕事が途切れる不安から、来た依頼を全部受けてしまう人は少なくありません。しかし、受けすぎてすべての案件の質が下がったり、締め切りに遅れたりすると、長い目で見て仕事は減っていきます。

受けるかどうかの判断には、次の3つの基準が使えます。

1つ目は、全体の1枚の表に線を引いたときに、どの週も使える時間の8割以内に収まるかどうかです。残りの2割は、修正の対応や急ぎの依頼、自分の体調不良などに備える余裕です。10割まで埋まった予定は、何か1つ起きただけで崩れます。

2つ目は、その案件の締め切りが動かせるかどうかです。イベントの日程や公開日が決まっている案件は、締め切りが絶対に動きません。こうした案件は、ほかの案件より余裕を多めに取ります。

3つ目は、その案件の相手の確認や返事がどのくらい速いかです。初めての相手の場合は分からないので、確認待ちの日数を多めに見積もっておきます。

受けられないと判断したときは、断るか、納期を相談します。「その時期は先約があるため、〇日以降の着手になりますが、それでもよろしいでしょうか」と、受けられる条件を示せば、相手が日程を調整してくれることもあります。最初から断るより、条件を示すほうが、次の依頼につながりやすくなります。

繁忙期にスケジュールを崩さない工夫

業種によっては、年に何度か依頼が集中する時期があります。経理の仕事なら確定申告の前、年度末、決算期。イベントの仕事なら春と秋。こうした繁忙期が分かっているなら、前もって手を打っておくことができます。

1つは、繁忙期の前に、新しい依頼を受ける量をあらかじめ決めておくことです。繁忙期の真っ最中に依頼が来てから受けるかどうかを考えると、断りにくくてつい受けてしまいます。「2月と3月は新規の依頼を2件までにする」のように、先に上限を決めておけば迷いません。

もう1つは、繁忙期に入る前に、定型の作業を片付けておくことです。請求書のひな形を整える、よく使う資料をまとめておく、パソコンの設定や道具を見直しておく、といった準備をしておくと、繁忙期の間は案件の作業そのものに時間を使えます。

確定申告の時期に経理の作業が集中する人なら、1月のうちに前年の領収書や記帳を片付けておくだけでも、2月から3月の予定にかなりの余裕が生まれます。自分の確定申告の準備も、案件と同じように全体の1枚の表に入れておくと、自分の作業が後回しになって締め切りに追われることを防げます。

繁忙期が終わったら、その期間の記録を見返し、どの週に作業が集中したか、どの依頼を受けたことで予定が苦しくなったかを確かめておきます。翌年の同じ時期に、受ける量の上限を決めるときの材料になります。毎年同じ時期に同じ相手から依頼が来るなら、繁忙期に入る1か月前に相手へ予定を確認しておくと、依頼の時期を少し前倒ししてもらえることもあります。

月末に振り返って次の月の計画に活かす

週の計画と日の計画を回していると、月末には1か月分の記録がたまります。この記録を月に一度見返すと、次の月のスケジュールの精度が上がります。

見返すのは次の4点です。1つ目は、見積もった時間と実際にかかった時間の差です。差が大きかった案件は、どの作業で時間がかかったのかを確かめます。2つ目は、締め切りに間に合わなかった、または自分用の締め切りを過ぎた案件です。原因が見積もりの甘さなのか、確認待ちの長さなのか、ほかの案件との重なりなのかを分けて考えます。3つ目は、予備の時間をどのくらい使ったかです。毎週使い切っているなら、予備の時間が足りていません。4つ目は、時給に直したときの案件ごとの差です。

この振り返りにかける時間は、30分から1時間で十分です。記録が残っていれば、次の月に同じ種類の依頼が来たときの見積もりがそのまま使えます。経理の仕事をしている人なら、月末の請求書の作成と同じ日に振り返りを済ませると、習慣にしやすくなります。

複数案件を長く回し続ける人に共通すること

フリーランスと在宅ワークの仲介を2004年から続けてきた運営者として見てきた限りでは、複数の取引先と長く仕事を続けている人には、いくつかの共通点があります。

1つは、自分の作業時間を数字で把握していることです。「この種類の仕事なら何時間かかる」が分かっている人は、依頼が来た時点で受けられるかどうかをすぐに判断でき、相手にもすぐ返事ができます。返事が早いことは、それだけで発注する側からの信頼につながります。

もう1つは、遅れそうなときの連絡が早いことです。締め切りを1度も遅らせない人よりも、遅れそうなときに早めに相談できる人のほうが、発注する側からは安心して任せられると感じられることが多いようです。早めに分かれば、発注する側も自分の予定を組み直せるからです。

仲介の手数料がかからない直接取引の形で仕事を受ける場合は、スケジュールの調整もすべて自分と相手の間で行います。手数料0%で受け取れる報酬は、こうした調整を自分で担うことと引き換えでもあります。その分、相手と直接やり取りして信頼を積み重ねれば、継続の依頼につながりやすくなります。

仕事の種類ごとのスケジュールの組み方

最後に、仕事の種類ごとに、スケジュールを組むときの注意点を見ておきます。

デザインの仕事は、修正の回数が読みにくいのが特徴です。最初に修正の回数の上限を決めておき、上限を超える修正は追加の見積もりにする、と契約の段階で決めておくと、スケジュールも読みやすくなります。職種ごとの単価の目安はデザイナーの年収・単価相場で確かめられます。

システムやアプリの開発の仕事は、作業を細かく分けても、想定外の不具合で時間が延びることがあります。見積もりの上乗せを多めに取り、途中で何度か動くものを見せる日を入れておくと、手戻りを減らせます。開発の仕事の進め方はアプリケーション開発のお仕事で紹介しています。

企業の業務改善を手伝う仕事は、相手の社内での確認に時間がかかることが多く、自分の作業よりも待ちの時間が長くなりがちです。打ち合わせの日程を先に押さえておくと、待ちの時間が読みやすくなります。AIコンサル・業務活用支援のお仕事のように、相手の会社と細かく相談しながら進める仕事では、複数の案件の打ち合わせが同じ週に重ならないように、受ける時点で日程を確かめておくことが欠かせません。

どの仕事でも、締め切りが重ならないように受ける前に全体を見渡し、実際にかかった時間を記録して次の見積もりに活かす、という基本は変わりません。複数案件のスケジュール管理は、道具よりも、この段取りを毎週続けられるかどうかで決まります。