Microsoft Formsの使い方｜回答の集計とExcelへの書き出し、共同編集の設定

2026年6月24日

＠SOHO編集部

この記事のポイント

✓Microsoft Formsの使い方を
✓回答できる人の設定と配布
✓Excelへの書き出し

Microsoft Formsは、アンケートや申し込みフォーム、小テストを作れるMicrosoftのサービスです。Microsoft 365を使っている職場では追加の費用なく使えることが多く、作ったフォームの回答はそのまま集計の画面で確かめられ、Excelでも開けます。使い方の流れは「作る、配る、集計する、Excelで分析する、ほかの人と一緒に管理する」の5段階で、それぞれに押さえておきたい設定があります。

この記事では、Microsoftの公式サポートに書かれている手順と上限をもとに、Microsoft Formsの基本の使い方を順に説明します。とくに、回答の集計とExcelへの書き出し、共同編集の設定は、職場で使い始めてから迷いやすい部分なので詳しく扱います。あわせて、届いた回答に担当を決めて返信までを管理したい場面で使える、Halictのようなフォームの道具にも後半で触れます。画面の名前は更新で変わることがあるので、手元の画面と見比べながら読み進めてください。

Microsoft Formsとは

Microsoft Formsは、Microsoftのサービスの1つとして提供されているフォームの作成ツールです。公式サポートでは、アンケート、クイズ、投票を作成できるサービスとして紹介されています。

フォームの作成について解説している記事でも、次のように説明されています。

Microsoft Forms（マイクロソフトフォームズ）は、簡単に申し込みフォームやアンケートが作成できる無料のフォーム作成ツールです。出典: form.run

使えるアカウントは、Microsoft 365の学校の資格情報、職場の資格情報、または個人のMicrosoftアカウント（Hotmail、Live、Outlook.com）です。ただし、後で説明する共同編集の機能や、回答できる人を組織の中に限る設定は、職場や学校のアカウントで使う機能です。個人のアカウントでは使えない設定があることを、最初に知っておくと迷いません。

介護や福祉の事業所でICTの導入を手伝っていると、職員のアンケート、研修の出欠、家族向けの満足度調査など、紙で配って手で集計している作業がとても多いことに気づきます。紙のアンケートを50人分集計すると、それだけで半日かかることもあります。Microsoft 365をすでに契約している事業所なら、Microsoft Formsに置き換えるだけで、配布と集計の手間を大きく減らせます。新しい道具の契約や、職員のアカウントの発行が要らないことも、導入のしやすさにつながります。普段使っているTeamsやOutlookからそのままフォームを配れるので、職員にとっても新しい操作を覚える負担が小さく済みます。

フォームを作る手順

公式サポートの「Microsoft Forms を使用してフォームを作成する」に沿って、フォームを作る手順を説明します。

手順1 Microsoft Formsを開く

Microsoft 365の学校または職場の資格情報、または個人のMicrosoftアカウントで、Microsoft Formsを開きます。Office.comにログインし、左側のMicrosoft 365のアイコンから「フォーム」を選ぶ方法もあります。

手順2 新しいフォームを作る

「新しいフォーム」を選び、フォームのタイトルと、必要に応じて説明を入れます。公式サポートによると、タイトルは最大90文字、説明は最大1,000文字まで設定できます。フォームは作成中に自動で保存されます。

手順3 質問を追加する

「新規追加」を選び、質問の種類を選びます。基本の種類は、選択肢、文字列、評価、日付です。「その他の質問の種類」から、ランク付け、リッカート、ファイルのアップロード、ネットプロモータースコアも選べます。リッカートとは、「とても満足」から「とても不満」までのように、同じ尺度でいくつかの項目を評価してもらう形式のことです。

質問が多い場合は「セクション」を使って、質問をまとまりごとに分けられます。

手順4 プレビューで確かめる

「プレビュー」を選ぶと、回答する人にどう見えるかを確かめられます。パソコンとスマートフォンの両方で表示を確かめ、プレビューの画面で実際に回答して送信すると、動きを試せます。

公式サポートには、質問を削除すると、その質問について集めた回答のデータも一緒に完全に削除されると書かれています。回答が集まり始めてから質問を削除するときは、先にExcelへ書き出しておくのが安全です。出典はMicrosoftの公式サポートです。

回答に応じて質問を変える分岐の設定

アンケートの中には、ある質問の答えによって、次に聞くべき質問が変わるものがあります。たとえば「研修に参加しますか」に「いいえ」と答えた人には、参加する日時を聞く必要がありません。こうした場面で使うのが分岐です。分岐とは、回答の内容に応じて、次に表示する質問を切り替える仕組みのことです。

公式サポートの「Microsoft Forms で分岐ロジックを使用する」では、次の手順が案内されています。

先にすべての質問を作っておく
分岐を付けたい質問で「質問のその他の設定」を選び、「分岐の追加」を選ぶ
「分岐オプション」の画面で、選択肢ごとに、次に進む質問をドロップダウンリストから選ぶ

セクションを使っている場合は、セクションにも分岐を付けられます。特定の質問をフォームの最後にしたい場合は、分岐先に「フォームの最後」を選びます。

分岐で気をつけたいのは、分岐できるのは後に続く質問だけで、前の質問には戻れないことです。公式サポートには、前の質問に分岐しようとすると、回答者の操作が途中の質問を飛ばしてフォームの最後に移ってしまうと書かれています。分岐を組むときは、質問の並び順を先に決めておき、後ろに向かって分岐させるように設計します。

分岐を付けたら、プレビューですべての経路を試します。「はい」と答えた場合、「いいえ」と答えた場合のそれぞれで、意図どおりの質問が表示されるかを確かめておくと、配った後に回答者が迷うことを防げます。

回答できる人の設定とフォームの配り方

フォームができたら、回答できる人を決めて配ります。公式サポートの「フォームを送信して回答を集める」では、「回答の収集」を選び、「回答の送信と収集」の画面で、回答できる人と配り方を設定する手順が案内されています。

回答できる人は、次の3つから選びます。

設定	回答できる人	サインイン
誰でも回答可能	組織の内外のすべての人	不要
組織内のユーザーのみが回答可能	職場や学校のアカウントでサインインした組織内の人	必要
組織内の特定のユーザーが回答可能	指定した組織内の人やグループ	必要

組織内の人に限る設定では、回答者の名前を記録するかどうかを選べ、回答を1人1回に制限することもできます。職員アンケートで重複の回答を防ぎたい場合は、この設定を使います。一方、利用者の家族のように組織の外の人に答えてもらう場合は、「誰でも回答可能」を選ぶ必要があります。

配り方は、Outlookのメール、Teamsのグループやチャネルのメッセージ、QRコードから選べます。URLや埋め込みのコードをコピーして、別の方法で知らせることもできます。QRコードは画像として書き出せるので、事業所の掲示物や配布物に印刷して使えます。出典はMicrosoftの公式サポートです。

回答を集計する

回答が集まったら、Microsoft Formsの画面で集計を確かめます。公式サポートの「フォームの結果を確認して共有する」によると、結果を確かめたいフォームを開いて「回答の表示」を選ぶと、「回答の概要」の画面に、回答数や回答にかかった平均時間などが表示されます。質問ごとに回答の数とグラフも表示されます。

さらに詳しく見たい場合は、次の操作が使えます。

・質問ごとの「詳細」を選ぶと、その質問の回答の一覧が表示され、列の見出しを選んで並べ替えられます
・「個々の結果をチェック」を選ぶと、回答者ごとの回答を1件ずつ確かめられます
・「回答の概要」の画面から、すべての回答の削除や、回答の印刷もできます

回答者が匿名の場合でも、回答ごとに回答者IDという番号が付きます。この番号はExcelに書き出したときにも最初の列に表示されるので、特定の回答を探すときの手がかりになります。

Excelに書き出して分析する

Microsoft Formsの集計画面は全体の傾向を見るのに便利ですが、属性ごとに分けて比べる、ほかのデータと組み合わせるといった分析は、Excelで行うほうが向いています。

公式サポートによると、「Excel で結果を開く」を選ぶと、Excelのブックが職場用または学校用のOneDriveに自動で保存され、フォームとのライブのデータ接続が付きます。フォームに新しい回答が届くと、その内容がブックに反映されます。グループで作ったフォームの場合、ブックはSharePointに保存されます。ブックはWeb用のExcelで自動的に開きます。

Excelのブックでは、質問ごとの内容が列に、回答が1件ずつ行に並びます。最初の5つの列には、回答者ID、回答の開始時間と完了時間、回答者の名前とメールアドレスが表示されます。匿名の回答を受け付ける設定にした場合、名前とメールアドレスは表示されません。

ブックの内容を変えても、フォームの内容は変わりません。また、データの更新ができるのは、フォームの所有者と、ブックの編集の権限を持つ組織内の人だけで、組織の外の人はデータの更新を行えません。出典はMicrosoftの公式サポートです。

Excelでの分析でよく使うのは次のような方法です。

・ピボットテーブルで、部署や年代ごとに回答を集計する
・評価の質問の平均を、回答の時期ごとに比べる
・自由記述の回答を、よく出てくる言葉で分類する

Excelでの集計の例

職員の満足度調査を例に、Excelでの集計の流れを示します。フォームに「所属のフロア」「職種」「仕事の満足度（5段階）」「自由記述」の4つの質問があるとします。

「Excel で結果を開く」でブックを開く
回答の表を選び、ピボットテーブルを作る
行に「所属のフロア」、値に「仕事の満足度」の平均を置く
フロアごとの平均を比べ、低いフロアの自由記述を読む

この流れで、どのフロアにどんな不満が集まっているかを、短い時間で確かめられます。ライブのデータ接続が付いているので、締め切りまでに届いた回答も同じブックに反映され、集計をやり直す必要がありません。

分析の結果を会議の資料にする場合は、ブックを別の名前で保存してから加工すると、元の回答の表を崩さずに済みます。

匿名と1人1回をどう両立させるか

職員アンケートでは、「匿名で本音を書いてほしい」と「同じ人が何度も答えるのは防ぎたい」の両方を求められることがよくあります。Microsoft Formsでは、組織内の人に限る設定にすると、名前を記録しないことと、回答を1人1回に制限することを、それぞれ選べます。

ただし、職場のアカウントでサインインして答える形になるため、回答する職員の中には「本当に匿名なのか」と不安に思う人もいます。説明欄に「名前は記録されない設定にしています」と明記し、結果は全体の集計だけを共有することを伝えておくと、回答が集まりやすくなります。

集計の結果をほかの人と共有する

集計の結果を上司や関係者に見せたいときは、回答の概要を共有するリンクを使います。公式サポートでは、「回答の概要」から「回答のその他のオプション」、「概要リンクを共有する」を選び、「コピー」でリンクをコピーする手順が案内されています。このリンクを持っている人は誰でも、フォームの回答の概要を見られます。

ここで気をつけたいのは、リンクを持っている人は誰でも見られるという点です。公式サポートには、すでに作った概要の共有リンクは、組織の内外のすべての人がアクセスできると書かれています。個人の情報を含むアンケートでは、概要のリンクを共有する前に、どの範囲の人に見せてよいかを確かめます。概要のリンクを削除すると、そのリンクは完全に使えなくなり、元に戻せません。

共同編集の設定

フォームを複数の人で作ったり、回答を一緒に分析したりしたいときは、共同作業の機能を使います。公式サポートによると、この「共有して共同作業」の機能は、Office 365 EducationとMicrosoft 365 Apps for businessの利用者が使える機能で、学校または職場のアカウントでサインインして使います。

共同作業のリンクを作る手順

共同作業のために共有するフォームを開きます
「その他のフォーム設定」から「共同作業または複製」を選びます。表示されない場合は「共有」ボタンを選びます
「コラボレーターの追加」で、「共同作業へのリンクを共有して結果を表示する」を選びます
共同作業の権限の範囲を選びます
「コピー」を選び、リンクを共同作業する人に知らせます

権限の範囲は、次の3つから選びます。

・職場または学校のアカウントを持つ人なら、組織の内外を問わず表示と編集ができる
・組織内のすべての人が表示と編集ができる
・組織内の特定の人が表示と編集ができる

組織内の特定の人を選ぶ場合、1つのフォームに最大100の共同作成者を指定でき、グループは人数に関係なく1つとして数えられます。共同作成者に指定された人は、質問と回答のデータの両方を表示して編集できます。共同作成者は、所有者が決めた権限の範囲を変えることはできません。出典はMicrosoftの公式サポートです。

「複製するリンクを取得する」を選ぶと、フォームをひな形として共有できます。リンクを知っている人は、そのフォームを複製して自分のフォームを作れます。毎月同じ形式のアンケートを各部署で使う場合などに便利です。

知っておきたい上限

Microsoft Formsには、作れるフォームの数や受け取れる回答の数に上限があります。公式サポートの「Microsoft Forms でのフォーム、質問、解答、文字数の制限」には、次のように書かれています。

項目	上限
作れるフォームとテストの数	最大400
1つのフォームの質問の数	最大200
1つのフォームで受け取れる回答の数	最大5,000,000
個人の無料アカウントの回答の数	最大200
個人の有料アカウントの回答の数	最大1,000

フォームの数には、ごみ箱に入っているフォームも含まれます。たとえば、使っているフォームが350個、ごみ箱に50個あれば、合計で400個として数えられます。毎月新しいアンケートを作っていると、数年で上限に近づくことがあるので、使い終わったフォームは整理しておきます。

個人の無料アカウントでは、1つのフォームで受け取れる回答が200件までです。地域のイベントの申し込みなど、多くの回答が見込まれる場面で個人のアカウントを使う場合は、この上限に注意が必要です。

また、回答が50,000件を超えるフォームでは、要約のグラフ、個々の回答の表示、印刷、概要リンクの共有などが使えなくなり、すべての回答をCSVで書き出して分析する形になります。出典はMicrosoftの公式サポートです。

事業所での使い方の例

介護や福祉の事業所を例に、Microsoft Formsが役立つ場面を挙げます。どれも、紙や電話で行っていた作業を置き換えられるものです。

職員の満足度調査

年に1回か2回行う職員の満足度調査は、Microsoft Formsの得意な使い方です。評価の質問やリッカートの質問を使えば、項目ごとの満足度をグラフで確かめられます。匿名で答えてもらう場合は、組織内の人に限る設定で名前を記録しない設定にすると、職員が本音を書きやすくなります。

研修の出欠と事後のアンケート

研修の参加の申し込みをフォームで受け付け、研修の後には理解度のアンケートを送ります。クイズの形式を使えば、研修の内容の確認テストも作れます。結果をExcelに書き出せば、職員ごとの受講の記録として残せます。

利用者の家族へのアンケート

サービスの満足度や、行事の参加の希望を家族に聞く場合は、組織の外の人が答えるので「誰でも回答可能」の設定にします。QRコードを印刷して、面会の受付や送迎の連絡の書類に添えると、スマートフォンからその場で答えてもらえます。

備品や消耗品の注文のとりまとめ

各フロアからの備品の注文を、フォームで集める使い方もあります。品目を選択肢にしておけば、注文の数をそのまま集計でき、発注の担当者が電話やメモで確かめる手間が減ります。

いずれの使い方でも、フォームの説明欄に「何のために集めるのか」「回答の締め切り」「問い合わせ先」を書いておくと、回答する人が安心して答えられます。

フォームの説明文に書いておきたいこと

フォームの冒頭の説明文は、回答してもらえるかどうかを左右します。説明文には、次の項目を短く書いておきます。

・目的。何のための調査や申し込みなのか
・所要時間。答えるのにどのくらいかかるか。「3分ほどで終わります」のように書くと、回答を始めてもらいやすくなります
・締め切り。いつまでに答えてほしいか
・回答の扱い。名前を記録するか、誰が結果を見るか、何に使うか
・問い合わせ先。分からないことがあったときの連絡先

とくに回答の扱いは、個人の情報を集める場合には欠かせません。たとえば「回答は事業所の運営の改善だけに使い、個人が特定される形で公開することはありません」のように書いておくと、回答する人の不安を和らげられます。公式サポートにある説明の文字数の上限は1,000文字なので、要点を絞って書きます。

現場で使うときのコツ

Microsoft Formsを職場で使うときに、つまずきやすい点と、その防ぎ方をまとめます。

回答の前に、何を集計したいかを決める

フォームを作る前に、結果をどう使うかを決めておきます。部署ごとに比べたいなら、部署を選ぶ質問が必要です。自由記述ばかりのフォームは集計に時間がかかるので、選択肢で答えられる質問を中心にし、自由記述は最後に1つか2つにします。

回答者の負担を減らす

質問が多すぎると、途中でやめる人が増えます。介護の現場の職員アンケートなら、休憩時間にスマートフォンで答え終わる長さ、目安として5分以内に収めると回答が集まりやすくなります。

個人の情報の扱いを決める

名前や連絡先を集める場合は、何のために使うのか、誰が見られるのかをフォームの説明に書きます。概要の共有リンクや共同作業のリンクを、関係のない人に広げないよう注意します。

締め切りの前に案内を送り直す

フォームを配っただけでは、回答はなかなか集まりません。締め切りの数日前と前日に、もう一度案内を送ると回答が増えます。メールで配った場合はメールで、Teamsで配った場合は同じチャネルで知らせると、どこに答えればよいかが伝わりやすくなります。集計の画面で回答の数を確かめ、部署ごとの回答が少ないところには、その部署の責任者から声をかけてもらうのも効果があります。

質問を変えるときは書き出してから

回答が集まり始めた後に質問を削除すると、その質問の回答も消えます。変更が必要になったら、先にExcelに書き出してから変えます。

紙のアンケートから置き換える手順

事業所で使っている紙のアンケートや申込書をMicrosoft Formsに置き換えるときは、次の順で進めると、現場の混乱を抑えられます。

手順1 今の紙の様式を見直す

紙の様式をそのまま写すのではなく、まず項目を見直します。実際には誰も見ていない項目、毎回同じ答えになる項目は、この機会に外します。項目が減るほど回答の負担が減り、集計も楽になります。

手順2 選択肢で答えられる形にする

紙では自由に書いてもらっていた項目も、多くは選択肢にできます。たとえば「希望の日時」は、候補の日時を選択肢にすれば、集計のときに数えるだけで済みます。

手順3 少人数で試す

いきなり全員に配らず、まず数人に回答してもらい、分かりにくい質問や、答えにくい選択肢がないかを確かめます。スマートフォンで答えてもらい、文字の大きさや操作のしやすさも見ておきます。

手順4 紙と並行する期間を作る

スマートフォンの操作に慣れていない人もいるので、最初の1か月ほどは紙とフォームの両方を用意し、どちらでも回答できるようにします。紙で届いた回答は、担当者がフォームに入力して、集計を1か所にまとめます。

手順5 集計の結果を共有して効果を見せる

フォームに置き換えて集計が早くなったことを、職員に見える形で共有します。集計にかかっていた時間がどれだけ減ったかを示すと、次の様式の置き換えにも協力が得やすくなります。

よくあるつまずきと対処

Microsoft Formsを使い始めた職場でよく聞くつまずきと、その対処をまとめます。

つまずき	主な原因	対処
組織の外の人が回答できない	回答できる人を組織内に限っている	「誰でも回答可能」に切り替える
Excelのブックに新しい回答が反映されない	ライブのデータ接続が切れている	ブックを開き、案内に従って接続を設定し直す
回答が途中で受け付けられなくなった	個人のアカウントの回答数の上限	職場のアカウントで作り直すか、回答を書き出して整理する
共同作業のメニューが見つからない	個人のアカウントを使っている、または表示が切り替わっている	職場や学校のアカウントで開き、「共有」ボタンから進む
質問を消したら回答も消えた	質問の削除で回答も削除される仕様	変更の前にExcelへ書き出す

Excelとの接続については、公式サポートに、フォームの画面に「Excel で開く」のボタンがまだ表示される場合は、Excelとのライブのデータ接続が切れていると書かれています。その場合は、Excelのブックを開き、表示される指示に従って新しいデータ接続を設定します。

共同作業のメニューは、公式サポートにも、入り口を段階的に展開していると書かれています。「共同作業または複製」が見当たらないときは、「共有」ボタンから進むと、同じ設定にたどり着けます。

回答が届いた後の対応まで管理したいとき

Microsoft Formsは、社内のアンケートを集めて、Excelで集計するところまでなら、十分な機能を持っています。一方、届いた回答の1件ごとに「誰が対応するか」「対応がどこまで進んだか」を管理し、回答した人に個別に返信する、という使い方になると、別の工夫が必要になります。

たとえば、利用の申し込みや問い合わせをフォームで受け付ける場合、届いた回答をExcelに書き出し、担当と状況の列を手で追加して管理し、返信はメールソフトで送る、という運用になりがちです。担当者が複数いると、誰が返信したのか、どこまで進んだのかが分かりにくくなります。

こうした場面の選択肢の1つが、フォームのサービスのHalictです。公式サイトによると、Halictはフォームを作り、届いた回答を担当・ステージ・タグつきで管理し、同じ画面から返信まで送れるサービスです。ステージとは、「受付」「対応中」「完了」のような対応の段階のことで、問い合わせ対応や応募の選考、申し込みの受付のひな形から選べます。回答の一覧は表とボードを切り替えて見られ、ステージの変更、担当の割り当て、メモ、メールの送信が時系列で記録されます。

Halictの公式サイトの比較のページでは、Microsoft 365を使っていて社内向けのアンケートを取る用途や、回答をExcelで集計して終わる用途なら、乗り換える理由はないと書かれています。社外の人から回答やファイルを受け取りたい、回答者ごとに担当と状況を追いたい、個別に返信して記録を残したい、という場面が検討の目安です。料金ページによると、1人で使うフリープランは0円で、フォームの数と回答の数はどのプランでも無制限です。有料のスタータープランは月額2,980円（税抜）からで、メンバーの人数によってプランが分かれます。AIでフォームの下書きを作る機能、1画面に1問ずつ表示する形式、自動返信、Slack・Teams・Chatworkへの通知などもあります。

Halictは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

フォームの運用を仕事にする

フォームの作成や集計の仕組みづくりは、それ自体が仕事にもなります。小さな事業所では、ICTに詳しい職員がいないことが多く、アンケートや申し込みの仕組みを整える支援には需要があります。

介護や福祉の事業所では、記録や申し込みのデジタル化に補助金を使えることがあります。介護・福祉事業所のDX化2026｜IT導入補助金で介護記録を完全デジタル化では、事業所のデジタル化に使える補助金と申請の流れが整理されています。また、職員の在宅での働き方を整える場合は、テレワーク助成金 2026も参考になります。

事業所の業務の流れ全体を見直し、経営の面から改善を提案する仕事には、中小企業診断士のような資格の知識も役立ちます。業務の流れを整理し、道具の使い方を提案する仕事は、業務改善の支援にあたります。AIを使った業務の効率化まで含めて支援する仕事は、AIコンサル・業務活用支援のお仕事で、仕事の内容と求められるスキルが紹介されています。

よくある質問

Q. Microsoft Formsは無料で使えますか？

個人のMicrosoftアカウントでも使えますが、1つのフォームで受け取れる回答は無料のアカウントで最大200件、有料の個人アカウントで最大1,000件です。職場や学校のMicrosoft 365のアカウントでは、1つのフォームで最大5,000,000件の回答を受け取れます。共同編集など一部の機能は職場や学校のアカウントで使う機能です。

Q. Microsoft Formsの回答をExcelで見るにはどうすればよいですか？

フォームの「回答」の画面で「Excel で結果を開く」を選ぶと、ブックが職場用または学校用のOneDriveに保存され、Web用のExcelで開きます。フォームとのライブのデータ接続が付くので、新しい回答もブックに反映されます。

Q. Microsoft Formsを複数の人で編集できますか？

「その他のフォーム設定」から「共同作業または複製」を選び、共同作業のリンクを作って共有します。組織内の特定の人を指定する場合は、1つのフォームに最大100の共同作成者を指定できます。この機能はOffice 365 EducationとMicrosoft 365 Apps for businessで使えます。